Про затвердження Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах

Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах, що додається.

2. Установити, що дія цієї постанови поширюється на державні органи, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу".

3. Міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади, їх територіальним органам/підрозділам та місцевим органам виконавчої влади забезпечити підключення та внесення до інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах даних у порядку, визначеному затвердженим цією постановою Положенням.

1. Це Положення розроблено відповідно до пункту 17-1 частини третьої статті 13 Закону України "Про державну службу" з метою визначення порядку функціонування інформаційної системи управління людськими ресурсами в державних органах (далі — інформаційна система) у сфері державної служби як автоматизованої системи збирання, оброблення, зберігання та захисту інформації щодо державних службовців, інших працівників державних органів, що формується (створюється) та використовується для забезпечення функціонування централізованої бази даних державних службовців, інших працівників державних органів, а також для задоволення потреб щодо автоматизації та цифровізації процесів, пов’язаних із виконанням функцій з питань управління персоналом.

2. У цьому Положенні терміни вживаються у такому значенні:

інформаційна система — автоматизована система, яка складається з комплексу автоматизованих робочих місць, об’єднаних в єдину інформаційну систему захищеними каналами зв’язку з використанням технології віддаленого доступу;

центральна підсистема інформаційної системи (ядро) —обчислювальне середовище функціонування автоматизованих сервісів, яке забезпечує безперервність їх обслуговування в інтерактивному режимі реального часу та високий рівень продуктивності;

функціональні підсистеми інформаційної системи — сукупність технічних засобів та програмних комплексів, які автоматизують службові процеси в державних органах до рівня стандартів операційних процедур та автоматизованого робочого місця користувача, забезпечують формування, зберігання інформації;

інтеграція інформаційної системи — комплекс методів та процедур, спрямованих на логічне функціональне об’єднання з іншими інформаційними державними ресурсами інформаційної системи у визначених форматах за узгодженими показниками для їх автоматизованої обробки, використання та надання користувачам в уніфікованому вигляді;

користувачі інформаційної системи — працівники уповноважених суб’єктів, яким в установленому порядку надано відповідні права доступу до інформаційної системи;

уповноважені суб’єкти — розпорядник/адміністратор інформаційної системи, державні органи, інші особи, яким надається доступ до інформаційної системи у порядку та обсягах, визначених законодавством.

Інші терміни в цьому Положенні вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про телекомунікації", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про захист персональних даних", "Про електронні довірчі послуги".

3. Власником і розпорядником інформаційної системи є держава в особі НАДС.

Володільцем інформації, що обробляється в центральній підсистемі інформаційної системи, є НАДС.

Володільцями інформації, що обробляється у функціональних підсистемах інформаційної системи, є відповідні уповноважені суб’єкти інформаційної системи.

4. Адміністратором інформаційної системи є НАДС.

5. Захист інформації в інформаційній системі здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.

Обробка персональних даних в інформаційній системі здійснюється за згодою суб’єкта персональних даних та повинна відповідати вимогам, встановленим статтею 11 Закону України "Про захист персональних даних".

Надання персональних даних, що містяться в інформаційній системі, третім особам здійснюється уповноваженими суб’єктами виключно у випадках, передбачених законами, і лише у разі, коли це необхідно в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та захисту прав людини, або за згодою суб’єкта персональних даних.

Запит на отримання з інформаційної системи інформації про фізичну особу повинен відповідати вимогам, встановленим статтею 16 Закону України "Про захист персональних даних".

6. Інформаційна система функціонує з метою забезпечення:

функціонування єдиної бази даних державних службовців та інших працівників державних органів;

автоматизації (оптимізації) та цифровізації процесів управління людськими ресурсами в державних органах та процедур підготовки рішень з кадрових питань (особового складу);

моніторингу результативності діяльності державних органів з питань управління персоналом;

відкритості та прозорості інформації про людські ресурси в державних органах та оплату праці;

посилення спроможності структурних підрозділів з питань управління персоналом та ведення бухгалтерського обліку в державних органах з метою розвитку сучасного управління людськими ресурсами шляхом оперативності, достовірності, повноти, доступності, багатоваріантності та надійності обліку, обробки, накопичення, передачі та представлення первинної, оперативної, достовірної, звітної та довідкової інформації у сфері державної служби;

функціонування інтегрованої інформаційної системи управління людськими ресурсами на державній службі, функціонування електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів у частині виконання функцій з питань управління людськими ресурсами;

взаємодії між структурними підрозділами з питань управління персоналом та ведення бухгалтерського обліку;

надання доступу працівникам державних органів до сервісів підготовки рішень з кадрових питань (особового складу) через електронний кабінет користувача.

7. Надання доступу (підключення) до інформаційної системи уповноваженим суб’єктам здійснюється адміністратором інформаційної системи на договірній безоплатній основі за заявою уповноваженого суб’єкта, що обов’язково містить відомості про нього, дані його працівників, яким забезпечується доступ до інформаційної системи. Форма заяви про організацію доступу до інформаційної системи визначається адміністратором.

Автоматизований доступ до інформаційної системи інших електронних інформаційних ресурсів з використанням програмних засобів ведення електронних систем за допомогою прикладного програмного інтерфейсу інформаційної системи для внесення в неї інформації відповідно до цього Положення або інших актів законодавства забезпечується на підставі договорів, укладених власниками (розпорядниками) таких електронних систем з адміністратором інформаційної системи з урахуванням законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах.

Для доступу до інформаційної системи уповноваженому суб’єкту створюється обліковий запис уповноваженого суб’єкта.

Доступ до інформаційної системи забезпечується користувачам інформаційної системи з робочих станцій (робочих автоматизованих місць) інформаційної системи.

Користувач інформаційної системи отримує право доступу до інформаційної системи після проходження електронної процедури — автентифікації.

У разі звільнення користувача інформаційної системи, припинення уповноваженого суб’єкта в установленому законодавством порядку та/або в інших випадках, передбачених договором між уповноваженим суб’єктом та адміністратором інформаційної системи, доступ користувача до інформаційної системи припиняється.

8. Інформація вноситься до інформаційної системи за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення інформаційної системи або спеціалізованого програмного забезпечення, що використовується уповноваженими суб’єктами.

Інформація вноситься в інформаційну систему українською мовою, а у випадках, визначених законодавством, — також іноземною мовою.

9. Строки зберігання інформації в інформаційній системі визначаються законодавством. Інформація автоматично знищується після завершення строків її зберігання, якщо інше не передбачено законодавством.

10. В інформаційну систему вносяться дані про:

структуру державного органу;

штатний розпис державного органу;

посади державної служби;

посади, які не належать до посад державної служби;

державних службовців та інших працівників державного органу;

заробітну плату державних службовців державного органу залежно від займаної посади, результатів службової діяльності, стажу державної служби, рангу та умов контракту про проходження державної служби (у разі укладення), а також про заробітну плату інших працівників державного органу;

вступ/проходження/припинення державної служби державними службовцями та прийняття/проходження/припинення трудової діяльності іншими працівниками державного органу, які не є державними службовцями.

Інформаційна система забезпечує підготовку та прийняття рішень з кадрових питань (особового складу), а також зберігання інформації про проходження зазначених процедур.

Повнота даних інформаційної системи забезпечується внесенням до інформаційної системи повного обсягу даних, визначених абзацами другим — сьомим цього пункту, відповідно до вимог, встановлених НАДС.

11. Для забезпечення належного функціонування інформаційної системи адміністратор системи розробляє та видає відповідні нормативно-правові акти.

12. Для ефективного функціонування інформаційної системи уповноважені суб’єкти забезпечують своєчасне:

внесення до інформаційної системи достовірної та повної інформації;

надання/припинення доступу користувачам до інформаційної системи через функціональні підсистеми;

інформування адміністратора інформаційної системи про проблеми, що виникають під час функціонування інформаційної системи.

13. Доступ до інформації, яка міститься в інформаційній системі, крім тієї, що віднесена законом до інформації з обмеженим доступом, забезпечується розпорядником інформаційної системи шляхом її розміщення на офіційному веб-сайті НАДС з урахуванням вимог законодавства з питань доступу до публічної інформації.

14. Доступ уповноважених суб’єктів до інформаційної системи здійснюється з використанням засобів електронної ідентифікації, що відповідають вимогам законодавства, у межах реалізації своїх повноважень.

15. НАДС здійснює організаційне забезпечення функціонування інформаційної системи.

16. Адміністратор інформаційної системи:

1) забезпечує:

адміністрування, технічну підтримку та безперебійне функціонування інформаційної системи;

розроблення програмного забезпечення інформаційної системи;

електронну інформаційну взаємодію суб’єктів інформаційної системи;

розроблення та здійснення заходів щодо захисту інформаційної системи та інформації, що міститься в ній;

збереження інформації, що міститься в інформаційній системі;

2) здійснює:

постійний моніторинг технічного стану інформаційної системи та захищеності інформації, що міститься в ній;

впровадження механізмів електронної ідентифікації особи, зокрема для доступу до інформаційної системи;

визначення порядку підключення уповноважених суб’єктів до інформаційної системи;

надання/припинення доступу користувачам інформаційної системи;

ведення обліку користувачів інформаційної системи, яким надано доступ до інформаційної системи з використанням засобів електронної ідентифікації особи, з фіксуванням відомостей про дату і час отримання доступу, обсяг інформації, до якої отримано доступ;

технічну та інформаційну підтримку користувачів інформаційної системи, зокрема за допомогою відкритих веб-ресурсів, телефонного інформаційного центру;

3) проводить навчання користувачів інформаційної системи під час її впровадження та функціонування.