Інструкція з діловодства в апараті Верховної Ради України

1.1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок провадження діловодства в апараті Верховної Ради України.

1.2. Відповідальність за організацію провадження діловодства та додержання вимог цієї Інструкції покладається на керівників підрозділів апарату Верховної Ради України (далі - апарат).

1.3. Діловодство у Верховній Раді України провадиться українською мовою.

1.4. Зазначені вимоги поширюються на роботу з нетаємними документами. Порядок роботи з таємними документами визначається спеціальною інструкцією.

1.5. Забезпечення провадження діловодства в апараті Верховної Ради України, підготовка методичних матеріалів з питань діловодства та контроль за додержанням вимог цієї Інструкції покладається на Загальний відділ Секретаріату Верховної Ради України (далі - Секретаріат).

2.1. Кореспонденція, що надходить на адресу Верховної Ради України, а також безпосередньо до комітетів Верховної Ради України, депутатських груп (фракцій), тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, підрозділів апарату, приймається і підлягає обов'язковій реєстрації з застосуванням комп'ютерної технології у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк з зазначенням назви установи чи організації, посади особи, які надіслали документ, номер і дату документа, адресу, підпис або відбиток печатки, що його замінює).

2.2. Для реєстрації застосовується картка єдиного зразка (додаток 24). Картки реєстрації вхідної кореспонденції групуються в довідкову картотеку вхідної кореспонденції апарату, яка формується окремо на кожний календарний рік у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

На зворотному боці першого аркуша документа ставиться реєстраційний штамп із зазначенням вхідного номера, дати і часу його надходження (додаток 25). Нумерація документів починається з початку кожного календарного року.

Документ реєструється тільки один раз. У комітетах Верховної Ради України, депутатських групах (фракціях), тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісіях Верховної Ради України та у підрозділах апарату нові номери надісланим документам не присвоюються, а після номера реєстрації додається через дефіс номер справи, до якої належить документ згідно з номенклатурою справ.

Робота з незареєстрованими документами не проводиться.

2.3. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.

2.4. При одержанні кореспонденції перевіряється цілість конвертів (пакетів, бандеролей). У випадку, коли після їх розкриття виявляться відсутність окремих документів, додатків до них, невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, бандеролі), пошкодження, складається акт у трьох примірниках за встановленою формою (додаток 27). Перший примірник акта надсилається відправникові, другий - додається до одержаних документів, третій - залишається в секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату. Не належним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.

2.5. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також, коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.

2.6. Документи, одержані до 15-ої години, реєструються, опрацьовуються і доставляються за призначенням працівниками сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату в той же день, одержані після 15-ої години - наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.

2.7. Кореспонденція з одного підрозділу апарату до іншого передається тільки через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату, а листи і телеграми громадян - через Відділ з питань звернень громадян Секретаріату.

2.8. Картки реєстрації заповнюються у трьох примірниках.

Один примірник картки залишається в секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату для контролю за проходженням документа, а два - разом з документом надсилаються адресату. Перший примірник з розпискою про одержання документа повертається до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату і закладається в довідкову картотеку вхідної кореспонденції апарату, другий - залишається в обліковій картотеці адресата.

2.9. Законопроекти і законодавчі пропозиції, закони з пропозиціями Президента України до Верховної Ради України щодо повторного їх розгляду, звіти підконтрольних та підзвітних Верховній Раді України органів та посадових осіб, що надійшли до Верховної Ради України, обліковуються в секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату у встановленому порядку і передаються в день їх надходження до сектора реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату.

Укази і розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України обліковуються сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

Примірники указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України передаються відповідним комітетам Верховної Ради України, підрозділам апарату, а також до Управління комп'ютеризованих інформаційних систем та мереж Секретаріату для введення в систему інформаційного забезпечення законотворчого процесу.

Газети, журнали, книги, брошури, довідники, бюлетені тощо обліковуються у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату в спеціальних журналах.

2.10. Відповідно до змісту кореспонденції і розподілу обов'язків між Головою Верховної Ради України та його заступниками, функціональних завдань комітетів Верховної Ради України, тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, підрозділів апарату сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату передає її за призначенням.

У разі відсутності Голови Верховної Ради України або його заступників Загальний відділ Секретаріату за погодженням з керівництвом апарату Верховної Ради України визначає кому надіслати на розгляд одержану кореспонденцію.

Після розгляду керівництвом Верховної Ради України або апарату Верховної Ради України документи повертаються до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються адресатам.

У випадку, коли резолюція керівництва Верховної Ради України або апарату Верховної Ради України містить доручення, виконання якого має контролюватися, виконавцю разом з документами надсилається три примірники картки реєстрації. Перший примірник з розпискою про одержання документа відразу повертається до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату і закладається в довідкову картотеку, другий - залишається в обліковій картотеці виконавця, а третій - надсилається до Відділу контролю Секретаріату або до іншого підрозділу апарату, в якому документ перебуває на контролі.

Відповіді на депутатські запити, адресовані Верховній Раді України, Голові Верховної Ради України, його заступникам і водночас народним депутатам України передаються до Відділу контролю Секретаріату, який забезпечує ознайомлення з ними керівництва Верховної Ради України і народних депутатів України.

Відповіді на депутатські запити, адресовані тільки народним депутатам України, а також відповіді на депутатські звернення передаються до відповідних секретаріатів комітетів Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.

2.11. Якщо доручення дається кільком виконавцям, його виконання організовує особа, зазначена в резолюції першою. Їй надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату або Відділом технічної роботи з документами Секретаріату.

2.12. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді. Виконавець повинен зробити на зворотному боці картки реєстрації вхідної кореспонденції відмітку про виконану роботу, поставити підпис із зазначенням посади і дати.

У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, зазначений у резолюції першим складає коротку довідку про його виконання з урахуванням пропозицій усіх виконавців. У разі різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.

Якщо в довідці про виконання доручення вноситься пропозиція надіслати лист органам державної влади, місцевого самоврядування або дати доручення відповідним комітетам Верховної Ради України, підрозділам апарату, то разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.

На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (з зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі на одержання такого документа - особи, що його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.

Службові документи разом з усіма матеріалами, що їх стосуються, залишаються в справах того підрозділу, який їх опрацьовував, а інформаційні документи - у справах підрозділу, до якого вони надіслані.

3.1. До документів обмеженого поширення належать документи та видання з позначками "Для службового користування" (ДСК) і "Не для друку" (НДД), що не містять таємних відомостей. Зазначені позначки та номери примірника проставляються у правому верхньому куті першої сторінки документа, на обкладинці та титульному аркуші видання, а також на першій сторінці супровідного листа до таких документів і видань. Необхідність їх нанесення визначається особами, які готують і підписують документи.

Документи та видання обмеженого поширення обліковуються у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату в такому ж порядку, як і інші документи, з доповненням реєстраційного номера відповідними позначками.

3.2. Працівники, яким доручається робота з документами та виданнями обмеженого поширення, визначаються керівниками підрозділів апарату. Представники інших установ і організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами та виданнями обмеженого поширення лише з дозволу керівництва Секретаріату Верховної Ради України при наявності письмового звернення відповідних установ і організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру виконуваного завдання (теми).

3.3. Зняття копій, а також оформлення витягів з документів та видань обмеженого поширення для працівників підрозділів апарату здійснюється з дозволу керівників цих підрозділів; для працівників інших установ і організацій - на підставі їх письмових звернень з дозволу керівництва Секретаріату Верховної Ради України. Копіювання документів та видань обмеженого поширення, одержаних від інших установ і організацій, здійснюється за їх згодою.

Нумерація додатково виготовлених копій продовжується від останнього номера.

3.4. Документи та видання обмеженого поширення повинні зберігатися в службових приміщеннях у замкнутих і опечатаних шафах або сейфах. Виносити зазначені документи та видання за межі службових приміщень Верховної Ради України забороняється.

Особам, відрядженим за межі міста Києва, забороняється мати при собі документи та видання обмеженого поширення. Ці документи за попередньою домовленістю повинні надсилатися заздалегідь на адресу відповідних установ і організацій за місцем відрядження.

3.5. Документи та видання обмеженого поширення після їх виконання групуються у справи разом з іншими нетаємними документами з того ж питання. В цьому випадку на справах ставляться відповідні позначки і вносяться необхідні уточнення в номенклатуру справ та описи справ.

3.6. Працівникам апарату, яким доручається робота з документами та виданнями обмеженого поширення, забороняється розголошувати їх зміст без погодження з відповідними керівниками підрозділів апарату.

За втрату або незаконне знищення документів та видань обмеженого поширення, за розголошення відомостей, що містяться в них, винні особи притягуються до відповідальності у встановленому порядку.

3.7. Відповідальність за додержання вимог щодо забезпечення обліку, використання, зберігання і розмноження документів та видань обмеженого поширення покладається на працівників апарату, яким вони надіслані.

4.1. Кореспонденція народних депутатів України приймається і реєструється сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

Зауваження і пропозиції народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, після реєстрації у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату передаються у відповідні комітети Верховної Ради України.

Про результати розгляду депутатської кореспонденції або про направлення її для вирішення до інших установ і організацій, крім зауважень і пропозицій народних депутатів України, поданих до законопроектів, підрозділи апарату, що опрацьовували зазначену кореспонденцію, інформують відповідних народних депутатів України.

4.2. Звернення народних депутатів України, що надходять до керівництва Верховної Ради України безпосередньо під час засідань Верховної Ради України, за його дорученням передаються Відділом обслуговування пленарних засідань Верховної Ради України Секретаріату до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату для реєстрації та передачі до секретаріатів відповідно Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України у встановленому порядку.

4.3. Доручення з питань, порушених народними депутатами України на пленарних засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, оформляє на бланках встановленого зразка (додаток 5) Відділ контролю Секретаріату та подає їх на підпис керівництву Верховної Ради України. Доручення надсилається виконавцям через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

4.4. Депутатські запити до Президента України після оголошення їх змісту на засіданні Верховної Ради України і підтримки народними депутатами України разом з відповідними постановами Верховної Ради України надсилає протокольний сектор Загального відділу Секретаріату, інші депутатські запити передаються до Відділу контролю Секретаріату, який фельдзв'язком надсилає їх відповідним органам або посадовим особам.

Відділ контролю Секретаріату після прийняття рішень щодо депутатських запитів на засіданнях Верховної Ради України оформляє, обліковує, надсилає запити адресатам, контролює додержання встановлених термінів розгляду, інформує керівництво Верховної Ради України та відповідних народних депутатів України про одержані відповіді на запити.

4.5. Листи народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, його заступників з проханням розглянути пропозиції, заяви і скарги громадян передаються до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України.

4.6. Народні депутати України особисту кореспонденцію відправляють самостійно.

5.1. Кореспонденція, що надійшла до Верховної Ради України та підрозділів апарату із зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, опрацьовується у такому ж порядку, як і інші документи.

5.2. Кореспонденція, що надійшла іноземною мовою, крім російської, після реєстрації у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату передається до Відділу міжпарламентських зв'язків Секретаріату.

Відділ міжпарламентських зв'язків Секретаріату доводить зміст кореспонденції до особи, якій вона надіслана, та за її письмовим замовленням за погодженням з Управлінням справами Верховної Ради України (далі - Управління справами) організовує переклад тексту українською мовою. Подальша робота із зарубіжною кореспонденцією проводиться у встановленому порядку. Разом з кореспонденцією зберігаються конверти (пакети, бандеролі).

5.3. Офіційні листи, телеграми керівникам іноземних держав, установ, організацій, посольствам, консульствам, іншим іноземним представництвам в Україні та іноземним громадянам за підписом Голови Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника готуються українською мовою і оформляються відповідно до загальноприйнятих вимог (додаток 28), їх другий примірник візується завідуючим Відділом міжпарламентських зв'язків Секретаріату та Керівником апарату Верховної Ради України.

5.4. При надсиланні листів, телеграм за кордон керівництвом Секретаріату Верховної Ради України, Управління справами, Інституту законодавства та Парламентського видавництва копії листів і телеграм зберігаються у підрозділах, які їх оформляли.

5.5. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює Відділ міжпарламентських зв'язків Секретаріату через Міністерство закордонних справ України.

6.1. Пропозиції (зауваження), заяви і скарги громадян (далі - звернення громадян), надіслані на адресу Верховної Ради України та її керівництва, а також народних депутатів України (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату і передаються (крім листів, адресованих народним депутатам України, та з позначками "Особисто" або "Конфіденційно") нерозкритими до Відділу з питань звернень громадян Секретаріату для реєстрації.

Звернення громадян, адресовані народним депутатам України, передаються для реєстрації нерозкритими у відповідні секретаріати комітетів Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.

Листи (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно", адресовані керівництву Верховної Ради України, а також посадовим особам апарату, передаються адресатам або уповноваженим ними особам нерозкритими.

У разі, якщо ці листи виявляться зверненнями громадян до Верховної Ради України, вони за розпорядженням адресатів передаються до Відділу з питань звернень громадян Секретаріату для реєстрації і розгляду.

6.2. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання, місце роботи чи навчання, визнаються анонімними, реєструються та списуються до архіву керівництвом комітетів Верховної Ради України або підрозділів апарату, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.

6.3. Кореспонденція, яка надійшла від громадян безпосередньо до комітетів Верховної Ради України або підрозділів апарату з питань, що належать до їх компетенції, реєструється і розглядається в цих підрозділах, а з питань, що не належать до їх компетенції, передається до Відділу з питань звернень громадян Секретаріату з позначкою від кого одержано звернення, датою передачі, розбірливим підписом і назвою відповідного комітету Верховної Ради України чи підрозділу апарату.

6.4. Звернення громадян розглядаються у Відділі з питань звернень громадян Секретаріату або, залежно від характеру порушених питань, передаються ним через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату відповідним комітетам Верховної Ради України чи підрозділам апарату.

6.5. Звернення громадян розглядаються, як правило, в строк до одного місяця. У випадках, коли їх розгляд потребує більш тривалого терміну, цей строк може бути продовжено керівником, який першим дав доручення, або його заступником. Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів.

6.6. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, не дозволяється.

6.7. Звернення, в яких порушуються питання, що стосуються народних депутатів України, зокрема перевірки повноважень новообраних народних депутатів України, норм поведінки та діяльності народних депутатів України, пов'язаної з виконанням депутатських обов'язків, доповідаються керівництву Верховної Ради України, а щодо працівників апарату - Керівнику апарату Верховної Ради України.

6.8. Звернення, надіслані під час пленарних засідань Верховної Ради України на адресу сесії Верховної Ради України, передаються сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату до Відділу з питань звернень громадян Секретаріату.

Пропозиції, що стосуються організації пленарних засідань Верховної Ради України, Відділ з питань звернень громадян Секретаріату передає Комітету Верховної Ради України з питань Регламенту, депутатської етики та забезпечення діяльності депутатів.

6.9. Посадові особи Верховної Ради України, працівники Відділу з питань звернень громадян Секретаріату, інших підрозділів апарату при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Законом України "Про звернення громадян" постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та Інструкцією "Про роботу із зверненнями громадян у Верховній Раді України".

7.1. При оформленні документів в апараті Верховної Ради України необхідно керуватися такими вимогами:

- документи друкуються на лицьовому боці бланків встановленого зразка або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм);

- складання документів на папері довільного формату не дозволяється;

- документ обов'язково повинен мати заголовок, який у короткій формі розкриває його зміст;

- якщо в документі розглядається кілька питань, заголовок формулюється узагальнено;

- текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка;

- на документі зазначаються посада, прізвище та ініціали особи, яка його склала, підписала чи затвердила, дата його складення, підписання або затвердження;

- у разі подання документа кількома посадовими особами їх підписи розміщуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді;

- якщо документ підписує кілька осіб рівнозначних посад, їх підписи розміщуються на одному рівні;

- заступники керівників підрозділів апарату підписують документи на бланках цих підрозділів лише у випадках, коли вони заміщають керівників;

- підписання документа, на якому зазначені посада і прізвище конкретної посадової особи, іншою посадовою особою (шляхом проставлення прийменника "за" або навскісної риски перед найменуванням посади) не дозволяється.

7.2. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.

7.3. Поданий на підпис документ візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.

Віза включає особистий підпис (пишеться розбірливо) і дату, а при необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ, що проставляються на нормативних документах (закон, постанова, розпорядження тощо) - на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах документів - на лицьовому боці нижче тексту.

У разі розбіжностей думок щодо змісту проекту документа до нього додається зауваження або особлива думка тих осіб, які над ним працювали.

7.4. У правому верхньому куті документа, який надсилається установі або організації, вказується адресат у називному відмінку; на зворотному боці останнього аркуша у лівому нижньому куті - прізвище та ініціали виконавця і номер його службового телефону.

Якщо документ надсилається конкретній особі, вказується її посада, прізвище (у давальному відмінку) та ініціали.

Якщо документ надсилається кільком адресатам, складається покажчик розсилки (додаток 32), а на кожному примірнику документа вказується тільки один адресат.

У відповіді на запит або документ необхідно посилатися на його вихідний номер і дату.

Якщо документ підлягає поверненню, то на ньому робиться позначка "Підлягає поверненню".

7.5. Якщо документ має додатки, їх найменування зазначаються в супровідному листі із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку.

7.6. Телеграми оформляються відповідно до загальноприйнятих вимог. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, розділових знаків, абзаців та виправлень, цифри пишуться словами тощо.

Телеграми одного змісту, що надсилаються кільком адресатам, передаються до Загального відділу Секретаріату із покажчиком розсилки, точною адресою і назвою установи або організації, якій вона надсилається, та описом для поштового відділення (додаток 30) для відправлення кожному адресату.

Телеграми за підписом Голови Верховної Ради України, його заступників, голів комітетів Верховної Ради України, Керівника апарату Верховної Ради України оформляються і відправляються як урядові (додаток 29).

7.7. Оформлення і облік відряджень народних депутатів України та працівників апарату здійснює Загальний відділ Секретаріату, працівників Управління справами - Управління справами.

Оформлення посвідчень для відрядження народних депутатів України у виборчі округи здійснюється за поданням керівництва відповідних комітетів Верховної Ради України за погодженням з керівництвом Верховної Ради України. Відрядження народних депутатів України, працівників апарату Верховної Ради України за кордон здійснюються за розпорядженнями Голови Верховної Ради України, а в разі його відсутності - розпорядженнями Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, і посвідчення для відрядження не оформляється.

Дозвіл на відрядження народному депутату України під час пленарних засідань Верховної Ради України дає головуючий на засіданні.

Оформлення посвідчень для відрядження працівників апарату здійснюється за поданням керівників відповідних підрозділів апарату (додаток 41).

8.1. Проекти законодавчих актів та законодавчі пропозиції, що вносяться на розгляд Верховної Ради України народними депутатами України та іншими суб'єктами права законодавчої ініціативи, приймаються і реєструються в секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату та передаються з їх комп'ютерними копіями до сектора реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату.

Законопроектам, оформленим відповідно до вимог Регламенту Верховної Ради України, Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів і матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України, сектор реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату присвоює реєстраційний номер і подає їх на розгляд Голові Верховної Ради України або його заступникам (за розподілом обов'язків).

Проекти законодавчих актів після розгляду Головою Верховної Ради України або його заступниками з резолюціями повертаються до сектора реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату, який разом з Відділом технічної роботи з документами Секретаріату тиражує та виготовляє копії документів і через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату розсилає їх зазначеним у резолюціях адресатам. Оригінали цих проектів зберігаються у секторі реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату до прийняття відповідних законодавчих актів, після чого передаються до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату.

По кожному законопроекту, зареєстрованому у встановленому порядку, секретаріат головного комітету Верховної Ради України, через який подавався законопроект, здійснює ведення справи законопроекту.

Законопроекти, оформлені з порушенням встановлених вимог, разом із супровідним листом, підписаним одним з керівників Верховної Ради України, в якому обгрунтовується необхідність їх доопрацювання, повертаються відповідним суб'єктам права законодавчої ініціативи.

8.2. Комітети Верховної Ради України після розгляду проектів законодавчих актів подають у довідці до них (додаток 31) висновки і пропозиції щодо порядку розгляду законопроектів на засіданнях Верховної Ради України у першому читанні та списки осіб, яких потрібно запросити на розгляд відповідного законопроекту тощо.

8.3. Секретаріати комітетів Верховної Ради України після погодження з Юридичним управлінням та Управлінням організаційної роботи з комітетами Секретаріату вносять пропозиції щодо тиражування підготовлених до розгляду в другому і третьому читаннях проектів законодавчих актів для народних депутатів України. Оригінали порівняльних таблиць та довідкових матеріалів після тиражування секретаріати комітетів Верховної Ради України передають до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату у встановленому порядку.

8.4. Копії підготовлених до розгляду проектів законодавчих актів секретаріати комітетів Верховної Ради України після погодження з Науково-експертним та Юридичним управліннями Секретаріату, а проекти найбільш важливих законів, що регулюють економічну, соціальну та гуманітарну сфери - з Науково-аналітичним управлінням Секретаріату, передають до Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату для контролю за проходженням законопроектів.

8.5. Акти, прийняті Верховною Радою України, опрацьовуються відповідними комітетами Верховної Ради України, візуються головами або заступниками голів цих комітетів, керівниками відповідних підрозділів апарату і передаються до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату для їх оформлення на бланках (додатки 1, 2) у встановленому порядку.

Додатки до законів і постанов візують голови або заступники голів відповідних комітетів Верховної Ради України та завідуючі їх секретаріатами.

Внесення у прийняті акти чи додатки до них будь-яких змін або доповнень, не зафіксованих у стенограмах засідань Верховної Ради України, не допускається.

8.6. Акти Верховної Ради України на підпис Голові Верховної Ради України готує протокольний сектор Загального відділу Секретаріату. На зворотному боці останнього аркуша їх візують голови відповідних комітетів Верховної Ради України і завідуючі секретаріатами цих комітетів, керівник Юридичного управління Секретаріату, завідуючий протокольним сектором Загального відділу Секретаріату та Керівник апарату Верховної Ради України.

Акти Верховної Ради України на підпис Голові Верховної Ради України подає Керівник апарату Верховної Ради України.

8.7. Кожному акту Верховної Ради України протокольний сектор Загального відділу Секретаріату присвоює порядковий номер із зазначенням дати прийняття. Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання.

8.8. Підписані Головою Верховної Ради України закони України, крім законів України щодо ратифікації міжнародних договорів України, протокольний сектор Загального відділу Секретаріату надсилає фельдзв'язком на підпис Президенту України.

Підписані Президентом України закони України повертаються до Верховної Ради України і передаються до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату, який через Відділ технічної роботи з документами Секретаріату забезпечує їх тиражування згідно з покажчиками розсилок, поданих відповідними комітетами Верховної Ради України та підписаними завідуючими секретаріатами комітетів, фельдзв'язком розсилає копії законів.

У випадку, коли Президент України повернув закон з пропозиціями до Верховної Ради України для повторного розгляду, Загальний відділ Секретаріату повідомляє про це Керівника апарату Верховної Ради України і передає їх для подальшої роботи до сектора реєстрації законопроектів Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату.

Після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а у разі його відсутності Першим заступником Голови Верховної Ради України, копії закону і матеріалів до нього сектор реєстрації законопроектів Управління організаційно роботи з комітетами Секретаріату згідно з резолюцією надсилає на опрацювання відповідним комітетам Верховної Ради України та підрозділам апарату, а оригінали - передає до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату.

8.9. Закони України щодо ратифікації міжнародних договорів України та постанови Верховної Ради України або витяги з них, що розсилаються протокольним сектором Загального відділу Секретаріату, завіряються гербовою печаткою Верховної Ради України, інші закони України - печаткою Загального відділу Секретаріату.

8.10. Виготовлення копій, оформлення витягів, надсилання додаткових примірників актів Верховної Ради України установам, організаціям, окремим посадовим особам, заміна раніше надісланих примірників цих актів, а також зміни в покажчику розсилки здійснюються протокольним сектором Загального відділу Секретаріату за розпорядженням керівництва Секретаріату Верховної Ради України.

Протокольний сектор Загального відділу Секретаріату формує резервні примірники актів, які видаються лише з дозволу керівництва Секретаріату Верховної Ради України.

8.11. Виготовлення копій рішень, рекомендацій і висновків комітетів Верховної Ради України організовують секретаріати відповідних комітетів за вказівкою голів комітетів Верховної Ради України.

8.12. Закони України щодо ратифікації міжнародних договорів України та постанови Верховної Ради України, які підлягають опублікуванню, протокольний сектор Загального відділу Секретаріату надсилає редакціям газет "Голос України", "Урядовий кур'єр", Державному інформаційному агентству України (ДІНАУ) і передає їх Видавництву Верховної Ради України для опублікування у "Відомостях Верховної Ради України", а також Управлінню комп'ютеризованих інформаційних систем та мереж Секретаріату для введення їх у систему інформаційного забезпечення законотворчого процесу.

8.13. Проекти розпоряджень Голови Верховної Ради України, його заступників щодо кадрових питань апарату (призначення і переміщення по службі, заохочення тощо) готуються Відділом кадрів Секретаріату за його ініціативою чи участю або за поданням керівників відповідних підрозділів апарату. Розпорядження з інших питань діяльності апарату, а також народних депутатів України готуються і візуються у відповідних підрозділах апарату. Проекти розпоряджень подаються на підпис Керівником апарату Верховної Ради України (додатки 18,19).

Після підписання розпорядження реєструються Відділом кадрів Секретаріату і надсилаються відповідним підрозділом згідно з покажчиком розсилки через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

9.1. Протокольний сектор Загального відділу Секретаріату на основі стенографічних бюлетенів, опрацьованих Відділом редагування стенографічних матеріалів Секретаріату, готує протоколи засідань Верховної Ради України і нарад у Голови Верховної Рад України з головами комітетів Верховної Ради України, уповноваженими представниками депутатських груп (фракцій) та витяги з них на бланках встановленого зразка (додатки 3, 4, 11, 12, 13). Протоколи підписує головуючий.

Витяги з протоколів скріплюються гербовою печаткою Верховної Ради України і розсилаються адресатам згідно з покажчиком розсилки протокольним сектором Загального відділу Секретаріату.

9.2. Протоколам засідань Верховної Ради України присвоюються порядкові номери з початку кожної сесії, протоколам нарад у Голови Верховної Ради України з головами комітетів Верховної Ради України, уповноваженими представниками депутатських груп (фракцій) - з початку скликання Верховної Ради України.

9.3. Протоколи засідань комітетів, тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України складають та оформляють на бланках встановленого зразка (додатки 15, 16, 17) відповідні секретаріати комітетів Верховної Ради України, визначені працівники апарату для роботи у тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісіях Верховної Ради України.

Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України підписують головуючі на засіданнях та секретарі комітетів. Протоколи спільних засідань кількох комітетів - голови відповідних комітетів; протоколи тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій - голови цих комісій.

Протоколи засідань комітетів, тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України нумеруються з початку скликання у кожному комітеті та комісії окремо.

9.4. Стенограми засідань Верховної Ради України, комітетів Верховної Ради України, нарад у Голови Верховної Ради України з головами комітетів Верховної Ради України, уповноваженими представниками депутатських груп (фракцій), опрацьовують і візують працівники, які здійснювали стенографування.

10.1. Кореспонденція, що надходить із підрозділів апарату, відправляється адресатам через сектор службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату. Для реєстрації вихідної кореспонденції застосовується картка єдиного зразка (додаток 26).

Картки реєстрації вихідної кореспонденції групуються в довідкову картотеку вихідної кореспонденції апарату, яка формується окремо на кожний календарний рік у секторі службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату.

Листування за зверненнями громадян здійснюють Відділ з питань звернень громадян Секретаріату або інші підрозділи апарату, на розгляд яких передано звернення.

10.2. Документи, підписані Головою Верховної Ради України, Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України, за винятком законів України і постанов Верховної Ради України, відправляються їх секретаріатами.

10.3. Кожному службовому документу відправником присвоюється вихідний номер, який складається з індексу підрозділу згідно з номенклатурою справ і порядкового номера.

10.4. Секретаріати Голови Верховної Ради України та його заступників, комітетів Верховної Ради України, працівники, відповідальні за діловодство у депутатських групах (фракціях), тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісіях Верховної Рад України, підрозділах апарату, оформляють конверти та реєстри для розсилки кореспонденції (додаток 39).

У разі термінового відправлення у правому верхньому куті конверта (пакета, бандеролі) проставляється позначка "Терміново".

Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони відправляються в одному конверті (пакеті, бандеролі) з зазначенням вихідних номерів усіх вкладених документів.

На конверти (пакети, бандеролі), що надсилаються фельдзв'язком у межах міста Києва, заповнюються розписки встановленої форми (додаток 43).

На вихідні документи картки реєстрації складаються у двох примірниках. Один примірник картки залишається у відправника, а другий разом із законвертованим документом і реєстром у двох примірниках передається до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату для облікової картотеки вихідної кореспонденції апарату.

10.5. Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, залишаються у справах відправників.

10.6. Документи, що відправляються за кількома адресами, передаються до сектора службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату законвертованими разом з покажчиком розсилки, який містить найменування установ і організацій, їх адреси, кількість примірників документів, а в необхідних випадках - прізвища та ініціали адресатів (додаток 32). Покажчик розсилки підписує керівник відповідного підрозділу апарату або його заступник.

10.7. Документи на відправлення приймаються не пізніш як за дві години до закінчення робочого дня. Після зазначеного строку відправляється тільки термінова кореспонденція.

10.8. Документи відправляються поштою, фельдзв'язком, з нарочним, передаються телеграфом або телефаксом. Терміновість відправлення документів визначається керівником підрозділу апарату, що їх готував.

У необхідних випадках для прискорення доставки кореспонденції адресату за дозволом керівництва підрозділів апарату допускається видача документів уповноваженим особам під розписку.

10.9. Вербальні ноти (листи) з візових та інших питань, підготовлені Відділом міжпарламентських зв'язків Секретаріату, які надсилаються посольствам іноземних держав та представництвам міжнародних організацій в Україні, реєструються безпосередньо у цьому Відділі та скріпляються його печаткою.

11.1. Організацію роботи щодо контролю за проходженням документів, своєчасним вирішенням визначених у них завдань, ходом виконання у встановлені строки постанов і доручень Верховної Ради України здійснюють підрозділи апарату.

У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом Верховної Ради України, Секретаріату і Управління справами Верховної Ради України.

11.2. Контроль за підготовкою до розгляду проектів законодавчих актів, їх проходженням в апараті та своєчасним поданням на розгляд Верховної Ради України здійснює Управління організаційної роботи з комітетами Секретаріату.

11.3. Контроль за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах Верховної Ради України, доручень, що даються на засіданнях Верховної Ради України, розпоряджень і доручень Голови Верховної Ради України, його Першого заступника та заступника, Керівника апарату Верховної Ради України, за своєчасним розглядом депутатських запитів і повідомленням про результати їх розгляду керівництву Верховної Ради України та народним депутатам України здійснює Відділ контролю Секретаріату; виконання доручень Керуючого справами Верховної Ради України - Загальний відділ Управління справами.

11.4. Контроль за додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду поставлених у них питань здійснює Відділ з питань звернень громадян Секретаріату або інші підрозділи апарату, на розгляд яких передано звернення.

11.5. Контроль за додержанням строків виконання рішень комітетів Верховної Ради України здійснюють секретаріати цих комітетів.

11.6. Контроль за додержанням строків виконання доручень керівництва Верховної Ради України щодо звернень Конституційного Суду України, інших органів правосуддя здійснює Відділ зв'язків з органами правосуддя Секретаріату.

11.7. Доручення повинно бути виконано відповідно до змісту резолюції і у встановлені строки.

11.8. Доручення без зазначення строків виконання здійснюються протягом місяця. Доручення з позначкою "Терміново" виконуються в строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів. Відправлення доручень виконавцям здійснюється в день їх підписання, доручень з позначкою "Терміново" - негайно.

11.9. При необхідності продовжити строк виконання доручення виконавець зобов'язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до органу або керівника, які дали доручення, але не пізніш як за три робочих дні до закінчення строку виконання доручення.

Рішення про зняття доручення з контролю або продовження строку його виконання приймається органом чи керівником, які дали доручення, або уповноваженими ними особами. За вказівкою керівника або за рішенням органу, що дали доручення, ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.

11.10. Інформацію про результати виконання доручення виконавець подає через Загальний відділ Секретаріату органу або керівнику, які дали доручення.

11.11. Підрозділи апарату, що здійснюють контроль, вивчають інформації щодо вирішення поставлених у дорученні питань. Керівник контролюючого підрозділу інформує орган або керівника, які дали доручення, про хід та результати розгляду доручення.

12.1. Забезпечення народних депутатів України проектами законів, постанов, іншими документами та матеріалами, підготовленими до розгляду на засіданнях Верховної Ради України, здійснює Відділ обслуговування пленарних засідань Верховної Ради України Секретаріату. Відділ технічної роботи з документами Секретаріату тиражує їх у необхідній кількості примірників і передає до Відділу обслуговування пленарних засідань Верховної Ради України Секретаріату для вручення народним депутатам України.

12.2. У дні засідань Верховної Ради України видача народним депутатам України документів і матеріалів здійснюється під час реєстрації депутатів. За вказівкою головуючого на засіданні Верховної Ради України документи можуть видаватися народним депутатам України безпосередньо в сесійному залі під час засідань Верховної Ради України.

12.3. Нормативно-правові акти надаються народним депутатам України Юридичним управлінням та Відділом інформаційно-бібліотечного забезпечення Секретаріату. Робота з документами, що є в одному примірнику, ведеться лише у приміщеннях цих підрозділів.

Друковані видання, збірники, бюлетені та інші матеріали видаються народним депутатам України під розписку з обов'язковим поверненням у встановлені строки.

13.1. Зведена Номенклатура справ апарату Верховної Ради України на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року Загальним відділом Секретаріату за поданням підрозділів апарату (додаток 33) і після погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України затверджується Керівником апарату Верховної Ради України.

Підрозділи апарату Верховної Ради України отримують витяги відповідних розділів зведеної Номенклатури справ апарату Верховної Ради України для користування в роботі.

Номенклатура справ кожного окремого підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у підрозділі, за участю працівників секторів архівного діловодства та організації діловодства у Верховній Раді України Загального відділу Секретаріату і підписується керівником відповідного підрозділу апарату.

У кінці року номенклатура справ підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 33). Підсумковий запис засвідчує особа, відповідальна за діловодство у підрозділі.

13.2. До номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності Верховної Ради України, її органів та підрозділів апарату, у тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом кількох років.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких основних вимог:

- документи постійного і тимчасового зберігання групуються окремо;

- до справи включається по одному примірнику документа;

- кожний документ повинен бути підписаний або завізований виконавцем із зазначенням дати;

- у справи групуються документи одного календарного року за винятком перехідних справ;

- архівна справа може складатися не більш як з 250 аркушів.

13.3. У справах законопроектів, що формуються у комітетах Верховної Ради України, повинні бути оригінали документів, підписані або завізовані виконавцями, а в разі відсутності оригіналів - засвідчені в установленому порядку їх копії.

Справа законопроекту включає подання суб'єкта права законодавчої ініціативи, всі варіанти проекту закону, порівняльні таблиці, зауваження і пропозиції комітетів Верховної Ради України, народних депутатів України, міністерств, відомств, установ і організацій, громадян та інші документи, пов'язані з опрацюванням законопроекту.

Якщо оригінали документів із справи законопроекту передаються до протокольного сектора Загального відділу Секретаріату, про це робиться відмітка у картках реєстрації, а у справах залишаються копії.

Відповідальність за повноту комплектування справ законопроектів покладається на завідуючих секретаріатами комітетів Верховної Ради України.

13.4. Проекти документів, що вносяться на розгляд Верховної Ради України, оригінали та робочі матеріали до законів України, постанов Верховної Ради України, протоколи, формує у справи протокольний сектор Загального відділу Секретаріату і передає їх на постійне зберігання до сектора архівного діловодства Загального відділу Секретаріату у встановленому порядку.

13.5. Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору та підготовки для архівного зберігання або знищення в апараті створюється експертна комісія.

За результатами експертизи цінності документів у підрозділах апарату складаються описи на справи постійного і тимчасового строків зберігання та акти на справи, що підлягають знищенню (додатки 34, 35, 36, 37, 38).

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ апарату, за яким справи передаються для подальшого зберігання до сектора архівного діловодства у Верховній Раді України Загального відділу Секретаріату за графіком, погодженим з Керівником апарату Верховної Ради України.

13.6. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, провадиться після підготовки описів на справи постійного і тимчасового строків зберігання.

Після затвердження акта на знищення відібраних документів зазначені документи передаються для знищення Управлінню адміністративними будинками Управління справами. Знищення документів у підрозділах апарату без оформлення відповідного акта забороняється.

13.7. Загальний відділ Секретаріату здійснює методичне керівництво і контроль за формуванням справ у підрозділах апарату, організовує експертизу цінності документів, їх науково-технічне опрацювання і передає на зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

14.1. Друкарські роботи здійснюють комп'ютерно-друкарські бюро Відділу технічної роботи з документами Секретаріату згідно з Положенням про проходження, підготовку і оформленням проектів законодавчих актів в комп'ютеризованій системі Верховної Ради України.

Матеріали обсягом до двох аркушів друкуються безпосередньо в підрозділах апарату з додержанням правил, встановлених для друкарських робіт.

14.2. Комп'ютерно-друкарські бюро друкують матеріали в порядку їх одержання, а термінові - поза чергою за погодженням з керівництвом Відділу технічної роботи з документами Секретаріату.

14.3. До друкування приймаються матеріали, пов'язані з діяльністю Верховної Ради України та підрозділів її апарату. Матеріали для друкування передаються з зазначенням дати, прізвища виконавця і номера його службового телефону.

14.4. Рукописи та інші матеріали, що передаються до друкування, повинні бути ретельно відредаговані, написані розбірливо чорними чи синіми чорнилами на лицьовому боці аркуша. Застосовуються лише загальновизнані скорочення слів. Неохайно підготовлені матеріали, а також виправлені кольоровим (крім синього) чорнилом або олівцем, до друкування не приймаються.

14.5. Копіювально-розмножувальні роботи здійснюються копіювальними бюро Відділу технічної роботи з документами Секретаріату.

На копіювання та тиражування приймаються документи разом із замовленням (додаток 42), підписаним керівником відповідного підрозділу та завізованим у разі необхідності термінового виготовлення завідуючим Відділом технічної роботи з документами Секретаріату, який встановлює черговість виконання копіювально-розмножувальних робіт.

14.6. Кількість примірників при тиражуванні матеріалів до засідань комітетів Верховної Ради України визначається завідуючими їх секретаріатами за погодженням з головами комітетів Верховної Ради України.

14.7. Копіювальні бюро ведуть облік виготовлених матеріалів і видають їх замовнику разом з оригіналом під розписку.

14.8. Стенографування нарад та інших заходів, які проводять Голова Верховної Ради України, його заступники, здійснює Відділ технічної роботи з документами Секретаріату. Засідання та інші заходи комітетів Верховної Ради України при необхідності зписують на диктофон або стенографують працівники секретаріатів комітетів Верховної Ради України.

14.9. Стенографування ведеться в спеціальних стенографічних зошитах. Матеріали стенограм розшифровуються згідно з правилами, встановленими для друкарських робіт. На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника стенограми ставиться підпис стенографістки, відповідальної за стенографування, вказується дата і кількість примірників.

14.10. Диктофонні записи засідань Верховної Ради України, нарад у Голови Верховної Ради України здійснюються з одночасною розшифровкою диктофонним бюро та групою комп'ютерної стенографії "Графіт" Відділу технічної роботи з документами Секретаріату.

14.11. На лицьовому боці останнього аркуша кожного примірника стенограми проставляються ініціали працівника, відповідального за розшифрування диктозапису.

14.12. Запис пленарних засідань Верховної Ради України на магнітну стрічку та їх поточний облік здійснює Відділ зв'язку і телерадіосистем Управління справами.

Записи виступів у той же день передаються до Відділу редагування стенографічних матеріалів Секретаріату для опрацювання стенограм. Не пізніш як через 15 днів магнітна стрічка повертається до Відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами для повторного використання.

В окремих випадках записи виступів можуть зберігатися безстроково до особливого розпорядження керівництва Секретаріату.

14.13. Редагування стенограм засідань Верховної Ради України, нарад у Голови Верховної Ради України і виготовлення стенографічних бюлетенів засідань Верховної Ради України здійснює Відділ редагування стенографічних матеріалів Секретаріату.

Замовлення на диктофонні записи або на стенографування засідань із зазначенням місця та часу їх проведення подаються до Відділу технічної роботи з документами Секретаріату не пізніш як за один день до призначеного заходу.

15.1. У Верховній Раді України виготовляються та використовуються лише бланки встановлених зразків (додатки 6, 7, 8, 9, 10, 14, 20, 21, 22, 23).

Зразки бланків затверджуються Керівником апарату Верховної Ради України і виготовляються в друкарні Управління справами.

15.2. На зворотному боці бланків проставляються їх порядкові облікові номери, після чого вони під розписку в обліковому журналі передаються до підрозділів апарату для використання.

15.3. Бланки документів Верховної Ради України обліковуються у Загальному відділі Секретаріату.

Бланки документів комітетів, депутатських груп (фракцій), тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, підрозділів апарату обліковуються безпосередньо ними в журналах обліку бланків документів єдиного зразка (додаток 40).

15.4. Видавати бланки, а також не підписані та не зареєстровані документи, виготовлені на бланках, посадовим особам, які не працюють в апараті Верховної Ради України, забороняється.

15.5. Контроль за використанням бланків документів здійснюють керівники відповідних підрозділів апарату.

16.1. Діловодство у підрозділах апарату провадиться спеціально визначеними працівниками, які несуть персональну відповідальність за збереження, а також знищення по акту документів, звернень громадян.

16.2. Виносити із службових приміщень документи, забороняється.

16.3. Діловодство у Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України здійснюють їх секретаріати, у керівництва Секретаріату Верховної Ради України, Управління справами, Інституту законодавства, Парламентського видавництва та в підрозділах апарату - працівники, відповідальні за ведення діловодства.

16.4. Основні функції та обов'язки працівників, які займаються діловодством у структурних підрозділах:

- одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить у підрозділ, контроль за проходженням документів у підрозділі;

- реєстрація, облік документів, підготовлених і оформлених у підрозділі, відправлення вихідної кореспонденції;

- своєчасне подання вхідної кореспонденції керівнику підрозділу, а після одержання його усної вказівки або письмової резолюції - безпосередньому виконавцю, ознайомлення працівників з розпорядчими та інформаційними документами;

- систематичне інформування керівника підрозділу щодо стану виконання документів і доручень;

- видача працівникам справ і документів для роботи, контроль за їх поверненням та збереженням;

- довідкова робота з питань проходження документів у підрозділі;

- підготовка проекту номенклатури справ підрозділу на наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;

- участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і здача справ на архівне зберігання;

- одержання в тимчасове користування архівних справ, повернення їх по закінченні строку використання;

- ознайомлення новопризначених працівників з цією Інструкцією та іншими нормативними документами щодо ведення діловодства;

- одержання і збереження бюлетенів засідань Верховної Ради України, ознайомлення працівників підрозділу з законами, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністр в України, розпорядженнями керівництва Верховної Ради України та її апарату;

- забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у підрозділі;

- подання працівникам підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;

- збереження і облік бланків документів;

- подання замовлення на виготовлення бланків.

16.5. У роботі з документами в підрозділах апарату необхідно керуватися такими вимогами:

- особи, які працюють з документами, несуть відповідальність за збереження документів, що у них знаходяться, та конфіденційність інформації, яка в них міститься;

- в документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;

- передача документів або їх копій особам, які не є народними депутатами України, їх помічниками-консультантами або працівниками апарату, може здійснюватися лише з дозволу керівництва Секретаріату Верховної Ради України, Управління справами, Інституту законодавства та Парламентського видавництва;

- службова інформація представникам засобів масової інформації передається через Прес-службу Секретаріату;

- документ, долучений до справи, може бути з дозволу керівника підрозділу апарату тимчасово вилучений з обов'язковим вкладенням у справу картки-замінника, в якій зазначається з дозволу кого, коли і ким документ вилучено, з розпискою про одержання (додаток 44);

- перед відпусткою або виїздом у тривале відрядження особа повинна тимчасово передати працівникові, відповідальному за ведення діловодства у підрозділі, документи, які у неї знаходяться на опрацюванні, а при переведенні на іншу посаду або звільненні з роботи - повернути всі одержані документи.

16.6. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.

16.7. Контроль за веденням діловодства в підрозділах апарату, підготовку методичних матеріалів з питань діловодства здійснює Загальний відділ Секретаріату.

17.1. Працівникам апарату Верховної Ради України для роботи можуть надаватися такі довідки:

- щодо надходження і відправлення службових документів - сектором службової кореспонденції Загального відділу Секретаріату;

- щодо розглянутих, прийнятих і оприлюднених законів України, постанов Верховної Ради України - протокольним сектором Загального відділу Секретаріату;

- щодо переліку та результатів розгляду питань Верховною Радою України, документального забезпечення народних депутатів України до засідань Верховної Ради України - Відділом обслуговування пленарних засідань Верховної Ради України Секретаріату;

- щодо результатів голосування народних депутатів України, в тому числі поіменного, при розгляді питань порядку денного засідань Верховної Ради України, результатів поіменної реєстрації народних депутатів України - Управлінням комп'ютеризованих систем та мереж Секретаріату;

- щодо переліку питань порядку денного та результатів їх проходження в комітетах Верховної Ради України - Управлінням організаційної роботи з комітетами Секретаріату;

- щодо розпоряджень і наказів керівництва Верховної Ради України та її апарату - Відділом кадрів Секретаріату;

- щодо рішень комітетів Верховної Ради України - завідуючими секретаріатами відповідних комітетів Верховної Ради України ;

- щодо чинного законодавства України (закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України тощо) - сектором кодифікації Відділу експертизи законопроекті Юридичного управління Секретаріату;

- щодо звернень громадян - Відділом з питань звернень громадян Секретаріату;

- щодо проходження листів, адресованих народним депутатам України, і вирішення порушених у них питань - помічниками-консультантами народних депутатів України;

- щодо проходження документів у підрозділах апарату - працівниками відповідних підрозділів, відповідальними за ведення діловодства у цих підрозділах;

- щодо питань комплектування бібліотечних фондів, порядку обслуговування читачів - Відділом інформаційно-бібліотечного забезпечення Секретаріату;

- щодо документів, переданих на збереження до архіву Верховної Ради України - сектором архівного діловодства у Верховній Раді України Загального відділу Секретаріату;

- щодо організації ведення діловодства в підрозділах апарату - сектором організації діловодства у Верховній Раді України Загального відділу Секретаріату.

Додатки відсутні в БД.