Деякі питання здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту

Відповідно до частини третьої статті 26 Бюджетного кодексу України Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, що додається.

2. Міністрам, керівникам інших центральних органів виконавчої влади з 1 січня 2012 року:

1) утворити та забезпечити функціонування структурних підрозділів внутрішнього аудиту в межах граничної чисельності працівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів, реорганізувавши контрольно-ревізійні підрозділи;

2) забезпечити здійснення внутрішнього аудиту відповідно до Порядку, затвердженого цією постановою;

3) забезпечити організаційну і функціональну незалежність структурних підрозділів внутрішнього аудиту;

4) вжити заходів до запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у планування діяльності з внутрішнього аудиту, здійснення внутрішнього аудиту та підготовку звіту про його результати.

3. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади:

1) привести до 1 січня 2012 р. у відповідність з цією постановою:

структуру міністерств, інших центральних органів виконавчої влади;

власні нормативно-правові акти;

2) поінформувати до 1 березня 2012 р. Міністерство фінансів та Державну фінансову інспекцію про стан виконання цієї постанови.

3-1. Установити, що стратегічний план діяльності з внутрішнього аудиту на наступні три роки та операційний план діяльності з внутрішнього аудиту на 2019 рік затверджуються не пізніше 15 лютого 2019 року.

4. Міністерству фінансів надавати роз'яснення щодо застосування Порядку, затвердженого цією постановою.

4-1. Державній аудиторській службі за результатами здійснення державного фінансового контролю щокварталу не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним кварталом, подавати Міністерству фінансів інформацію про стан внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, щодо яких у звітному періоді завершено здійснення заходів державного фінансового контролю.

5. Рекомендувати органам місцевого самоврядування:

утворити з 1 січня 2012 р. структурні підрозділи внутрішнього аудиту;

під час організації та здійснення внутрішнього аудиту керуватися затвердженим цією постановою Порядком та прийнятими на його виконання нормативно-правовими актами Міністерства фінансів.

6. Визнати такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 6 січня 2010 р. N 2 "Про проведення внутрішньої контрольно-ревізійної роботи в системі центрального органу виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2010 р., N 1, ст. 20).

7. Ця постанова набирає чинності з дня опублікування, крім пункту 6 цієї постанови, який набирає чинності з 1 січня 2012 року.

1. Цей Порядок визначає механізм утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та питання їх діяльності.

Дія цього Порядку поширюється на міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, Раду міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київську та Севастопольську міські держадміністрації, інших головних розпорядників коштів державного бюджету (далі - державні органи), їх територіальні органи та бюджетні установи, які належать до сфери їх управління (далі - бюджетні установи).

2. Об’єктом внутрішнього аудиту є діяльність державного органу, його територіальних органів, підприємств (у тому числі суб’єктів господарювання, державна частка у статутному капіталі яких перевищує 50 відсотків чи становить величину, яка забезпечує державі право вирішального впливу на господарську діяльність таких суб’єктів господарювання), установ та організацій, що належать до сфери його управління, в повному обсязі або з окремих питань (на окремих етапах), та заходи, що здійснюються керівниками таких органів, підприємств, установ та організацій для забезпечення ефективного функціонування системи внутрішнього контролю (дотримання принципів законності та ефективного використання бюджетних коштів та інших активів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, виконання завдань, планів і вимог щодо їх діяльності).

3. У державному органі для здійснення внутрішнього аудиту утворюється як самостійний підрозділ - структурний підрозділ внутрішнього аудиту (далі - підрозділ).

За рішенням керівника державного органу підрозділи утворюються в його територіальних органах та бюджетних установах в межах штатної чисельності їх працівників.

Чисельність працівників відповідних підрозділів визначається з урахуванням:

наявності (відсутності) у державному органі територіальних органів, а також підприємств, установ та організацій, які належать до сфери його управління;

кількості та обсягів фінансування бюджетних програм, які виконуються розпорядниками бюджетних коштів відповідно до покладених на них функцій;

кількості адміністративних послуг;

кількості контрольно-наглядових функцій;

кількості сфер, у яких забезпечується формування та реалізація державної політики;

кількості об’єктів, щодо яких державним органом виконуються функції з управління об’єктами державної власності;

обсягу фінансових, кадрових, часових та інших ресурсів, необхідних для забезпечення охоплення об’єктів внутрішнього аудиту, визначених за результатами оцінки ризиків.

У разі неможливості утворення підрозділу в державному органі, гранична чисельність апарату якого не перевищує 50 штатних одиниць, а також у територіальних органах державних органів і бюджетних установах призначається посадова особа, на яку покладаються повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту.

У разі внесення змін щодо назви та/або чисельності підрозділу до Мінфіну подається обґрунтування щодо таких змін (з урахуванням забезпечення організаційної та функціональної незалежності підрозділу, визначення чисельності працівників підрозділу відповідно до вимог абзаців третього - десятого цього пункту) разом із затвердженим штатним розписом державного органу (змінами до нього).

4. Основним завданням підрозділу є надання керівникові державного органу, його територіального органу та бюджетної установи об'єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо:

функціонування системи внутрішнього контролю та її удосконалення;

удосконалення системи управління;

запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів та інших активів;

запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності державного органу, його територіальних органів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління.

5. Підрозділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) проводить оцінку:

ефективності функціонування системи внутрішнього контролю;

ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах;

ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, управління бюджетними коштами;

якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства;

використання і збереження активів;

надійності, ефективності та результативності інформаційних систем і технологій;

управління державним майном;

правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності;

ризиків, які негативно впливають на виконання функцій і завдань державного органу, його територіальних органів, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери його управління;

3) планує діяльність з внутрішнього аудиту, організовує та проводить внутрішні аудити, документує їх результати, готує аудиторські звіти, висновки та рекомендації, а також проводить моніторинг врахування рекомендацій;

4) взаємодіє з іншими структурними підрозділами державного органу, його територіального органу та бюджетної установи, іншими державними органами, підприємствами, їх об'єднаннями, установами та організаціями з питань здійснення внутрішнього аудиту;

5) подає керівникові державного органу, його територіального органу та бюджетної установи аудиторські звіти і рекомендації для прийняття ним відповідних управлінських рішень;

6) звітує про результати діяльності відповідно до вимог цього Порядку та стандартів внутрішнього аудиту;

7) виконує інші функції відповідно до його компетенції.

5-1. Керівник державного органу, його територіального органу, бюджетної установи підписує з керівником підрозділу відповідного органу або установи декларацію внутрішнього аудиту, в якій зазначаються мета (місія) та цілі, принципи незалежності, основні повноваження та обов’язки підрозділу.

У разі призначення нового керівника державного органу, його територіального органу, бюджетної установи та/або керівника підрозділу відповідного органу або установи декларація внутрішнього аудиту підписується протягом місяця з дня такого призначення.

За ініціативою керівника державного органу, його територіального органу, бюджетної установи або керівника підрозділу до декларації внутрішнього аудиту можуть вноситися зміни.

6. Внутрішній аудит проводиться згідно із планом діяльності з внутрішнього аудиту (далі - план).

План повинен визначати пріоритети та результати діяльності підрозділу на наступні три роки, які враховують стратегію (пріоритети) та цілі діяльності державного органу. У плані щороку визначаються завдання підрозділу на наступний календарний рік з урахуванням визначених пріоритетів та результатів діяльності підрозділу на відповідний трирічний період.

План формується підрозділом на підставі результатів оцінки ризиків та затверджується керівником державного органу, його територіального органу, бюджетної установи не пізніше початку планового періоду.

Внесення змін до плану здійснюється у тому ж порядку, що і його затвердження, не пізніше завершення планового періоду.

У разі створення підрозділів у територіальних органах та бюджетних установах складається зведений план діяльності з внутрішнього аудиту (далі - зведений план) у державному органі, його територіальних органах та бюджетних установах, який формується підрозділом та затверджується керівником державного органу.

Керівники територіальних органів та бюджетних установ забезпечують подання плану керівнику підрозділу державного органу для подальшого формування зведеного плану і подання його керівнику державного органу на затвердження в установлений ним строк.

План (зведений план) та зміни до нього оприлюднюються на офіційному веб-сайті державного органу, його територіального органу та бюджетної установи.

Копії затвердженого плану (зведеного плану) та зміни до нього разом із відповідними обґрунтуваннями щодо необхідності внесення таких змін надсилаються Мінфіну протягом десяти робочих днів з дати їх затвердження.

8. Внутрішній аудит проводиться відповідно до стандартів, затверджених Мінфіном.

9. Керівник підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади в установленому законом порядку.

На посаду керівника підрозділу державного органу або його територіального органу в установленому законом порядку призначається особа, яка має економічну або юридичну вищу освіту за ступенем магістра та стаж роботи відповідно до вимог законодавства.

Керівник підрозділу підпорядковується і звітує безпосередньо керівнику державного органу, його територіального органу та бюджетної установи.

Керівник підрозділу може входити до складу колегії (інших дорадчих органів) державного органу, його територіального органу та бюджетної установи.

10. Керівник підрозділу забезпечує:

1) планування діяльності з внутрішнього аудиту, організацію та здійснення на належному рівні внутрішнього аудиту;

2) подання міністрові, керівнику іншого державного органу, його територіального органу та бюджетної установи аудиторських звітів та рекомендацій;

3) підготовку та своєчасне подання звіту про результати діяльності підрозділу або зведеного звіту про результати діяльності підрозділів відповідно до вимог цього Порядку та стандартів внутрішнього аудиту;

4) проведення моніторингу виконання (врахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту;

4-1) складення та виконання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту; проведення внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту відповідно до вимог стандартів внутрішнього аудиту;

5) здійснення заходів щодо врахування рекомендацій, наданих Мінфіном за результатами оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту.

Керівник підрозділу державного органу координує діяльність підрозділів територіального органу та бюджетної установи, а також надає пропозиції щодо забезпечення належної якості здійснення внутрішнього аудиту такими підрозділами.

10-1. Для підвищення рівня компетентності працівників підрозділу, їх знань і навичок, необхідних для виконання обов’язків за посадою, здійснюється сертифікація на добровільних засадах.

Сертифікація передбачає складення працівником підрозділу кваліфікаційного іспиту. За результатами успішного складення такого іспиту працівнику підрозділу видається сертифікат.

Результати проходження сертифікації працівником підрозділу можуть враховуватися керівником державної служби під час просування його по службі, встановлення стимулюючих виплат, застосування заохочень.

Непроходження сертифікації працівником підрозділу не є підставою для притягнення його до дисциплінарної відповідальності.

Порядок проходження сертифікації та форму сертифіката встановлює Мінфін.

Мінфін забезпечує інформування державного органу про результати складення працівником підрозділу кваліфікаційного іспиту.

Рекомендується першочергове проходження сертифікації для:

керівника та заступників керівника підрозділу державного органу та його територіальних органів;

керівників та заступників керівників структурних підрозділів у складі підрозділу державного органу та його територіальних органів;

посадових осіб державного органу та його територіальних органів, на яких покладено повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту відповідно до абзацу одинадцятого пункту 3 цього Порядку.

11. Працівники підрозділу призначаються на посаду та звільняються з посади в установленому законодавством порядку.

12. Працівники підрозділу мають право:

1) на повний та безперешкодний доступ до активів, документів, інформації та баз даних, які стосуються аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку;

2) проводити опитування (інтерв’ювання та/або анкетування) працівників державного органу, його територіального органу, підприємства, установи, організації, що належить до сфери управління державного органу, з питань, що стосуються їх діяльності (за згодою);

2-1) готувати запити та одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для здійснення внутрішнього аудиту;

3) ініціювати перед керівником державного органу, його територіального органу та бюджетної установи залучення експертів, фахівців відповідних органів державної влади та органів місцевого самоврядування, державних фондів, підприємств, установ, організацій, інших юридичних осіб для забезпечення виконання аудиторського завдання;

4) визначати цілі, обсяг, методи аудиту і ресурси, які необхідні для виконання кожного аудиторського завдання.

13. Працівники підрозділу зобов'язані:

1) дотримуватися вимог стандартів внутрішнього аудиту та інших нормативно-правових актів з відповідних питань;

2) не розголошувати інформацію, яка стала їм відома під час виконання покладених на підрозділ завдань, крім випадків, передбачених законодавством;

3) невідкладно інформувати керівника державного органу, його територіального органу та бюджетної установи про ознаки шахрайства, корупційних правопорушень та правопорушень, пов’язаних з корупцією, або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків, з наданням рекомендацій щодо вжиття необхідних заходів;

4) уникати та не допускати виникнення конфлікту інтересів відповідно до закону.

14. У разі виникнення обставин, які перешкоджають виконанню працівниками або керівником підрозділу внутрішнього аудиту їх обов'язків, втручання у їх діяльність посадових або інших осіб, працівники підрозділу або керівник підрозділу письмово інформують про це керівника державного органу, його територіального органу або бюджетної установи, в якому утворено такий підрозділ, а також аудиторський комітет (у разі його утворення) для здійснення заходів відповідно до законодавства.

15. Керівник державного органу, його територіального органу та бюджетної установи для здійснення на належному рівні внутрішнього аудиту забезпечує:

1) надання підрозділу повного та безперешкодного доступу до активів, документів, інформації та баз даних, які стосуються здійснення внутрішнього аудиту;

1-1) організаційну і функціональну незалежність підрозділу; недопущення покладення на підрозділ функцій, не пов’язаних з діяльністю з внутрішнього аудиту; вжиття заходів до запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у провадження діяльності з внутрішнього аудиту;

2) комплектування підрозділу з урахуванням вимог, установлених цим Порядком, добір кадрів відповідної кваліфікації з високими діловими, професійними та моральними якостями, систематичне підвищення їх кваліфікації та навчання, у тому числі для проходження сертифікації;

3) створення належних умов для здійснення внутрішнього аудиту, у тому числі шляхом підписання та забезпечення виконання положень декларації внутрішнього аудиту, затвердження планів та підписання звітів, надання достатнього строку для здійснення внутрішнього аудиту, своєчасного розгляду аудиторських звітів і рекомендацій;

4) вжиття відповідних заходів реагування за результатами здійснення внутрішніх аудитів;

5) розгляд рекомендацій щодо удосконалення системи внутрішнього аудиту, наданих Мінфіном, а також здійснення відповідних заходів за результатами їх розгляду.

15-1. Для проведення фахових консультацій та розгляду питань, пов’язаних із провадженням діяльності з внутрішнього аудиту, підготовки рекомендацій щодо її удосконалення в державному органі може утворюватися аудиторський комітет як консультативно-дорадчий орган.

Кількісний та персональний склад аудиторського комітету і положення про нього затверджує керівник державного органу.

До складу аудиторського комітету входять посадові особи державного органу та за згодою - незалежні експерти (представники інших державних органів, органів місцевого самоврядування, наукових і навчальних закладів, громадських організацій, їх об’єднань, міжнародних та іноземних організацій, інші особи).

Незалежним експертом може бути особа, яка має вищу освіту не нижче ступеня магістра, стаж роботи у сфері аудиту, бухгалтерського обліку, інших галузях економіки, фінансів або права не менше п’яти років та бездоганну ділову репутацію.

До складу аудиторського комітету включаються не менше двох незалежних експертів, у тому числі один незалежний експерт у сфері аудиту або бухгалтерського обліку.

Не включаються до складу аудиторського комітету керівник та/або працівники підрозділу.

Засідання аудиторського комітету проводиться не рідше двох разів на рік. На засідання аудиторського комітету обов’язково запрошується керівник та/або представники підрозділу.

Звіти або інша інформація про результати діяльності аудиторського комітету оприлюднюються на офіційному веб-сайті державного органу.

Діяльність аудиторського комітету спрямовується на підтримку та сприяння розвитку діяльності з внутрішнього аудиту в державному органі.

Основними завданнями аудиторського комітету є:

сприяння організаційній і функціональній незалежності підрозділу, подання пропозицій керівникові державного органу щодо необхідності вжиття заходів для забезпечення незалежності підрозділу;

сприяння створенню належних умов для здійснення внутрішнього аудиту, у тому числі забезпечення достатньої кількості ресурсів для провадження діяльності з внутрішнього аудиту, та недопущення обмежень для організації роботи підрозділу, усуненню умов щодо перешкоджання виконанню керівником або працівниками підрозділу їх обов’язків та втручання в їх діяльність посадових або інших осіб;

розгляд стану вжиття керівником державного органу, його територіального органу та/або бюджетної установи необхідних заходів за результатами здійснення внутрішнього аудиту;

обговорення результатів діяльності підрозділу;

обговорення результатів внутрішньої та зовнішньої оцінки якості внутрішнього аудиту;

подання пропозицій щодо вдосконалення діяльності з внутрішнього аудиту в державному органі;

обговорення інших питань, пов’язаних із провадженням діяльності з внутрішнього аудиту в державному органі, в тому числі за ініціативою керівника державного органу або керівника підрозділу.

До завдань аудиторського комітету за рішенням керівника державного органу може бути віднесено відповідно до пункту 6 Основних засад здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 р. N 1062 (із змінами, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2024 р. N 677 "Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 р. N 1001 і від 12 грудня 2018 р. N 1062"), надання фахових консультацій та розгляд питань, пов’язаних з організацією та здійсненням внутрішнього контролю та/або функціонуванням окремих його елементів, і підготовка рекомендацій з їх удосконалення. ( Пункт 15-1 доповнено абзацом згідно з Постановою N 677 від 13.06.2024}

16. Звіт про результати діяльності підрозділу у державному органі або зведений звіт про результати діяльності підрозділів у державному органі, його територіальних органах та бюджетних установах щороку до 1 лютого подається керівником державного органу Мінфіну.

Керівник територіального органу та бюджетної установи забезпечує подання звіту про результати діяльності підрозділу керівникові державного органу в установлений ним строк.

Датою подання звіту або зведеного звіту вважається дата його реєстрації в Мінфіні.

Форма звіту та порядок його складення затверджується Мінфіном.

17. У разі надходження звернення від Мінфіну державний орган подає протягом 10 робочих днів інформацію про результати внутрішнього аудиту та інші відомості, що стосуються його здійснення.

18. Мінфін проводить оцінку функціонування системи внутрішнього аудиту державного органу, його територіального органу та бюджетної установи не частіше одного разу на три роки у порядку, встановленому Мінфіном. Зазначена оцінка проводиться у формі дослідження.

Предметом оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту є планування діяльності з внутрішнього аудиту, організація та здійснення внутрішнього аудиту, моніторинг врахування рекомендацій за результатами його здійснення, дотримання посадовими особами підрозділів вимог стандартів внутрішнього аудиту та інших нормативно-правових актів з відповідних питань.

Мінфін надає керівникові державного органу за результатами оцінки функціонування системи внутрішнього аудиту рекомендації щодо її удосконалення.