КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
N 1 від 10.01.2001
( Розпорядження втратило чинність на підставі Розпорядження КМДА N 1970 ( ra1970017-02 ) від 29.10.2002 )
Про Регламент Київської міської
державної адміністрації
( Із змінами, внесеними згідно з Розпорядженням КМДА N 2058 ( ra2058017-01 ) від 03.10.2001 )
Відповідно до п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від11.12.99 N 2263 ( 2263-99-п ) "Про затвердження Типовогорегламенту місцевої державної адміністрації":
1. Регламент Київської міської державної адміністраціїзатвердити згідно з додатком.
2. Контроль за додержанням Регламенту покласти на першогозаступника, заступників голови міської державної адміністрації.Встановити, що порушення працівниками міської державноїадміністрації вимог Регламенту тягне за собою дисциплінарнувідповідальність відповідно до чинного законодавства.
3. Розпорядження Київської міської державної адміністраціївід 03.01.97 N 1 ( ra0001017-97 ) "Про Регламент Київської міськоїдержавної адміністрації" та від 30.12.98 N 2526 ( ra2526017-98 )"Про державну реєстрацію розпоряджень Київської міської державноїадміністрації" вважати такими, що втратили чинність.
Голова О.Омельченко
ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням Київської
міської державної
адміністрації
від 10.01.2001 N 1
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Регламент Київської міської державної адміністрації(далі - Регламент) є нормативним актом, який визначає механізморганізації взаємодії керівництва, апарату, управлінь, відділів таінших структурних підрозділів міської державної адміністрації приреалізації повноважень, визначених Конституцією України тазаконами України, іншими нормативними актами, здійснення апаратомправового, організаційно-технічного та іншого забезпеченнядіяльності міської державної адміністрації.
2. Київська міська державна адміністрація будує свою роботуна засадах законності, персональної відповідальності, поєднаннязагальнодержавних інтересів та інтересів міста, взаємодії зміською радою.
3. Основні засади організації діяльності Київської міськоїдержавної адміністрації, її апарату та структурних підрозділіввизначаються законами України "Про столицю України - місто-геройКиїв" ( 401-14 ), "Про місцеві державні адміністрації" ( 586-14 ),"Про місцеве самоврядування в Україні" ( 280/97-ВР ), Типовимрегламентом місцевої державної адміністрації, затвердженимпостановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 рокуN 2263 ( 2263-99-п ), положеннями про головні управління,управління, відділи та інші служби міської державноїадміністрації, розпорядженнями міської державної адміністрації зорганізаційних питань та цим Регламентом.
РОЗПОДІЛ ОБОВ'ЯЗКІВ МІЖ ГОЛОВОЮ, ПЕРШИМ
ЗАСТУПНИКОМ ТА ЗАСТУПНИКАМИ ГОЛОВИ, ІНШИМИ
ПОСАДОВИМИ ОСОБАМИ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ
АДМІНІСТРАЦІЇ, ПЛАНУВАННЯ ЇЇ РОБОТИ
4. Розподіл обов'язків між головою, першим заступником тазаступниками голови, іншими посадовими особами міської державноїадміністрації здійснюється головою міської державноїадміністрації.
При цьому визначаються:
функції й повноваження, закріплені за посадовою особою;
управління, відділи та інші структурні підрозділи міськоїдержавної адміністрації, діяльність яких спрямовується,координується та контролюється посадовою особою.
Головою міської державної адміністрації визначаються такожобов'язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльностівідповідних районних державних адміністрацій.
5. Для виконання програм економічного й соціального розвиткуміста та забезпечення ефективного функціонування міськогогосподарства перший заступник та заступники голови Київськоїміської державної адміністрації планують свою роботу з урахуваннямпропозицій керівників головних управлінь, управлінь, відділів таінших служб міської державної адміністрації.
6. Для координації діяльності Київської міської державноїадміністрації складаються квартальні та тижневі плани основнихзаходів міської державної адміністрації. Квартальні плани роботискладаються з переліків питань для розгляду на апаратних нарадах уголови та заступників голови міської державної адміністрації, атакож питань, що розглядаються в порядку контролю у першогозаступника та заступників голови міської державної адміністрації.
7. До переліку питань для розгляду на апаратній нараді уголови міської державної адміністрації включаються:
питання, пов'язані із реалізацією заходів
соціально-економічного розвитку міста, функціонуванням галузей
господарського комплексу та розв'язанням проблем соціальної сфери,
поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх
взаємодію з органами місцевого самоврядування;
питання, пов'язані з виконанням законів України, актівПрезидента України, Кабінету Міністрів України, інших органіввиконавчої влади вищого рівня, розпоряджень міської державноїадміністрації, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься впорядку перевірки їх виконання;
питання з основних організаційно-масових заходів, проведенняяких здійснюється міською державною адміністрацією або за їїучастю.
На апаратних нарадах у голови міської державної адміністраціїпланується розгляд питань:
про підбиття підсумків діяльності міської державноїадміністрації відповідно за квартал, півріччя, дев'ять місяців,рік із визначенням основних напрямів подальшої роботи;
про роботу структурних підрозділів міської державноїадміністрації, про роботу районних державних адміністрацій звиконання законів України, актів Президента України, КабінетуМіністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня,розпоряджень міської державної адміністрації або із здійснення їхповноважень.
Заплановані питання щодо роботи управлінь, відділів та іншихструктурних підрозділів міської державної адміністрації, районнихдержавних адміністрацій повинні, як правило, передбачатипроведення комплексної або цільової перевірки стану справ намісцях.
8. Письмові пропозиції до планів роботи на квартал подаютьсяпершим заступником та заступниками голови Київської міськоїдержавної адміністрації з урахуванням пропозицій керівниківголовних управлінь, управлінь, відділів та інших служб міськоїдержавної адміністрації, головами районних у м. Києві державнихадміністрацій за 15 днів до кінця кварталу до організаційноговідділу. Підготовлений організаційним відділом до 20 числаостаннього місяця кожного кварталу проект плану роботирозглядається заступниками голови міської державної адміністрації,візується ними та передається до організаційного відділу дляостаточного формування плану. Пропозиції до плану-календаряосновних заходів Київської міської та районних державнихадміністрацій на тиждень подаються у письмовому вигляді щочетвергадо 12 години організаційному відділу для узагальнення. Планироботи затверджуються головою міської державної адміністрації.
9. Додаткові (позапланові) питання включаються дозатвердженого плану роботи міської державної адміністрації зарішенням голови міської державної адміністрації.
Виключення з плану роботи питання здійснюється за дозволомголови міської державної адміністрації на підставі доповідноїзаписки заступника голови (відповідно до розподілу обов'язків).
10. Контроль за виконанням квартальних планів роботиздійснюють перший заступник та заступники голови Київської міськоїдержавної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
11. Головні управління, управління, відділи, інші службиміської державної адміністрації організують свою роботу відповіднодо поточних планів роботи, що затверджуються їх керівником.
12. Контроль за виконанням планів роботи структурнимипідрозділами міської державної адміністрації здійснюєтьсязаступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків).
КОНСУЛЬТАТИВНІ, ДОРАДЧІ ТА ІНШІ
ДОПОМІЖНІ ОРГАНИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ
13. Для сприяння здійсненню повноважень міської державноїадміністрації голова міської державної адміністрації утворюєконсультативні, дорадчі та інші допоміжні органи і служби (ради,комісії, колегії, робочі групи тощо).
Завдання, функції та персональний склад зазначених органів іслужб визначає голова міської державної адміністрації.
14. Для погодженого розгляду питань, що належать доповноважень міської державної адміністрації, обговореннянайважливіших напрямів її діяльності у міській державнійадміністрації може утворюватися колегія міської державноїадміністрації (далі - колегія) у складі голови міської державноїадміністрації (голова колегії), його заступників, а такожкерівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділівміської державної адміністрації.
До складу колегії можуть входити керівники територіальнихорганів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади(за згодою) та посадові особи органів місцевого самоврядування(за згодою), керівники районних державних адміністрацій.
Склад колегії міської державної адміністрації не повиненперевищувати 50 осіб.
Персональний склад, колегії затверджується та змінюєтьсяголовою державної адміністрації.
15. Засідання колегії вважається правочинним, якщо на ньомуприсутні не менш як дві третини загальної кількості її членів.
16. Засідання колегії проводяться у міру потреби.
17. Рішення колегії приймаються відкритим голосуваннямбільшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разірівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.
В окремих випадках за рішенням головуючого може бутизастосована процедура таємного голосування.
18. Засідання колегії оформляються протоколами, якіпідписуються головою колегії.
Рішення колегії провадяться у життя, як правило,розпорядженнями або дорученнями голови міської державноїадміністрації.
Оригінали рішень колегії зберігаються у секторі редагуваннята випуску розпоряджень загального відділу міської державноїадміністрації.
АПАРАТ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
19. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове,матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльностіміської державної адміністрації, систематичну перевірку виконанняактів законодавства та розпоряджень державної адміністраціїздійснює її апарат.
20. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:
1) опрацьовує документи, що надходять до міської державноїадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та іншіматеріали, а також проекти доручень голови та заступників головиміської державної адміністрації;
2) здійснює опрацювання проектів розпоряджень; за дорученнямголови міської державної адміністрації розробляє проектирозпоряджень з організаційних та кадрових питань;
3) перевіряє за дорученням голови міської державноїадміністрації виконання актів законодавства, розпоряджень ідоручень голови міської державної адміністрації управліннями,відділами та іншими структурними підрозділами міської державноїадміністрації, а також районними державними адміністраціями,вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичнудопомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконаленнядіяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданнямними доповідей, інформації та інших матеріалів щодо виконанняактів законодавства, розпоряджень і доручень голови міськоїдержавної адміністрації;
4) аналізує за дорученням голови міської державноїадміністрації роботу органів місцевого самоврядування у межах іпорядку, визначених законодавством, надає методичну та іншупрактичну допомогу у поліпшенні організації їх роботи, готуєпропозиції про поглиблення взаємодії міської державноїадміністрації з органами місцевого самоврядування у спільномувирішенні питань економічного, соціального та культурного розвиткуміста;
5) готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали зорганізаційних та кадрових питань, що розглядаються головоюміської державної адміністрації;
6) опрацьовує і подає голові міської державної адміністраціїпроекти планів роботи міської державної адміністрації, забезпечуєконтроль за їх виконанням;
7) здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, атакож нарад, що проводяться головою міської державноїадміністрації та його заступниками;
8) організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень,що надійшли до міської державної адміністрації, контролюєвирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізуєпропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямованіна усунення причин, які викликають обґрунтовані скарги ізауваження громадян;
9) аналізує разом із структурними підрозділами міськоїдержавної адміністрації соціально-економічне і суспільно-політичнестановище в місті, розробляє та вносить голові міської державноїадміністрації пропозиції щодо його поліпшення; бере участь упідготовці звітів міської державної адміністрації про виконанняпрограм соціально-економічного і культурного розвитку міста, атакож про реалізацію повноважень, делегованих міською радою;
10) проводить відповідно до затвердженого головою міськоїдержавної адміністрації плану роботу, пов'язану з організацієюдобору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченнямпрацівників міської державної адміністрації, створеннямкваліфікованого кадрового резерву і веденням обліку кадрів, вживаєзаходів для поліпшення організації та підвищення ефективностіроботи працівників міської державної адміністрації;
11) забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності іслужбової таємниці;
12) здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутовезабезпечення діяльності міської державної адміністрації;
13) виконує інші функції відповідно до законодавства та задорученням голови міської державної адміністрації.
21. Апарат міської державної адміністрації у процесівиконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями,відділами та іншими структурними підрозділами міської державноїадміністрації, апаратом міської ради.
22. Організація роботи апарату міської державноїадміністрації здійснюється відповідно до Регламенту, Інструкції зділоводства ( ra2047017-97 ), а також положення про апарат, щозатверджується головою міської державної адміністрації.
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КАДРАМИ
В КИЇВСЬКІЙ МІСЬКІЙ ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ
23. Організацію роботи з кадрами в апараті Київської міськоїдержавної адміністрації здійснює відділ кадрової роботи та зпитань державної служби і нагород, а в головних управліннях,управліннях, відділах, інших структурних підрозділахміськдержадміністрації, районних у місті Києві державнихадміністраціях - структурні підрозділи (відділ, сектор, служба)кадрів, основними завданнями яких є реалізація єдиної державноїполітики з питань державної служби, розробка обґрунтованої потребиапарату Київської міської державної адміністрації та їїструктурних підрозділів, райдержадміністрацій у м. Києві уфахівцях, організація і здійснення кадрової роботи, в основу якоїпокладено принципи демократичного добору і просування по службі заділовими якостями та професійною компетентністю, постійне навчанняпрацівників, заохочення їх до службової кар'єри та нагородженнядержавними і міськими нагородами, розроблення ефективної системипідготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державнихслужбовців, керівників підприємств, установ та організацій, щознаходяться у власності територіальної громади міста Києва, тасистеми оновлення кадрів і здійснення контролю за їх діяльністю,відзначення громадян за особисті заслуги перед Україною,нагородження за вагомі особисті заслуги перед громадою містаКиєва.
Координацію роботи з кадрами у Київській міській державнійадміністрації здійснює регіональна рада по роботі з кадрами.
24. В апараті, інших структурних підрозділах Київськоїміської та районних у місті Києві державних адміністраціях і напідприємствах, в установах і організаціях, що знаходяться увласності територіальної громади міста Києва, узагальнюєтьсяпрактика роботи з кадрами і вносяться керівництвуміськдержадміністрації пропозиції щодо її вдосконалення,розробляються річні плани роботи з кадрами, визначаються щорічната перспективна (на 5 років) потреба в кадрах та заходи щодо їхдобору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації,заохочення, здійснення контролю за їх діяльністю, аналізуєтьсяякісний склад державних службовців міської та районних у містіКиєві державних адміністрацій, а також керівників підприємств,установ та організацій, що знаходяться у власності територіальноїгромади міста Києва, формується замовлення на підготовку,перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців такерівників підприємств, установ та організацій, що знаходяться увласності територіальної громади міста Києва, забезпечуєтьсяукладання відповідних угод, організовується регулярне навчанняпрацівників апарату та інших структурних підрозділівміськдержадміністрації, районних у місті Києві державнихадміністрацій, визначаються напрями спеціалізації державнихслужбовців для навчання, перепідготовки та підвищеннякваліфікації, зміст і основні види навчання державних службовців зурахуванням забезпечення його безперервності та запровадженнясучасних технологій навчання, а також оптимальних термінів іперіодичності залежно від потреб державної служби і форморганізації навчального процесу, підвищення кваліфікації державнихслужбовців не рідше одного разу на 5 років і контролюєтьсяпроведення цієї роботи.
25. Прийняття на державну службу в міську державнуадміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншоюпроцедурою, передбаченою законодавством.
Прийняття осіб на роботу до міської державної адміністраціїна посади, що не віднесені до категорій державних службовців, таувільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавствапро працю.
26. Відділ кадрової роботи та з питань державної служби інагород разом з керівниками структурних підрозділівміськдержадміністрації вивчають ділові якості осіб, якіпретендують на зайняття посад в апараті та структурних підрозділахміськдержадміністрації, попереджують їх про встановленізаконодавством обмеження у прийнятті на державну службу,контролюють добір та розстановку кадрів у райдержадміністраціяхвідповідно до вимог законодавства; розглядають та вносятькерівництву міськдержадміністрації пропозиції щодо проведеннястажування кадрів на посадах державних службовців, готують разом звідповідними підрозділами документи для організації стажування,здійснюють контроль за його проведенням.
При прийнятті на державну службу відповідно до Закону України"Про державну службу" ( 3723-12 ) може встановлюватисявипробувальний термін до шести місяців. У разі негативногорезультату випробування особа звільняється з займаної посадидержавного службовця відповідно до законодавства про працю.
27. Особи, які вперше призначаються на посади державнихслужбовців, приймають Присягу і підписують її текст, визначенийстаттею 17 Закону України "Про державну службу" ( 3723-12 ), прощо робиться запис у трудовій книжці.
28. Для зайняття посад державних службовців та просування їхпо службі відділ кадрової роботи та з питань державної служби інагород формує списки кадрового резерву на керівництво міської тарайонних у місті Києві державних адміністрацій, керівництвоуправлінь, відділів та інших структурних підрозділівміськдержадміністрації, працівників апаратуміськдержадміністрації, керівників підприємств, установ іорганізацій, що знаходяться у власності територіальної громадиміста Києва; аналізує та узагальнює практику формування кадровогорезерву в міській та районних державних адміністраціях, напідприємствах, в установах і організаціях, що знаходяться увласності територіальної громади міста Києва, та вносить головіКиївської міської державної адміністрації пропозиції щодовдосконалення цієї роботи; проводить роботу з працівниками,зарахованими до кадрового резерву, контролює виконання особистихрічних планів їх підготовки, що сприяє набуттю ними практичногодосвіду, необхідного для зайняття посад.
29. Переважне право просування по службі мають державніслужбовці, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращихрезультатів у роботі, виявляють ініціативу, постійно підвищуютьсвій професійний рівень.
30. Відрядження керівництва, начальників головних управлінь,управлінь, відділів, інших структурних підрозділів та працівниківапарату Київської міської державної адміністрації здійснюютьсявідповідно до плану роботи адміністрації, її структурнихпідрозділів, а також згідно з документами центральних органіввлади.
Відрядження оформляється розпорядженням Київської міськоїдержавної адміністрації за поданням першого заступника,заступників голови міської державної адміністрації. Проектрозпорядження про відрядження в межах держави готується відділомкадрової роботи та з питань державної служби і нагород, а провідрядження за кордон - відділом протоколу апарату та Головнимуправлінням зовнішньоекономічних зв'язків та інвестицій Київськоїміської державної адміністрації.
Посвідчення про відрядження в межах держави оформляєтьсявідділом кадрової роботи та з питань державної служби і нагород напідставі виданого розпорядження і підписується заступником головиміської державної адміністрації - керівником апарату.
У разі, коли заступники голови, працівники апарату, керівникиструктурних підрозділів міської державної адміністраціївід'їжджають у відрядження, що не оформлюються у міській державнійадміністрації, вони повинні обов'язково повідомити про це головуміської державної адміністрації та отримати його письмову згоду навиїзд у відрядження.
Керівники підприємств, установ та організацій, що знаходятьсяу власності територіальної громади міста Києва, оформлюютьвідрядження за місцем роботи. Вони повинні обов'язково повідомитипро це заступника голови міської державної адміністрації у порядкупідпорядкованості та отримати його письмову згоду на виїзд увідрядження.
31. Чергові відпустки працівникам Київської міської державноїадміністрації надаються у встановленому порядку згідно з графікомвідпусток.
Графік відпусток першого заступника, заступників голови,керівників структурних підрозділів апарату міської державноїадміністрації, керівників головних управлінь, управлінь та іншихслужб міської державної адміністрації, голів районних у містіКиєві державних адміністрацій затверджується розпорядженнямміської державної адміністрації.
Графік відпусток працівників апарату міської державноїадміністрації затверджується наказом заступника голови міськоїдержавної адміністрації - керівника апарату.
Перший заступник та заступники голови міської державноїадміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питаньдержавної служби і нагород до 15 грудня кожного року пропозиціїщодо складання графіків чергових відпусток керівників структурнихпідрозділів апарату міської державної адміністрації, керівниківголовних управлінь, управлінь, відділів та інших служб.
Керівники структурних підрозділів апарату міської державноїадміністрації подають до відділу кадрової роботи та з питаньдержавної служби і нагород до 15 грудня кожного року пропозиції,погоджені з заступниками голови міської державної адміністраціїщодо складання графіка чергових відпусток на працівників,підпорядкованих їм підрозділів.
Відпустка надається на підставі заяви, яка за 14 днів допочатку відпустки подається на ім'я голови міської державноїадміністрації та оформлюється розпорядженнямміськдержадміністрації. Для керівників головних управлінь,управлінь, відділів та інших служб міської державноїадміністрації, керівників структурних підрозділів апарату заявапро надання відпустки повинна бути погоджена у відповідногозаступника голови міської держадміністрації.
Відпустки працівникам апарату надаються на підставі заяви,яка за 14 днів до початку відпустки подається на ім'я заступникаголови міської державної адміністрації - керівника апарату. Заявапро надання відпустки погоджується керівником структурногопідрозділу апарату та відповідним заступником голови міськоїдержавної адміністрації.
Відпустки працівникам апарату надаються наказом по апаратуміської державної адміністрації.
32. Відпустки керівникам підприємств, установ та організацій,що знаходяться у власності територіальної громади міста Києва,надаються на підставі заяви, яка за 14 днів до початку відпусткиподається на ім'я голови міської державної адміністрації. Заявапро надання відпустки погоджується заступником голови міськоїдержавної адміністрації у порядку підпорядкованості.
Відпустка керівникам підприємств, установ та організацій, щознаходяться у власності територіальної громади міста Києва,оформлюється розпорядженням Київської міської державноїадміністрації.
33. Відділ кадрової роботи та з питань державної служби інагород у межах своєї компетенції бере участь у розробленніструктури Київської міської державної адміністрації та штатногорозпису її апарату, контролює розроблення посадових інструкцій вструктурних підрозділах міськдержадміністрації.
34. Здійснює організаційне забезпечення роботи атестаційноїкомісії та контролює проведення атестації державних службовців вструктурних підрозділах міськдержадміністрації, районних у містіКиєві державних адміністраціях.
35. Разом з керівниками структурних підрозділів Київськоїміської державної адміністрації, районних у місті Києві державнихадміністрацій здійснює контроль за дотриманням вимог законівУкраїни "Про державну службу" ( 3723-12 ) та "Про боротьбу зкорупцією" ( 356/95-ВР ).
36. Відділ кадрової роботи та з питань державної служби інагород проводить практичну роботу, пов'язану із застосуваннямЗакону України "Про державні нагороди України" ( 1549-14 ), атакож нагородженням міськими нагородами.
ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ВИДАННЯ РОЗПОРЯДЖЕНЬ
КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
37. Розпорядження Київської міської державної адміністраціївидаються у межах повноважень, визначених чинним законодавством,одноосібно головою міської державної адміністрації.
У разі відсутності голови міської державної адміністраціїйого повноваження щодо видання розпоряджень виконує першийзаступник голови міської державної адміністрації.
38. Проекти розпоряджень вносяться за поданням заступниківголови, керівників головних управлінь, управлінь, відділів і службміської державної адміністрації, голів районних у м. Києвідержавних адміністрацій.
До проектів розпоряджень обов'язково додаються письмовіобґрунтування щодо доцільності їх видання.
39. Текст проекту розпорядження викладається українськоюмовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та текстув цілому повинен бути органічно пов'язаним і не допускатиможливості подвійного тлумачення змісту. Обов'язковою складовоючастиною розпорядження є заголовок, який стисло розкриває йогозміст. Преамбула проекту розпорядження, крім мотивів та цілей йоговидання, як правило, повинна містити посилання на відповіднийзакон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин,зазначених у розпорядженні.
Проект розпорядження при необхідності повинен містити пунктщодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.
40. На зворотному боці останньої сторінки проектурозпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, асаме: посада, прізвище та ініціали керівника, який подає абопогоджує проект.
Проект розпорядження візують: керівник та юрисконсультголовного управління, управління, відділу чи іншої служби міськоїдержавної адміністрації, яка вносить проект, керівник відділуконтролю, керівники зацікавлених організацій, голови відповіднихрайонних державних адміністрацій у разі, коли зачіпаються інтересирайонів.
При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування,перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вонавважається недійсною.
41. Підготовлений згідно з вимогами пп. 37-40 цьогоРегламенту проект розпорядження подається в секретаріатвідповідного заступника голови міської державної адміністрації.
Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданогопроекту розпорядження з заступником голови міської державноїадміністрації, якому підпорядковане головне управління,управління, відділ, що вносять проект, та керівником юридичноїслужби.
Всі проекти розпоряджень, що носять нормативний характер тамають загальноміське значення, погоджуються відповіднимсекретаріатом з усіма заступниками голови міської державноїадміністрації.
Перший заступник голови міської державної адміністрації візуєпроект розпорядження останнім.
42. Тривалість опрацювання проекту розпорядження в апараті неповинна перевищувати 10 робочих днів (у разі необхідності цейтермін може бути продовжено заступником голови за обґрунтованимпроханням посадової особи апарату).
43. Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службоюпротягом терміну, що не перевищує 3 днів. При цьому візуються всісторінки проекту розпорядження і додатків до нього (із зворотногобоку).
44. Після візування проекту розпорядження юридичною службоювнесення до нього змін і доповнень не допускається.
45. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодженняпроекту розпорядження, викладаються у письмовій формі на окремомуаркуші. Виправлення, дописування та інші зміни текстурозпорядження під час погодження не допускаються.
У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань нарівні структурних підрозділів міської державної адміністраціїрішення про зняття або врахування зауважень приймають відповідноперший заступник, заступник голови міської державноїадміністрації, до відання якого відноситься конкретне питання. Уцьому випадку віза заступника голови міської державноїадміністрації на проекті розпорядження підтверджує остаточнуредакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проектирозпоряджень можуть вноситися для колегіального обговорення таприйняття рішення.
46. Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальнеобговорення приймається головою міської державної адміністрації записьмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови міськоїдержавної адміністрації.
47. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточнійредакції, мають містити візи керівника головного управління,управління, відділу або служби міської державної адміністрації, щозробила подання, відповідного заступника голови міської державноїадміністрації, заступника голови міськдержадміністрації -керівника апарату, керівника юридичної служби.
48. Додатки до розпоряджень візують: керівник головногоуправління, управління, відділу або служби міської державноїадміністрації, що зробила подання, відповідний заступник головиміської державної адміністрації, керівник юридичної служби.Підписує додатки до розпоряджень заступник голови міськоїдержавної адміністрації - керівник апарату.
49. Відповідальність за якість підготовки проектурозпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства талітературне редагування несе заступник голови міської державноїадміністрації, до компетенції якого належать зазначені питання, таюридична служба.
50. Підготовлений та погоджений в установленому порядкупроект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхіднимидокументами, розрахунком розсилки та текстом цьогорозпорядчо-правового документа на машинному носії (дискеті)подається завідуючими секретаріатами першого заступника,заступників голови міської державної адміністрації до сектораредагування та випуску розпоряджень загального відділу.
Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повнуадресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідуючимсекретаріатом відповідного заступника голови міської державноїадміністрації.
51. Сектор редагування та випуску розпоряджень загальноговідділу здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовкипроектів розпоряджень і, у разі їх порушення, повертає проектвиконавцям.
52. Проекти розпоряджень подаються на підпис голові міськоїдержавної адміністрації завідуючим загальним відділом.
53. Підписані розпорядження оформляються сектором редагуваннята випуску розпоряджень. Сектор редагування та випускурозпоряджень забезпечує зняття необхідної кількості копійрозпоряджень відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їхзазначеним у розрахунку організаціям через сектор службовоїкореспонденції загального відділу.
54. Розпорядження Київської міської державної адміністраціїнабирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено врозпорядженні.
55. Розпорядження, що стосуються прав та обов'язків громадяні мають загальний характер, доводяться до відома населенняГоловним управлінням преси та інформації Київської міськоїдержавної адміністрації.
ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЯ РОЗПОРЯДЖЕНЬ
КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
56. Розпорядження Київської міської державної адміністраціїяк органу державної виконавчої влади, що зачіпають права, свободий законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер,підлягають реєстрації в управлінні юстиції в місті Києві вп'ятиденний термін після їх видання.
57. Забезпечення реєстрації розпоряджень покладається наюридичну службу апарату Київської міської державної адміністраціїта керівників головних управлінь, управлінь, відділів, службКиївської міської державної адміністрації, за поданням яких виданорозпорядження.
58. Необхідність державної реєстрації розпорядженнявизначається керівником юридичної служби при погодженні проекту,про що робиться спеціальна відмітка - "підлягає державнійреєстрації" (поруч з візою керівника юридичної служби).
59. Розпорядження, що подається на державну реєстрацію,супроводжується листом, який підписує відповідний заступник головиКиївської міської державної адміністрації згідно з розподіломобов'язків. Прийнятий спільно з іншим органом нормативно-правовийакт подається на реєстрацію органом, підпис якого стоїть першим.
60. Супровідний лист повинен містити такі дані:
- обґрунтування підстав для видання розпорядження;
- відомості про чинні акти з цього питання, інформацію простроки приведення їх у відповідність до розпорядження, поданого надержавну реєстрацію, а також про розпорядження, що втрачаютьчинність у зв'язку з виданням цього розпорядження.
На лицьовому або зворотному боці супровідного листа повиннабути відмітка про безпосереднього виконавця цього документа, якаскладається з його імені, по батькові, прізвища і номераслужбового телефону.
61. При поданні розпорядження на державну реєстраціюзаслуховуються, у разі необхідності, пояснення посадової особи,якій доручалася підготовка проекту розпорядження та представникаюридичної служби.
62. На державну реєстрацію розпорядження подається у трьохпримірниках (оригінал і дві завірені копії).
63. Якщо на державну реєстрацію подається розпорядження прозатвердження тарифів на надання послуг, до нього також додаєтьсякалькуляція цих тарифів.
64. Якщо до розпорядження вносяться зміни чи доповнення, торазом з ними подається також і копія розпорядження, до якого вонивносяться.
ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА
У КИЇВСЬКІЙ МІСЬКІЙ ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ
65. Організація роботи з документами у Київській міськійдержавній адміністрації здійснюється відповідно до Інструкції зділоводства, затвердженої розпорядженням Київської міськоїдержавної адміністрації від 16.12.97 N 2047 ( ra2047017-97 ).
66. Діловодство у Київській міській державній адміністраціїведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з1 січня щорічно.
67. Відповідальність за організацію виконання документівнесуть голова, перший заступник та заступники голови Київськоїміської державної адміністрації (відповідно до розподілуобов'язків), керівники головних управлінь, управлінь, відділів таінших структурних підрозділів Київської міської державноїадміністрації.
68. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства уКиївській міській державній адміністрації здійснює загальнийвідділ.
69. Відповідальність за стан ведення діловодства і збереженнядокументів у секретаріатах голови, першого заступника, заступниківголови Київської міської державної адміністрації, головнихуправліннях, управліннях, відділах та інших службах Київськоїміської державної адміністрації покладається на їхніх керівників.
70. Уся службова кореспонденція, що надходить до Київськоїміської державної адміністрації, приймається і опрацьовуєтьсясектором службової кореспонденції загального відділу апарату,вводиться в базу даних електронної системи обліку та контролю і втой же день передається на розгляд керівників апарату Київськоїміської державної адміністрації відповідно до розподілуобов'язків. Термінові документи реєструються і передаються нарозгляд негайно.
71. Передача документів, зареєстрованих у секторі службовоїкореспонденції, здійснюється під розписку у журналах реєстріввидачі службової кореспонденції за встановленою формою.
72. Службова кореспонденція, що підлягає розгляду головоюКиївської міської державної адміністрації, доповідається йомузавідуючим загальним відділом.
73. На дорученнях голови Київської міської державноїадміністрації, що містять контрольні терміни та потребуютьвідповіді заявникам, загальним відділом робляться відмітки провзяття їх на контроль. Сектор службової кореспонденції направляєкопії цих документів з дорученнями та копієюреєстраційно-контрольної картки до відділу контролю.
74. Після розгляду документів заступниками голови Київськоїміської державної адміністрації працівники відповіднихсекретаріатів знімають необхідну кількість копій (за кількістювиконавців) і передають їх до сектора службової кореспонденціїзагального відділу апарату. Оригінали доручень з відповіднимидокументами зберігаються у секретаріатах заступників головиміської державної адміністрації. Якщо службовий документ непідлягає розмноженню, ознайомлення з ним і дорученням керівниківКиївської міської державної адміністрації здійснюють відповіднісекретаріати.
Прийом документів для перевідмітки і відправлення виконавцямздійснюється сектором службової кореспонденції, як правило, до14.00 щоденно.
75. Копії законів України, указів і розпоряджень ПрезидентаУкраїни, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України таінших нормативних актів, а також розпоряджень міської державноїадміністрації направляються до юридичної служби.
76. Ініціативні листи керівників головних управлінь,управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Київськоїміської державної адміністрації на ім'я голови Київської міськоїдержавної адміністрації попередньо розглядаються відповіднимизаступниками голови Київської міської державної адміністраціїзгідно з розподілом обов'язків.
77. Проекти листів подаються на підпис голові Київськоїміської державної адміністрації завізовані відповіднимизаступниками голови міської державної адміністрації із зазначеннямна останній сторінці прізвища та ініціалів виконавця і йогослужбового телефону.
78. Вся вихідна кореспонденція за підписом голови Київськоїміської державної адміністрації реєструється в секторі службовоїкореспонденції загального відділу. Копії листів формуються всправи згідно з номенклатурою та зберігаються в секторі службовоїкореспонденції до передачі в архів.
79. Вихідна кореспонденція за підписом першого заступника(крім випадків, коли він виконує обов'язки голови) та заступниківголови Київської міської державної адміністрації реєструється увідповідних секретаріатах. У секретаріатах також зберігаютьсякопії листів, які формуються в справи згідно з номенклатурою.
80. Організація передачі та прийому інформації за допомогоюелектронної пошти між Київською міською державною адміністрацієюта органами державної влади здійснюється сектором автоматизованихсистем діловодства загального відділу.
Сектор автоматизованих систем діловодства забезпечуєрегулярний прийом матеріалів 4 рази на день о 9-00, 12-00, 15-00,18-00 годинах.
81. Службова кореспонденція та інформаційні матеріали, щонадійшли електронною поштою опрацьовуються, вводяться в базу данихелектронної системи обліку та контролю у порядку, визначеному упп. 70-74.
Інформаційні матеріали, які надійшли електронною поштою імають великий об'єм, записуються на дискету та передаються дляопрацювання керівникам структурних підрозділів Київської міськоїдержавної адміністрації.
82. Для передачі електронною поштою файли з інформацієюзаписуються виконавцем на дискету, яка обов'язково перевіряєтьсяантивірусною програмою (програми Dr. Web, Anti Viral Toolkit Pro),та передається до сектора автоматизованих систем діловодства.
Інформація, що підлягає передачі, оформляється виконавцем утекстовому процесорі Word, шрифтом Times New Roman (за виняткомвідомостей, які формуються з баз даних).
На дискеті повинні бути записані лише файли, призначені дляпередачі.
Відповідальність за зміст інформації, яка передаєтьсяелектронною поштою, несе керівник відповідного структурногопідрозділу апарату міської державної адміністрації, який готуєвідповідні матеріали.
ФОРМУВАННЯ СПРАВ І ПІДГОТОВКА ЇХ
ДО ПЕРЕДАЧІ В АРХІВ
83. Облік і формування справ у діловодстві Київської міськоїдержавної адміністрації здійснюється за номенклатурою, якаскладається структурними підрозділами міської державноїадміністрації за участю головного спеціаліста з питань архівногоділоводства.
Номенклатура справ структурного підрозділу погоджується іззавідуючим загальним відділом і підписується керівникомструктурного підрозділу.
Зведену номенклатуру справ Київської міської державноїадміністрації підписує завідуючий загальним відділом апаратудержавної адміністрації за поданням головного спеціаліста з питаньархівного діловодства.
84. Усі виконані документи, після їх оформлення увстановленому порядку, формуються відповідно до затвердженоїноменклатури. Справи формуються з оригіналів (при їх відсутності -з засвідчених в установленому порядку копій) лише виконанихдокументів. Невиконані документи підшивати у справи забороняється.
85. Документи постійного і тривалого зберігання, сформовані усправи, підшиваються у твердій палітурці.
На всі справи постійного і тривалого зберігання, післязакінчення їх діловодством, складаються описи.
86. Закінчені діловодством справи разом зконтрольно-обліковими картками на документи (дискетами)передаються до архіву міської державної адміністрації через 3 рокипісля завершення їх у діловодстві структурних підрозділів.
ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ
ДОКУМЕНТІВ У КИЇВСЬКІЙ МІСЬКІЙ
ДЕРЖАВНІЙ АДМІНІСТРАЦІЇ
87. Контрольно-координаційні повноваження Київської міськоїдержавної адміністрації здійснюються: головою, першим заступником,заступниками голови міської державної адміністрації, керівникамиструктурних підрозділів міської державної адміністрації.
Організаційне та методичне керівництво
контрольно-координаційною діяльністю структурних підрозділів
Київської міської державної адміністрації здійснює відділ
контролю.
Порядок організації контролю у Київській міській державнійадміністрації регулюється Положенням про відділ контролю, цимРегламентом та Інструкцією з діловодства ( ra2047017-97 ).
88. Контролю підлягають документи, в яких встановленозавдання або які містять питання, що потребують вирішення увизначений термін, або якщо терміни встановлено головоюміськдержадміністрації.
Обов'язковому контролю підлягає виконання законів України,указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпорядженьКабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої владивищого рівня (далі - акти законодавства), доручень ПрезидентаУкраїни і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та дорученьголови міської держадміністрації, рішень колегій, протоколівдоручень апаратних нарад, запитів і звернень народних депутатів,вихідні ініціативні документи з основних питань діяльності міськоїдержавної адміністрації.
89. Облік і контроль за дотриманням порядку проходженняслужбових документів в апараті міської державної адміністраціїздійснює сектор службової кореспонденції загального відділу.
