Про внесення змін до Положення про Департамент внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Відповідно до законів України "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань", "Про державну службу", постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року N 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади" Київська міська рада

1. Внести зміни до Положення про Департамент внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого рішенням Київської міської ради від 18 вересня 2014 року N 151/151 "Про організаційно-правові заходи щодо вдосконалення внутрішнього фінансового контролю та аудиту", виклавши його у новій редакції, що додається.

2. Доручити Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) забезпечити державну реєстрацію змін до Положення в установленому порядку.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію Київської міської ради з питань бюджету та соціально-економічного розвитку.

1.1. Департамент внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) є структурним підрозділом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Департамент), підзвітним та підконтрольним Київському міському голові та Київській міській раді.

1.2. Департамент заснований на комунальній власності територіальної громади міста Києва. Засновником та власником Департаменту є територіальна громада міста Києва, від імені якої виступає Київська міська рада.

1.3. Департамент є юридичною особою публічного права, має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби України та банківських установах, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.

Місцезнаходження Департаменту: м. Київ, вул. Хрещатик, 36.

1.4. Департаменту своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України і постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, у тому числі Бюджетним кодексом України, Порядком утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року N 1001, Стандартами внутрішнього аудиту, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 4 жовтня 2011 року N 1247, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за N 1219/19957, нормативно-правовими актами щодо етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, міжнародними договорами України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

1.5. Раз на півріччя Департамент звітує перед Київським міським головою та постійною комісією Київської міської ради з питань бюджету та соціально-економічного розвитку.

1.6. За результатами внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів Департамент надає Київському міському голові висновки і пропозиції та на його вимогу готує інформацію про виконання плану діяльності Департаменту.

1.7. Департамент діє в інтересах територіальної громади міста в особі Київської міської ради, є органом внутрішнього аудиту та не підміняє контрольних функцій будь-яких державних органів.

Здійснення державними органами заходів державного нагляду (контролю) не виключає проведення внутрішнього аудиту та інших контрольних заходів Департаментом.

1.8. Проведення контрольних заходів у разі необхідності може передбачати проведення перевірки отриманої інформації на суттєвість та оцінку ризиків за операціями, що допомагає визначитись із рівнем пріоритету та стратегією перевірки.

1.9. Втручання третіх осіб у діяльність Департаменту не допускається.

1.10. Департаменту підпорядковується комунальне підприємство виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) "КИЇВЕКСПЕРТИЗА".

2.1. Основним завданням Департаменту є надання незалежних висновків та рекомендацій за результатами проведених внутрішніх аудитів, моніторингів, аналізів та інших контрольних заходів ефективності діяльності та дотриманням законодавства структурними підрозділами Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підприємствами, установами та організаціями комунальної форми власності територіальної громади міста Києва, іншими суб'єктами в частині використання ними об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва (майна, коштів та іншої комунальної власності) (далі - підконтрольні суб'єкти), спрямованих на забезпечення ефективного і результативного управління об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва, згідно з законодавством України.

Внутрішній аудит створюється з метою вдосконалення системи управління, запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, виникненню помилок чи інших недоліків, поліпшення внутрішнього контролю та управління ризиками.

Для виконання покладених завдань за результатами внутрішніх аудитів, моніторингів, аналізів та інших контрольних заходів Департамент надає Київському міському голові об'єктивні і незалежні висновки та рекомендації щодо:

оцінки управління об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва;

правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності;

досягнення економії та цільового використання об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва, ефективності і результативності в діяльності підконтрольних суб'єктів шляхом прийняття обґрунтованих управлінських рішень;

проведення аналізу та оцінки стану фінансової і господарської діяльності підконтрольних суб'єктів;

запобігання порушенням законодавства, фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва;

забезпечення інтересів територіальної громади міста Києва у процесі управління об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва;

обґрунтованості планування надходжень і витрат бюджету;

функціонування систем внутрішнього контролю та аудиту та їх удосконалення;

удосконалення системи управління;

запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності підконтрольних суб'єктів.

3.1. Департамент проводить оцінку:

ефективності функціонування системи внутрішнього контролю та аудиту;

ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективності планування і виконання цільових програм та результатів їх виконання;

якості надання адміністративних послуг;

стану збереження активів та інформації;

стану управління комунальним майном та іншими об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва;

правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності;

ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань підконтрольних суб'єктів.

3.2. Проводить аналіз проектів актів Київської міської ради у встановленому порядку та за дорученням Київського міського голови проектів актів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підприємств, установ, організацій комунальної власності територіальної громади міста Києва, та інших документів, пов'язаних з використанням об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва, для забезпечення їх цільового та ефективного використання.

3.3. Планує, організовує та проводить внутрішні аудити підконтрольних суб'єктів, документує їх результати, готує звіти, висновки та рекомендації, а також проводить моніторинг врахування рекомендацій.

3.4. Здійснює моніторинг ризиків неефективного, нерезультативного та незаконного використання бюджетних коштів, об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва в порядку, передбаченому розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 11 вересня 2009 року N 1036 "Про деякі питання функціонування Інформаційно-аналітичної системи інтернет-порталу "Київаудит".

3.5. Взаємодіє з іншими структурними підрозділами Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), правоохоронними та іншими контролюючими державними органами, підприємствами, їх об'єднаннями, установами та організаціями з питань проведення контрольних заходів.

3.6. Подає Київському міському голові або Київській міській раді звіти і рекомендації для прийняття ним/ними відповідних управлінських рішень.

3.7. Звітує про результати діяльності відповідно до вимог цього Положення та нормативних актів у сфері внутрішнього аудиту.

3.8. Виконує інші функції відповідно до його компетенції.

3.9. Покладення на Департамент завдань, що не належать або виходять за межі його компетенції відповідно до цього Положення, не допускається.

Департамент інформує Київського міського голову про покладення на Департамент обов'язків, що виходять за межі його компетенції, а також про інші обставини, що перешкоджають виконанню Департаментом своїх функцій.

4.1. Проведення планових внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів здійснюється Департаментом на підставі затвердженого Київським міським головою піврічного плану проведення внутрішнього аудиту.

4.2. Контрольні заходи проводяться у формі планових та позапланових внутрішніх аудитів, моніторингів, аналізів та інших контрольних заходів.

4.3. В залежності від мети внутрішніх аудитів, моніторингів, аналізів та інших контрольних заходів вони можуть бути:

превентивні (запобіжні), які здійснюються на стадії проектування програм, планів;

поточні, які здійснюються у процесі виконання програм, планів;

результативні, які здійснюються за результатами діяльності за звітний період;

тематичні, які здійснюються за конкретними проблемами або напрямками.

4.4. Попереднє ознайомлення та вивчення діяльності підконтрольних суб'єктів у процесі планування внутрішнього аудиту працівниками Департаменту не вважаються внутрішнім аудитом чи іншим контрольним заходом і здійснюються на загальних засадах.

4.5. Директор Департаменту для своєчасного реагування на проблеми, що виникають під час виконання покладених законодавством на Департамент функцій, може приймати рішення про проведення позапланового внутрішнього аудиту чи іншого контрольного заходу, що оформлюється відповідним розпорядчим актом, зокрема дорученням директора Департаменту на проведення внутрішнього аудиту чи іншого контрольного заходу.

4.6. Результати внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу оформлюються відповідно аудиторським звітом, довідкою або іншим узагальнюючим документом.

5.1. Повний та безперешкодний доступ до приміщень, документів, інформації та баз даних, які стосуються проведення внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку.

5.2. Отримувати пояснення, проводити анкетування, опитування та інтерв'ювання працівників підконтрольних суб'єктів, готувати запити до юридичних осіб з метою отримання необхідної інформації для проведення внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу.

5.3. Вимагати від підконтрольних суб'єктів проведення інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків та у разі потреби вимагати опечатування каси і касових приміщень, складів, комор, сховищ, архівів, електронних накопичувачів інформації.

5.4. Проводити чи вимагати від підконтрольних суб'єктів проведення контрольних обмірів обсягів виконаних робіт чи контрольного запуску сировини у виробництво.

5.5. Отримувати всю інформацію та документацію щодо правових підстав, фінансово-економічних обґрунтувань, підготовки і ухвалення нормативно-правових, адміністративних, розпорядчих, інших актів і відомчих документів, що регулюють організаційно-розпорядчу та фінансово-господарську діяльність підконтрольних суб'єктів, нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти і відомчі документи (постанови, розпорядження, рішення, накази, положення, інструкції, порядки, стандарти, інструктивні листи тощо).

5.6. Отримувати від посадових осіб підконтрольних суб'єктів первинні бухгалтерські, фінансові документи, необхідні довідки, інформацію, статистичні відомості, бухгалтерсько-фінансові звіти, іншу документацію та письмові пояснення і заяви з питань, що виникають під час проведення внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу.

5.7. Робити копії або виписки з усіх без винятку документів, електронних файлів, які стосуються предмета внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу.

5.8. Одержувати у встановленому порядку від третіх осіб довідки, копії документів та пояснення, пов'язані з операціями, що перевіряються.

5.9. Рекомендувати підконтрольним суб'єктам невідкладне усунення виявлених порушень, якщо обставини потребують негайного реагування.

5.10. Залучати експертів, у тому числі на договірних засадах, для забезпечення проведення внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу.

5.11. Для виконання покладених завдань залучати фахівців структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) за погодженням з їх керівниками.

5.12. Визначати необхідні цілі, обсяги, методи і ресурси для проведення внутрішнього аудиту, моніторингу, аналізу та іншого контрольного заходу.

5.13. Департамент має право відмовитись від надання консультаційної допомоги структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), якщо відповідне питання належить до сфери спеціального законодавства, яким безпосередньо в своїй діяльності керується структурний підрозділ, та відноситься до сфери тих знань, які є виключною компетенцією працівників такого підрозділу і обов'язковою кваліфікаційною умовою при їх прийнятті на роботу.

5.14. Брати участь у засіданнях керівництва підконтрольних суб'єктів під час обговорення питань, які прямо або опосередковано стосуються стану бухгалтерського обліку, внутрішнього контролю й аудиту, зовнішнього аудиту, змін у структурі або розвитку підконтрольних суб'єктів.

5.15. Департамент має право виключно за згодою власника або уповноваженого ним органу: відчужувати закріплене за ним, надавати в оренду або безоплатне користування (позичку), передавати в заставу нерухоме майно, обладнання, інвентар та інші цінності, а також списувати з балансу основні засоби в установленому порядку.

6.1. Дотримуватися вимог нормативно-правових актів у сфері внутрішнього аудиту та внутрішнього контролю.

6.2. Не розголошувати інформацію, яка стала відома під час виконання покладених на Департамент завдань, крім випадків, передбачених законодавством.

6.3. Інформувати Київського міського голову про обґрунтовані ознаки шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання комунальних ресурсів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів.

6.4. Уникати та не допускати виникнення конфлікту інтересів відповідно до закону.

6.5. Департамент здійснює оперативний та бухгалтерський облік результатів своєї діяльності і надає фінансову, статистичну та іншу звітність у порядку, встановленому чинним законодавством України. Фінансова звітність Департаменту надається Департаменту комунальної власності м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) в установленому порядку.

7.1. Відповідальність за виконання Департаментом функцій, покладених на нього цим Положенням, несе директор Департаменту.

7.2. Ступінь відповідальності інших працівників Департаменту визначається законодавством України та посадовими інструкціями працівників Департаменту.

7.3. Департамент та його керівництво не мають владних повноважень стосовно підконтрольних суб'єктів та не несуть відповідальності за операції, щодо яких здійснювався внутрішній аудит, моніторинг, аналіз чи інший контрольний захід.

8.1. Департамент очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Київським міським головою в установленому законодавством порядку. У разі відсутності директора Департаменту його обов'язки виконує перший заступник директора Департаменту.

На посаду директора Департаменту призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра з досвідом роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В", або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою.

8.2. Директор Департаменту може мати першого заступника та заступників, які призначаються на посаду і звільняються з посад директором Департаменту в установленому законодавством порядку.

На посаду першого заступника та заступників директора Департаменту призначається особа, якій присвоєно ступінь вищої освіти не нижче магістра з досвідом роботи на посадах державної служби категорій "Б" чи "В" або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, вільно володіє державною мовою.

8.3. Директор Департаменту підпорядковується Київському міському голові.

8.4. Директор Департаменту:

8.4.1. Здійснює керівництво Департаментом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у Департаменті.

8.4.2. Подає на затвердження в установленому порядку положення про Департамент.

8.4.3. Затверджує положення про підрозділи Департаменту, посадові інструкції працівників, розподіляє функціональні обов'язки між першим заступником директора Департаменту та заступниками директора Департаменту, керівниками підрозділів, іншими працівниками Департаменту.

8.4.4. Подає на затвердження Київському міському голові проекти кошторисів та штатного розпису Департаменту в установленому порядку.

8.4.5. Планує роботу Департаменту, вносить пропозиції щодо формування планів роботи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

8.4.6. Розпоряджається коштами в межах затвердженого в установленому порядку кошторису Департаменту та несе персональну відповідальність за їх цільове використання.

8.4.7. Вживає заходів для удосконалення організації та підвищення ефективності роботи Департаменту.

8.4.8. Звітує перед Київським міським головою та перед Київською міською радою у порядку, встановленому Регламентом Київської міської ради, про виконання покладених на Департамент завдань.

8.4.9. Видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.

Накази директора Департаменту, які зачіпають права, свободи та законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в установленому порядку.

Накази, які є регуляторними актами, розробляються, розглядаються, приймаються та оприлюднюються у порядку, встановленому законодавством України.

8.4.10. Призначає на посади і звільняє з посад у порядку, передбаченому законодавством України, працівників Департаменту.

8.4.11. Діє від імені Департаменту без довіреності, представляє в установленому порядку Департамент у відносинах з іншими структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), з міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, районними в місті Києві державними адміністраціями, підприємствами, установами і організаціями в Україні та за її межами, укладає від імені Департаменту договори (угоди), видає доручення.

8.4.12. Застосовує до працівників Департаменту заходи заохочення та накладає дисциплінарні стягнення.

8.4.13. Проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень Департаменту.

8.4.14. Забезпечує дотримання працівниками Департаменту правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни.

8.4.15. Здійснює інші повноваження, визначені законодавством України.

8.5. Департамент утримується за рахунок коштів бюджету м. Києва.

Гранична чисельність працівників Департаменту затверджується розпорядженням Київського міського голови.

Штатний розпис Департаменту затверджується Київським міським головою після попередньої його експертизи у Департаменті фінансів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

Структура Департаменту затверджується розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

8.6. Майно Департаменту є комунальною власністю територіальної громади міста Києва і закріплене за ним на праві оперативного управління.

8.7. Припинення Департаменту здійснюється за рішенням Київської міської ради або за рішенням суду в порядку, визначеному законодавством України.