АДМІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 10.01.2013 № 7 |
Про затвердження Порядку ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України
Відповідно до Закону України "Про Державну службу спеціального зв'язку та захисту інформації", Положення про Адміністрацію Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації, затвердженого Указом Президента України від 30 червня 2011 року № 717, з метою приведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України у відповідність із чинним законодавством та визначення порядку взаємодії структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Порядок), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України забезпечити дотримання вимог Порядку.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
| Голова Служби | Г.А. Резнікова |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Адміністрації Державної
служби спеціального зв’язку та
захисту інформації України
____ _______ 201_ року № 7____
Порядок
ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України
І. Загальні положення
1.1. Порядок ведення договірної роботи в Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України (далі – Порядок) розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, законодавства про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, інших нормативно-правових актів та визначає загальні засади організації роботи з укладання, реєстрації, виконання договорів і контролю за їх виконанням, зберігання та ведення реєстру договорів у Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації України.
1.2. У Порядку поняття вживаються у такому значенні:
контрагент – юридична чи фізична особа, з якою укладається договір;
ініціативний підрозділ – структурний підрозділ Адміністрації Держспецзв’язку, регіонального органу, територіального підрозділу, закладу та установи Держспецзв’язку, до компетенції якого належать питання, що становлять предмет договору, або за дорученням Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) інший структурний підрозділ, який супроводжує договір з моменту підготовки його проекту до повного виконання;
підрозділ Держспецзв’язку – регіональний орган, територіальний підрозділ, заклад та установа Держспецзв’язку;
підрозділ фінансового забезпечення – Фінансово-економічний департамент Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або передбачена штатним розписом посадова особа, на яку покладається завдання щодо фінансово-економічного забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку;
юридичний підрозділ – Юридичне управління Адміністрації Держспецзв’язку, структурний підрозділ або передбачена штатним розписом посадова особа, на яку покладається завдання щодо правового забезпечення діяльності підрозділу Держспецзв’язку.
1.3. До договірної роботи належить:
підготовка та оформлення документів, потрібних для укладання договору;
підготовка проекту договору або розгляд проекту договору, що надійшов від контрагента;
погодження проекту договору із заінтересованими підрозділами та подання його на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку);
реєстрація та зберігання договорів;
виконання договірних зобов'язань;
контроль за виконанням договорів;
аналіз та узагальнення практики укладання договорів, підготовка висновків і пропозицій щодо її вдосконалення.
1.4. Договори про закупівлю, на які поширюється дія Закону України "Про здійснення державних закупівель" (далі – Закон), укладаються відповідно до цього Порядку з урахуванням вимог Закону.
Зміст такого договору визначається на основі Типового договору про закупівлю товарів (робіт або послуг) за державні кошти та Інструкції щодо його заповнення, затверджених наказом Міністерства економіки України від 27.07.2010 № 925, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 10.08.2010 за № 655/17950.
1.5. Укладання та виконання договорів здійснюються відповідно до цього Порядку з урахуванням вимог:
постанови Кабінету Міністрів України від 25.08.2004 № 1084 "Про затвердження Порядку формування і виконання замовлення на проведення наукових досліджень і розробок, проектних та конструкторських робіт за рахунок коштів державного бюджету";
постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2006 № 1404 "Питання попередньої оплати товарів";
постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.2011 № 464 "Питання державного оборонного замовлення".
1.6. Дія цього Порядку не поширюється на договори Держспецзв’язку, в яких Адміністрація Держспецзв’язку та підрозділи Держспецзв’язку виступають як виконавці, постачальники чи надавачі послуг.
1.7. Договори, що містять фінансові зобов'язання Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), укладаються на строк до кінця поточного бюджетного року, але у будь-якому разі до повного виконання взятих за договором зобов'язань у частині проведення розрахунків за поставлений товар (виконані роботи, отримані послуги).
У випадках, передбачених законодавством, договори можуть укладатися на строк, що перевищує тривалість бюджетного року.
1.8. Договори, що містять фінансові зобов’язання, укладаються в межах коштів, які передбачені та затверджені кошторисом на відповідний бюджетний рік.
ІІ. Розробка та опрацювання проектів договорів
2.1. Для укладення договору щодо закупівлі товарів, робіт і послуг, вартість предмета закупівлі яких є нижчою від вартості, яка потребує згідно із Законом проведення процедур конкурсних торгів, ініціативним підрозділом проводиться маркетингове дослідження шляхом порівняння не менш як трьох комерційних пропозицій, отриманих з будь-яких доступних джерел (засоби масової інформації, Інтернет тощо).
2.2. Маркетингове дослідження проводиться на підставі річного плану закупівель підрозділу Держспецзв’язку і додатків до нього.
Маркетингове дослідження складається з таких етапів:
дослідження інформаційних матеріалів органів державної статистики про результати статистичних спостережень ринку товарів (робіт, послуг);
вибір контрагентів з урахуванням даних статистичних спостережень органів державної статистики;
аналіз пропозицій постачальників про предмет закупівлі (пропозиції про предмет закупівлі узагальнюються не менше ніж від трьох контрагентів).
За результатами маркетингового дослідження в довільній формі складається маркетингова довідка на ім’я Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або його заступника згідно із розподілом функціональних обов’язків, у якій зазначаються результати маркетингового дослідження та пропозиції щодо укладання договору.
2.3. Проект договору розробляється (готується), або у разі надходження такого проекту від контрагента – розглядається ініціативним підрозділом.
Ініціативний підрозділ проводить попередню перевірку умов проекту договору, копій статутних документів контрагента та готує проект договору. У разі отримання проекту договору від контрагента ініціативний підрозділ розглядає умови проекту договору, його економічну ефективність і доцільність.
2.4. Розбіжності, що виникають між сторонами під час укладання договору, розглядаються ініціативним підрозділом у передбаченому законодавством порядку із залученням у разі потреби відповідних структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).
2.5. Проект договору має містити істотні умови, обов’язкові для договорів цього виду, а також усі ті умови, які не суперечать законодавству і щодо яких за заявою однієї зі сторін має бути досягнуто згоди, зокрема:
найменування сторін;
дата і місце укладання договору;
предмет договору (найменування товарів, робіт, послуг), характер виконуваної роботи (послуг, що надаються), їх відповідність науковим, технічним, соціальним, економічним та іншим вимогам (із зазначенням КЕКВ, КПКВК, а також ДК 016-2010 та/або ДК 015-97);
якість товарів, робіт чи послуг, кількість продукції, гарантійний термін;
ціна договору (вартість товарів, робіт, послуг);
порядок розрахунків;
порядок (у тому числі початок і строк) виконання, здавання та приймання робіт (надання послуг);
права та обов’язки сторін за договором;
відповідальність сторін;
обставини непереборної сили;
порядок врегулювання спорів;
строк дії договору;
додатки до договору;
місцезнаходження та банківські реквізити сторін.
Крім цього, проект договору має містити умову про здійснення оплати за товари (роботи, послуги) після надходження з Державного бюджету України на реєстраційний рахунок коштів на цілі, визначені договором, і передбачати можливість зменшення обсягів закупівлі залежно від зменшення обсягів фінансування.
2.6. До проекту договору додаються засвідчені в установленому законодавством порядку копії документів, що підтверджують юридичний і податковий статуси контрагента та повноваження його посадових осіб на підписання договору, а саме:
свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта підприємницької діяльності (у разі потреби);
установчих документів контрагента (у разі потреби);
довідки про взяття на облік платника податку та свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (у разі потреби);
дозволу або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством;
документа, який підтверджує повноваження посадових осіб контрагента на підписання договору.
2.7. Керівник ініціативного підрозділу візує кожен аркуш всіх примірників проекту договору, а також додатки до нього та передає проект на погодження до інших заінтересованих структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).
До примірника проекту договору, що передається на погодження, додається вся пов'язана з ним документація.
2.8. Ініціативний підрозділ обов’язково погоджує проект договору з юридичним підрозділом, підрозділом фінансового забезпечення, Відділом з питань запобігання та виявлення корупції Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою з питань запобігання та виявлення корупції підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), Департаментом логістики Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою підрозділу Держспецзв’язку, що відповідає за формування Річного плану закупівель), відповідальним виконавцем бюджетної програми в Адміністрації Держспецзв’язку (лише для договорів Адміністрації Держспецзв’язку), Управлінням внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), посадовою особою Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку, якщо це передбачено штатним розписом підрозділу Держспецзв’язку), яка відповідає за граматичне і стилістичне оформлення проектів документів.
У разі потреби такий проект договору погоджується іншими заінтересованими структурними підрозділами Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).
2.9. Опрацювання та погодження проектів договорів проводиться у такій послідовності:
а) ініціативним підрозділом у частині:
визначення необхідності, підстав для укладення договору та вартості предмета закупівлі з точки зору економічної ефективності та доцільності;
перевірки статутних документів контрагентів;
проведення маркетингового дослідження та підготовки проекту договору разом із маркетинговою довідкою;
відповідності умов договору змісту пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (у тому числі за одиницю товару) переможця процедури закупівлі - щодо договорів, що укладаються відповідно до Закону;
обґрунтованості цін - щодо договорів, що укладаються відповідно до Закону;
б) посадовою особою Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), яка відповідає за граматичне і стилістичне оформлення проектів документів, у частині відповідного оформлення проекту договору;
в) відповідальним виконавцем бюджетної програми в Адміністрації Держспецзв’язку у частині відповідності проекту договору бюджетній програмі;
г) Департаментом логістики Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою підрозділу Держспецзв’язку, що відповідає за формування річного плану закупівель) у частині відповідності річному плану державних закупівель і додаткам до нього;
ґ) підрозділом фінансового забезпечення за наявності віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку (крім візи керівника юридичного підрозділу), у частині:
відповідності видатків Річному плану закупівель, додатку до нього та кошторисним призначенням;
наявності та достатності бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, а у випадку укладання договору в межах спеціального фонду - наявності та достатності відповідних фактичних надходжень спеціального фонду кошторису з урахуванням потреби в забезпеченні виконання пріоритетних заходів поточного бюджетного року;
правильності розрахунку ПДВ;
правильності реквізитів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку);
відповідності порядку здійснення оплати за договором нормативно-правовим актам, що регулюють бюджетні відносини.
У разі надходження проекту договору без віз керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку (крім віз керівників Управління внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурного підрозділу/посадової особи внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку), юридичного підрозділу), підрозділ фінансового забезпечення повертає проект договору ініціативному підрозділу без опрацювання;
д) Управлінням внутрішнього аудиту Адміністрації Держспецзв’язку (структурним підрозділом/посадовою особою внутрішнього аудиту підрозділу Держспецзв’язку) у частині правильності розрахунків і застосування норм, розцінок, коефіцієнтів у проекті договору, додатках до нього (протоколи погодження договірної ціни, калькуляції, специфікації тощо) та матеріалах маркетингового дослідження;
е) юридичним підрозділом за наявності віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку, у частині:
відповідності вимогам законодавства;
наявності у проекті договору способів забезпечення виконання умов договору та визначення в договорі санкцій щодо неналежного (неякісного, несвоєчасного) виконання умов договору.
У разі надходження проекту договору без віз погодження керівників структурних підрозділів/посадових осіб Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), визначених у пункті 2.8 цього Порядку, юридичний підрозділ повертає проект договору ініціативному підрозділу без опрацювання.
2.10. У разі наявності пропозицій і зауважень до проекту договору структурні підрозділи/посадові особи Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), які здійснюють погодження, повертають проект договору на доопрацювання до ініціативного підрозділу з викладеними у письмовому вигляді пропозиціями і зауваженнями, не візуючи проект договору.
У ході опрацювання (розгляду) проекту договору структурні підрозділи/посадові особи Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), які здійснюють погодження, мають право в установленому порядку отримувати від інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) додаткові матеріали й консультації, що стосуються предмета договору та інших його умов.
2.11. Погодження проекту договору здійснюється в строк, що не перевищує трьох робочих днів з дати отримання проекту договору, шляхом проставляння візи відповідним керівником на лицьовому боці останнього аркуша одного з примірників проекту договору або на зворотному боці останнього аркуша проекту договору, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша договору недостатньо. В окремих випадках за погодженням з ініціативним підрозділом строк погодження проекту договору може бути продовжено.
Візи щодо погодження проекту договору повинні складатися з особистого підпису, ініціалів і прізвища посадової особи, яка візує проект договору, та дати візування.
2.12. Після погодження проекту договору структурними підрозділами/посадовими особами Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) він візується заступником Голови Держспецзв’язку (заступником керівника підрозділу Держспецзв’язку), згідно із розподілом функціональних обов’язків.
ІІІ. Укладання, реєстрація, контроль за виконанням і зберіганням договору
3.1. Після погодження із дотриманням встановленої цим Порядком процедури завізований заступником Голови Держспецзв’язку (заступником керівника підрозділу Держспецзв’язку) згідно із розподілом функціональних обов’язків проект договору подається ініціативним підрозділом на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку) або одному із його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень).
3.2. Зміни до договору можуть вноситися шляхом укладення додаткових договорів (угод) як з ініціативи Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), так і з ініціативи контрагента. Погодження та підписання додаткового договору (угоди) здійснюються в тому самому порядку, що й основного договору.
3.3. Для виконання договору, предметом якого є роботи чи послуги, строк виконання яких перевищує один фінансовий рік, щороку після затвердження кошторису укладається додатковий договір (угода). У межах додаткового договору (угоди) визначається вартість договору на новий бюджетний період і можуть уточнюватися обсяги робіт, терміни їх виконання, порядок фінансування тощо.
3.4. Оригінальні примірники укладеного договору фінансового характеру ініціативний підрозділ в одноденний строк з моменту підписання сторонами подає до підрозділу фінансового забезпечення для реєстрації в журналі обліку договорів за формою згідно із додатком 1 до цього Порядку із зазначенням дати і присвоєнням номера реєстрації на всіх примірниках договору. Другий оригінальний примірник договору передається контрагенту.
Додаткові договори (угоди) про внесення змін і доповнень до укладених договорів реєструються із присвоєнням номерів раніше зареєстрованих договорів і через дріб порядкового номера такого додаткового договору (угоди).
У разі подання на реєстрацію примірників договору, додаткового договору (угоди) із присвоєними реєстраційними номерами контрагентів номер реєстрації в Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділі Держспецзв’язку) проставляється через дріб.
Реєстр договорів передбачає такі відомості:
порядковий номер;
дата реєстрації договору;
реєстраційний номер договору;
найменування контрагента;
код за ЄДРПОУ контрагента за договором;
предмет договору;
сума зобов’язання за договором та фонд бюджету (загальний чи спеціальний) Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку), з якого здійснюється оплата за договором;
термін дії договору;
код програмної класифікації видатків і кредитів (КПКВК), за яким здійснюється фінансова операція;
код економічної класифікації видатків (КЕКВ), за яким здійснюються видатки;
примітка – додаткова інформація щодо виконання договору, його доповнення чи пролонгації, дебіторської чи кредиторської заборгованості, оплати за договором тощо.
Журнал обліку договорів має бути прошнурованим, пронумерованим і скріпленим печаткою.
Оригінальні примірники договорів нефінансового характеру реєструються в ініціативному підрозділі відповідно до вимог, передбачених для договорів фінансового характеру.
3.5. Реєстр договорів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) фінансового характеру веде підрозділ фінансового забезпечення.
Оригінальні примірники договорів фінансового характеру з додатками зберігаються у підрозділі фінансового забезпечення. Оригінальні примірники додаткових договорів (угод) про внесення змін до укладеного договору з додатками зберігаються разом із цим договором.
В ініціативному підрозділі зберігаються оригінальні примірники договорів нефінансового характеру, копії договорів фінансового характеру, документів маркетингового дослідження та інші документи, зазначені у пункті 2.6 цього Порядку.
3.6. Контроль за виконанням умов договору здійснює керівник ініціативного підрозділу.
3.7. Для забезпечення процедури укладення договору та здійснення контролю за його виконанням (цінами, строками та якістю виконання) керівник ініціативного підрозділу визначає відповідальну особу, ознайомлює її з вимогами цього Порядку, а також з її обов’язками, до яких належать:
забезпечення виконання процедур укладення договору згідно з вимогами цього Порядку;
ведення договірної справи за кожним договором, до якої долучаються оригінальний примірник договору нефінансового характеру або копія договору фінансового характеру, документи маркетингового дослідження та інші документи, зазначені у пункті 2.6 цього Порядку;
забезпечення листування з контрагентом за договором з питань порядку та умов укладення і виконання договору;
контроль за строками та кількістю, якістю, вартістю постачання товарів, виконання робіт, одержання (надання) послуг;
складання (оформлення) актів приймання-передавання виконання робіт, отримання товару та послуг відповідно до вимог цього Порядку і своєчасне їх передавання до підрозділу фінансового забезпечення для оплати;
проведення заходів щодо своєчасного забезпечення обліку поставлених товарів (виконаних робіт, наданих послуг);
підготовка службової записки щодо повернення (або відмови у поверненні) виконавцю коштів, отриманих як забезпечення виконання договору;
підготовка претензій у разі неналежного виконання умов договору;
підготовка відповідей на претензії, що пред'явлені до Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку);
отримання від контрагента звітних матеріалів щодо договору та перевірка їх відповідності укладеному договору і відповідним законодавчим і нормативно-правовим актам;
здійснення контролю за термінами виконання договору та термінами передання до Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку) звітних матеріалів відповідно до договору;
у разі поетапного виконання умов договору – участь у складанні акта приймання-передавання кожного етапу виконання договору, проведення аналізу виконаної впродовж етапу роботи і в разі потреби – підготовка висновків про недоцільність її продовження або оплати;
підготовка та надання на вимогу керівництва підрозділу Держспецзв’язку інформації щодо стану виконання умов договору;
проведення оцінки результатів виконаного договору;
підготовка (у разі потреби) змін (додаткових угод) до договору відповідно до вимог цього Порядку.
Крім цього, керівник ініціативного підрозділу визначає матеріально відповідальну особу за приймання товарів, робіт і послуг.
3.8. У разі звільнення зі служби посадової особи, відповідальної за здійснення контролю за виконанням відповідних договорів, керівник ініціативного підрозділу визначає іншу посадову особу для виконання функцій особи, відповідальної за здійснення контролю за виконанням відповідних договорів, із покладанням на неї обов’язків відповідно до пункту 3.7 цього Порядку.
ІV. Фінансування та розрахунки за договором
4.1. Фінансування договорів здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету України, розпорядником яких є Адміністрація Держспецзв’язку (підрозділи Держспецзв’язку).
4.2. Підставою для фінансування договору є укладений договір, рахунки, акти приймання-передавання або інші документи за згодою сторін, якщо це не суперечить вимогам законодавства.
4.3. Оплата за договором проводиться у строк і на умовах, визначених у ньому. Своєчасна та повна оплата договору, нарахування штрафних санкцій забезпечуються підрозділом фінансового забезпечення. У разі затримки бюджетного фінансування підрозділ фінансового забезпечення письмово доводить до відома Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) інформацію про загрозу порушення виконання договірних зобов’язань.
4.4. Фінансування договору здійснюється за такими схемами:
1) попередня оплата у випадках, визначених законодавством;
2) оплата за результатами виконання договору;
3) поетапна оплата за результатами виконання окремих етапів, передбачених календарним планом.
Конкретна схема фінансування визначається в договорі, враховуючи вимоги законодавства.
4.5. Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором ініціативний підрозділ подає до підрозділу фінансового забезпечення:
у разі попередньої оплати згідно з умовами договору – доповідну записку щодо необхідності здійснення такої оплати за формою згідно із додатком 2 до цього Порядку, з резолюцією Голови Держспецзв’язку (керівника підрозділу Держспецзв’язку) або його заступника (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) "До сплати" не пізніше ніж за два робочі дні до закінчення строку для попередньої оплати відповідно до договору, але не пізніше ніж за два робочі дні до кінця місяця;
після поставки товару, виконання робіт чи надання послуг – завізовані в обов’язковому порядку керівником ініціативного підрозділу та підписані Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або його заступником (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) акти приймання-передавання або інші документи, що підтверджують поставку товарів, виконання робіт чи надання послуг протягом одного робочого дня та не пізніше ніж за два робочі дні до кінця місяця.
4.6. Після виконання сторонами зобов'язань за договором підрозділ фінансового забезпечення проводить взаємне звіряння розрахунків з контрагентом за договором зі складанням акта звіряння розрахунків за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку.
Кількість оригінальних примірників акта звіряння розрахунків має відповідати кількості сторін. Усі оригінальні примірники акта звіряння підписуються керівником підрозділу фінансового забезпечення та подаються на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку) або його заступнику (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень). Один примірник акта звіряння після підписання сторонами долучається до оригінального примірника відповідного договору, а інші надсилаються контрагентам. Копія акта звіряння долучається до справи відповідного договору в ініціативному підрозділі.
4.7. Датою виконання зобов’язань за договором є дата підписання (затвердження) Головою Держспецзв’язку (керівником підрозділу Держспецзв’язку) або його заступником (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) акта приймання-передавання товарів, робіт або послуг за договором, якщо інше не передбачено договором.
V. Відповідальність за ведення договірної роботи
5.1. Відповідальність за ведення договірної роботи (розроблення, погодження, укладення та виконання договорів, перевірка відповідності установлених договором обсягу і якості товарів (робіт, послуг) фактично поставленим товарам (виконаним роботам, наданим послугам), складання актів приймання-передавання товарів (робіт або послуг), їх достовірність) покладається на керівника ініціативного підрозділу.
5.2. Відповідальність за своєчасність здійснення фінансових операцій відповідно до умов договору і правильність проведення розрахунків при здійсненні оплати товарів, робіт і послуг покладається на керівника підрозділу фінансового забезпечення.
5.3. У разі виконання договірних зобов'язань з порушенням умов договору або їх невиконання контрагентом у строк, передбачений договором, ініціативний підрозділ зобов'язаний невідкладно подати до підрозділу фінансового забезпечення службову записку щодо необхідності підготовки розрахунку штрафних санкцій для пред'явлення претензії, до якої додаються копії всіх документів, що підтверджують факт порушення умов договору.
Підрозділ фінансового забезпечення у строк, що не перевищує трьох робочих днів, готує та подає до ініціативного підрозділу розрахунок штрафних санкцій.
Попередньо погоджений з підрозділом фінансового забезпечення проект претензії, розрахунок штрафних санкцій, а також копії всіх документів, що підтверджують факт порушення умов договору, ініціативний підрозділ подає до юридичного підрозділу разом зі службовою запискою про необхідність пред'явлення претензії до контрагента.
5.4. Після отримання погодження юридичного підрозділу ініціативний підрозділ подає проект претензії на підпис Голові Держспецзв’язку (керівнику підрозділу Держспецзв’язку) або одному з його заступників (у разі покладання на нього в установленому порядку таких повноважень) і забезпечує пред'явлення контрагенту відповідної претензії (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору, тощо).
5.5. Претензії пред’являються у порядку, визначеному Господарським процесуальним кодексом України.
5.6. У разі відхилення контрагентом пред'явленої претензії повністю або частково юридичний підрозділ готує відповідну позовну заяву до суду.
5.7. Під час розгляду справи в суді юридичний підрозділ у разі потреби може залучати до її розгляду на підставі відповідних довіреностей посадових осіб ініціативного підрозділу, посадових осіб інших структурних підрозділів Адміністрації Держспецзв’язку (підрозділу Держспецзв’язку).
| Заступник начальника управління – начальник 1 відділу Юридичного управління Адміністрації Держспецзв’язку | В.В. Казнадій |
Додаток 1
до Порядку ведення договірної
роботи в Державній службі
спеціального зв’язку та захисту
інформації України
(пункт 3.4)
ЖУРНАЛ
реєстрації договорів, які укладаються в Держспецзв’язку
Додаток 2
до Порядку ведення договірної
роботи в Державній службі
спеціального зв’язку та захисту
інформації України
(пункт 4.5)
____________________________
(посада керівника,
____________________________
____________________________
____________________________
прізвище, ініціали)
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
_____________________________________________________________________________
(назва ініціативного підрозділу)
просить провести попередню оплату
_____________________________________________________________________________
(найменування товарів, робіт, послуг)
за договором ________________________________________________________________
(номер, дата договору, найменування контрагента)
на суму ____________________________________________________________________
для забезпечення поставки товару, виконання робіт чи надання послуг.
Первинні документи додаються.
___________________________________________ ________
(посада керівника ініціативного підрозділу) (підпис)
Вик. ______________
Тел. ______________
Примітка. За наявності розбіжностей щодо обсягів оплачених товарів, робіт, послуг або їх цінових чи якісних показників, передбачених у договорі, а також при невідповідності поставки специфікації, порушенні строків поставки товарів (виконання робіт, надання послуг) надається письмове пояснення.
Додаток 3
до Порядку ведення договірної
роботи в Державній службі
спеціального зв’язку та захисту
інформації України
(пункт 4.6)
АКТ
звіряння розрахунків за договором № _________ від ____.____.20___
Станом на ____.____.20___
Виконавцем – ___________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(повна назва організації)
в особі _________________________________ поставлено товарів, виконано робіт,
надано послуг на суму _______________________________________, а Замовником –
_____________________________________________________________________________
___________________ в особі ______________________________ __________________
прийнято та оплачено товарів, робіт, послуг на суму _____________________.
Заборгованість Замовника перед Виконавцем становить ____________________
________________________________________________________________.
Замовник:
_____________________________________________________________________________
_____________ ________________
___.___. 20___
М.П.
__________________________________________
(посада керівника,
__________________________________________
__________________________________________
назва підрозділу фінансового забезпечення,
__________________________________________
підпис, ініціали, прізвище)
Виконавець:
_____________________________________________________________________________
_____________ ________________
___.___. 20___
М.П.