КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
ПОСТАНОВА
| від 8 квітня 2025 р. № 404 Київ |
Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 і від 17 січня 2018 р. № 55
Кабінет Міністрів України постановляє:
1. Внести до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті за програмою "Електронне урядування" (Офіційний вісник України, 2012 р., № 23, ст. 881; 2015 р., № 64, ст. 2128; 2019 р., № 21, ст. 723; 2021 р., № 15, ст. 585, № 33, ст. 1922) і від 17 січня 2018 р. № 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770, № 98, ст. 3227; 2019 р., № 38, ст. 1336; 2020 р., № 19, ст. 741, № 23, ст. 855, № 92, ст. 2972; 2021 р., № 1, ст. 35; 2022 р., № 93, ст. 5798) зміни, що додаються.
2. Міністерствам, іншим центральним та місцевим органам виконавчої влади привести у тримісячний строк власні нормативно-правові акти у відповідність з цією постановою.
| Прем'єр-міністр України | Д. ШМИГАЛЬ |
| Інд. 49 | |
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 8 квітня 2025 р. № 404
ЗМІНИ,
що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 і від 17 січня 2018 р. № 55
( Див. текст )( Див. текст )
1. У Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті за програмою "Електронне урядування", затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236:
1) у пункті 2 слова "інформаційно-телекомунікаційних технологій" замінити словами "інформаційно-комунікаційних технологій";
2) в абзаці вісімнадцятому пункту 3 та абзаці четвертому пункту 4 слова "інформаційно-телекомунікаційної системи" замінити словами "інформаційно-комунікаційної системи";
3) у тексті Порядку слова "створення, модернізацію та розвиток" замінити словами "створення (модернізацію, модифікацію, розвиток)".
2. У постанові Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55:
1) у Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій зазначеною постановою:
в абзаці другому пункту 2 слова "кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
у пункті 4 слова "кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою чи удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
у пункті 6:
у підпункті 1 слова "кваліфікований електронний підпис" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
підпункт 4 викласти в такій редакції:
"4) витяг - копія частини тексту оригіналу електронного документа, який містить певний обсяг інформації, відповідність оригіналу та правовий статус якої засвідчено електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, або електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи, якою зроблено такий витяг;";
у підпункті 5 слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
підпункт 7 викласти в такій редакції:
"7) електронна копія електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи;";
у підпункті 8 слова "кваліфікованою електронною печаткою установи" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи";
у підпункті 11 слова "кваліфікований електронний підпис" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у підпункті 20 слова "кваліфікованого електронного підпису (підписів)" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису (підписів) або удосконаленого електронного підпису (підписів), що базується (базуються) на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у підпункті 24 слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у підпункті 27 слова "та знищення" виключити;
у підпункті 33 слова "електронна пошта (поштова скринька)" замінити словами "адреса електронної пошти";
доповнити пункт підпунктом 33-1 такого змісту:
"33-1) адреса електронної пошти установи - адреса електронної пошти, визначена Інструкцією з діловодства установи, відомості про яку містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;";
в останньому абзаці слова "Про електронні довірчі послуги" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";
абзац тринадцятий пункту 7 викласти в такій редакції:
"обмін електронними документами через систему взаємодії з установами та іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, організаціями, підприємствами незалежно від форми власності та інститутами громадянського суспільства, що в установленому порядку підключилися до зазначеної системи;";
пункт 10 викласти в такій редакції:
"10. Діловодство установи здійснюється виключно з використанням системи електронного документообігу установи, інтегрованої до системи взаємодії, веб-порталу системи взаємодії (далі - веб-портал).";
пункт 12 викласти в такій редакції:
"12. Використання електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або кваліфікованої електронної печатки чи удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, є обов’язковим.";
у пункті 21:
абзац шостий після слів "електронного документа" доповнити словами ", зазначені в реєстраційно-моніторинговій картці,";
абзац сьомий викласти в такій редакції:
"відсутній пов’язаний з електронним документом кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, підписувача чи пов’язана з ним кваліфікована електронна печатка або удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, установи, наявність якої на ньому передбачена цією Інструкцією;";
в абзаці восьмому слова "кваліфікований електронний підпис особи" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи";
в абзаці дев’ятому слова "кваліфіковані електронні підписи та/або печатки" замінити словами "кваліфіковані електронні підписи та/або печатки або удосконалені електронні підписи та/або печатки, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки,", а слова "Закону України "Про електронні довірчі послуги" - словами " Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";
доповнити пункт після абзацу десятого новим абзацом такого змісту:
"проект акта та супровідні документи до нього розміщені з порушенням вимог, зазначених у пункті 150 цієї Інструкції;".
У зв’язку з цим абзаци одинадцятий і дванадцятий вважати відповідно абзацами дванадцятим і тринадцятим;
в абзаці третьому пункту 22 слова "кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованим електронним підписом чи удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або кваліфікованою електронною печаткою чи удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
пункт 23 викласти в такій редакції:
"23. Із системи електронного документообігу установи до системи взаємодії та із веб-порталу до системи взаємодії завантажуються примірники зареєстрованих електронних документів, виготовлення та внесення до системи взаємодії або до веб-порталу яких здійснює реєстратор.";
у пункті 28:
в абзаці шостому слово "користувача" замінити словом "учасника";
абзац сьомий викласти в такій редакції:
"негативний результат технічної перевірки системою взаємодії документа, надісланого користувачем системи взаємодії;";
у пункті 29:
слово "лише" виключити;
доповнити пункт абзацом такого змісту:
"Інформаційний обмін між працівниками установи може здійснюватися за допомогою інших засобів електронних комунікацій за рішенням керівника установи.";
пункт 32 доповнити абзацом такого змісту:
"Адресат, який відповідно до вимог пункту 24 цієї Інструкції підтвердив одержання електронного документа, вважається таким, що поінформований про одержання такого електронного документа, крім випадків, коли відповідно до вимог законодавства інформування повинно бути здійснено в інший спосіб.";
пункт 34 доповнити абзацами такого змісту:
"Інтеграція системи електронного документообігу установи із системою взаємодії здійснюється за умови її відповідності вимогам до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади.
Інтеграція системи електронного документообігу установи із електронними сервісами системи взаємодії може здійснюватися з використанням веб-порталу у разі прийняття відповідного рішення керівником зазначеної установи.";
пункт 35 викласти в такій редакції:
"35. Система електронного документообігу повинна забезпечувати проходження електронних документів та електронних копій паперових документів.";
у пункті 38 слова "у веб-модулі" замінити словами "на веб-порталі";
у пункті 41 слова "кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, підписувача або кваліфікована електронна печатка чи удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
пункт 45 викласти в такій редакції:
"45. Електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти установи без/з кваліфікованого (кваліфікованим) електронного (електронним) підпису (підписом) або удосконаленого (удосконаленим) електронного (електронним) підпису (підписом), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої (кваліфікованою) електронної (електронною) печатки (печаткою) або удосконаленої (удосконаленою) електронної (електронною) печатки (печаткою), що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від будь-яких кореспондентів, реєстрації та подальшому розгляду не підлягають.
Електронний документ, крім факсограми, може бути допущений до реєстрації, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи.";
назву підрозділу "Перевірка кваліфікованого електронного підпису" розділу III викласти в такій редакції:
"Перевірка кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
пункт 52 викласти в такій редакції:
"52. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи печатки або удосконаленого електронного підпису чи печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, проводиться з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2023 р. № 798 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 76, ст. 4297).";
пункт 54 викласти в такій редакції:
"54. Підтвердження дійсності кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки, здійснюється з дотриманням вимог частини другої статті 18 Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".";
у пункті 58 слово "строків" виключити;
назву підрозділу "Кваліфікована електронна печатка" розділу III викласти в такій редакції:
"Кваліфікована електронна печатка або удосконалена електронна печатка, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";
у пункті 60 слова "кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";
пункт 61 викласти в такій редакції:
"61. Рішенням державної установи (її керівника) визначаються порядок використання удосконалених електронних печаток, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронної печатки, та уповноважені працівники державної установи, відповідальні за їх застосування.";
в абзаці другому пункту 63 слово "звернення" замінити словами "запити/звернення";
в абзаці першому пункту 65 слова "кваліфікований електронний підпис посадової особи" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, посадової особи";
у пункті 67 слова "кваліфікований електронний підпис цієї ж посадової особи" замінити словами "кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, цієї ж посадової особи";
у першому реченні абзацу другого пункту 73 слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
пункт 76 після слів "цієї Інструкції" доповнити словами і цифрами "та з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020";
у пункті 82 слова "кваліфікованим електронним підписом" замінити словами "кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у пункті 83 слова "кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";
у пункті 89 слова "згідно з формою згенерованого бланка" замінити словами "інструкцією з діловодства установи";
у пункті 95 слова "кваліфікованим електронним підписом секретаря колегіального органу (далі - секретар)" замінити словами "кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, секретаря колегіального органу (далі - секретар)";
у пункті 96 слова "кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
у підрозділі "Особливості оформлення деяких видів документів" підрозділу "Загальні вимоги до створення документів" розділу IV підрозділ "Документи про службові відрядження" виключити;
у пункті 108:
в абзаці третьому слова "кваліфікованими електронними підписами" замінити словами "кваліфікованими електронними підписами або удосконаленими електронними підписами, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
в абзаці четвертому слова "(без кваліфікованих електронних підписів)" замінити словами "(без кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису)";
у пункті 117:
в абзаці четвертому слова "заступник міністра" замінити словом "заступник";
абзац п’ятий після слів "проектів актів є" доповнити словами "керівник установи, заступник керівника установи згідно з розподілом обов’язків,";
в абзаці третьому пункту 124 слова "кваліфікованих електронних підписів" замінити словами "кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у пункті 131 слова ", та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар" виключити;
у пункті 135 слово "відкликає" замінити словом "відхиляє";
в абзаці третьому пункту 136 слова ", з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проекту" виключити;
у пункті 141:
доповнити пункт після абзацу першого новим абзацом такого змісту:
"Проект нормативно-правового акта погоджується керівником юридичної служби в електронній формі шляхом його погодження у системі електронного документообігу.".
У зв’язку з цим абзац другий вважати абзацом третім;
в абзаці третьому слова "відповідного модуля" замінити словом "веб-порталу", а слова ", передбачені пунктом 2 цієї Інструкції" виключити;
в абзаці першому пункту 147 слова "засоби телекомунікації" замінити словами "засоби електронних комунікацій";
пункт 150 викласти в такій редакції:
"150. Проект акта, супровідні матеріали до нього розміщуються установами, які є розробниками відповідних документів, у підсистемі погодження нормативно-правових актів.
Оригінали електронних документів розміщуються:
у форматі DOCX, XLSX (формат Office Open XML специфікації ISO/IEC 29500-1:2016 або одночасно у форматі PDF/A (формат специфікації PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) і RTF із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, якщо документ було розміщено у формі фотокопії);
одноразово без права вимагати їх дублетного розміщення іншими установами.";
у пункті 158 слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у пункті 161 слова "кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки";
пункт 183 після слів "підрозділом установи" доповнити словами "або посадовою особою установи, відповідальною за ведення архіву";
у пункті 193:
абзац четвертий викласти в такій редакції:
"включати в електронні справи лише оригінали електронних документів або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку електронні копії;";
в абзаці шостому слово "строків" виключити;
в абзаці сьомому слово "строку" виключити;
пункт 194 після слів "підрозділом установи" доповнити словами "або посадовою особою установи, відповідальною за ведення архіву";
у пункті 199 слова "(електронних справ)" виключити;
у пункті 203 слово "строків" виключити;
у пункті 204:
в абзаці першому слова "строків" і ", до яких включаються електронні справи з документами у паперовій та у разі прийняття відповідного рішення керівником установи в електронній формах" виключити;
абзац другий після слів "для знищення документів" доповнити словами ", не внесених до Національного архівного фонду,";
у пункті 205:
доповнити пункт після слів "пропозицій до акта про вилучення для знищення документів" словами ", не внесених до Національного архівного фонду,";
слово "строків" виключити;
абзац перший пункту 206 виключити;
в абзаці першому пункту 207 слово "виготовляється" замінити словами "може виготовлятися";
в абзаці першому та першому реченні абзацу другого пункту 209 слово "строків" виключити;
у пункті 216 слово "строків" виключити;
у першому реченні абзацу першого пункту 217 слова "кваліфікованих електронних підписів" замінити словами "кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у тексті Типової інструкції:
слово "веб-модуль" в усіх відмінках замінити словом "веб-портал" у відповідному відмінку;
слова "Адміністрації Президента України" замінити словами "Офісу Президента України";
у додатках до Типової інструкції:
додатки 2-4 викласти в такій редакції:
"Додаток 2
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній формі
та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного
міжвідомчого обміну (пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 8 квітня 2025 р. № 404)
Додаток 3
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній формі
та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного
міжвідомчого обміну (пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 8 квітня 2025 р. № 404)
Додаток 4
до Типової інструкції з документування
управлінської інформації в електронній формі
та організації роботи з електронними
документами в діловодстві, електронного
міжвідомчого обміну (пункт 79)
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 8 квітня 2025 р. № 404)
додаток 5 виключити;
у додатку 6:
слова "Кваліфіковані електронні підписи*" замінити словами "Кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису*;"
у виносці "*" до додатка:
у першому реченні слова "кваліфіковані електронні підписи" замінити словами "кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, особи,";
у другому реченні слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у додатку 7:
слова "Кваліфіковані електронні підписи**" замінити словами "Кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису**";
у виносці "**" до додатка:
у першому реченні слова "кваліфіковані електронні підписи" замінити словами "кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у другому реченні слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у додатку 8:
слова "Кваліфіковані електронні підписи***" замінити словами "Кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису***";
у виносці "***" до додатка:
у першому і другому реченнях слова "кваліфіковані електронні підписи" замінити словами "кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису,";
у третьому реченні слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису";
у додатку 9:
слова
"АКТ
про вилучення для знищення документів "
замінити словами
"АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду ";
слова "Кваліфіковані електронні підписи" замінити словами "Кваліфіковані електронні підписи або удосконалені електронні підписи, що базуються на кваліфікованому електронного підпису";
у виносці "*****" до додатка слова "кваліфікованого електронного підпису" замінити словами "кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису".
2) у Типовій інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженій зазначеною постановою:
у пункті 9 цифри "4163-2003" замінити цифрами "4163-2020";
пункт 14 викласти в такій редакції:
"14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (далі - КУД)";
у пунктах 28 та 31 слово "ДКУД" замінити словом "КУД";
абзац десятий пункту 36 після слів "найменування адресатів" доповнити словами "у давальному відмінку";
в абзаці третьому пункту 47 слово "документа" замінити словом "додатка";
у пункті 72 слова "(без зображення герба)" виключити;
пункт 76 викласти в такій редакції:
"76. Відомості про працівника, який створив документ, оформляють у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша паперового документа та складаються з таких елементів: прізвища і власного імені, службового номера телефону та/або адреси службової електронної пошти, наприклад:
Федорчук Василь 044 123 45 67, Fedorchuk@e.gov.ua
У внутрішніх документах допустимо зазначати лише прізвище працівника, який створив документ, номер його службового телефону та/або адресу службової електронної пошти, наприклад:
Федорчук 044 123 45 67, Fedorchuk@e.gov.ua
Допустимо через кому зазначати кілька номерів телефонів, за якими можна зв’язатися з працівником, який створив документ, наприклад:
Федорчук Василь 044 123 45 67, 765 43 21, 095 789 66 14";
пункт 143 виключити;
абзац другий пункту 156 виключити;
пункт 161 викласти в такій редакції:
"161. Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи (додатки 5 і 6) або у разі її відсутності централізовано із застосуванням веб-порталу відповідно до інструкції діловодства установи.
Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається у разі неможливості вести електронну реєстрацію та лише в умовах та протягом строку воєнного чи надзвичайного стану на території, де розташована установа, та протягом шести місяців після скасування воєнного чи надзвичайного стану на відповідній території.";
у другому реченні пункту 164 слова "Адміністрації Президента України" замінити словами "Офісу Президента України";
абзац третій пункт 179 викласти в такій редакції:
"Індивідуальні строки встановлюються керівником установи, державним секретарем міністерства, керівником апарату установи або працівником служби контролю із зазначенням чіткого часового проміжку, в межах якого визначається відповідний строк виконання документів.";
у пункті 184 слова "Главі Адміністрації Президента України" замінити словами "Керівнику Офісу Президента України";
пункт 221 викласти в такій редакції:
"221. Документи з часу створення (надходження до установи) і до передачі до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем формування справ у структурних підрозділах установи або службі діловодства установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.";
у першому реченні пункту 235 слова "не віднесених" замінити словами "не внесених";
у пункті 250 слова ", за винятком первинної бухгалтерської документації" виключити;
у додатках до Інструкції:
в абзаці восьмому пункту 7 додатка 1 слова "Прізвище виконавця і номер його телефону" замінити словами "Відомості про працівника, який створив документ";
у назві додатка 3 слова "кваліфікованою електронною печаткою" замінити словами "кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки,";
3) Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затверджений зазначеною постановою, викласти в такій редакції:
"ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 17 січня 2018 р. № 55
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 8 квітня 2025 р. № 404)
РЕГЛАМЕНТ
організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі
1. Цей Регламент визначає загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ).
Особливості створення, ведення, формування баз даних, інформаційно-комунікаційних систем та інформаційних систем як складових системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) визначається цим Регламентом та іншими актами законодавства.
2. У цьому Регламенті терміни вживаються у такому значенні:
1) система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (далі - система взаємодії) - інформаційно-комунікаційна система, призначена для автоматизації процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки;
2) веб-портал - спеціальний веб-модуль системи взаємодії;
3) користувач системи взаємодії - визначена відповідальна особа учасника системи взаємодії;
4) розробник системи електронного документообігу - юридична особа або фізична особа - підприємець, що здійснює створення та/або адміністрування, та/або технічне адміністрування системи електронного документообігу;
5) технічний регламент роботи системи взаємодії - вимоги щодо порядку функціонування та експлуатації системи взаємодії, що визначає організаційні та технічні умови забезпечення електронної взаємодії, а також порядок підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії;
6) учасник системи взаємодії - особа, що в установленому порядку підключилася до системи взаємодії;
7) ядро системи взаємодії - організована сукупність програмно-апаратного забезпечення та його налаштувань, що формує середовище обміну даними між суб’єктами системи взаємодії, зокрема накопичення та розповсюдження між системами безпечного обміну учасників системи взаємодії даних, пов’язаних із забезпеченням функціонування системи взаємодії.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про інформацію", "Про Національну програму інформатизації", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про електронні комунікації", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про адміністративні послуги", "Про основні засади забезпечення кібербезпеки України", Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), Положенні про інтегровану систему електронної ідентифікації, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2023 р. № 1150 (Офіційний вісник України, 2023 р., № 101, ст. 6026).
3. Власником (держателем) системи взаємодії є держава в особі Мінцифри.
Програмне забезпечення системи взаємодії використовується державним підприємством "ДІЯ".
Володільцями інформації системи взаємодії є учасники системи взаємодії, яким належать права на інформацію.
4. Суб’єктами системи взаємодії є:
держатель системи взаємодії;
адміністратор системи взаємодії;
учасники системи взаємодії;
користувачі системи взаємодії.
5. Держатель системи взаємодії:
1) забезпечує подальший розвиток та вдосконалення системи взаємодії;
2) здійснює підготовку проектів нормативно-правових актів щодо функціонування системи взаємодії;
3) здійснює методичне та методологічне забезпечення функціонування системи взаємодії;
4) проводить систематичний моніторинг та аналіз ефективності функціонування системи взаємодії;
5) вирішує питання, пов’язані з фінансуванням системи взаємодії та адміністратора системи взаємодії за рахунок коштів державного бюджету та інших джерел, не заборонених законодавством.
6. Адміністратором системи взаємодії є державне підприємство "ДІЯ".
7. Адміністратор системи взаємодії здійснює виконання таких функцій:
1) забезпечення функціонування системи взаємодії та захисту інформації, що в ній обробляється, відповідно до вимог законодавства;
2) укладення договорів щодо підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії, а також надання відповідних послуг.
8. Адміністратор системи взаємодії відповідно до визначених функцій:
1) забезпечує:
створення (модернізацію, модифікацію, розвиток), адміністрування і забезпечення функціонування системи взаємодії;
впровадження системи управління інформаційною безпекою з підтвердженою відповідністю;
електронну інформаційну взаємодію між суб’єктами системи взаємодії;
доступ учасників системи взаємодії до системи взаємодії відповідно до цього Регламенту;
збереження інформації, що обробляється в системі взаємодії;
2) здійснює:
модернізацію, модифікацію, розвиток програмного забезпечення системи взаємодії;
реєстрацію користувачів системи взаємодії;
підключення/відключення учасників системи взаємодії до/від системи взаємодії відповідно до законодавства;
ведення електронного обліку учасників системи взаємодії, які приєднані до системи взаємодії, з фіксацією відомостей про дату і час отримання доступу до системи взаємодії користувачами системи взаємодії;
публікацію на офіційному веб-сайті адміністратора системи взаємодії інформації про поточних учасників системи взаємодії із зазначенням дати підключення, візуальним виділенням учасників системи взаємодії, які підключилися протягом останніх 30 днів;
технічну підтримку системи взаємодії;
технічну та інформаційну підтримку учасників системи взаємодії та користувачів системи взаємодії за допомогою веб-ресурсів, месенджерів, електронної пошти тощо;
3) проводить постійний моніторинг технічного стану системи взаємодії;
4) надає консультації учасникам системи взаємодії та користувачам системи взаємодії під час її функціонування та модернізації, модифікації, розвитку;
5) надає держателю системи взаємодії пропозиції стосовно подальшої модернізації, модифікації, розвитку системи взаємодії;
6) визначає технічний регламент роботи системи взаємодії за погодженням з держателем системи взаємодії;
7) здійснює інші заходи, пов’язані з функціонуванням системи взаємодії та наданням відповідних послуг учасникам системи взаємодії.
9. Учасники системи взаємодії, які не мають системи електронного документообігу, використовують для електронної взаємодії з іншими учасниками веб-портал.
10. Система взаємодії функціонує безперервно, крім випадків проведення регламентних (технічних) робіт.
11. Обмін інформацією в системі взаємодії здійснюється через Інтернет.
12. Учасники системи взаємодії відповідають за повноту та достовірність інформації, внесеної ними до системи взаємодії.
13. Інформація, яка обробляється в системі взаємодії, повинна бути захищена відповідно до вимог законодавства у сфері захисту інформації шляхом впровадження системи управління інформаційною безпекою та підтвердження її відповідності.
14. Завданням системи взаємодії є автоматизація процесів створення, надсилання, передачі, одержання, оброблення, використання, зберігання, знищення документів в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та/або печатки або удосконаленого електронного підпису та/або печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису чи печатки.
Створення, надсилання, передача, одержання, оброблення, зберігання, знищення конфіденційної інформації може здійснюватися за умови забезпечення захисту інформації відповідно до законодавства.
15. Система взаємодії є пріоритетним засобом взаємодії між органами виконавчої влади та іншими державними органами, що в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.
16. Система взаємодії має такі функціональні можливості:
1) передача даних в електронній формі та обмін електронними документами між учасниками системи взаємодії;
2) приймання/передача організаційно-розпорядчих електронних документів Секретаріату Кабінету Міністрів України та центральних органів виконавчої влади;
3) організація погодження проектів нормативно-правових актів між центральними органами виконавчої влади;
4) зберігання електронних документів та їх підготовка до передачі в електронний архів;
5) доступ до підсистеми розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України.
17. Підключення до системи взаємодії учасників системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, здійснюється на підставі договору, укладеного з адміністратором системи взаємодії.
За підключення до системи взаємодії учасників системи взаємодії, а також надання їм послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, справляється плата у розмірах, визначених адміністратором системи взаємодії.
Від плати за підключення учасників системи взаємодії до системи взаємодії, а також надання послуг з реєстрації користувачів системи взаємодії, технічної підтримки користувачів системи взаємодії, передачі даних в системі взаємодії та надання інших супутніх послуг, необхідних для належного функціонування системи взаємодії, звільняються органи державної влади, юрисдикція яких поширюється на всю територію України, органи, що забезпечують їх діяльність, Офіс Президента України, Секретаріат Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Офіс Генерального прокурора, Спеціалізована антикорупційна прокуратура, Національний банк, Фонд гарантування вкладів фізичних осіб, Генеральний штаб Збройних Сил, головний орган військового управління Національної гвардії, Служба зовнішньої розвідки, Державний центр зайнятості, місцеві держадміністрації, органи місцевого самоврядування, а також територіальні органи центральних органів виконавчої влади, підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління зазначених органів, за умови використання ними систем електронного документообігу, власниками (держателями) яких є центральні або місцеві органи виконавчої влади.
Підключення до системи взаємодії здійснюється шляхом інтеграції системи електронного документообігу учасника системи взаємодії з системою взаємодії за умови наявності відомостей про таку систему електронного документообігу в переліку сумісних систем електронного документообігу, розміщеного на веб-сайті адміністратора системи взаємодії або шляхом підключення через веб-портал.
Адміністратор системи взаємодії вносить до переліку перевірених на сумісність систем електронного документообігу, розміщеного на веб-сайті адміністратора системи взаємодії, відомості про систему електронного документообігу, щодо якої адміністратором системи взаємодії проведено перевірку відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії.
Проведення перевірки на сумісність системи електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії здійснюється на підставі договору, укладеного розробником системи електронного документообігу з адміністратором системи взаємодії.
За проведення перевірки на сумісність системи електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії справляється плата у розмірах, визначених адміністратором системи взаємодії.
У разі коли розробниками систем електронного документообігу є учасники електронної взаємодії, визначені в абзаці третьому цього пункту, проведення перевірки на сумісність таких систем електронного документообігу відповідно до технічного регламенту роботи системи взаємодії здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, передбачених держателю системи взаємодії на забезпечення функціонування системи взаємодії.
18. Система взаємодії складається з інформаційно-комунікаційних систем, які організаційно-технічно складаються з ядра системи взаємодії, підсистеми забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії з використанням веб-порталу, підсистеми погодження нормативно-правових актів, підсистеми розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України, електронного кабінету користувача системи взаємодії, інших інформаційних систем, які діють як єдине ціле, та у взаємодії з іншими інформаційними, інформаційно-комунікаційними системами в порядку електронної інформаційної взаємодії.
19. Система взаємодії розміщується в інфраструктурі адміністратора системи взаємодії, що належить йому на праві власності або використовується на підставі договору про отримання хмарних послуг, з дотриманням вимог щодо захисту інформації.
20. Підсистема забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії з використанням веб-порталу призначена для забезпечення підключення користувачів системи взаємодії до системи взаємодії у разі відсутності в учасника системи взаємодії системи електронного документообігу.
21. Підсистема погодження нормативно-правових актів призначена для:
1) забезпечення створення проектів нормативно-правових актів, їх погодження, забезпечення проведення експертиз та внесення Кабінетові Міністрів України в електронній формі;
2) забезпечення опрацювання проектів нормативно-правових актів та їх подальшого виконання;
3) створення єдиної бази даних проектів нормативно-правових актів та забезпечення захисту інформації;
4) накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на проекти нормативно-правових актів;
5) забезпечення автоматичної реєстрації пакетів матеріалів проекту нормативно-правового акта;
6) забезпечення автоматичного надсилання сповіщення Секретаріату Кабінету Міністрів України про стан опрацювання проектів нормативно-правових актів;
7) забезпечення здійснення автоматичного контролю за дотриманням строків погодження проектів нормативно-правових актів;
8) забезпечення автоматичного відправлення проектів нормативно-правових актів в електронний архів.
22. Підсистема розсилки матеріалів до засідань Кабінету Міністрів України призначена для забезпечення доступу до матеріалів засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів.
23. Електронний кабінет користувача системи взаємодії призначений для:
1) авторизації в системі взаємодії за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації;
2) накладення кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, за допомогою інтегрованої системи електронної ідентифікації;
3) обміну електронними документами та повідомленнями;
4) надання актів та рахунків в електронній формі для проведення розрахунків з учасниками системи взаємодії.
Фінансове забезпечення
24. Фінансування заходів, пов’язаних із створенням (модернізацією, модифікацією, розвитком) системи взаємодії, а також адмініструванням, забезпеченням функціонування, здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, міжнародної технічної допомоги та/або інших джерел, не заборонених законодавством.".
