Про затвердження Інструкції з діловодства у Держалкогольтютюні

закони України; документи і доручення Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України; депутатські звернення, запити, листи-звернення за підписом міністрів, керівників відомств та регіонів; пропозиції, заяви і скарги громадян, адресовані на ім'я Голови Держалкогольтютюну і його заступників; інші важливі документи, що містять необхідну інформацію з принципових питань діяльності Держалкогольтютюну, виконання яких потребує рішення керівництва.

Решту документів передають начальникам підрозділів.

3.2.5. Документи, які підлягають реєстрації, після попереднього розгляду реєструються, після чого передаються керівництву Держалкогольтютюну і підрозділам для розгляду суті питань, порушених у документах.

3.2.6. Документи, які одержані до 15:00 реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15:00 - на другий день, термінові - негайно.

3.2.7. Всю кореспонденцію, яка надійшла на розгляд Голови Держалкогольтютюну, попередньо розглядає начальник управління адміністративно-господарського забезпечення і готує проекти доручень.

3.2.8. Наслідки розгляду документів відображаються у резолюціях керівництва Держалкогольтютюну і начальників підрозділів. У резолюціях має бути зрозуміла і вичерпна вказівка про порядок і характер виконання документів та виконавця. У резолюціях, як правило, зазначаються: прізвище та ініціали виконавців і співвиконавців; пропонована дія; термін виконання (у необхідних випадках); особистий підпис, дата. Резолюції (доручення) Голови Держалкогольтютюну і його заступників пишуться на фішках встановленої форми. Начальники підрозділів резолюцію пишуть розбірливо у правому верхньому куті самого документа або на вільному від тексту місці (крім поля, призначеного для підшивання), а не на окремому аркуші.

У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як правило, на документі має бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції необхідні тоді, коли в них деталізується порядок виконання документа.

Розгляд документів повинен провадитись у найкоротший термін (як правило, в день надходження документа).

3.2.9. Після розгляду документів керівництвом відділ організаційно-господарського забезпечення переносить резолюції керівництва в реєстраційні картки для обліково-довідкової картотеки, а документи за реєстром передаються виконавцям.

3.2.10. Виконані документи підшиваються до справи згідно з затвердженою номенклатурою.

Документи, що мають позначку "Підлягає поверненню", повертаються виконавцями до відділу організаційно-господарського забезпечення.

На документі з позначкою "Для ознайомлення" ставиться підпис особи, яка з ним ознайомилась, і дата ознайомлення. Ніякі інші позначки на них не робляться. Документи підлягають поверненню у відділ організаційно-господарського забезпечення.

3.3. Порядок проходження вихідних і внутрішніх документів та процес їх підготовки

3.3.1. Порядок проходження вихідних документів полягає у складанні проекту документа, його виготовленні, погодженні, візуванні (у необхідних випадках), підписанні (затвердженні), реєстрації та відправленні.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, правильність оформлення, наявність необхідних розшифрованих віз і додатків до документа. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він готувався.

3.3.2. Вихідні документи, підписані Головою Держалкогольтютюну та його заступниками або керівництвом підрозділів, передаються секретарю підрозділу для реєстрації та відправлення.

Обробка вихідної кореспонденції у підрозділі полягає у адресуванні і вкладанні у конверти, заклеюванні, складанні реєстру на рекомендовану пошту і передачі у відділ організаційно-господарського забезпечення.

Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що знаходяться у конверті.

Вся кореспонденція, що надсилається за межі України, відправляється за спеціальним реєстром (міжнародним списком), який складається у трьох примірниках, підписується керівництвом та передається для відправки.

3.3.3. Для реєстрації і відправки документи передаються виконавцем повністю оформленими, з позначкою про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень). Надсилати документи рекомендованою поштою без особливої необхідності не потрібно.

Секретар підрозділу перевіряє правильність оформлення документів, наявність підписів на документах і додатках до них, прізвище та номер телефону виконавця, правильність зазначення адрес кореспондентів, розшифрованих віз на копіях документів, що залишаються у справах (начальника підрозділу або його заступника та виконавця), відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям. Оформлена поштова кореспонденція повинна бути передана у відділ організаційно-господарського забезпечення до 15:30 для відправлення.

Протягом дня приймаються для відправлення:

телеграми;

документи, підписані Головою Держалкогольтютюну і його заступниками, адресовані у Верховну Раду України, Адміністрацію Президента України і Кабінет Міністрів України, Міністерство фінансів України. Відправлення або передача документів без реєстрації не допускається.

3.3.4. Проекти розпорядчих документів після підготовки і погодження підрозділами, юристом і редактором подаються на підпис. Після підписання зазначені документи реєструються і надсилаються для виконання або ознайомлення у підрозділи Держалкогольтютюну, а в необхідних випадках - за його межі.

Доповідні записки на ім'я Голови Держалкогольтютюну, його заступників, начальників підрозділів, довідки, зведення та інші внутрішні документи оперативного характеру, обов'язково зареєстровані у відділі організаційно-господарського забезпечення, розглядаються службовою особою, якій вони надіслані, після чого в загальному порядку передаються для виконання (використання) у відповідні підрозділи або поміщаються у справу відповідно до номенклатури справ.

3.4. Організація доставки документів

3.4.1. Доставка вхідних і внутрішніх документів керівництву здійснюється працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення (при наявності секретарями приймальних).

Термінові доручення Адміністрації Президента, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, урядові телеграми доставляються працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення керівництву Держалкогольтютюну негайно.

3.4.2. Для забезпечення ритмічності роботи відділу організаційно-господарського забезпечення розроблено графік доставки і отримання кореспонденції керівництвом і підрозділами:

доставка кореспонденції керівництву Держалкогольтютюну проводиться о 10:00, 12:00, 15:00 та 16:00 - щоденно, у п'ятницю - о 10:00, 12:00, 14:00 та 16:00;

службову кореспонденцію для підрозділів одержують у відділі організаційно-господарського забезпечення представники підрозділів з 11:00 до 12:00 і з 16:00 до 17:00 щоденно, у п'ятницю - з 11:00 до 12:00 і з 15:00 до 16:00.

У разі надходження термінової кореспонденції працівники відділу організаційно-господарського забезпечення негайно викликають представників підрозділів, для яких призначаються службові документи.

3.5. Порядок приймання і передачі документів

3.5.1. Приймання і передача вхідних і внутрішніх документів підрозділами Держалкогольтютюну здійснюється під розписку, за реєстрами встановленої форми у відділі організаційно-господарського забезпечення.

3.5.2. Передача документів виконавцям у межах підрозділу провадиться через секретаря підрозділу під розписку в реєстраційній картці або в журналі.

3.5.3. У разі необхідності внесення змін у попередній склад виконавців документа готується нова фішка (доручення) з позначкою "ПЕРЕПИСАНО" за підписом керівництва Міністерства. Секретарем приймальної нова резолюція переноситься у реєстраційну картку, в якій у правому верхньому куті також проставляється позначка "ПЕРЕПИСАНО".

Передача "переписаних" документів з одного підрозділу в інший через відділ організаційно-документаційного забезпечення.

3.6. Облік обсягу документообігу

3.6.1. Обсяг документообігу Держалкогольтютюну складається із кількості вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний час. Кількісному обліку підлягають всі вхідні, вихідні і внутрішні документи Держалкогольтютюну. При визначенні документообігу роздільно підраховується кількість основних документів і кількість примірників (копій), розмножених на копіювально-розмножувальних машинах.

3.6.2. У всіх підрозділах Держалкогольтютюну підлягає роздільному обліку кількість вхідних і внутрішніх документів, а також пропозицій, заяв і скарг громадян.

4.1. Загальні правила реєстрації документів

4.1.1. Реєстрація документів проводиться з метою їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в них інформації.

4.1.2. Вхідні документи реєструються в день їх одержання, вихідні і внутрішні - в день підписання (затвердження):

Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, звернення народних депутатів, листи міністерств, відомств, регіонів, пропозиції, заяви і скарги громадян та ін. за винятком документів, що мають інформаційний характер і не підлягають реєстрації (додаток 5);

службова кореспонденція, що надсилається вищим організаціям, накази, протоколи, положення, інструкції, доповідні записки, висновки, акти, листи, довідки, телеграми, телефоно(факсо)грами та інші документи, які складаються у Держалкогольтютюні.

4.2. Індексація документів

4.2.1. Індексація документів у діловодстві - індекс управління, відділу та порядковий номер вихідного документу.

4.2.2. Індекс вхідного документа складається з номера кореспондента (згідно зі списком постійних кореспондентів, який щорічно уточнюється відділом організаційно-господарського забезпечення) і реєстраційного (порядкового) номера документа (за кожного кореспондента окремо).

4.2.3. Індекс (крім розпорядчих) вихідного документа складається з індексу підрозділу-відправника і реєстраційного (порядкового) номера документа.

4.2.4. Індекси наказів і протоколів складаються з їх реєстраційних номерів, які щорічно присвоюються у межах кожного виду документа.

4.3. Реєстраційні картки і порядок їх заповнення

4.3.1. Для реєстрації вхідних документів застосовується єдина реєстраційна картка (додаток 7).

4.3.2. Кількість примірників реєстраційної картки на вхідні документи визначається відділом організаційно-господарського забезпечення.

4.3.3. Реєстрація наказів Держалкогольтютюну провадиться по журналу у відділі організаційно-господарського забезпечення.

Реєстрацію наказів з особового складу провадить відділ кадрів.

Реєстрація скарг та звернень громадян проводиться по окремим карточкам.

4.3.4. Вихідна кореспонденція проводиться по журналу або по програмі ПК.

4.3.7. Вартість поштового збору за відправлену кореспонденцію визначається працівниками відділу організаційно-господарського забезпечення за реєстрами і відбивається на конверті за допомогою маркувальної машини.

Побудова обліково-довідкової картотеки

4.3.8. Реєстраційні картки на вхідні документи групуються в обліково-довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік:

систематизуються за порядковими номерами, окремо кожний вид документа;

реєстраційні контрольні картки систематизуються за термінами виконання.

5.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

5.1.1. Контроль за виконанням встановлюється з метою забезпечення своєчасного розгляду та належного вирішення доручень, пропозицій і питань, які містяться в документах, що надходять у Держалкогольтютюн. Контролю підлягають також найважливіші вихідні і внутрішні документи. Дії з контролю за виконанням документів полягають у безпосередній перевірці ходу їх виконання керівництвом і начальниками підрозділів Держалкогольтютюну, обліку і аналізу наслідків виконання контрольованих документів у встановлені терміни.

5.1.2. Контроль за виконанням документів і доручень забезпечують Голова департаменту його заступники, начальники управлінь, за ходом розгляду і своєчасним виконанням доручень Держалкогольтютюну, надісланих у міністерства, відомства, регіони та інші організації й установи, - виконавцями цих документів і начальниками підрозділів.

Відповідальний за ведення контролю виконанням документів з грифом "ДСК", "Таємно", "Конфіденційно" визначається першим відділом Міністерства фінансів України за поданням Голови Держалкогольтютюну.

5.1.3. Начальники підрозділів особисто перевіряють стан виконання доручень, а також розгляд листів, що потребують відповідей, і вживають необхідних заходів, які забезпечують їх виконання у встановлені терміни.

5.1.4. Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов, розпоряджень та протоколів засідань Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України і вищих органів державної влади із зазначеними термінами виконання, запитів та звернень народних депутатів України, наказів, доручень у протоколах засідань колегій Держалкогольтютюну, протоколах робочих нарад.

За вказівкою керівництва можуть братися також інші документи, не включені в Перелік (додаток 8).

5.1.5. Відповідальність за своєчасне і якісне виконання документа несуть особи, вказані в тексті внутрішнього розпорядчого документа (наказі, протокольному рішенні), і особи, вказані в резолюціях.

У разі, коли документ виконується кількома виконавцями, відповідальним за організацію виконання (скликання) є виконавець, який у резолюції вказаний першим. Йому надсилається оригінал. Відповідальному виконавцю надається право скликання співвиконавців.

Співвиконавці зобов'язані подавати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше, ніж за два дні до закінчення встановленого терміну, а також всі необхідні матеріали, що стосуються питання, яке розглядається, або даного доручення і в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проектів документів. Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Міністру фінансів, його заступникам, Голові Держалкогольтютюну та його заступникам не пізніше, ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново", "Негайно", "Невідкладно".

5.1.7. При розгляді пропозицій, заяв і скарг громадян начальники підрозділів зобов'язані:

приймати обгрунтовані рішення і забезпечувати своєчасне та правильне виконання доручень по заявам та зверненням громадян;

повідомляти громадян про рішення, прийняті за їх пропозиціями, заявами або скаргами, а в разі їх відхилення вказувати мотиви;

вживати необхідних заходів щодо поліпшення цієї роботи.

5.1.8. Забороняється направляти скаргу громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5.1.9. Пропозиції, заяви і скарги громадян вважаються виконаними лише після відповіді автору.

5.1.10. Облік звернень громадян ведеться окремою картотекою у відділі організаційно-господарського забезпечення.

5.2. Терміни виконання документів

5.2.1. Доручення Президента України та його Адміністрації, Голови Верховної Ради України, Верховної Ради України, Прем'єр-міністра України і Кабінету Міністрів України, накази, доручення в протоколах засідань колегії Міністерства, протоколах робочої наради у Голови департаменту - у терміни, встановлені у цих документах.

5.2.2. Доручення без визначеного терміну повинні бути виконані не пізніше, ніж за 30 календарних днів з дня підписання вищою посадовою особою, з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання доручення вищою посадовою особою. Доручення керівництва за зверненням міністерств, відомств, регіонів та інших органів, що надходять на ім'я Голови Держалкогольтютюну і його заступників - у терміни, встановлені керівництвом Держалкогольтютюну.

5.2.3. Депутатський запит розглядається протягом 15 днів з дня одержання в Кабінеті Міністрів України або інший встановлений термін. Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений термін, необхідно письмово повідомити про це народного депутата, який вніс запит, і запропонувати інший термін, який не повинен перевищувати місяць після одержання запиту. Відповідь на депутатський запит надсилається депутату, який його вніс, про що повідомляється Кабінет Міністрів України (якщо буде доручення по даному зверненню Кабінету Міністрів України).

5.2.4. Пропозиції, заяви, скарги громадян повинні вирішуватись згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян, розробленою на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 та затвердженою наказом Мінекономіки від 03.06.97 N 62, у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

5.2.7. Якщо у зверненні порушено питання, що не належать до компетенції Держалкогольтютюну, то виконавець надсилає його до відповідного органу чи посадовій особі в термін не більше п'яти днів, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

5.2.8. Термін виконання може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - того, хто її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не менше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а для доручень без визначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

5.2.9. Контроль за виконанням документів здійснюється з моменту взяття документа або доручення на контроль в Держалкогольтютюні, якщо в документі не встановлено термін виконання вищим органом.

5.3. Здійснення контролю за виконанням документів

5.3.1. На контрольних картках і документах, що контролюються, ставиться штамп "Контроль", який поміщається у правому куті першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) і в графі 2 реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.2. Всі контрольні картки систематизуються у відділі організаційно-господарського відділу згідно термінів виконання.

5.3.3. Дані про хід виконання документів вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційної (контрольної) картки.

5.3.4. Документ вважається виконаним лише тоді, коли вирішено порушені у ньому питання і кореспонденту дано відповідь по суті.

5.3.5. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняття з контролю документів ведеться відділами контролю Кабінету Міністрів України, Міністерства фінансів України, Держалкогольтютюну, про що робиться відповідна відмітка в контрольній картці.

6.1. Складання номенклатур справ

6.1.1. Номенклатура складається з метою встановлення єдиної системи формування справ, обгрунтованого розподілу документів, забезпечення їх пошуку і обліку, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

6.1.2. Основними принципами побудови номенклатури справ є: одностайність у підході до обліку, систематизації, описання і розшуку документів; застосування індексації документів, яка забезпечує внесення у відповідні розділи номенклатури змін, доповнень і виправлень; стабільність індексів справ.

6.1.3. Кожний підрозділ Держалкогольтютюну повинен мати номенклатуру справ.

Номенклатура справ підписується начальником підрозділу.

6.1.4. Номенклатура справ розробляється на основі вивчення і аналізу діяльності підрозділу. При складанні номенклатури справ користуються Положенням про Держалкогольтютюн, положеннями про управління, відділи і підвідділи, штатним розписом, номенклатурою і описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними картотеками, Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (далі - Перелік).

6.1.5. У номенклатуру справ включаються всі без винятку справи і документи, які утворюються у діяльності підрозділів Держалкогольтютюну.

У номенклатуру вносяться також незакінчені діловодством справи, які надійшли від інших підрозділів для їх продовження.

Справи з питаннями, вирішення яких триває більше одного року (перехідні), вносяться в номенклатуру щорічно протягом всього періоду вирішення питань із зазначенням попереднього номера справи. Ведення справ, не врахованих у номенклатурі, забороняється.

6.1.6. Кожна справа, включена в номенклатуру справ підрозділу, повинна мати індекс. Індекси справ складаються із позначення присвоєних підрозділам індексів і порядкових номерів справ у межах підрозділу.

Протягом усього періоду дії номенклатури у ній необхідно своєчасно проставляти позначки про заведення справ, передачу їх у архів, перехідні справи, про осіб, відповідальних за формування справ.

Терміни зберігання справ у номенклатурі визначаються відповідно до Переліку.

6.1.7. Розділами номенклатури справ підрозділу є назви підвідділів.

6.1.8. Якщо протягом року у підрозділах виникають нові документовані ділянки роботи і питання діяльності, не передбачені раніше справи, вони за пропозицією спеціалістів підрозділів і за погодженням з управлінням адміністративно-господарського забезпечення додатково вносяться в номенклатуру.

6.1.9. Після закінчення діловодного року в номенклатурі справ обов'язково робиться підсумковий запис, у якому вказується кількість фактично сформованих за рік справ (томів).

Підсумковий запис скріплює підписом секретар підрозділу. Для контролю за повною передачею документів підрозділи у зведеній номенклатурі департаменту роблять позначки про фактично сформовані справи.

6.1.10. Управлінням адміністративно-господарського забезпечення складається зведена номенклатура справ (додаток 10).

Номенклатура справ складається на основі номенклатур справ підрозділів, підписується начальником адміністративно-господарського управління ведена номенклатура складається у двох примірниках, на кожному з яких повинен бути гриф погодження з архівним органом. Установлюється такий порядок розподілу примірників номенклатури:

1-й примірник - в Держалкогольтютюні для контролю за формуванням справ у підрозділах;

2-й примірник - передається в архів органу, з яким погоджується номенклатура.

Після затвердження зведеної номенклатури справ з неї робляться виписки для використання у роботі підрозділів.

6.1.11. Розділами зведеної номенклатури справ є назви управлінь, підрозділами номенклатури - найменування відділів в управліннях.

Як перший розділ зведеної номенклатури зазначається Управління адміністративно-господарського забезпечення потім - підрозділи Держалкогольтютюну відповідно до затвердженого штатного розпису.

6.2. Формування справ

6.2.1. Усі виконані документи формуються у справи відповідно до номенклатури. Формування справ у підрозділах як правило здійснюється секретарями підрозділів за безпосередньою участю спеціалістів, які відповідають за ведення відповідних справ.

6.2.2. При формуванні справ необхідно додержуватися таких вимог:

групувати справи з документами постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання;

розміщувати документи всередині справи в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації (нумерації). Ці принципи можуть комбінуватися. При цьому документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

Переважне значення має питальний принцип систематизації, що передбачає розміщення документів у логічній послідовності вирішення того чи іншого питання. Така систематизація в основі своїй співпадає з розміщенням документів за їх датами (підписання, надходження, виконання).

При хронологічному порядку розміщення документів постійного терміну зберігання найбільш ранні документи розміщуються на початку справи, далі необхідно:

групувати в справи документи одного діловодного року, за винятком справ, продовження яких більше одного року викликається необхідністю (перехідні);

перевіряти правильність оформлення кожного документа, що підшивається до справи (наявність підписів, дати, індексу, позначок "До справи N ____", засвідчувального підпису копії та ін.). Недооформлені і неправильно оформлені документи повертаються безпосереднім виконавцям на доопрацювання, після чого передаються для включення у відповідні справи;

групувати в окремі томи додатки великого обсягу. Невеликі додатки приєднувати до тих документів, яких вони стосуються; включати у кожну справу не більше 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки); включати у справу тільки один примірник кожного документа; перевіряти склад документів, які повинні поміщатися в ту чи іншу справу. Не допускати включення у справи документів, що не стосуються питання, а також чернеток, варіантів, розмножених копій і документів, що підлягають поверненню.

6.2.3. Методичне керівництво і контроль за правильністю формування справ здійснюється відділом.

6.3. Систематизація окремих категорій документів

6.3.2. Документи Держалкогольтютюну групуються у справи:

протоколи засідань колегії Держалкогольтютюну (порядок денний, протокольні рішення, список запрошених, доповідні записки, довідки та інші документи);

Протоколи розміщуються в хронологічному порядку і за номерами:

6.3.3. Доручення вищих органів групуються в справи за напрямами діяльності підрозділів Держалкогольтютюну.

Документи в середині справ розміщуються у хронологічному порядку.

6.3.4. Накази Держалкогольтютюну з основної діяльності і з особового складу групуються в самостійні справи.

6.3.6. Прогнози, програми, звіти, кошториси групуються окремо від проектів цих документів.

6.3.7. Проекти прогнозів, програм, заявки, кошториси, звіти, розрахунки до них і листування, пов'язане із складанням проектів прогнозів, програм або їх виконанням, повинні зберігатися в документах того року, до якого відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання і дати одержання, наприклад, звіт за 1996 рік, складений у 1997 році, повинен бути віднесений до 1996 року, а не до 1997 року; проект програми, прогнозу на 1997 рік, складений у 1996 році, повинен бути віднесений до 1997 року, а не до 1996 року.

6.3.8. Документи з особових справ розміщуються у такому порядку:

особовий листок з обліку кадрів або форма П-2ДС, автобіографія; документи про освіту; заява про прийом на роботу; направлення або подання; виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення, зміну прізвища тощо; довідки та інші документи, що стосуються даної особи. У межах цих груп документи розміщуються за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення тощо у зв'язку з внесенням цих записів на доповнення до особового листка з обліку кадрів, в особову справу не підшиваються.

Справа, сформована з декількох особових справ, повинна мати внутрішній опис цих справ.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші документи другорядного значення групуються окремо від особових справ у справи тимчасового зберігання.

6.3.9. Особові рахунки працівників та інші подібні документи групуються у самостійні справи в межах року і розміщуються за підрозділами, а прізвища в них - за алфавітом.

6.3.10. Пропозиції, заяви і скарги громадян формуються в окремі справи. Документи в цих справах розміщуються в хронологічному порядку.

Кожна заява (скарга) і документи з її розгляду становлять у справі самостійну групу. У разі одержання повторної заяви (скарги) або виникнення додаткових документів вони підшиваються в дану групу документів.

6.3.11. Листування групується в справи за період календарного року. До справи "Листування" поміщаються документи, що виникли в ході вирішення питання.

При поновленні листування з певного питання документи включаються до справи поточного року з зазначенням індексу справи за минулий рік, у якій зберігалися попередні документи з цього питання.

7.1. Підготовка документів до наступного зберігання і використання включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення збереженості документів, передачу справ до архіву Держалкогольтютюну.

7.2. Експертиза наукової і практичної цінності документів

7.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення економічного, соціально-культурного та іншого значення документів з метою їх відбору на зберігання і установлення термінів зберігання.

7.2.2. Експертиза цінності документів здійснюється експертною комісією (ЕК).

7.2.3. Експертна комісія Держалкогольтютюну призначаються наказом Голови Держалкогольтютюну, в складі якої повинно бути не менше п'яти осіб.

7.2.4. У своїй роботі експертна комісія керується вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України, Центрального державного архіву вищих органів влади та управління, інструкціями та положеннями, що приймаються у Держалкогольтютюні.

7.2.5. Експертна комісія здійснює такі функції:

- щорічно організовує відбір документів і справ на зберігання;

- проводить експертизу наукової і практичної цінності документів, що утворюються в діяльності підрозділів;

- перевіряє правильність формування справ з постійними термінами зберігання;

- перевіряє правильність оформлення описів на справи, відібрані на постійне і тимчасове зберігання;

- перевіряє правильність оформлення актів про виділення до знищення документів, справ підрозділу, що не підлягають передачі в архів;

- розглядає і узгоджує номенклатури справ;

- розглядає пропозиції про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, установлених діючим Переліком;

- бере участь у підготовці проектів Переліку документів з термінами зберігання, Інструкції з діловодства та інших методичних посібників з діловодства і архівної справи;

- засідання ЕК оформляються протоколом.

7.2.6 Рішення ЕК затверджується начальником управління адміністративно-господарського забезпечення, а в деяких випадках - ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Узгодженню з ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України підлягають рішення ЕК щодо затвердження описів на справи, що підлягають постійному зберіганню, у тому числі і з особового складу; пропозиції про скорочення термінів зберігання документів; пропозиції про встановлення термінів зберігання документів, не передбачених діючими переліками.

7.2.7. Відбір документів і справ, що підлягають зберіганню у підрозділах (з терміном зберігання "Доки не мине потреба") до знищення, оформляється актом. Акт після розгляду ЕК підписується головою і членами комісії, затверджується керівництвом підрозділів (додаток 11).

Знищення включених в акти документів, термін зберігання яких скінчився, проводиться після розгляду акта ЕК Держалкогольтютюну, підписання його членами комісії та затвердження начальником Управління адміністративно-господарського забезпечення (додаток 12).

7.3. Оформлення справ

7.3.1. Оформлення справ включає в себе комплекс робіт з описання справи на обкладинці, брошурування, нумерації аркушів і складання засвідчувального напису.

7.3.2. Справи постійного терміну зберігання (понад 10 років) підшиваються в тверду обкладинку за встановленою формою.

7.3.3. Підшивання документів у справи проводиться так, щоб збереглась повна можливість вільного читання тексту і щоб аркуші не виступали за край обкладинки. У випадках, коли текст на документі розташований близько від краю аркуша, до такого аркуша при підшиванні його в справу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається в справу.

7.3.4. Карти, схеми та інші подібні матеріали додаються до справи в конвертах, прикріплених до нижньої обкладинки справи з внутрішнього боку, а при великих кількостях - групуються в окремі папки з клапанами.

7.3.5. Аркуш, складений і підшитий за середину, нумерується як два окремі аркуші. Аркуш, складений в кілька разів і підшитий за один край, нумерується на верхній складці як один аркуш. Аркуш з наклеєними документами (вирізками, виписками, фотографіями тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа одним краєм підклеєні інші документи (вирізки, перекази, вставки тексту тощо), то кожен документ нумерується окремо черговим порядковим номером.

7.3.6. Металеві скріплення (скріпки, шпильки та ін.) при формуванні справ видаляються.

7.3.7. На обкладинці кожної справи зазначається:

- повне найменування підрозділу;

- N фонду;

- N опису;

- N справи за списком;

- індекс справи за номенклатурою;

- заголовок (коротке, чітке формулювання основного змісту документальних матеріалів справи);

- кількість аркушів у справі;

- дати початку і закінчення справи; термін зберігання справи.

Всі написи на обкладинках виконуються чітко.

7.3.8. На багатотомних справах, крім номера справи, присвоєного першому тому, зазначається номер тому (справа N 12 - 20, том 2). На останньому томі після номера тому пишеться слово "останній" (справа 12 - 20, том 4, останній).

7.3.9. Для річних документів (програм, звітів та ін.), які датуються у заголовках справ, дата їх складання на обкладинках не зазначається.

7.3.10. Якщо в справі є документи - додатки за роки, що передують року утворення тому, - на її обкладинці над датою робиться запис: "Є документи за такі роки".

7.3.11. Датою початку справи вважається найбільш рання дата вхідного, вихідного або внутрішнього документа, датою закінчення - найпізніша.

7.3.12. Присвоювати справам назви, які не визначають змісту підшитих у них документів (різне листування, із загальних питань тощо) не дозволяється.

7.3.13. Всі аркуші, що мають на лицьовому чи зворотному боці будь-які записи, незалежно від їх формату, нумеруються порядковими номерами в правому верхньому куті чорним графітним олівцем. Якщо в справі понад 250 аркушів, вона повинна бути розділена на томи. Кожен том нумерується окремо. Чисті аркуші і аркуші з засвідчувальним написом не нумеруються.

7.3.14. У разі виявлення помилок, допущених при нумерації справи, а також пошкоджень документів їх наявність повинна бути обумовлена в засвідчувальному написі, наприклад: у цій справі N 42-1 за 1995 рік пронумеровано 201 аркуш (двісті один), у тому числі літерні N 50а, 50б, аркуш 130 забруднено чорнилом. Посада, підпис, дата.

7.3.15. Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено: аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться, документи залишаються на швидкозшивачах, без додаткового опису на обкладинці, засвідчувальні написи не заповнюються.

7.3.16. При формуванні справ з документами на виконання доручень Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів, протокольних рішень колегії, керівництва Департаменту складаються внутрішні описи документів, що знаходяться у справі (додаток 13). Внутрішній опис поміщається на початку справи і включає зазначення індексів документів, короткого змісту, дат і номерів аркушів у справі. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо; їх кількість зазначається у засвідчувальному написі.

7.4. Описи документів постійного і тимчасового зберігання

7.4.1. Описи складаються окремо на справи постійного і тимчасового зберігання.

7.4.2. Описи складаються працівниками підрозділів, відповідальними за діловодство, за методичною допомогою працівника відділу адміністративно-господарського забезпечення.

7.4.3. При внесенні справ до опису необхідно керуватись таким:

кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том вноситься у справу під самостійним номером;

справи в описах систематизуються відповідно до номенклатури справ. У порядок систематизації справ можуть вноситися уточнення. Документи з особового складу систематизуються в описі за алфавітом, тематикою, хронологією;

у графі опису "Індекси справ" проставляється відповідне позначення, закріплене за справами по номенклатурі;

викладений на обкладинці справи заголовок без змін і скорочень вписується в 3-ю графу опису, у цій самій графі з нового рядка пишеться номер тому;

дати справ проставляються у відповідній графі опису з обкладинки справ. У цій самій графі опису робиться зауваження про дати документів-додатків ("Є документи за такий рік");

кількість аркушів вноситься у відповідну графу опису з обкладинки справ; у графі "Примітки" робляться позначки про фізичні особливості документів справи (пошкодження тексту та ін.), передачу справ у інші підрозділи.

7.4.4. Опис нумерується поаркушно порядковою нумерацією.

7.4.5. Річні розділи описів (додатки 14, 15) складаються: постійного зберігання - у трьох примірниках, тимчасового зберігання - у двох примірниках; підписуються секретарем підрозділу і головою ЕК та затверджуються начальником підрозділу.

7.4.6. Зведені річні описи на справи постійного зберігання працівниками архіву складаються в чотирьох примірниках, підписуються начальником Управління адміністративно-господарського забезпечення, ЕК, і передаються на затвердження ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України.

Один примірник після затвердження залишається в Центральному архіві, а решта повертається в Держалкогольтютюн.

Відповідно до затверджених описів архів передає справи на державне зберігання у встановлені терміни.

7.5. Забезпечення збереженості документів у підрозділах

7.5.1. Особи, відповідальні за ведення діловодства і формування справ, зобов'язані забезпечити збереженість документів.

Справи з часу їх заведення в діловодстві і до передачі в архів зберігаються в робочих кімнатах у шафах канцелярського типу, які надійно замикаються і захищають документи від пилу, впливу сонячного світла і забезпечують їх збереженість.

Зберігання справ і документів у робочих кімнатах у відкритому вигляді (на столах, на шафах та ін.) забороняється.

7.5.2. Вилучення і видача будь-яких документів із справ постійного зберігання не дозволяється. Як виняток (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів), таке вилучення провадиться з дозволу керівництва Держалкогольтютюну з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії вилученого документа і складанням акта про причини вилучення оригіналу.

7.5.3. При зберіганні документів і роботі з ними необхідно додержуватись всіх застережних заходів, що забезпечують повну їх збереженість. Про факти втрати службових документів треба негайно повідомляти керуючого справами.

7.5.4. Порядок зберігання і видачі у тимчасове користування справ із архіву Департаменту визначається Положенням про загальний відділ.

7.6. Передача справ до архіву Департаменту

7.6.1. До архіву департаменту передаються справи постійного і тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві підрозділів.

7.6.2. Передача справ до архіву підрозділами здійснюється згідно з наказом, що затверджується керівництвом департаменту. Архів приймає справи на зберігання за описами після їх науково-технічної обробки.

7.6.3. Справи, що підлягають постійному і тимчасовому зберіганню, всі без винятку, вносяться в опис і передаються до архіву. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві підрозділу для поточної роботи, то вони також вносяться в опис і архів департаменту оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

7.6.4. Справи, оформлення і опис яких не відповідає встановленим вимогам, до архіву не приймаються без внесення необхідних виправлень.

7.6.5. Працівник архіву розписується про приймання справ на всіх примірниках описів документів постійного, тривалого і тимчасового термінів зберігання із зазначенням дати приймання документів і фактичної кількості прийнятих справ. Один примірник описів повертається підрозділу решта залишається в архіві департаменту.

7.6.6. До передачі в Центральний державний архів вищих органів влади та управління України справи, що підлягають постійному зберіганню, зберігаються в архіві Департаменту.

Справи, що мають термін зберігання "Доки не мине потреба" в архів Департаменту не передаються, залишаючись у відділі доки не мине потреба.

Термін зберігання такої документації визначається співробітниками підрозділу. Знищуються ці документи за актом встановленої форми.

8.1. Механізація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціонального ведення діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

8.2. Найбільш ефективне виконання апаратом департаменту діловодних робіт забезпечує комплексна механізація, яка передбачає застосування технічних засобів для всієї послідовності операцій з вхідними, вихідними і внутрішніми документами.

8.3. Впровадження у практику апарату департаменту технічних засобів для механізації діловодних процесів здійснює управління.

1. Наказ - розпорядчий документ, що видається Головою Департаменту, який діє на правах єдиноначальності з метою вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед Департаментом.

Наказами провадяться в життя рішення колегії Департаменту.

За своїм призначенням накази поділяються на накази із загальних питань і накази з особового складу.

Накази із загальних питань, в свою чергу, поділяються на ініціативні і ті, що видаються на виконання документів вищих органів.

Накази із загальних питань (форма 1) підписуються у порядку, визначеному наказом по Департаменту.

Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. У констатуючій - викладаються факти, що стали підставою для видання наказу, в розпорядчій - перелічуються пропоновані дії.

Якщо наказ видається на підставі документа вищого органу, то в констатуючій частині має бути посилання на номер і дату цього документа.

Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ. Воно друкується великими літерами і з окремого рядка. Намічувані заходи подаються пунктами, які нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт слід починати з зазначення конкретного виконавця - структурного підрозділу або службової особи (в давальному відмінку). Потім викладається пропонована дія, яка виражається дієсловом в неозначеній формі, і визначається термін виконання. Наприклад: Відділу кадрів у першому півріччі 200_ р. організувати групи вивчення української мови.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають структурний підрозділ або осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

У процесі підготовки наказ погоджується з юристами, редактором, заінтересованими підрозділами Департаменту відповідними заступниками Голови Департаменту. Візи погодження проставляються на першому примірнику, на зворотному боці останнього аркуша наказу.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (форма 1).

При підготовці наказу виконавець визначає необхідний тираж документа і складає розрахунок розсилання.

Накази з особового складу (форма 2) готуються відділом кадрів і підписуються у порядку, визначеному наказом по Департаменту.

Формуляр наказу має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (наказ), місце видання, дату, номер, заголовок, підпис, візи погодження.

2. Інструкція - це документ, що видається керівництвом департаменту з метою встановлення правил, які регулюють організаційні, фінансові та інші спеціальні напрями діяльності департаменту і підвідомчих йому організацій та стосунки установ і службових осіб. Інструкція набуває чинності після затвердження її наказом.

Окрему групу інструкцій складають посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правове становище працівників у підрозділах Департаменту. Посадова інструкція має такі розділи: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, її підписують начальники підрозділів.

3. Протокол - один з найпоширеніших документів. У ньому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів як постійних, так і тимчасових, а також різних нарад, зборів, засідань, конференцій та ін. У протоколах відображаються всі думки з питання, що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.

Обов'язковому протоколюванню підлягають засідання колегії Департаменту, найважливіші наради, що проводяться керівництвом і начальниками підрозділів Департаменту. Протокол веде секретар колегіального органу або інша спеціально призначена особа.

Формуляр протоколу (форми 3 - 4) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (протокол), дату та номер, місце засідання, найменування колегіального органу або конкретної наради, підписи голови і секретаря.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної і основної. У першій частині зазначаються прізвище та ініціали голови і секретаря засідання, а також всіх присутніх членів колегіального органу і запрошених.

У списку присутніх спочатку перелічуються члени колегіального органу, а потім запрошені з зазначенням їх посад, організацій, які вони представляють; прізвища пишуться в алфавітному порядку. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо, у вигляді додатка до протоколу. Тоді у вступній частині протоколу зазначається тільки загальна кількість присутніх. У цій частині протоколу також пишеться порядок денний засідання з переліком питань, що підлягають розгляду.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ будується за традиційною формулою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Слово СЛУХАЛИ друкується великими літерами, після чого ставиться двокрапка; в наступному рядку (абзаці) зазначаються ініціали та прізвище доповідача, ставиться тире, а потім викладається основний зміст доповіді.

Аналогічно оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

Розділ ВИРІШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. В ньому повністю формулюється прийняте рішення. Якщо в рішенні є різні за характером питання, то вони виділяються в пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Крім зазначеної повної форми протоколу, існує коротка форма. Вона являє собою перелік питань, що розглядаються, з зазначенням прізвищ та ініціалів доповідачів і тих, що виступили, а також прийнятих рішень (без викладу виступів). У разі виникнення принципових розбіжностей з будь-яких питань фіксуються особливі думки присутніх. Коротка форма протоколювання застосовується лише в тих випадках, коли всі необхідні матеріали, тексти доповідей і виступів, списки присутніх додаються до протоколів.

4. Положення - важливий нормативно-правовий акт, який визначає функції, обов'язки, права і організацію роботи установи та її структурних підрозділів на тривалий проміжок часу.

Текст положення повинен мати такі основні розділи: загальна частина, основні завдання і функції, права, організація роботи.

У Департаменті розробляються проект Положення Держалкогольтютюну, положення про головні управління, управління, відділи та підвідділи, а також положення, що регулюють питання діяльності Департаменту у межах його компетенції.

Положення про Департамент затверджується Указом Президента України, інші положення - наказами Департаменту.

Положення про відділи затверджують начальники управлінь, про підвідділи - начальники самостійних відділів.

5. Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції і права підвідомчих Департаменту організацій. Статути затверджуються наказом Департаменту і підлягають обов'язковій реєстрації у державних органах.

6. Акт - документ, складений кількома особами, що підтверджує які-небудь встановлені факти або події.

Акти готуються за результатами ревізій, при прийманні-передачі справ, прийнятті закінчених об'єктів тощо. У деяких встановлених законодавством випадках акти підлягають затвердженню вищими організаціями.

Формуляр акта (форма 5) має такі реквізити: найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (акт), місце складання, дату, номер, гриф затвердження, заголовок до тексту, підпис.