Про затвердження Інструкції з діловодства у Держалкогольтютюні

Заголовок акта коротко відображає подію або факт, що актується.

Наприклад:

Про перевірку наявності і терміни виконання документів у загальному відділі за 1998 рік.

Текст акта складається з двох частин: вступної і констатуючої. У вступній частині зазначають підставу для складання акта та перелічують укладачів і присутніх. Після слова "підстава" вказується розпорядчий документ або усна вказівка. Після слова "складений" перелічують посади, ініціали та прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови. Прізвища інших членів комісії пишуть в алфавітному порядку. Після слова "присутні" перелічуються посади, ініціали та прізвища осіб, які були присутніми при складанні акта.

У констатуючій частині викладається мета і завдання складання акта, суть і характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки і пропозиції.

В кінці тексту акта (перед підписом) поміщають відомості про кількість примірників акта і їх місцезнаходження.

Наприклад:

складений у 2-х примірниках

1-й прим. - загальному відділу

2-й прим. - до справи

Кількість примірників може визначатися кількістю заінтересованих сторін або відповідними нормативними документами.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При оформленні підпису посади не зазначаються.

Наприклад:

За наявності особливої думки у складачів акта або присутніх її слід викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому аркуші.

7. Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності Департаменту.

Існують листи-запити, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги, листи-скарги, листи-відповіді, інформаційні, супровідні тощо.

Листи не можуть встановлювати нові правові норми або змінювати чи скасовувати їх.

Формуляр листа (форма 6 - 9) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, адресу Департаменту, поштовий індекс, дату, вихідний індекс, заголовок, адресат, посилання на номер і дату документа, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону. Листи можуть бути написані на бланках або на чистих аркушах паперу.

Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних частин. У першій - описуються факти або події, що стали основою для складання листа. У другій - викладають висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо суті питання. Навіть якщо лист складається з однієї фрази, то її побудова повинна відповідати запропонованому принципу.

Лист слід складати з кожного питання окремо, тому що це значно спрощує і прискорює всі операції щодо виконання і обробки документа.

Супровідні листи складають тільки у тому випадку, коли вони містять пояснення відносно характеру виконання або мети надсилання документа, що додається.

У супровідному листі повинні точно вказуватись заголовок, індекс і дата документа, що надсилається.

8. Доповідна записка - документ, адресований керівництву Держалкогольтютюну або керівництву вищих органів, який містить детальний виклад будь-якого питання з висновками і пропозиціями укладача.

Формуляр доповідної записки (форма 10) має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (доповідна записка), дату, вихідний індекс, місце складання, заголовок до тексту, посада, підпис, прізвище і телефон виконавця.

Текст доповідної записки складається з двох основних частин. У першій - викладаються факти, що стали приводом для складання документа, у другій - висновки і пропозиції автора.

9. Телеграма - узагальнена назва різних за змістом документів, що виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту (телеграфом).

Складати телеграми (форма 11) треба з додержанням таких правил:

телеграми повинні складатись коротко і зрозуміло;

у телеграмі зазначають точне найменування адресата з обов'язковим проставленням номера поштового відділення зв'язку;

текст телеграми друкують через півтора інтервалу великими літерами без абзаців;

телеграми однакового змісту, що надсилаються кільком адресатам, підписують на першому примірнику. Засвідчені печаткою копії готують у кількості примірників, що відповідає кількості адресатів;

у телеграмах-відповідях перед текстом обов'язково зазначають номер або назву того документа, на який дають відповідь;

розділові знаки в тексті телеграм проставляють скороченими позначеннями;

в кінці останнього рядка тексту телеграми проставляють вихідний номер;

через 2 - 4 інтервали після тексту телеграми зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала телеграму;

у нижній частині телеграми під рискою пишуть поштову адресу департаменту і номер авансу. Підпис і дата підписання телеграми проставляється під рискою;

телеграми на одну адресу друкують у трьох примірниках, один із яких передається у відділення зв'язку, один залишається у справах підрозділу, один - у загальному відділі. Телеграму на багато адрес для відділення зв'язку готують у стількох примірниках, скільки в ній зазначено адрес;

при оформленні телеграм на відправку секретарем відділу складається реєстр у двох примірниках.

10. Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту (передається телефоном і записується одержувачем). Телефонограма застосовується у необхідних випадках для оперативного вирішення службових питань з установами і організаціями.

Телефонограми, підписані керівництвом Департаменту, передають телефоном секретарі приймальних, а телефонограми, підписані начальниками підрозділів або їх заступниками, передають секретарі підрозділів. На телефонограмі позначається час її передачі, прізвище працівника, який передав телефонограму, прізвище і номер телефону працівника, який прийняв телефонограму.

Телефонограми, адресовані керівництву Департаменту, начальникам підрозділів, приймають, відповідно, секретарі приймальних або секретарі підрозділів.

11. Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Формуляр довідки має такі реквізити: Державний Герб України, найменування установи - Держалкогольтютюн, назву виду документа (довідка), дату, номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.

12. Договір - документ, що фіксує угоду сторін про встановлення будь-яких відносин і регулює ці відносини.

13. Доповідь - документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій і призначений для усного виступу.

14. Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).

15. Державне прогнозування економічного і соціального розвитку - це система науково обгрунтованого передбачення напрямів економічного і соціального розвитку, можливого стану економіки держави у майбутньому, альтернативних шляхів і термінів його досягнення у разі прийняття тієї чи іншої стратегії економічного розвитку.

16. Програма економічного і соціального розвитку - визначає цілі та стратегію вирішення економічних і соціальних проблем розвитку, є комплексною системою ефективних шляхів і конкретних заходів у досягненні зазначених цілей, узгоджених за термінами їх реалізації.

17. Звіт - документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовку і здійснення доручень та заходів, який подається вищій установі або службовій особі.

18. Зведення - документ, який містить узагальнені відомості з якогось питання (зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо).

19. Список - документ, що містить перелік осіб або предметів у певному порядку, складений з метою інформації або реєстрації.

20. Особова картка - документ, який служить для аналізу складу і обліку руху кадрів.

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів:

Державний Герб України;

найменування Держалкогольтютюну;

найменування структурного підрозділу;

адресат;

резолюція;

гриф затвердження;

індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреси, номер телефону, номер телефаксу;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс і дату вхідного документа;

місце складання або видання;

відмітка про контроль;

заголовок до тексту;

текст;

позначку про наявність додатків;

підпис;

гриф погодження;

позначку про засвідчення копій;

візи;

відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

позначка про надходження;

прізвище виконавця і номер його телефону.

У конкретних документах окремі реквізити можуть бути відсутні.

Всі організаційно-розпорядчі документи друкуються на бланках або на папері формату А4 (210 х 297), А5 (148 х 210) і А3 (297 х 420).

На бланку формату А4 виготовляються тільки документи великого обсягу. Якщо друкарський текст не перебільшує семи рядків, то документ друкується на бланку формату А4, незалежно від того, кому він адресований.

На бланку друкується перша сторінка документа, наступний текст розміщується на чистих аркушах паперу однакового формату і якості з бланком.

У документах, що оформляються на двох і більше аркушах, другий і наступні аркуші нумеруються посередині верхнього поля на віддалі не менше 10 мм від верхнього зрізу арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Для зручності обробки документа з усіх боків аркуша залишаються вільні поля. Поле з лівого краю становить 20 - 35 мм, верхнє і нижнє - не менше 10 - 20 мм, праве - не менше 8 мм.

Текст документів повинен друкуватись через півтора міжрядкових інтервали. Допускається друкування через один міжрядковий інтервал текстів документів формату А5. З двома інтервалами друкуються тільки документи, призначені для усного читання (доповіді) або для видання друкарським способом.

Окремі закінчені думки виділяються в абзаци. Перший рядок кожного абзацу тексту друкують, відступивши п'ять знаків від межі лівого поля, тобто текст на початку абзацу друкується з нового рядка.

Реквізити (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. При цьому складові частини реквізитів "адресат", "гриф затвердження", "позначка про наявність додатків", "гриф погодження" слід відділяти один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити розділяють між собою 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

Назва виду документа друкується великими літерами.

Реквізит "Підпис" друкується від шостого положення табулятора без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Розшифровка підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади. За наявності кількох підписів, що розміщуються один під одним, найменування посад і розшифровка підписів розділяються 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати за межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

При друкуванні використовують 8 стандартних положень табулятора:

0 - від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади в реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 - після 5 друкарських знаків від межі лівого поля - для початку абзаців у тексті;

2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів.

Якщо в тексті документа є примітки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, то слова "Примітка" і "Підстава" друкуються від нульового положення табулятора, а текст, що до них відноситься, - через один міжрядковий інтервал.

Найменування адресата друкується малими літерами, крім заголовної.

Примітки:

1) Реквізити "назва виду документа" і "місце складання і видання" на бланках з центральним розміщенням реквізитів друкуються центровано.

2) За наявності кількох грифів погодження їх розміщують двома вертикальними рядами. Перший ряд друкується від нульового положення табулятора, другий - від п'ятого.

При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної. Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один друкарський знак.

У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які не мають грифів затвердження і оформлюються на основі поздовжнього варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до межі правого поля документа.

Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім заголовних) через один міжрядковий інтервал.

Позначка про наявність додатка друкується через один міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і "примірники" друкуються скорочено - "арк." і "прим.".

Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається назва установи.

Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не ставиться, Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через один інтервал, причому, в одному рядку може бути не більше 28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади.

При зазначенні в адресаті прізвища особи, якій надсилається документ, його слід друкувати малими літерами, крім заголовної. Після прізвища перед ініціалами робиться пропуск в один друкарський знак.

У розпорядчих документах, а також у протоколах і актах, які не мають грифів затвердження і оформляються на основі поздовжнього варіанта розміщення реквізитів, заголовок слід продовжувати до межі правого поля документа.

Заголовок до тексту друкується малими літерами (крім заголовних) через один міжрядковий інтервал.

Позначка про наявність додатка друкується через один міжрядковий інтервал. Після слова "Додаток", яке пишеться малими літерами, крім заголовної, ставиться двокрапка. Слова "аркуші" і "примірники" друкуються скорочено - "арк." і "прим.".

Найменування посади в реквізиті "Підпис" друкується через один інтервал малими літерами, крім заголовної. Якщо документ друкується на бланку, то в найменуванні посади не зазначається назва установи.

Слово ПОГОДЖЕНО в реквізиті "гриф погодження" друкується великими літерами без лапок, після слова ПОГОДЖЕНО двокрапка не ставиться. Найменування посади в цьому реквізиті розміщують через один інтервал, причому, в одному рядку може бути не більше 28 знаків. Розшифрування підпису розміщується так, щоб остання його літера була приблизно під останньою літерою в найменуванні посади.

Голова Комітету, заступники Голови - Начальник управління адміністративно-господарського забезпечення, секретарі заступників Голови - Відділ організаційно-господарського забезпечення - Секретарі підрозділів - Начальники управлінь та керівники підрозділів - Виконавці.

Примітка. Документи, зазначені у пунктах 5, 7, 8, 9, 10, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Департаменту.

1. Реєстраційно-контрольна картка обліку вхідних, вихідних і внутрішніх документів

1. Реєстраційно-контрольна картка заповнюється друкарським способом.

2. У графі 2 зазначається термін виконання.

3. У графі 3 "Дата надходження та індекс документа" - зазначається дата надходження документа та індекс (вхідний N), який йому присвоєно у загальному відділі.

4. У графі 4 "Кореспондент" пишеться назва організації, звідки надійшов або куди надсилається документ. При реєстрації внутрішніх документів зазначається найменування підрозділу.

5. У графі 5 "Короткий зміст" зазначається вид документа, його заголовок або короткий зміст. При реєстрації вихідної і внутрішньої кореспонденції також вказується, хто з керівництва департаменту підписав документ, виконавець і номер його телефону.

6. У графі 6 "Дата та індекс документа" проставляється дата та індекс (вихідний N), присвоєний документу організацією - автором документа.

7. У графі 7 "На N ___" при реєстрації вихідної кореспонденції вказується, який номер документа виконується.

8. У графі 8 "Кому направлено" зазначається дата та індекс приймальних керівництва або підрозділів Департаменту.

9. У графі 9 "Резолюція та її автор" пишеться резолюція доручень вищих органів і керівництва департаменту (секретарями приймальних) і начальників підрозділів департаменту (секретарями підрозділів).

Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більше ніж 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом семи робочих днів від дати підписання документа.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності - особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, ніж за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначення терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.

Підрозділи-співвиконавці зобов'язані подати свої пропозиції підрозділу, визначеному відповідальним, не пізніше ніж за два дні до закінчення встановленого терміну.

Підрозділи, відповідальні за виконання доручень, подають листи на підпис Голові департаменту не пізніше ніж за день до закінчення встановленого терміну, за винятком доручень з позначкою "Терміново".

Про виділення для знищення документів,

що не підлягають зберіганню

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів та Інструкції з діловодства у Держалкогольтютюні комісія у складі:

відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи (Назва структурного підрозділу)

На підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів та Інструкції з діловодства у Держалкогольтютюні комісія у складі:

відібрала до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення документи департаменту: