9.2. На таких документах (в окремих випадках і на їх проектах) проставляється спеціальна позначка обмеження доступу "Для службового користування" (гриф ДСК). Зазначений гриф і номер примірника проставляються у правому верхньому куті першої сторінки документа, для видання - на обкладинці і на титульній сторінці.
9.3. Необхідність віднесення документа до категорії документів обмеженого доступу визначається виконавцем і керівником структурного підрозділу, які візують та підписують документ, видань - автором (укладачем) і особою, що підписує видання до друку.
9.4. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом ДСК, здійснюється Першим відділом Апарату.
9.5. Працівники Апарату, які працюють з документами з грифом ДСК, обов'язково повинні бути ознайомлені у встановленому порядку з вимогами цієї Інструкції.
Виконавцям, допущеним до роботи з документами з грифом ДСК, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.
9.6. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа з грифом ДСК оператор комп'ютерного набору зазначає прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
9.7. Надруковані та підписані документи з грифом ДСК передаються для реєстрації працівникові, відповідальному за діловодство у структурному підрозділі.
Чернетки і проекти документів знищуються виконавцем та працівником, відповідальним за діловодство, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і проекти знищені". Ставляться дата і підписи.
9.8. Забороняється відправляти тексти та файли документів з грифом ДСК будь-яким адресатам засобами комп'ютерного, факсимільного та модемного зв'язку.
9.9. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом ДСК, а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюються у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 року N 558.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Керівника Апарату Верховної Ради України та керівників організацій, які надали зазначеним документам гриф ДСК.
Якщо в документах з грифом ДСК містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
9.10. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом ДСК для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах тощо.
9.11. Під час користування відкритим радіозв'язком передавати відомості обмеженого доступу забороняється.
Під час користування дротовим зв'язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправника і одержувача; посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
9.12. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом ДСК з дозволу Керівника Апарату Верховної Ради України за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
9.13. Приймання і реєстрація документів з грифом ДСК здійснюються відділом службової кореспонденції.
9.14. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК із зазначенням кількості сторінок. При цьому у реєстраційній картці до реєстраційного номера документа додається позначка ДСК.
9.15. Документи, справи і видання з грифом ДСК, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням грифу ДСК.
На конвертах (упаковках) документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища і посади виконавців документів, їх керівників, а також найменування структурних підрозділів Апарату.
9.16. Документи з грифом ДСК після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ загального діловодства.
9.17. У разі долучення документа з грифом ДСК до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться гриф ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
9.18. Документи з грифом ДСК повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах або сейфах, які надійно замикаються чи опечатуються.
9.19. Справи з грифом ДСК, видані для роботи, підлягають поверненню у той самий день.
Окремі справи з грифом ДСК з дозволу керівника структурного підрозділу Апарату можуть знаходитися у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови додержання правил зберігання.
9.20. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом ДСК. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження відповідно до встановленого порядку.
9.21. Перевірка наявності документів з грифом ДСК здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники Першого відділу Апарату.
9.22. Про факти втрати документів з грифом ДСК або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново повідомляється Керівнику Апарату Верховної Ради України.
Для розслідування факту втрати документів з грифом ДСК або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням Керівника Апарату призначається комісія. Висновок цієї комісії затверджується Керівником Апарату Верховної Ради України.
9.23. За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації з грифом ДСК, втрати або безпідставного знищення документів з грифом ДСК, а також за порушення інших вимог законодавства про порядок обліку, зберігання і використання документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, винні особи несуть дисциплінарну та іншу юридичну відповідальність згідно з законом.
10. Контроль за виконанням документів і доручень
10.1. У Верховній Раді України підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах, прийнятих Верховною Радою України, протокольних рішень, доручень Верховної Ради України, даних на пленарних засіданнях, запитів народних депутатів України, доручень керівництва Верховної Ради України та її Апарату, підготовки проектів законодавчих актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.
10.2. Контроль за виконанням документів включає:
постановку документів (доручень) на контроль з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);
повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;
зняття документів з контролю.
10.3. Контроль здійснюється:
Відділом контролю Апарату - за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах Верховної Ради України, оголошених на її пленарних засіданнях протокольних доручень і рішень, запитів народних депутатів України;
Управлінням кадрів Апарату - за виконанням розпоряджень Голови Верховної Ради України та Керівника Апарату Верховної Ради України з кадрових питань;
секретаріатами Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - за виконанням резолюцій цих керівників;
секретаріатами комітетів Верховної Ради України - за виконанням постанов Верховної Ради України, які готували комітети, а також рішень комітетів;
Головним організаційним управлінням Апарату - за проходженням законопроектів в Апараті та їх своєчасним поданням на розгляд Верховної Ради України;
Відділом з питань звернень громадян Апарату - за додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату - за додержанням строків виконання доручень керівництва Верховної Ради України щодо звернень до Конституційного Суду України, інших органів правосуддя та прокуратури;
Першим відділом Апарату - за виконанням доручень щодо таємних документів;
управлінням діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - управління діловодства) - за станом діловодства у структурних підрозділах Апарату, дотриманням вимог цієї Інструкції;
загальним відділом Управління справами Апарату - за виконанням розпоряджень, доручень, резолюцій керівництва Верховної Ради України та її Апарату, листів і заяв народних депутатів з господарських та соціально-побутових питань;
працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах Апарату, - за своєчасною підготовкою або виконанням документів, що знаходяться у відповідних підрозділах на опрацюванні.
У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом Верховної Ради України та Апарату.
Відповідальність за стан організації контролю несуть керівники зазначених підрозділів.
10.4. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом Верховної Ради України повертаються до відділу службової кореспонденції для передачі виконавцям.
Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно.
У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, відповідними секретаріатами керівників Верховної Ради України знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються разом з оригіналами у відділ службової кореспонденції.
Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа.
Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.
10.5. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.
Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця.
Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів.
Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.
У разі необхідності продовжити строк виконання документа виконавець зобов'язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до керівника, який дав відповідне доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення строку його виконання.
10.6. Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.
10.7. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через відділ службової кореспонденції керівнику, який дав доручення щодо цього документа.
10.8. Підрозділи Апарату, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань. Керівник контролюючого підрозділу інформує відповідного керівника про хід та результати виконання документа.
11. Виготовлення та використання бланків, печаток і штампів
11.1. У Верховній Раді України дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені друкарським способом, лише за встановленими цією Інструкцією зразками.
11.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для органів Верховної Ради України та головних управлінь, самостійних управлінь і відділів Апарату.
11.3. Виготовлення інших бланків, не передбачених цією Інструкцією, здійснюється лише за письмовим дозволом Керівника Апарату Верховної Ради України.
У разі утворення нових депутатських фракцій (груп), змін у їхній назві заявки на виготовлення відповідних бланків погоджуються з Управлінням кадрів Апарату.
11.4. Бланки з проставленими на їхньому зворотному боці у нижній частині аркуша порядковими номерами виготовляються Управлінням справами Апарату на замовлення управління діловодства.
Замовлення на необхідну кількість бланків (додаток 50) подаються секретаріатами керівників Верховної Ради України, органів Верховної Ради України та іншими структурними підрозділами Апарату до відділу організації та ведення діловодства в Апараті.
Управління справами Апарату бланки Управління, наказів, розпоряджень замовляє у друкарні, обліковує та видає підпорядкованим підрозділам з дотриманням вимог пунктів 11.6, 11.7 самостійно.
Бланки з порядковими номерами, виготовлені друкарнею Управління справами Апарату, копіювати забороняється.
11.5. Виготовлені бланки обліковуються за їх порядковими номерами відділом організації та ведення діловодства в Апараті і видаються замовникам під розписку.
11.6. У секретаріатах органів Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату облік і видача бланків виконавцям здійснюється з відміткою в спеціальному журналі (додаток 51) .
11.7. Браковані бланки знищуються у підрозділах після оформлення відповідного акта (додаток 52) .
11.8. Видача бланків особам, які не працюють у Верховній Раді України, забороняється.
11.9. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.
11.10. Гербовими печатками Верховної Ради України засвідчуються акти Верховної Ради України, посвідчення осіб, які призначаються Верховною Радою України та Головою Верховної Ради України, на документах - підписи Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України.
11.11. Гербовими печатками Апарату Верховної Ради України засвідчуються посвідчення працівників Апарату, записи у трудових книжках, довідки з кадрових питань, посвідчення про відрядження, тексти телеграм за межі України, на документах - підписи Керівника Апарату Верховної Ради України та, у необхідних випадках, заступників Керівника Апарату Верховної Ради України.
11.12. Печатками Апарату Верховної Ради України, що не мають зображення Державного Герба України, та відповідних структурних підрозділів Апарату засвідчуються відповідність копій документів оригіналам, підписи керівників структурних підрозділів Апарату на документах.
11.13. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ.
11.14. Зразки та описи гербових печаток Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.
Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату Верховної Ради України, а зразки та описи печаток підприємств та організацій, що входять до майнового комплексу Верховної Ради України, погоджуються з першим заступником Керівника Апарату Верховної Ради України - керуючим справами.
11.15. Забезпечення виготовлення гербових печаток Апарату та печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, здійснює Управління справами Апарату за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
11.16. Замовлення на виготовлення печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами Апарату, погоджуються з керівником Головного управління документального забезпечення Апарату і після затвердження Керівником Апарату Верховної Ради України передаються для забезпечення їх виготовлення до Управління справами Апарату.
11.17. Виготовлені печатки і штампи передаються Управлінням справами Апарату до Першого відділу Апарату для обліку та видачі замовникам під розписку у спеціальному журналі.
11.18. Працівники, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх до Першого відділу Апарату.
11.19. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до Першого відділу Апарату.
11.20. Особи, визначені відповідальними за використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
11.21. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
11.22. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється керівник структурного підрозділу і Перший відділ Апарату, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми і, у разі потреби, доводяться до відома Керівника Апарату Верховної Ради України.
12. Формування справ і зберігання документів
12.1. Складання номенклатури справ
12.1.1. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.
Зведена номенклатура справ складається щорічно і має за мету створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
12.1.2. До номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності Верховної Ради України, її органів та Апарату, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи тимчасових спеціальних та слідчих комісій Верховної Ради України.
12.1.3. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року, затверджується Керівником Апарату Верховної Ради України і вводиться в дію з 1 січня кожного наступного року.
Водночас за необхідності до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України вносяться відповідні зміни.
Формування зведеної номенклатури справ Верховної Ради України здійснюється управлінням діловодства на основі проектів номенклатури справ органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату.
У разі утворення нового органу Верховної Ради України номенклатура його справи складається та затверджується у тижневий термін після прийняття відповідного нормативного акта з цього питання.
12.1.4. Проекти номенклатури справ складаються за визначеною формою (додаток 53) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах Апарату, за погодженням з відділом організації та ведення діловодства в Апараті та підписуються керівником відповідного підрозділу Апарату.
Організація складання проекту номенклатури справ покладається на керівників структурних підрозділів Апарату.
12.1.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
12.1.6. Розміщення справ у проектах номенклатури справ підрозділів повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ, що включає документи органів вищого рівня, групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації, листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
12.1.7. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу органу Верховної Ради України, структурного підрозділу Апарату (за Класифікатором індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України) та порядкового номера у межах підрозділу (через дріб). Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
12.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.
Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівником структурного підрозділу Апарату за погодженням з сектором архівного діловодства відділу організації та ведення діловодства в Апараті (далі - сектор архівного діловодства).
12.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
12.1.10. Після затвердження зведеної номенклатури справ Верховної Ради України до кожного структурного підрозділу Апарату передається копія розділу, що його стосується, для формування справ та пошуку документів.
12.2. Формування справ
12.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється працівниками, відповідальними за діловодство у підрозділах.
Формування справ законопроектів та справ законів здійснюється працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, яким доручено їх підготовку або супроводження.
12.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Долучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
12.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів, у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
12.2.4. Документи всередині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
12.2.5. Справи законопроектів та справи законів формуються окремо за назвами. До справ законопроектів та справ законів включаються документи відповідно до Регламенту Верховної Ради України та Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.
Відповідальність за повноту комплектування і якість формування справ законопроектів та справ законів несуть завідуючі секретаріатами комітетів Верховної Ради України.
12.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними розпорядженнями і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
12.2.7. Протоколи засідань групуються у хронологічному порядку за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
12.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
12.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
12.3. Поточне зберігання документів у підрозділах
12.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву Верховної Ради України зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
12.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів Апарату і працівниками, відповідальними за діловодство.
12.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
12.3.4. Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється лише з дозволу Керівника Апарату Верховної Ради України. На видану справу обов'язково заводиться картка-замінник, у якій зазначаються номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, підпис одержувача та робиться запис про повернення справи.
12.3.5. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
12.4. Експертиза цінності документів
12.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності Верховної Ради України, її органів і підрозділів Апарату, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
12.4.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів у Верховній Раді України утворюється постійно діюча експертна комісія, до складу якої входять керівник Головного управління документального забезпечення Апарату (голова), завідуючий сектором архівного діловодства (секретар), керівники структурних підрозділів Апарату, представники експертних комісій структурних підрозділів Апарату, які формуються з керівників структурних підрозділів Апарату, працівників, відповідальних за діловодство, та інших спеціалістів.
12.4.3. Під час експертизи здійснюється відбір документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділяються справи і документи, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряється якість і повнота формування справ.
12.4.4. За результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах Апарату складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти щодо справ, які підлягають знищенню (додатки 54, 55,56) .
12.4.5. Описи справ складаються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі Апарату, і погоджуються з сектором архівного діловодства.
12.4.6. Опис справ структурного підрозділу Апарату складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.
12.4.7. Описи справ структурних підрозділів Апарату складаються у п'яти примірниках, ухвалюються експертною комісією підрозділу, підписуються керівником підрозділу і затверджуються відповідним заступником Керівника Апарату Верховної Ради України. Всі примірники описів передаються до сектору архівного діловодства для подальшого затвердження їх Центральною експертною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
12.4.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, здійснюється після підготовки описів справ постійного і тимчасового строків зберігання.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів вони передаються до управління адміністративними будинками Управління справами Апарату для знищення в установленому порядку. Знищення документів у підрозділах Апарату без оформлення відповідного акта забороняється.
12.5. Оформлення справ
12.5.1. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою (додатки 57, 58, 59, 60) .
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за діловодство.
12.5.2. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо.
12.5.3. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
12.5.4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за ... роки".
12.5.5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
12.5.6. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
12.5.7. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі до архіву Верховної Ради України, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
12.6. Передавання справ на зберігання до архіву Верховної Ради України
12.6.1. Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового строків зберігання разом з контрольно-обліковою картотекою на документи передаються до сектору архівного діловодства структурними підрозділами Апарату за графіком, затвердженим Керівником Апарату Верховної Ради України.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, оформляється їх видача у встановленому порядку.
12.6.2. Приймання кожної справи здійснюється працівником сектору архівного діловодства у працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи.
Виявлені сектором архівного діловодства недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом Апарату, який передає документи.
12.6.3. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до сектору архівного діловодства за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий сектором архівного діловодства розписується у прийнятті справи з обов'язковим зазначенням цифрами і прописом кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
12.6.4. Справи з архіву Верховної Ради України можуть бути видані у підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу Апарату.
12.6.5. Копії, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві Верховної Ради України, видаються за письмовими запитами з дозволу керівництва Апарату.
12.6.6. У взятих з архіву Верховної Ради України справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші.
