Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок діяльності центральних державних архівів України

1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом перевірок організації роботи центральних державних архівів України (далі - центральні архіви) та виконання ними вимог чинного законодавства.

2. Основними завданнями перевірки є:

оцінка діяльності центральних архівів щодо виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечення обліку, збереженості документів Національного архівного фонду відповідно до свого профілю і використання відомостей, що в них містяться;

організація і вдосконалення напрямів роботи центральних архівів, надання їм організаційно-методичної допомоги;

своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.

1. Укрдержархів здійснює планові та позапланові перевірки центральних архівів.

Плановою перевіркою вважається перевірка, передбачена планом роботи Укрдержархіву.

Позаплановою перевіркою вважається перевірка, що не передбачена планом роботи Укрдержархіву.

2. Укрдержархів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки центральних архівів:

комплексна перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності центрального архіву за період, що визначається наказом Укрдержархіву про її проведення;

тематична перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності центрального архіву;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності центрального архіву, яка проводиться з метою визначення стану реалізації центральним архівом рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок.

3. Планова перевірка стану архівної справи центрального архіву проводиться на підставі плану роботи Укрдержархіву.

4. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п’ять років.

Тематична і контрольна перевірки за результатами діяльності центрального архіву проводяться у разі потреби.

5. Позапланова перевірка проводиться у разі:

доручення органу вищого рівня;

виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в центральному архіві;

виявлення недостовірності відомостей в поданих центральним архівом звітних та фінансових документах;

неподання в установлений законодавством строк документів обов’язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів;

відсутності інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки;

звернення юридичних осіб та громадян про порушення в центральному архіві вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.

Під час проведення позапланової перевірки з’ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.

6. Для проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок Укрдержархів утворює робочі групи.

Перевірка проводиться працівниками Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.

За потреби до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.

7. Рішення щодо проведення перевірки, визначення керівника робочої групи приймається Головою Укрдержархіву на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату Укрдержархіву, відповідального за організацію проведення перевірок архівних установ (далі - відповідальний структурний підрозділ).

8. Керівник робочої групи, визначений Головою Укрдержархіву, готує проект наказу Укрдержархіву, у якому зазначаються строки проведення перевірки, склад робочої групи та план проведення перевірки.

9. Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням профілю центрального архіву, який перевіряється, та обсягу робіт, необхідного для виконання поставленого завдання.

10. Не можуть бути включені до складу робочої групи працівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ, у яких в разі включення виникне реальний чи потенційний конфлікт інтересів з питань, що належать до повноважень членів робочої групи.

У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. У разі неможливості відсторонити члена робочої групи від проведення перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) або в інший спосіб усунути конфлікт інтересів такий член робочої групи здійснює перевірку під зовнішнім контролем керівника робочої групи, який контролює виконання покладених на робочу групу завдань.

11. Після затвердження складу робочої групи та плану проведення перевірки керівник робочої групи готує проект листа про проведення перевірки, який не пізніше ніж за три календарні дні до дня її проведення надсилається центральному архіву з додаванням копії наказу Укрдержархіву про проведення перевірки, плану проведення перевірки, а також переліку документів (відомостей), які мають бути підготовлені центральним архівом до початку проведення перевірки.

12. Керівник робочої групи забезпечує координацію роботи членів робочої групи під час підготовки та проведення перевірки.

13. Члени робочої групи:

здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в центральному архіві на підставі вивчення планово-звітної документації, актів (довідок) попередніх перевірок з метою контролю за усуненням центральним архівом попередніх зауважень і недоліків;

беруть участь у перевірці напрямів діяльності центрального архіву відповідно до компетенції;

надають методичну і практичну допомогу працівникам центрального архіву з метою усунення виявлених порушень.

14. Члени робочої групи в установлені ними строки під час перевірки та після її закінчення мають право отримувати копії документів центрального архіву, у тому числі виготовлені засобами копіювально-розмножувальної техніки, для долучення їх до матеріалів перевірки.

15. Для підготовки висновків щодо стану архівної справи в центральному архіві, що перевіряється, члени робочої групи можуть звертатися за додатковою інформацією до керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, які не увійшли до складу робочої групи.

16. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією України та чинним законодавством.

17. Для перевірки структурних підрозділів центрального архіву з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної таємниці, оформлений в установленому законодавством порядку.

18. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п’яти робочих днів.

19. У разі потреби Голова Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи продовжує строк проведення перевірки шляхом видання наказу Укрдержархіву.

Копія наказу про продовження перевірки надсилається центральному архіву.

1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.

Після прибуття робочої групи до центрального архіву, діяльність якого підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника та членів робочої групи, керівництва та працівників центрального архіву з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення із планом її проведення.

2. На початку перевірки члени робочої групи вивчають повноту включення до зведеної номенклатури справ центрального архіву документів за відповідним напрямом його діяльності.

3. Члени робочої групи витребовують у центрального архіву необхідні документи та інформацію (у тому числі з обмеженим доступом), що стосуються питань, які перевіряються, зокрема:

оригінали розпорядчих, фінансових, кадрових документів;

протоколи, інші документи нарад і засідань колегіальних, дорадчих органів;

статистичні звіти та інші документи, що утворюються під час діяльності центрального архіву відповідно до номенклатури справ;

облікові документи;

письмові аналітичні або інформаційні довідки, підписані відповідальною посадовою особою або її керівником.

4. Члени робочої групи мають право вимагати й отримувати від посадових осіб центрального архіву, що перевіряється, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та ставити перед його керівником, іншими посадовими особами вимоги щодо невідкладного усунення виявлених порушень.

5. Керівництво центрального архіву зобов’язане надати робочій групі повну, всебічну та об’єктивну інформацію з усіх питань, які можуть виникнути під час проведення перевірки, та створити належні умови для її проведення.

6. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

7. Створення перешкод членам робочої групи під час перевірки ними діяльності центрального архіву не допускається.

У разі створення перешкод членам робочої групи під час перевірки керівник робочої групи складає акт, у якому фіксується факт створення перешкод.

1. Члени робочої групи протягом чотирьох робочих днів після закінчення перевірки складають та подають керівникові групи за своїм підписом довідки за результатами перевірки питань, віднесених до їх компетенції, з відповідними висновками та пропозиціями.

Керівник робочої групи аналізує подані довідки, з’ясовує наявність у них порівняльного аналізу основних показників діяльності центрального архіву та за необхідності надає свої пропозиції стосовно поліпшення якості довідок, наповнення їх змісту конкретними фактами та показниками.

2. На підставі довідок членів робочої групи протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки у двох примірниках складається акт про результати перевірки стану архівної справи в центральному архіві.

3. В акті висвітлюються показники, що характеризують роботу центрального архіву у межах періоду, що перевірявся, фіксуються виявлені недоліки та порушення (за наявності) чинного законодавства з посиланням на відповідні статті та пункти.

4. За змістом акт має бути вичерпним, конкретним та складатися з чотирьох частин: I - вступна; II - описова (стан діяльності); III - висновок; IV - рекомендації.

У вступній частині акта має бути наведено такі дані:

найменування та місцезнаходження центрального архіву;

підстава для проведення перевірки (наказ Укрдержархіву);

прізвища, ініціали та посади осіб, що проводили перевірку;

вид перевірки (комплексна, тематична, контрольна, планова, позапланова);

період, за який проводилась перевірка;

інформація про направлення центральному архіву повідомлення про проведення перевірки;

строк проведення перевірки;

інформація про попередню перевірку (якщо така проводилася), період, за який проводилась така перевірка.

В описовій частині акта за розділами плану проведення перевірки:

наводяться показники, які характеризують діяльність центрального архіву в цілому, та конкретні недоліки або порушення законодавства у діяльності з посиланням на документи, використані при перевірці;

чітко викладається зміст недоліків і порушень із зазначенням періодів, у яких вони були допущені;

зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та в разі відмови посадових осіб центрального архіву надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів факт відмови відображається в акті за результатами перевірки.

У висновку акта відображається узагальнений опис виявлених перевіркою недоліків у діяльності центрального архіву та порушень ним законодавства з посиланням на відповідні статті, підпункти, пункти нормативно-правових актів.

Рекомендації щодо поліпшення діяльності центрального архіву повинні містити перелік заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків із зазначенням строків їх виконання.

5. В акті за результатами комплексної або тематичної перевірки визначаються необхідність проведення контрольної перевірки та її строки.

6. На останньому аркуші акта за результатами перевірки зазначається кількість складених примірників акта та проставляється відмітка про вручення/направлення одного примірника керівнику центрального архіву, що перевірявся.

7. До акта додаються (за потреби) копії документів центрального архіву, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у його діяльності, письмові пояснення посадових осіб центрального архіву щодо встановлених порушень, а також діаграми, таблиці, схеми.

Копії документів центрального архіву, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у його діяльності, письмові пояснення посадових осіб центрального архіву щодо встановлених порушень до примірника акта, що направляється (надається) центральному архіву, не додаються.

8. Акт підписується всіма членами робочої групи. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в акті, має право письмово викласти свою окрему думку, що долучається до акта. При цьому в акті нижче підпису члена робочої групи, який не погоджується з висновками, робиться відмітка "Зауваження і пропозиції додаються".

9. Не пізніше десяти робочих днів після закінчення перевірки керівник центрального архіву, що перевірявся, запрошується до Укрдержархіву для ознайомлення з актом.

10. Факт свого ознайомлення з актом керівник центрального архіву засвідчує особистим підписом. За наявності у нього заперечень або зауважень до змісту акта під своїм підписом він робить про це застереження "Зауваження і пропозиції додаються" і не пізніше ніж через три робочі дні з дня ознайомлення подає з цього приводу письмові пояснення, що додаються до акта.

11. У разі відмови керівника центрального архіву від проставлення особистого підпису про ознайомлення з актом складається акт у довільній формі, який підписується керівником робочої групи та не менш як двома її членами.

12. Після ознайомлення керівника центрального архіву з актом керівник робочої групи подає Голові Укрдержархіву доповідну записку про результати перевірки з додаванням акта й усіх додатків до нього та з пропозицією стосовно організаційної форми розгляду питання про результати перевірки (обговорення на засіданні колегії Укрдержархіву, на нараді за участю Голови Укрдержархіву, керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву тощо).

1. Голова Укрдержархіву на підставі поданої керівником робочої групи доповідної записки приймає рішення про організаційну форму розгляду результатів перевірки.

2. У разі прийняття Головою Укрдержархіву рішення про розгляд підсумків перевірки на засіданні колегії керівник робочої групи на підставі акта готує проект рішення колегії Укрдержархіву та подає його до структурного підрозділу, відповідального за організаційно-технічне забезпечення діяльності колегії Укрдержархіву, у строк, визначений Положенням про колегію Укрдержархіву.

3. У засіданні колегії з обговорення підсумків перевірки бере участь керівник центрального архіву, що перевірявся. За потреби запрошуються інші посадові особи, відповідальні за певні напрями діяльності центрального архіву.

4. У рішенні колегії за підсумками обговорення результатів проведеної перевірки зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо поліпшення роботи та усунення недоліків, виявлених в діяльності центрального архіву, встановлюються конкретні строки виконання завдань, що беруться на контроль, зазначається строк проведення контрольної перевірки.

Рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву.

5. Керівництво центрального архіву, який перевірявся, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архіву, складає та затверджує план заходів з усунення недоліків, який у строк, визначений наказом або листом Укрдержархіву, направляється до Укрдержархіву для здійснення контролю за його виконанням.

6. Узагальнені результати проведених у відповідному році перевірок діяльності центральних архівів з аналізом виявлених недоліків, порушень чинного законодавства включаються до загальної довідки про результати перевірок діяльності в центральних архівах, що містить висновки та рекомендації центральним архівам щодо удосконалення їх діяльності.