Про затвердження Інструкції з діловодства у Держалкогольтютюні

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади"

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Держалкогольтютюні (додається).

2. Начальникам управлінь та територіальних управлінь організувати вивчення та забезпечити дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками управлінь.

3. Керівникам територіальних управлінь розробити і затвердити Інструкцію з діловодства у управліннях.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Голови Держалкогольтютюну та начальника управління адміністративно-господарського забезпечення.

1.1. Інструкція з діловодства встановлює єдину систему діловодства у Державному департаменті регулювання виробництва та обігу алкоголю і тютюну (далі - Держалкогольтютюн), регламентує організацію, визначає правила створення документів, порядок роботи з ними з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

Додержання вимог Інструкції є обов'язковим для всіх працівників Держалкогольтютюну.

1.2. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства за зверненнями громадян, визначається спеціальними інструкціями.

1.3. Відповідальність за стан діловодства в управліннях Держалкогольтютюну, додержання вимог цієї Інструкції, а також за збереження документів, покладається на начальників управлінь.

Ведення діловодства в управлінні здійснює працівник, відповідальний за діловодство (далі - секретар). Ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу, яка затверджується розпорядженням по Держалкогольтютюну.

1.4. Вимоги відділу організаційно-господарського забезпечення з питань ведення діловодства і роботи з документами обов'язкові для всіх працівників департаменту, контроль за правильністю застосування вимог Інструкції в апараті Держалкогольтютюну здійснює Управління адміністративно-господарського забезпечення.

1.5. Начальники підрозділів Держалкогольтютюну зобов'язані:

розглядати і передавати виконавцям документи в день їх надходження у підрозділ;

забезпечувати своєчасне отримування та якісне виконання документів і доручень керівництва Держалкогольтютюну;

аналізувати стан листування, не допускаючи його з питань, які не потребують документального оформлення і можуть бути вирішені в оперативному порядку; вживати заходів до скорочення службового листування; не вимагати від міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, організацій всіляких відомостей, подання яких не передбачено нормативно-правовими актами і не викликається необхідністю;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділів щодо роботи з документами і використання засобів організаційної та обчислювальної техніки;

знайомити новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;

покладати на період відсутності секретаря підрозділу (відпустка, хвороба та ін.) ведення діловодства на спеціально виділеного працівника підрозділу;

при звільненні або переході на іншу роботу секретаря підрозділу організувати передачу справ, документів і реєстраційних карток за актом новопризначеному на цю посаду працівникові. Один примірник акта передається у відділ організаційно-господарського забезпечення;

забезпечити ознайомлення новоприйнятого секретаря протягом трьох днів з цією Інструкцією та направити до загального відділу для проходження інструктажу.

1.6. Всі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах, які замикаються. При звільненні, переході на іншу роботу, перебуванні у відпустці, перед від'їздом у відрядження спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій особі за вказівкою начальника підрозділу.

1.7. Стан діловодства у підрозділах Держалкогольтютюну перевіряється один раз на рік (січні - лютому за минулий рік) експертною комісією (ЕК).

Комісія перевіряє виконання вимог цієї Інструкції, проводить вибіркову перевірку наявності службових документів із числа найбільш важливих.

Про наслідки перевірки складається акт, який доповідають начальнику підрозділу для вжиття, у разі потреби, заходів щодо усунення виявлених недоліків. Один примірник акта передається у відділ організаційно-господарського забезпечення.

1.8. Використання службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Держалкогольтютюну, у відкритій пресі, в передачах по радіо і на телебаченні, а також у науково-дослідних роботах допускається тільки з дозволу Голови Держалкогольтютюну або його заступників.

1.9. Діловодство Держалкогольтютюну ведеться українською мовою.

2.1. Документування управлінської діяльності

2.1.1. Для документування управлінської діяльності Держалкогольтютюну визначено перелік видів службових документів згідно з додатком 1.

2.1.2. Відповідно до Положення про Державний департамент регулювання виробництва та обігу алкоголю і тютюну Держалкогольтютюн, у межах своїх повноважень, видає на основі й на виконання чинного законодавства накази.

Держалкогольтютюн у разі необхідності з питань, що становлять взаємний інтерес, видає разом з іншими центральними органами виконавчої влади спільні розпорядчі документи.

2.1.3. Підставою для виникнення розпорядчих документів у діяльності Держалкогольтютюну є:

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

конкретні доручення вищих органів;

здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Держалкогольтютюном покладених на нього завдань відповідно до його компетенції:

потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

2.1.4. У випадках, коли діючими нормами не встановлено обов'язкове видання документа, вибір письмової чи іншої форми вираження управлінських дій покладається на керівництво Держалкогольтютюну і визначається доцільністю у кожному конкретному випадку.

2.1.5. Розпорядчі документи, що надходять у Держалкогольтютюн з вищих органів, згідно з дорученням керівництва Держалкогольтютюну доводяться до підрозділів і підвідомчих організацій шляхом видання:

самостійного розпорядчого документа (наказу, розпорядження), у якому викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Держалкогольтютюну і намічаються конкретні заходи, що підлягають здійсненню;

інформаційного листа, якщо вказаний розпорядчий документ не потребує конкретизації.

У всіх випадках документи, що видаються на підставі документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування документа, його дати, номера, заголовка.

2.2. Складання документів

2.2.1. Для складання службових документів у Держалкогольтютюні використовується папір форматів А3 (420 х 297), А4 (210 х 297) і А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.2.2. Всі службові документи оформляються на бланках, що виготовляються друкарським способом. На чистих аркушах паперу, а не на бланках, друкуються: проекти законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, проекти листів, адресовані Верховній Раді України, Адміністрації Президента України за підписом Прем'єр-міністра або Віце-прем'єр-міністра України;

листи, доповідні записки, довідки та інші документи, підготовлені держдепартаментом спільно з іншими організаціями;

деякі документи (листи, окремі види довідок та ін.), призначені для використання в апараті Держалкогольтютюну.

2.2.3. Зміст документів повинен викладатись стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Скорочення найменувань міністерств, інших центральних органів виконавчої влади проводиться у встановленому порядку.

2.2.4. Тексти документів, як правило, складаються із двох основних частин. У першій частині вказується обгрунтування або підстава для складання документа, у другій - викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій її частині також повідомляється підстава або причини для складання документа, а у другій - рішення, розпорядження, прохання.

В окремих випадках текст документів може мати одну частину: накази - розпорядчу без преамбули, листи-прохання без пояснень та ін.

2.2.5. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності Держалкогольтютюну (доповіді, положення, звіти, інструкції тощо), поділяються на розділи, підрозділи і пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Розділи і підрозділи повинні мати заголовки, що відображають суть документа. Підрозділи нумеруються в межах розділу. Номер підрозділу складається із номера розділу і підрозділу, розділених крапкою. Пункти нумеруються в межах розділу, якщо нема підрозділів. Номер пункту складається із номера розділу, підрозділу і пункту, розділених крапками, наприклад: 1.1.13, 5.14.3.

Допускається наскрізна порядкова нумерація складових частин тексту арабськими цифрами.

Для складання документів з великою кількістю розділів зручно складати зміст, у якому перераховуються всі розділи з зазначенням сторінок.

2.2.6. Цифровий матеріал, який наводиться в документах, як правило, оформляється у вигляді таблиць.

Заголовки таблиць повинні бути короткими і повністю відображати зміст таблиці. Заголовки розміщуються над таблицею посередині і пишуться з великої літери. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки і двокрапка не ставляться.

Слово "Таблиця" і порядковий номер таблиці вказуються праворуч над першою сторінкою таблиці, над іншими пишеться слово "Продовження табл. 1".

Слова, що повторюються одне під одним в одній і тій самій графі таблиці, замінюються лапками. Заміна лапками цифр, математичних знаків, знаків процента і номерів позначень марок матеріалів не допускається. Якщо повторюється лише частина фрази, то допускається цю частину заміняти словами "те ж", із зазначенням додаткових відомостей.

Цифри в графах таблиць повинні проставлятись так, щоб класи чисел у всій графі були розташовані один під одним.

2.2.7. При підготовці текстів документів необхідно:

заміняти складні речення простими, застосовувати сталі (трафаретні) словосполучення, вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на об'єкт дії;

вживати зворотний порядок слів у реченні (присудок передує підмету) у тому випадку, якщо логічний (смисловий) наголос падає на саму дію або на суб'єкт дії;

заміняти віддієслівні іменники, особливо в розпорядчих документах, відповідними дієсловами, вживати в розпорядчих документах дієслова неозначеної форми, наприклад: "затвердити", "зобов'язати", "скасувати";

заміняти займенники іменниками (наприклад: "Держалкогольтютюн просить", "Підрозділу потрібно", а не "Ми просимо", "Нам потрібно");

вживати в розпорядчих документах мовні конструкції наказового (імперативного) характеру; застосовувати сталі словесні формули (наприклад: "наказую", "пропоную", "Держалкогольтютюн повідомляє").

2.2.8. Для економії часу спеціалістів на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи уніфікуються. Розробляються макети текстів і трафаретні тексти, які заздалегідь виготовляються друкарським способом.

2.2.9. Відповідальність за зміст, своєчасну і правильну підготовку та оформлення всіх службових документів покладається на начальників підрозділів Держалкогольтютюну.

За зміст документа, який візують кілька осіб, відповідальність несуть в однаковій мірі всі особи, які брали участь у його підготовці.

2.3. Оформлення документів

2.3.1. Види службових документів, що вживаються в управлінській діяльності Держалкогольтютюну, порядок їх складання, оформлення і місце розміщення реквізитів зазначені у переліку (додаток 1).

2.3.2. Кожний вид документа, що складається в Держалкогольтютюні, повинен мати твердо визначений комплекс реквізитів (складових частин) (додаток 2).

2.3.3. Найменування виду документа повинно зазначатись на кожному документі (за винятком листа).

2.3.4. Заголовок до тексту - це короткий виклад змісту документа. Заголовок складається до всіх документів формату А3 і А4, незалежно від їх призначення.

Заголовок повинен бути максимально стислим і точним. Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "Про що документ?", наприклад: "Про виділення додаткових коштів...", "Про забезпечення..." тощо.

Якщо в документі відображено кілька питань, заголовок може формулюватись узагальнено. Заголовок формулюється складачем документа і розміщується у лівому верхньому куті під позначенням дати і номера. Максимальна довжина рядка - 28 знаків.

У документі великого обсягу або такому, що відображає кілька питань, поряд із заголовком складаються підзаголовки. Вони пишуться у лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Заголовок не складається до телеграм, телефонограм, повідомлень та інших документів, текст яких друкується на папері формату А5.

2.3.5. Адресування документів. При адресуванні документів необхідно додержуватись таких правил:

документи адресують установі, її структурному підрозділу або конкретній службовій особі (структурний підрозділ або службова особа зазначаються при внутрішньовідомчому листуванні, листуванні з постійними кореспондентами та в інших випадках, коли встановлення точного адресата не викликає труднощів);

найменування установи та її структурного підрозділу необхідно писати у називному відмінку, наприклад:

при надсиланні документа службовій особі найменування установи пишуть у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

при надсиланні документа керівнику установи її найменування входить у найменування посади і пишеться в давальному відмінку, наприклад:

при розсиланні документів адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:

поштова адреса кореспондента пишеться після назви адресата або його прізвища у правому верхньому куті документа і вказується повністю: поштовий індекс, область, місто, номер поштового відділення, вулиця, номер будинку.

Якщо кореспонденція надсилається на адресу Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, регіонів, інших постійних кореспондентів та підвідомчих Міністерству фінансів організацій, то їх поштова адреса вказується лише на конвертах;

документ не повинен мати більше чотирьох адрес; при надсиланні документа більше ніж на чотири адреси складається список на розсилання, який пишуть на звороті копії документа або на окремому аркуші паперу, а на кожному примірнику документа зазначають лише одну адресу;

при надсиланні документа особі, що не представляє організацію або структурний підрозділ (особливо це стосується відповідей на скарги і заяви громадян), можна зазначити лише прізвище, не вказуючи посади.

Якщо документ адресують окремим громадянам, то спочатку зазначають поштову адресу, наприклад:

2.3.6. Датування документів. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або події, яка зафіксована в документі.

Наприклад:

датою наказу, розпорядження і листа є дата їх підписання, датою протоколу і акта - дата зафіксованої у них події, датою звіту та інших документів, які затверджуються, - дата їх затвердження.

Датою видання (прийняття) розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом.

Дата є пошуковою ознакою і вживається при посиланнях на даний документ разом з його назвою і реєстраційним індексом. Вона проставляється безпосередньо особою, яка підписала або затвердила документ.

До складу дати входять: число, місяць і рік, що позначаються арабськими цифрами, роздвоєними крапками; перша пара цифр - число місяця, друга пара цифр - порядковий номер місяця, третя пара - дві останні цифри року. Якщо порядковий номер місяця або число складаються з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль, наприклад: 5 травня 2000 року слід писати 05.05.00 або 05.05.2000. Записи календарних дат із зазначенням століття 10.05.2000 роблять у наказах, протоколах, доповідних записках, довідках, актах, листах, у написах ПОГОДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО.

Без століття дати пишуться в додатках до наказів, реєстраційних і контрольних картках, штампах для реєстрації вхідних документів, резолюціях, візах, написах "До справи" та інших документах внутрішнього характеру.

Всі службові позначення на документі, пов'язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.

2.3.7. Погодження документів. Погодження є способом попереднього розгляду і оцінки проекту документа.

Погодження повинно забезпечити правильне і всебічне вирішення питань: про якість підготовленого документа, його доцільність, своєчасність, економічну і науково-технічну обгрунтованість змісту; про відповідність документа чинному законодавству і правовим актам, що визначають компетенцію установи, яка прийняла документ.

Погодження може здійснюватись в апараті Держалкогольтютюну із структурними підрозділами і службовими особами, а також з іншими організаціями.

Внутрішнє погодження документа провадять у такій послідовності: із підрозділами Держалкогольтютюну, юристом і редактором, із заступниками Голови Держалкогольтютюну, які відають питаннями, що порушуються в проекті документа.

Формою внутрішнього погодження проекту документа є візування.

Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. При необхідності зазначають найменування посади цієї особи.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у підрозділах Держалкогольтютюну.

Наприклад:

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші. У цьому випадку віза може мати таку форму:

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється візою, грифом погодження, довідкою погодження або протоколом обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

Гриф погодження включає в себе такі елементи: слово ПОГОДЖЕНО, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, з якою документ погоджується, дату погодження.

Наприклад:

Позначки про внутрішнє і зовнішнє погодження (віза або гриф) проставляються на останньому аркуші документа нижче підпису або на окремому аркуші погодження за встановленою формою.

У разі, коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою:

2.3.8. Засвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх зміст і законність. Основними способами засвідчення документів є підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис - обов'язковий реквізит кожного документа.

Відповідно до Положення про Держалкогольтютюн право ведення листування із службових питань і підписання документів надається Голові Держалкогольтютюну, заступникам Голови Держалкогольтютюну, начальнику Управління адміністративно-господарського забезпечення, начальникам управлінь.

Телеграми підписують Голова Держалкогольтютюну і його заступники.

Документи, що надсилаються на розгляд до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, підписуються Міністром фінансів України, його заступниками, Головою Держалкогольтютюну. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

Зміст документів, підготовлених за підписом Голови Держалкогольтютюну і його заступників, викладається від імені Держалкогольтютюну, за підписом начальників підрозділів і їх заступників - від імені підрозділу.

При тимчасовій відсутності службової особи, якій надається право підписувати документи, ці документи підписує особа, яка тимчасово її заміщає.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо вирішувані при цьому питання не виходять за межі їх повноважень.

У відповідях на будь-які запити або документи необхідно обов'язково посилатися на їх вихідний номер і дату. Документи, як правило, мають один підпис.

Підписи двох службових осіб проставляються на документах колегіальних органів, наприклад, протоколи засідань колегії Держалкогольтютюну підписують Голова Держалкогольтютюну і секретар колегії.

Два підписи або більше проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (наприклад: акти, фінансові документи, документи, що виходять від кількох установ).

До складу підпису входить найменування посади особи, яка підписала документ (повне, коли документ складено не на бланку і скорочене - на документах, складених на бланках), особистий підпис і його розшифрування, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька службових осіб, їх підписи розміщають один під одним у послідовності, що відповідає посаді, причому, найменування посад розділяють двома - чотирма міжрядковими інтервалами, наприклад:

Якщо документ повинні підписувати кілька осіб, що займають однакові посади, то їх підписи розміщають на одному рівні, наприклад:

При підписанні документів, складених комісією, зазначають не посади осіб, які склали документ, а обов'язки в складі комісії, наприклад:

Затвердження - особливий спосіб засвідчення документа. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з часу його затвердження (якщо інше не передбачено чинним законодавством).

Затверджуються, як правило, такі види документів: положення (про підрозділи Міністерства, дорадчі органи та ін.), статути підвідомчих організацій, звіти і баланси, структура і штатні розписи, акти контрольно-ревізійного характеру, акти приймання в експлуатацію закінчених будівництвом або реконструкцією будівель і споруд, акти приймання і передачі справ, окремі види протоколів тощо.

Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням наказу. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Елементами грифа затвердження є: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщається у правому верхньому куті документа і має таку форму:

При затвердженні документа правовим актом на документі проставляється гриф за формою:

Якщо документ потребує і затвердження, і погодження, то грифи розміщуються так:

Документи, що вимагають особливого засвідчення їх справжності, скріплюються печаткою.

Гербовою печаткою засвідчуються підписи Голови Держалкогольтютюну та його заступників - у межах визначеної компетенції.

Крім того, застосування печатки необхідно у всіх випадках засвідчення прав фізичних і юридичних осіб, установлення фактів, пов'язаних з витрачанням коштів і матеріальних цінностей, а також на положеннях (статутах) підвідомчих організацій, дорученнях, договорах, посвідченнях.

Печатка ставиться також на довідках, що підтверджують факти, пов'язані з трудовою діяльністю громадян (про місце роботи, заробітну плату тощо).

На копіях нормативних актів (накази, розпорядження Держалкогольтютюну), що надсилаються у підрозділи та в інші установи, ставиться печатка Управління адміністративно-господарського забезпечення.

2.3.9. Оформлення копій документів. Копія документа - відтворення всіх реквізитів документа - виготовляється і видається в інші організації і установи з дозволу керівництва або начальників управлінь Держалкогольтютюну.

В Держалкогольтютюні можуть засвідчуватися копії тільки тих документів, які складаються безпосередньо в апараті Держалкогольтютюну. Разом з тим, при вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, при задоволенні їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів і свідоцтв про одержану освіту та ін.).

Копія документа, розробленого в Держалкогольтютюні, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналу.

На першому аркуші у верхньому правому куті лицьового боку копії документа ставиться позначка "копія".

Засвідчувальний напис складається за формою: слово "Згідно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчила копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії проставляється нижче реквізиту "Найменування посади", наприклад:

При пересиланні копії в інші установи або видачі на руки окремим особам вона завіряється працівником підрозділу, що видав копію та засвідчується печаткою Управління адміністративно-господарського забезпечення.

Під час оформлення копій документа, що стосується особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться позначка, кому і коли вона видана.

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

На копіях вихідних документів, що лишаються у справі, мають бути розшифровані візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Розмножені примірники наказів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчуються печаткою Управління адміністративно-господарського забезпечення.

При засвідченні копії документа печаткою її слід проставляти перед реквізитом "підпис" так, щоб вона захопила частину найменування посади особи, яка підписала документ, наприклад:

2.3.10. Оформлення додатків до документів. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються відповідними нормативними документами;

додатки, що пояснюють чи доповнюють зміст основного документа.

Додатки повинні мати всі необхідні для документа елементи (найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, позначки про погодження, затвердження).

Додатки до розпорядчого документа мають у верхньому правому куті першого аркуша позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, дати і номера за формою:

При наявності кількох додатків до розпорядчого документа на них проставляється порядковий номер: Додаток 1, Додаток 2. Якщо додаток має продовження, то на другій, третій... сторінках пишеться: Продовження додатка 1, Продовження додатка 2 тощо.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись (візуватись) керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Наявність додатків вказується в основному або супровідному документі після його тексту (але вище підпису) із зазначенням назви, кількості аркушів і примірників, що додаються.

Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: на " " арк. в " " примірниках.

Якщо документ має додатки, не названі у тексті, то їх найменування необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості примірників, наприклад:

Додатки:

1. Проект постанови Кабінету Міністрів України на 3 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка на 1 арк. в 1 прим. та дискета.

3. Довідка про погодження на 1 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то позначка про наявність додатка має таку форму:

Додаток: лист Держкомстату України від 10.05.97 N 4/133 і додаток до нього, всього на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Кількість аркушів у зброшурованих додатках (книги, брошури) не зазначається.

2.3.11. Позначки про надходження і виконання документів.

Проходження документа супроводжується відповідними позначками:

про надходження (реєстрацію) документа - проставляється штамп;

про контроль документа - проставляється штамп "Контроль";

про виконання документа - даються вказівки у формі резолюції керівництва або підрозділів Держалкогольтютюну.

про направлення виконаного документа до справи - проставляється штамп на нижньому полі першого аркуша документа, який містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ про виконання), слово "До справи N _____", в яку має бути підшито документ, дату направлення документа в справу, підпис виконавця, наприклад:

До справи N 11 - 33.

Питання вирішено 06.05.97 із заступником Міністра інформатики Іванченком І.А.

Позначка "До справи N _____" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Кожний документ повинен мати позначку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця (укладача) і номер його службового телефону проставляються у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа.

Наприклад:

Петров

293-40-01

2.4. Порядок підготовки і оформлення проектів законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України

2.4.1. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України (далі - проекти рішень) вносяться до Кабінету Міністрів України разом із супровідним листом за підписом Міністра фінансів України, а в разі його відсутності - особою, що його заміщає та завізовані Головою Держалкогольтютюну, до яких додається копія проекту, виконана в електронному вигляді (комп'ютерний файл).

При узгодженні проектів рішень їх візують керівники вказаних органів і організацій, а в разі їх відсутності - особи, які їх заміщають.

2.4.2. Проекти рішень подаються до Кабінету Міністрів України разом з пояснювальною запискою, в якій даються необхідні обгрунтування і прогнози очікуваних соціально-економічних та інших наслідків їх реалізації.

2.4.3. Проекти рішень підлягають обов'язковому узгодженню із заінтересованими міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, громадськими та іншими організаціями, а проекти рішень нормативного характеру - з Мін'юстом України.

Узгодження проектів рішень на всіх стадіях їх розробки забезпечується в першочерговому порядку.

За наявності розбіжностей щодо проекту підрозділ Держалкогольтютюну, який його готує, і відповідний заступник Голови Держалкогольтютюну зобов'язані провести обговорення із заінтересованими сторонами з метою пошуку взаємоприйнятного рішення. Якщо такого рішення не знайдено, то проект візується із зауваженнями, зміст яких надається в окремій довідці, яка разом з переліком розбіжностей і оригіналом зауважень додається до супровідного листа за підписом відповідного керівника.

2.4.4. Проекти рішень всебічно обгрунтовуються, редагуються, погоджуються з відповідними підрозділами Держалкогольтютюну, візуються юристом і редактором.

2.4.5. Голова Держалкогольтютюну, керівники заінтересованих міністерств та відомств візують проекти на лицьовому боці останньої сторінки першого примірника або на аркуші погодження встановленої форми. Віза заступників Голови Держалкогольтютюну, начальників підрозділів, юристів і редактора ставиться на лицьовому боці останньої сторінки другого примірника.

Особи, які візують документи, повинні розписуватись розбірливо і проставляти дату візування (з обов'язковою розшифровкою віз).

2.4.6. Проекти рішень повинні відповідати чинному законодавству, в них необхідно точно зазначати найменування міністерств, відомств, організацій, населених пунктів.

2.4.7. У текстах проектів постанов Кабінету Міністрів України пишуться повні найменування міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а в проектах розпоряджень, додатках до проектів постанов і розпоряджень - скорочені (якщо вони передбачені).

2.4.8. Додатки до проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України візують: на першому примірнику - заступник Голови Держалкогольтютюну, на другому - начальник підрозділу або його заступник, виконавець та редактор.

2.4.9. Проекти рішень друкуються на одному боці аркуша паперу формату А4 за формами, які встановлює Кабінет Міністрів України.

2.5. Підготовка та оформлення матеріалів до засідань колегії Держалкогольтютюну

2.5.1. Засідання колегії Держалкогольтютюну проводяться відповідно до розробленого і затвердженого наказом Держалкогольтютюну плану та в міру необхідності.

У плані проведення засідань колегії зазначаються питання, назви підрозділів, міністерств і відомств, які готують матеріали, термін подання і дата їх розгляд, прізвище, ініціали та посади доповідачів.

2.5.2. З метою своєчасної розробки плану проведення засідань колегії начальники підрозділів і керівники підвідомчих управлінь систематично готують за встановленою формою і за місяць до кінця поточного кварталу подають до секретаріату колегії (у двох примірниках) перелік питань, які доцільно внести на розгляд колегії Держалкогольтютюну у наступному кварталі, завізований начальником підрозділу та відповідним заступником Голови Держалкогольтютюну.

2.5.3. Матеріали на розгляд колегії подають підрозділи у друкованому вигляді не пізніше ніж за сім днів до дня засідання.

Ці матеріали обов'язково містять:

доповідну записку, адресовану колегії Держалкогольтютюну, у якій обгрунтовано викладено питання, з висновками і пропозиціями. Обсяг записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок (без урахування додатків). Доповідну записку підписує начальник підрозділу, відповідальний за підготовку даного питання, та візує відповідний заступник Голови Держалкогольтютюну на першій сторінці у лівому верхньому куті з написом "На колегію". У кінці доповідної записки зазначається прізвище та номер телефону виконавця;

проект протокольного рішення (у випадку потреби - проект наказу) з питання, що подається на розгляд, з візами на першому примірнику відповідного начальника підрозділу та заступника Голови, які відповідають за підготовку цього питання;

довідку про погодження проекту протокольного рішення із заінтересованими міністерствами, відомствами, організаціями і підрозділами Держалкогольтютюну (у разі необхідності);

список осіб, які запрошуються на засідання колегії для участі у розгляді питання, від Держалкогольтютюну - із зазначенням прізвища та ініціалів (в алфавітному порядку), а від інших міністерств, відомств і організацій - прізвища, імені та по батькові, посади, поштової адреси організації і службового телефону. Список осіб подається за підписом начальника підрозділу, відповідального за підготовку питання, та погоджується з відповідним заступником Голови Держалкогольтютюну.

2.5.4. Про кожне засідання колегії Держалкогольтютюну складається протокол.

2.5.5. Матеріали, підготовлені до засідання колегії (порядок денний, проекти протокольних рішень, доповідні записки, довідки, списки запрошених осіб), зберігаються у секретаріаті колегії Держалкогольтютюну кожного засідання в окремій папці.

2.5.6. При проведенні закритих засідань колегії Держалкогольтютюну (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення протокольних рішень, що приймаються, здійснюються з дотриманням встановлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

2.5.7. Після засідань колегії відповідальні за підготовку питання начальники підрозділів, керівники підвідомчих організацій в обов'язковому порядку беруть участь у доопрацюванні протокольних рішень засідань колегії з питань, які були подані ними на розгляд колегії.

2.5.8. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку матеріалів до засідань колегії покладається особисто на заступників Голови Держалкогольтютюну, начальників відповідних підрозділів та керівників підвідомчих організацій, зазначених у плані проведення засідань колегії.

2.5.9. Секретаріат колегії здійснює контроль за своєчасним поданням усіх необхідних матеріалів до засідань відповідно до плану проведення засідань колегії, перевіряє наявність і правильність їх оформлення.

При порушенні встановленого порядку підготовки матеріалів до засідань секретаріат колегії Держалкогольтютюну повертає матеріали на доопрацювання та у разі необхідності доповідає Голові.

2.6. Стенографування матеріалів

2.6.1. Виконується стенографування матеріалів тільки службового характеру.

2.6.2. Секретар колегії обслуговує засідання колегії Держалкогольтютюну, а у разі необхідності - засідання робочих та інших нарад, які проводить Голова Держалкогольтютюну.

2.6.3. Перший примірник стенограм зберігається у секретаря колегії Держалкогольтютюну.

2.6.4. Секретар веде облік усіх виконаних стенографічних робіт у спеціальному журналі, в якому записується, кому і коли передано стенограму, її обсяг.

2.7. Порядок друкування документів

2.7.1. У підрозділах Держалкогольтютюну друкуються документи тільки службового характеру.

2.7.2. Керівник підрозділу організовує друкування документів у порядку їх надходження, в першу чергу друкуються термінові документи на виконання контрольних доручень.

2.7.3. Надрукований текст перевіряють виконавці. Виправлення тексту допускається тільки друкарським способом (без помарок).

2.7.4. Тиражі великої кількості розмножуються на копіювально-розмножувальних апаратах.

2.7.5. Вимоги до документів, що виготовляються друкарським способом, викладені в додатку 3.

2.8. Порядок розмноження документів на копіювально-розмножувальних машинах

2.8.1. На копіювально-розмножувальних машинах розмножуються тільки документи, що безпосередньо стосуються службової діяльності. Службові документи (накази, протоколи, доповіді, інструкції, положення, довідки, листи тощо), що розробляються у підрозділах і підлягають розмноженню, повинні бути ретельно підготовлені, відредаговані, надруковані з використанням якісної красильної стрічки такої насиченості, яка забезпечує відтворення документа на розмножувальних апаратах.

2.8.2. Порядок розмноження законів України, постанов Верховної Ради України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень, протокольних рішень Кабінету Міністрів України, необхідних для використання в роботі документів з грифом "Для службового користування" визначається начальником Управління адміністративно-господарського забезпечення.

2.8.6. Порядок розмноження конфіденційних документів визначається Головою Держалкогольтютюну.

3.1. Загальні правила організації документообігу

3.1.1. Рух документів з часу їх одержання або складання до завершення виконання або відправлення формує документообіг Держалкогольтютюну.

3.1.2. Організація документообігу має відповідати таким вимогам: у процесі проходження і обробки основних категорій документів слід домагатися оперативності, цілеспрямованості, максимальної одноманітності;

інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю, потрібно вилучати, максимально обмежувати зворотні переміщення документів (додаток 4).

3.2. Порядок проходження та виконання вхідних документів

3.2.1. Приймання і початкова обробка кореспонденції, що надходить у Держалкогольтютюн, проводиться тільки відділом організаційно-господарського забезпечення. На документах, отриманих через комп'ютерну мережу, електронну пошту, зверху, з правової сторони титульного листа проставляється дата і час отримання документа, підпис начальника відділу або особи, яка отримала документ.

Наприклад:

Працівникам Держалкогольтютюну, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати кореспонденцію від представників міністерств, відомств, регіонів та інших організацій.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється. Початкова обробка кореспонденції, що надходить, полягає в перевірці правильності доставки і цілості вкладень, фіксації факту надходження документів і підготовці кореспонденції до передачі за призначенням.

3.2.2. Всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", розкриваються. При розкритті конвертів перевіряється їх цілість, наявність вкладених у них документів. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них, невідповідності номера на конверті номеру документа загальним відділом повідомляється відправнику. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені) і надіслані не за призначенням документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. Конверти, в яких надійшли службові документи, знищуються, за винятком випадків, коли на документах немає дати і адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою одержання, і поштові штемпелі є доказом часу відправлення та одержання кореспонденції. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, листів, заяв і скарг громадян.

На всіх вхідних документах на нижньому полі першого аркуша документа у правому куті проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт одержання документа в Держалкогольтютюні.

3.2.3. Документи, які не реєструються (додаток 5), а також документи з позначкою "особисто" передаються за призначенням.

3.2.4. Всі документи, що надходять у Держалкогольтютюн, підлягають попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюють працівники відділу організаційно-господарського забезпечення. Мета попереднього розгляду документів - розподілення їх між Головою Держалкогольтютюну - його заступниками і підрозділами відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Керівництву передаються на розгляд такі матеріали: