Про Інструкцію з діловодства у Верховній Раді України

4.8. Організаційно-розпорядчі документи

4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у Верховній Раді України (постанови Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України; розпорядження Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України; розпорядження Керівника Апарату Верховної Ради України, заступника Керівника Апарату Верховної Ради України) оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 2, 19, 20, 21, 22, 23) .

4.8.2. Оформлення, реєстрація та проходження проектів постанов Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України та Положенням про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.

4.8.3. Проекти розпоряджень готуються за дорученнями керівництва Верховної Ради України і Апарату Верховної Ради України або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами Апарату.

Проекти розпоряджень з кадрових питань готуються Управлінням кадрів Апарату за відповідними дорученнями, поданнями або за його ініціативою.

Проекти розпоряджень з питань відряджень готуються Головним управлінням документального забезпечення Апарату або Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату відповідно до Положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень у межах України та за кордон народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників Апарату Верховної Ради України.

Проекти розпоряджень (крім розпоряджень з кадрових питань та з питань відряджень) візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу, який готував проект розпорядження, та керівниками структурних підрозділів Апарату, яким адресовані доручення, що містяться у проекті розпорядження.

Проекти розпоряджень, що містять правові питання, візуються керівником Головного юридичного управління Апарату.

Розпорядження оформляються із зазначенням повного найменування посади, наприклад:

У разі відсутності Керівника Апарату Верховної Ради України розпорядження підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:

Проекти розпоряджень Голови Верховної Ради України візуються і подаються на підпис Керівником Апарату Верховної Ради України.

Проекти розпоряджень на підпис подаються разом з покажчиками розсилки (додаток 24, 25) .

Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій розпоряджень здійснює Управління кадрів Апарату. Копії розпоряджень про відрядження надсилаються: щодо відряджень у межах України народних депутатів України - до відповідного комітету Верховної Ради України; працівників Апарату - до відповідних структурних підрозділів, а також до відділу бухгалтерського обліку, фінансів, планування та контролю Управління справами Апарату та Головного управління документального забезпечення Апарату. Копії закордонних відряджень надсилаються ще й відповідному заступникові Керівника Апарату Верховної Ради України та до Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків.

Копії розпоряджень засвідчуються штампом Управління кадрів Апарату.

Реєстрація розпоряджень керівництва Верховної Ради України та окремо керівництва Апарату Верховної Ради України здійснюється у спеціальних журналах (додаток 26) шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом календарного року.

4.9. Службові листи та телеграми

4.9.1. Службові листи та телеграми на адресу Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, як правило, готуються за підписом Голови Верховної Ради України, а у разі його відсутності - за підписом Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України.

4.9.2. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 27-38) , телеграми - за зразком (додаток 39) .

Телеграма категорії "Вища урядова" підписується Головою Верховної Ради України, Першим заступником Голови Верховної Ради України та заступником Голови Верховної Ради України, "Урядова" - народними депутатами України, Керівником Апарату Верховної Ради України та першим заступником Керівника Апарату Верховної Ради України - керуючим справами.

4.9.3. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.

4.9.4. До проекту листа, що подається на підпис керівництву Верховної Ради України або Апарату, додається копія, завізована головою комітету Верховної Ради України або керівником структурного підрозділу Апарату і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику.

У разі, коли проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.

4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.

4.9.6. Підписані телеграми передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим у трьох примірниках описом (додаток 40) .

Підписані листи передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленими у двох примірниках списками (додаток 41) .

4.9.7. Офіційні листи, телеграми керівникам іноземних держав, установ, організацій, посольствам, консульствам, іншим іноземним представництвам в Україні та іноземним громадянам за підписом Голови Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника готуються українською мовою і оформляються відповідно до загальноприйнятих вимог (додаток 42) , їхні другі примірники візуються керівником Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату та Керівником Апарату Верховної Ради України.

Копії листів і телеграм керівництва Апарату Верховної Ради України, надісланих за кордон, зберігаються у структурних підрозділах Апарату, які їх оформляли.

4.9.8. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад:

4.10. Інші службові документи

4.10.1. Протокольні доручення Верховної Ради України з питань, порушених народними депутатами України на пленарних засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, доручення головуючого на пленарному засіданні за заявами народних депутатів України та доручення Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) оформляє Відділ контролю Апарату та подає їх на підпис керівництву Верховної Ради України. Підписані доручення реєструються і розмножуються у необхідній кількості Відділом контролю Апарату та передаються до відділу службової кореспонденції для відправлення адресатам. Протокольні доручення термінового характеру відправляються адресатам фельдзв'язком. Про стан виконання доручень Відділ контролю Апарату періодично інформує керівництво Апарату Верховної Ради України.

4.10.2. Після оголошення змісту і підтримки депутатських запитів на засіданні Верховної Ради України роботу щодо їх обліку, підготовки проектів постанов Верховної Ради України у разі направлення запиту Президенту України, відповідного оформлення для відправлення адресатам, контролю за додержанням термінів їхнього розгляду, інформування керівництва Верховної Ради України та відповідних народних депутатів України про одержані відповіді здійснює Відділ контролю Апарату.

Депутатські запити до Президента України разом з проектами відповідних постанов Верховної Ради України Відділ контролю Апарату передає протокольному відділу для остаточного оформлення і відправлення адресату, інші депутатські запити Відділ контролю Апарату передає фельдзв'язком для негайного вручення їх адресатам.

4.10.3. Інформаційні, довідкові та інші матеріали, в тому числі заяви та звернення, призначені для поширення на пленарних засіданнях Верховної Ради України за ініціативою народних депутатів України, депутатських фракцій і груп тощо, за дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України тиражуються у встановленому порядку і вручаються народним депутатам України відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України.

Оригінали зазначених матеріалів відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України повертаються авторам.

4.10.4. Листи і телеграми, що містять поздоровлення з державними та професійними святами, днями народження, іншими визначними датами, завчасно готуються секретаріатами Голови Верховної Ради України та його заступників, іншими структурними підрозділами Апарату.

Необхідність підготовки вітальних та інших листів, телеграм, запрошень за підписом керівництва Верховної Ради України визначається керівниками цих підрозділів за погодженням з Керівником Апарату Верховної Ради України або з відповідним заступником Керівника Апарату Верховної Ради України.

4.10.5. Організація поздоровлень з ювілейними та визначними датами народних депутатів України та працівників Апарату здійснюється відповідними комітетами, депутатськими фракціями, групами, структурними підрозділами Апарату за участю Управління кадрів Апарату.

5.1. Друкування документів

5.1.1. Комп'ютерний набір та друкування документів у Верховній Раді України, порівняльних таблиць законопроектів, підготовлених до першого, другого та третього читань, здійснюються у секторі комп'ютерної обробки документів управління технічної роботи з документами (далі - сектор комп'ютерної обробки документів) та у структурних підрозділах Апарату.

У комп'ютерно-друкарському бюро (вул. Грушевського, 5) сектору комп'ютерної обробки документів друкуванню підлягають лише акти Верховної Ради України, матеріали, пов'язані з підготовкою засідань Верховної Ради України, та на замовлення протокольного відділу, доручення керівництва Верховної Ради України та її Апарату, а також термінові - за погодженням з керівництвом управління технічної роботи з документами.

Документи і матеріали обсягом до двох сторінок повинні друкуватися безпосередньо у структурних підрозділах Апарату з дотриманням правил оформлення документів.

5.1.2. У секторі комп'ютерної обробки документів та у структурних підрозділах Апарату друкуються тільки службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю Верховної Ради України.

5.1.3. Сектор комп'ютерної обробки документів друкує матеріали у порядку їх одержання.

Рукописи та інші матеріали, що передаються до сектору комп'ютерної обробки документів, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору лише на лицьовому боці аркушів стандартного розміру, ретельно відредаговані, завізовані виконавцем із зазначенням дати, прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Рукописи, написані або виправлені нечітко, кольоровим (крім синього) чорнилом чи олівцем, на друкування не приймаються.

При підготовці рукописів особливу увагу слід звертати на чітке і розбірливе написання прізвищ, спеціальних термінів, іноземних слів та географічних назв. Необхідно застосовувати лише загальновизнані скорочення слів.

Друкування під диктовку не допускається.

5.1.4. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів.

5.1.5. Матеріали у секторі комп'ютерної обробки документів друкуються в одному примірнику і разом з рукописом передаються виконавцю.

Матеріали обсягом більше трьох сторінок, що підлягають подальшому редагуванню, можуть бути скопійовані на дискету замовника. В подальшому такі матеріали приймаються до роботи лише з дискетою з відповідним файлом документа.

У надрукованому матеріалі у лівому верхньому куті зворотної сторони останнього аркуша працівник сектора комп'ютерної обробки документів зазначає свої ініціали, кількість надрукованих сторінок, а також назву комп'ютерного файла.

Друкований текст перевіряє виконавець і у разі необхідності повертає його працівникові сектора комп'ютерної обробки документів, який набирав текст, для виправлення допущених помилок.

5.1.6. Тексти документів у Верховній Раді України друкуються на папері формату А4 шрифтом Peterburg або Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервали у форматі *.doc, *.rtf.

Тексти документів, що готуються до видання, і виступів друкуються через два міжрядкових інтервали.

5.1.7. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве - 1,5 см, ліве - 3 см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні - верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.

5.1.8. Якщо документ містить дві і більше сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються.

Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки числом 3.

5.1.9. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.

Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

5.1.10. Назва виду документа друкується великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

5.1.11. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.

5.2. Тиражування документів

5.2.1. Тиражування документів і матеріалів у Верховній Раді України здійснюється сектором тиражування документів відділу організаційної техніки управління технічної роботи з документами (далі - сектор тиражування документів) та структурними підрозділами Апарату.

Централізованому тиражуванню та комплектуванню у секторі тиражування документів підлягають законопроекти та акти Верховної Ради України.

5.2.2. У секторі тиражування документів та у структурних підрозділах Апарату тиражуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю Верховної Ради України.

Матеріали особистого характеру, в тому числі пов'язані з діяльністю підприємств, установ, організацій, тиражуванню не підлягають.

Розмноження бланків забороняється.

5.2.3. Сектор тиражування документів здійснює копіювання та розмноження документів і матеріалів за замовленням (додаток 43) , підписаним керівником відповідного підрозділу, у порядку їх одержання. У разі необхідності термінового розмноження замовлення погоджується з керівництвом управління технічної роботи з документами.

Першочерговому розмноженню підлягають матеріали до засідань Верховної Ради України, доручення керівництва Верховної Ради України.

Виготовлення матеріалів тиражем більше 100 примірників здійснюється за дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України.

5.2.4. Кількість примірників при тиражуванні матеріалів до засідань комітетів Верховної Ради України визначається завідуючими їх секретаріатами за погодженням з головами комітетів Верховної Ради України.

5.2.5. Документи і матеріали передаються на розмноження у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками матеріали на розмноження не приймаються.

5.2.6. Сектор тиражування документів веде облік виготовлених матеріалів і видає їх замовнику разом з оригіналом під розписку.

5.2.7. За порушення вимог цієї Інструкції щодо тиражування документів у Верховній Раді України винні притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.

6.1. Приймання, реєстрація і проходження службової кореспонденції

6.1.1. Документи, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються у відділі службової кореспонденції.

Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових скриньок. Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв'язком, приймається відповідними службами зв'язку або адресатами. У разі необхідності такі документи передаються для реєстрації чи обліку до відділу службової кореспонденції.

Працювати з незареєстрованими документами забороняється.

6.1.2. Приймання документації здійснюється з 8-ої до 19-ої години відділом службової кореспонденції, термінової - у позаробочий час та вихідні дні - приймальнею Голови Верховної Ради України з передачею до відділу службової кореспонденції до 9-ої години наступного робочого дня.

6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.

Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.

6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.

6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату вони повинні бути передані для реєстрації до відділу службової кореспонденції.

Звернення народних депутатів України, передані Голові Верховної Ради України, Першому заступникові Голови Верховної Ради України, заступникові Голови Верховної Ради України під час особистої зустрічі або пленарних засідань Верховної Ради України, підлягають обов'язковій передачі до відділу службової кореспонденції для реєстрації.

6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до відділу службової кореспонденції і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами.

Визначення адресата здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між Головою Верховної Ради України та заступниками Голови Верховної Ради України, Керівником Апарату Верховної Ради України та заступниками Керівника Апарату Верховної Ради України, сфер відання органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату.

6.1.8. Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).

Копії документів та рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у відділі службової кореспонденції.

6.1.9. Документ у Верховній Раді України централізовано реєструється тільки один раз.

Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).

Реєстраційний номер, дата і час реєстрації документа проставляються у реєстраційному штампі (додаток 45) , як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті документа.

Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.

6.1.10. Під час реєстрації роздруковуються три примірники картки реєстрації (додаток 7) . Один примірник картки залишається у відділі службової кореспонденції для контролю за проходженням документа, а два - разом з документом передаються адресатові. Перший примірник з розпискою про одержання документа повертається до відділу службової кореспонденції і закладається у довідкову картотеку вхідної кореспонденції, яка формується окремо на кожний календарний рік, другий - залишається в обліковій картотеці адресата.

З кореспонденцією, що передається керівництву Верховної Ради України, передається додатковий примірник картки реєстрації.

6.1.11. Документи, одержані до 15-ої години, відділом службової кореспонденції реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15-ої години - наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.

6.1.12. Кореспонденція між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату передається тільки через відділ службової кореспонденції, а листи і телеграми громадян - через Відділ з питань звернень громадян Апарату.

6.1.13. Відділом службової кореспонденції після попереднього розгляду та реєстрації здійснюється передача:

законопроектів і законодавчих пропозицій, законів, повернутих Президентом України з пропозиціями до них для повторного розгляду Верховною Радою України, звітів підконтрольних та підзвітних Верховній Раді України органів та посадових осіб - до Головного організаційного управління Апарату;

примірників указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України - до секретаріатів Голови Верховної Ради України та його заступників, Головного юридичного управління, Управління комп'ютеризованих систем Апарату, а також до Керівника Апарату Верховної Ради України з наступною передачею цього примірника відповідному заступнику Керівника Апарату Верховної Ради України для визначення додаткових адресатів, яких вони стосуються;

зауважень і пропозицій народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, - до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України;

звернень, пропозицій, клопотань народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України;

відповідей на депутатські запити, протокольні доручення Верховної Ради України, адресованих Верховній Раді України інформацій про стан виконання доручень, що містяться у законодавчих актах, - до Відділу контролю.

6.1.14. Кореспонденція юридичних осіб, у тому числі й міжнародна, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції реєструється за зазначеними на конвертах даними і передається у нерозкритих конвертах до секретаріатів комітетів Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.

Запрошення, повістки та інші термінові документи судових та правоохоронних органів приймаються секретаріатами відповідних комітетів Верховної Ради України та вручаються ними народним депутатам України або їхнім помічникам-консультантам. Розписки про отримання зазначеними особами цієї кореспонденції повертаються до відділу службової кореспонденції для відправлення органам, від яких надійшла кореспонденція.

Кореспонденція фізичних осіб, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції не реєструється, а передається у нерозкритих конвертах до секретаріатів комітетів, де працюють ці народні депутати України, для вручення народному депутату або його помічнику-консультанту.

На повідомленнях про отримання рекомендованих листів на адресу народних депутатів України завідуючий сектором прийому та відправлення кореспонденції відділу службової кореспонденції розписується, проставляє дату одержання і повертає їх на поштове відділення. До нерозкритого конверта прикріплюється відповідно заповнене повідомлення (додаток 44) і передається до секретаріату комітету Верховної Ради України, де працює адресат. Працівник секретаріату відповідного комітету Верховної Ради України, який відповідає за вручення кореспонденції народним депутатам України, повідомлення з підписом народного депутата України або його помічника-консультанта та зазначенням дати вручення конверта з кореспонденцією повертає до відділу службової кореспонденції.

6.1.15. Після розгляду керівництвом Верховної Ради України або Апарату документи повертаються до відділу службової кореспонденції, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються виконавцям.

6.1.16. У разі відсутності Голови Верховної Ради України або його заступників керівництво Апарату визначає, кому передати на розгляд одержану кореспонденцію.

6.1.17. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені відділом службової кореспонденції або управлінням технічної роботи з документами.

6.1.18. Кореспонденція, що надійшла на ім'я керівництва Верховної Ради України та її Апарату із зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, яка викладена українською або російською мовою, опрацьовується та реєструється у встановленому порядку.

6.1.19. На міжнародну кореспонденцію, що викладена іноземною мовою, крім російської, відділом службової кореспонденції заводиться реєстраційна картка, де зазначаються вхідний номер, дата реєстрації, вихідний номер відправника, дата відправлення, кількість аркушів та примірників, а також у графі "Кому надіслано" - прізвище керівника Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату. Документ разом з реєстраційною карткою передається до Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату для подальшої роботи у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 6.2.10 цієї Інструкції.

Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату зазначає в реєстраційній картці українською мовою, від кого надійшов документ, хто його підписав, короткий зміст і оперативно в той же день або не пізніше наступного дня повертає реєстраційну картку до відділу службової кореспонденції.

6.2. Робота з вхідними документами

6.2.1. У структурних підрозділах Верховної Ради України вхідні документи обліковуються і реєструються за реєстраційними номерами, присвоєними відділом службової кореспонденції. При цьому у реєстраційному штампі після номера проставляються через дефіс індекс (згідно з Класифікатором індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, який затверджується Керівником Апарату) комітету, фракції, групи, підрозділу та через дріб - внутрішній порядковий номер і дата.

На документи, зареєстровані централізовано, при передачі їх виконавцям, крім паперового носія локальною мережею до АРМів працівників, відповідальних за діловодство, передається і реєстраційна картка, яка трансформується у порядкову нумерацію бази даних підрозділу. На ці документи реєстраційна картка у структурному підрозділі не заповнюється, а до одержаної мережею картки вносяться додаткові відомості про проходження і контроль виконання документа у підрозділі.

Облік вхідних документів у Верховній Раді України ведеться у журналі, на картках та на ПЕОМ.

6.2.2. Документи, що надійшли до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, після реєстрації доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються до виконання або на ознайомлення під розписку з відміткою в обліковій формі.

6.2.3. Резолюція керівника повинна містити:

прізвище виконавця (виконавців);

конкретний зміст доручення;

термін виконання (за необхідності);

особистий підпис керівника і дату.

У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.

6.2.4. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації виконання документа.

6.2.5. У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.

6.2.6. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування або дати доручення відповідним органам Верховної Ради України, структурним підрозділам Апарату, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.

6.2.7. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.

6.2.8. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. N... від...", "Враховано при формуванні зауважень до ..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).

6.2.9. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа.

6.2.10. Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату інформує народних депутатів України чи працівників Апарату, яким вона адресована, та за їхнім письмовим замовленням, погодженим із керівництвом Управління справами Апарату, організовує переклад тексту на українську мову і передає його замовникові разом з оригіналом. Разом з кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.

Переклад одержаної міжнародної кореспонденції, що надійшла на адресу народних депутатів України і не стосується виконання ними їхніх депутатських обов'язків, організовується ними самостійно.

6.2.11. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.

6.2.12. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того підрозділу, який їх опрацьовував.

6.3. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції

6.3.1. Вихідними документами Верховної Ради України є документи, що створюються в органах Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату і адресуються як зовнішнім (організаціям, посадовим особам і громадянам), так і внутрішнім адресатам.

6.3.2. Кореспонденція, що надходить від органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам через відділ службової кореспонденції.

6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію на адресу зовнішніх адресатів здійснюють:

документів за підписом Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих керівників;

документів органів Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих органів;

документів за підписом Керівника Апарату Верховної Ради України та заступників Керівника Апарату Верховної Ради України - працівники відповідних приймалень цих керівників;

документів структурних підрозділів Апарату - працівники, відповідальні за ведення діловодства у цих підрозділах.

Реєстрацію та підготовку до відправлення адресатам депутатських запитів здійснює Відділ контролю Апарату.

Вихідний реєстраційний номер формується з індексу комітету, структурного підрозділу Апарату, відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 06-15/11-14 від 10.04.01, де 06-15 - індекс комітету, 11 - номер справи, 14 - порядковий реєстраційний номер документа, 10.04.01 - дата.

Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.

Зразок електронної реєстраційної картки вихідної кореспонденції наведено у додатку 8.

6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках (додаток 40) , а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки (додаток 46) та реєстру (додаток 47) .

Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.

6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.

Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом, а також з посильним внутрішнім адресатам здійснюється відділом службової кореспонденції двічі на день.

Групою фельдзв'язку відправляються лише законопроекти, закони України, постанови Верховної Ради України та документи за підписом керівництва Верховної Ради України, які адресовані Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим центральним органам. Питання щодо необхідності відправлення фельдзв'язком інших документів вирішується відправником у кожному конкретному випадку за погодженням з Керівником Апарату Верховної Ради України.

Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.

6.3.6. Відправленню відділом службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю Верховної Ради України. Кореспонденція особистого характеру, в тому числі пов'язана з діяльністю підприємств, установ, організацій, відправляється самостійно.

6.3.7. Оформлена і законвертована службова кореспонденція Верховної Ради України приймається відділом службової кореспонденції до 18-ої години.

У разі надходження кореспонденції у відділ службової кореспонденції до 16-ої годині її відправка здійснюється у той самий день. Кореспонденція, прийнята після 16-ої години (крім термінової кореспонденції керівництва Верховної Ради України), відправляється наступного робочого дня.

Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.

6.3.8. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату через Міністерство закордонних справ України.

6.3.9. Відправлення за кордон телеграм, листів, бандеролей за погодженням з Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату може здійснювати відділ службової кореспонденції. При цьому зарубіжним адресатам адреси відправлень і тексти телеграм повинні бути написані англійською мовою, тексти термінових телеграм керівникам українських делегацій і представництв за кордоном, на морські судна, що перебувають за кордоном, повинні бути написані українською мовою латинськими літерами згідно з Інструкцією про порядок оброблення міжнародних телеграм на підприємствах Державного комітету зв'язку України, затвердженою наказом Держкомзв'язку України від 18 березня 1998 року N 47.

6.3.10. Підписані листи і телеграми зарубіжним адресатам подаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим описом у трьох примірниках (додаток 48) .

7.1. Вхідна кореспонденція народних депутатів України приймається і реєструється відділом службової кореспонденції.

Пропозиції народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, після реєстрації у відділі службової кореспонденції передаються до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України.

Про результати розгляду депутатської кореспонденції або про надіслання її для вирішення до інших установ і організацій, крім зауважень і пропозицій народних депутатів України, поданих до проектів законів і постанов, підрозділи Апарату, що опрацьовували зазначену кореспонденцію, інформують відповідних народних депутатів України.

7.2. Звернення народних депутатів України, що надходять до керівництва Верховної Ради України безпосередньо під час засідань Верховної Ради України, передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до відділу службової кореспонденції для реєстрації та передачі до секретаріатів відповідно Голови Верховної Ради України, Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України у встановленому порядку.

7.3. Звернення, пропозиції народних депутатів України, подані ними Голові Верховної Ради України, Першому заступнику чи заступнику Голови Верховної Ради України під час особистих зустрічей, разом з резолюціями (дорученнями) підлягають обов'язковій передачі відповідними секретаріатами до відділу службової кореспонденції для реєстрації і надіслання виконавцям.

7.4. Протокольні доручення з питань, порушених народними депутатами України на засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, оформляються, реєструються та надсилаються виконавцям у порядку, передбаченому пунктом 4.4.1 цієї Інструкції.

7.5. Депутатські запити після оголошення їхнього змісту на засіданні Верховної Ради України і підтримки Верховною Радою України передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до Відділу контролю Апарату. Подальша робота з ними здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 4.4.2 цієї Інструкції.

7.6. Листи народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, його заступників з проханням розглянути пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються відділом службової кореспонденції та передаються до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України.

7.7. Кореспонденцію і телеграми народних депутатів України як юридичним, так і фізичним особам відправляють помічники-консультанти народних депутатів України самостійно.

8.1. Посадові особи Верховної Ради України, народні депутати України, їх помічники-консультанти, працівники Апарату Верховної Ради України при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України, законами України "Про статус народного депутата України", "Про звернення громадян", іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.

8.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.

У секретаріатах органів Верховної Ради України, інших структурних підрозділах Апарату діловодство за зверненнями громадян у разі необхідності покладається на спеціально визначених для цього працівників.

8.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу Верховної Ради України (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються відділом службової кореспонденції і передаються без реєстрації до Відділу з питань звернень громадян Апарату (далі - Відділ з питань звернень громадян).

Звернення, адресовані народним депутатам України, передаються відділом службової кореспонденції нерозкритими у комітети Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.

Якщо кореспонденція з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" виявиться зверненням громадянина до Верховної Ради України, вона у встановленому порядку передається до Відділу з питань звернень громадян.

8.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.

8.5. Реєстрація письмових і усних звернень здійснюється безпосередньо Відділом з питань звернень громадян, органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (додаток 49) . Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс органу Верховної Ради України, структурного підрозділу Апарату та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.

Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.

8.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом органів Верховної Ради України або структурних підрозділів Апарату, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.

8.7. Звернення розглядаються у Відділі з питань звернень громадян або, залежно від характеру порушених питань, передаються ним у встановленому порядку відповідним органам Верховної Ради України чи структурним підрозділам Апарату, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.

8.8. На звернення, що передаються Відділом з питань звернень громадян на розгляд до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, виписуються реєстраційно-контрольні картки у двох примірниках. Один примірник картки залишається у Відділі з питань звернень громадян, а другий разом із зверненням передається до відповідного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату. Органи Верховної Ради України, структурні підрозділи Апарату до реєстраційних індексів звернень, одержаних з Відділу з питань звернень громадян, додають власний порядковий номер.

8.9. Кореспонденція, яка надійшла від громадян безпосередньо до органів Верховної Ради України або структурних підрозділів Апарату з питань, що належать до їх компетенції, реєструється і розглядається в цих органах чи підрозділах, а з питань, що не належать до їх компетенції, передається за дорученням їх керівників у встановленому порядку до Відділу з питань звернень громадян або до відповідних органів для розгляду. У повідомленні про передачу таких звернень зазначається, від кого одержано звернення, дата передачі, назва відповідного органу Верховної Ради України чи структурного підрозділу Апарату, прізвище керівника.

8.10. Передавання звернень і телеграм громадян з одного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату до іншого здійснюється лише у встановленому порядку через Відділ з питань звернень громадян. Повідомлення про проходження звернення в Апараті громадянину не надсилається. Про наслідки його розгляду автора повідомляє орган Верховної Ради України чи структурний підрозділ Апарату, який прийняв за зверненням остаточне рішення.

8.11. Листування за зверненнями громадян здійснюється органами Верховної Ради України, Відділом з питань звернень громадян, іншими структурними підрозділами Апарату.

8.12. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до органів Верховної Ради України, Відділу з питань звернень громадян та інших структурних підрозділів Апарату зареєстрованими відділом службової кореспонденції у встановленому порядку.

8.13. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.

8.14. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.

8.15. Звернення, в яких порушуються питання, що стосуються народних депутатів України, зокрема, перевірки повноважень новообраних народних депутатів України, діяльності народних депутатів України, пов'язаної з виконанням депутатських обов'язків, доповідаються керівництву Верховної Ради України, а стосовно працівників структурних підрозділів Апарату - Керівнику Апарату Верховної Ради України.

8.16. Звернення громадян, надіслані під час пленарних засідань Верховної Ради України на адресу сесії Верховної Ради України, передаються у встановленому порядку до Відділу з питань звернень громадян.

Пропозиції, що стосуються організації пленарних засідань Верховної Ради України, Відділ з питань звернень громадян передає до Комітету Верховної Ради України з питань Регламенту, депутатської етики та організації роботи Верховної Ради України.

8.17. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у законотворчій роботі в секретаріатах органів Верховної Ради України та інших структурних підрозділах Апарату систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.

Працівники, які здійснюють діловодство за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для відповідних керівників органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.

Узагальнення звернень у цілому по Верховній Раді України здійснює Відділ з питань звернень громадян. Інші структурні підрозділи Апарату подають статистичні дані до Відділу з питань звернень громадян. Форма інформації визначається Відділом з питань звернень громадян за погодженням з керівництвом Апарату.

8.18. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів Апарату.

8.19. У разі виявлення звернень, які вимагають негайного реагування (попередження про загрозу життю автора листа чи інших осіб, небезпечну для суспільства акцію тощо), вони невідкладно доводяться до відома керівників органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату і за їх рішенням - керівництва Верховної Ради України.

9.1. Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.