МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
16.07.2021 м. Київ № 293
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
02 вересня 2021 р. за № 1157/36779
Про затвердження Порядку надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України
( Із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства закордонних справ України від 26 травня 2025 року № 257 )
Відповідно до частини другої статті 5 Закону України "Про дипломатичну службу" та підпункту 27 пункту 11 Положення про Міністерство закордонних справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 березня 2016 року № 281 (зі змінами), та з метою упорядкування процедури надання відпусток, здійснення відряджень та приватних поїздок працівниками дипломатичної служби, направленими у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 28 листопада 2017 року № 526 "Про затвердження Порядку надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 29 грудня 2017 року за № 1575/31443.
3. Управлінню кадрового менеджменту забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства закордонних справ України
16 липня 2021 року № 293
ПОРЯДОК
надання відпусток, здійснення відряджень та погодження приватних поїздок працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України
I. Загальні положення
( У тексті Порядку слово "країна" у всіх відмінках і числах замінено словом "держава" у відповідних відмінках і числах згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26 травня 2025 року № 257 )
1. Цей Порядок встановлює процедуру надання відпусток, здійснення відряджень та приватних поїздок працівниками дипломатичної служби, направленими у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України (далі - ЗДУ).
Умови і тривалість надання відпусток працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до ЗДУ, визначаються Кодексом законів про працю України, Законом України "Про державну службу" та Законом України "Про відпустки".
( абзац другий пункту 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
2. З метою оптимізації доставки дипломатичної пошти працівники ЗДУ, які обіймають дипломатичні посади, під час відрядження/відпустки до м. Київ мають обов'язково доставляти дипломатичну пошту ad hoc до МЗС та після завершення відрядження/відпустки доставляти дипломатичну пошту ad hoc до ЗДУ.
( пункт 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
II. Порядок надання відпусток працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України
1. Рішення про надання працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження до ЗДУ, відпустки, передбаченої чинним законодавством, приймається керівником такої ЗДУ установи шляхом видання відповідного наказу.
( пункт 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
2. Рішення про надання відпустки, передбаченої чинним законодавством, керівнику ЗДУ приймається Державним секретарем МЗС шляхом накладення відповідної резолюції на зверненні керівника ЗДУ.
З цією метою керівник ЗДУ не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку відпустки направляє погоджене відповідним структурним підрозділом апарату МЗС звернення у формі листа на розгляд Державного секретаря МЗС.
Направлення звернення, передбаченого цим пунктом, його погодження та прийняття рішення здійснюється через визначену Державним секретарем МЗС електронну систему, запроваджену в органах дипломатичної служби (далі - ЕС).
3. На підставі рішення Державного секретаря МЗС видається наказ по ЗДУ про надання відпустки її керівнику для здійснення спеціалістом з фінансових питань розрахунків, пов'язаних з відпусткою такого керівника, що надсилається засобами ЕС до служби управління персоналом МЗС та підрозділу МЗС, відповідального за здійснення розрахунків з оплати праці (далі - бухгалтерська служба МЗС).
( пункт 3 розділу II у редакції наказу Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
4. Керівник ЗДУ не пізніше 10 січня затверджує графік відпусток на поточний календарний рік. При складанні графіка відпусток має враховуватись необхідність забезпечення безперервної роботи ЗДУ та взаємозамінюваність працівників.
5. Відповідно до графіка відпусток працівник не пізніше ніж за 10 календарних днів подає керівнику ЗДУ заяву, в якій повідомляє строки відпустки, державу її проведення та намір її проведення разом з членами сім'ї/без членів сім'ї.
6. На підставі поданої заяви видається наказ по ЗДУ про надання відпустки, який надсилається засобами ЕС до служби управління персоналом МЗС та бухгалтерської служби МЗС не пізніше ніж за 5 календарних днів до початку відпустки.
( пункт 6 розділу II із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
7. Бухгалтерська служба МЗС на підставі копії наказу ЗДУ здійснює передбачені Законом України "Про відпустки" розрахунки в національній валюті України та перераховує відповідні кошти на особистий рахунок працівника, відкритий в банку для виплати заробітної плати.
8. У разі хвороби під час відпустки працівник зобов'язаний повідомити керівника ЗДУ про тимчасову непрацездатність до закінчення строку відпустки.
9. Для підтвердження хвороби під час проведення відпустки в Україні працівник роздруковує Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності (далі - Витяг) або отримує в закладі охорони здоров'я України паперовий листок непрацездатності, заповнений у порядку, визначеному Інструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженою наказом Міністерства охорони здоров'я України, Міністерства праці та соціальної політики України, Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України від 03 листопада 2004 року № 532/274/136-ос/1406, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 17 листопада 2004 року за № 1456/10055.
На підставі Витягу чи копії паперового листка непрацездатності (відпустка в Україні) або інших підтвердних документів (відпустки в державі перебування або третій державі) МЗС (у разі відкликання працівника з довготермінового відрядження) або ЗДУ вносять зміни до наказу про відпустку відповідно до статті 11 Закону України "Про відпустки".
Копія відповідного наказу надсилається до служби управління персоналом МЗС та бухгалтерської служби МЗС у п'ятиденний строк з дня його видання.
Також до МЗС працівник надсилає Витяг, роздрукований з Електронного реєстру листків непрацездатності після отримання ним статусу "Готово до сплати", або оригінал паперового листка непрацездатності, отриманого в закладі охорони здоров'я України та заповненого в установленому порядку, для здійснення відповідних розрахунків.
( пункт 9 розділу II у редакції наказу Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
10. При розгляді пропозицій від компаній-перевізників ЗДУ та її працівникам необхідно обирати більш економні пропозиції.
11. Оплата (відшкодування) проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування працівника дипломатичної служби та членів сім'ї у зв'язку з проведенням працівником відпустки в Україні (в обох напрямках) здійснюється один раз у поточному календарному році, виходячи з вартості такого проїзду за тарифами економ- або другого класу.
( пункт 11 розділу II у редакції наказу Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
12. Оплата проїзду у відпустку в Україну здійснюється на підставі заяви працівника та виданого наказу по установі відповідно до законодавства України.
13. Працівникам, переведеним з однієї ЗДУ до іншої, відпустка за новим місцем призначення надається з урахуванням часу, відпрацьованого за попереднім місцем роботи.
14. При завершенні довготермінового відрядження ЗДУ не здійснює розрахунків за невикористану відпустку, а в розрахунку-атестаті надається інформація про всі надані відпустки (щорічні основну та додаткову, без збереження заробітної плати, у зв'язку з навчанням тощо).
15. Відпустка або компенсація за невикористану відпустку надається працівнику після повернення в Україну на підставі наказу МЗС та даних, зазначених в розрахунку-атестаті.
16. Розмір компенсаційних виплат в іноземній валюті працівникам дипломатичної служби, направленим в довготермінові відрядження, за час відпусток визначається відповідно до законодавства України.
III. Порядок направлення у відрядження у межах держави перебування, до третіх держав та в Україну працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України
( заголовок розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
1. Відрядження у межах держави перебування, до третіх держав та в Україну працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до ЗДУ, здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" та наказу Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17 березня 2011 року № 362), зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 березня 1998 року за № 218/2658.
2. Рішення про надання дозволу на відрядження керівнику ЗДУ в Україну та у треті держави приймається Державним секретарем МЗС шляхом накладення відповідної резолюції на зверненні керівника ЗДУ.
( абзац перший пункту 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
З цією метою керівник ЗДУ не пізніше ніж за 5 календарних днів до початку відрядження направляє засобами ЕС погодженого відповідним структурним підрозділом апарату МЗС листа з обґрунтуванням на розгляд Державного секретаря МЗС.
На підставі рішення Державного секретаря МЗС видається наказ по ЗДУ про відрядження для здійснення спеціалістом з фінансових питань розрахунків, пов'язаних з відрядженням керівника такої ЗДУ.
( абзац третій пункту 2 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
3. Відрядження керівників ЗДУ до інших держав акредитації, а також держав зон відповідальності ЗДУ не потребує погодження з МЗС і здійснюється за наявності необхідних кошторисних призначень, передбачених для ЗДУ на зазначену мету у поточному році, на підставі наказу по ЗДУ. Керівники ЗДУ мають інформувати відповідний структурний підрозділ про намір здійснити таке відрядження та протягом трьох робочих днів після його завершення надати письмовий звіт про результати керівникові самостійного структурного підрозділу апарату МЗС.
( пункт 3 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
4. Відрядження керівників ЗДУ у межах держави акредитації (перебування) здійснюється на підставі наказу по ЗДУ.
Доцільність відрядження визначається, виходячи зі службової необхідності та обсягів кошторисних призначень, передбачених для ЗДУ на зазначену мету у поточному році.
( пункт 4 розділу III доповнено абзацом другим наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
5. Рішення про відрядження працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до ЗДУ, у межах держави перебування, в Україну та треті держави приймається керівником ЗДУ і оформлюється відповідним наказом.
6. Використання службового транспорту під час відрядження в Україну або у треті держави здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.
( пункт 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
IV. Порядок здійснення приватних поїздок в Україну та треті держави працівників дипломатичної служби, направлених у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України
1. Під час перебування у довготерміновому відрядженні керівники та інші працівники ЗДУ мають право на здійснення поїздок у приватних справах в Україну або у треті держави.
( абзац перший пункту 1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
Про зазначені поїздки працівники ЗДУ повинні інформувати керівника ЗДУ до запланованого їх здійснення.
Керівники ЗДУ повідомляють про свої заплановані поїздки у приватних справах в Україну або у треті держав шляхом направлення листа засобами ЕС до відома керівника відповідного структурного підрозділу апарату МЗС.
( абзац третій пункту 1 розділу IV із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
2. Виїзд у приватну поїздку має відбуватися виключно в позаробочий час без використання службового автотранспорту та з додержанням відповідного режиму безпеки. Працівники ЗДУ зобов'язані постійно бути на зв'язку (мобільний телефон, службова електронна пошта).
( пункт 2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства закордонних справ України від 26.05.2025 р. № 257 )
| Начальник Управління кадрового менеджменту | Віталій МОШКІВСЬКИЙ |