Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

З метою забезпечення реалізації положень Регламенту Верховної Ради України щодо електронної та паперової форм документообігу у Верховній Раді України та на виконання пунктів 3 і 5 розділу II "Прикінцеві та перехідні положення" Закону України "Про внесення змін до Регламенту Верховної Ради України щодо вдосконалення електронної форми документообігу у Верховній Раді України":

1. Затвердити:

1) Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);

2) Технологічну схему проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 2);

3) Схему внесення документів до бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" (додаток 3).

2. Встановити, що впродовж періоду дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи роботи з документами у Верховній Раді України (далі - єдина автоматизована система):

1) пропозиції Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп), колективні ініціативи народних депутатів України (підписні листи) створюються у паперовій формі;

2) законопроект, підготовлений до другого чи наступних читань, оформлюється у паперовій формі (оригінал паперового документа), візується керівником секретаріату головного комітету та підписується головою цього комітету. Керівники юридичного і редакційного підрозділів Апарату Верховної Ради України візують поданий головним комітетом законопроект за результатами проведених експертиз;

3) висновки юридичної експертизи та редакційного опрацювання оформлюються в електронній формі, підписуються керівниками відповідних підрозділів Апарату Верховної Ради України та додаються до супровідних документів. Супровідні документи надаються народним депутатам України разом з текстом законопроекту, підготовленого до другого чи наступних читань, в електронній формі, що завізований керівником секретаріату головного комітету та підписаний головою головного комітету із застосуванням кваліфікованих електронних підписів;

4) підготовка законопроектів і супровідних документів до них до другого та наступних читань відповідно до підпунктів 2 і 3 цього пункту здійснюється згідно з тимчасовою технологічною схемою проходження законопроекту, підготовленого до розгляду у другому або наступному читанні, та супровідних документів до нього (додаток 4).

3. З метою забезпечення коректного ведення Апаратом Верховної Ради України бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" комітетам Верховної Ради України при поданні на розгляд Верховної Ради України проектів про внесення змін до законодавчих актів України викладати такі зміни як нові редакції відповідних статей, їх частин, пунктів, підпунктів.

4. Законопроекти та супровідні документи до них, підготовлені до другого та наступних читань і надані народним депутатам України у встановленому законом порядку до видання цього розпорядження, не потребують переоформлення.

5. Апарату Верховної Ради України забезпечити:

1) впродовж п'ятої і шостої сесій Верховної Ради України дев'ятого скликання роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формі, з урахуванням положень, передбачених пунктом 2 цього розпорядження;

2) до завершення п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання:

розроблення проектів положень про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України, про офіційний веб-сайт Верховної Ради України, а також проекту технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України;

оновлення переліку автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України;

підготовку пропозицій (за необхідності) щодо внесення змін до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України", Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України на основі узагальнення результатів дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи впродовж п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання.

6. Виконуючому обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України М. Теплюку забезпечити приведення актів керівництва Апарату Верховної Ради України у відповідність із цим розпорядженням.

7. Визнати такими, що втратили чинність:

1) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про затвердження Положення про порядок роботи у Верховній Раді України із проектами законів, постанов, інших актів Верховної Ради України" від 22 травня 2006 року № 428 (із наступними змінами);

2) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України" від 25 травня 2006 року № 448 (із наступними змінами);

3) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про деякі питання організації роботи з реєстрації та супроводження електронних петицій, адресованих Верховній Раді України" від 28 жовтня 2015 року № 1494 (із наступними змінами);

4) розпорядження Голови Верховної Ради України "Про Порядок роботи із зверненнями в Апараті Верховної Ради України" від 11 липня 2016 року № 273 (із наступними змінами).

8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на Першого заступника Голови Верховної Ради України Р. Стефанчука.

Роздiл I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Підрозділ 1. Загальні положення

Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки

Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі

Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі

Підрозділ 5. Бланки

Роздiл II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції

Глaва 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

Глaва 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю

Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України

Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України

Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах

Глaва 1. Електронні резолюції

Глaва 2. Робота з вхідними документами

Глaва 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів

Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції

Глaва 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції

Глaва 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ

Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі

Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів

Роздiл III. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ТА СУПРОВОДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ

Підрозділ 13. Загальні засади документування роботи із зверненнями

Глaва 1. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації звернення

Глaва 2. Організація розгляду звернення

Підрозділ 14. Порядок документування супроводження електронної петиції

Підрозділ 15. Документування результатів моніторингу розгляду звернень, узагальнення та аналізу інформації

Підрозділ 16. Зберігання документів за зверненнями

Роздiл IV. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗАПИТІВ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ

Підрозділ 17. Загальні засади документування запитів на інформацію

Підрозділ 18. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації запиту на інформацію

Підрозділ 19. Особливості опрацювання документа із суміжною інформацією

Роздiл V. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ПИТАНЬ

Підрозділ 20. Документи організаційного та розпорядчого характеру

Підрозділ 21. Загальні вимоги до оформлення службових документів

Підрозділ 22. Документування засідань і нарад

Глaва 1. Протокол

Глaва 2. Стенограма

Роздiл VI. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ ЗАКОНОДАВЧОЇ ПРОЦЕДУРИ

Підрозділ 23. Реєстрація та робота з проектами актів Верховної Ради України

Підрозділ 24. Робота з прийнятими актами Верховної Ради України

Підрозділ 25. Вимоги до оформлення акта Верховної Ради України

Роздiл VII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ПРОЦЕДУР

Роздiл VIII. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ КОНТРОЛЬНОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

Підрозділ 26. Протокольне доручення

Підрозділ 27. Депутатський запит

Роздiл IX. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РЕАЛІЗАЦІЇ УСТАНОВЧОЇ ФУНКЦІЇ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

Роздiл X. КОНТРОЛЬ ЗА ПРОХОДЖЕННЯМ ДОКУМЕНТІВ У ВЕРХОВНІЙ РАДІ УКРАЇНИ

Підрозділ 28. Строк/термін виконання документа

Підрозділ 29. Контроль за проходженням документа

Роздiл XI. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ

Роздiл XII. АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Підрозділ 30. Систематизація та зберігання документів

Глaва 1. Складання номенклатури справ

Глaва 2. Формування справи

Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання

Глaва 1. Експертиза цінності документів

Глaва 2. Оформлення справи, складеної у паперовій формі

Глaва 3. Передавання справ до архівного підрозділу

Глaва 4. Користування архівними документами

Підрозділ 32. Передавання справ до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України

ДОДАТКИ

1. Це Положення визначає:

1) єдині правила документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в електронній та паперовій формах (далі - документи) у Верховній Раді України, Апараті Верховної Ради України (далі - Апарат) та в органах Верховної Ради України, діяльність яких забезпечується Апаратом;

2) порядок проходження документа у Верховній Раді України з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;

3) правила роботи з документами в єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС), у тому числі порядок обміну електронними документами в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ);

4) порядок здійснення оперативного інформаційного обміну з використанням службової електронної пошти;

5) загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень;

6) правила роботи з документами, що містять службову інформацію;

7) основні вимоги до організації розгляду звернень громадян та громадських об’єднань (далі - звернення), запитів на публічну інформацію, контролю за їх виконанням, аналітичної роботи, ведення діловодства за зверненнями та запитами, реєстрації і супроводження електронних петицій у Верховній Раді України.

2. Це Положення розроблено з урахуванням вимог законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України" , "Про захист персональних даних" , "Про електронні документи та електронний документообіг" , "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , "Про електронні довірчі послуги" , "Про звернення громадян" , "Про громадські об’єднання" , "Про доступ до публічної інформації" , Регламенту Верховної Ради України, Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Класифікатора звернень громадян , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, Національного стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2020, Національного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" ДСТУ 2732:2004.

3. Дія цього Положення поширюється на документи, що одержуються, створюються, відправляються Апаратом в електронній або паперовій формі.

Особливості організації діловодства з особовими справами державних службовців, документами з питань ведення обліку та звітності в господарсько-фінансовій діяльності Апарату, документами з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, технічною документацією визначаються окремими розпорядженнями Керівника Апарату Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника - у разі делегування повноважень (далі - Керівник Апарату (заступник).

4. Основною формою діловодства у Верховній Раді України є електронна. У випадках, визначених законодавством, діловодство здійснюється у паперовій формі.

5. Діловодство в електронній формі у Верховній Раді України здійснюється засобами ЄАС із застосуванням кваліфікованих електронних підписів, що забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, створення електронних документів, колективну роботу з проектами електронних документів, їх погодження (візування), застосування кваліфікованого електронного підпису, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль строків їх виконання.

6. Обробка, зберігання, направлення документів, що містять державну таємницю, засобами ЄАС забороняється.

7. Документування управлінської інформації у Верховній Раді України здійснюється в електронній формі.

Проходження у паперовій формі допускається лише для:

1) документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;

2) фінансових документів;

3) документів з кадрових питань, пов’язаних з обробленням персональних даних;

4) документів про право власності;

5) звернень, запитів на публічну інформацію;

6) документів, пов’язаних з розглядом спорів у судах;

7) електронних документів, що не можуть бути застосовані як оригінали згідно з вимогами закону;

8) документів, створених у паперовій формі відповідно до Регламенту Верховної Ради України;

9) інших документів, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена законодавством.

8. Електронний документ, підписаний (погоджений) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, не потребує візуального відтворення підпису або відбитка печатки.

9. Робота з незареєстрованими документами у Верховній Раді України забороняється.

10. Організація обміну електронними документами між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату (далі - структурні підрозділи) здійснюється виключно з використанням ЄАС, з іншими державними органами - з використанням СЕВ ОВВ (за умови їх підключення до СЕВ ОВВ), а у разі відсутності підключення до СЕВ ОВВ - відповідно до пункту 125 цього Положення.

11. Діловодство у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, структурних підрозділах та державних підприємствах, що належать до сфери управління Апарату, здійснюється спеціально визначеними працівниками.

Діловодство народних депутатів України здійснюється їх помічниками-консультантами.

12. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.

Документ, що надсилається іноземному адресату, складається державною мовою та мовою звернення або мовою офіційного спілкування відповідного адресата.

13. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) архівний підрозділ - підрозділ у складі структурного підрозділу з документального забезпечення;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації;

4) візуалізація (візуальне подання) - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для зору людини;

5) візування проекту електронного документа (візування) - накладення посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;

6) діловод - працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції з ведення діловодства у структурному підрозділі;

7) діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами;

8) доручення - управлінське рішення Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, оформлене на бланку (додаток 2 до цього Положення) з визначенням зобов’язання іншій посадовій особі (органу) щодо здійснення дій, спрямованих на виконання посадових (службових) повноважень (обов'язків);

9) електронна копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

10) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

11) електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в Апараті документа незалежно від форми його створення;

12) електронна резолюція - реквізит, створений у ЄАС, що вноситься до ЕРКК електронного документа та нерозривно пов’язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення посадової особи щодо його виконання;

13) електронне повідомлення - автоматично створена та передана в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації або реєстрацію електронного документа адресатом;

14) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

15) керівництво Апарату - Керівник Апарату, його Перший заступник, заступники;

16) керівництво Верховної Ради України - Голова Верховної Ради України, Перший заступник і заступник Голови Верховної Ради України;

17) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, засвідчене у порядку, встановленому цим Положенням;

18) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладення уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа, кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

19) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;

20) примірник електронного документа - файл, що містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

21) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа;

22) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та в ЕРКК для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

23) спеціальна кореспонденція - кореспонденція, що доставляється фельд’єгерською службою;

24) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом його сканування без засвідчення кваліфікованою електронною печаткою.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у пункті 2 цього Положення.

14. Організація ведення діловодства у структурному підрозділі забезпечується його керівником.

15. Документування управлінської інформації та діловодство в електронній формі в Апараті здійснюються із застосуванням кваліфікованих електронних підписів та кваліфікованих електронних печаток відповідно до законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

16. Кваліфікований електронний підпис застосовується у разі підписання (візування) електронного документа. Кваліфікований електронний підпис використовується лише його власником, ідентифікаційні дані якого зазначені в сертифікаті відкритого ключа, без права його передачі іншим особам.

17. Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа. Одна кваліфікована електронна печатка може застосовуватися кількома працівниками.

18. Під час накладення кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки автоматично проставляється електронна позначка часу.

19. Створення, призначення та суб’єкти застосування кваліфікованих електронних печаток визначаються розпорядженням Керівника Апарату.

20. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

В ЄАС застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

21. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Верховну Раду України, її органи та Апарат, використовуються великі і малі гербові печатки, інші печатки та штампи.

Зразки та описи гербових печаток Верховної Ради України та Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.

22. Гербовою печаткою Верховної Ради України засвідчуються:

1) посвідчення особи, яка призначається Верховною Радою України чи Головою Верховної Ради України;

2) підпис Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України на документі у паперовій формі.

23. Гербовою печаткою Апарату засвідчуються:

1) посвідчення працівника Апарату;

2) запис у трудовій книжці;

3) довідка з кадрових питань;

4) посвідчення про відрядження;

5) підпис Керівника Апарату, його Першого заступника і заступників на документі у паперовій формі.

24. Печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України та печатками структурних підрозділів засвідчуються:

1) відповідність копії документа оригіналу;

2) підпис керівника структурного підрозділу на документі.

25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2 та 3 цього пункту;

2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з інформаційного забезпечення, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідно цими підрозділами;

3) секретаріатом комітету - документа, створеного у відповідному комітеті, а також документа із справ законопроекту.

26. Якщо печатка для документа у паперовій формі згідно з призначенням виготовляється більш як в одному екземплярі, на кожній такій печатці додатково зазначається її номер.

Зразки та описи печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату.

Зразки та описи печаток підприємств та організацій, що перебувають у сфері управління Апарату, погоджуються Першим заступником Керівника Апарату - керуючим справами.

Печатки із своїм найменуванням, штампи, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, можуть мати лише ті структурні підрозділи Апарату, положення про які це передбачають.

27. Виготовлення гербових печаток Апарату, печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, забезпечує структурний підрозділ з управління справами за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.

Замовлення на виготовлення печаток без зображення Державного Герба України, штампів, що використовуються в діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами, погоджуються керівником структурного підрозділу з документального забезпечення і після затвердження Керівником Апарату передаються для забезпечення їх виготовлення до структурного підрозділу з управління справами.

28. Виготовлені печатки і штампи структурний підрозділ з управління справами передає до режимно-секретного підрозділу для обліку та видачі замовникам під розписку у спеціальному журналі.

29. Відбиток печатки на документі в паперовій формі проставляється на підпис особи, яка підписала документ, таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади такої особи.

30. Керівник структурного підрозділу забезпечує дотримання порядку зберігання та застосування печаток і штампів працівниками підрозділу.

Печатки і штампи для документів у паперовій формі зберігаються у сейфах або металевих шафах, що опечатуються особистими металевими печатками працівників, відповідальних за них.

Режимно-секретний підрозділ за потреби проводить перевірку наявності у структурних підрозділах виготовлених печаток і штампів для документів у паперовій формі.

У разі виявлення порушення правил зберігання або використання печаток і штампів керівник відповідного структурного підрозділу повідомляє про це керівника режимно-секретного підрозділу.

31. Працівник Апарату, визначений відповідальним за використання печаток і штампів для документів у паперовій формі, у разі звільнення з посади зобов’язаний здати видані йому печатки і штампи до режимно-секретного підрозділу.

32. Керівник структурного підрозділу інформує режимно-секретний підрозділ про втрату печатки або штампа для документів у паперовій формі.

За фактом втрати печатки (штампа) проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт та інформується керівництво Апарату.

На печатці (штампі), виготовленій замість втраченої, проставляється літера "Д" (дублікат).

33. Визнані непридатними для використання печатки і штампи для документів у паперовій формі підлягають поверненню до режимно-секретного підрозділу для подальшого знищення у встановленому порядку.

34. У випадках, передбачених законодавством, електронні копії оригіналів паперових документів засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою.

Замовлення відповідних ключів, що використовуються для застосування кваліфікованої електронної печатки, забезпечує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем.

35. Перелік структурних підрозділів, які застосовують кваліфіковані електронні печатки, визначається Керівником Апарату.

Відповідальність за застосування кваліфікованих електронних печаток покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.

36. Сертифікат відкритого ключа кваліфікованої електронної печатки повинен містити дані щодо призначення та назву суб’єкта застосування згідно з призначенням.

Кваліфікована електронна печатка накладається на електронний документ у вигляді набору даних в електронній формі, доданих до електронного документа з дотриманням технічних регламентів щодо забезпечення можливості ідентифікації Апарату.

Кваліфіковані електронні печатки обліковуються у структурному підрозділі з комп’ютеризованих систем. За потреби структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем здійснює методичне забезпечення застосування структурними підрозділами кваліфікованих електронних печаток.

37. Керівник структурного підрозділу інформує структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем про втрату кваліфікованої електронної печатки. Структурний підрозділ з комп’ютеризованих систем забезпечує негайне скасування сертифіката відкритого ключа втраченої кваліфікованої електронної печатки.

38. Непридатний для застосування відкритий ключ кваліфікованої електронної печатки знищується структурним підрозділом з комп’ютеризованих систем.

39. Для оформлення документів у Верховній Раді України, її органах та Апараті використовуються бланки в електронній та паперовій формах, види та форми яких наведені в додатку 2 до цього Положення.

Бланки законів та кодексів України виготовляються на захищеному папері.

40. Документ, створений в електронній формі, за необхідності оформлюється на електронному бланку. Бланки електронних документів не нумеруються та не потребують обліку.

41. Організаційно-розпорядчі документи, що у встановленому порядку створюються та опрацьовуються в паперовій формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення.

42. Бланки документів в електронній та паперовій формах повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Для виготовлення бланків у паперовій формі використовується папір формату А4 (210 x 297 міліметрів) і А5 (210 x 148 міліметрів).

43. Облік виготовлених друкарським способом бланків, що використовуються керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату, ведеться за порядковими номерами, що проставляються друкарським способом під час їх виготовлення у лівому нижньому куті зворотного боку бланка.

Загальний облік бланків у паперовому вигляді ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення.

Бланки народних депутатів України в Апараті не обліковуються.

Діловод здійснює облік, зберігання та використання бланків, виготовлених друкарським способом, у структурному підрозділі.

44. Непридатні для використання бланки, виготовлені друкарським способом, знищуються, про що складається відповідний акт (додаток 5 до цього Положення).

45. Бланки не використовуються для оформлення заяв працівників.

46. Створення та використання бланків, не передбачених цим Положенням, у Верховній Раді України, її органах та Апараті забороняється.

47. Приймання кореспонденції, що надходить до Верховної Ради України, у тому числі до органів Верховної Ради України, Апарату, здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

48. Документ, завантажений у ЄАС та направлений за відповідним маршрутом, вважається переданим адресату.

49. Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймаються під розписку у визначеному порядку.

50. Під час приймання кореспонденції, що надійшла в паперовому вигляді у конверті (пакеті, бандеролі), проводиться:

1) попередня перевірка безпечності вмісту;

2) перевірка правильності доставки;

3) перевірка цілісності конверта (пакета, бандеролі), їх розкриття;

4) перевірка правильності оформлення документа (наявність підпису, бланка, номера), наявності зазначеної в описі вкладення або в документі кількості аркушів, примірників документів, додатків та підозрілих вкладень.

51. У разі виявлення у вхідній кореспонденції, що надійшла в конверті (пакеті, бандеролі), підозрілого вкладення така кореспонденція приймається відповідно до Правил прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень (додаток 6 до цього Положення).

52. У разі пошкодження конверта (пакета, бандеролі) у поштовому реєстрі робиться відповідна відмітка.

53. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без реєстрації.

54. У разі надходження на адресу керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату кореспонденції іноземною мовою без перекладу така кореспонденція реєструється та без первинного розгляду передається до структурного підрозділу з міжпарламентських зв’язків для перекладу. Після здійснення перекладу зазначена кореспонденція разом з перекладом повертаються до структурного підрозділу з документального забезпечення для здійснення процедури первинного розгляду у встановленому порядку та передачі адресату.

55. Конверт (пакет, частина обгортки бандеролі із зворотною адресою) зберігається і додається до документа, якщо:

1) встановити адресу відправника, час відправлення та надходження документа можливо лише за зазначеною на конверті (пакеті, обгортці бандеролі) інформацією;

2) документ стосується розгляду судами справ, учасником яких є Верховна Рада України чи Апарат;

3) відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, обгортці бандеролі).

56. Конверт (пакет, бандероль) з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" не розкривається, а реєструється за зазначеними на конверті даними і передається адресату. У разі необхідності така кореспонденція повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення у розконвертованому вигляді для опрацювання. Подальша робота з нею проводиться у порядку, передбаченому цим Положенням.

57. З метою оперативного опрацювання кореспонденції, що надійшла до Апарату в паперовому вигляді, структурний підрозділ з документального забезпечення припиняє приймання кореспонденції в паперовому вигляді за одну годину до офіційного закінчення робочого дня (крім спеціальної кореспонденції).

Приймання спеціальної кореспонденції у позаробочий час, у святкові та вихідні дні, а також кореспонденції з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція) здійснюється черговим приймальні Голови Верховної Ради України з передачею до структурного підрозділу з документального забезпечення наступного робочого дня.

58. Попередній розгляд вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо вона надійшла у неробочий час.

59. Під час попереднього розгляду визначається необхідність:

1) реєстрації документа;

2) розгляду документа керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу (виходячи з повноважень підрозділу, визначених положенням про нього);

3) термінового розгляду (опрацювання) документа.

60. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ документ в електронній формі підлягає реєстрації. Структурний підрозділ з документального забезпечення відмовляє в реєстрації електронного документа у разі, якщо:

1) документ не містить кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або електронної позначки часу;

2) документ містить інформацію з обмеженим доступом, вимоги щодо захисту якої встановлені законом;

3) документ не може бути застосований як оригінал згідно з вимогами закону;

4) документ надійшов не за адресою;

5) документ надійшов повторно;

6) заявлений склад документа не відповідає фактичному;

7) реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в ньому;

8) на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа;

9) візуальна форма електронного документа не придатна для сприйняття її змісту.

61. Кореспонденція, що надходить на електронні поштові скриньки домену gov.ua, не реєструється в ЄАС як документ, не розглядається і відповідь на неї не надається.

62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.

63. Перевірка кваліфікованого електронного підпису проводиться структурним підрозділом з документального забезпечення під час попереднього розгляду документа в електронній формі з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.

Онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг здійснюється в ЄАС.

64. Документи всіх видів, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, у тому числі через СЕВ ОВВ, після прийняття і попереднього розгляду централізовано реєструються у структурному підрозділі з документального забезпечення виключно засобами ЄАС.

65. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо документи надійшли після 16 години, у вихідні, святкові або неробочі дні. Термінова кореспонденція реєструється першочергово.

66. Визначення виконавців документів та направлення документів через ЄАС здійснюються відповідно до змісту документа, розподілу обов’язків керівництва Апарату, сфер відання органів Верховної Ради України, компетенції структурних підрозділів.

67. До ЕРКК документа вносяться такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) найменування юридичної особи - відправника;

3) гриф обмеження доступу;

4) адресат;

5) дата реєстрації та реєстраційний індекс документа (реєстраційні реквізити відправника);

6) заголовок до тексту документа (стислий зміст);

7) кількість сторінок;

8) додатки (за наявності).

68. Документ реєструється у Верховній Раді України в ЄАС один раз.

Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом автоматичного присвоєння йому порядкового реєстраційного номера в межах календарного року, електронної дати та кваліфікованої електронної позначки часу.

69. У разі надходження документа від іншого органу влади, установи чи організації, що містить супровідний лист до запиту на інформацію або звернення громадянина, структурний підрозділ з документального забезпечення реєструє в ЄАС супровідний лист такого документа та направляє до структурного підрозділу з інформаційного забезпечення або структурного підрозділу з питань звернень громадян для реєстрації відповідно в підсистемах "Єдина система обліку і контролю запитів на інформацію" або "Листи та звернення громадян", що є складовими ЄАС, для подальшого опрацювання в межах компетенції зазначених структурних підрозділів.

70. Після реєстрації документа, що надійшов у паперовій формі, на нього автоматично наносяться порядковий реєстраційний номер документа, електронна дата та кваліфікована електронна позначка часу, штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому лівому куті першої сторінки документа, а в разі відсутності місця - на її звороті. Штрих-код містить номер запису в системі (системний номер), QR-код містить порядковий реєстраційний номер, дату реєстрації, прізвище відправника або найменування юридичної особи відправника.

Після цього створюється цифрова копія паперового документа, яку реєстратор вносить до ЕРКК. Після реєстрації та створення цифрової копії реєстратором оригінал документа у паперовій формі передається до структурного підрозділу, визначеного у встановленому порядку головним виконавцем документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, про що в ЄАС робиться відповідна позначка.

71. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, для яких цифрова копія не створюється, реєструються в ЄАС.

72. У разі надходження документа в паперовій формі, до якого додається електронний носій інформації, реєструється тільки супровідний лист до нього.

73. Оригінали паперових документів після затвердження електронних резолюцій керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату передаються головним виконавцям через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

74. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення від юридичних осіб, адресовані працівникам Апарату, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення та передаються адресатам.

Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення від фізичних осіб, адресовані працівникам Апарату, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, передаються структурним підрозділом з документального забезпечення за окремим реєстром до структурного підрозділу з питань звернень громадян.

75. Судові повістки, документи, що надійшли від правоохоронних органів засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, із супровідним листом, адресованим керівництву Верховної Ради України, Верховній Раді України, керівництву Апарату, Апарату, про вручення народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, після реєстрації в ЄАС та затвердження електронної резолюції відповідно керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату передаються (у випадку надходження документів через СЕВ ОВВ - друкований примірник електронного документа) структурним підрозділом з документального забезпечення народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України через персональні поштові скриньки народних депутатів України, працівникам Апарату - через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

Судові повістки, документи, що надійшли від правоохоронних органів засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, адресовані народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, що надійшли без супровідного листа, після реєстрації в ЄАС передаються (у випадку надходження документів через СЕВ ОВВ - друкований примірник електронного документа) структурним підрозділом з документального забезпечення народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України через персональні поштові скриньки народних депутатів України, працівникам Апарату - через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

76. Документальне забезпечення діяльності керівництва Верховної Ради України здійснюють структурні підрозділи, відповідальні за діловодство керівництва Верховної Ради України.

77. Відповідно до результату попереднього розгляду документів та розподілу за адресатами:

1) кореспонденція, надіслана на ім’я Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до структурного підрозділу, відповідального за діловодство Голови Верховної Ради України, для визначення органу Верховної Ради України, до сфери відання якого належить відповідне питання, та/або Керівника Апарату в частині компетенції Апарату;

2) кореспонденція, надіслана на ім’я Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до відповідного структурного підрозділу, відповідального за їхнє діловодство;

3) кореспонденція, надіслана на адресу Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення до органів Верховної Ради України відповідно до сфер їх відання або до Керівника Апарату в частині компетенції Апарату.