Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України

У разі відсутності відомостей про військову частину або якщо складно встановити особу військовослужбовця, керівники закладів охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України інформують підрозділ Військової служби правопорядку, у зоні діяльності якого знаходиться заклад охорони здоров'я (установа), для вжиття заходів щодо встановлення особи військовослужбовця, військової частини, у якій він проходить військову службу або з якої був доставлений на лікування. Керівники закладів (установ) охорони здоров'я державної та комунальної власності інформують про такі випадки найближчий до них заклад охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України.

Керівники закладів (установ) охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України, на підставі наданої закладами охорони здоров'я (установами) державної та комунальної власності інформації, не пізніше наступного дня після прибуття військовослужбовців до закладів охорони здоров'я (установ) або їх виписки з цих закладів (установ) зобов'язані повідомити командирів військових частин (керівників медичних підрозділів військових частин) та службу персоналу Командування Медичних сил Збройних Сил України з наданням іменного списку військовослужбовців, які поступили на стаціонарне лікування (обстеження) до закладу охорони здоров'я (установи) та вибули з нього (додаток 49), яка, у свою чергу, доводить отриману інформацію до кадрових центрів видів Збройних Сил та служб персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил.

34. У службах персоналу видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, службах персоналу Міноборони та органу управління Держспецтрансслужби в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи і послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із військових частин, які беруть участь у бойових діях, невідоме.

На ці збірні пункти пересилаються також особові справи і послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій, щодо яких протягом трьох місяців не надходили запити від служб персоналу або ТЦК та СП.

35. Особові справи засуджених військовослужбовців, які направлені до дисциплінарних батальйонів, направляються до служб персоналу вищих рівнів. Після тримісячного строку зберігання ці особові справи направляються до Галузевого архіву.

Особовій справи військовослужбовців, поновлених у військовому званні, направляються до відповідних служб персоналу за місцем служби цих військовослужбовців.

36. У разі вибуття військових частин до районів бойових дій або виходу з них, а також під час їх перепідпорядкування облікові документи на особовий склад цих військових частин передаються до служб персоналу з'єднань нового підпорядкування у порядку, установленому пунктами 5 - 7 розділу XIV цієї Інструкції.

37. Статистичний облік особового складу в особливий період здійснюється в порядку, установленому пунктом 15 розділу VIII цієї Інструкції.

38. У разі втрати документів персонального обліку особового складу служби персоналу з'єднань, штаби військових частин вживають заходів для відновлення обліку особового складу та оформлення нових документів замість втрачених.

Для відновлення втрачених документів служби персоналу з'єднань отримують від військових частин (з'єднань) іменні списки на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, відомості електронних журналів обліку особового складу. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником штабу або начальником служби персоналу вищого рівня.

39. З метою підтримання постійної готовності служб персоналу та кадрових центрів до роботи в умовах особливого періоду керівники служб персоналу і кадрових центрів до настання особливого періоду зобов'язані:

1) визначити перелік справ (документів) з питань особового складу, картотек, особових справ, книг обліку, що підлягають передачі для зберігання до Галузевого архіву, вивезенню до місць евакуації або знищенню за актом, призначити осіб, відповідальних за організацію та виконання вказаних заходів;

2) визначити та погодити з відповідними посадовими особами порядок транспортування документів до Галузевого архіву та до місця евакуації, забезпечення охорони документів під час перевезення;

3) визначити черговість вивезення документів до місць евакуації.

40. У кожній службі персоналу та кадровому центрі повинно бути закладено достатню кількість металевих ящиків або коробок жорсткої конструкції, пакунків або інших засобів зберігання, які, у разі евакуації, дозволять вивезти відібрані документи та бланки суворої звітності у непошкодженому стані.

41. Начальник служби персоналу або кадрового центру забезпечує організацію збереження документів персонального обліку особового складу. До введення воєнного стану в службах персоналу та кадрових центрах повинно бути підготовлено:

1) описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до Галузевого архіву;

2) описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до визначених місць поза межами районів ведення бойових дій;

3) описи картотек, особових справ, книг обліку, що вивозяться до визначених місць поза межами районів ведення бойових дій;

4) описи документів, які підлягають знищенню за актом.

42. У разі прийняття рішення про переміщення служб персоналу або кадрових центрів до визначених місць поза межами районів ведення бойових дій, підлягають вивезенню:

1) документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

2) документи, справи та книги обліку особового складу, строки зберігання яких не визначено та які необхідні для забезпечення повсякденної діяльності у місці евакуації;

3) особові справи, послужні та довідкові картотеки, описи, реєстраційно-контрольні документи, бланки суворої звітності, покажчики тощо.

1. Ведення обліку загальних втрат особового складу забезпечується Генеральним штабом.

Загальні втрати особового складу складаються з безповоротних та тимчасових втрат.

2. Безповоротні втрати особового складу поділяються на:

1) бойові безповоротні втрати, до яких належать особи, які загинули під час виконання бойового завдання, від застосування противником зброї (в тому числі зброї масового ураження), померли унаслідок поранення (травми, контузії, каліцтва), хвороби та з інших причин під час бойової обстановки, перебування в полоні (заручниках), загинули унаслідок подій і нещасних випадків під час виконання бойових завдань;

2) інші померлі (загиблі), до яких належать особи, які померли від захворювання та з інших причин, не пов'язаних з участю в бойових діях, покінчили життя самогубством, загинули від необережного поводження зі зброєю, через порушення заходів безпеки, унаслідок позастатутних взаємовідносин, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов'язаних із виконанням бойових завдань.

3. Тимчасові втрати особового складу поділяються на:

1) бойові тимчасові втрати, до яких належать санітарні втрати, особи, зниклі безвісти за особливих обставин, полонені (заручники) або інтерновані в інших державах;

2) інші тимчасові втрати, до яких належать травмовані, хворі, отруєні, зниклі безвісти в умовах, не пов'язаних з бойовою обстановкою, дезертири та військовослужбовці, які самовільно залишили військові частини або місця проходження служби.

4. У органах управління, військових частинах, установах, в яких облік особового складу ведеться у порядку, установленому для штабу військової частини, персональний облік загальних втрат особового складу ведеться за іменними списками особового складу, який вибув зі строю, поданими командирами підпорядкованих підрозділів, іменним списком загальних втрат особового складу (за формою, встановленою Генеральним штабом) та іменними списками безповоротних втрат особового складу (далі - іменні списки втрат особового складу).

5. Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по стройовій частині окремо за кожною категорією особового складу в алфавітному порядку і з розподілом на бойові безповоротні втрати та інших померлих (загиблих). Іменні списки безповоротних втрат звіряються з даними статистичного обліку втрат, один примірник зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат, решта примірників надсилаються:

1) перший примірник - до служби персоналу вищого рівня;

2) другий примірник - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

6. У разі повернення військовослужбовця (чи перебування на лікуванні), який був включений до іменного списку безповоротних втрат особового складу, служба персоналу військової частини, того ж дня:

1) оголошує посадове становище такого військовослужбовця в наказі по стройовій частині;

2) доповідає начальнику служби персоналу вищого рівня;

3) сповіщає відповідний ТЦК та СП, якому було відправлено сповіщення командира військової частини.

7. У службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Командування об'єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведеться персональний та статистичний облік загальних втрат особового складу.

Облік загальних втрат військовослужбовців (крім осіб, які проходили базову військову службу) ведеться за іменними списками втрат особового складу та за картотекою втрат, складеною з послужних (скорочених послужних) карток, вилучених із послужної картотеки на підставі наказів (копій або витягів із наказів) по особовому складу.

Облік втрат осіб, які проходили базову військову службу, а також працівників здійснюється за іменними списками втрат особового складу відповідно до вимог, установлених для штабу військової частини.

8. Ведення обліку загальних втрат особового складу Збройних Сил покладається на окремий структурний підрозділ Кадрового центру Збройних Сил (для особового складу Держспецтрансслужби - на службу персоналу органу управління Держспецтрансслужби).

9. Посадові особи служб персоналу та кадрових центрів, відповідальні за ведення обліку загальних втрат особового складу, зобов'язані:

1) організовувати ведення персонального і статистичного обліку загальних втрат особового складу;

2) забезпечувати військове командування даними, що стосуються загальних втрат особового складу;

3) здійснювати контроль за станом персонального обліку загальних втрат особового складу в підпорядкованих службах персоналу та кадрових центрах, органах управління, військових частинах, установах;

4) здійснювати контроль за своєчасним виданням наказів про виключення померлих (загиблих) військовослужбовців із списків особового складу;

5) здійснювати контроль за своєчасним наданням іменних списків втрат особового складу;

6) здійснювати контроль за своєчасним направленням сповіщень командира військової частини відповідним ТЦК та СП;

7) організовувати ведення довідкової роботи на безповоротно та тимчасово вибулий особовий склад.

10. В органах військового управління, командуваннях видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в управліннях з'єднань та їх структурних підрозділах забезпечення і обслуговування облік загальних втрат особового складу органів військового управління, командувань, управлінь та їх структурних підрозділів забезпечення і обслуговування ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини, у загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатом не передбачені, - посадовими особами, призначеними наказами відповідних командирів (начальників).

Іменні списки втрат особового складу та витяги (копії) із наказів по стройовій частині про виключення із списків особового складу військових частин померлих (загиблих) військовослужбовців надаються до служб персоналу вищих рівнів.

Служби персоналу вищих рівнів подають до Кадрового центру Збройних Сил один примірник загального іменного списку втрат, який складається на підставі іменних списків втрат, які надійшли з підпорядкованих структурних підрозділів, органів управління, військових частин, установ та іменних списків втрат за управління командування, підрозділи забезпечення і обслуговування.

11. На військово-морських базах, флотиліях персональний облік безповоротних втрат особового складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини. На особовий склад, що загинув на морі разом із кораблями (суднами), іменні списки складаються за даними персонального обліку, який постійно зберігається і ведеться на березі. На померлих (загиблих) військовослужбовців записуються такі дані: коли, де і за яких обставин загинув або помер; час і місце поховання. В управлінні флотилії безповоротні втрати осіб офіцерського складу обліковуються тільки за іменними списками.

12. У закладах охорони здоров'я в системі Міноборони облік безповоротних втрат особового складу ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу: на змінний склад - у медичній частині, а на постійний склад - в адміністративно-господарчій частині закладу в порядку, установленому для штабу військової частини. У закладах, де медична та адміністративно-господарча частини штатом не передбачені, облік безповоротних втрат покладається на посадових осіб, визначених наказом командира (начальника) закладу охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України.

13. Військовослужбовці, які померли під час перебування на лікуванні у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони, виключаються із списків змінного складу цих закладів наказом по стройовій частині керівника цього закладу з наступного дня після дня смерті. Керівник закладу охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України не пізніше наступного дня повідомляє письмово та через засоби зв'язку військові частини, в яких проходили службу померлі військовослужбовці. У повідомленнях вказуються: військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) померлого, дата і причина смерті.

14. У відповідних ТЦК та СП персонально обліковуються військовослужбовці, які померли (загинули), зникли безвісти, яких визнано відповідним рішенням суду безвісно відсутніми або оголошено померлими, а також ті, що потрапили в полон, захоплені в заручники або інтерновані, яких призвано (прийнято) на військову службу цим ТЦК та СП, а також військовослужбовці, які померли (загинули), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені в заручники, сім'ї яких проживають на території відповідальності цього ТЦК та СП.

15. Для ведення довідкової роботи за запитами (листами) і контролю вручення сповіщень сім'ям військовослужбовців, які померли (загинули), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені в заручники або інтерновані, у відповідних ТЦК та СП ведеться алфавітна книга обліку безповоротних втрат військовослужбовців і призначення пенсій їхнім сім'ям за формою, установленою додатком 50 до цієї Інструкції, окремо за кожною категорією особового складу.

У книзі обліковуються загиблі (померлі) військовослужбовці, які були призвані (прийняті) цим районним територіальним центром комплектування та соціальної підтримки, а також які були призвані (прийняті) іншими районними територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, але сім'я (близькі родичі) зазначених військовослужбовців проживають на території цього району (міста).

Запис у книзі робиться на підставі сповіщення на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця, одержаного від військової частин.

16. На військовослужбовця, який загинув (помер) на шляху прямування у складі команди, складається акт на військовослужбовців, які померли (загинули) на шляху прямування (додаток 51), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України, який здійснював супроводження команди.

Другий примірник акта передається керівнику закладу охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до закладів охорони здоров'я державної та комунальної власності, залежно від того, кому передали тіло померлого (загиблого) військовослужбовця для поховання. Передача тіла померлого (загиблого) військовослужбовця посадовим особам закладів охорони здоров'я (установи) або військової комендатури проводиться за підписом на першому примірнику акта, який засвідчується гербовою печаткою.

Військовий комендант комендатур військових сполучень станцій (дільниць) або керівник закладу охорони здоров'я (установи), які прийняли тіло померлого (загиблого) військовослужбовця на шляху прямування, не пізніше наступного дня повідомляють письмово та через засоби зв'язку командира військової частини, в якій проходив службу військовослужбовець або в списках особового складу якої він утримувався. У повідомленні вказуються: військове звання, прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності) померлого (загиблого), дата і причина смерті (загибелі), кому передано тіло померлого (загиблого) військовослужбовця для поховання.

17. На військовослужбовця, який помер (загинув) на шляху прямування у складі команди, що перевозилась на кораблях (суднах) морського (повітряного) транспорту, акт на військовослужбовців, які померли (загинули) на шляху прямування, складається після прибуття у пункт призначення та передавання тіла померлого (загиблого) військовослужбовця на поховання.

Штаб військової частини, що здійснювала перевезення, письмово та через засоби зв'язку повідомляє про смерть (загибель) військовослужбовця військову частину, в якій такий військовослужбовець проходив службу.

Після прибуття команди до місця призначення перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком на поповнення до штабу військової частини, куди прибула команда.

18. У разі загибелі корабля (судна), на якому здійснювалось перевезення особового складу у складі команди, штабом командування виду або окремого роду військ (сил) Збройних Сил, що здійснювали перевезення, пересилається іменний список особового складу, який вибув зі строю, до служби персоналу вищого рівня військової частини, особовий склад якої перевозився або безпосередньо командиру цієї військової частини.

У супровідному листі зазначаються точне місце, час і причини загибелі корабля (судна), кого з них врятовано, кому і куди передані тіла та документи військовослужбовців, що померли (загинули).

Особисті та цінні речі, гроші, особисті документи військовослужбовців, які померли (загинули), які померли (загинули) на шляху прямування, передаються разом з відповідними актами до військових частин, до яких прямували померлі (загиблі).

Відправка особистих та цінних речей, грошей, особистих документів сім'ям (близьким родичам) померлих (загиблих) військовослужбовців проводиться з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 11 - 13 розділу VI цієї Інструкції.

19. Військовослужбовці, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників, у тому числі які вийшли з оточення поодинці (далі - військовослужбовці, які визволені з полону), направляються до резервних військових частин.

20. У резервних військових частинах на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону складаються іменні списки військовослужбовців, які визволені з полону і перебувають у резервних військових частинах (додаток 52), у трьох примірниках окремо за кожною категорією військовослужбовців:

1) перші примірники направляються до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

2) другі (або завірена копія) - до штабів військових частин за попереднім місцем служби військовослужбовців, зазначених в іменному списку;

3) треті - підшиваються до справ військових частин.

21. У разі смерті (загибелі) військовослужбовця, який визволений з полону на шляху прямування до резервної військової частини або під час перебування в ній у графі 11 іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону і перебувають у резервних військових частинах, робиться запис про дату, обставини смерті (загибелі), куди, кому передано тіло на поховання, або вказуються дата та місце поховання.

Про смерть (загибель) такого військовослужбовця командир резервної військової частини зобов'язаний засобами зв'язку повідомити військову частину, де проходив службу померлий (загиблий) військовослужбовець до захоплення в полон, заручником, інтернування, або службу персоналу вищого рівня цієї військової частини.

22. Облік працівників, які померли (загинули), зникли безвісти, потрапили в полон, захоплені заручниками або інтерновані, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 21, 22 розділу VI цієї Інструкції.

1. Особові справи обліковуються в книзі обліку особових справ (додаток 53) у порядку загальної нумерації або за алфавітом залежно від кількості облікованих особових справ. Записи в книзі робляться чорнилом темного кольору (чорного, синього або фіолетового) в день одержання, складання або пересилки особових справ.

Якщо в службі персоналу зберігаються обидва примірники особової справи особи офіцерського складу, то вони обліковуються за одним номером. В книзі обліку робиться відмітка про кількість примірників, облікованих за цим номером.

На кожну особову справу виписується картка-замісник (додаток 54), яка зберігається в кишені обкладинки особової справи. За цими картками здійснюється контроль за поверненням до місця зберігання (сховища) особових справ, які були видані для роботи.

Особові справи осіб офіцерського складу зберігаються окремо від особових справ інших військовослужбовців.

Особові справи зберігаються в алфавітному порядку, а також, у залежності від кількості справ можуть зберігатись у порядку номерів, за якими вони обліковані в книзі обліку особових справ. У разі пономерного зберігання ведеться допоміжна картотека обліку особових справ, складена з алфавітних карток обліку особових справ (додаток 55) за алфавітом. У разі вибуття військовослужбовців із виключенням із списків особового складу військової частини в алфавітних картках робиться запис, кому, коли і за яким номером вислано особову справу, після чого картка перекладається в довідкову (архівну) картотеку і зберігається п'ять років.

Дозволяється вести допоміжний облік особових справ за картками-замісниками, які вилучаються з особових справ і формуються в картотеки або за послужними картками. Якщо облік ведеться за послужними картками, номер особової справи записується у лівому верхньому кутку картки.

2. Послужні (скорочені послужні) картки не нумеруються і за книгами не обліковуються. Видача карток із картотек для тимчасового користування проводиться під особистий підпис.

У службах персоналу (крім служб персоналу військових навчальних закладів) на військовослужбовців, які виключені зі списків особового складу, замість висланих послужних карток виписуються скорочені послужні картки для довідкової (архівної) картотеки. В цих картках вказується кому, коли і за яким вихідним номером відправлено послужні картки.

Послужні картки військовослужбовців, звільнених з військової служби або виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) (крім осіб, які проходять базову військову службу) переміщуються в довідкову (архівну) картотеку. У них повинні бути записані дані про звільнення військовослужбовців (виключення із списків особового складу Збройних Сил або Держспецтрансслужби) із посиланням на накази по особовому складу.

Після закінчення встановлених строків зберігання послужних карток у довідковій картотеці або у разі розформування служби персоналу чи кадрового центру, в яких велися та зберігалися послужні картки, такі послужні картки передаються для подальшого зберігання до Галузевого архіву. Скорочені послужні картки в довідковій (архівній) картотеці зберігаються п'ять років, а після закінчення цього строку - знищуються.

3. Штатно-посадові картки обліковуються в книзі обліку штатно-посадових карток (додаток 56) і нумеруються окремо за кожну військову частину.

4. Записи в книгах обліку про одержання знову складених облікових документів на військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), а також відмітки про їх відправку або знищення робляться в день отримання, відправки або знищення документів.

5. Документи персонального обліку на військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), переміщених до нового місця служби направляються:

1) при зарахуванні військовослужбовців у розпорядження посадових осіб, які мають право призначення на посади, для вирішення питання щодо подальшого їх службового використання, особові справи і послужні картки - до служби персоналу органу управління, військової частини, установи у списках якої наказом по особовому складу визначено утримувати військовослужбовця (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

2) при призначенні на посади: перші примірники особових справ - до нового місця служби; другі примірники (на осіб офіцерського складу) та послужні картки - до служб персоналу вищих рівнів відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу;

3) під час вибуття на навчання із виключенням із списків особового складу військової частини перший примірник особової справи (для осіб офіцерського складу - обидва примірники) і послужні картки - до відповідних військових навчальних закладів для їх обліку, зберігання та ведення. Одні примірники послужних карток військовослужбовців, зарахованих на навчання із виключенням із списків особового складу військової частини, залишаються для подальшого обліку та ведення у Кадровому центрі Збройних Сил (для військовослужбовців складу Держспецтрансслужби - у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

4) після закінчення військових навчальних закладів особові справи і послужні картки - до служб персоналу військових частин, до яких призначено (зараховано у розпорядження) військовослужбовця;

5) під час призначення на посади до складу національних контингентів і зарахування на навчання до іноземних військових навчальних закладів (установ) з виключенням із списків особового складу військової частини перші примірники особових справ - до військових частин (органів військового управління) за новим місцем служби; другі примірники особових справ осіб офіцерського складу - до служб персоналу відповідних структурних підрозділів, органів управління, установ, які ведуть їх облік;

6) під час прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі та відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки перші примірники особових справ (для осіб офіцерського складу перший та другий примірники особових справ) і послужні картки - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);

7) під час переміщення з одного з'єднання, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил до іншого, усі персональні облікові документи - до служби персоналу штабу командування того з'єднання, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил, до яких переміщені військовослужбовці.

6. Направлення документів персонального обліку здійснюється тільки із супровідними листами із зазначенням причин направлення та в такі строки:

1) із військових частин на переміщених і звільнених військовослужбовців - у день вручення припису про вибуття, а на військовослужбовців, виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби), - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу по особовому складу;

2) із військових частин, якщо припис про вибуття не вручається (довготривале відрядження, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку - якщо дитина потребує домашнього догляду), перебування на лікуванні), особові справи разом з приписом до місця призначення - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;

3) із служб персоналу або кадрових центрів, які здійснюють облік особового складу за другими примірниками особових справ та послужними картками, - не пізніше семи днів після одержання наказу по особовому складу (витягу з наказу) про призначення (звільнення, виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби).

У приписах (відпускних квитках) військовослужбовців, звільнених з військової служби, зазначається, коли і до якого ТЦК та СП надіслано (або будуть надіслані) їхні особові справи.

7. На військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням військових звань офіцерського складу, облікові документи надсилаються безпосередньо до військових частин за новим місцем служби військовослужбовців.

Військовий навчальний заклад направляє один примірник послужної картки разом з другим примірником наказу по особовому складу до Кадрового центру Збройних Сил.

8. Після прибуття до військових частин за новим місцем служби, військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням військових звань осіб офіцерського складу, служби персоналу таких військових частин, надсилають:

1) другі примірники особових справ осіб офіцерського складу - до служб персоналу вищих рівнів для призначення наказами по особовому складу;

2) послужні картки - до служб персоналу вищих рівнів, які ведуть облік цих військовослужбовців за послужними картками.

9. У разі присвоєння випускникам військових навчальних закладів військових звань осіб офіцерського складу запасу службами персоналу таких військових навчальних закладів направляються такі облікові документи:

1) особова справа - до відповідного ТЦК та СП за місцем перебування особи на військовий облік;

2) один примірник послужної картки разом із другим примірником наказу по особовому складу - до Кадрового центру Збройних Сил.

10. У разі присвоєння військових звань офіцерського складу запасу (крім випадків, передбачених пунктом 9 цього розділу) облікові документи направляються:

1) послужні картки - до служб персоналу, які ведуть облік цих осіб офіцерського складу запасу за послужними картками;

2) другі примірники послужних карток - до відповідного ТЦК та СП за місцем перебування особи на військовому обліку;

3) третій примірник послужних карток разом з другим примірником наказу по особовому складу - до Кадрового центру Збройних Сил.

11. Після звільнення осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби їхні особові справи пересилаються:

1) перші примірники:

під час звільнення в запас або відставку з правом на пенсію - до ТЦК та СП Автономної Республіки Крим, обласних ТЦК та СП, ТЦК та СП міст Київ та Севастополь;

під час звільнення в запас без права на пенсію - до відповідних ТЦК та СП за вибраним місцем проживання;

2) другі примірники - до відповідних ТЦК та СП за вибраним місцем проживання. До цих примірників обов'язково долучаються витяги з наказів по особовому складу про звільнення.

12. Особові справи (для осіб офіцерського складу - обидва примірники) померлих (загиблих), визнаних безвісно відсутніми, оголошених померлими осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби), пересилаються до відповідних ТЦК та СП за місцем проживання сімей (близьких родичів) померлих (загиблих), визнаних безвісно відсутніми, оголошених померлими військовослужбовців. Якщо місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) невідоме або військовослужбовець не мав сім'ї (близьких родичів), особова справа надсилається до відповідного ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання) померлого (загиблого), зниклого безвісти, визнаного безвісно відсутнім або оголошеного померлим військовослужбовця.

До особової справи (для осіб офіцерського складу - до обох примірників) долучаються витяги з наказів по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини та витяги з наказів по особовому складу про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби).

Особові справи (для осіб офіцерського складу - обидва примірники) військовослужбовців, звільнених у зв'язку із обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, а також позбавлених військових звань, передаються до ТЦК та СП, визначеного у наказі по особовому складу.

Після того, як необхідність у цих особових справах мине, начальники ТЦК та СП передають їх до Галузевого архіву.

13. На військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), які вибувають у складі військових частин до інших з'єднань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, інших військових формувань (крім тимчасового перепідпорядкування), штабами військових частин складаються іменні списки військовослужбовців, які прибули (додаток 57), в алфавітному порядку. Іменні списки військовослужбовців, які прибули, висилаються до всіх служб персоналу (кадрових центрів), які ведуть персональний облік пойменованих у них осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за місцем колишнього та нового підпорядкування. У такому самому порядку складаються і надсилаються іменні списки на військовослужбовців військових частин, в яких змінилися дійсні найменування (нумерація).

На підставі іменних списків служби персоналу (кадрові центри) вносять до документів персонального обліку військовослужбовців відповідні записи про перепідпорядкування військової частини або про зміну найменування (нумерації) з посиланням на відповідну організаційну директиву (наказ). Відповідні записи також вносяться до особових справ.

Передача документів персонального обліку проводиться за описом, в якому зазначаються військовослужбовці та перераховуються документи, які на них передаються.

Якщо з'єднання, військова частина вибуває терміново до нового місця дислокації (підпорядкування) або в директиві (наказі) не зазначена підпорядкованість з'єднання, військової частини, то іменні списки на переміщених військовослужбовців розсилаються протягом десяти днів після прибуття з'єднання, військової частини до нового місця дислокації.

14. Усі документи персонального і штатно-посадового обліку, які передаються (пересилаються), перед їх передачею (пересилкою) повинні бути перевірені і відповідати вимогам, установленим цією Інструкцією щодо їх обліку, зберігання та ведення.

15. На підставі іменних списків військовослужбовців служби персоналу попереднього місця обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу передають свої облікові документи на військовослужбовців (особові справи, послужні та штатно-посадові картки), які вибули, у відповідні служби персоналу за новим місцем обліку.

16. Начальники штабів військових частин, з'єднань, начальники служб персоналу та кадрових центрів зобов'язані здійснювати постійний контроль за своєчасною пересилкою і правильністю оформлення облікових документів на тих, хто вибув, і вживати заходів щодо своєчасного одержання облікових документів на тих, хто прибув.

17. Відомості електронного обліку особового складу, що оформлюються за допомогою комп'ютерних програм, інформаційно-комунікаційних систем, здаються на зберігання до Галузевого архіву у порядку, визначеному Міноборони.

Помилки та описки в електронному журналі обліку особового складу, які не перешкоджають ідентифікації особового складу, не можуть бути підставою для відмови у прийнятті журналів до Галузевого архіву.

18. З метою встановлення єдиних вимог до ідентифікаційних жетонів з особистими номерами та бланків військово-облікових документів, а також до їх складових частин та матеріалів, що застосовуються під час їх виготовлення, у Міноборони Головним управлінням розвитку матеріального забезпечення Збройних Сил України розробляються відповідні технічні специфікації та затверджуються зразки-еталони для їх виготовлення.

19. Забезпечення органів управління військових частин, військових навчальних закладів, установ бланками військово-облікових документів здійснюється через відповідний орган забезпечення, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні, згідно з наданими ними заявками та за погодженням керівників служб персоналу вищих рівнів.

20. Бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються централізовано відповідно до наданих заявок. Бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому (постійному) зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку.

21. Заявки на необхідну кількість бланків військово-облікових документів, для планування потреби на наступний рік, подаються один раз на рік у визначений вищим штабом термін до служби персоналу вищого рівня, які здійснюють узагальнення потреби за підпорядковані війська (сили) та надають відповідну заявку до Кадрового центру Збройних Сил для її подальшої реалізації. Структурні підрозділи апарату Міноборони, Апарату Головнокомандувача та структурні підрозділи Генерального штабу надають такі заявки безпосередньо до Кадрового центру Збройних Сил. Після перевірки Кадровий центр Збройних Сил подає узагальнену заявку за війська (сили) до Центрального управління для подальшої реалізації.

Поточні заявки на отримання бланків військово-облікових документів направляються до служби персоналу вищого рівня та після їх перевірки надаються до Кадрового центру Збройних Сил та Центрального управління.

Отримання бланків військово-облікових документів здійснюється через відповідний орган забезпечення, в якому замовники перебувають на речовому забезпеченні.

22. Заявки на необхідну кількість бланків військово-облікових документів на наступний рік для бригад, полків, окремих батальйонів, підрозділів охорони, органів забезпечення, навчального центру, закладів, підприємств та установ, що входять до складу Дерспецтрансслужби, надаються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби для подальшого замовлення та отримання через відповідний орган забезпечення, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні.

23. Відповідні бланки військово-облікових документів (крім бланків суворої звітності та документів, що посвідчують особу військовослужбовця) можуть виготовлятися із дотриманням вимог цієї Інструкції на друкарському (типографському) обладнанні з дозволу командира (начальника).

24. У мирний час заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів усі органи управління, військові частини, установи надають за підпорядкованістю у друкованому та електронному виді до 25 жовтня поточного року. Служби персоналу органів військового управління, з'єднань, кадрових центрів видів Збройних Сил, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, надають до 01 листопада поточного року до Центрального управління в друкованому та електронному виді узагальнену заявку на кожну категорію військовослужбовців та інформують Кадровий центр Збройних Сил за всі підпорядковані органи управління, військові частини, установи про кількість ідентифікаційних жетонів, яку необхідно виготовити на кожну категорію військовослужбовців.

Кадровий центр Збройних Сил формує заявку за структурні підрозділи апарату Міністерства оборони, Апарату Головнокомандувача, Генерального штабу та до 01 листопада поточного року надає її до Центрального управління та органу забезпечення, у якому ці структурні підрозділи перебувають на речовому забезпеченні.

25. Заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів для бригад, полків, окремих батальйонів, підрозділів охорони, органів забезпечення, навчальних центрів, закладів, підприємств та установ, що входять до складу Держспецтрансслужби, надаються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби для подальшого замовлення та отримання через відповідний довольчий орган, в якому вони перебувають на речовому забезпеченні.

26. Заходи, пов'язані з формуванням, розміщенням і виконанням замовлення на виготовлення ідентифікаційних жетонів, здійснюються з дотриманням вимог законодавства про державну таємницю і захистом персональних даних осіб, на яких ідентифікаційні жетони виготовляються.

27. Заявки від кожного окремого органу управління, військової частини, установи, з вихідними даними для виготовлення ідентифікаційних жетонів, складаються в алфавітному порядку окремо на кожну категорію військовослужбовців.

28. Про обсяг виконаних заявок Центральне управління інформує Кадровий центр Збройних Сил. Отримання виготовлених ідентифікаційних жетонів здійснюється згідно з наданими заявками через відповідний орган забезпечення, у якому замовники перебувають на речовому забезпеченні.

29. Облік отриманих ідентифікаційних жетонів у службах персоналу і їх подальша видача здійснюються за книгами обліку ідентифікаційних жетонів на кожну категорію військовослужбовців окремо та роздавальними відомостями, які складаються за формою заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів, де у графі "Примітка" записується дата отримання жетона та проставляється особистий підпис особи, яка його отримала.

Відомості про видані ідентифікаційні жетони зберігаються у службі діловодства органу управління, військової частини, установи протягом 10 років.

30. У разі, коли ідентифікаційний жетон військовослужбовцю не був виданий у зв'язку з його виключенням із списків особового складу військової частини, такий жетон направляється службою персоналу до місця відправки облікових документів особи із супровідним листом.

31. Органи управління, військові частини, установи до 15 січня подають звітність за минулий рік до служб персоналу вищих рівнів про видані ідентифікаційні жетони та про ідентифікаційні жетони, які не були видані своєчасно із зазначенням відповідних підстав.

32. В особливий період заявки на виготовлення ідентифікаційних жетонів направляються до Центрального управління у разі потреби доукомплектування (формування) підпорядкованих підрозділів з одночасним повідомленням Кадрового центру Збройних Сил про обсяги замовлення.

1. За умови відсутності технічної можливості здійснювати персональний, штатно-посадовий та статистичний облік особового складу в електронній формі, у військових частинах (установах, організаціях) Міноборони, Збройних Сил (крім військових частин А0987, А0515 та підпорядкованих їм військовим частинам, для яких строк не встановлюється) та Держспецтрансслужби дозволяється до 01 вересня 2025 року здійснювати такий облік відповідно до форм, визначених у додатках 58 - 70 до цієї Інструкції.

2. У взводі (авіаційній ланці) облік особового складу військовослужбовців ведеться у журналі бойової підготовки взводу (авіаційної ланки), а за відсутності такого журналу - у робочому зошиті ведеться іменний список особового складу (додаток 58). Командир відділення (екіпажу, обслуги), взводу (авіаційної ланки) зобов'язаний особисто знати підпорядкований йому особовий склад (біографічні дані, військове звання, посаду, рівень освіти, строк служби, сімейний стан).

3. У роті (батареї) облік особового складу військовослужбовців ведеться в книзі обліку особового складу (додаток 59).

Книги обліку особового складу в підрозділи видаються командирам підрозділів штабом військової частини. Ці книги обліковуються в нетаємному діловодстві штабу військової частини. Аркуші в книзі нумеруються, а в кінці книги робиться запис про кількість аркушів, який завіряється підписом особи, відповідальної за ведення діловодства. Нові книги заводяться лише після використання старих книг. Використані книги здаються в штаб частини для знищення за актом.

Для проведення вечірніх повірок осіб, які проходять базову військову службу, (сержантів і солдатів - в особливий період), а також військовозобов'язаних, які проходять збори, та резервістів крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки (додаток 60).

4. У батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) облік особового складу ведеться за книгою обліку особового складу та книгою штатно-посадового обліку особового складу (додаток 61), а для проведення вечірніх повірок військовослужбовців управління батальйону та підпорядкованих підрозділів, крім того, ведеться іменний список для проведення вечірньої повірки у порядку, визначеному пунктом 3 цього розділу.

У батальйоні (дивізіоні) скороченого складу, а також у зенітних ракетних і технічних дивізіонах зенітних ракетних бригад (полків), в окремих радіолокаційних ротах на весь особовий склад ведеться тільки книга обліку особового складу.

У радіотехнічних батальйонах, радіотехнічних центрах і радіолокаційних вузлах, які утримуються на окремому штаті і входять до складу радіотехнічних бригад (полків), облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 5 цього розділу. Особові справи військовослужбовців ведуться в штабах бригад (полків), за виключенням тих радіотехнічних батальйонів, радіотехнічних центрів і радіолокаційних вузлів, у штаті яких передбачена посада помічника начальника штабу з кадрів і стройової частини.

5. У підрозділах, прирівняних до взводу, роти і батальйону, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктами 2 - 4 цього розділу.

6. В окремих батальйонах (дивізіонах, ескадрильях) та інших підрозділах, прирівняних до них, облік особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 7 цього розділу.

7. На особовий склад у штабі військової частини ведуться такі облікові документи:

1) книга штатно-посадового обліку особового складу;

2) книга алфавітного обліку особового складу (додаток 62);

3) книга алфавітного обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 63);

4) книга обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу (додаток 64);

5) книга обліку вибулого та прибулого особового складу (додаток 65);

6) обліково-послужні картки;

7) добова відомість (додаток 66);

8) журнал контролю за станом обліку особового складу (додаток 67);

9) відомість укомплектованості військової частини особовим складом (додаток 68);

10) особові справи осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу;

11) особові картки працівників (далі - особові картки) за типовою формою первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656;

12) трудові книжки працівників (за наявності) - у порядку, передбаченому законодавством.

Працівники у штабі військової частини обліковуються за особовими картками на працівників, трудовими книжками (за наявності), книгами штатно-посадового обліку особового складу, книгами тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу і за добовою відомістю.

Добова відомість складається щодня на один і той самий час, який встановлюється вищим штабом (органом військового управління), та призначена для ведення статистичного обліку особового складу військових частин, а в особливий період - і не окремих батальйонів (дивізіонів).

Добова відомість відображає штатну, спискову чисельність особового складу військової частини та її зміни, які сталися за минулу добу.

Добова відомість у мирний час не складається:

у військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, а також у військових частинах з чисельністю більше 40 осіб, які не мають у своєму складі стройових підрозділів;

у структурних підрозділах Міністерства оборони, Апарату Головнокомандувача та Генерального штабу, органах військового управління та органі управління Держспецтрансслужби, штабах видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, управліннях з'єднань та територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки.

В управліннях з'єднань, штабах командувань видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в органах військового управління, які беруть участь у бойових діях, добова відомість складається один раз на п'ять діб.

Добова відомість у військовій частині складається в одному примірнику особою, яка веде облік особового складу, та після перевірки подається на підпис начальнику штабу військової частини. У батальйонах та дивізіонах в особливий період добова відомість складається у двох примірниках. Перший примірник подається до штабу військової частини.

Книга добових відомостей повинна бути пронумерована, прошнурована, опечатана мастиковою печаткою та засвідчена підписом посадової особи, відповідальної за ведення діловодства.

8. Облік особового складу у військових частинах за книгою алфавітного обліку особового складу та книгою алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться в такому порядку:

1) військовослужбовці (крім осіб, які проходять базову військову службу) - в книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За наявності у військовій частині понад 100 осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського за призовом їх облік дозволяється вести окремо від осіб офіцерського складу;

2) особи, які проходять базову військову службу, обліковуються в одній книзі алфавітного обліку особового складу в загальному алфавітному порядку без поділу їх на періоди направлення на військову службу. За наявності в частині понад 700 осіб, які проходять базову військову службу, ведуться окремі книги алфавітного обліку на кожний рік, у якому вони проходили таку службу;

3) військовозобов'язані та резервісти, призвані на спеціальні збори, обліковуються в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а на навчальні збори - за іменними списками, іменними списками для проведення вечірніх повірок, обліково-послужними, послужними картками і особовими справами.

9. Іноземці та особи без громадянства обліковуються окремо від громадян України і записуються в книгу обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

10. Штатно-посадовий облік особового складу ведеться в одній книзі штатно-посадового обліку особового складу. За наявності у військовій частині понад 300 військовослужбовців і 100 працівників облік працівників у книзі штатно-посадового обліку особового складу ведеться окремо.

11. У військових навчальних закладах, які мають у своєму складі навчальні підрозділи, облік усього особового складу ведеться в порядку, установленому пунктом 2 цього розділу. Особи офіцерського складу, особи рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються тільки в книзі штатно-посадового обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 69). У штабах навчальних підрозділів особовий склад цих підрозділів обліковується відповідно до вимог пункту 7 цього розділу.

12. У військових частинах, органах військового управління та з'єднаннях, на кораблях (суднах), які беруть участь у бойових діях, розділ добової відомості військової частини на особливий період (додаток 70) "IV. У наявності" замінюється розділом "IV. Втрати за минулу добу: а) загинули або померли; б) зникли безвісти; в) потрапили в полон; г) захоплено в заручники; ґ) інтерновано; д) евакуйовано з пораненнями; е) евакуйовано внаслідок хвороби; є) інші втрати".

13. У разі відсутності в органі військового управління, з'єднанні обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення, а також необхідних умов для забезпечення дотримання вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних, штатно-посадовий облік особового складу здійснюється за книгами штатно-посадового обліку особового складу, штатно-посадового обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або за штатно-посадовими картками, об'єднаними в штатно-посадові картотеки, відповідно до номенклатури посад призначення.

14. У разі якщо на час прибуття військовослужбовця із закладу охорони здоров'я (установи) до ТЦК та СП для взяття на військовий облік (виключення з військового обліку) у зв'язку зі звільненням з військової служби за станом здоров'я його облікові документи з військової частини за місцем проходження служби до отримання ним поранення (контузії, травми, каліцтва), захворювання або з вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю цієї військової частини не були надіслані, такий військовослужбовець обліковується в цьому ТЦК та СП як тимчасово прибула особа в книзі обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого до військової частини особового складу.

15. Для відновлення втрачених документів служби персоналу з'єднань отримують від військових частин (з'єднань) іменні списки на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів.

16. Облік засуджених осіб, які проходять військову службу у відповідному спеціалізованому підрозділі військової частини ведеться:

1) за іменними списками, книгами обліку та звітністю - у підрозділі (за місцем проходження служби) та штабі військової частини на весь особовий склад (відповідно до категорії обліку осіб за видами військової служби) за правилами, встановленими пунктами 1 - 14 розділу XV цієї Інструкції;

2) за обліково-послужними картками та особовими справами (в залежності від категорії обліку військовослужбовців) - у штабі військової частини.

17. Відомості про наявність у військовослужбовців судимостей записуються:

1) у книгах обліку особового складу - до відповідних граф, після прізвища, ініціалів та (або) особистого номеру особи;

2) у обліково-послужних картках - до розділу "Додаткова інформація";

3) у послужних (скорочених послужних) картках, послужних списках особових справ - до розділу про проходження військової служби після відомостей про призов на військову службу.

18. На підставі наказу по стройовій частині в електронному журналі обліку особового складу, в книзі алфавітного обліку особового складу та книзі алфавітного обліку робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.