Про затвердження Порядку доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру

Відповідно до частини сьомої статті 11 Закону України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити Порядок доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру, що додається.

2. Міністерству юстиції, Міністерству внутрішніх справ і Державній міграційній службі у строк до набрання чинності пунктом 1 цієї постанови забезпечити:

електронну інформаційну взаємодію між Єдиним державним демографічним реєстром та Єдиною державною електронною системою е-нотаріату;

приведення власних нормативно-правових актів у відповідність з цією постановою.

3. Ця постанова набирає чинності з дня її опублікування, крім пункту 1 цієї постанови, який набирає чинності з дня, що настає за днем опублікування Міністерством юстиції повідомлення в газеті "Голос України" про початок функціонування програмного забезпечення, що забезпечує доступ нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру.

1. Цей Порядок визначає механізм надання доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру (далі - Реєстр), отримання ними з метою встановлення особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії: інформації про дійсність документів, оформлених із застосуванням Реєстру; відомостей або інших персональних даних з Реєстру про особу, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Дія цього Порядку не поширюється на вчинення нотаріусами інших дій, відмінних від нотаріальних.

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про нотаріат", "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", постановах Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів" (Офіційний вісник України, 2016 р., № 73, ст. 2455), від 29 грудня 2023 р. № 1406 "Деякі питання функціонування Єдиної державної електронної системи е-нотаріату" (Офіційний вісник України, 2024 р., № 11, ст. 699) та інших нормативно-правових актах.

3. Доступ нотаріусу, який пройшов авторизацію в Єдиній державній електронній системі е-нотаріату (далі - Система е-нотаріату), до Реєстру надається шляхом формування засобами Реєстру відповіді на запит про надання інформації з Реєстру (далі - запит), введений нотаріусом з використанням програмних засобів Системи е-нотаріату, в порядку електронної інформаційної взаємодії між Системою е-нотаріату та Реєстром.

4. Суб’єктами електронної взаємодії є Мін’юст та ДМС. Під час електронної інформаційної взаємодії відповідно до цього Порядку використовуються такі електронні інформаційні ресурси:

1) Реєстр, розпорядником якого є ДМС;

2) Система е-нотаріату, держателем якої є Мін’юст.

5. Електронну інформаційну взаємодію відповідно до цього Порядку забезпечують державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту, що визначене технічним адміністратором Системи е-нотаріату (далі - технічний адміністратор Системи е-нотаріату), та державне підприємство, яке належить до сфери управління ДМС, що визначене адміністратором Реєстру.

6. Електронна інформаційна взаємодія між Системою е-нотаріату та Реєстром здійснюється засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта" та центральної підсистеми єдиної інформаційної системи МВС з дотриманням вимог Законів України "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про публічні електронні реєстри", "Про електронні довірчі послуги".

Для захисту інформації використовуються засоби технічного та криптографічного захисту інформації, що мають сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері технічного та/або криптографічного захисту інформації.

7. Обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії через програмні інтерфейси електронних інформаційних ресурсів (сервіси), визначаються договорами про інформаційну взаємодію відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2016 р. № 606 "Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів".

8. Нотаріус під час встановлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, за паспортом громадянина України або іншим документом, що посвідчує особу, передбаченим Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", використовує відомості Реєстру, отримані на запит, введений нотаріусом з використанням програмних засобів Системи е-нотаріату та підписаний власним кваліфікованим електронним підписом нотаріуса.

9. Під час введення запиту нотаріус вносить достовірну інформацію про:

1) назву нотаріальної дії, за вчиненням якої звертається особа (підстава для отримання інформації з Реєстру);

2) особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

унікальний номер запису в Реєстрі (за наявності);

3) реквізити документа, що підтверджує громадянство України, посвідчує особу чи її спеціальний статус, оформленого засобами Реєстру:

назву документа (паспорт громадянина України; паспорт громадянина України для виїзду за кордон; дипломатичний паспорт України; службовий паспорт України; посвідчення особи моряка; посвідчення члена екіпажу; посвідчення особи на повернення в Україну; тимчасове посвідчення громадянина України; посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон; посвідка на постійне проживання; посвідка на тимчасове проживання; посвідчення біженця; проїзний документ біженця; посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту; проїзний документ особи, якій надано додатковий захист);

тип документа;

серію (за наявності) та номер документа;

дату видачі документа;

назву уповноваженого суб’єкта, що видав документ (код);

дату закінчення строку дії документа (за наявності);

4) нотаріуса, який вчиняє нотаріальну дію:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності) нотаріуса;

назву нотаріального округу, в межах якого діє нотаріус / назву державної нотаріальної контори (державного нотаріального архіву), де працює нотаріус;

номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.

10. На запит нотаріуса засобами Реєстру формується та передається до Системи е-нотаріату відповідь, яка містить наявну в Реєстрі інформацію, відомості та інші персональні дані, або повідомляється інформація про відсутність відомостей про особу та про документ, щодо яких сформовано запит.

11. У разі наявності інформації, відомостей та інших персональних даних у Реєстрі до Системи е-нотаріату передаються:

1) інформація про особу:

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

дата народження;

громадянство (у разі, коли запит стосується іноземця або особи без громадянства);

унікальний номер запису в Реєстрі;

зареєстроване або задеклароване місце проживання (перебування), зняття особи з реєстрації місця проживання або про зміну місця проживання (перебування) особи;

відцифрований образ обличчя особи;

2) реквізити документа, що посвідчує особу:

тип документа;

серія (за наявності) та номер документа;

дата видачі документа;

дата закінчення строку дії документа;

3) інформація про дійсність/недійсність документа, що посвідчує особу.

Засобами Реєстру на відцифрований образ обличчя особи накладається двотоновий водяний знак, що містить інформацію про нотаріуса, який здійснив запит до Реєстру: прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), номер свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.

Двотоновий водяний знак розміщується горизонтально у нижній частині відцифрованого образу обличчя особи таким чином, щоб можна було встановити особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

12. У разі коли нотаріус здійснює встановлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, за паспортом громадянина України у формі книжечки та за наявності сформованого унікального номера запису в Реєстрі, до Системи е-нотаріату передається інформація, передбачена підпунктом 1 пункту 11 цього Порядку.

13. На підставі інформації, що міститься у відповіді, сформованій засобами Реєстру, програмними засобами Системи е-нотаріату формується довідка за формою згідно з додатком.

14. Довідка в електронній формі зберігається в Системі е-нотаріату. Довідка в паперовій формі, що містить посилання на Реєстр, друкується нотаріусом на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків та проставлення печатки.

Строки зберігання довідки в електронній формі відповідають строкам зберігання довідки в паперовій формі, яка долучається до відповідної справи нотаріуса, сформованої згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Мін’юсту від 22 грудня 2010 р. № 3253/5.

15. Довідка є дійсною на день вчинення нотаріальної дії.

16. У разі коли документ, за яким здійснюється пошук інформації про особу в Реєстрі, недійсний, у довідці надається інформація про його недійсність.

17. У разі відсутності інформації про особу та документа в Реєстрі в довідці надаються відомості про відсутність такої інформації.

18. Інформація, отримана з Реєстру, обробляється з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та використовується нотаріусами виключно з метою вчинення нотаріальних дій.

19. Розголошення персональних даних про особу та іншої інформації, отриманої з Реєстру, забороняється, крім випадків, передбачених законом.

Нотаріус вживає заходів до належного зберігання інформації, отриманої з Реєстру, та запобігання несанкціонованому доступу до неї.

20. Інформація про введені нотаріусом запити, дату та час отримання нотаріусом відповідей на них, а також інша технологічна інформація, сформована засобами Реєстру, зберігається в Системі е-нотаріату та Реєстрі.

21. Нотаріус несе відповідальність за внесення до запиту недостовірної інформації.

ДМС як розпорядник Реєстру в разі виявлення обставин, які свідчать про безпідставне отримання нотаріусом інформації з Реєстру або про зловживання нотаріусом правом доступу до відомостей Реєстру, а також у разі виявлення обставин, які свідчать про отримання нотаріусом інформації з Реєстру з використанням зловмисного програмного забезпечення або інших засобів, що створюють загрозу для функціонування Реєстру, або відомостей, що містяться в ньому, надсилає Мін’юсту лист з вимогою про припинення такому нотаріусу доступу до Реєстру та проведення перевірки такого нотаріуса в порядку, передбаченому законодавством.

Мін’юст не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання листа надсилає технічному адміністратору Системи е-нотаріату повідомлення про припинення нотаріусу доступу до Реєстру та протягом чотирьох робочих днів забезпечує проведення територіальним органом Мін’юсту відповідної перевірки.

Про результати перевірки нотаріуса територіальний орган Мін’юсту не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після її проведення інформує Мін’юст та нотаріуса. Мін’юст не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання відповідного листа інформує ДМС про результати перевірки нотаріуса.

Якщо за результатами перевірки не виявлено порушення нотаріусом вимог законодавства під час отримання ним інформації з Реєстру, Мін’юст не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання листа про результати перевірки від територіального органу Мін’юсту надсилає технічному адміністратору Системи е-нотаріату повідомлення про надання нотаріусу доступу до Реєстру.

У разі коли за результатами перевірки встановлено порушення нотаріусом вимог законодавства під час отримання ним інформації з Реєстру, територіальний орган Мін’юсту вживає до такого нотаріуса відповідних заходів, визначених Законом України "Про нотаріат", та надсилає технічному адміністратору Системи е-нотаріату повідомлення про припинення нотаріусу доступу до Системи е-нотаріату на строк дії таких заходів.

Технічний адміністратор Системи е-нотаріату припиняє/надає нотаріусу доступ до Системи е-нотаріату / Реєстру не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання відповідного повідомлення Мін’юсту / територіального органу Мін’юсту.

Нотаріусу, якому надається доступ до Системи е-нотаріату, одночасно надається доступ до Реєстру.

У разі виявлення ознак загрози інформаційній безпеці функціонування Реєстру та/або інформації, що міститься в ньому, ДМС припиняє доступ до інформації Реєстру, що надається відповідно до цього Порядку, про що повідомляє Мін’юсту.

Після усунення загрози інформаційній безпеці функціонування Реєстру та/або інформації, що міститься в ньому, ДМС відновлює доступ до інформації Реєстру, про що повідомляє Мін’юсту.

22. Доступ нотаріуса до інформації, відомостей або інших персональних даних про особу, що містяться у Реєстрі, та формування довідок з Реєстру згідно з цим Порядком здійснюються безоплатно.