5) які повернулись після самовільного залишення військової частини до отримання повідомлення про внесення відомостей про вчинення кримінального правопорушення до Єдиного реєстру досудових розслідувань. Прийняття рішення щодо службового становища зазначених військовослужбовців здійснюється після набрання законної сили відповідного обвинувального вироку суду;
6) щодо яких застосовано запобіжні заходи у вигляді домашнього арешту або тримання під вартою;
7) які захоплені в полон або заручниками, а також інтерновані в нейтральних державах;
8) які зникли безвісти, - до визнання їх у судовому порядку безвісно відсутніми або оголошеними померлими.
36. Особи, які прибули без документів, обліковуються як тимчасово прибулий особовий склад у вкладці "Тимчасово прибулі" електронного журналу обліку особового складу. Такі особи зараховуються до списків особового складу військової частини тільки після встановлення їх особистості і отримання відповідних документів, що підтверджують направлення їх у цю частину для проходження військової служби.
37. Військові частини надсилають за підпорядкованістю повідомлення до служби персоналу служба персоналу вищого рівня на всіх військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу) в одному примірнику у раз зміни таких облікових даних:
1) здобуття освіти в навчальних закладах;
2) змін у сімейному стані;
3) присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;
4) зарахування військовослужбовця до списків особового складу військової частини або призову (прийняття) із запасу на військову службу із зазначенням дати і номера наказу командира військової частини по стройовій частині;
5) надання статусу ветерана війни.
Разом з повідомленням надсилаються копії відповідних документів, які підтверджують зміни в облікових даних, для залучення до других примірників особових справ.
38. Керівник служби персоналу штабу військової частини під час ведення обліку особового складу зобов'язаний забезпечити:
1) ведення обліку особового складу військової частини відповідно до вимог цієї Інструкції;
2) своєчасне складання і надання начальнику штабу на підпис проєктів наказів по стройовій частині, електронних журналів обліку особового складу відповідно до вимог пунктів 4 - 17 цього розділу;
3) повідомлення не пізніше наступного дня після підписання наказу по стройовій частині командирів відповідних підрозділів у частині, що їх стосується;
4) проведення щомісячної звірки даних електронних журналів обліку особового складу, які ведуться в підрозділах із даними електронного журналу обліку особового складу, який ведеться у штабі військової частини;
5) щоквартальну перевірку в усіх підрозділах частини стану обліку особового складу та відповідність даних у документах, що посвідчують особу військовослужбовців, з фактичними обліковими даними;
6) своєчасне внесення у відповідні облікові документи, які ведуться у штабі військової частини, записів про зміни, що відбулися в облікових даних особового складу;
7) своєчасне надання повідомлень та копій відповідних документів про зміни облікових даних всіх військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу) до служб персоналу вищого рівня, які здійснюють їх облік;
8) надання пропозицій командиру військової частини щодо розподілу прибулого поповнення;
9) проведення підбору і підготовки військовослужбовців, які залучаються до роботи з обліку особового складу, в підрозділах та штабі військової частини.
39. У військових частинах, де штатом не передбачено окремої служби персоналу, облік особового складу ведеться відповідним структурним підрозділом (посадовою особою), визначеним наказом командира цієї військової частини.
40. Рекомендації щодо складання і ведення облікових документів визначено в додатку 5 до цієї Інструкції.
41. Окремі вимоги щодо обліку особового складу у командуваннях видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в управліннях з'єднань, на кораблях з чисельністю особового складу менше 50 осіб, у підрозділах кораблів (суден) усіх рангів, у дисциплінарних батальйонах, у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони, у національних контингентах, у військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб, в окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах охорони (обслуговування, забезпечення) військових складів, баз, арсеналів, а також у загонах (командах, групах) підрозділах воєнізованої охорони наведені у розділі IV цієї Інструкції.
III. Складання та ведення особових справ осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу
1. Основним документом персонального обліку осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу є їхні особові справи.
2. Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу обліковуються, зберігаються та ведуться за місцем їх військової служби, за винятком тих військовослужбовців, перші примірники особових справ яких підлягають передачі для їх подальшого обліку, зберігання та ведення, а саме:
1) на командирів (начальників) органів управління, військових частин, установ - служби персоналу вищого рівня відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу;
2) на військовослужбовців, обраних народними депутатами України, депутатами Верховної Ради Автономної Республіки Крим або депутатами місцевих рад на виборні посади, які прикомандировуються відповідно до Верховної Ради України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад із залишенням їх на військовій службі, військовослужбовців, відряджених до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки, перші примірники особових справ (для осіб офіцерського складу - перший та другий примірники особових справ) і послужні картки - до Департаменту кадрової політики Міністерства оборони України (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби).
3. Особові справи військовослужбовців, які подаються до присвоєння військового звання осіб офіцерського складу, складаються у службах персоналу органів управління, військових частин, установ у двох примірниках одночасно з підготовкою подання до його присвоєння.
Особові справи громадян, яким присвоюється первинне військове звання офіцера запасу, складаються в одному примірнику у військових навчальних закладах та у військових навчальних підрозділах закладів вищої освіти.
4. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються в одному примірнику:
1) у військовій частині - на кандидатів для прийняття на військову службу за контрактом із числа резервістів та з числа осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом, які до зарахування в запас або у резерв проходили тільки базову військову службу (строкову військову службу) або не мали досвіду військової служби;
2) у ТЦК та СП - на кандидатів, відібраних для прийняття на військову службу за контрактом, із числа громадян призовного віку, військовозобов'язаних, резервістів та жінок, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі та які не мають військових звань, а також іноземців або осіб без громадянства, які виявили бажання проходити військову службу за контрактом.
5. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яким присвоєно військові звання офіцерського складу, продовжують вестися за місцем їхньої служби та переоформленню не підлягають. У такому випадку додатково оформлюються другі примірники особових справ, які надсилаються до служб персоналу вищого рівня.
6. Особові справи осіб офіцерського складу (перший та другий примірники), осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які успішно склали вступні іспити та зараховані на навчання до військових навчальних закладів за очною (денною) формою навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, зарахованих на навчання в ад'юнктурі та докторантурі до військових навчальних закладів або наукових установ, надсилаються до цих військових навчальних закладів або наукових установ для подальшого обліку, зберігання та ведення.
7. Особові справи осіб офіцерського складу запасу, призваних (прийнятих) для проходження військової служби, направляються до військових частин за місцем проходження ними військової служби для подальшого обліку, зберігання та ведення.
8. Особова справа складається з послужного списку, автобіографії, фотографічної картки, атестаційних та додаткових матеріалів.
9. Основним документом особової справи є послужний список (додаток 6).
Перший примірник послужного списку оформлюється на підставі оригіналів документів, які засвідчують всі періоди проходження військової служби.
Записи в послужних списках про проходження військової служби засвідчуються підписом начальника служби персоналу (начальника штабу, а там, де його штатом не передбачено, - командиром військової частини) та гербовою печаткою.
Для підтвердження правильності записаних до послужного списку відомостей військовослужбовець ставить свій підпис у кінці першого та другого примірників списку.
У разі потреби, копіювання послужного списку або окремих його сторінок, здійснюється з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій зберігаються та ведуться ці особові справи, за умови дотримання вимог щодо поводження з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом.
Послужні списки з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій обліковані, ведуться та зберігаються особові справи, можуть бути переоформлені у разі, якщо вони стали непридатними для читання чи нових записів.
10. У разі виключення військовослужбовців зі списків особового складу військової частини у зв'язку з вибуттям до нового місця служби, направлення на навчання, звільнення з військової служби тощо посадові особи, які відповідальні за складання, ведення, зберігання та облік особових справ військовослужбовців, уточнюють достовірність та повноту записів у послужному списку особових справ. Уточнені відомості засвідчуються особистим підписом військовослужбовця в кінці послужного списку.
11. Військовослужбовці кожних п'ять років або у разі внесення додаткових відомостей до послужного списку особової справи зобов'язані засвідчити достовірність та повноту внесених записів, про що ними проставляється власний підпис у кінці послужного списку.
12. Автобіографію (додаток 7) військовослужбовці для першого примірника особової справи пишуть власноруч в одному примірнику в довільній формі з використанням чорнила темних (чорного, синього або фіолетового) кольорів, без виправлень.
Для других примірників особових справ військовослужбовців автобіографія виготовляється друкарським способом.
13. Зразок титульної сторінки обкладинки особової справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, молодшого і старшого офіцерського складу та осіб вищого офіцерського складу наведено в додатку 8 до цієї Інструкції.
14. Документи в особовій справі підшиваються в такому порядку:
1) послужний список;
2) автобіографія;
3) внутрішній опис документів розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал";
4) атестаційні матеріали;
5) внутрішній опис документів розділу "Додаткові матеріали";
6) відповідні документи розділу "Додаткові матеріали".
15. До внутрішнього опису документів особової справи (додаток 9) вносяться назви всіх документів, дати їх складання та кількість аркушів.
16. Всі документи особової справи записуються до внутрішнього опису в хронологічному порядку після їх залучення до особової справи.
У випадку закінчення вільного місця для здійснення відповідних записів у послужному списку, до нього підшивається (підклеюється) додатковий аркуш з відповідними графами, якому присвоюється порядковий номер останньої сторінки (після якої він підшитий) з додаванням літери (наприклад: "9а", "9б" і т. ін.) та записується до внутрішнього опису відповідного розділу.
Внутрішні описи документів, які були складені раніше, переоформленню не підлягають. У разі пересилки особових справ внутрішні описи документів підписом та печаткою не засвідчуються. Аркуші документів, підшитих в розділ особової справи "Додаткові матеріали", не нумеруються.
17. До розділу "Послужний список, автобіографія та атестаційний матеріал" також підшиваються:
1) оригінали атестацій (у тому числі на присвоєння первинного військового звання офіцерського складу), службових характеристик (включаючи характеристики, складені на військовослужбовців за період перебування їх у запасі), відгуку на випускника військового навчального закладу, другі примірники нагородних листів;
2) другі примірники подань до призначення на посаду та пониження в посаді, до присвоєння чергових військових звань та пониження у військових званнях, до звільнення з військової служби.
18. До розділу "Додаткові матеріали" підшиваються:
1) обліково-послужні картки осіб, облік яких здійснювався тільки за такими картками - лише в перші примірники особових справ;
2) довідки військових частин, закладів та архівних установ, копії документів, що посвідчують особу військовослужбовця, копії або витяги з наказів, розпорядження, а також інші документи за минулі роки, якщо вони підтверджують окремі періоди проходження військової служби або трудової діяльності, у тому числі на пільгових умовах, - лише в перші примірники особових справ;
3) довідки про обставини травми (поранення, контузії, каліцтва) - лише в перші примірники особових справ;
4) копії документів про освіту (у тому числі за кордоном), про присудження наукових ступенів і присвоєння вчених звань;
5) розпорядження, приписи (іменні списки), видані військовослужбовцям, призваним (прийнятим) на військову службу із запасу, - лише в перші примірники особових справ;
6) витяги з наказів на осіб офіцерського складу, переведених безпосередньо з льотної роботи, підводних човнів та мінних тральщиків на посади з меншим тарифним розрядом, - лише в перші примірники особових справ;
7) розрахунок вислуги років (військовослужбовцям, які мають право на пенсію), аркуш бесіди та свідоцтво (довідку) про хворобу (у разі звільнення з військової служби);
8) копії судових рішень (рішень, постанов, вироків, ухвал), копії документів органів РАЦС, витяги з наказів про допуск до самостійного управління кораблем, про службу в місцевостях із пільговими умовами служби, довідки, видані льотному складу, витяги з екзаменаційних відомостей, оціночні листки за період навчання у закладах освіти;
9) результати медичного огляду, аркуші вивчення особистих якостей кандидата, картки професійного відбору та рапорти (заяви) військовослужбовців (громадян) про прийняття на військову службу за контрактом, повідомлення про обробку персональних даних та у випадках, визначених законодавством, письмова згода на проведення спеціальної перевірки відомостей про нього, які складаються під час оформлення призову (прийняття) на військову службу;
10) примірники актів обстеження сімейного стану;
11) примірники висновків лікарсько-консультативних комісій;
12) перші примірники контрактів про проходження військової служби, витяги з наказів про зарахування на військову службу, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, про вибуття військовослужбовця у відпустку по догляду за дитиною, про припинення або поновлення зарахування військовослужбовцю строку вислуги у військовому званні, про відбування покарання у вигляді службового обмеження, про звільнення з військової служби, виключення із списків особового складу (у разі звільнення з військової служби);
13) копії документів, що підтверджують володіння іноземними мовами;
14) копії лицьового та зворотного боку паспорта громадянина України та копія витягу з реєстру територіальної громади (інформація про задеклароване / зареєстроване місце проживання (перебування)) (у випадку наявності паспорта громадянина України у формі ID-картки) або копії всіх заповнених сторінок паспорта громадянина України у формі книжечки з даними про прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), адресу зареєстрованого місця проживання та сімейний стан. У випадку заміни паспорта громадянина України копія попереднього документа з особової справи не вилучається;
15) копія паспортного документа іноземця або документа, що посвідчує особу без громадянства, та засвідчений у встановленому законодавством порядку його переклад українською мовою, копії або примірники відомостей про відсутність судимості та законності перебування на території України, для іноземців та осіб без громадянства, які в добровільному порядку прийняті на військову службу за контрактом;
16) копія документа, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків (у разі якщо через релігійні переконання особа відмовилась від прийняття РНОКПП відповідно до закону);
17) копії документів, які посвідчують статус ветерана війни, довідки, яка є підставою для надання особі такого статусу, а також витяги (копії) з наказів, копії посвідчень про відрядження, витяги з бойових розпоряджень та інші документи (за наявності), які дають право прийняти рішення про надання особі або позбавлення її такого статусу - лише в перші примірники особових справ;
18) копії довідок (витягів із наказів) про перебування за кордоном під час проходження військової служби у складі національних (міжнародних, об'єднаних, багатонаціональних) контингентів (силах, штабах, місіях ООН, НАТО, ЄС, військових представництвах України за кордоном тощо) та як національний персонал - лише в перші примірники особових справ;
19) копії документів, які підтверджують окремі періоди військової служби з правом на пільгове обчислення вислуги років або на користування соціальними пільгами відповідно до законодавства;
20) протоколи (рішення, акти) про вилучення з особової справи окремих документів представниками правоохоронних органів.
19. У перші примірники особових справ до розділу "Додаткові матеріали" також підшиваються:
1) аркуші обліку льотної роботи (додаток 10);
2) аркуші обліку стажу плавання (додаток 11);
3) аркуші обліку виконання військовослужбовцями стрибків з парашутом (додаток 12);
4) аркуші обліку роботи водолаза під водою (додаток 13);
5) аркуші обліку несення бойового чергування в підземних спорудах (додаток 14).
20. Документи, зазначені у пункті 19 цього розділу, засвідчуються підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою. Їх завірені копії підшиваються до других примірників особових справ (за наявності).
21. Непідшитими в особових справах зберігаються постанови військово-лікарських комісій (для укладання нового контракту), оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців та картки обліку осіб, які мають науковий ступінь або вчене звання (за наявності). Оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовців зберігаються в особових справах до проведення їх періодичного атестування з затвердженням атестації військовослужбовця. Після реалізації атестаційних висновків оцінні картки щорічного оцінювання військовослужбовця за попередній міжатестаційний період дозволяється вилучати з його особової справи, зробивши записи про вилучення у внутрішньому описі документів відповідного розділу особової справи.
22. За потреби в особових справах також зберігаються довідки відповідних органів, які підтверджують спільне проживання з військовослужбовцем батьків дружини (чоловіка), дітей дружини (чоловіка), а також інші документи, які підтверджують відомості про утриманців, внесених до графи 16 послужного списку.
23. До кожної особової справи вкладається фотографічна картка військовослужбовця розміром 9 х 12 см (бюст): у парадній формі (без плаща (пальта) та головного убору), з усіма нагородами, якими його відзначено, та нагрудними знаками, які йому вручено. Військовослужбовці, яким відповідно до Норм забезпечення речовим майном військовослужбовців Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту в мирний час та особливий період, затвердженим наказом Міністерства оборони України від 29 квітня 2016 року, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 26 травня 2016 року за № 767/28897, не передбачена видача парадної форми, фотографуються у польовій формі одягу (без головного убору, у куртці літній польовій), без нагород на нагрудних знаків.
На звороті фотографічної картки зазначаються військове звання, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) військовослужбовця, його особистий номер, дата народження і дата фотографування. Запис засвідчується підписом керівника служби персоналу військової частини, органу управління, установи. Особи, які приймаються для проходження військової служби за контрактом, фотографуються після одержання військової форми.
До особової справи додається нова фотографічна картка у разі зміни військового звання або через кожних сім років.
Нова фотографічна картка додається не пізніше, ніж через два місяці з дня доведення військовослужбовцю інформації про присвоєння йому чергового військового звання (крім випадків безпосередньої участі особи у бойових діях, тривалого перебування поза межами місця дислокації військової частини, у тому числі у службовому відрядженні, відпустці, на лікуванні, навчанні тощо).
У разі зміни парадної форми одягу фотографічні картки не міняються.
Всі фотографічні картки зберігаються в особовій справі.
24. Вилучення з особових справ окремих документів проводиться лише з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій обліковані, ведуться та зберігаються ці особові справи. У внутрішньому описі відповідного розділу особової справи робиться запис про те, ким, коли, на підставі чого вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, то зазначаються номер і дата акта про знищення.
Запис про вилучення документів з особової справи засвідчується підписом командира (начальника) органу управління, військової частини, установи і гербовою печаткою.
25. Особові справи надаються військовослужбовцям у випадку необхідності ознайомлення з матеріалами своєї особової справи. Таке ознайомлення здійснює в присутності посадової особи, яка відповідає за облік, зберігання та ведення особових справ.
26. На військовослужбовців, які прибули з інших військових формувань, складаються нові особові справи з урахуванням вимог цієї Інструкції. Послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Додаткові матеріали" першого примірника особової справи.
27. Кожному примірнику особової справи присвоюється гриф обмеження доступу, який проставляються в правому верхньому куті першої сторінки послужного списку із зазначенням номера примірника особової справи.
28. За необхідності, з дозволу командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій здійснюється облік особових справ, можуть бути сформовані копії цих особових справ. У такому разі, на першому аркуші послужного списку особової справи, з якої робиться копія, проставляється відповідна відмітка (наприклад: "Сформовано 2 копії особової справи: для...").
Відповідні копії особових справ засвідчуються підписом командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, в якій формується копія особової справи, та скріплюються гербовою печаткою. Надання копій особових справ та їх пересилка здійснюються відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736. У копіях документів з особової справи військовослужбовця відмітки про кількість зроблених з них копій не робляться.
29. Обкладинка особової справи, зразок якої наведено у додатку 15 до цієї Інструкції, виготовляється в типографії з міцного картону, лицьовий бік якого обтягнутий палітурним матеріалом на тканинній основі темно-синього кольору або іншим матеріалом, який відповідає технічним умовам для виготовлення обкладинок справ тривалого зберігання. Усі типографські написи, лінії та малюнки на титульній сторінці лицьового боку обкладинки виконуються золотистим або жовтим кольором. Зворотний бік обкладинки повинен бути заклеєний щільним папером білого кольору.
30. У випадку коли місцезнаходження одного з примірників особової справи неможливо встановити, службою персоналу за місцем проходження військовослужбовцем військової служби направляються відповідні запити до органів управління, військових частин, установ, де проходив військову службу (навчався, був призваний (прийнятий) на війську службу) військовослужбовець, а також до служб персоналу вищих рівнів.
За потреби такі запити направляються до відповідних служб персоналу, які є правонаступниками або до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України (далі - Галузевий архів).
Копії втрачених або відсутніх з інших причин особових справ виготовляються на підставі дозволу начальника служб персоналу вищих рівнів, на підставі клопотань органів управління, військових частин, установ за місцем проходження військової служби військовослужбовцями, до яких додаються відповідні матеріали про вжиті заходи з розшуку особових справ.
31. Особові справи військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - перші примірники) перед звільненням з військової служби, але не пізніше ніж за чотири місяці до набуття права на пенсію за вислугою років, направляються до служб персоналу вищих рівнів, для підготовки їх до проведення обчислення вислуги років для призначення пенсії.
У разі втрати першого примірника особової справи особи офіцерського складу або неможливості його направлення до служби персоналу вищого рівня, за рішенням відповідного начальника служби персоналу або кадрового центру, може використовуватися для розрахунку вислуги років військової служби другий примірник особової справи.
32. Перед направленням особових справ до фінансових органів усі періоди військової служби у рядках 8, 9 послужного списку повинні бути ретельно перевірені та звірені з відомостями автобіографій, атестаційних та додаткових документів, підтверджені витягами з наказів або іншими документами.
У рядку 9 відомостей про службу на посадах, які входять до складу льотного екіпажу, вказується про виконання встановлених норм нальоту годин.
Після уточнення та підтвердження відомостей про проходження військової служби записи в рядках 8 та 9 послужного списку засвідчуються підписом керівника служби персоналу органу управління, військової частини, установи, а там, де його штатом не передбачено, - посадової особи, призначеної наказом відповідного командира (начальника), відповідальною за ведення обліку особового складу, і скріплюються гербовою печаткою.
Після складання фінансовим органом розрахунку вислуги років військовослужбовця на пенсію особові справи з розрахунком повертаються до місця органу управління, військової частини, установи, яка веде облік цієї особової справи.
33. Перед звільненням із військової служби військовослужбовець повинен бути ознайомлений із записами в послужному списку та з розрахунком вислуги років військовослужбовця на пенсію.
34. Після видання наказу по особовому складу про звільнення військовослужбовця в рядок 8 послужного списку записуються формулювання наказу про звільнення, у тому числі зазначається:
1) підстава звільнення з військової служби відповідно до Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу";
2) надання права носіння військової форми одягу (якщо це було вказано в наказі про звільнення);
3) вислуга років у календарному та пільговому обчисленнях;
4) ТЦК та СП, куди військовослужбовець підлягає направленню для взяття на військовий облік;
5) вид заохочення (якщо це було вказано в наказі про звільнення);
6) посади, на які можна призначати військовослужбовця в особливий період.
35. Після виключення військовослужбовця із списків особового складу військової частини у першому примірнику особової справи зазначаються дата такого виключення та дата і номер відповідного наказу по стройовій частині.
У послужних списках других примірників особових справ осіб офіцерського складу зазначаються номери військово-облікових спеціальностей, за якими доцільно їх обліковувати в запасі.
36. До особових справ військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - до перших примірників), звільнених з військової служби, підшиваються: рапорт про звільнення з військової служби (за наявності), подання до звільнення, аркуш бесіди, розрахунок вислуги років (страхового стажу) військовослужбовця на пенсію (у разі звільнення з військової служби з правом на пенсію), свідоцтво про хворобу (довідка військово-лікарської комісії), витяг із наказу по особовому складу про звільнення та витяг із наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини та всіх видів забезпечення.
До других примірників особових справ осіб офіцерського складу підшиваються копії документів, зазначених в абзаці першому цього пункту.
37. Начальники служб персоналу зобов'язані забезпечити своєчасне надання до служб персоналу вищих рівнів, в якому зберігаються і ведуться другі примірники особових справ, копій документів з перших примірників особових справ, які підтверджують окремі періоди військової служби військовослужбовцями з правом на пільгове обчислення вислуги років.
38. Ведення особових справ військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, записи в послужному списку, автобіографії, залучення атестаційних та додаткових матеріалів здійснюються без розкриття структури і найменування посад у цьому органі.
39. Особові справи військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - обидва примірники) очної (денної) форми навчання, у тому числі осіб офіцерського складу, які проходять підготовку в ад'юнктурі та докторантурі (у тому числі і в науково-дослідних установах), обліковуються, зберігаються та ведуться у службі персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) до закінчення навчання. Після закінчення навчання особові справи військовослужбовців направляються службою персоналу військового навчального закладу (науково-дослідної установи) до місця подальшого проходження військової служби такими військовослужбовцями з урахуванням вимог пункту 5 розділу XIV цієї Інструкції.
40. Відповідні записи про зміни у складі сім'ї осіб із числа військовослужбовців, які звільнені з військової служби в запас або відставку (з метою реалізації відповідних пільг та соціальних гарантій) здійснюється відповідними ТЦК та СП, за місцем зберігання особових справ таких осіб.
41. Складання військовослужбовцями своїх власних особових справ не допускається.
42. Схема обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах наведена у додатку 16 до цієї Інструкції.
IV. Окремі вимоги щодо організації і ведення обліку особового складу в деяких органах управління, військових частинах, установах та їх підрозділах
1. У підрозділах кораблів (суден) усіх рангів письмові відомості на особовий склад не ведуться. Іменний список для проведення вечірніх повірок ведеться в командах, бойових частинах, службах корабля (судна).
На кораблях (суднах) з чисельністю особового складу менше 50 осіб облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для взводу, а на кораблях (суднах) та в управліннях дивізіонів з чисельністю особового складу менше 100 осіб, - установлених для роти. На військово-морських базах, флотиліях облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для штабу військової частини.
Облік особового складу на кораблях (суднах) веде старший помічник (помічник) командира корабля (судна), а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира корабля (судна). В управліннях дивізіонів облік особового складу веде начальник штабу дивізіону, а там, де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом командира дивізіону.
2. У дисциплінарному батальйоні облік змінного складу здійснюється відповідно до Порядку відбування покарання засуджених військовослужбовців у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 04 червня 2021 року № 155, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 серпня 2021 року за № 1124/36746.
3. Військовослужбовці, що перебували на лікуванні або реабілітації у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони а також у закладах охорони здоров'я комунальної та державної власності, державних установах Національної академії медичних наук (далі - заклади охорони здоров'я (установи)), після завершення лікування (реабілітації) прибувають із цих закладів, безпосередньо до військових частин за місцем їхньої служби, крім випадків, визначених у пунктах 25 - 30 розділу XII цієї Інструкції. Про виписаних військовослужбовців керівники закладів охорони здоров'я в системі Міноборони повідомляють командирів (начальників) їхніх органів управління, військових частин, установ.
4. Облік військовослужбовців у національних контингентах веде помічник начальника штабу, а де його штатом не передбачено, - інша посадова особа, призначена наказом відповідного командира національного контингенту.
Виїзні справи на військовослужбовців, які направляються до національного контингенту, оформляються відповідно до Інструкції про організацію виконання Положення про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженої наказом Міністра оборони України від 10 квітня 2009 року № 170, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 19 травня 2009 року за № 438/16454 (далі - Інструкція про організацію виконання Положення).
5. Після повернення (виведення, евакуації) національного контингенту на територію України відомості електронного журналу обліку особового складу здаються до Галузевого архіву.
6. У військових частинах з чисельністю особового складу не більше 40 осіб облік особового складу ведеться з урахуванням вимог, установлених для роти.
7. В окремих ротах, батареях, батальйонах, дивізіонах, а також підрозділах охорони (обслуговування, забезпечення) військових складів, баз, арсеналів та інших установ облік військовослужбовців ведеться з урахуванням вимог, установлених для відповідних підрозділів військових частин. Особові справи, обліково-послужні картки, особові картки, трудові книжки (за наявності) особового складу ведуться в службах персоналу вищих рівнів. На всіх облікових документах зазначених підрозділів у їх заголовку обов'язково вказуються їхні умовні найменування.
8. На особовий склад підрозділів воєнізованої охорони у штабах військових частин ведуться і зберігаються облікові справи відповідно до Положення про воєнізовану охорону об'єктів Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту, затвердженого наказом Міністерства оборони України від 25 жовтня 2016 року № 560, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 16 листопада 2016 року за № 1490/29620.
Облік особового складу підрозділів воєнізованої охорони ведеться у електронному журналі обліку особового складу, за особовими картками і трудовими книжками (за наявності) ведеться у службах персоналу вищих рівнів.
У загоні (команді, групі) підрозділів воєнізованої охорони особовий склад обліковується з урахуванням вимог, установлених для взводу. Ведення обліку особового складу в загоні (команді, групі) покладається на заступника начальника загону (команди, групи), а де ця посада штатом не передбачена, - на іншу посадову особу, призначену наказом відповідного командира (начальника).
9. Облік працівників ведеться в електронному журналі обліку особового складу, особових картках та трудових книжках (за наявності).
10. На державних службовців особові картки ведуться за формою "Особова картка державного службовця", затвердженою наказом Національного агентства України з питань державної служби від 19 травня 2020 року № 77-20, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25 травня 2020 року за № 461/34744.
11. В органах військового управління, органі управління Держспецтрансслужби, командуваннях видів та окремих родів військ (сил), в управліннях з'єднань, їх структурних підрозділах та підрозділах забезпечення і обслуговування облік особового складу ведеться з урахуванням вимог розділу II цієї Інструкції.
Облік особового складу ведеться в загальних (адміністративних) управліннях (відділах, відділеннях, групах, секторах), канцеляріях, а там, де вони штатом не передбачені, - іншими посадовими особами, призначеними наказами відповідних командирів (начальників).
Особові справи військовослужбовців органів військового управління, органу управління Держспецтрансслужби, командувань видів та окремих родів військ (сил), управлінь з'єднань, їх структурних підрозділів та підрозділів забезпечення і обслуговування обліковуються, зберігаються та ведуться в службах персоналу або кадрових центрах відповідно до номенклатури призначення наказами по особовому складу.
Статистичний облік в органах військового управління, органі управління Держспецтрансслужби, командуваннях видів та окремих родів військ (сил), в управліннях з'єднань усього особового складу ведеться за штатами (штатними розписами) і надісланими донесеннями та звітами підпорядкованих органів управлінь, військових частин, установ.
V. Організація і ведення обліку військовослужбовців під час їх переміщення
1. Військовослужбовці, які переміщуються по службі з одного місця проходження військової служби до іншого, під час прямування рахуються як поповнення і можуть переміщуватись у складі команд або самостійно.
Штаб військової частини, з якої вибувають військовослужбовці, зобов'язаний засобами зв'язку сповістити про це командира (начальника), у розпорядження якого направляється військовослужбовці, із зазначенням дати їх прибуття. Контроль за прибуттям військовослужбовців покладається на командира (начальника) військової частини, до якої вони направлені.
2. У разі неприбуття військовослужбовців у визначений строк командир (начальник) військової частини, до якої вони направлені, невідкладно сповіщає про це підрозділ Військової служби правопорядку, у зоні відповідальності якого перебуває військова частина, а також штаб військової частини, яка направила військовослужбовців.
Облік військовослужбовців, які не прибули у визначений строк до нового місця служби, продовжує вестися у військових частинах, якими вони були направлені.
Організація розшуку та вжиття заходів щодо з'ясування причин відсутності військовослужбовців покладається на командира (начальника) органу управління, військової частини, установи, який їх відправив.
3. Під час відправки військовослужбовця самостійно у нього повинні бути:
1) припис, в якому для осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зазначено коли, кому та за яким вихідним номером надіслано особову справу військовослужбовця;
2) документи, що посвідчують особу військовослужбовця;
3) військово-перевізні документи, продовольчий, речовий та грошовий атестати;
4) обліково-послужна картка для відповідних категорій військовослужбовців, службова картка і медична книжка - в опечатаному пакеті.
У приписах осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується, коли, кому та за яким вихідним номером надіслано їх особові справи.
4. Під час відправки поповнення у складі команди на кожного військовослужбовця мають бути такі документи:
1) іменний список, в якому вказується, коли, кому та за яким вихідним номером вислано особові справи військовослужбовців - у старшого команди;
2) військово-перевізні документи на кожного військовослужбовця;
3) документи, що посвідчують особу військовослужбовця;
4) обліково-послужні картки для відповідних категорій військовослужбовців, службові картки і медичні книжки - у старшого команди в опечатаному пакеті;
5) продовольчі, речові та грошові атестати - у старшого команди або на руках у кожного військовослужбовця.
5. Іменний список на поповнення (додаток 17) складається у трьох примірниках. Перший та другий примірники іменного списку на поповнення вручаються старшому команди, а третій примірник підшивається до справи військової частини.
Іменний список на поповнення підписується начальником штабу військової частини і засвідчується гербовою печаткою. Під час передачі особового складу до пункту прийому поповнення перший примірник іменного списку на поповнення передається особі, яка приймає поповнення, а другий примірник підписується тим, хто здає, і тим, хто приймає особовий склад, засвідчується гербовою печаткою військової частини, яка приймає поповнення, після чого разом з актом прийому поповнення (додаток 18), повертається до військової частини, з якої прибув особовий склад.
6. Перед відправленням поповнення посадові особи військової частини зобов'язані перевірити у військовослужбовців і старших команд наявність і правильність оформлених документів, передбачених пунктами 3 і 4 цього розділу, а також повноту забезпечення військовослужбовців усіма видами забезпечення і справність їх обмундирування.
7. Під час переміщення старший команди зобов'язаний слідкувати за наявністю особового складу.
Якщо хто-небудь зі складу команди відстане (буде знятий з потяга), старший команди зобов'язаний негайно повідомити про це командира військової частини, яка його направила, військового коменданта комендатури військових сполучень залізничної дільниці та станції (станцій), керівника органу управління Військової служби правопорядку або начальника відповідного ТЦК та СП для вжиття заходів щодо його розшуку. В іменному списку на поповнення робиться відповідний запис про причини відставання, час, дату і найменування пункту, в якому були відсталі.
На осіб, які відстали (були зняті з потяга), складається акт, в якому зазначаються їхні прізвища, імена, по батькові (за наявності), ким і коли вони призвані на військову службу, коли і де відстали або були зняті з потяга. Акт складається у двох примірниках. В подальшому перший примірник акта передається тому, хто прийняв поповнення, а другий примірник разом із дорученням на право прийому поповнення - тому, хто здав поповнення.
8. Передача поповнення представникам військових частин оформляється за дорученням на право прийому поповнення (додаток 19) і оформляється актом прийому поповнення, в якому вказується кількість переданого особового складу, їх стан здоров'я, морально-психологічний стан, стан за видами забезпечення, наявність і правильність оформлення документів та інші дані, що характеризують поповнення.
Прийом поповнення проводиться особисто щодо кожного військовослужбовця, відповідно до іменного списку на поповнення. Приймати поповнення без особистої перевірки військовослужбовців заборонено.
Посадові особи, які прийняли і здали поповнення, доповідають про це за підпорядкованістю.
Якщо старшим команди поповнення, яке прибуло, є військовослужбовець із числа поповнення, то акт про прийом поповнення разом із другим примірником іменного списку надсилається до військової частини, яка це поповнення відправила.
9. В іменних списках на поповнення і в приписах на прибулий особовий склад проти кожного прізвища прибулого вказується, до якої військової частини його направлено для проходження військової служби.
На кожну команду поповнення, що направляється до військової частини, складається новий іменний список на поповнення, адресований командиру цієї військової частини. Штаб військової частини в графі "Для відміток" іменного списку проти кожного прізвища прибулого військовослужбовця вказує найменування підрозділу, до якого його направлено для подальшого проходження військової служби.
Прибулий особовий склад розподіляється у підпорядковані військові частини відповідними управліннями з'єднань, органами військового управління, штабами військових частин, які прийняли поповнення.
10. Під час передачі (перепідпорядкування) військових частин від одних з'єднань, видів, окремих родів військ (сил) або органів військового управління до інших, або їх передислокації командири таких військових частин у наказі по стройовій частині оголошують штатну і спискову чисельність особового складу і подають у відповідні штаби за місцем нового підпорядкування (дислокації) донесення про склад і чисельність прибулого особового складу, а в штаби колишнього підпорядкування (дислокації) - донесення про склад і чисельність вибулого особового складу та довідки про переміщення особового складу за звітний період.
VI. Облік померлих (загиблих), зниклих безвісти, захоплених у полон або заручниками, а також інтернованих в нейтральних державах військовослужбовців і працівників
1. У разі смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти військовослужбовця командир військової частини зобов'язаний організувати не пізніше наступного дня після надходження інформації щодо таких військовослужбовців повідомлення (засобами зв'язку та письмово) керівника відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, дату і причину його смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти.
2. Командир національного контингенту зобов'язаний у день смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти військовослужбовця зі складу національного контингенту особисто повідомити через засоби зв'язку та письмово командувача виду Збройних Сил, якому він підпорядкований. Командувач виду Збройних Сил, якому підпорядкований командир національного контингенту, повідомляє керівника відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця дату і причину його смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручником, а також інтернування або зникнення безвісти з урахуванням вимог пункту 1 цього розділу.
3. Командир військової частини про смерть (загибель) військовослужбовця повідомляє підрозділ цивільно-військового співробітництва штабу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України.
Смерть (загибель) військовослужбовця підлягає державній реєстрації органом РАЦС у встановленому законодавством порядку, а для тих, які перебувають за кордоном, - у закордонних дипломатичних установах України (посольствах, консульствах, представництвах тощо).
4. Військовослужбовці, які померли (загинули), після встановлення причин і обставин смерті (загибелі) та отримання військовою частиною підтверджуючих документів виключаються із списків особового складу військової частини.
5. Внесення до облікових документів даних про час і причину виключення військовослужбовців із списків особового складу здійснюється на підставі наказу по стройовій частині про їх виключення.
6. Сповіщення на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця (додаток 20 до цієї Інструкції) є документом, що містить відомості про місце, дату та причину його смерті (загибелі), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти, а також характеристику його вірності Військовій присязі Українському народу.
Сповіщення на померлих (загиблих, у тому числі, які померли перебуваючи на лікуванні у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони, померли (загинули) на шляху прямування у складі команди або в результаті загибелі корабля (судна), на якому здійснювалось перевезення особового складу у складі команди), захоплених в полон або заручниками, інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців (далі - сповіщення командира військової частини), оформлюється та підписується командиром і начальником штабу військової частини та засвідчується гербовою печаткою.
Сповіщення командира військової частини складається у двох примірниках.
Перший примірник надсилається до відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця (якщо місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу чи останнього місця проживання військовослужбовця) протягом доби після отримання достовірної інформації про його смерть (загибель), захоплення в полон або заручником, а також інтернування у нейтральній державі або зникнення безвісти.
Надсилати сповіщення командира військової частини безпосередньо сім'ї (близьким родичам) військовослужбовця або повідомляти їх про подію, що сталася з військовослужбовцем, забороняється.
Другий примірник сповіщення командира військової частини зберігається у діловодстві військової частини.
7. Особові справи померлих (загиблих) та обліково-послужні картки військовослужбовців надсилаються до відповідних ТЦК та СП після виключення цих військовослужбовців зі списків особового складу військової частини у порядку, визначеному пунктом 12 розділу XIV цієї Інструкції.
8. На померлих (загиблих) осіб, які проходили базову військову службу, та курсантів, які не мали офіцерських звань, складається п'ять примірників іменного списку безповоротних втрат особового складу (додаток 21), який є документом, що відображає поіменно безповоротні втрати особового складу. Перший примірник надсилається до відповідного ТЦК та СП, одночасно з надсиланням сповіщення командира військової частини, другий - до Галузевого архіву, третій - до служби персоналу вищого рівня, четвертий - до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби), а п'ятий - зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат.
9. Донесення про смерть (загибель) осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (додаток 22) надсилається до служби персоналу вищого рівня.
У разі визнання особи безвісно відсутньою або оголошеною померлою на підставі рішення суду до донесення про смерть (загибель) додається клопотання про виключення таких військовослужбовців із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) довільної форми, а також копії відповідного рішення суду.
Донесення про смерть (загибель) і клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) складаються у трьох примірниках. Перший примірник надсилається до служби персоналу вищого рівня, другі до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби), а третій - зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат.
10. На підставі наказу по стройовій частині в електронному журналі обліку особового складу, у вкладці "Безповоротні втрати" робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.