Про Інструкцію з діловодства у Верховній Раді України

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Верховній Раді України (додається).

2. Ця Інструкція набирає чинності з 28 березня 2002 року.

3. Керівнику Апарату Верховної Ради України Ковалю В.С. забезпечити впровадження Інструкції в роботу Апарату Верховної Ради України, дотримання її вимог працівниками Апарату Верховної Ради України і помічниками-консультантами народних депутатів України та припинення дії Інструкції з діловодства в апараті Верховної Ради України від 19 лютого 1998 року.

1.1. Інструкція з діловодства у Верховній Раді України (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про звернення громадян", інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів, та встановлює єдині правила документування та документообігу у Верховній Раді України і регламентує порядок роботи з документами від моменту їх створення до відправлення адресатові або передачі до архіву Верховної Ради України.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.

Порядок роботи з документами, які містять державну таємницю, регламентується окремими нормативно-правовими актами.

1.3. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх працівників секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій та груп, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України (далі - Апарату), а також помічників-консультантів народних депутатів України.

1.4. Забезпечення організації діловодства та дотримання вимог цієї Інструкції покладається на керівників структурних підрозділів Апарату.

Здійснення діловодства, забезпечення схоронності документів, які надходять на ім'я народного депутата України, контроль за своєчасним надходженням відповідей на депутатські звернення покладаються на помічників-консультантів народних депутатів України.

1.5. Діловодство у підрозділах Апарату здійснюється спеціально визначеними працівниками.

1.6. Методичне керівництво організацією діловодства у Верховній Раді України покладається на Головне управління документального забезпечення Апарату.

1.7. Діловодство в Апараті Верховної Ради України здійснюється за допомогою комп'ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання.

1.8. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.

2.1. Організація роботи з документами у структурних підрозділах Апарату передбачає визначення працівників, відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цієї Інструкції працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій та груп, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Апарату (далі - працівниками Апарату), а також помічниками-консультантами народних депутатів України.

2.2. Обов'язки працівника, відповідального за діловодство, покладаються на працівника підрозділу Апарату розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України за пропозицією керівника відповідного структурного підрозділу.

Проект розпорядження Керівника Апарату Верховної Ради України готується відділом організації та ведення діловодства в Апараті управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - відділ організації та ведення діловодства в Апараті).

Обов'язки працівника, відповідального за діловодство в Управлінні справами, покладаються на працівника підрозділу Управління справами розпорядженням керуючого справами за пропозицією керівника відповідного підрозділу.

2.3. Діловодство Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України (далі - керівництво Верховної Ради України) здійснюють відповідні працівники їх секретаріатів, діловодство Керівника Апарату Верховної Ради України і заступників Керівника Апарату Верховної Ради України (далі - керівництво Апарату Верховної Ради України) - працівники відповідних приймалень.

2.4. До функціональних обов'язків працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах Апарату, належать:

одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за проходженням документів у підрозділі тощо;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у підрозділі;

своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові підрозділу, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;

систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;

надання працівникам підрозділу справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;

підготовка проекту номенклатури справ підрозділу на кожний наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;

участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;

контроль за дотриманням працівниками підрозділу вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;

одержання і зберігання бюлетенів засідань Верховної Ради України, ознайомлення працівників підрозділу із законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями керівництва Верховної Ради України та її Апарату;

забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у підрозділі;

надання працівникам підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;

замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.

2.5. У роботі з документами у Верховній Раді України необхідно керуватися такими вимогами:

у прийняті й підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;

передавати документи або копії документів особам, які не є народними депутатами України, їх помічниками-консультантами чи працівниками Апарату, можна лише з дозволу керівництва Апарату Верховної Ради України;

перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду або звільненні з роботи працівник повинен передати відповідальному за діловодство у підрозділі документи, які у нього знаходилися на опрацюванні;

працівники Апарату забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.

3.1. Загальні вимоги

3.1.1. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України (далі - акти Верховної Ради України) друкуються шрифтом Peterburg і оформляються на бланках (додатки 1, 2, 3, 4, 5, 6) , а їх проекти, порівняльні таблиці до них - на папері формату А4 шрифтом Peterburg або Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервали у форматі *.doc, *.rtf та з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1 цієї Інструкції.

3.1.2. Реквізити проектів актів Верховної Ради України мають відповідати таким вимогам:

найменування виду акта (для проектів) друкується великими літерами 16 мм кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;

заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і друкується по центру з великої літери;

основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;

підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається зі слів "Голова Верховної Ради України". Ці слова друкуються у два рядки через один інтервал. Слова "Голова Верховної Ради" друкуються від лівої границі текстового поля, а слово "України" вирівнюється по центру відносно цих слів і друкується під ними.

3.1.3. При оформленні на підпис прийнятих Верховною Радою України актів Верховної Ради України їхні реквізити (заголовок, основний текст, підпис) мають відповідати вимогам пункту 3.1.2 цієї Інструкції. При цьому реквізит підпису має містити ініціали імені і прізвище Голови Верховної Ради України.

До законів України, які надсилаються на підпис Президенту України, додається сторінка з текстом, ідентичним тексту на останній сторінці з підписом Голови Верховної Ради України, де передбачений підпис Президента України. Слова "Президент України" друкуються від лівої границі текстового поля в один рядок.

3.1.4. Преамбула постанов Верховної Ради України, а також законів України про внесення змін до законодавчих актів і ратифікацію угод обов'язково містить слова "Верховна Рада України постановляє". У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.

Заголовки книг (частин), розділів (підрозділів) друкуються великими літерами, глав - малими і розміщуються по центру.

Заголовки статей, якщо вони є, друкуються після слова "стаття" з її порядковим номером і крапки.

Примітки до статей розміщуються після відповідної статті. Слово "Примітка" друкується з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.

Одна стаття від іншої відділяється двома інтервалами.

У разі ратифікації законом України міжнародних договорів, угод, конвенцій тощо в основній частині закону після їх назви друкується слово "додається" в дужках.

Якщо заходи, плани, рекомендації тощо затверджуються (схвалюються) постановою Верховної Ради України, вони, як правило, оформляються як додаток з посиланням на них в основній частині постанови. Зазначені додатки готуються на окремих аркушах, де на першій сторінці, справа вгорі, зазначається:

або:

В останньому випадку кожний додаток має свою порядкову нумерацію.

Склад комісій, прізвища їх членів у постановах Верховної Ради України або у додатках до них друкуються без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку, великими літерами із зазначенням повної назви депутатської фракції (групи), від якої делеговано народного депутата України, або посади іншої делегованої особи. Імена та по батькові наводяться повністю.

3.1.5. Щодо кожного законопроекту, зареєстрованого в установленому порядку, а також після введення закону в дію (крім документів, передбачених підпунктом 3.3.15 цієї Інструкції) секретаріат комітету Верховної Ради України, визначений головним, веде справу відповідно до Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.

3.2. Робота з проектами законодавчих актів, внесеними суб'єктами права законодавчої ініціативи на розгляд Верховної Ради України

3.2.1. Проекти законів України та постанов Верховної Ради України (далі - законопроекти) подаються (вносяться) до Верховної Ради України суб'єктами права законодавчої ініціативи в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України.

Разом з паперовим примірником тексту законопроекту подається відповідний комп'ютерний файл на дискеті або через засоби електронної пошти.

3.2.2. Законопроекти, що подаються (вносяться) до Верховної Ради України, реєструються в установленому порядку відділом службової кореспонденції управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - відділ службової кореспонденції) за допомогою автоматизованого робочого місця (АРМу) комп'ютеризованої системи організації документообігу і передаються для подальшого опрацювання до сектору реєстрації законопроектів відділу з питань планування та обліку проходження законопроектів Головного організаційного управління Апарату (далі - сектор реєстрації законопроектів).

3.2.3. У разі подання народним депутатом України законопроекту безпосередньо до сектору реєстрації законопроектів законопроект реєструється одночасно і як вхідна кореспонденція за допомогою АРМу комп'ютеризованої системи організації документообігу.

3.2.4. Дані про присвоєний реєстраційний номер законопроекту заносяться до Журналу реєстрації законопроектів та до комп'ютерної мережі законопроектів Верховної Ради України сектором реєстрації законопроектів.

Комп'ютерна версія тексту законопроекту та супровідних до нього документів з електронних носіїв, наданих суб'єктом права законодавчої ініціативи, заносяться сектором реєстрації законопроектів до комп'ютерної мережі законопроектів.

3.2.5. Після реєстрації законопроекту сектором реєстрації законопроектів готується проект резолюції Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу між ними обов'язків з урахуванням пропозицій Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) відповідно до пункту 9 статті 4.2.4 Регламенту Верховної Ради України.

3.2.6. Проект резолюції має містити вказівку щодо виготовлення у встановленому порядку тиражу законопроектів для вручення їх народним депутатам України.

Копії законопроектів, що передаються до відповідних комітетів Верховної Ради України, в обов'язковому порядку надсилаються сектором реєстрації законопроектів Президентові України, Кабінету Міністрів України, керівництву Апарату, а також до Головного науково-експертного, Головного юридичного, Головного організаційного управлінь та Управління комп'ютеризованих систем.

3.2.7. Виготовлений у встановленому порядку за рішенням керівництва Верховної Ради України тираж законопроекту вручається народним депутатам України відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України Головного організаційного управління Апарату (далі - відділ організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України).

3.2.8. Оригінали законопроектів після тиражування разом з висновком комітету Верховної Ради України, визначеного головним, висновками Головного юридичного та Головного науково-експертного управлінь Апарату передаються у встановленому порядку до протокольного відділу управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - протокольний відділ). Оригінали інших документів (висновки та пропозиції комітетів Верховної Ради України, довідки, зауваження тощо) зберігаються у комітеті Верховної Ради України, визначеному головним, і включаються секретаріатом цього комітету до справи відповідного законопроекту.

3.2.9. Секретаріат комітету Верховної Ради України, визначеного головним, після розгляду законопроекту подає довідку до нього (додаток 9) , яка формується з комп'ютерного шаблону і повинна містити:

повну назву законопроекту;

фінансово-економічне обгрунтування проекту;

юридичне обгрунтування проекту;

науково-експертний висновок;

висновок комітету;

прізвище, ім'я, по батькові та посаду доповідача з цього питання;

прізвище, ім'я, по батькові та посаду співдоповідача;

список запрошених;

ким і коли проект погоджено і завізовано;

орієнтовний регламент розгляду питання;

рішення про оприлюднення через комп'ютерну мережу Верховної Ради України.

3.2.10. Після схвалення законопроекту Верховною Радою України у першому читанні та його підготовки комітетом Верховної Ради України, визначеним головним, до розгляду в другому та наступних читаннях у вигляді порівняльної таблиці (додаток 10) секретаріат цього комітету передає на тиражування у встановленому порядку порівняльну таблицю, висновок комітету, висновок Головного юридичного управління Апарату та інші матеріали з наступною передачею їх копій до відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України для вручення народним депутатам України.

Оригінал порівняльної таблиці, завізованої головою або заступником голови комітету Верховної Ради України, визначеного головним, завідуючим секретаріатом цього комітету та керівником Головного юридичного управління Апарату, висновок комітету та, за наявності, висновок Головного юридичного управління Апарату секретаріат комітету, визначеного головним, після тиражування у встановленому порядку передає до протокольного відділу. Інші матеріали включаються до справи законопроекту.

Комп'ютерний файл порівняльної таблиці передається секретаріатом комітету, який її готував, до Управління комп'ютеризованих систем Апарату для внесення на Web-сайт Верховної Ради України.

3.2.11. У разі прийняття Верховною Радою України рішення про направлення законопроекту до Конституційного Суду України для надання висновку щодо його відповідності Конституції України, перелік документів, які передаються до Конституційного Суду України, їх кількість і комплектність визначаються Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату.

Копії документів, оригінали яких зберігаються у протокольному відділі (законопроекти, подання народних депутатів України, порівняльні таблиці, висновки комітетів Верховної Ради України, визначених головними, а також висновки Головного науково-експертного та Головного юридичного управлінь Апарату), готуються протокольним відділом.

Копії інших необхідних документів, а також проект супровідного листа до Конституційного Суду України, завізований головою Комітету Верховної Ради України з питань правової політики та завідуючим Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату або їх заступниками, готує секретаріат Комітету Верховної Ради України з питань правової політики і у триденний термін передає разом з відповідним рішенням Верховної Ради України до протокольного відділу.

Протокольний відділ у дводенний термін з дня одержання проекту супровідного листа оформляє на підпис відповідне рішення Верховної Ради України та супровідний лист і передає їх разом з необхідними додатками на підпис Голові Верховної Ради України.

Підписані Головою Верховної Ради України документи з необхідними додатками протокольний відділ відправляє фельдзв'язком до Конституційного Суду України невідкладно.

3.3. Робота з актами Верховної Ради України

3.3.1. Не пізніш як на наступний день після пленарного засідання Верховної Ради України, на якому були прийняті акти Верховної Ради України, Головним організаційним управлінням Апарату подається оперативна інформація про результати розгляду питань на пленарному засіданні, що містить повну назву прийнятих актів та номери відповідних законопроектів.

На підставі цієї інформації протокольний відділ присвоює прийнятим актам Верховної Ради України номери, заносить їх до спеціального журналу та водночас формує в електронному вигляді картку реєстрації та стану оформлення актів Верховної Ради України, а також вносить номери та дати прийняття актів до бази даних "Проходження законопроектів".

Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання.

3.3.2. Акти, прийняті Верховною Радою України, подаються секретаріатами комітетів Верховної Ради України з візами голів або заступників голів, а також завідуючих секретаріатами цих комітетів, керівників Головного юридичного управління Апарату та відповідного підрозділу Видавництва Верховної Ради України до протокольного відділу для оформлення і підготовки на підпис Голові Верховної Ради України.

Разом з актами Верховної Ради України подаються додатки до цих актів, завізовані головами або заступниками голів відповідних комітетів Верховної Ради України та завідуючими їх секретаріатами, а також покажчики розсилки актів (додатки 11, 12) , підписані завідуючими секретаріатами комітетів.

При оформленні актів і додатків до них не допускається внесення будь-яких змін, не зафіксованих у стенограмах пленарних засідань Верховної Ради України, крім усунення неточностей редакційного та юридичного характеру, які не впливають на зміст і розуміння тексту.

3.3.3. Протокольний відділ оформляє акти Верховної Ради України в порядку їх надходження. У позачерговому порядку акти оформляються тільки за дорученням керівництва Верховної Ради України.

3.3.4. Оформлені акти Верховної Ради України, завізовані завідуючим протокольним відділом, передаються до секретаріату відповідного комітету Верховної Ради України для оперативного візування головою комітету або його заступником, завідуючим секретаріатом та керівником або заступником керівника Головного юридичного управління Апарату.

Візування актів Верховної Ради України здійснюється зазначеними особами на звороті останнього аркуша документа.

3.3.5. У разі прийняття Верховною Радою України актів з питань, які були підготовлені до розгляду Верховною Радою України тимчасовою спеціальною або тимчасовою слідчою комісією, функції, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.4 цієї Інструкції, здійснюються апаратом відповідної комісії.

Якщо Верховною Радою України прийнято акти з питань, які не належать до відання існуючих комітетів Верховної Ради України, функції працівників секретаріатів комітетів, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.4 цієї Інструкції, здійснюються працівниками Головного організаційного управління Апарату, визначеними його керівником.

3.3.6. Підготовлені на підпис Голові Верховної Ради України акти протокольний відділ передає заступникові Керівника Апарату Верховної Ради України, який здійснює координацію документального забезпечення, для візування і передачі Керівникові Апарату Верховної Ради України.

3.3.7. Акти Верховної Ради України на підпис Голові Верховної Ради України подає Керівник Апарату Верховної Ради України.

3.3.8. Підписані Головою Верховної Ради України постанови Верховної Ради України передаються до протокольного відділу, де у встановленому порядку забезпечується тиражування і розсилка їхніх копій відповідно до покажчиків розсилки.

3.3.9. Підписані Головою Верховної Ради України закони України протокольний відділ невідкладно фельдзв'язком надсилає до Адміністрації Президента України на підпис Президентові України та вносить інформацію з цього питання до бази даних "Проходження законопроектів".

3.3.10. Підписані Президентом України закони України повертаються до протокольного відділу.

Інформація про дату і час повернення документа до Верховної Ради України негайно заноситься до бази даних "Проходження законопроектів".

Розсилка копій законів України здійснюється протокольним відділом у встановленому порядку відповідно до покажчиків розсилки.

3.3.11. Копії актів Верховної Ради України, що розсилаються адресатам, засвідчуються у протокольному відділі печаткою Апарату Верховної Ради України з цифрами 1 або 2.

3.3.12. Якщо Президент України повернув для повторного розгляду надісланий йому на підпис закон України, відділ службової кореспонденції реєструє лист з пропозиціями Президента України, передає їх разом з оригіналом закону України до сектору реєстрації законопроектів для подальшої роботи та невідкладно інформує протокольний відділ про надходження документа до Верховної Ради України для занесення інформації до бази даних "Проходження законопроектів".

3.3.13. Сектор реєстрації законопроектів готує відповідний проект резолюції і після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності - Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України, згідно з дорученням надсилає у встановленому порядку копії пропозицій Президента України і закону України на опрацювання відповідним комітетам Верховної Ради України та структурним підрозділам Апарату, а оригінали зазначених документів передає до протокольного відділу.

3.3.14. Якщо під час повторного розгляду закону України Верховною Радою України вето Президента подолано, секретаріат відповідного комітету Верховної Ради України готує проект листа до Президента України і передає його на підпис Голові Верховної Ради України. Після підписання такий лист разом з оригіналом закону України надсилається протокольним відділом до Адміністрації Президента України у порядку, передбаченому пунктом 3.3.9 цієї Інструкції.

3.3.15. Формування справ прийнятих Верховною Радою України актів здійснює протокольний відділ з оригіналів таких документів:

законів України і постанов Верховної Ради України;

висновків комітетів Верховної Ради України, визначених головними, щодо законопроектів;

законопроектів, прийнятих Верховною Радою України у першому читанні;

проектів постанов Верховної Ради України щодо розробки, доопрацювання, прийняття законопроектів, завізованих головами або заступниками голів комітетів Верховної Ради України, визначених головними;

порівняльних таблиць, поданих до другого і наступних читань, завізованих головами або заступниками голів комітетів Верховної Ради України, завідуючими секретаріатами цих комітетів;

висновків Головного науково-експертного та Головного юридичного управлінь Апарату щодо законопроектів.

Протокольний відділ також формує справи з оригіналів:

протоколів засідань Верховної Ради України;

протоколів та стенограм засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп);

листів інформаційного характеру, що надійшли від центральних органів державної влади, копії яких передані головам комітетів та керівникам депутатських фракцій (груп) для ознайомлення за резолюцією Голови Верховної Ради України або його заступників.

3.3.16. Копії текстів законів і постанов передаються протокольним відділом до Видавництва Верховної Ради України для опублікування у "Відомостях Верховної Ради України", а також Управлінню комп'ютеризованих систем Апарату для введення їх до системи інформаційного забезпечення законотворчого процесу. Копії постанов Верховної Ради України, які підлягають опублікуванню, протокольний відділ надсилає до редакції газети "Голос України" і Українського національного інформаційного агентства "Укрінформ".

3.3.17. Видача копій, надсилання додаткових примірників актів Верховної Ради України установам, організаціям, посадовим особам, заміна раніше надісланих примірників цих актів, а також зміни в покажчику розсилки здійснюються протокольним відділом за дорученням керівництва Апарату.

3.3.18. Оригінали документів, що зберігаються у протокольному відділі, у тимчасове користування не надаються та з відповідних справ не вилучаються.

3.4. Документування засідань і нарад

3.4.1. Документами засідань і нарад є протоколи або стенограми. Пленарні засідання Верховної Ради України в обов'язковому порядку стенографуються і протоколюються.

3.4.2. Протоколи пленарних засідань Верховної Ради України та засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп), а також витяги з них оформляються протокольним відділом на основі стенограм, що готуються управлінням технічної роботи з документами Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - управління технічної роботи з документами), і результатів голосування, що готуються Управлінням комп'ютеризованих систем Апарату, та оформляються на бланках (додатки 13, 14, 15) .

Підготовлені протоколи візуються завідуючим протокольним відділом і подаються на підпис головуючому на засіданні Верховної Ради України.

Протоколи засідань Верховної Ради України оформляються окремо на кожне пленарне засідання або його частину в разі зміни головуючого.

Протокольний відділ присвоює протоколам засідань Верховної Ради України та протоколам засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) порядкові номери з початку кожної сесії і забезпечує їх зберігання до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.

3.4.3. Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (груп) оформляються на бланках встановленого зразка (додаток 16) секретаріатами відповідних комітетів.

Протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України оформляються працівником секретаріату комітету, визначеного головним з цього питання, не на бланках.

Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України підписують головуючі на засіданнях та секретарі комітетів, протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України - голови відповідних комітетів, протоколи засідань тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України - голови цих комісій, протоколи засідань депутатських фракцій (груп) - уповноважені представники депутатських фракцій (груп).

Протоколи засідань нумеруються з початку скликання у кожному органі Верховної Ради України і зберігаються їх секретаріатами до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.

3.4.4. Протоколи нарад у Голови Верховної Ради України, заступників Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату Верховної Ради України оформляють відповідні секретаріати. Необхідність протоколювання цих нарад визначається відповідним керівником.

3.4.5. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.

Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: "Слухали - виступили - вирішили".

По можливості надруковані тексти доповідей та виступів додаються до протоколу, при цьому зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".

Витяги з протоколів засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (груп) та прийняті рішення оформляються на бланках (додатки 17, 18) і підписуються особою, яка головувала на засіданні. Їхній зміст повинен відповідати змісту відповідних пунктів протоколу.

3.4.6. Стенографування ведеться в спеціальних стенографічних зошитах. Матеріали стенограм розшифровуються згідно з правилами, встановленими для друкарських робіт.

3.4.7. Диктофонні записи засідань Верховної Ради України здійснюються з одночасною розшифровкою відділом стенографування управління технічної роботи з документами.

3.4.8. Запис пленарних засідань Верховної Ради України на магнітну стрічку та їх поточний облік здійснює відділ зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату.

Записи виступів у той самий день передаються до редакційного відділу управління технічної роботи з документами для опрацювання стенограм. Не пізніше ніж через 15 днів магнітна стрічка повертається до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату для повторного використання.

В окремих випадках записи виступів можуть зберігатися безстроково до особливого розпорядження керівництва Верховної Ради України.

3.4.9. Замовлення на диктофонні записи або на стенографування засідань із зазначенням місця та часу проведення подаються до управління технічної роботи з документами та до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату не пізніше ніж за один день до призначеного заходу.

3.4.10. Відредаговані редакційним відділом управління технічної роботи з документами стенограми засідань Верховної Ради України разом з результатами голосування та іншими матеріалами відповідно до Регламенту Верховної Ради України передаються цим відділом до Видавництва Верховної Ради України для організації виготовлення стенографічних бюлетенів засідань Верховної Ради України.

3.5. Забезпечення документами засідань Верховної Ради України, народних депутатів України, працівників Апарату

3.5.1. Вручення народним депутатам України проектів законів, постанов Верховної Ради України, інших документів та матеріалів, підготовлених до розгляду на засіданнях Верховної Ради України, здійснюється відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України у строки та у порядку, передбачені Регламентом Верховної Ради України.

3.5.2. У дні засідань Верховної Ради України видача народним депутатам України документів і матеріалів здійснюється під час реєстрації депутатів. За вказівкою головуючого на засіданні Верховної Ради України документи можуть видаватися народним депутатам України безпосередньо в сесійному залі під час засідань Верховної Ради України.

3.5.3. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та передача до відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України здійснюються у встановленому порядку за письмовим дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України.

3.5.4. Документи і матеріали до засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) відповідними підрозділами Апарату передаються не пізніше ніж за чотири календарні дні до засідання Головному управлінню документального забезпечення Апарату.

3.5.5. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та вручення членам Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) і запрошеним на її засідання особам здійснюються Головним управлінням документального забезпечення Апарату не пізніше ніж за три календарних дні до засідання.

3.5.6. У разі необхідності за дорученням головуючого на засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) або Керівника Апарату Верховної Ради України документи і матеріали можуть видаватися членам Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) в інші строки або безпосередньо на засіданні.

3.5.7. Забезпечення документами і матеріалами до засідань органів Верховної Ради України здійснюється їх секретаріатами у строки, визначені керівниками цих органів.

3.5.8. Нормативно-правові акти надаються народним депутатам України, їхнім помічникам-консультантам та працівникам Апарату для роботи з обов'язковим поверненням Головним юридичним управлінням Апарату та відділом інформаційно-бібліотечного забезпечення Інформаційного управління Апарату. Робота з документами, що є в одному примірнику, ведеться лише у приміщеннях цих підрозділів.

Друковані видання, збірки, бюлетені та інші матеріали видаються народним депутатам України під розписку з обов'язковим поверненням у встановлені строки.

3.5.9. Періодичні видання органам Верховної Ради України, структурним підрозділам Апарату видаються відділом службової кореспонденції згідно з рознарядкою.

4.1. Загальні вимоги

4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.

4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.

4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.

У листах зміст викладається від 3-ої особи однини. Наприклад: "Комітет вважає...", "Комітет розглянув...".

Допускається вживати у листах звернення типу "пропонуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку підрозділу, органу тощо.

Якщо лист оформляється на бланку посадової особи, то його зміст викладається від 1-ої особи однини: "Прошу:", "Надсилаю:".

4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.

Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома підрозділами або органами, оформляються не на бланках.

4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.

Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а за необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.

4.2. Адресування документів

4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

4.2.3. У разі адресування документа установам або підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:

4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.

4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:

4.3. Заголовки документів

4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.

4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.4. Датування документів

4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.

4.4.2. Датою документа є дата його підписання. Датою для документа, що приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою для документа, що затверджується, є дата його затвердження.

4.4.3. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 жовтня 2002 року слід писати: 12.10.02.

Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 30 травня 2002 року.

4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.

4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у окремій графі.

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.

4.5.3. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. За необхідності зазначається посада цієї особи.

4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у Верховній Раді України, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.

4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.

4.5.7. Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначаються номер протоколу засідання цього органу і дата.

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої законодавством.

4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.

4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.

4.6.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується органами державної влади або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

4.6.7. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на проведення науково-дослідних робіт, на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи, перевірки тощо), кошториси витрат, нормативи, плани, програми, структура і штатна чисельність, штатні розписи, а також положення, інструкції, правила тощо.

4.6.8. Затвердження документа здійснюється шляхом або підписання його посадовою особою, або видання організаційно-розпорядчого акта.

Наприклад:

Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.

4.6.9. Нормативно-правові акти затверджуються в порядку, встановленому законом.

4.7. Додатки до документів

4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.

4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження план: за формою, зазначеною у додатку".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.7.7. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться таким чином:

якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка: