Про вдосконалення порядку здійснення внутрішнього фінансового контролю підприємств, установ та організацій комунальної форми власності міста та районів міста Києва, а також державних підприємств, що перебувають у сфері управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)

Відповідно до статті 26 Бюджетного кодексу України, статей 17, 29 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні", рішення Київської міської ради від 18 вересня 2014 року N 151/151 "Про організаційно-правові заходи щодо вдосконалення внутрішнього фінансового контролю та аудиту", з метою забезпечення прозорості та відкритості закупівель товарів, робіт та послуг, формування конкурентного середовища, ефективного управління бюджетними коштами:

1. Керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва (далі - підприємства, установи та організації), при здійсненні закупівель товарів, робіт та послуг (далі - закупівлі):

1.1. Керуючись Інструкцією користувачів (далі - Інструкція), яка розміщена на Інтернет-порталі "Київаудит" та має статус офіційного документу, ознайомитися з функціональними можливостями та особливостями інформаційно-аналітичної системи інтернет-порталу "Київаудит" (http://kyivaudit.gov.ua) (далі - Система).

1.2. Протягом 10 днів з дня виходу цього розпорядження або з дати реєстрації у встановленому порядку підприємства, установи та організації зареєструвати в Системі на підставі форм, розміщених на інтернет-порталі "Київаудит", які заповнюються відповідно до Інструкції та засвідчуються підписом керівника підприємства, установи чи організації, скріплюються печаткою (в разі наявності).

1.3. Своєчасно здійснювати внесення інформації, що витребовується, обліковується, накопичується Системою, та її актуалізацію відповідно до Інструкції.

1.4. Підпункт 1.4 пункту 1 виключено

1.4. При здійсненні закупівель забезпечити внесення інформації до інформаційно-аналітичної системи інтернет-порталу "Київаудит" відповідно до вимог (етапів, форм, у терміни та у вигляді), що вказані у додатку 1 до цього розпорядження. Як виняток, у окремих випадках, пов'язаних із відсутністю технічних можливостей, зазначену інформацію надавати до Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) у вигляді завірених належним чином копій документів.

Всі запити, відповіді, зауваження, листи, роз'яснення, повідомлення тощо, які здійснюються з використанням Системи, вважаються такими, що мають статус офіційного документу та передбачають відповідне реагування.

2. Встановити, що:

2.1. Договори про закупівлю та зміни до них, документи, що підтверджують виконання таких договорів, візуються відповідно до додатка 2 до цього розпорядження керівниками головних розпорядників коштів, яким підпорядковані підприємства, установи чи організації, в залежності від лімітів сум правочинів, що встановлюється для підприємств, установ та організацій Київським міським головою за поданням директора Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).

2.2. Термін розгляду документів, зазначених у підпункті 2.1 цього пункту, не повинен перевищувати 5 робочих днів з дня їх отримання.

2.3. Вимоги цього пункту не поширюються на договори щодо закупівлі електричної енергії, послуг з її постачання, передачі та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, послуг з централізованого водопостачання та водовідведення.

3. Керівники підприємств, установ та організацій несуть персональну відповідальність за забезпечення:

3.1. Вивчення середньоринкових цін на товари, роботи та послуги, на базі яких визначається (з врахуванням очікуваних цін, які використовувались при підготовці відповідних бюджетних запитів) допустимий рівень ціни (очікувана вартість), що має бути зазначеною в обґрунтуванні доцільності закупівлі, її обсягів, якісних характеристик, тендерній документації тощо.

3.2. Належного вивчення та аналізу рішень власного тендерного комітету з метою визначення їх економічної обґрунтованості та вжиття відповідних заходів реагування.

3.3. Ефективного використання бюджетних коштів, залучення економічно-ефективних учасників, укладання економічно обґрунтованих договорів із врахуванням рекомендацій щодо умов договору згідно з додатком 3 до цього розпорядження.

3.4. Врахування зауважень, наданих відповідно до пункту 4 цього розпорядження, Департаментом внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та власними підрозділами внутрішнього аудиту (відповідальними особами з внутрішнього аудиту), та вжиття необхідних заходів щодо їх виконання.

3.5. Виконання вимог пункту 1 цього розпорядження.

4. Керівникам підприємств, установ та організацій:

4.1. За десять робочих днів до оприлюднення інформації про проведення процедури закупівлі надавати Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) обґрунтування доцільності закупівлі, її обсягів, якісних характеристик, допустимого рівня та очікуваної ціни, вартості закупівлі, тендерну документацію для вивчення та, у разі необхідності, необхідного реагування.

Протягом п'яти робочих днів після оприлюднення інформації про проведення процедури закупівлі надавати Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) ідентифікатор закупівлі (N оголошення про проведення закупівлі в ЦБД електронної системи публічних закупівель ProZorro).

Оприлюднення інформації про проведення процедури закупівлі здійснювати у разі відсутності зауважень Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) після закінчення десяти робочих днів з дня надання до Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) документів, зазначених у абзаці першому цього підпункту.

4.2. В межах штатної (граничної) чисельності працівників визначити осіб, відповідальних за моніторинг моніторингового порталу публічних закупівель DoZorro, підготовку та надання відповідних коментарів на відгуки щодо закупівель.

5. Структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) забезпечувати внесення до установчих документів (статутів, положень) підпорядкованих підприємств, установ та організацій, умов, якими передбачити персональну відповідальність керівників підприємств, установ та організацій за недотримання вимог цього розпорядження, а також допущення неефективних господарських операцій, правочинів, прийняття неефективних управлінських рішень в установленому порядку.

6. Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійно здійснювати:

6.1. Необхідні інформаційні, організаційно-правові заходи з метою мінімізації ризиків недотримання вимог законодавства України та цього розпорядження при здійсненні закупівель, управлінні бюджетними коштами та об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва.

6.2. Реєстрацію, технічний, інформаційний та консультативний супровід користувачів Системи та актуалізацію Інструкції до неї.

6.3. Моніторинг ризиків неефективного, нерезультативного та незаконного використання бюджетних коштів, об'єктів комунальної власності територіальної громади міста Києва і за результатами моніторингу, в разі необхідності, надавати відповідні рекомендації, висновки та інформувати Київського міського голову.

6.4. Вибірковий аналіз документів, зазначених у абзаці першому підпункту 4.1 пункту 4 цього розпорядження, та інших документів, розміщених на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель.

7. Департаменту земельних ресурсів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) забезпечити:

7.1. Внесення інформації та документів до відповідних розділів інформаційно-аналітичної системи "Київаудит" відповідно до вимог (форм, у терміни та у вигляді), що вказані у додатку 4 до цього розпорядження.

7.2. Надання доступу уповноваженому працівнику Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) до міського земельного кадастру (програмний комплекс "Кадастр") та іншої необхідної інформації та документів.

7.3. Врахування зауважень та рекомендацій Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та вжиття необхідних заходів щодо їх виконання.

8. Взяти до відома, що Департамент внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) може направляти Департаменту фінансів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), фінансовим управлінням (відділам) районних в місті Києві державних адміністрацій та/або іншим головним розпорядникам бюджетних коштів інформаційні листи щодо процедур закупівель, укладання договорів або іншої інформації, що ідентифікують операції, які можуть містити ризики порушень чи неефективного використання бюджетних коштів та об'єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва. Департамент фінансів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), фінансові управління (відділи) районних в місті Києві державних адміністрацій, інші головні розпорядники бюджетних коштів при фінансуванні закупівель повинні враховувати надіслані Департаментом внутрішнього фінансового контролю та аудиту виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) зазначені інформаційні листи.

9. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 01 грудня 2008 року N 1670 "Про впорядкування здійснення закупівель підприємствами, установами та організаціями комунальної форми власності міста та районів міста Києва, а також державними підприємствами, що знаходяться у сфері управління виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)".

10. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.

Примітки: 1. ЕЛ. - електронний вигляд:

Заповнення форми в системі - введення інформації безпосередньо в електронні форми системи за допомогою мережі Інтернет.

2. ДОК. - документальний вигляд:

Прикріплення документа в графічному вигляді (формат *.pdf) - скановані або оцифровані розбірливі зображення затверджених документів (з підписами та печатками) у файлах графічного формату, що завантажуються до системи користувачем за допомогою мережі Інтернет.

1. Зменшення обсягів закупівлі та суми договору в залежності від реального фінансування видатків замовника.

2. Здійснення розрахунків за отримані товари, роботи і послуги відповідно до статті 49 Бюджетного кодексу України.

3. Здійснення попередньої оплати лише на строки, в розмірі та на закупівлі, передбачені законодавством, з посиланням на нормативні документи.

4. У разі затримки бюджетного фінансування розрахунок за надані послуги здійснювати протягом п'яти банківських днів з дати отримання Замовником бюджетного фінансування закупівлі на свій реєстраційний рахунок.

5. Штрафні санкції при порушенні виконавцем умов договору в розмірі не меншому ніж передбачено законодавством України.

6. Сплата штрафних санкцій не звільняє сторону від виконання прийнятих на себе зобов'язань по договору.

7. Чітке визначення дати початку, кінця та проміжних етапів (календарного графіка) виконання обов'язків за договором.

8. Недопущення кількісного чи якісного погіршення умов предмету договору за винятком випадків, зазначених в пункті 1 цього додатка.

9. Згода сторін щодо можливості оприлюднення інформації, зазначеної у договорі та документах, які підтверджують його виконання (договір, видаткова накладна, акт виконаних робіт, платіжне доручення тощо).

10. Детальне, конкретне та однозначне визначення структурних, кількісних, якісних та цінових параметрів кожної складової предмета закупівлі, яке б не дозволяло маніпулювання зазначеними показниками з метою впливу на ціну кожної складової предмета закупівлі та ціни договору в цілому.

Примітки:

1. ЕЛ. - електронний вигляд:

Заповнення форми в системі - введення інформації безпосередньо в електронні форми системи за допомогою мережі Інтернет.

2. ДОК. - документальний вигляд:

Прикріплення документа в графічному вигляді (формат *.pdf) - скановані або оцифровані розбірливі зображення затверджених документів (з підписами та печатками) у файлах графічного формату, що завантажуються до системи користувачем за допомогою мережі Інтернет.