1. Підготовка річних розділів зведених описів справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) покладається на архів установи.
2. Якщо в установі створюється за рік до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п’ять років.
На специфічні для конкретної установи справи (судові, слідчі, наукові звіти тощо) складають окремі описи.
3. Зведені описи справ складають на основі річних розділів описів справ структурних підрозділів, у тому числі відокремлених структурних підрозділів без статусу юридичної особи, а в безструктурних установах - на основі зведеної номенклатури справ за той самий рік.
В установах, що не мають структурного поділу, архівні описи складаються за напрямами діяльності установи.
4. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису - аналогічний порядку, зазначеному в пунктах 5 та 6 глави 3 розділу VI цих Правил.
Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису відповідно до вимог, викладених у пункті 9 глави 3 розділу VI цих Правил.
5. Перш ніж включати заголовки справ до річного розділу зведеного опису, необхідно звірити заголовки справ з описами справ структурних підрозділів (для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік), перевірити правильність формування та оформлення справ.
6. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, включають до річного розділу під літерними номерами (наприклад, 10-а, 284-б тощо) або вміщують у кінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Вибір того чи того варіанту залежить від кількості таких справ.
7. Річні розділи зведених описів справ нумеруються у валовому порядку за вимогами, встановленими у главі 7 цього розділу, до них складаються підсумковий запис та засвідчувальний напис згідно з вимогами, визначеними у главі 5 цього розділу, а також передмова, що складається відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу.
Річні розділи зведених описів справ не підшивають і не оправляють; вони повинні зберігатися в теках з клапанами або зав’язками.
8. Річний зведений опис справ складається не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві.
2. Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, наведеною в додатку 20 до цих Правил. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах установи впродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку "ЕПК". Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
2. Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджуються керівником установи. Один примірник направляється державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа. Другий - зберігається як недоторканний в архіві установи. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міської ради).
3. Установи, що зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник опису зберігається в архіві установи, а другий - у службі діловодства.
4. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
3. Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання
1. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, наведеною в додатку 21 до цих Правил. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (окрім документів з кадрових питань (особового складу)). Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
2. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках та схвалюються ЕК установи. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подаються на схвалення ЕК органу вищого рівня (за наявності).
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання подаються на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради за рішенням цих комісій.
3. У разі ліквідації установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, опис тривалого (понад 10 років) зберігання документів переробляється з метою виокремлення документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, та після схвалення ЕК установи та ЕК органу вищого рівня (за наявності) обов’язково подається на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради.
4. Схвалені та погоджені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
5. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999.
4. Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)
1. Зведений опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за формою, наведеною в додатку 22 до цих Правил. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці установи, та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.
2. Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:
накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);
облікові документи (списки працівників установи);
книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);
картки з обліку особового складу;
особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;
контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);
бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
нагородна документація;
документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).
3. Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.
4. Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:
21. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".
22. Те саме, з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".
5. У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи, на яку заведено справу.
6. Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:
Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".
7. Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом, наприклад:
Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М".
Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту.
8. Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.
9. Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають у трьох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю державному архіву (архівному відділу міської ради), у зоні комплектування якого перебуває установа.
10. Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради їх затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
11. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.
5. Підсумковий запис та засвідчувальний напис до архівних описів справ
1. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів). Наприклад:
У цей опис включено 250 (двісті п’ятдесят) справ з № 1 по № 250, у тому числі:
літерні номери: 50а, 145а, 145б;
пропущені номери: 170, 205.
2. Кожну зміну загальної кількості справ в опису, пов’язану з надходженням, вибуттям, об’єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису. Приклади:
До опису включено справу № 78-а. Підстава: акт про перевіряння наявності і стану справ від 17.01.2015 № 3;
Справи з № 112 по № 115 виключено з опису. Підстава: акт про нестачу архівних справ (документів) від 12.06.2014 № 2;
Справи №№ 50, 58, 70 вилучено. Підстава: акт про вилучення справ з НАФ від 12.01.2014 № 1;
Справу № 200 розформовано. Документи справи № 200 частково включено в справу № 180. Справи 134 та 136 об’єднано. Підстава: акт від 20.01.2015 № 1.
3. Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".
4. Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису. Форма засвідчувального напису до розділу опису наведена у додатку 17 до цих Правил.
6. Передмова до зведених архівних описів справ
1. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.
2. Передмова до опису складається з двох частин:
перша - історія установи-фондоутворювача;
друга - історія фонду.
У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності установи, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів).
3. Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.
Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується з державною архівною установою (архівним відділом міської ради), у зоні комплектування якої перебуває установа.
7. Нумерація зведених архівних описів
1. У межах архівного фонду першому річному розділу зведеного опису справ кожного виду надається номер. До опису з кадрових питань (особового складу) додають літерні індекси "к" або "о/с", описам справ тривалого (понад 10 років) зберігання - літерний індекс "т", наприклад:
опис № 1 справ постійного зберігання,
опис № 2-к з кадрових питань (особового складу),
опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання.
2. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ будуть мати цей самий номер до складення закінченого опису, при цьому після номера кожного наступного річного розділу опису справ у дужках зазначається слово "продовження", наприклад: "Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання".
3. Не дозволяється надавати описам однакові облікові номери, наприклад, два описи № 1 постійного строку зберігання, а також надавати їм літерні індекси "а", "б" тощо.
4. Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.
5. Облік описів справ в архіві установи здійснюється відповідно до пункту 5 глави 4 розділу X цих Правил.
8. Закінчений архівний опис справ
1. Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.
Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.
2. Систематизація заголовків справ у закінченому опису може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.
3. Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис, складений відповідно до пунктів 1 - 3 глави 5 цього розділу. Якщо опис складається з кількох томів, то підсумковий запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.
4. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис відповідно до додатка 17 до цих Правил та аналогічно згаданому реквізиту, наведеному в пункті 7 глави 2 розділу VI цих Правил. У загальному засвідчувальному написі відображаються всі зміни в обсязі справ, внесених до опису, пов’язані з вибуттям, надходженням, об’єднанням і розформуванням справ (на підставі відповідних документів). Відтак засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведеного опису, вилучають.
5. Обов’язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, що складається за формою, наведеною в додатку 23 до цих Правил, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.
6. До складу титульного аркуша входять дані для пошуку опису в архіві: остання офіційна назва установи-фондоутворювача (із зазначенням на окремому аркуші відомостей про перейменування та зміни в підпорядкуванні, що відбулися протягом періоду, за який документи включено до опису), номер фонду, номер опису, назва опису, крайні дати справ.
7. У змісті до закінченого опису справ перелічують (із зазначенням номерів відповідних аркушів) такі елементи: передмова (загальна); доповнення до передмови, що вміщувалися в кожному річному розділі опису; назви розділів і підрозділів опису; назви інших груп документів, включених до опису (їх подають відповідно до схеми систематизації опису); список скорочень (у разі наявності у річних розділах). Зміст розташовують на початку закінченого опису справ.
8. Передмову складають відповідно до пункту 2 глави 6 цього розділу. Для її написання послуговуються нормативно-правовими актами, довідковою літературою (енциклопедіями, довідниками тощо), справою фонду, документами фонду, обліковими документами, довідковим апаратом архіву організації, а також історичною довідкою до конкретного фонду. Крім цього, в єдиний документ зводять відомості, що містяться в передмовах до річних розділів.
9. Список скорочень складають, якщо в закінченому опису справ вжито скорочені назви, абревіатури, характерні для сфери діяльності установи. Підставою слугують списки скорочень до річних розділів зведених описів. Розташовують скорочення за абеткою. Розшифрування наводять через тире після скорочень. До списку не включають загальноприйняті скорочення слів (р. - рік, м. - місто, арк. - аркуш тощо), а також складноскорочені назви організацій (профспілка, облдержадміністрація, сільрада тощо).
Списки скорочень до річних розділів зведених описів справ вилучають.
10. Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.
VIII. Забезпечення збереженості архівних документів
1. Вимоги до приміщень архіву
1. Архів розміщують у спеціально побудованих, або пристосованих для зберігання документів будівлях, або окремих приміщеннях. Спеціальне приміщення для архіву установи повинно передбачатися під час будівництва або переобладнання адміністративних будівель.
2. У разі відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративній будівлі установи. Розміщення у пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи, яка визначає придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкцій), стан приміщення (на поверхах, підвальне, горище), наявність і стан опалювальних та вентиляційних систем.
Для проведення експертизи залучають представників архівних, пожежних, будівельних, охоронних, санітарно-гігієнічних та інших профільних служб. Результати експертизи оформляють актом.
3. Забороняється прийом в експлуатацію старих, неопалюваних будівель і будівель, що не мають природної вентиляції повітря та надійної теплоізоляції, не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам.
4. За пожежною безпекою приміщення архіву відносяться до категорії "В" і повинні розміщуватися в будинках не нижче другого ступеня вогнестійкості.
5. Архів складається з комплексу приміщень, у який входять:
сховища для документів;
робочі кабінети для співробітників;
читальний зал (кабінет) для роботи дослідників, співробітників установи й інших користувачів.
Робочі кімнати співробітників та читальний зал (кабінет) повинні бути ізольовані від архівосховищ. Сховища архіву повинні мати запасний вихід.
6. У сховищах архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховища.
7. Забороняється розміщувати архівосховища поруч із харчоблоком, а також складськими, виробничими, лабораторними приміщеннями, де зберігаються вогненебезпечні, хімічні речовини.
8. Зовнішні двері архівосховищ ізолюються металом. У неробочий час вони опечатуються або опломбовуються. Ключі зберігаються в опломбованому футлярі у чергового по установі (на посту охорони).
За зберігання печатки або пломбіратора відповідає керівник архіву (особа, відповідальна за архів).
9. На вікнах приміщення архіву, розташованого на першому поверсі, встановлюються відкидні назовні металеві ґрати та охоронна сигналізація.
10. В архівосховищах забороняються паління, застосування електронагрівальних приладів, розміщення кімнатних квітів, а також зберігання легкозаймистих речовин, вибухонебезпечних предметів, продуктів харчування.
11. Сторонні особи допускаються до архівосховищ лише з дозволу завідувача архіву і в присутності співробітника архіву.
2. Забезпечення пожежної безпеки архіву
1. У сховищах архіву прокладається схована електропроводка. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Світильники, електрощити та розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої та рубильники встановлюються тільки поза сховищами. Усе електроустаткування забезпечується заземленням.
2. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи. Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення.
3. Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.
4. В архіві повинні бути:
інструкція про заходи пожежної безпеки та список осіб, відповідальних за цю роботу;
план евакуації документів і майна, який погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.
5. Заняття із заходів пожежної безпеки та практичних дій під час пожежі проводяться один раз на рік або при зміні співробітників архіву.
3. Температурно-вологісний і світловий режими в архіві
1. Режим зберігання паперових документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря - +17-19 °С, відносна вологість - 50-55 %.
У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується вживати заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення і провітрювання приміщень, використання засобів осушення або зволоження повітря.
2. Температурно-вологісний режим зберігання архівних документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря, які щотижня фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах за формою, наведеною в додатку 24 до цих Правил. У приміщеннях з нерегульованим кліматом показники контролюються два рази на тиждень, а у разі порушення режиму зберігання - щодня.
3. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) встановлюються в головних проходах на стелажах подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Перевіряння роботи вимірювальних приладів здійснюється щороку.
4. Освітлення в сховищах може бути природним і штучним. Не допускається освітлення документів прямим сонячним світлом.
Захист справ від дії світла забезпечується: зберіганням документів у коробках, папках з клапанами, а також у шафах і на стелажах закритого типу; застосуванням на вікнах світлозахисного устаткування (жалюзі, щільні штори, захисні фільтри, фарбування скла тощо).
Як джерела штучного світла застосовуються лампи розжарювання та люмінесцентні лампи в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею.
Рівень освітлення в діапазоні видимого спектра не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-50 лк, на робочих столах - 100 лк.
4. Санітарно-гігієнічний режим в архіві
1. Приміщення архіву повинні утримуватись у чистоті, в умовах, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів і накопичення пилу більше 0,15 мг/м-2.
2. Для захисту документів від пилу необхідно:
забезпечити максимально можливу герметичність сховищ;
регулярно проводити знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень електропилососом;
проводити систематичне вологе прибирання сховищ;
періодично провітрювати сховища (доцільність провітрювання вирішується з урахуванням вологості зовнішнього й внутрішнього повітря).
3. У разі виявлення в сховищах плісняви, комах і гризунів негайно вживають заходів щодо їх усунення. Санітарно-гігієнічні заходи проводить служба санітарно-епідеміологічного нагляду. Уражені документи ізолюються та піддаються дезінсекції, дезінфекції, дератизації.
4. Для проведення санітарно-гігієнічних заходів в архіві щомісяця передбачається санітарний день. У разі проведення прибирань і санітарних обробок вода і антисептичні розчини не повинні потрапляти на документи.
5. Обладнання архіву
1. Архівосховища повинні бути обладнані стаціонарними або пересувними металевими стелажами з дотриманням установленого порядку їх розміщення:
відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;
проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);
відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;
відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;
відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;
ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.
2. Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів нестандартного формату визначаються розмірами цих документів.
3. У разі обладнання сховищ дерев’яними стелажами необхідна їх обробка вогнезахисними речовинами.
4. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами, а в приміщеннях без вікон - з урахуванням особливостей приміщення та обладнання.
5. Для роботи на стелажах використовуються сходи-драбини, переміщаються документи на пересувних візках.
6. Як допоміжні засоби зберігання документів в архіві можуть застосовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-купе.
7. В архівах установ, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути тільки в керівника архіву (особи, відповідальної за архів).
6. Розміщення справ в архівосховищах. Топографування
1. Розміщення справ в архівосховищах повинне проводитися з урахуванням створення оптимальних умов зберігання, щорічного руху справ, оперативного використання документів.
2. Документи, що надходять до архіву, розташовують на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень.
3. Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) залежно від можливостей - в окремих архівосховищах або на окремих стелажах. Також окремо розміщуються документи: ліквідованих підвідомчих установ та установ-попередників; ті, що надійшли до архіву в стані розсипу; тимчасового зберігання.
Унікальні документи та документи, що мають у зовнішньому оформленні чи додатках до них матеріальні цінності, зберігають в архівосховищах у спеціальних шафах (сейфах), що надійно замикаються.
Документи з різними матеріальними носіями інформації зберігаються окремо згідно з режимами зберігання документів для цих видів носіїв інформації. У разі вимушеного зберігання різних документів в одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологи.
Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають документи, уражені біологічними шкідниками (на місце вилученої справи закладають картку-замінник справи за формою, наведеною у додатку 12).
4. Документи розміщуються на стелажах, у шафах з використанням первинних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів тощо).
5. Документи з паперовим носієм інформації постійного зберігання вміщують у картонні коробки, футляри. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в’язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в’язок.
6. Зазор між верхньою кришкою коробки і стелажем, що забезпечує циркуляцію повітря, - 5 см, між коробками на полиці - близько 2 см. Товщина в’язок - 20-25 см.
7. На коробки наклеюються, а до в’язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду та опису, крайні дати та номери справ, уміщених у коробку (в’язку).
8. Коробки і в’язки нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.
9. Не допускається зберігання документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних штабелях, транспортувальній тарі.
10. Усі архівосховища, стелажі, шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз, зліва направо.
11. З метою закріплення місця зберігання та найбільш оперативного пошуку документів в архіві складаються картки постелажного топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 25 до цих Правил. Картки покажчика складаються на кожний стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф) у межах кожного окремого приміщення. Зміни, що відбуваються в розміщенні документів, повинні вчасно відбиватися в топографічному покажчику.
У разі зберігання в архіві кількох фондів рекомендується створення карток пофондового топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 26 до цих Правил.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматичному режимі.
7. Порядок видавання справ з архівосховищ. Транспортування та упакування справ
1. Справи видаються з архівосховищ для користування ними і для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання, створення фонду користування тощо).
2. Справи постійного зберігання в тимчасове користування видаються на строк, що не перевищує одного місяця.
Для створення страхових копій та фонду користування справи видаються на строк, визначений у договорі на проведення таких робіт сторонніми установами.
3. Продовження строків перебування документів постійного зберігання в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва установи на підставі письмового звернення користувача про необхідність продовження строку користування документами та підтвердження їх наявності і дотримання умов зберігання документів.
4. Архів установи має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за його межі.
5. Видавання справ у читальний зал та робочі кімнати оформляється на підставі замовлення, складеного за формою, наведеною в додатку 27 до цих Правил.
6. Дослідникам і працівникам інших установ видавання справ для роботи у читальному залі здійснюється на підставі заяви, форма якої наведена в додатку 28 до цих Правил, паспорта або листа відповідної установи і резолюції керівника.
7. Видавання справ у тимчасове користування іншим установам оформляють актами за формою, наведеною в додатку 29 до цих Правил. Акт про видавання справ у тимчасове користування складається у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві та зберігається в справі фонду, інший разом зі справами передається одержувачеві. Акти підписують керівники установ, їх підписи скріплюються печатками установ (за наявності). Після повернення справ в акті робиться відповідна відмітка.
8. Вилучення (виїмка) оригіналів документів (справ) з архіву допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 розділу I цих Правил. На місце вилученого документа підшивають засвідчену копію цього документа. Копія ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.
( Пункт 8 глави 7 розділу VIII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018 )
9. Видавання справ для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання тощо) іншим установам здійснюється за формою акта видавання справ у тимчасове користування.
10. Перед видаванням справ перевіряється відповідність шифрів і заголовка справи на обкладинці заголовку справи в опису. Перед видаванням справ та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння справ.
Стан справ, що повертають в архів після користування, перевіряється у присутності особи, яка їх повертає. При виявленні недостачі окремих документів або пошкодженні аркушів складається акт у двох примірниках. Один примірник пред’являється користувачу або керівнику установи, що використовувала документи, для притягнення винних осіб до відповідальності, другий - залишається в архіві.
11. Усі справи, що видаються з архіву, повинні бути належним чином оформлені: мати архівні шифри, аркуш користування архівними документами за формою, наведеною в додатку 30 до цих Правил, засвідчувальний напис справи за формою, наведеною в додатку 17 до цих Правил.
12. Видавання документів з архіву фіксується в окремих реєстраційних книгах:
видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи;
видавання справ у тимчасове користування іншим установам;
видавання справ у читальний зал.
Книги видавання справ з архівосховища ведуться за формою, наведеною в додатку 31.
13. У разі видавання справ зі сховища на місце справи, що видається, підкладається картка-замінник справи за формою, наведеною в додатку 12 до цих Правил. При поверненні справи у сховище картка-замінник вилучається і зберігається до чергової перевірки наявності та стану справ.
14. З архівосховища не видають:
оригінали документів за наявності копій фонду користування;
оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам державної архівної установи (архівного відділу міської ради) або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);
документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);
документи, що не пройшли науково-технічного опрацювання;
документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру.
15. Вилучати окремі документи зі справ забороняється, крім випадків, зазначених у пункті 14 розділу I цих Правил.
16. Переміщення документів за межі архіву потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. Під час транспортування документів поза межами архіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища - пилу, вологи, світла, механічних пошкоджень. За межі установи документи вивозять тільки в упакованому вигляді та в закритому транспорті. При багатоденних перевезеннях на великі відстані документи упаковують у водозахисний матеріал і вміщують у ящики.
8. Перевіряння наявності та стану справ
1. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.
2. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.
3. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
4. Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:
переміщення справ в інше сховище;
ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;
зміни завідувача архівом (особи, відповідальної за архів);
припинення установи.
5. Перевіряння проводиться працівниками архіву або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною керівником установи. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
6. Фізичний стан справ оцінюється шляхом їх візуально перегляду. У процесі перевіряння фізичного стану підлягають виявленню:
документи, уражені цвіллю, комахами;
документи з пошкодженням основи;
документи з пошкодженням тексту;
вологі документи.
7. Справи, що видавалися в структурні підрозділи, читальний зал і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.
8. Під час перевірки наявності та стану справ необхідно дотримуватися таких правил:
зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;
підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;
вилучати не внесені в описи справи;
вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.
9. Під час перевіряння наявності та стану документів забороняється:
робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;
вносити до опису необліковані одиниці зберігання.
10. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до цих Правил, потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 33 до цих Правил. У цих документах міститься інформація про загальну кількість справ за описами, кількість наявних справ, про невиявлені справи, про справи, видані в тимчасове користування, пошкоджені справи, справи, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, палітурних робіт або підшивки, відновлення згасаючих текстів.
11. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.
У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.
Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.
12. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.
Згідно з актами перевіряння наявності та стану справ проводиться робота з усунення виявлених недоліків.
13. Після закінчення перевірки наявності та стану справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис або проставляється штамп "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за ведення облікових документів в архіві.
Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.
14. Виявлені необліковані документи передаються завідувачеві архівом (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем і актом перевіряння наявності. Після цього справа(и) описується(ються), а в облікових документах фіксуються відповідні зміни.
15. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.
Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації.
Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до цих Правил, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.
У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву акта про вилучення документів з НАФ та його затвердження керівником установи архів установи вносить зміни в облікові документи архіву.
16. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:
вивчають усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;
організовують розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;
перевіряють справи фондів, що знаходяться поруч;
переглядають правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;
вивчають справу фонду - акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.
17. Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.
Підсумки розшуку фіксуються в графі "Примітка" аркуша перевіряння наявності та стану справ.
18. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 35 до цих Правил.
19. Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до цих Правил, та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів) та затверджує керівник установи. На підставі акта справи знімаються з обліку.
Якщо виявлено нестачу справ (документів), внесених до НАФ, акт подається на розгляд Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку.
На підставі акта, погодженого Комісією з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву, документи НАФ знімаються з обліку.
20. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи і подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК державного архіву.
9. Створення страхового фонду та фонду користування
1. На унікальні документи установи, що внесені до анотованих переліків унікальних документів, шляхом мікрофільмування створюють страхові копії (негативи першого покоління на рулонній плівці або мікрофішах).
Сукупність страхових копій документів, що зберігаються в архіві, складає страховий фонд. Страховий фонд створюється з метою збереження документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів.
2. Одначасно зі створенням страхового фонду створюється фонд користування (позитивні мікрофільми та мікрофіши).
3. Фонд користування може створюватися також у цільовому порядку на документальні комплекси, які найбільш використовуються, шляхом ксерокопіювання або створення документів на електронних носіях (цифрові копії), що забезпечують ідентичність копії оригіналам.
4. Страховий фонд і фонд користування створюються в порядку, визначеному законодавством.
IX. Організація документів в архіві
1. Документаційний та архівний фонди установи
1. Документаційний фонд установи складають:
документи постійного (довічного) зберігання, які є складовою частиною НАФ (у разі створення таких документів в установі);
документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Строки зберігання документів встановлюються на підставі експертизи їх цінності; порядок експертизи цінності документів визначається у розділі V цих Правил.
2. Архівний фонд, сформований в архіві установи, поділяється на такі види:
архівний фонд установи, що складається з документів, створених у процесі її діяльності;
об’єднаний архівний фонд, що є сукупністю цілісних комплексів архівних документів, утворених у процесі діяльності двох або більше установ - фондоутворювачів;
архівний фонд особового походження, фондоутворювачем(ами) якого є одна чи декілька фізичних осіб, прийнятий до архіву установи.
3. В архіві установи може зберігатись архівна колекція (колекції) - сукупність окремих документів, що утворилися в процесі діяльності різних фондоутворювачів і об’єднаних за однією або декількома ознаками, наприклад: тематичною, номінальною, авторською, хронологічною, об’єктною тощо. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.
4. Установа-фондоутворювач є юридичною особою, що підтверджується відповідним актом (закон, постанова, наказ, розпорядження, статут, положення) про утворення, реєстрацію, порядок діяльності, функції тощо.
( Пункт 4 глави 1 розділу IX в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2277/5 від 04.07.2018 )
2. Визначення фондової належності архівних документів і створення архівного фонду
1. Визначення фондової належності документів установи полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи-фондоутворювача з урахуванням хронологічних меж її діяльності.
2. На визначення фондової належності документів установи впливають такі чинники:
зміна конституційного ладу держави;
зміна адміністративно-територіального поділу;
зміна форми власності фондоутворювача;
припинення фондоутворювача.
3. Визначення фондової належності документів установи в разі зміни конституційного ладу держави, зміни адміністративно-територіального поділу, зміни форми власності фондоутворювача визначаються на підставі рекомендацій державної архівної установи.
4. Під час визначення фондової належності документів установи враховують таке:
вхідні документи відносяться до фонду установи, яка їх отримала;
копії вихідних документів відносяться до фонду установи, яка є їх автором;
внутрішні документи відносяться до фонду установи, в якій вони були складені.
5. Під час визначення фондової належності необхідно дотримуватися таких правил:
документи установи та громадських організацій (профспілкових тощо), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об’єднання, фондуються разом;
документи установи та профспілкової організації, що існує вже з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об’єднаного архівного фонду;