17. У разі надходження до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки будь-яких змін до раніше отриманого сповіщення командира військової частини керівник територіального центру комплектування та соціальної підтримки зобов’язаний внести відповідні зміни до облікових документів, повідомити про них сім’ю (близьких родичів) загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця, а якщо ці зміни впливають на виплату пенсії або отримання встановлених пільг та матеріальних допомог, одночасно повідомити про це відповідні державні органи, які їх надають.
18. У разі надходження до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки сповіщення командира військової частини на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця, призваного (прийнятого) іншими територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки керівник цього центру зобов’язаний протягом п’яти днів після отримання цього сповіщення командира військової частини надіслати до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем призову (прийняття) вказаного в ньому військовослужбовця повідомлення за формою, установленою додатком 38 до цієї Інструкції.
19. У військових закладах охорони здоров’я облік загиблих (померлих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців із числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для штабу військової частини.
Стосовно загиблих (померлих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців змінного складу, тих, що перебували на лікуванні, керівник військового закладу охорони здоров’я засобами зв’язку та письмово повідомляє командирів військових частин, в яких проходили службу ці військовослужбовці (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення командирів військових частин, у списках яких вони утримувалися). У повідомленнях вказуються: військове звання, прізвище, власне ім’я, по батькові загиблого (померлого), дата і причина загибелі (смерті), обставини захоплення в полон або заручниками, а також інтернування або зникнення безвісти.
20. Сповіщення командира військової частини на загиблих (померлих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців, які перебували на лікуванні у військовому закладі охорони здоров’я, надсилаються у районні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки командирами військових частин, в яких проходили службу ці військовослужбовці (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення - командирами військових частин, у списках яких вони утримувались).
21. Облік загиблих (померлих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти працівників, відправлення їх власних речей, цінностей і особистих документів здійснюється в порядку, установленому для військовослужбовців.
Власні речі, цінності і особисті документи, що підтверджують особу і громадянство, трудова книжка (за наявності) передаються сім’ї (близьким родичам) загиблого (померлого) працівника.
У разі наявності в загиблого (померлого) працівника документа, що посвідчує особу військовослужбовця запасу, він передається до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем перебування працівника на військовому обліку (останнього місця проживання).
22. У разі загибелі (смерті), захоплення в полон або заручником, а також інтернування в нейтральній державі або зникнення безвісти працівника, який перебував на робочому місці у військовій частині, сім’ю (близьких родичів) працівника сповіщають в усному порядку. Сповіщення командира військової частини на загиблого (померлого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти працівника військові частини надсилають у разі проживання його (її) сім’ї (близьких родичів) в іншій місцевості або за кордоном. Водночас сповіщення командира військової частини надсилаються у відповідні районні територіальні центри комплектування та соціальної підтримки або закордонні дипломатичні установи України за місцем проживання членів сім’ї (близьких родичів) працівника.
VII. Виконання запитів громадян щодо розшуку військовослужбовців
1. Облік запитів громадян щодо розшуку військовослужбовців, їх розгляд і контроль за своєчасним виконанням здійснюються відповідно до вимог законодавства.
2. Керівники територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки зобов’язані проводити роз’яснювальну роботу з членами сімей та близькими родичами військовослужбовців, що у разі втрати зв’язку з військовослужбовцем, який проходить військову службу, вони повинні звертатися до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем свого постійного проживання або за місцем призову (прийняття) на військову службу військовослужбовця (останнього місця його проживання).
Якщо керівник районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки не володіє відомостями про місце перебування військовослужбовця, він зобов’язаний направити запит безпосередньо до військової частини за останнім відомим місцем проходження служби військовослужбовцем або до відповідної служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрового центру, у яких ведеться облік особового складу цієї військової частини.
Запити щодо розшуку військовослужбовців Держспецтрансслужби направляються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби.
VIII. Організація і порядок ведення персонального, штатно-посадового та статистичного обліку особового складу
1. Персональний, штатно-посадовий і статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби здійснюється відповідно до цього розділу і схеми обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах. Облік осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких призначено на посади офіцерів, ведеться разом з офіцерами та за обліковими документами в порядку, установленому для обліку офіцерів.
2. Керівники служб персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, кадрових центрів та служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби, зобов’язані:
вести облік штатної і спискової чисельності, а також переміщення особового складу підпорядкованих структурних підрозділів, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій;
завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість особовим складом підпорядкованих військових частин за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;
не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх підпорядкованих структурних підрозділах, військових частинах, військових навчальних закладах, установах та організаціях;
планувати заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу, не менше двох разів на рік особисто проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції;
своєчасно забезпечувати підпорядковані структурні підрозділи, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації бланками і книгами з обліку особового складу, а також документами, що посвідчують особу військовослужбовця, здійснювати контроль за їх використанням.
3. У службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведуться другі примірники особових справ офіцерів за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.
4. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотографічними картками та іншими даними, які характеризують їх), уточнення та внесення записів до особових справ, звірка з першими примірниками, ознайомлення військовослужбовців з записами в послужному списку покладаються на офіцерів служб персоналу та кадрових центрів, які займаються вивченням, добором, супроводженням (управлінням) кар’єрою військовослужбовців.
5. Для забезпечення довідкової роботи у службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командуванні об’єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведеться персональний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (додаток 39) і скороченими послужними картками (додаток 40). Картки в алфавітному порядку об’єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на офіцерів і окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За необхідністю до цих карток може додаватися продовження послужної картки (додаток 43).
6. Персональний облік особового складу за послужними (скороченими послужними) картками ведеться:
1) у Кадровому центрі Збройних Сил:
на осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі відкомандированих депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду, відряджених військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі);
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;
2) у службі персоналу Командування об’єднаних сил Збройних Сил України - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу об’єднаних сил Збройних Сил України;
3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;
4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил.
У службі персоналу органу військового управління, з’єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби облік ведеться на всіх офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу органу військового управління, з’єднання та Держспецтрансслужби відповідно.
7. Контроль за своєчасним пересиланням особових справ та послужних карток військовослужбовців, залученням облікових документів до особових справ, обліком, зберіганням та веденням особових справ і послужних карток покладається на посадових осіб служб персоналу та кадрових центрів, на яких покладено обов’язки з ведення персонального обліку особового складу.
8. З метою оперативного отримання статистичних даних, які характеризують кількісний і якісний склад офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, у службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби на підставі організаційних директив, штатів (штатних розписів), послужних карток організовується і ведеться персональний, штатно-посадовий облік військовослужбовців із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік). Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних керівників служб персоналу та кадрових центрів.
9. Автоматизований облік організовується в єдиній інформаційно-аналітичній системі і ведеться окремим структурним підрозділом служби персоналу або кадрового центру (у разі якщо штатом (штатним розписом) служби персоналу або кадрового центру окремий структурний підрозділ не передбачений, облік здійснюється посадовою особою, призначеною наказом командира (керівника) органу військового управління, з’єднання, якому служба персоналу або кадровий центр підпорядковані).
10. Автоматизований облік ведеться:
1) у Кадровому центрі Збройних Сил:
на всіх осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі відкомандированих депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду, відряджених військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;
2) у службі персоналу Командування об’єднаних сил Збройних Сил України - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Об’єднаних сил Збройних Сил України;
3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;
4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил.
У службі персоналу органу військового управління, з’єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу органу військового управління, з’єднання та Держспецтрансслужби відповідно.
11. Організація автоматизованого обліку здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних.
12. У разі відсутності в органі військового управління, з’єднанні обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення, а також необхідних умов для забезпечення дотримання вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних, штатно-посадовий облік особового складу здійснюється за книгами штатно-посадового обліку особового складу, штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу або за штатно-посадовими картками (додаток 41), об’єднаними в штатно-посадові картотеки, відповідно до номенклатури посад призначення.
Рішення на ведення штатно-посадового обліку окремо за відповідними книгами обліку, штатно-посадовими картками або щодо їх спільного ведення приймає командир (керівник) відповідного органу військового управління, з’єднання.
13. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального, штатно-посадового обліку, надісланих донесень та звітів і ведеться в порядку, установленому пунктами 8-10 цього розділу для ведення автоматизованого обліку.
14. Дані статистичної звітності щодо особового складу постійно уточнюються відповідно до встановлених звітів і строків.
15. Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після опрацювання за обліковими документами висилаються послідовно до кадрових центрів та служб персоналу, в яких заведено їх облік за послужними картками та другими примірниками особових справ.
Після відпрацювання у службі персоналу або кадровому центрі ці повідомлення знищуються.
Повідомлення про зміни в облікових даних офіцерів, які займають посади, що належать до номенклатури призначення Міністра оборони України, Президента України (у тому числі повідомлення про накладення і зняття дисциплінарних стягнень), а також вищого офіцерського складу, незалежно від займаних посад, надсилаються до Кадрового центру Збройних Сил окремо від повідомлень на інших офіцерів. На цих повідомленнях у правому верхньому куті ставиться штамп: "Номенклатура ПУ, МО".
Повідомлення про зміни в облікових даних військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, у тому числі військовослужбовців вищого офіцерського складу, опрацьовуються в службі персоналу цього розвідувального органу та нікуди не надсилаються.
16. До кадрових центрів та служб персоналу, які ведуть другі примірники особових справ офіцерів, обов’язково висилаються витяги з наказів про допуск офіцерів до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення. Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації або її позбавлення особам рядового, сержантського і старшинського складу висилаються до служб персоналу, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців за послужними картками.
Відправка витягів із наказів покладається на служби, в яких видаються ці накази.
17. На офіцерів льотного складу витяги з наказів щодо класної кваліфікації висилаються за підпорядкованістю до служб персоналу військових частин, з’єднань, видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил включно.
18. Військовослужбовці обліковуються в службах персоналу або кадрових центрах за книгами обліку та послужними картками не пізніше ніж сім днів з дня отримання наказу по особовому складу про їх призначення. До отримання їх особових справ і послужних карток, на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюються відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.
19. У службах персоналу та кадрових центрах, в яких заведено персональний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками, скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо. За ними здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток офіцерів. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.
20. Облік військовослужбовців, які вибули та виключені із списків особового складу, організовується і ведеться у службах персоналу та кадрових центрах за відповідними книгами обліку або за довідковими картотеками.
Відмітки про вибуття робляться в облікових документах не пізніше семи днів із дати отримання наказу по особовому складу.
21. Довідкові картотеки складаються та ведуться в службах персоналу та кадрових центрах, які здійснюють персональний облік особового складу за послужними картками та скороченими послужними картками.
22. Довідкові картотеки складаються зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання, засудження, призупинення військової служби).
Довідкові картотеки складаються і ведуться окремо на кожну категорію військовослужбовців.
23. Персональний і статистичний облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи, ведеться:
за обліковими картками, форми яких встановлені органами державної статистики;
за контрольними списками, форми яких визначаються Генеральним штабом.
Картка обліку заповнюється в службі персоналу або кадровому центрі на кожну особу, яка має наукові ступені або вчені звання, за місцем її служби (роботи).
Контрольний список складається на загальну кількість осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, та підписується керівником відповідної служби персоналу або кадрового центру. Періодичність уточнення контрольного списку та його зміст можуть змінюватися в залежності від обсягу та виду інформації, необхідної для ведення обліку.
Підставами для зарахування військовослужбовця або працівника на облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, є:
наказ відповідного командира (керівника) про призначення на посаду та документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;
повідомлення про зміни в облікових даних особи щодо присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання, а також за умови перебування на обліку другого примірника особової справи офіцера - надіслана та завірена в уставленому порядку копія документа про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.
24. Облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, ведеться:
в органах військового управління, управліннях з’єднань, військових частинах - за обліковими картками, які зберігаються в перших примірниках особової справи військовослужбовця за місцем проходження військової служби (для працівників - разом з їхніми особовими картками);
у науково-дослідних установах і військових навчальних закладах - за обліковими картками в окремій картотеці.
Крім того, у службах персоналу органів військового управління і з’єднань, Командування об’єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з’єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - за контрольними списками (персональний облік) та звітністю (статистичний облік) за всі підпорядковані структурні підрозділи, військові частини, військові навчальні заклади, установи та організації.
25. У Кадровому центрі Збройних Сил ведеться загальний контрольний список осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, який щороку уточнюється відповідно до наданих звітів.
IX. Присвоєння особистих номерів та забезпечення ідентифікаційними жетонами військовослужбовців
1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, і військовозобов’язаним - громадянам України, які перебувають у запасі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі і в запасі.
Особистий номер відповідає реєстраційному номеру облікової картки платника податків (далі - реєстраційний номер), який присвоюється кожному громадянину України.
Особистий номер військовослужбовця складається з десятизначного числа, наприклад: 2688117514 і гравірується на сталевому ідентифікаційному жетоні з особистим номером (далі - ідентифікаційний жетон), опис якого наведено в додатку 42 до цієї Інструкції.
2. Громадянам України, військовозобов’язаним і призовникам, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера та мають відповідну відмітку в паспорті, особистий номер присвоюється за серією та/або номером паспорта громадянина України, який на даний момент є в особи, наприклад: СН 318788. Якщо паспорт громадянина за будь-яких обставин буде замінений, особистий номер залишається без змін.
3. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:
Міністра оборони України (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - Голови Адміністрації Державної спеціальної служби транспорту) - особам одночасно з присвоєнням військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу із запасу та офіцерам, прийнятим з інших військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби);
посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу - офіцерам, особам рядового, сержантського і старшинського складу, які перебувають на військовій службі, і у випадках, коли необхідно внести зміни у раніше присвоєні особисті номери;
посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу - особам рядового, сержантського і старшинського складу і військовослужбовцям цієї самої категорії інших військових формувань, які прийняті на військову службу та зараховані до списків особового складу до Збройних Сил (Держспецтрансслужби).
Присвоєння особистих номерів сержантам і солдатам, курсантам під час зарахування до списків особового складу військової частини (військового навчального закладу), а також сержантам і солдатам інших військових формувань, які направлені до Збройних Сил (Держспецтрансслужби) для проходження строкової військової служби, здійснюється наказами по стройовій частині відповідних командирів (керівників), у чиє розпорядження вони прибули.
4. Присвоєний особистий номер записується до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в штабах військових частин та службах персоналу.
5. У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особистий номер записується в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає,- після імені по батькові військовослужбовця або в розділі "особливі відмітки", запис засвідчується підписом відповідного командира (керівника) і скріплюється гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військової служби і листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після біографічних даних.
6. Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім’ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.
7. Військовослужбовцям, призначеним після присвоєння військових звань офіцерського складу на посаду, ідентифікаційні жетони видаються на руки одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця. Військовослужбовцям, зарахованим після присвоєння військових звань офіцерського складу в запас, ідентифікаційні жетони не видаються, а прикріплюються до задньої сторінки обкладинки першого примірника особової справи, яка зберігається в районному територіальному центрі комплектування та соціальної підтримки за місцем обліку військовослужбовців.
Військовозобов’язаним, призваним (прийнятим) на військову службу, ідентифікаційні жетони видають у військових частинах разом з документами, що посвідчують особу військовослужбовця.
8. Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів здійснюється під особистий підпис унизу титульної сторінки першого примірника особової справи, із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером 2222222222 отримав 25 серпня 2012 року (підпис)". У разі наявності другого примірника особової справи військовослужбовець розписується також і в ньому.
9. У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.
10. В особливий період під час перебування військовослужбовця у складі військових частин, які беруть участь у бойових діях, ідентифікаційний жетон закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться військовослужбовцем на шиї.
11. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця, здають до районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки за місцем обліку ідентифікаційний жетон для прикріплення його до перших примірників особової справи (сержантам і солдатам - до обліково-послужної картки).
12. Контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у звільнених військовослужбовців, які перебувають на обліку в районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки, покладається на керівників цих територіальних центрів.
13. Ідентифікаційні жетони військовослужбовців, виключених із списків особового складу у зв’язку зі смертю, визнанням померлими, безвісти відсутніми або звільнених за обвинувальним вироком суду, не знищуються, а прикріплюються до перших примірників особових справ, і надалі пересилаються разом з ними до визначених центрів комплектування та соціальної підтримки.
14. Порядок замовлення, виготовлення, отримання ідентифікаційних жетонів та їх обліку здійснюється відповідно до пунктів 22-30 розділу XIV цієї Інструкції.
15. Особливості замовлення, отримання та обліку ідентифікаційних жетонів військовослужбовців розвідувального органу Міноборони та Держспецтрансслужби визначаються керівниками цих органів. Виготовлення ідентифікаційних жетонів для військовослужбовців розвідувального органу Міноборони та Держспецтрансслужби здійснюється за рахунок призначень, затверджених у Державному бюджеті України для цих органів на відповідний рік.
На командирів (керівників) органів військового управління, з’єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій покладається контроль за наявністю у військовослужбовців ідентифікаційних жетонів. У разі втрати (псування) ідентифікаційного жетона, крім випадків втрати (псування) ідентифікаційного жетона військовослужбовцем розвідувального органу Міноборони, керівники служб персоналу за підпорядкованістю подають заявку на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 44) до Центрального управління речового забезпечення Збройних Сил України Тилу Командування Сил логістики Збройних Сил України (далі - Центральне управління) для виготовлення дубліката ідентифікаційного жетона за тим самим номером.
Форму надання звіту про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям установлено додатком 45 до цієї Інструкції.
16. У разі направлення військовослужбовців із виключенням із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) до інших військових формувань або призову (прийняття) на військову службу до цих формувань військовозобов’язаних запасу, які перебувають на військовому обліку у Збройних Силах, за ними зберігаються особисті номери, які їм присвоїли за попереднім місцем служби або за обліком у запасі.
17. У разі тимчасового зарахування військовослужбовців з інших військових формувань (направлення у відрядження, на навчання) облік таких осіб здійснюється у відповідних наказах по особовому складу за особистими номерами, які їм присвоїли за попереднім місцем служби.
18. Особисті номери прийнятих з інших військових формувань військовослужбовців, які їм присвоїли за попереднім місцем служби, зберігаються за ними.
19. Облік ідентифікаційних жетонів ведеться у книзі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців, форма якої установлена додатком 46 до цієї Інструкції.
X. Порядок видання наказів по особовому складу
1. Накази по особовому складу є основними документами, які встановлюють, змінюють або припиняють правові відносини військовослужбовців, які проходять військову службу за контрактом та за призовом осіб офіцерського складу. Вони видаються посадовими особами, яким Положенням надано право присвоєння, пониження та поновлення у військовому званні, призначення на посади та звільнення з посад, переміщення по службі, звільнення з військової служби, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, направлення за кордон, укладення та припинення (розірвання) контракту, продовження його строку, призупинення (поновлення) контракту та військової служби тощо на підставі відповідних документів, установлених Міноборони.
2. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі військовослужбовців, які проходять військову службу за контрактом та за призовом осіб офіцерського складу:
призов (прийняття) на військову службу;
укладення, призупинення та припинення (розірвання) контракту або продовження його дії;
присвоєння, пониження та поновлення у військовому званні;
призначення на посади (у тому числі у разі зміни назви посади, військово-облікової спеціальності (крім зміни грошового забезпечення військовослужбовців, зокрема зміни розміру посадових окладів (тарифних розрядів) та зміни рівня військової освіти за посадою), штатно-посадової категорії) та звільнення з займаних посад, переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;
направлення за кордон, повернення з-за кордону в Україну (призначення на посади, зарахування у розпорядження посадових осіб);
направлення для подальшого проходження військової служби з одного військового формування до іншого з виключенням із списків особового складу формування, з якого вибули, та включенням до списків особового складу формування, до якого прибули;
прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду;
відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі;
залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;
звільнення, призупинення, поновлення та продовження військовослужбовцю військової служби;
зарахування слухачами військових навчальних закладів, а також ад’юнктами, докторантами військових навчальних закладів або наукових установ, закінчення військових навчальних закладів, ад’юнктури, докторантури;
виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) (померлих, загиблих, визнаних померлими або безвісно відсутніми);
присвоєння особистих номерів.
Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:
посадове становище військовослужбовців, які проходять військову службу за контрактом та за призовом осіб офіцерського складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу військового управління, з’єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, у тому числі у разі присвоєння гвардійського найменування.
У режимних (закритих) військових частинах, в яких ці військовослужбовці призначаються на посади за умовним найменуванням, у разі зміни умовного найменування (зміні номерів), наказом по особовому складу оголошується посадове становище тільки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління військової частини;
нагородження (заохочення) військовослужбовців;
зміна прізвища, власного імені та по батькові, дати народження, особистого номера та статі;
закінчення військових навчальних закладів заочної форми навчання.
У разі зміни номера штату (переходу на новий штат) органу військового управління, з’єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, і якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.
3. Посадове становище офіцерів у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу військового управління, з’єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації, зміною прізвищ, власних імен, по батькові, а також виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) загиблих (померлих) у мирний час офіцерів або позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу командирів (керівників) органів військового управління, з’єднань, їм рівних і вище, на всіх офіцерів органу військового управління, з’єднання незалежно від номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу. Посадове становище осіб рядового, сержантського і старшинського складу оформлюється наказами по особовому складу командирів військових частин незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих командирів (керівників) здійснюється наказами їхніх прямих командирів (керівників).
Зміна дати народження та особистого номера офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після ретельної перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу командира (керівника), якому надано право призначати їх на посади.
Підставою для видання наказів по особовому складу у зазначених вище випадках є:
накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування органу військового управління, з’єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації;
свідоцтва органів РАЦС про зміну і відновлення прізвища, власного імені, по батькові і дати народження, статі, копія реєстраційного номера особистої картки платника податків;
донесення про загибель (смерть), а в особливий період - іменний список безповоротних втрат особового складу, свідоцтво про смерть, затверджений акт службового розслідування (спеціального розслідування, розслідування аварії (катастрофи), розслідування авіаційної події та інциденту в авіації) у разі їх проведення;
відповідні рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців або про скасування таких рішень.
4. У разі накладення на військовослужбовців наказами відповідних посадових осіб дисциплінарних стягнень ("пониження в посаді", "пониження у військовому званні на один ступінь", "пониження у військовому званні з переведенням на нижчу посаду" або "звільнення з військової служби через службову невідповідність") примірники цих наказів (або витягів із них) надсилаються до всіх служб персоналу, в яких ведеться персональний облік таких військовослужбовців, для запису в їхні облікові документи.
5. Виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, визнаних судом безвісно відсутніми або оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання або оголошення здійснюється наказами по особовому складу посадових осіб, визначених пунктом 247 Положення, яким надсилається клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) довільної форми з доданням до нього копії відповідного рішення суду.
Виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) сержантів і солдатів, визнаних судом безвісно відсутніми або оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання або оголошення, здійснюється наказами по стройовій частині посадових осіб, визначених пунктом 247 Положення.
6. Зміни до змісту вступних частин і пунктів підписаних наказів по особовому складу, виправлення помилок у примітках до пунктів наказів щодо відомостей про загибель (смерть), засудження судом, позбавлення військового звання, зменшення вислуги років або трудового стажу для призначення пенсій, а також відміни пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами, про що робиться відповідна відмітка в усіх примірниках відміненого або зміненого наказу з посиланням на наказ, яким внесено зміни. Записи засвідчуються підписом керівника служби персоналу і гербовою печаткою.
Інші помилки, допущені в примітках, виправляються без видання наказів і засвідчуються в перших примірниках тільки підписом керівника служби персоналу, який оформляв наказ, про що він повинен сповістити всі інстанції, до яких надіслано наказ по особовому складу або витяг із нього.
7. У службах персоналу та кадрових центрах, у яких розгорнуто захищений автоматизований технологічний комплекс інформаційно-аналітичної системи "Персонал" (далі - ІАС "Персонал"), проєкти наказів по особовому складу готуються за допомогою цієї системи. Пункти наказів по особовому складу, відпрацьованих за допомогою ІАС "Персонал", повинні бути рознесені в ній протягом семи днів із дня підписання наказу відповідним командиром (керівником). Рознесення наказів по особовому складу командирів (керівників) органів військового управління, з’єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ та організацій, у службах персоналу яких ІАС "Персонал" не розгорнуто, покладається на служби персоналу вищого штабу (органу військового управління) та кадрові центри за підпорядкованістю, в яких така система розгорнута та які здійснюють облік зазначеного в наказах особового складу, за другими (третіми) примірниками наказів по особовому складу та послужними картками. Водночас термін рознесення пунктів наказів по особовому складу не повинен перевищувати сім днів з дня надходження примірника наказу.
8. Накази по особовому складу реєструються в службах персоналу. Нумерація їх реєстрації на початку календарного року починається з першого номера з грифом обмеження доступу "Для службового користування". До номера наказу по особовому складу щодо осіб рядового, сержантського і старшинського складу додаються літери "РС". Вони реєструються окремо від наказів по особовому складу щодо осіб офіцерського складу і мають свою нумерацію. Накази по особовому складу обліковуються в книгах обліку наказів по особовому складу, форма яких установлена додатком 47 до цієї Інструкції.
У разі зміни номера або найменування органу військового управління, з’єднання, військової частини, військового навчального закладу, установи та організації накази по особовому складу за їх новою назвою (номером) видаються тільки після призначення на посаду за новим найменуванням (номером) їх командира (керівника). Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.
9. Перші примірники наказів по особовому складу зберігаються в службах персоналу, які готували ці накази. Примірники наказів по особовому складу розвідувального органу Міноборони зберігаються в цьому розвідувальному органі.
До Кадрового центру Збройних Сил надсилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу щодо осіб офіцерського складу (крім наказів Міністра оборони України по особовому складу та наказів щодо осіб офіцерського складу розвідувального органу Міноборони), а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за структурні підрозділи апарату Міноборони, структурні підрозділи, підпорядковані Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу.
Інші примірники наказів по особовому складу щодо офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу обов’язково надсилаються до служб персоналу або кадрових центрів, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік зазначених у пунктах наказів офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними (скороченими) картками, другими примірниками особових справ, книгами штатно-посадового обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу (або здійснюють їх автоматизований облік).
Примірники наказів по особовому складу про призначення на офіцерські посади осіб рядового, сержантського і старшинського складу обов’язково надсилаються до кадрового центру виду Збройних Сил, служби персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил та Кадрового центру Збройних Сил включно.
Останній аркуш другого (третього) примірника наказу по особовому складу, який надсилається до служби персоналу або кадрового центру, засвідчується підписом керівника служби персоналу, в якій наказ було видано, і гербовою печаткою.
До служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби висилаються другі (треті) примірники усіх наказів по особовому складу щодо офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Держспецтрансслужби.
10. Витяги з наказів Міністра оборони України по особовому складу надсилаються до Кадрового центру Збройних Сил та до військових частин, органів військового управління, установ та організацій, підпорядкованих апарату Міноборони (у частині, що їх стосується), а витяги з наказів Міністра оборони України по особовому складу про призначення випускників військових навчальних закладів - до цих військових навчальних закладів, Кадрового центру Збройних Сил та до військових частин, органів військового управління, установ та організацій, підпорядкованих апарату Міноборони (у частині, що їх стосується).
Витяги з наказів по особовому складу на військовослужбовців, які закінчили курси (перепідготовки, підвищення кваліфікації) та військові навчальні заклади без звільнення від займаних посад, надсилаються безпосередньо до військових частин (з’єднань, органів військового управління, військових начальних закладів, установ та організацій), з яких направлялись військовослужбовці на навчання, а також до органів військового управління, з’єднань, командувань видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, яким вони підпорядковані.
11. Витяги з наказів по особовому складу номенклатури посад нижчих посадових осіб надсилаються до підпорядкованих служб персоналу (на ступінь нижче) і безпосередньо військовим частинам (з’єднанням, органам військового управління, військовим начальним закладам), з яких вибувають військовослужбовці, та які комплектуються.
12. Відправка витягів із наказів по особовому складу на випускників військових навчальних закладів проводиться службами персоналу військових навчальних закладів.
13. Відправка витягів із наказів до цивільних закладів (органів, установ, підприємств) здійснюється із вказанням умовних найменувань військових частин (з’єднань, органів військового управління).
14. Витяг із наказу по особовому складу розвідувального органу Міноборони надсилається до відповідної служби персоналу, в якій здійснюється облік вказаних в наказі військовослужбовців.
15. Накази по особовому складу та витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх видання.
Другі і наступні примірники наказів по особовому складу, внесені до них виправлення під час підпису, а також копії і витяги з них засвідчуються підписом керівника служби персоналу, гербовою печаткою і розсилаються без супровідних листів за присвоєними наказам номерами.
У тих випадках, коли копії наказів по особовому складу або витяги з них надсилаються із супровідними листами, підписаними керівником служби персоналу, копії або витяги з них засвідчуються начальниками відділів (відділень), в яких відпрацьовувався цей наказ.
16. За потреби витяг із наказу по особовому складу може доводитись за допомогою технічних засобів передачі документованої інформації, при цьому органи військового управління, з’єднання, військової частини, військові навчальні заклади, установи та організації в пунктах наказу вказуються за їх умовними найменуваннями. Таке повідомлення про переміщення по службі військовослужбовця є підставою для виключення його із списків особового складу військової частини та вибуття до нового місця служби після встановлених строків здавання посади, при цьому його документи персонального обліку направляються до відповідних служб персоналу тільки після отримання витягу з наказу по особовому складу, завіреного підписом керівника служби персоналу, в якій було видано наказ, та гербовою печаткою.
17. Розрахунок розсилки витягів із наказів по особовому складу робиться тільки на їх перших примірниках.
18. Для контролю за своєчасним отриманням наказів по особовому складу, які видаються підпорядкованими службами персоналу, у службах персоналу вищого штабу (органу військового управління) або кадрових центрах за підпорядкованістю ведеться їх пономерний облік у книгах обліку наказів по особовому складу.
19. В умовах особливого періоду, після закінчення заходів відмобілізування та призначення військовослужбовців на посади за мобілізаційним планом, до набрання чинності відповідним указом Президента України про оголошення демобілізації або до настання строків звільнення з військової служби, визначених наступним указом Президента України про звільнення з військової служби осіб, які були призвані на військову службу під час мобілізації, на особливий період, встановлення, зміна або припинення правових відносин офіцерам, особам рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період здійснюються наказами по особовому складу в установленому пунктами 1-5 цього розділу порядку.
XI. Правила складання наказів по особовому складу
1. Накази по особовому складу складаються державною мовою і підписуються посадовою особою, якій надано право призначати, переміщувати на посади, звільняти з посади, звільняти з військової служби, укладати і продовжувати строки контракту, виконувати інші дії, пов’язані з визначенням службового становища військовослужбовців. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово її заміщує згідно з письмовим наказом.
2. Для друкування наказів по особовому складу використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище та власне ім’я виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів тощо. Якість друку має дозволяти відображувати текст будь-яким друкарським способом. Текст друкується на одному боці аркуша на папері формату А4 (210 x 297 мм) через один міжрядковий інтервал.
3. Реквізит "Підпис" складається з найменування посади особи, яка підписує наказ по особовому складу, особистого підпису, власного імені і ПРІЗВИЩА. Власне ім’я та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.
Текст друкується з такими вільними від тексту полями:
ліве - не менш як 30 мм;
праве - не менш як 10 мм;
верхнє і нижнє - не менш як 20 мм.
Під час оформлення наказу по особовому складу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:
12,5 мм - для абзаців у тексті;
104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу документа".
У разі оформлення наказу по особовому складу на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки нумеруються.
4. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" ("стор.") та розділових знаків. На першій сторінці номер не проставляється.
5. Вписувати у віддрукований текст наказу по особовому складу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.
6. Власне ім’я особи, яка підписала наказ по особовому складу, друкується малими літерами, прізвище - великими, а найменування посади, військове звання - також малими літерами.
7. Великими літерами друкуються прізвища військовослужбовців у пунктах наказів по особовому складу, посади, на які вони призначаються, військово-облікові спеціальності, слова "ЗВІЛЬНИТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "ПРОДОВЖИТИ", "НАПРАВИТИ", "ЗАРАХУВАТИ", "УКЛАСТИ", "ВИКЛЮЧИТИ", "У ЗАПАС", "СКАСУВАТИ", "ПОНОВИТИ", "ВВАЖАТИ", "ІМЕНУВАТИ" тощо.
8. Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів по особовому складу можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або під час друкування із використанням друкарського пристрою електронно-обчислювальної техніки.
Титульні аркуші наказів по особовому складу повинні мати такі реквізити:
Державний Герб України;
найменування органу військового управління;
назва документа;
дата і номер;
місце видання;
гриф обмеження доступу до наказу (за потреби);