заголовок до тексту;
текст;
підпис.
Титульний аркуш наказу по особовому складу наведено в додатку 48 до цієї Інструкції.
9. Титульні аркуші наказів по особовому складу формулюються від імені посадових осіб, яким відповідно до Положення надано право видавати накази по особовому складу. У наказах по особовому складу вказується дійсне найменування військової частини. Титульний аркуш наказу по особовому складу за дійсним найменуванням наведено в додатку 49 до цієї Інструкції.
10. Якщо режимні (закриті) військові частини в документах по особовому складу повинні вказуватися тільки за присвоєним їм умовним найменуванням, титульні аркуші наказів по особовому складу формулюються від імені командирів військових частин за умовним найменуванням. Титульний аркуш наказу по особовому складу за умовним найменуванням наведено в додатку 50 до цієї Інструкції.
11. Пункти наказів по особовому складу складаються в наказовій формі. У них послідовно без будь-яких скорочень вказуються такі відомості: військові звання, прізвища, власні імена, по батькові військовослужбовців, посади, які вони займають на час видання наказів, дійсні найменування військових частин, відповідно до штату (штатного розпису), командувань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, до яких вони входять, а на військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні,- у розпорядженні якої посадової особи вони перебувають, і остання посада, з якої їх зараховано у розпорядження. У наказах по особовому складу про призначення (переміщення), крім того, вказуються посади, на які військовослужбовці призначаються, номери військово-облікових спеціальностей за посадами, передбаченими штатами. Посади військовослужбовців, які вони займають на час видання наказу, не змінюються.
12. Військові частини, з’єднання, органи військового управління, військові навчальні заклади, установи та організації в наказах по особовому складу вказуються за їх дійсними найменуваннями. Написання дійсних найменувань здійснюється в порядку, установленому Указом Президента України від 30 жовтня 2000 року № 1173 "Про впорядкування присвоєння почесних найменувань військовим частинам, установам, вузлам зв’язку, органам та підрозділам".
Отримані державні нагороди, почесні і вчені звання, наукові ступені, гвардійські, спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах по особовому складу не вказуються.
У наказах по особовому складу вказуються номери та дійсні найменування військових частин відповідно до штату (штатного розпису), а також командувань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, яким вони підпорядковані.
Наприклад:
"КОМАНДИР ВЗВОДУ ОХОРОНИ РОТИ ОХОРОНИ БАТАЛЬЙОНУ ОХОРОНИ 000 ОКРЕМОЇ БРИГАДИ ТАКТИЧНОЇ АВІАЦІЇ ПОВІТРЯНОГО КОМАНДУВАННЯ "00000" ПОВІТРЯНИХ СИЛ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ";
"КОМАНДИРОМ ТАНКОВОГО ВЗВОДУ ТАНКОВОЇ РОТИ ТАНКОВОГО БАТАЛЬЙОНУ 00 ОКРЕМОЇ МЕХАНІЗОВАНОЇ БРИГАДИ ІМЕНІ КОРОЛЯ ДАНИЛА ОПЕРАТИВНОГО КОМАНДУВАННЯ "0000" СУХОПУТНИХ ВІЙСЬК ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ";
"ОФІЦЕР ВІДДІЛУ РЕМОНТУ ЦЕНТРАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АВІАЦІЇ ТА ПРОТИПОВІТРЯНОЇ ОБОРОНИ ОЗБРОЄННЯ КОМАНДУВАННЯ СИЛ ЛОГІСТИКИ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ".
До наказу по особовому складу включаються декілька пунктів. Видання наказу на одного військовослужбовця забороняється, за винятком термінових випадків, а також випадків, указаних у пункті 15 цього розділу.
У разі включення до наказу по особовому складу декількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторятися не повинен.
За наявності в наказі по особовому складу декількох вступних частин вони відділяються одна від одної знаком параграфа.
Пункти, які не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи.
Усі пункти наказу по особовому складу незалежно від кількості вступних частин повинні мати єдину порядкову нумерацію. Пункту наказу, виданого на одну особу, номер не надається.
Для зручності в роботі з реалізації наказів у кожному параграфі, а за відсутності параграфів - у всіх пунктах наказу по особовому складу прізвища військовослужбовців розташовуються в алфавітному порядку.
13. Під час призначення військовослужбовців у режимні (закриті) військові частини ці частини вказуються тільки за умовними найменуваннями, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах.
Під час призначення військовослужбовців у військові частини, у штатах яких встановлена умовна нумерація підрозділів, а їхні штатні найменування вказані в дужках, ці підрозділи вказуються тільки за умовною нумерацією. Наприклад: "Начальником розрахунку 1 групи військової частини А0215, ВОС - 4500004".
14. У наказах по особовому складу про зарахування військовослужбовців слухачами військових навчальних закладів вказується про складання ними конкурсних вступних іспитів.
У наказах по особовому складу про закінчення військовослужбовцем курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказується оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.
У разі закінчення навчання заочної форми посади, які займають військовослужбовці, у пунктах наказів по особовому складу не вказуються.
15. Окремо видаються накази по особовому складу:
про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях або роботою в спеціальних спорудах;
про присвоєння чергових військових звань військовослужбовцям;
про звільнення військовослужбовців у зв’язку з обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, обмеження волі;
про виключення із списків особового складу військовослужбовців, які померли (загинули, визнані судом безвісно відсутніми або оголошені померлими) у мирний час;
про нагородження (заохочення) військовослужбовців і працівників.
Накази по особовому складу відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовців (послужною (скороченою послужною) карткою або за особовою справою), а також за установленими Інструкцією з організації виконання Положення документами, які оформляються посадовими особами служб персоналу та кадрових центрів для встановлення, зміни або припинення правових відносин, які реалізуються наказами по особовому складу.
16. Примітки до пунктів наказів по особовому складу розташовуються під відповідними пунктами. У них, залежно від змісту пункту наказу по особовому складу, вказуються:
у наказах про укладення (продовження) строку контракту - рік народження, особистий номер, строк, на який укладено (продовжено) контракт, підстави або умови укладання (продовження) контракту (за наявності);
у наказах про присвоєння первинних військових звань - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, з якого часу проходить військову службу, особистий номер;
у наказах про присвоєння чергових військових звань - рік народження, особистий номер, вислуга в попередньому військовому званні;
у наказах про присвоєння чергових військових звань достроково - рік народження, особистий номер, вислуга в попередньому військовому званні, військове звання за посадою, передбачене штатом;
у наказах про присвоєння первинних військових звань запасу - особистий номер;
у наказах про присвоєння первинних військових звань запасу військовозобов’язаним і жінкам, які не проходили військову службу, за результатами атестування осіб офіцерського складу - особистий номер, які проходили військову службу,- рік народження, особистий номер, районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, в якому перебуває на обліку;
у наказах про присвоєння чергових військових звань запасу (резерву) - рік народження, особистий номер, вислуга у військовому званні, районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, в якому перебуває на обліку;
у наказах про призначення (переміщення) - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях).
Під час запису відомостей про отриману освіту вказуються найменування навчального закладу, який дає вищу за рівнем військову або спеціальну цивільну освіту, і рік закінчення. Для осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується рівень багаторівневої підготовки. За наявності вищої за рівнем цивільної освіти вказується також і військова освіта. Загальна освіта вказується тільки в тих випадках, коли військовослужбовець не має середньої військової або спеціальної цивільної освіти.
Наприклад: "1979 р. н., освіта: Київський інститут Військово-Повітряних Сил у 2000 р.".
У примітках наказів по особовому складу про призначення (переміщення) військовослужбовців вказуються причини призначення (переміщення) відповідно до вимог, передбачених Положенням, передбачене штатом військове звання за посадою, з якої переміщується, і військове звання за посадою, на яку переміщується.
Наприклад: "Призначається на вищу посаду в порядку просування по службі з шпк "старший лейтенант" на шпк "майор".
У разі скорочення посади вказуються номер і дата директиви про скорочення штатів або проведення організаційних заходів. Наприклад:
"Спільна директива МО України та ГК ЗС України від 30.12.2005 № Д-322/1/24";
у наказах по особовому складу про зарахування в розпорядження у зв’язку з проведенням організаційних заходів - рік народження, особистий номер. Накази видаються на всіх військовослужбовців, якщо до кінця встановленого строку проведення цих заходів не вирішено питання щодо подальшого службового використання вивільнених військовослужбовців;
у наказах по особовому складу про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посадах, не пов’язаних із виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях або роботою в спеціальних спорудах,- рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (вислуга років: у календарному і пільговому обчисленні), дата призначення на посаду, грошове забезпечення за останньою посадою до переміщення, причина переміщення, а також збереження за ним права на обчислення пенсії за вислугою років із посадового окладу грошового забезпечення до переміщення відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб";
у наказах по особовому складу про продовження граничного строку перебування на посаді - рік народження, особистий номер;
у наказах по особовому складу про повернення з-за кордону і направлення за кордон - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях), особистий номер;
у наказах по особовому складу про призов (прийняття) на військову службу - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого і по який час проходив військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби), яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки призваний (прийнятий) і дата призову (прийняття) на військову службу;
у наказах по особовому складу про прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, направлення військовослужбовців до інших військових формувань з виключенням із списків особового складу - число, місяць, рік народження, особистий номер і підстава для видання наказу;
у наказах по особовому складу про прийняття військовослужбовців з інших військових формувань із зарахуванням їх до списків особового складу - рік народження, особистий номер, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях);
у наказах по особовому складу про звільнення з військової служби в запас (відставку) з правом на пенсію - число, місяць, рік народження, вислуга років у календарному і пільговому обчисленні, районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, до якого направляється на військовий облік звільнений, особистий номер, право носіння військової форми одягу; під час скорочення штатів або проведення організаційних заходів - номер і дата організаційної директиви. У разі звільнення військовослужбовця з військової служби в запас (відставку) без права на пенсію, замість вислуги років у примітках вказується, з якого часу він перебуває на службі. Військовослужбовцям, засудженим за скоєний злочин, у наказах по особовому складу про звільнення з військової служби додатково вказується, коли, де, яким судом, за що, за якою статтею Кримінального кодексу України і до якої міри покарання засуджено;
у наказах по особовому складу про виключення із списків особового складу загиблих (померлих) - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата смерті (назва хвороби, від якої помер, причина загибелі, чи пов’язана смерть із виконанням обов’язків військової служби (захисту Батьківщини)), де похований, прізвище, ім’я, по батькові, роки народження і місце проживання дружини, дітей (у тому числі на яких сплачувалися аліменти) або родичів, які мають право на отримання пенсії за загиблого (померлого), підстави для виключення із списків особового складу. При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, від якої настала смерть. Під час вирішення питання про причину загибелі (смерті) і її зв’язок з виконанням обов’язків військової служби необхідно керуватися вимогами Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу" та матеріалами спеціального розслідування з приводу загибелі (смерті) військовослужбовця. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - число, місяць, рік народження, з якого часу перебуває на військовій службі, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім’ї, яка знаходиться на утриманні, за потреби - місце поховання;
у наказах по особовому складу про зміну прізвища, власного імені, по батькові, дати народження - рік народження, особистий номер і підстава про зміни.
Ці накази видаються тільки на підставі документів, виданих органами РАЦС або закордонними дипломатичними установами України.
Дозволяється примітки до пунктів наказів заміняти особистими номерами (у наказах про випуск із військових навчальних закладів, про нагородження (заохочення), про оголошення посадового становища у зв’язку зі зміною нумерації (найменування) військової частини, про зарахування в розпорядження).
Переміщення військовослужбовців всередині військової частини на рівні посади однакового найменування (наприклад: з посади командира 1 взводу на посаду командира 3 взводу) оформляються наказами по стройовій частині.
17. Вступна частина наказу по особовому складу формулюється коротко, вона повинна відображати зміст наказу і містити в окремих випадках посилання на відповідні пункти Положення, статті Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу", на підставі яких видається наказ. Зразок вступної частини наказу по особовому складу наведено в додатку 51 до цієї Інструкції.
Вступна частина наказу по особовому складу, пункт наказу і примітка до пункту наказу не відриваються і не переносяться на іншу сторінку.
18. Військовослужбовці, позбавлені військових звань, виключаються із списків особового складу військової частини наказами командира військової частини по стройовій частині відповідно до законодавства.
19. Проєкти наказів по особовому складу перед поданням їх на підпис відповідному командиру (керівнику), повинні бути перевірені (вичитані) виконавцем, зазначені в пунктах наказу облікові дані військовослужбовців або працівників уважно звірені з наявними документами персонального обліку, посади - зі штатом, штатним розписом. Про відсутність помилок у проєкті наказу та відповідність його пунктів законодавству на звороті останнього аркуша наказу виконавець та безпосередній керівник служби персоналу (або посадова особа, на яку покладено завдання роботи з персоналом, де штатом не передбачено відповідної служби або окремої штатної посади), засвідчують своїми підписами.
У разі проведення перевірки проєкту наказу по особовому складу іншими посадовими особами вони також ставлять свої підписи. Зразок звороту останнього аркуша наказу по особовому складу наведено в додатку 52 до цієї Інструкції.
20. Кожний проєкт наказу по особовому складу обов’язково подається на юридичну експертизу до відповідної юридичної служби або посадової особи, на яку покладено завдання з проведення правової роботи. Віза посадової особи, яка проводила юридичну експертизу, проставляється на звороті кожного аркуша першого примірника наказу по особовому складу.
21. Зразки пунктів наказів по особовому складу наведено у додатку 53 до цієї Інструкції.
XII. Особливості організації та ведення обліку особового складу в особливий період
1. Облік особового складу в особливий період, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців щодо прихованої мобілізації або з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, ведеться у порядку, установленому на мирний час, та з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.
2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:
на особовий склад, який перебуває на військовій службі (здійснює трудову діяльність), а також військовослужбовців, які проходили службу у військовому резерві за контрактом та призвані на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період,- облікові документи, які велися на нього у військовій частині в мирний час;
на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період:
на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - особові справи та послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки;
на сержантів і солдатів - обліково-послужні картки, отримані з територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки та вилучені з їхніх військових квитків.
3. Військовослужбовці військової служб за призовом під час мобілізації, на особливий період зараховуються в день прибуття до списків особового складу військової частини в порядку, установленому пунктами 13 і 14 розділу II цієї Інструкції.
Первинне призначення на посади військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, а також призначення (переміщення) військовослужбовців, які перебувають на військовій службі, відповідно до їх мобілізаційного призначення за мобілізаційним планом, здійснюються наказом командира військової частини по стройовій частині до закінчення заходів відмобілізування незалежно від номенклатури посад для призначення. Наказ по стройовій частині розробляється на всі військові частини, що формуються та мають самостійний штат.
Ці накази є підставою для визначення посадового становища військовослужбовцям, запису відповідних відомостей до облікових документів, видачі документів, що посвідчують особу військовослужбовця офіцерам військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період. Зазначені накази не дублюються наказами по особовому складу.
Розсилка других (третіх) примірників наказів по стройовій частині (витягів із наказів по стройовій частині) здійснюється в порядку, установленому пунктами 9-11 розділу Х цієї Інструкції для наказів по особовому складу, на наступний день після закінчення встановлених строків готовності військової частини.
Зразок наказу по стройовій частині наведено в додатку 54 до цієї Інструкції.
4. Військовослужбовцям військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, початком проходження військової служби вважається день, визначений Законом України "Про військовий обов’язок і військову службу".
У військових квитках військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, у тому числі в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - в особових справах і послужних картках, у сержантів і солдатів - в обліково-послужних картках, робиться запис про дату призову на військову службу і направлення до місця служби, який засвідчується підписом керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки і гербовою печаткою.
Військовослужбовцям, призваним на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, які прибули під час мобілізації безпосередньо до військових частин або перебували на цей час на зборах, відмітки про час їх призову на військову службу робляться у військових квитках та решті облікових документів начальником штабу військової частини.
До отримання офіцерами військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період документів, що посвідчують особу військовослужбовця, в їхні військові квитки вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі. Після видачі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, військові квитки у цих офіцерів вилучаються і зберігаються в їх особових справах.
5. Офіцерам, особам рядового, сержантського і старшинського складу, переміщеним під час мобілізації до нового місця служби у військові частини, що не входять до складу військ (сил), які беруть участь у бойових діях, одночасно із врученням припису видається на руки в опечатаному пакеті особова справа, сержантам і солдатам видаються обліково-послужні картки. Другі примірники особових справ офіцерів, а також послужні картки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу пересилаються до служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців.
Якщо військовослужбовці вибувають у складі команди, то особові справи офіцерів, осіб рядового сержантського і старшинського складу, а також обліково-послужні картки сержантів і солдатів можуть бути видані в опечатаному пакеті під підпис старшому команди. Про видачу пакетів з особовими справами та рештою облікових документів робиться відмітка в приписах (поіменних списках команд).
6. Під час переміщення військовослужбовців до військових частин, які беруть участь у бойових діях, усі документи персонального обліку (особові справи (для офіцерів - перший і другий примірники), послужні та обліково-послужні картки) пересилаються до служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців. У разі постійного розташування служби персоналу штабу військової частини, яка бере участь у бойових діях, у районі відновлення або в місці евакуації (постійне місце дислокації військової частини знаходиться поза межами ведення бойових дій), перші примірники особових справ офіцерів, осіб рядового сержантського і старшинського складу, а також обліково-послужні картки сержантів і солдатів, направляються до місця розташування служби персоналу штабу військової частини, до якої їх було переміщено. Другі примірники особових справ офіцерів, а також послужні картки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу пересилаються до служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців.
7. З оголошенням воєнного стану, якщо служба персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадровий центр за підпорядкованістю (або їх окремий структурний підрозділ, на який покладено обов’язки з ведення персонального обліку особового складу) було евакуйовано за межі ведення бойових дій, під час переміщення військовослужбовців у визначених пунктами 5 та 6 цього розділу випадках, у разі службової необхідності, дозволяється направляти документи персонального обліку до місця евакуації служби персоналу або кадрового центру (окремого структурного підрозділу, на який покладено обов’язки з ведення персонального обліку особового складу).
8. На військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, особові справи, послужні та обліково-послужні картки районні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки пересилають безпосередньо до військових частин, куди направлені військовослужбовці, з урахуванням вимог пунктів 5-7 цього розділу. Штаби військових частин після отримання облікових документів вилучають з них ідентифікаційні жетони і вручають їх військовослужбовцям.
9. Персональний і штатно-посадовий облік військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період у службах персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю здійснюється за обліковими документами, отриманими від військових частин, що прибули до їх складу. Документи персонального обліку військовослужбовців, яких не вистачає, складаються в цих службах персоналу.
Другі примірники особових справ офіцерів військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період запитуються за потреби з відповідних районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
10. Для організації персонального обліку військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період у службах персоналу та кадрових центрах використовуються послужні картки, які зберігаються в їх довідкових картотеках. У разі відсутності послужних карток на них виписуються скорочені послужні картки на підставі отриманих наказів по стройовій частині. За потреби заміни скорочених послужних карток на повні дозволяється знімати копії з послужних карток, які зберігаються та ведуться у вищому штабі (органі військового управління) або кадровому центрі за підпорядкованістю.
11. У військових частинах, органах військового управління та з’єднаннях, на кораблях (суднах) і в підрозділах військової частини, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:
у військових частинах, які беруть участь у бойових діях, особові справи та послужні (скорочені послужні, обліково-послужні) картки не ведуться. Під час вибуття військової частини (разом зі штабом та службою персоналу) до складу військ (сил), які беруть участь у бойових діях, особові справи, послужні (скорочені послужні, обліково-послужні) картки, книги алфавітного обліку військовослужбовців, за наказом командира військової частини пересилаються до визначеного місця евакуації або залишаються в пункті постійної дислокації військової частини у випадку відсутності загрози їх захоплення або знищення, а також за наказом відповідного командира (керівника) вищого штабу (органу військового управління) пересилаються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю;
у відділенні, екіпажі, розрахунку, взводі (обслузі) на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу;
з початком бойових дій у штабах батальйонів (дивізіонів) складається добова відомість у двох примірниках, перший примірник якої передається до штабу військової частини;
у всіх військових частинах (крім військових закладів охорони здоров’я) і в неокремих батальйонах (дивізіонах) розділ добової відомості (додаток 55) "IV. У наявності" замінюється розділом "IV. Втрати за минулу добу: а) загинули або померли; б) зникли безвісти; в) потрапили в полон; г) захоплено в заручники; ґ) інтерновано; д) евакуйовано з пораненнями; е) евакуйовано внаслідок хвороби; є) інші втрати";
у військових закладах охорони здоров’я розділ добової відомості (додаток 56) "IV. У наявності" заміняється розділом "IV. Вибуло за добу: а) виписано і відправлено до військових частин придатних до військової служби; б) виписано і відправлено одужуючих до військових частин; в) звільнено у відпустку; г) звільнено в запас з переоглядом через 6-12 місяців; ґ) звільнено з виключенням з військового обліку; д) померли від ран і хвороб; е) евакуйовано до інших закладів охорони здоров’я; є) відряджено із постійного складу";
у підрозділах, які десантуються до тилу ворога для виконання бойових завдань, облік особового складу ведеться: у роті, батальйоні та їм відповідних - у книзі обліку особового складу. Інші облікові документи під час виконання бойових завдань у тилу ворога не ведуться. Перед десантуванням вони здаються для тимчасового зберігання в штаби і служби персоналу за наказом начальника штабу військової частини. Особові справи офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу штабами військових частин передаються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю;
у службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, службах персоналу видів Збройних Сил, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби, які прийняли поповнення, ведеться книга обліку прибулого поповнення (додаток 57), в якій обліковується прибулий для поповнення особовий склад;
з’єднання та окремі кораблі (судна), які виходять у море для виконання бойових завдань, книги алфавітного обліку, книги обліку тимчасово відсутнього і тимчасово прибулого особового складу, книги обліку вибулого та прибулого особового складу і обліково-послужні картки залишають на березі. Порядок і час здачі цих документів визначаються керівником служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю;
під час перевезення особового складу на літаках, вертольотах, кораблях (суднах) штаби військових частин (військових закладів охорони здоров’я), що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель (судно) іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 58), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки, який відправляє його до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру за підпорядкованістю. Другий примірник залишається в штабі військової частини (військового закладу охорони здоров’я), особовий склад яких перевозиться;
в управліннях з’єднань, штабах командувань видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в органах військового управління, які беруть участь у бойових діях, добова відомість складається один раз на п’ять діб.
12. Командирам військових частин (з’єднань) забороняється:
направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів і штабу військової частини;
самовільно заносити до списків особового складу військової частини військовослужбовців інших військових частин (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх військових частин, направляються до місця служби або до резервних військових частин.
13. Командири відділень, взводів, рот, батарей, відповідних їм підрозділів, а також командири підрозділів і служб кораблів (суден) усіх рангів зобов’язані:
перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;
незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;
щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому командиру про наявність і втрати особового складу.
14. Облік військовослужбовців, які беруть участь у бойових діях, ведеться у службах персоналу управлінь з’єднань (органів військового управління) за книгами штатно-посадового обліку окремо на кожну військову частину.
Штатно-посадові картотеки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в службах персоналу управлінь з’єднань (органів військового управління), які беруть участь у бойових діях, не ведуться.
15. Облік військовослужбовців, які перебувають у резервних військових частинах з’єднань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, ведеться відповідно до пункту 7 розділу II цієї Інструкції. При цьому змінний склад обліковується тільки за книгами алфавітного обліку окремо від постійного складу. У службах персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів, яким підпорядковані ці резервні частини, ведуться:
на офіцерів - особові справи і послужні картки;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - скорочені послужні картки. З останніх складається тимчасова картотека обліку осіб рядового, сержантського і старшинського складу резерву.
16. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), поранення, хворобу та з інших причин, у підрозділах військових частин ведеться у такому порядку:
у відділенні та взводі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, командири відділень і взводів доповідають своєму безпосередньому командиру (керівнику) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;
у роті (батареї), окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 59). Іменний список особового складу, який вибув зі строю, щоденно подається командиру батальйону (дивізіону), до штабу військової частини;
у батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) - на підставі даних іменних списків особового складу, який вибув зі строю рот (батарей) і окремих підрозділів, про втрати особового складу, звірені з даними медичних підрозділів військової частини, складається загальний іменний список особового складу, який вибув зі строю, на особовий склад батальйону (дивізіону, ескадрильї), який разом із добовою відомістю щодня надається до штабу військової частини.
17. У штабі військової частини іменні списки особового складу, який вибув зі строю, подані командирами підрозділів, звіряються з даними обліку медичного пункту військової частини. В іменних списках робиться відмітка щодо того, хто з поранених і хворих перебуває в медичному підрозділі військової частини, хто вибув зі складу військової частини через поранення та з інших причин без відома медичних підрозділів частини. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку медичного підрозділу військової частини складається список загальних втрат особового складу (форма, строки і порядок надання інформації щодо загальних втрат особового складу встановлюються Генеральним штабом) та видається наказ по стройовій частині, за яким весь особовий склад, що загинув у бою, помер унаслідок поранення, контузії, каліцтва, хвороби та з інших причин, виключається із списків особового складу військової частини. Після видання наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини безповоротно вибулого особового складу, на них складається іменний список безповоротних втрат особового складу та надсилається у порядку, установленому пунктом 3 розділу XIII цієї Інструкції.
Особовий склад у наказі розподіляється за категоріями: офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, солдати і сержанти та працівники. Кожна з категорій зазначається в наказі окремим параграфом. У книгах алфавітного обліку робляться відповідні записи.
18. Сповіщення керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї (близьких родичів) загиблого (померлого) особового складу, сповіщення сім’ї, відправлення власних речей і цінностей та особистих документів здійснюється відповідно до установлених вимог пунктами 1-19 розділу VI цієї Інструкції, з урахуванням таких особливостей.
У разі поховання військовослужбовця за місцем проходження військової служби командир військової частини, в якій проходив військову службу загиблий (померлий) військовослужбовець, повинен направити керівнику районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем проживання сім’ї (близьких) родичів загиблого (померлого) військовослужбовця разом із сповіщенням командира військової частини свідоцтво про смерть військовослужбовця та фотографічні картки з місця поховання для передачі їх сім’ї (близьким родичам) загиблого (померлого) військовослужбовця. Якщо місце проживання сім’ї (близьких родичів) загиблого (померлого) військовослужбовця невідоме, або військовослужбовець не мав сім’ї (близьких родичів), або вони проживають на тимчасово окупованій території, сповіщення командира військової частини, свідоцтво про смерть та фотографічні картки з місця поховання надсилаються до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) загиблого (померлого) військовослужбовця на військову службу або останнього місця його проживання.
Донесення про загибель (смерть) військовослужбовців в особливий період не надсилаються, усі загиблі (померлі) військовослужбовці обліковуються за іменними списками безповоротних втрат особового складу. Іменні списки безповоротних втрат особового складу на загиблих (померлих) військовослужбовців складаються після видання наказу командира військової частини по стройовій частині про їх виключення із списків особового складу військової частини у зв’язку зі загибеллю (смертю).
19. Особовий склад, який вибув із військових частин, виключається із списків особового складу військових частин у строки, установлені пунктом 15 розділу II цієї Інструкції.
20. Не виключаються із списків особового складу військових частин і обліковуються як тимчасово відсутні особи, визначені пунктом 16 розділу II цієї Інструкції, а також:
особовий склад, який знаходиться у відрядженнях, відпустках, на навчанні (без виключення із списків особового складу військової частини) та прикомандирований до інших військових частин;
особовий склад, який знаходиться на лікуванні в амбулаторно-поліклінічних закладах та лікарняних закладах військової частини охорони здоров’я в системі Міноборони (медичний пункт (служба)), медичний пункт (з ліжковим фондом), медичний взвод (рота, батальйон), військовий лазарет (усіх найменувань) (далі - медичний підрозділ військової частини);
особовий склад, який знаходиться на лікуванні у військових госпіталях, філіях госпіталів (усіх найменувань) (далі - гарнізонні військові заклади охорони здоров’я). У донесення про склад та чисельність військ вони не включаються з дня вибуття з частини;
особовий склад, який знаходиться на лікуванні у військово-медичних (клінічних) центрах усіх найменувань, а також медичних (лікувально-діагностичних) центрах (далі - військові заклади охорони здоров’я регіону). У донесення про склад та чисельність військ вони не включаються з дня вибуття з частини;
евакуйовані внаслідок поранень, через хворобу до закладів охорони здоров’я за межі військової частини. У донесення про склад та чисельність військ вони не включаються з дня евакуації.
21. Загиблі (померлі) офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу виключаються із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) наказами по особовому складу в порядку, установленому пунктами 3 та 5 розділу X цієї Інструкції.
22. Військовослужбовці, евакуйовані внаслідок поранень, через хворобу до закладів охорони здоров’я (у тому числі цивільних медичних закладів) та які знаходяться на лікуванні за межами військової частини (у військових закладах охорони здоров’я гарнізону, регіону), за поданням командирів військових частин звільняються з посад та зараховуються у розпорядження посадових осіб, які мають право призначати на ці посади (додаток 60).
Після одужання військовослужбовці із закладу охорони здоров’я направляються:
придатні за станом здоров’я (у воєнний час) за висновком військово-лікарської комісії - безпосередньо до військових частин за місцем проходження служби до поранення (хвороби) або резервних (навчальних) військових частин за місцем дислокації, відповідно до клопотань командирів військових частин, у списках особового складу яких вони перебувають;
непридатні за станом здоров’я (у воєнний час) військовослужбовці за висновком військово-лікарської комісії - безпосередньо до попереднього місця служби, або, відповідно до клопотань командирів військових частин, у списках особового складу яких вони перебувають,- до визначеного у наказі про звільнення з військової служби районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки для постановки на військовий облік (крім військовослужбовців, визнаних військово-лікарськими комісіями непридатними до військової служби за станом здоров’я за наслідками захворювань, поранень (травм, контузій, каліцтв), одержаних під час виконання обов’язків військової служби, які виявили бажання проходити військову службу та стосовно яких прийнято рішення про залишення на військовій службі за контрактом).
23. Звільнення військовослужбовців, визнаних за станом здоров’я непридатними до військової служби, здійснюється наказами посадових осіб, яким відповідно до Положення надано таке право.
Після затвердження висновку військово-лікарської комісії про визнання військовослужбовців за станом здоров’я непридатними до військової служби (у тому числі з повторним медичним обстеженням через шість або дванадцять місяців), у разі наявності умов, що унеможливлюють їх прибуття (стан здоров’я, розташування військової частини в районі ведення бойових дій, окупації, тилу ворога тощо) до попередніх місць служби або військових частин, у списках особового складу яких вони перебувають, для підготовки документів на звільнення з військової служби та здавання посад, звільнення військовослужбовців та виключення їх із списків особового складу військової частини здійснюються службами персоналу військових частин, у списках особового складу яких утримуються військовослужбовці, або службами персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, у порядку, визначеному Положенням та цією Інструкцією. Водночас по одному примірнику витягів з наказів про звільнення направляється до військових закладів охорони здоров’я, в яких перебувають на лікуванні військовослужбовці.
Військові заклади охорони здоров’я зобов’язані забезпечити своєчасну відправку висновків (постанов) військово-лікарських комісій на військовослужбовців до відповідних служб персоналу, які здійснюють їх звільнення, та повідомляти вказані служби персоналу про дати виписки військовослужбовців з військових закладів охорони здоров’я (у тому числі цивільних) з метою виключення їх із списків особового складу військових частин наказами по стройовій частині та своєчасного здійснення розрахунків, зняття з усіх видів забезпечення.
У разі визнання військовослужбовців військово-лікарськими комісіями непридатними до військової служби з виключенням з військового обліку або непридатними до військової служби в мирний час, обмежено придатними у воєнний час вони подаються до звільнення з військової служби до виписки із військового (цивільного) закладу охорони здоров’я.
Не пізніше наступного дня після виключення військовослужбовців із списків особового складу військових частин служби персоналу направляють усі документи персонального обліку та приписи військовослужбовців до вказаних в наказі про звільнення районних територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки для постановки їх на військовий облік.
24. Облік військовослужбовців, які знаходяться на лікуванні за межами військової частини у військових та цивільних закладах охорони здоров’я, ведеться:
у службі персоналу штабу військової частини (з’єднання, органу військового управління, військового навчального закладу) - шляхом запису до книг алфавітного і штатно-посадового обліку відомостей про поранення (хворобу), найменування закладу охорони здоров’я, до якого військовослужбовця направлено (евакуйовано);
у службі персоналу вищого штабу (органу військового управління) та кадрових центрах за підпорядкованістю - шляхом запису цих самих відомостей у послужні картки, перекладені з послужної картотеки в окрему довідкову картотеку обліку поранених (хворих);
у службах персоналу Міноборони, органу управління Держспецтрансслужби, Командування Медичних сил Збройних Сил України та Кадровому центрі Збройних Сил - кількісно за основними посадами, військово-обліковими спеціальностями, у Кадровому центрі Збройних Сил, крім того,- за родами військ (сил).
25. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які поступили безпосередньо до військових закладів охорони здоров’я (у тому числі цивільних), і яких було підібрано на полі бою і на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, керівники військових закладів охорони здоров’я не пізніше наступного дня після їх прибуття зобов’язані повідомити командирів військових частин (керівників медичних підрозділів військових частин) та службу персоналу Командування Медичних сил Збройних Сил України, яка, в свою чергу, доводить отриману інформацію до Кадрового центру Збройних Сил, кадрових центрів видів Збройних Сил та служб персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил.
У разі відсутності відомостей про військову частину або якщо неможливо встановити особу військовослужбовця, керівники військових закладів охорони здоров’я інформують керівника районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки або доповідають представнику Військової служби правопорядку, у зоні діяльності яких знаходиться військовий заклад охорони здоров’я.
26. У службах персоналу видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, службах персоналу Міноборони та органу управління Держспецтрансслужби в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи і послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із військових частин, які беруть участь у бойових діях, невідоме.
На ці збірні пункти пересилаються також особові справи і послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій, щодо яких протягом трьох місяців не надходили запити від служб персоналу або територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки.
27. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються до служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю, яка після тримісячного строку зберігання направляє ці особові справи до Галузевого архіву, а на військовослужбовців, поновлених у військовому званні,- до відповідних служб персоналу за місцем служби цих військовослужбовців.
28. У разі вибуття військових частин до районів бойових дій або виходу з них, а також під час їх перепідпорядкування облікові документи на особовий склад цих військових частин передаються до служб персоналу з’єднань нового підпорядкування у порядку, установленому пунктами 5-7 розділу XIV цієї Інструкції.
29. Статистичний облік особового складу в особливий період здійснюється в порядку, установленому пунктом 12 розділу VIII цієї Інструкції.
30. У разі втрати документів персонального обліку особового складу служби персоналу з’єднань штаби військових частин, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової загибелі або втрати облікових документів служби персоналу з’єднань повинні негайно отримати від військових частин (з’єднань) іменні списки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу відповідно до додатка 7, а штаби військових частин - іменні списки на весь особовий склад від підрозділів відповідно до додатка 6, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником штабу або керівником служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру.
31. У випадку загибелі військової частини в результаті застосування ворогом зброї масового ураження штаби і служби персоналу з’єднань зобов’язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості і встановлення прізвищ, імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців (шляхом опитування тих, хто залишився в живих, розшуку збережених документів і документів, які велися на військовослужбовців у штабах і службах персоналу з’єднання).
32. З метою підтримання постійної готовності служб персоналу та кадрових центрів до роботи в умовах особливого періоду керівники служб персоналу і кадрових центрів до настання особливого періоду зобов’язані:
визначити перелік справ (документів) з питань особового складу, картотек, особових справ, книг обліку, що підлягають передачі для зберігання до Галузевого архіву, вивезенню до місць евакуації або знищенню за актом, призначити осіб, відповідальних за організацію та виконання вказаних заходів;
визначити та погодити з відповідними посадовими особами порядок транспортування документів до Галузевого архіву та до місця евакуації, забезпечення охорони документів під час перевезення;
визначити черговість вивезення документів до місць евакуації.
33. У кожній службі персоналу та кадровому центрі повинно бути закладено достатню кількість металевих ящиків або коробок жорсткої конструкції, пакунків або інших засобів зберігання, які, у разі евакуації, дозволять вивезти відібрані документи та бланки суворої звітності у непошкодженому стані.
34. Керівник служби персоналу або кадрового центру забезпечує організацію збереження документів персонального обліку особового складу.
До введення воєнного стану в службах персоналу та кадрових центрах повинно бути підготовлено:
описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до Галузевого архіву;
описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;
описи картотек, особових справ, книг обліку, що вивозяться до місць евакуації.
У разі прийняття рішення про евакуацію служби персоналу або кадрового центру підлягають вивезенню:
документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи, справи та книги обліку особового складу, строки зберігання яких не визначено та які необхідні для забезпечення повсякденної діяльності у місці евакуації;
особові справи, послужні та довідкові картотеки, описи, реєстраційно-контрольні документи, бланки суворої звітності, покажчики тощо.
35. Документи, які не були передані до Галузевого архіву, підлягають вивезенню до місця евакуації.
XIII. Облік загальних втрат особового складу
1. Загальні втрати особового складу поділяють на безповоротні та тимчасові.
Особовий склад, який безповоротно вибув унаслідок загибелі (смерті) та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони поділяються на бойові безповоротні втрати та інших загиблих (померлих).
До бойових безповоротних втрат належать особи, які загинули під час виконання бойового завдання, від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, померли унаслідок поранення, контузії, каліцтва, хвороби та з інших причин під час бойової обстановки, перебування в полоні (заручниках), загинули унаслідок подій і нещасних випадків під час виконання бойових завдань.