Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.
Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Державної архівної служби".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тома.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Формування справ
208. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
209. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).
210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
212. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
215. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.
216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
218. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному НАДС.
219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.
220. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом установи.
Зберігання документів в установах
221. Документи з часу створення (надходження до установи) і до передачі до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах установи або службі діловодства установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.
( Пункт 221 в редакції Постанови КМ № 404 від 08.04.2025 )
222. Зберігання документів і справ в установі забезпечує служба діловодства установи.
223. Справи зберігаються у спеціальній кімнаті у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
224. Фонограми засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
225. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника служби діловодства, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
227. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
228. Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архівного підрозділу установи визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.
Цією Інструкцією визначаються окремі особливості підготовки справ, сформованих у паперовій формі, до передачі для архівного зберігання, які застосовуються за наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
229. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.
230. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.
231. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу установи.
232. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання.
234. За результатами експертизи цінності документів в установі складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 11).
235. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно. Після затвердження акта установа має право знищити визначені ним документи.
( Пункт 235 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
236. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї установи. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ, що складені у паперовій формі
237. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
238. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.
239. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 12) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу установи.
240. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприкладі, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2011 році, матимуть номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
241. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);
графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;
у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);
графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
242. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
244. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".
245. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу установи, а інший залишається як контрольний примірник у службі діловодства.
246. На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
247. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) зберігання - у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) - у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.
248. Установи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Оформлення справ, складених у паперовій формі
249. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
250. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
( Пункт 250 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
251. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
252. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".
253. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
254. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом установи - номер опису і фонду.
255. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
256. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.
Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу установи
257. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
258. Передача справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, затвердженим керівником установи.
259. За письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ установи оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, на строк до трьох місяців.
260. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу установи в присутності працівника установи, який передає упорядковані та оформлені справи.
261. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архівного підрозділу установи, розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи, що передаються до архівного підрозділу установи, повинні бути зв’язані належним чином.
Установи зобов’язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
Додаток 1
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 8)
ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів
1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
2. При оформленні застосовується шрифт:
напівжирний шрифт великими літерами - для назви виду документа;
напівжирний (прямий або курсив) - для заголовків та короткого змісту документа.
3. При оформленні текстів міжрядковий інтервал повинен становити:
1 - для складових тексту документа, реквізиту "Додаток" та посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа;
1,5 - для складових частин реквізитів "Адресат" та "Гриф затвердження";
1,5-3 - для відокремлення реквізитів документа один від одного.
4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті "Підпис" розміщується на рівні останнього рядка назви посади.
( Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:
125 міліметрів - для ім’я та прізвища реквізиту "Підпис";
100 міліметрів - для реквізита "Гриф затвердження";
90 міліметрів - для реквізиту "Адресат";
10 міліметрів для абзаців у тексті;
( Абзац п'ятий пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
0 міліметрів:
( Абзац шостий пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
для слів: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ’ЯЗУЮ";
( Абзац пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019 )
для реквізитів: "Дата документа", "Короткий зміст документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Відомості про працівника, який створив документ", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", слово "Додаток", реквізити "Додаток" та слово "Підстава" запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади у реквізиті "Підпис", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" та для першого реквізита "Гриф затвердження", якщо їх в документі два.";
( Абзац пункту 7 в редакції Постанови КМ № 375 від 17.04.2019; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 404 від 08.04.2025 )
8. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
9. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків. Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
10. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит "Підпис" повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті першої сторінки документа.
Для проектів актів та обов’язкових додатків до них, що розробляються органами виконавчої влади, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України поряд із QR-кодом розміщуються його реквізити, наприклад:
( Пункт 11 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )
| див. зображення | Мінцифри № 003845.0011-П від 20.07.2020 Підписав: Петренко Петро Петрович Сертифікат: 341C050E72C685404000000 A6D05009B940D00 Дійсний: з 12.12.2020 12:38:06 по 12.12.2021 12:38:06. |
( Пункт 11 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ № 1087 від 28.10.2020 )( Додаток доповнено пунктом 11 згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Додаток 2
до Типової інструкції з діловодства
в міністерствах, інших центральних
та місцевих органах виконавчої влади
(пункт 37)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що дозволяється затверджувати проставлянням грифа затвердження посадової особи за умови їх підготовки у паперовій формі
1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
4. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
5. Розцінки на виконання робіт.
6. Статути (положення) установ.
7. Структура установи.
Додаток 3
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 67)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі або засвідчуються кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи у разі їх створення в електронній формі
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
3. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
4. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
5. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
7. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
14. Протоколи (погодження планів поставок).
15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
16. Специфікації (виробів, продукції тощо).
17. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
18. Статути установ.
19. Титульні списки.
20. Трудові книжки.
21. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ № 375 від 17.04.2019, № 404 від 08.04.2025 )
Додаток 4
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 155)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
__________
* У разі відсутності в установі відповідного спеціалізованого підрозділу спеціальний облік здійснюється службою діловодства або за рішенням керівника установи не здійснюється.
Додаток 5
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 161)
ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вхідних документів*
1. Вид документа.
2. Дата та час надходження документа в установу.
3. Дата реєстрації документа.
4. Реєстраційний індекс документа.
5. Кореспондент.
6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспондента.
7. Короткий зміст.
8. Відповідальний підрозділ установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.
9. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.
10. Відмітка про виконання документа.
11. Справа №.
__________
* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.
Додаток 6
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 161)
ПРИМІРНИЙ СКЛАД
запису про реєстрацію вихідних документів, створених установою*
1. Дата реєстрації документа.
2. Реєстраційний індекс документа.
3. Адресат.
4. Короткий зміст.
5. Відповідальний підрозділ установи, яким підготовлено документ.
6. Відповідальний виконавець - працівник відповідального підрозділу установи, який підготував документ.
7. Дата та час надходження документа адресату.
8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.
9. Відмітка про виконання документа адресатом.
10. Справа №.
__________
* Інструкцією з діловодства установи може бути передбачено додаткові складові частини журналу та визначено інший порядок їх розміщення.
Додаток 7
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 179)
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Акти та доручення Президента України - згідно з вимогами Положення про контроль за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України, затвердженого Указом Президента України від 19 лютого 2002 р. № 155.
( Пункт 1 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020 )
2. Запит або звернення:
народного депутата України - згідно з вимогами Закону України "Про статус народного депутата України";
( Абзац другий пункту 2 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - згідно з вимогами Закону України "Про статус депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим";
( Абзац третій пункту 2 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020 )
депутата місцевої ради - згідно з вимогами Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".
( Абзац четвертий пункту 2 в редакції Постанови КМ № 123 від 05.02.2020 )
3. Якщо запит (звернення) народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту (звернення) із зазначенням причин продовження строку розгляду.
Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - протягом 10 днів з дня прийняття відповідного рішення, якщо цим рішенням не встановлено інший строк.
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - протягом 15 днів з дня їх реєстрації в установі, якщо в них не встановлено інший строк.
6. Погодження проектів актів заінтересованими органами - у строк, установлений їх головними розробниками відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.
7. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень, та надання відповіді на запит на інформацію - протягом строку, визначеного статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
Додаток 8
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 190)
ІНФОРМАЦІЯ
про стан виконання завдань на __.__.20__
| № | Найменування та індекс структурного підрозділу | Стан виконання завдань (документів) | |||
| усього | з них | ||||
| виконано | строк подовжено | строк порушено | |||
| | Найменування посади керівника служби діловодства | Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
| | __.__.20__ | |
( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Додаток 9
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 204)
ПРИМІРНА ФОРМА
номенклатури справ структурного підрозділу у паперовій формі
( Див. текст )( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Додаток 10
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 204)
ПРИМІРНА ФОРМА
зведеної номенклатури справ установи у паперовій формі
( Див. текст )( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Додаток 11
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 204)
ПРИМІРНА ФОРМА
акта про вилучення для знищення документів у паперовій формі
( Див. текст )( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
Додаток 12
до Типової інструкції з діловодства в
міністерствах, інших центральних та
місцевих органах виконавчої влади
(пункт 239)
ПРИМІРНА ФОРМА
опису справ у паперовій формі
( Див. текст )( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 375 від 17.04.2019 )
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
)
РЕГЛАМЕНТ
організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі
1. Цей Регламент визначає загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
Особливості створення, ведення, формування баз даних, інформаційно-комунікаційних систем та інформаційних систем як складових системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) визначається цим Регламентом та іншими актами законодавства.
2. У цьому Регламенті терміни вживаються у такому значенні:
1) система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (далі - система взаємодії) - інформаційно-комунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки;
2) веб-портал - спеціальний веб-модуль системи взаємодії;
3) користувач системи взаємодії - визначена відповідальна особа учасника системи взаємодії;
4) розробник системи електронного документообігу - юридична особа або фізична особа - підприємець, що здійснює створення та/або адміністрування, та/або технічне адміністрування системи електронного документообігу;
5) технічний регламент роботи системи взаємодії - вимоги щодо порядку функціонування та експлуатації системи взаємодії, що визначає організаційні та технічні умови забезпечення електронної взаємодії, а також порядок підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії;
6) учасник системи взаємодії - особа, що в установленому порядку підключилася до системи взаємодії;
7) ядро системи взаємодії - організована сукупність програмно-апаратного забезпечення та його налаштувань, що формує середовище обміну даними між суб’єктами системи взаємодії, зокрема накопичення та розповсюдження між системами безпечного обміну учасників системи взаємодії даних, пов’язаних із забезпеченням функціонування системи взаємодії.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про інформацію", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про адміністративні послуги", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України",Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), Положенні про інтегровану систему електронної ідентифікації, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2023 р. № 1150 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 101, ст. 6026).
3. Власником (держателем) системи взаємодії є держава в особі Мінцифри.
Програмне забезпечення системи взаємодії використовується державним підприємством "ДІЯ".
Володільцями інформації системи взаємодії є учасники системи взаємодії, яким належать права на інформацію.
4. Суб’єктами системи взаємодії є:
держатель системи взаємодії;
адміністратор системи взаємодії;
учасники системи взаємодії;
користувачі системи взаємодії.
5. Держатель системи взаємодії:
1) забезпечує подальший розвиток та вдосконалення системи взаємодії;
2) здійснює підготовку проектів нормативно-правових актів щодо функціонування системи взаємодії;
3) здійснює методичне та методологічне забезпечення функціонування системи взаємодії;
4) проводить систематичний моніторинг та аналіз ефективності функціонування системи взаємодії;
5) вирішує питання, пов’язані з фінансуванням системи взаємодії та адміністратора системи взаємодії за рахунок коштів державного бюджету та інших джерел, не заборонених законодавством.
6. Адміністратором системи взаємодії є державне підприємство "ДІЯ".
7. Адміністратор системи взаємодії здійснює виконання таких функцій:
1) забезпечення функціонування системи взаємодії та захисту інформації, що в ній обробляється, відповідно до вимог законодавства;
2) укладення договорів щодо підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії, а також надання відповідних послуг.
8. Адміністратор системи взаємодії відповідно до визначених функцій:
1) забезпечує:
створення (модернізацію, модифікацію, розвиток), адміністрування і забезпечення функціонування системи взаємодії;
впровадження системи управління інформаційною безпекою з підтвердженою відповідністю;
електронну інформаційну взаємодію між суб’єктами системи взаємодії;
доступ учасників системи взаємодії до системи взаємодії відповідно до цього Регламенту;
збереження інформації, що обробляється в системі взаємодії;
2) здійснює:
модернізацію, модифікацію, розвиток програмного забезпечення системи взаємодії;
реєстрацію користувачів системи взаємодії;
підключення/відключення учасників системи взаємодії до/від системи взаємодії відповідно до законодавства;
ведення електронного обліку учасників системи взаємодії, які приєднані до системи взаємодії, з фіксацією відомостей про дату і час отримання доступу до системи взаємодії користувачами системи взаємодії;
публікацію на офіційному веб-сайті адміністратора системи взаємодії інформації про поточних учасників системи взаємодії із зазначенням дати підключення, візуальним виділенням учасників системи взаємодії, які підключилися протягом останніх 30 днів;
технічну підтримку системи взаємодії;
технічну та інформаційну підтримку учасників системи взаємодії та користувачів системи взаємодії за допомогою веб-ресурсів, месенджерів, електронної пошти тощо;
3) проводить постійний моніторинг технічного стану системи взаємодії;
4) надає консультації учасникам системи взаємодії та користувачам системи взаємодії під час її функціонування та модернізації, модифікації, розвитку;
5) надає держателю системи взаємодії пропозиції стосовно подальшої модернізації, модифікації, розвитку системи взаємодії;
6) визначає технічний регламент роботи системи взаємодії за погодженням з держателем системи взаємодії;
7) здійснює інші заходи, пов’язані з функціонуванням системи взаємодії та наданням відповідних послуг учасникам системи взаємодії.
9. Учасники системи взаємодії, які не мають системи електронного документообігу, використовують для електронної взаємодії з іншими учасниками веб-портал.
10. Система взаємодії функціонує безперервно, крім випадків проведення регламентних (технічних) робіт.
11. Обмін інформацією в системі взаємодії здійснюється через Інтернет.
12. Учасники системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи взаємодії.
13. Інформація, яка обробляється в системі взаємодії, повинна бути захищена відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації шляхом впровадження системи управління інформаційною безпекою та підтвердження її відповідності.
14. Завданням системи взаємодії є автоматизація процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки.