Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

справи, що велися послідовно у двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були завершені в діловодстві;

розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставами для розмежування її документів на два архівних фонди;

виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установ, що реорганізуються, до і після реорганізації фондуються разом;

у разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам документи кожної з них утворюють нові архівні фонди;

документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через злиття, приєднання, поділ, перетворення або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди;

особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв’язку з переведенням працівників, долучаються до фонду останньої установи.

1. Хронологічними межами фонду є:

архівного фонду установи - офіційні дати створення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;

особового архівного фонду - дата народження і смерті фондоутворювача;

об’єднаного архівного фонду - дата утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим, та дата припинення фондоутворювача у часі пізніше за всіх утворювачів цього фонду;

архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

2. Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду (вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві.

1. Структурною та класифікаційною основою архівного фонду є справа. Справа включає документи, об’єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку.

Усередині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

2. Розподіл документів усередині архівного фонду здійснюється на підставі погодженої з державною архівною установою, архівним відділом міської ради схемою, закріпленою описом справ фонду:

структурною (за структурою фондоутворювача, визначеною в штатному розпису);

хронологічною (за роками створення документів);

тематичною (за тематикою документів);

номінальною (за видами і значимістю документів);

функціональною (за функціями, напрямами діяльності фондоутворювача);

географічною (за адміністративно-територіальними одиницями);

кореспондентською (за найменуваннями адресатів, у результаті листування з якими утворилися документи);

авторською (за найменуваннями установ або прізвищами осіб, які є авторами документів).

3. Справи систематизуються за декількома ознаками, застосування яких найбільш раціональне для збереження у фонді логічних та історичних зв’язків між документами і створення найзручнішої для використання документів системи їх організації.

4. Найпоширений тип схеми систематизації в описах є хронологічно-структурний, що використовується для систематизації справ діючих фондоутворювачів, структура яких постійно змінюється; справи фонду групуються за роками, а в межах кожного року - за структурними підрозділами, наприклад:

2009 рік

Канцелярія

Плановий відділ

Виробничий відділ

Відділ праці та зарплати

Фінансово-економічний відділ

Відділ кадрів

Адміністративно-господарський відділ

2010 рік

Канцелярія

Планово-економічний відділ

Виробничо-технічний відділ

Бухгалтерія

Відділ кадрів

Адміністративно-господарський відділ

На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурною схемою, складається єдиний опис.

5. Структурно-хронологічний тип схеми застосовується для систематизації справ установ, що мали стабільну структуру та припинили свою діяльність. При цьому справи групуються за структурними підрозділами, а в межах цих підрозділів - за роками. Приклад:

Відділ діловодства

2010 рік

2011 рік

тощо.

Відділ кадрів

2010 рік

2011 рік

тощо.

6. Функціонально-хронологічна та хронологічно-функціональна схеми систематизації застосовуються при класифікації документів безструктурних установ.

При функціонально-хронологічній схемі заголовки справ розміщуються за функціями та роками:

Керівництво

2007 рік

2008 рік

2009 рік

тощо.

Навчально-виховна робота

2007 рік

2008 рік

2009 рік

тощо.

При хронологічно-функціональній схемі заголовки справ спочатку групуються за роками документів, далі - за функціями фондоутворювача, наприклад:

2010 рік

Керівництво

Планування

Фінансування

Капітальне будівництво

тощо.

7. При невеликому обсязі фонду можливе використання номінально-хронологічної або хронологічно-номінальної схеми. Приклад номінально-хронологічної схеми:

Накази

2010 рік

2011 рік

Плани

2010 рік

2011 рік

тощо.

Приклад хронологічно-номінальної схеми:

2011 рік

Накази

Плани

Звіти

тощо.

8. Документи, що ввійшли до об’єднаного архівного фонду, розташовуються згідно з функціонально-цільовим призначенням фондоутворювача, за хронологією їх створення, за алфавітом назв тощо. У межах кожного фонду, що ввійшов до об’єднаного архівного фонду, застосовуються різні схеми систематизації, вибір яких визначається характером діяльності конкретної установи, складом і обсягом документів. Для фондів однорідних установ використовується загальна схема систематизації.

9. Систематизація документів у колекції визначається тематикою та складом документів. Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, найменуваннями установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.

10. Документи з кадрових питань (особового складу) систематизуються відособлено і включаються в окремий опис за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). На особові справи звільнених працівників може складатися окремий опис.

11. Кожний архівний фонд має свій номер і назву, що відповідає офіційній назві фондоутворювача. Якщо установа-фондоутворювач передає справи на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), номер фонду присвоює відповідний архів. Цей номер присвоюється під час першого надходження документів і не змінюється.

Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, вона самостійно присвоює номери фондам, що зберігаються в архіві установи.

1. Облік здійснюється з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом документів шляхом визначення кількості і складу в установлених одиницях обліку і фіксації (реєстрації) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та їх загальної кількості в облікових документах.

2. Під обліковим документом розуміється документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Облікові документи повинні зберігатись у робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у сейфі або металевій шафі, що опечатується.

Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву в присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів). Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видаються.

3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві установи, у тому числі неописані і непрофільні, страхові копії документів, копії фонду користування (за наявності), описи справ.

4. Архів установи здійснює централізований облік фондів і документів. За наявності кількох архівосховищ облік також ведеться в кожному архівосховищі.

5. Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку й ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду або архівної колекції, опису, одиниці зберігання.

Номер архівного фонду присвоюється відповідно до порядку, визначеного в пункті 11 глави 4 розділу IX цих Правил.

1. Основними обліковими одиницями для документів незалежно від матеріального носія інформації є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання (од. зб.).

2. Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа (див. пункт 1 глави 4 розділу IX).

3. Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

4. Документи особового походження, що пройшли лише первинне описування, обліковують подокументно, в окремих випадках - у неописаних справах та аркушах.

1. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

2. Облік документів в архіві ведеться за основними та допоміжними обліковими документами.

3. Склад і форми основних облікових документів є обов’язковими для кожного архіву установи. До основних облікових документів належать:

книга надходження та вибуття документів;

список фондів;

справа фонду;

описи справ;

реєстри описів;

анотовані переліки унікальних документів Національного архівного фонду.

4. Необхідність ведення і види допоміжних облікових документів визначаються установою самостійно. Форми цих облікових документів встановлюються установою.

До допоміжних облікових документів належать: листи фонду, картки і книги обліку руху фондів, книги обліку документів з кадрових питань (особового складу), книга обліку документів, вилучених для знищення, книги обліку документів, переданих до інших архівів, тощо.

5. Для централізованого державного обліку документів НАФ складається паспорт архіву.

6. Обліковим документом для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву, є номенклатура справ.

1. У книзі обліку надходження та вибуття документів архіву, форма якої наведена в додатку 37 до цих Правил, ведеться облік усіх справ, прийнятих архівом від структурних підрозділів організації, вилучених для знищення, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших установ. Кожне надходження та вибуття позначаються самостійним номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.

На перше січня кожного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

2. Список фондів архіву, форма якого наведена в додатку 38 до цих Правил, ведеться в архіві, що зберігає документи двох і більше фондів (колекцій). Кожному фонду, що надходить на зберігання, присвоюється порядковий номер за списком фондів у хронологічній послідовності його надходження. Якщо фонд підлягає передачі на постійне зберігання, то через косу риску вказується номер цього фонду в державній архівній установі (архівному відділі міської ради) (у випадку, якщо документи фонду раніше передавалися до цих архівних установ). У списку фондів фіксуються повна назва та скорочена назва фондоутворювача на момент надходження фонду в архівосховище. Номер вибулого фонду не присвоюється фонду, що надійшов на зберігання. При надходженні на зберігання фонду ліквідованої установи фонду надається назва на дату ліквідації. Об’єднаний фонд вноситься під узагальненою назвою. Об’єднаному фонду, створеному в архіві установи, надається один з номерів архівного фонду, включеного до складу об’єднаного, як правило, найбільшого за обсягом справ. Для архівної колекції, створеної в архіві установи, надається узагальнена назва включених до неї документів, а для колекції, сформованої колекціонером, - її назва.

На 01 січня кожного року до списку фондів складається підсумковий запис, в якому зазначаються кількість фондів, що вибули, що надійшли протягом року, та загальна кількість фондів, що знаходяться на зберіганні.

3. Справа фонду ведеться на кожний фонд архіву. Вона містить документи, що відображають історію установи-фондоутворювача та історію його архівного фонду: історичну довідку або передмови до описів, схему систематизації фонду, методичні посібники з науково-технічного опрацювання документів фонду, створення облікового та довідкового апарату, реставрації і консервації, створення страхового фонду та фонду користування, акти перевірок наявності та стану справ, акти про невиправні пошкодження, акти передачі фонду на постійне зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), акти вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, тощо.

Документи, що фіксують зміни у складі та обсязі фонду, включають до справи фонду тільки з відміткою про внесення змін в усі облікові документи архіву установи. Документи в справі фонду розміщують у хронологічній послідовності. Усі аркуші документів, вміщені до справи фонду, мають бути пронумеровані. Складаються внутрішній опис і підсумковий запис. До них вносяться зміни в міру поповнення справи новими документами. Кожній справі фонду присвоюється номер відповідного фонду. Справа фонду зберігається в архіві установи у порядку збільшення номерів фондів.

4. Описи справ є первинними обліковими документами для поодиничного і сумарного обліку справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (з особового складу), що складаються відповідно до вимог, визначених у главі 3 розділу VI та розділі VII цих Правил.

Поодиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою (одиницею зберігання) самостійного номера, а сумарний облік - складення підсумкового запису до опису, який є підставою для ведення інших облікових документів.

Усі зміни в обсязі справ в опису, пов’язані з вибуттям, надходженням, об’єднанням або розформуванням справ, відображаються в підсумковому запису до зведеного або закінченого опису з посиланням на документ, що підтверджує ці зміни.

Описи справ структурних підрозділів є обліковими документами до складення річного розділу відповідного зведеного опису. Описи структурних підрозділів постійного зберігання, що передають свої документи до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), зберігаються у справі фонду до передавання документів за ці роки на зберігання до відповідних архівних установ. Якщо установа не передає документи постійного строку зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), то описи справ структурних підрозділів вміщуються у справу фонду.

Описи справ структурних підрозділів з кадрових питань (особового складу) зберігаються до погодження річного розділу зведеного опису справ установи з кадрових питань (особового складу) з ЕПК (ЕК) державного архіву або ЕК архівного відділу міської ради.

5. Реєстр описів, форма якого наведена в додатку 39 до цих Правил, ведеться в архіві установи за наявності двох і більше описів.

Описи вносять до реєстру в хронологічній послідовності їх надходження під відповідним порядковим номером. У реєстрі описів фіксуються основні відомості про склад кожного опису, що надійшов до архіву: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ, кількість аркушів в опису і кількість його примірників.

6. Облік унікальних документів НАФ ведеться в архіві установи за анотованим переліком, погодженим ЦЕПК Укрдержархіву.

7. Паспорт архівного підрозділу складають установи, які є джерелами формування НАФ, за формою, наведеною в додатку 40 до цих Правил, щороку у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі (архівному відділу міської ради) не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховуються з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи). Наприклад, установа обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного зберігання тимчасово зберігаються 10 років) подає паспорт до державного архіву області станом на 01 грудня 2012 року, при цьому вона має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів у структурних підрозділах (2010-2011) і зазначити 10 років зберігання документів в архіві (2000-2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені роки, тобто до 2000 року, у графі зазначаються їх кількість і крайні дати (наприклад, 100 справ постійного зберігання за 1998-1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).

8. Номенклатура справ установи застосовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву за рішенням керівника. Для сумарного обліку справ усіх категорій до номенклатури справ складається підсумковий запис. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення "Н" (номенклатура), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи, наприклад:

Н - 2014, спр. № 21.

9. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві зберігаються:

за порядком номерів фондів;

усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

10. У разі створення страхового фонду та фонду користування їх облік в архіві ведеться на підставі книги обліку надходження і вибуття страхового фонду і фонду користування (додаток 41) та опису страхового фонду (додаток 42) для поодиничного обліку страхових копій.

1. Система довідкового апарату - це комплекс взаємозалежних і взаємодоповнюючих архівних довідників, баз даних про склад, зміст і місцезнаходження архівних фондів і (або) архівних документів, що створюється на єдиній науково-методичній основі для оперативного пошуку документів та найефективнішого використання інформації, що міститься в них.

2. Обов’язковими типами архівних довідників є описи, номенклатури, архівні каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників, а також покажчики, огляди архівних документів, історичні довідки до архівних фондів установи.

3. Склад архівних довідників і баз даних в архіві установи визначається видом архіву, кількістю фондів, складом і змістом архівних документів, характером і завданнями пошуку документів, інтенсивністю використання документів.

1. Архівні описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, послуговуються пошуковими даними, закріпленими описом справ: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Опис складається з описових статей, підсумкового запису, засвідчувального напису і довідкового апарату до опису.

Порядок складання архівних описів визначено в розділі VII цих Правил.

2. Номенклатури справ використовуються в архіві установи для визначення складу, змісту та місцезнаходження документів тимчасового (до 10 років) строку зберігання.

Для створення архівних довідників і (або) баз даних документів тимчасового (до 10 років) зберігання послуговуються сформованими в діловодстві картотеками, пов’язаними з пошуковими даними, номенклатурами справ, що заміняють в архіві установи описи.

1. Архівні каталоги (архівні картотеки) створюють на ті документи фондів або їх частин, які використовуються найчастіше (постанови, рішення, накази, розпорядження, особові справи, наукові звіти тощо).

2. Об’єктами описування в каталозі чи картотеці можуть бути: документи (група документів, частини документів), одиниці зберігання (одиниці обліку), описи, фонди.

3. Архівні картотеки можуть від початку створюватися в архіві установи, а також можуть базуватися на довідкових картотеках, які сформовано в діловодстві установи та передано до архіву разом з документами, наприклад, журнали (картки) реєстрації наказів з основної діяльності.

4. Залежно від мети використання документів і змісту документів архіву установи створюють різні види картотек - предметні, тематичні тощо.

5. У предметній картотеці картки групують за алфавітом предметних понять (фактів, подій, географічних назв) і осіб. Подальша систематизація здійснюється в логічній або хронологічної послідовності. Різновидами предметної картотеки є іменна та географічна картотеки.

6. У тематичній картотеці картки групують у межах тем (відповідно до змісту документів, напрямів діяльності). Різновиди тематичної картотеки - картотека з історії установи і картотека назв фондів.

7. Кілька архівних картотек одного виду утворюють архівний каталог. Для формування архівних каталогів використовують каталожні картки. Залежно від побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні, предметні і їх різновиди (іменний, географічний, об’єктний).

1. Покажчики розробляють як самостійні архівні довідники (архівний покажчик) або вони можуть бути елементом довідкового апарату архіву установи (покажчики до описів справ, каталогів, оглядів архівних документів).

2. Покажчики складають до справ або документів одного опису, кількох описів фонду, усього фонду (пофондовий покажчик), кількох фондів (міжфондовий покажчик).

3. За формою покажчики можуть бути у вигляді аркушів, карток або в електронному вигляді. За структурою рубрик покажчики поділяють на глухі (предметні поняття та їх пошукові дані) та анотовані (предметні поняття мають пояснення та їх пошукові дані).

4. Основними видами покажчиків є предметний (його різновиди - тематичний, іменний, географічний) та хронологічний. За групуванням понять всередині покажчика розрізняються алфавітні, систематичні, хронологічні.

5. Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. Загальний предметний покажчик містить різнорідні предметні поняття різного характеру, спеціальний - однорідні предметні поняття (види документів, прізвища авторів, найменування установи та її структурних підрозділів, назви галузей тощо).

Загальний предметний покажчик за структурою рубрик може бути тільки глухим, спеціальний - глухим або анотованим.

6. У тематичному покажчику предметні поняття наводять в алфавітному порядку, назви рубрик зазначають у називному відмінку.

7. Іменний покажчик створюють за алфавітною ознакою. До нього включають прізвища, імена, по батькові (різночитання, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки). Іменний покажчик може бути глухим або анотованим.

8. Елементи географічного покажчика впорядковують за алфавітною ознакою. У ньому наводять назви держави, адміністративно-територіальних одиниць, морів, рік та інших географічних об’єктів.

Назви узагальнюючих географічних або адміністративно-територіальних одиниць включають до покажчика без конкретизації, у тому вигляді, в якому їх подано в заголовках справ або в архівних документах.

9. Хронологічний покажчик складається з рубрик, що включають дати історичних подій, явищ і фактів або дати документів. Такий покажчик є глухим.

10. У покажчику застосовується система загальних і окремих відсилок, за допомогою яких встановлюється зв’язок між тотожними поняттями.

1. Різновидами оглядів є: огляд фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного фонду) та тематичний (подає відомості про склад і зміст документів одного або кількох фондів з певної теми).

2. Обов’язковими елементами характеристики документів є індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані.

У групових анотаціях наводять стислий зміст груп справ, вказують основні види включених до них документів, подають відомості про авторів, хронологічні межі, оригінальність і пошукові дані. Часом групові анотації доповнюють індивідуальними, в яких повніше розкривають зміст найважливіших документів.

3. В огляді фонду та тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст документів одного фонду, пошукові дані складаються з номерів описів, справ, аркушів справ. У тематичному огляді, що містить відомості про склад і зміст архівних документів кількох фондів, пошукові дані доповнюються номерами цих фондів.

4. До складу довідкового апарату огляду входять титульний аркуш, зміст, передмова, список скорочень, покажчики. До тематичного огляду повинен бути складений список фондів, інформація про які міститься в огляді, та бібліографія за темою.

У передмові до огляду наводять відомості про історію фондоутворювача (фондоутворювачів) та фонду (фондів), структуру огляду, склад довідкового апарату.

5. Схемами побудови оглядів є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна.

1. Архів установи складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.

Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

2. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

3. У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

дата створення установи (з посиланням на акти);

підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни;

структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);

система або галузь, до складу якої належить установа на момент створення довідки;

зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);

причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

4. У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;

відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);

зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);

особливості формування, описування і систематизації документів;

відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;

ступінь збереженості документів фонду;

відомості про склад довідкового апарату до фонду;

відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи);

умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);

дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).

5. У третій частині подають відомості про:

склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;

особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);

повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;

особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

6. В історичній довідці обов’язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.

7. Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує керівник архіву або особа, відповідальна за архів в установі.

8. Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Якщо установа є джерелом формування НАФ, історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК відповідного державного архіву одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

1. Архів установи зобов’язаний надавати документи та довідковий апарат до них для застосування документної інформації користувачами в економічних, наукових, культурних, політичних цілях, для забезпечення законних прав і інтересів громадян з урахуванням обмежень, визначених законодавством, а також умов, визначених фондоутворювачем під час передавання документів до архіву.

2. Порядок доступу до документів, що зберігаються в архіві установи, а також порядок користування цими документами визначає керівник установи відповідно до вимог законодавства.

3. Архів установи не має права обмежувати або визначати умови використання отриманої користувачем інформації, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Доступ користувачів до документів, на які поширюється дія Закону України "Про авторське право і суміжні права" , здійснюється відповідно до вимог зазначеного закону.

Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:

інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів установи, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;

виконання запитів громадян та установ;

надання документів користувачам для роботи в читальному залі архіву установи;

видавання документів у тимчасове користування поза архівом;

використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаціях.

1. Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваних відомостей та підготовку і надання відповідних документів.

2. Архів інформує керівника установи, начальників структурних підрозділів, керівників інших установ про наявність потрібних документів на підставі запитів або в ініціативному порядку - у формі інформаційних листів або довідок. Інформацію надають у формі переліку заголовків справ (документів) або видів документів із зазначенням їх дат і пошукових даних. За потреби працівники архіву складають і надають анотації.

3. Заголовки справ (документів) розташовують у переліку незалежно від їх фондової належності: за хронологією подій, за питаннями, за видами документів, за значимістю документів.

4. Інформування керівників установи може здійснюватися також у формі тематичної добірки копій документів. Копії розташовують у логічній послідовності. До добірки копій додають титульний аркуш, а також за необхідності історичну довідку, перелік документів тощо.

5. Перелік, довідку, тематичну добірку копій, що використовуються в установі, підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). У разі виконання запиту сторонньої установи ці документи, підписані керівником архіву (особою, відповідальною за архів), надсилаються адресату із супровідним листом за підписом керівника установи.

1. Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити й запити соціально-правового характеру.

2. Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

3. Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення:

за документами архіву - до 30 днів включно;

з використанням тільки довідкового апарату архіву - до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов’язково повідомляють заявника.

Пересилання непрофільних запитів за їх належністю в інші установи або архіви, а також інформування про це заявника повинно здійснюватися протягом 5 днів із дати реєстрації звернення. При цьому загальний строк вирішення питання, порушеного у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

4. Архівні довідки складають за встановленою формою, наведеною в додатку 43 до цих Правил , на спеціальних бланках або загальних бланках установи.

Довідки про заробітну плату складають за формами, встановленими державними органами соціального захисту населення.

Підставою для складання архівних довідок є оригінали і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві.

Якщо виконання звернення потребувало використання незасвідчених копій документів, у тексті довідки роблять відмітку: "незасвідчена копія".

У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів та подають наявні в цих документах відомості щодо питання звернення. Інформацію викладають у хронологічній послідовності подій. За потреби дозволяється наводити витяги з документів (у лапках). Найменування установ у тексті архівних довідок при першому згадуванні пишуть повністю, зазначаючи у дужках офіційні скорочення, при наступних - вживають лише скорочення.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводять те написання, що вживається в документі, з позначкою "Так у документі".

У довідку включають тільки ті відомості, що містяться в документах.

Після тексту в архівній довідці подають архівні шифри документів (пошукові дані), що слугували підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі).

Архівну довідку підписують керівник установи або підрозділу, до складу якого входить архів, і керівник архіву (особа, відповідальна за архів).

Архівну довідку про заробітну плату підписує також бухгалтер.

Право підпису архівних довідок встановлюють у положенні про службу діловодства або в положенні про архівний підрозділ (архів) установи.

Засвідчують архівну довідку печаткою установи (за наявності). Другий примірник архівної довідки засвідчує керівник архіву (особа, відповідальна за архів). Цей примірник долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.

5. Архівні копії та витяги видають відповідно до запитів. Ідентичність копій і витягів оригіналам засвідчується підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) і печаткою установи (за наявності).

Витяги створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов’язаних між собою питань. Кожен витяг має точно та повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять примітки: "Так у документі", "У тексті нерозбірливо".

Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп’ютерної техніки, оформлюють на загальних бланках установи, зазначаючи відповідну назву документа - "Архівна копія", "Архівний витяг" (додатки 44, 45).

Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп "Копія". Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

6. Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред’явлення нотаріально завіреної довіреності.

Одержувач архівної довідки, копії або витягу розписується на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.

7. Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу керівника установи. Вилучений документ замінюють копією. В облікові документи вносять необхідні відмітки. Оригінали особових документів надсилають заявнику цінним листом або видають на руки - під розписку на копіях документів та за умови пред’явлення документа, що посвідчує особу. Уповноважені особи додатково пред’являють нотаріально засвідчену довіреність.

8. У разі відсутності в архіві запитуваних відомостей складають негативну відповідь, яку оформлюють на бланку листа установи. У такій відмові вказують на факт відсутності в документах архіву відомостей, що цікавлять заявника, та дають рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією.

Якщо відсутність документів в архіві установи зумовлена їх втратою або знищенням, текст листа засвідчують печаткою (за наявності) установи-фондоутворювача або правонаступника.

1. Справи видаються з архіву установи в тимчасове користування структурним підрозділам установи та іншим установам.

2. Для роботи з документами користувачів безпосередньо в архіві установи створюють читальний зал, який обладнується належними технічними засобами для використання мікрокопій, електронних, аудіовізуальних документів тощо.

Розпорядок роботи читального залу архіву складає керівник архіву (особа, відповідальна за архів).

Відвідування читального залу користувачами обліковують у журналі реєстрації відвідувань користувачами читального залу за формою, наведеною в додатку 46 до цих Правил.

3. Якщо в архіві немає спеціального приміщення для облаштування читального залу, робота користувачів з документами здійснюється безпосередньо в робочих кімнатах архіву, для чого обладнуються робочі місця.

4. Користувачі допускаються в читальний зал архіву на підставі документів, зазначених у пунктах 5, 6 глави 7 розділу VIII цих Правил.

5. Дозвіл на роботу в читальному залі користувачам інших установ та громадянам протягом необхідного строку дає керівник установи. Як правило, цей строк становить не більше одного року. За потреби продовжити строк роботи в архіві користувач оформляє новий лист або заяву.

6. Архів установи надає користувачам для використання в читальному залі (у тому числі для виготовлення копій, витягів) відкриті документи, що обліковані та пройшли науково-технічне опрацювання, мають довідники та інші пошукові дані.

7. Відмова або відстрочення у видачі документів користувачам допускається у випадках, зазначених у пункті 14 глави 7 розділу VIII цих Правил.

8. Відмову оформлюють у письмовій формі із зазначенням її причини, строку дії обмеження, підстав обмеження, а також порядку оскарження відмови.

9. На кожного користувача в читальному залі архіву, крім працівників установи, заводять особову справу, в яку вміщують заяву, лист установи, що його направила, замовлення на видання справ та їх копіювання.

10. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 7, 8 глави 7 розділу VIII цих Правил.

1. Архів організовує використання документів у засобах масової інформації, при підготовці інформаційних заходів (виставок, екскурсій, зустрічей з громадськістю, презентацій, лекцій, доповідей), а також публікацію документів. Відповідне рішення приймає керівник установи. Зазначену роботу архів виконує самостійно або спільно із зацікавленими установами, у тому числі з державними архівними установами (архівними відділами міських рад).

2. Для оформлення виставкових стендів архів установи на підставі архівних документів створює альбоми, плакати, діаграми тощо. Документи на виставках експонують у вигляді копій.

3. Для пропагування документів архіву в засобах масової інформації готують документальні публікації, створюють радіо- та телепередачі. Архів спільно із засобами масової інформації визначає тематику та обсяг матеріалів, а також строки їх підготовки. Тексти підготовлених архівом статей, добірок документів, передач затверджує керівник установи.

У примірниках статей та інших матеріалів, які створено для засобів масової інформації та які залишаються в архіві установи, зазначають пошукові дані оприлюднених документів (назви використаних документів, дату, місце публікації).

4. Екскурсії, лекції, доповіді про зміст документів архіву проводять відповідно до плану його роботи. Під час підготовки заходу визначають: тематику, склад слухачів, час і місце проведення, тривалість.

1. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною в додатку 47 до цих Правил.

Норми часу і виробітку на виконання кожного виду робіт визначаються відповідно до рекомендацій Укрдержархіву.

Плани підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник установи або керівник структурного підрозділу, до складу якого входить архів.

2. Архів складає графік приймання справ від джерел комплектування архіву і/або структурних підрозділів, який підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів), узгоджується з керівниками установ - джерел комплектування архіву (за наявності таких), керівниками структурних підрозділів та затверджується керівником установи.

Графік включає найменування установ і/або структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву установи. Графік приймання справ має поквартальну або помісячну розбивку.

В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.

1. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.

Один примірник звіту за необхідності може направлятися до відповідної архівної установи.

Звіти підписуються керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

2. Облік праці в архіві ведеться в табелі обліку робочого часу за формою, встановленою для установи в цілому. В архівах, де працюють декілька працівників, додатково ведуться індивідуальні щоденники обліку праці, у яких зазначаються обсяги робіт, виконані кожного робочого дня.

1. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:

за станом архівів і організацією документів у діловодстві в підвідомчих установах;

за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах установи, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.

2. Роботу архіву з підвідомчими установами фіксують у відповідних картках за формою, наведеною в додатку 48 до цих Правил.

3. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п’ять років, а в структурних підрозділах самої установи - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.

4. За підсумками перевіряння підвідомчих установ складається довідка або доповідна записка на ім’я керівника установи, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства в підвідомчих установах, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.