Про затвердження порядків проведення перевірок архівних установ

Відповідно до абзацу третього статті 24 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , підпункту 2 пункту 3, пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року № 228 (із змінами),

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок стану архівної справи в державних архівах областей, міста Києва, галузевих державних архівах, архівних відділах районних державних адміністрацій, архівних відділах міських рад;

Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок діяльності центральних державних архівів України.

2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 23 січня 2015 року № 89/5 "Про затвердження Порядку проведення перевірок стану архівної справи в архівних установах України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 23 січня 2015 року за № 80/26525.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом перевірок державних архівів областей, міста Києва, галузевих державних архівів, архівних відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад (далі - архівні установи) з питань управління архівною справою і діловодством у зоні їх комплектування, формування, обліку, зберігання та використання Національного архівного фонду.

2. Основними завданнями перевірки є:

оцінка діяльності архівних установ щодо планування роботи з розвитку архівної справи та виконання ними основних планових показників;

своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.

1. Укрдержархів здійснює планові та позапланові перевірки архівних установ.

Плановою перевіркою вважається перевірка, передбачена планом роботи Укрдержархіву.

Позаплановою перевіркою вважається перевірка, що не передбачена планом роботи Укрдержархіву.

2. Укрдержархів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки архівних установ:

комплексна перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряються усі напрями діяльності архівної установи за період, що визначається наказом Укрдержархіву про її проведення. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п’ять років;

тематична перевірка - планова чи позапланова перевірка, що здійснюється з метою оцінки одного або декількох напрямів діяльності архівної установи;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності архівної установи, яка проводиться з метою визначення стану реалізації архівною установою рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок.

3. Планова перевірка стану архівної справи архівної установи проводиться фахівцями Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи на підставі плану роботи Укрдержархіву.

У разі необхідності до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.

4. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п’ять років.

Тематична і контрольна перевірки за результатами діяльності архівної установи проводяться у разі потреби.

5. Позапланова перевірка проводиться у разі:

доручення органу вищого рівня;

виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в архівній установі;

виявлення недостовірності відомостей в поданих архівною установою звітних та фінансових документах;

неподання в установлений законодавством строк документів обов’язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів;

відсутності інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки;

звернення юридичних осіб та громадян про порушення в архівній установі вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

Під час проведення позапланової перевірки з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.

6. Для проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок Укрдержархів утворює робочі групи.

Перевірка проводиться працівниками Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.

За потреби до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.

7. Рішення щодо проведення перевірки, визначення керівника робочої групи приймається Головою Укрдержархіву на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату Укрдержархіву, відповідального за організацію проведення перевірок архівних установ (далі - відповідальний структурний підрозділ).

8. Керівник робочої групи, визначений Головою Укрдержархіву, готує проект наказу Укрдержархіву, в якому зазначаються строки проведення перевірки, склад робочої групи та план проведення перевірки.

9. Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням обсягу робіт, необхідного для виконання поставленого завдання.

10. Не можуть бути включені до складу робочої групи працівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ, у яких в разі включення виникне реальний чи потенційний конфлікт інтересів з питань, що належать до повноважень членів робочої групи.

У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. У разі неможливості відсторонити члена робочої групи від проведення перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член робочої групи здійснює перевірку під зовнішнім контролем керівника робочої групи, який контролює виконання покладених на робочу групу завдань.

11. Після затвердження складу робочої групи та плану проведення перевірки керівник робочої групи готує проект листа про проведення перевірки, який не пізніше ніж за сім календарних днів до дня її проведення надсилається центральному органу виконавчої влади, у якому створено галузевий державний архів, місцевому органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, структурним підрозділом якого є архівний відділ, а також архівній установі з доданням копії наказу Укрдержархіву про проведення перевірки, плану проведення перевірки та переліку документів (відомостей), які мають бути підготовлені архівною установою до початку проведення перевірки.

12. Керівник робочої групи забезпечує координацію роботи членів робочої групи під час підготовки та проведення перевірки, контролює виконання плану її проведення.

13. Члени робочої групи:

здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в архівній установі на підставі вивчення планово-звітної документації, актів (довідок) попередніх перевірок з метою контролю за усуненням архівною установою попередніх зауважень і недоліків;

беруть участь у перевірці напрямів діяльності архівної установи відповідно до компетенції;

надають методичну і практичну допомогу працівникам архівної установи з метою усунення виявлених порушень.

14. Члени робочої групи в установлені ними строки під час перевірки та після її закінчення мають право отримувати копії документів архівної установи, у тому числі виготовлені засобами копіювально-розмножувальної техніки, для долучення їх до матеріалів перевірки.

15. Для підготовки висновків щодо стану архівної справи в архівній установі, що перевіряється, члени робочої групи можуть звертатися за додатковою інформацією до керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, які не увійшли до складу робочої групи.

16. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією України та чинним законодавством.

17. Для перевірки структурних підрозділів архівної установи з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної таємниці, оформлений в установленому законодавством порядку.

18. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п’яти робочих днів.

19. У разі потреби Голова Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи продовжує строк проведення перевірки шляхом видання відповідного наказу Укрдержархіву.

Центральному органу виконавчої влади, в якому створено галузевий державний архів, місцевому органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, структурним підрозділом якого є архівний відділ, а також архівній установі направляється лист про продовження строку проведення перевірки з обґрунтуванням прийнятого рішення.

1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.

Після прибуття робочої групи до архівної установи, що підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника та членів робочої групи, керівництва та працівників архівної установи з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення із планом її проведення.

2. На початку перевірки члени робочої групи вивчають повноту включення до зведеної номенклатури справ архівної установи документів за відповідним напрямом її діяльності.

3. Члени робочої групи витребовують в архівної установи необхідні документи та інформацію (у тому числі з обмеженим доступом), що стосуються питань, які перевіряються, зокрема:

оригінали розпорядчих документів;

протоколи, інші документи нарад і засідань колегіальних, дорадчих органів;

статистичні звіти та інші документи, що утворюються під час діяльності архівної установи відповідно до номенклатури справ;

облікові документи;

письмові аналітичні або інформаційні довідки, підписані відповідальною посадовою особою або її керівником.

4. Члени робочої групи мають право вимагати й отримувати від посадових осіб архівної установи, що перевіряється, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та ставити перед її керівником, іншими посадовими особами вимоги щодо невідкладного усунення виявлених порушень.

5. Керівництво архівної установи зобов’язано надати робочій групі повну, всебічну та об’єктивну інформацію з усіх питань, що можуть виникнути під час проведення перевірки, та створити належні умови для її проведення.

6. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

7. Створення перешкод членам робочої групи під час перевірки ними діяльності архівної установи не допускається.

У разі створення керівництвом архівної установи або її окремими працівниками перешкод керівник робочої групи складає акт, у якому фіксується факт створення перешкод.

1. Члени робочої групи протягом чотирьох робочих днів з дати закінчення перевірки складають та подають керівникові робочої групи за своїм підписом довідки за результатами перевірки питань, віднесених до їх компетенції, з відповідними висновками та пропозиціями.

Керівник робочої групи аналізує подані довідки, з’ясовує наявність у них порівняльного аналізу основних показників діяльності архівної установи та за необхідності надає свої пропозиції стосовно поліпшення якості довідок, наповнення їх змісту конкретними фактами та показниками.

2. На підставі довідок членів робочої групи протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки у двох примірниках складається акт про результати перевірки стану архівної справи в архівній установі.

3. В акті висвітлюються показники, що характеризують роботу архівної установи у межах періоду, що перевірявся, фіксуються виявлені недоліки та порушення (за наявності) чинного законодавства з посиланням на відповідні статті та пункти.

4. За змістом акт має бути вичерпним, конкретним та складатися з чотирьох частин: I - вступна; II - описова (стан діяльності); III - висновок; IV - рекомендації.

У вступній частині акта має бути наведено такі дані:

найменування та місцезнаходження архівної установи;

підстава для проведення перевірки (наказ Укрдержархіву);

прізвища, ініціали та посади осіб, що проводили перевірку (склад робочої групи);

вид перевірки (комплексна, тематична, контрольна, планова, позапланова);

період, за який проводилась перевірка;

інформація про направлення центральному органу виконавчої влади, у якому створено галузевий архів, місцевому органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, архівній установі повідомлення про проведення перевірки;

строк проведення перевірки;

інформація про попередню перевірку (якщо така проводилася), період, за який проводилась така перевірка.

В описовій частині акта за розділами плану проведення перевірки:

наводяться показники, які характеризують діяльність архівної установи в цілому, та конкретні недоліки або порушення законодавства у діяльності з посиланням на документи, використані при перевірці;

чітко викладається зміст недоліків і порушень із зазначенням періодів, у яких вони були допущені;

зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та в разі відмови посадових осіб архівної установи надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів факт відмови відображається в акті за результатами перевірки.

У висновку акта відображається узагальнений опис виявлених перевіркою недоліків у діяльності архівної установи та порушень нею законодавства з посиланням на відповідні статті, підпункти, пункти нормативно-правових актів.

Рекомендації щодо поліпшення стану архівної справи повинні містити перелік заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків із зазначенням строків їх виконання.

5. В акті за результатами комплексної або тематичної перевірки визначаються необхідність проведення контрольної перевірки та її строки.

6. На останньому аркуші акта за результатами перевірки зазначається кількість складених примірників акта та проставляється відмітка про вручення/направлення одного примірника керівнику архівної установи, що перевірялася.

7. До акта додаються (за потреби) копії документів архівної установи, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у її діяльності, письмові пояснення посадових осіб архівної установи щодо встановлених порушень, а також діаграми, таблиці, схеми.

Копії документів архівної установи, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у її діяльності, письмові пояснення посадових осіб архівної установи щодо встановлених порушень до примірника акта, що направляється (надається) архівній установі, не додаються.

8. Акт підписується всіма членами робочої групи. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в акті, має право письмово викласти свою окрему думку, що долучається до акта. При цьому в акті нижче підпису члена робочої групи, який не погоджується з висновками, робиться відмітка "Зауваження і пропозиції додаються".

9. Не пізніше десяти робочих днів після закінчення перевірки керівник архівної установи, що перевірялася, запрошується до Укрдержархіву для ознайомлення з актом.

10. Факт свого ознайомлення з актом керівник архівної установи засвідчує особистим підписом. За наявності у нього заперечень або зауважень до змісту акта під своїм підписом він робить про це застереження "Зауваження і пропозиції додаються" і не пізніше ніж через три робочі дні з дня ознайомлення подає з цього приводу письмові пояснення, що додаються до акта.

11. У разі відмови керівника архівної установи від проставлення особистого підпису про ознайомлення з актом складається акт у довільній формі, який підписується керівником робочої групи та не менш як двома її членами.

12. Після ознайомлення керівника архівної установи з актом керівник робочої групи подає Голові Укрдержархіву доповідну записку про результати перевірки з додаванням акта й усіх додатків до нього та з пропозицією стосовно організаційної форми розгляду питання про результати перевірки (обговорення на засіданні колегії Укрдержархіву, на нараді за участю Голови Укрдержархіву, керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву тощо).

1. Голова Укрдержархіву на підставі поданої керівником робочої групи доповідної записки приймає рішення про організаційну форму розгляду результатів перевірки.

2. У разі прийняття Головою Укрдержархіву рішення про розгляд результатів перевірки на засіданні колегії керівник робочої групи на підставі акта готує проект рішення колегії Укрдержархіву та подає його до структурного підрозділу, відповідального за організаційно-технічне забезпечення діяльності колегії Укрдержархіву, у строк, визначений Положенням про колегію Укрдержархіву.

3. У засіданні колегії з обговорення результатів перевірки бере участь керівник архівної установи, що перевірялася. За потреби запрошуються інші посадові особи, відповідальні за певні напрями діяльності архівної установи.

4. У рішенні колегії за підсумками обговорення результатів проведеної перевірки зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо поліпшення роботи та усунення недоліків, виявлених в архівній установі, встановлюються конкретні строки виконання завдань, що беруться на контроль.

Рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву.

5. Керівництво архівної установи, яка перевірялась, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архівної установи, складає та затверджує план заходів з усунення недоліків, який у строк, визначений наказом або листом Укрдержархіву, направляється до Укрдержархіву.

6. Узагальнені результати проведених у відповідному році перевірок стану архівної справи в архівних установах з аналізом виявлених недоліків, порушень чинного законодавства включаються до загальної довідки про результати перевірок стану архівної справи в архівних установах, що містить висновки та рекомендації архівним установам щодо удосконалення їх діяльності.