МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 25.11.2025 м. Київ № 3220/5 |
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
26 листопада 2025 р. за № 1762/45168
Про затвердження Порядку повідомлення про помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Державного реєстру документів страхового фонду документації України та їх виправлення
Відповідно до статті 35 Закону України "Про публічні електронні реєстри", абзацу третього пункту 21 Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631),
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок повідомлення про помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Державного реєстру документів страхового фонду документації України та їх виправлення, що додається.
2. Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи (Овсєйко Л.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Білоуса О.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
25 листопада 2025 року № 3220/5
Порядок
повідомлення про помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Державного реєстру документів страхового фонду документації України та їх виправлення
1. Цей Порядок визначає процедури повідомлення про помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Державного реєстру документів страхового фонду документації України (далі - Реєстр), їх виправлення, інформування зацікавлених осіб та переоформлення документів, що містили помилкову реєстрову інформацію.
2. Терміни в цьому Порядку вживаються у значеннях, наведених у законах України "Про страховий фонд документації України", "Про публічні електронні реєстри", Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду документації України, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 року № 642 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 30 травня 2024 року № 631) (далі - Порядок ведення Реєстру), інших законодавчих актах.
3. Інформація, яка включається до наборів реєстрових даних об'єкта Реєстру, визначена пунктом 12 Порядку ведення Реєстру.
4. Реєстрова інформація Реєстру створюється програмними засобами Реєстру на основі реєстрових даних та міститься в:
інформації про документи страхового фонду документації;
витягах з Реєстру;
актах закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України.
5. Помилками у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Реєстру (далі - помилки) є:
технічна помилка (некоректне відображення символів, описка, друкарська, граматична, арифметична чи інша подібна помилка);
функціональна помилка (помилка у визначенні змісту, характеристик та/або властивостей об'єкта реєстру).
6. Помилки виявляються публічним реєстратором Реєстру або користувачем реєстрової інформації (далі - користувач) та виправляються публічним реєстратором Реєстру.
7. Виправлення помилок, що виникли внаслідок помилок у документах (втрати актуальності документів), на підставі яких було сформовано реєстрові дані об'єкта Реєстру, здійснюється після виправлення помилок у цих документах (надання актуальних документів) або їх скасування, визнання нечинними чи припинення їх дії.
8. У разі виявлення помилки користувачем він надсилає до Укрдержархіву у паперовій формі засобами поштового зв'язку або в електронній формі на офіційну адресу електронної пошти звернення щодо відповідного виправлення внесеної інформації (далі - звернення).
Звернення повинне містити опис виявленої помилки та спосіб її усунення із зазначенням реєстрового номера об'єкта Реєстру або назви та реквізитів документа, що містить реєстрову інформацію об'єкта Реєстру.
9. У разі виявлення помилки публічним реєстратором Реєстру або отримання ним звернення публічний реєстратор Реєстру протягом п'яти робочих днів з дати виявлення помилки / отримання звернення готує та надсилає користувачу, якщо помилка була виявлена не правоволодільцем, рішення про виправлення помилки за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.
Якщо опис виявленої помилки, зазначений у зверненні, не містить підстав для виправлення реєстрових даних та/або реєстрової інформації Реєстру, рішення про виправлення помилки не складається, про що протягом п'яти робочих днів з дати отримання звернення повідомляється користувачу.
Рішення про виправлення помилки або повідомлення щодо відсутності підстав для виправлення реєстрових даних та/або реєстрової інформації Реєстру може бути надіслано за допомогою:
електронних комунікацій;
системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
засобів поштового зв'язку із зазначенням поштової адреси.
10. Рішення про виправлення помилки оформлюється та реєструється в системі електронного документообігу Укрдержархіву та підписується публічним реєстратором Реєстру шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
11. Номер рішення про виправлення помилки має структуру ХХХХХХ/СС, де:
ХХХХХХ - порядковий номер об'єкта Реєстру;
СС - порядковий номер рішення стосовно цього об'єкта Реєстру.
12. Датою рішення про виправлення помилки вважається дата його підписання в системі електронного документообігу Укрдержархіву публічним реєстратором Реєстру шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
13. Реєстрові дані та/або реєстрова інформація Реєстру підлягають виправленню в Реєстрі протягом двох робочих днів з дати підписання рішення про виправлення помилки.
14. Розрахунок хеш-функції набору реєстрових даних об'єкта Реєстру, у якому виправлено помилки, підлягає оновленню в системі електронного документообігу Укрдержархіву та зберігається в інформативній частині Реєстру у складі файлів архівних наборів розрахунків хеш-функцій, при цьому на початку імені файла додається дата підписання рішення про виправлення помилки у наборі реєстрових даних об'єкта Реєстру (дата у форматі **.**.**** - день місяця.місяць.рік).
15. Набір реєстрових даних об'єкта Реєстру, що містить помилки, зберігається у інформативній частині Реєстру в складі файлів архівних наборів реєстрових даних об'єкта Реєстру, при цьому на початку імені файла додається дата підписання рішення про виправлення помилки у наборі реєстрових даних об'єкта Реєстру (дата у форматі **.**.**** - день місяця.місяць.рік).
16. У випадку видачі правоволодільцю акта закладення технічної та проектної робочої документації до страхового фонду документації України та/або витягу з Реєстру, які були оформлені з використанням набору реєстрових даних об'єкта Реєстру, який містив помилки, цей акт та/або витяг підлягають переоформленню на основі набору реєстрових даних об'єкта Реєстру, у якому виправлено помилки.
Зазначені в абзаці першому цього пункту переоформлені акт та витяг надсилаються правоволодільцю протягом десяти робочих днів з дати підписання рішення про виправлення помилки у визначений ним спосіб разом з повідомленням про виправлення помилки у наборі реєстрових даних об'єкта Реєстру (далі - повідомлення про виправлення помилки), форма якого наведена у додатку 2 до цього Порядку.
17. Повідомлення про виправлення помилки оформлюється та реєструється в системі електронного документообігу Укрдержархіву та підписується публічним реєстратором Реєстру шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису відповідно до вимог законодавства у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.
| В. о. завідувача Сектору нормативно-правового забезпечення архівної справи | Людмила ОВСЄЙКО |
Додатки
до Порядку повідомлення про помилки у реєстрових даних та/або у реєстровій інформації Державного реєстру документів страхового фонду документації України та їх виправлення
( див. текст )