МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
06.04.2026 м. Київ № 900/5
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
07 квітня 2026 р. за № 467/45861
Про затвердження Порядку ведення переліку поданих декларацій відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства у сфері страхового фонду документації
Відповідно до частини третьої статті 4-2 Закону України "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності", частини першої статті 3, статті 9-1 Закону України "Про страховий фонд документації України", підпункту 2 пункту 3 та пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок ведення переліку поданих декларацій відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства у сфері страхового фонду документації, що додається.
2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Савчук І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
06 квітня 2026 року № 900/5
Порядок
ведення переліку поданих декларацій відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства у сфері страхового фонду документації
1. Цей Порядок визначає процедуру ведення, у тому числі підготовки та оприлюднення, переліку поданих декларацій відповідності матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства у сфері страхового фонду документації (далі - декларація відповідності).
2. Терміни в цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у законах України "Про страховий фонд документації України", "Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності" та інших законодавчих актах.
3. Суб'єкт господарювання подає до Укрдержархіву декларацію відповідності згідно з вимогами Порядку повідомлення адміністратора або відповідного дозвільного органу про відповідність матеріально-технічної бази суб'єкта господарювання вимогам законодавства, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07 грудня 2016 року № 922 (далі - Порядок повідомлення).
4. Декларація відповідності, отримана Укрдержархівом, реєструється як вхідний документ в системі електронного документообігу:
у паперовій формі в установлений законом строк у порядку, визначеному пунктом 50 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55;
в електронній формі невідкладно в порядку черговості надходження після проведення перевірки, передбаченої пунктом 13 Порядку повідомлення.
5. Укрдержархів вносить до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань отриману декларацію відповідності та іншу інформацію про декларацію відповідності, необхідну для ведення зазначеного реєстру, у день її отримання.
Інформація із зареєстрованої декларації відповідності вноситься до Переліку поданих декларацій відповідності протягом наступного робочого дня після завершення її реєстрації.
6. Перелік поданих декларацій відповідності має таку структуру:
1) порядковий номер декларації відповідності (у форматі ****);
2) реєстраційний номер декларації відповідності (у форматі *** / **** (порядковий номер в межах року / рік));
3) дата реєстрації декларації відповідності (у форматі **.**.**** - день місяця.місяць.рік);
4) дата надходження декларації відповідності та її вхідний реєстраційний номер в системі електронного документообігу Укрдержархіву;
5) інформація про суб'єкта господарювання:
для юридичної особи - організаційно-правова форма, повне і скорочене найменування (за наявності), для фізичної особи - підприємця - прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);
певні дії щодо здійснення господарської діяльності / вид господарської діяльності, що провадиться на підставі декларації відповідності;
місце провадження діяльності (код місця розташування за Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад та поштова адреса);
6) назва (назви) та реєстраційний номер (номери) декларації відповідності, на заміну якої (яких) подано декларацію відповідності або до якої (яких) такою декларацією відповідності вносяться зміни.
До структури переліку поданих декларацій відповідності можуть додаватись інші поля, які дозволять однозначно ідентифікувати суб'єкт господарювання у наборі реєстрових даних Державного реєстру документів страхового фонду документації України, визначеного пунктом 12 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631).
7. Перелік поданих декларацій відповідності ведеться у форматі XLSX та реєструється в системі електронного документообігу Укрдержархіву.
8. Перелік поданих декларацій відповідності, зареєстровані декларації відповідності або їх скановані копії, а також шаблон декларації відповідності оприлюднюються на офіційному вебсайті Укрдержархіву та у формі відкритих даних на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.
9. Перелік поданих декларацій відповідності оновлюється на офіційному вебсайті Укрдержархіву одночасно з оприлюдненням на цьому вебсайті нової зареєстрованої декларації відповідності, яка оприлюднюється протягом наступного робочого дня після завершення її реєстрації. Протягом одного робочого дня після оновлення, Перелік поданих декларацій відповідності реєструється в системі електронного документообігу Укрдержархіву.
10. Оприлюднена на офіційному вебсайті Укрдержархіву декларація відповідності має містити дані, визначені підпунктами 2, 3 пункту 6 цього Порядку, які наносяться у лівому верхньому куті декларації відповідності (або на іншому вільному полі) з використанням спеціалізованого програмного забезпечення.
11. Підтвердження реєстрації декларації відповідності, поданої суб'єктом господарювання в електронній формі через електронний кабінет користувача Єдиного державного вебпорталу електронних послуг, з посиланням на зареєстровану декларацію, оприлюднену на офіційному вебсайті Укрдержархіву, надсилається до відповідного електронного кабінету користувача суб'єкта господарювання на Єдиному державному вебпорталі електронних послуг.
12. Для підтвердження реєстрації декларації відповідності, поданої суб'єктом господарювання в паперовій формі, на вказане у декларації відповідності місцезнаходження суб'єкта господарювання надсилається оформлена належним чином копія декларації відповідності, оприлюдненої на офіційному вебсайті Укрдержархіву.
| Завідувач Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи | Ірина САВЧУК |
