Про затвердження форми звітності № 1-ДВА «Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту», пояснювальної записки до звіту (зведеного звіту) та інструкції про їх складання та подання

Відповідно до пункту 16 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001,

1. Затвердити такі, що додаються:

Звітність "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації";

Інструкцію про складання та подання форми звітності № 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" (далі - Інструкція).

2. Департаменту державного бюджету Міністерства фінансів України (Лозицький В.П.) та Департаменту гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чечуліна О.О.) забезпечити в установленому законодавством порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Департаменту гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чечуліна О.О.):

1) довести цей наказ після його державної реєстрації у Міністерстві юстиції України до відома міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій;

2) надавати роз’яснення щодо застосування Інструкції, затвердженої цим наказом;

3) надавати Міністерству фінансів України та Кабінету Міністрів України двічі на рік - до 20 лютого та до 20 серпня узагальнену інформацію про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра фінансів України Мярковського А.І.

1. Кількість підрозділів внутрішнього аудиту та працівників, зайнятих у них

2. Організаційна і функціональна незалежність підрозділів внутрішнього аудиту, відповідність кваліфікаційним вимогам працівників підрозділів внутрішнього аудиту

3. Стан планування проведення внутрішніх аудитів і виконання планів

1. Стан проведення внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів

2. Результативні показники проведення фінансових аудитів та/або аудитів відповідності

3. Загальні відомості щодо проведення аудитів ефективності

1. Ця Інструкція розроблена для забезпечення реалізації пункту 16 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 (далі - Порядок утворення структурних підрозділів ВА), та Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957 (далі - Стандарти внутрішнього аудиту).

2. Ця Інструкція визначає:

структуру форми звітності № 1-ДВА (піврічна) "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, в Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласній, Київській або Севастопольській міській державній адміністрації" (далі - Звіт (Зведений звіт)) у міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади (далі - ЦОВВ), у Раді міністрів Автономної Республіки Крим, в обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях (далі - ОДА). Під системою ЦОВВ у цій Інструкції слід розуміти центральний апарат ЦОВВ, його територіальні органи та бюджетні установи, які належать до сфери управління ЦОВВ;

порядок складання Звіту (Зведеного звіту) та його подання до Державної фінансової інспекції України (далі - Держфінінспекція).

3. Звіт подають ЦОВВ, ОДА - до Держфінінспекції в паперовому та електронному виглядах.

За наявності в системі ЦОВВ територіальних органів та бюджетних установ, у яких створено підрозділи внутрішнього аудиту (далі - підрозділи ВА) та які належать до сфери їх управління, до Держфінінспекції подається Зведений звіт по системі ЦОВВ. До Зведеного звіту по системі ЦОВВ входять показники звітності територіальних органів відповідного ЦОВВ та бюджетних установ, що належать до сфери його управління.

4. Звіт (Зведений звіт) підписує міністр, або керівник іншого ЦОВВ, або голова ОДА та керівник підрозділу ВА.

5. Звіт (Зведений звіт) складається за результатами діяльності підрозділу ВА у відповідному півріччі та наростаючим підсумком з початку року і подається до Держфінінспекції щопівроку до 20 січня та до 20 липня.

6. До Звіту (Зведеного звіту) входять дані, одержані в результаті завершених та оформлених упродовж звітного періоду аудиторських досліджень, проведених безпосередньо працівниками підрозділів ВА системи ЦОВВ, ОДА, та дані, отримані за результатами моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій.

7. Результати діяльності підрозділів ВА відображаються у Звіті (Зведеному звіті) відповідно до визначених по горизонталі (рядки) та вертикалі (графи) показників. При цьому у Звіті (Зведеному звіті) заповнюються всі поля показників (у тому числі й тих, що мають нульове значення), що не позначені символом "х". У разі відсутності того чи іншого показника ставиться прочерк.

8. Вартісні дані показників Звіту (Зведеного звіту) відображаються в тисячах гривень із заокругленням до сотих.

9. Загальна частина Звіту (додаток) заповнюється в такому порядку:

у реквізиті "Код за ЄДРПОУ" зазначається код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) відповідного ЦОВВ, ОДА, які складають Звіт (Зведений звіт);

у реквізиті "Найменування" зазначається повне найменування ЦОВВ, ОДА, які складають Звіт (Зведений звіт);

у реквізиті "Місцезнаходження" зазначається адреса місцезнаходження ЦОВВ, ОДА, які складають Звіт (Зведений звіт).

10. Звіт (Зведений звіт) має чотири розділи:

роздiл І. Організація діяльності підрозділу внутрішнього аудиту;

роздiл ІІ. Стан проведення внутрішніх аудитів;

роздiл ІІІ. Результативність внутрішнього аудиту;

роздiл ІV. Інформація щодо стану організації і функціонування внутрішнього контролю у системі ЦОВВ, в ОДА.

11. Заповнення Звіту (Зведеного звіту) здійснюється у такому порядку:

1. Кількість підрозділів внутрішнього аудиту та працівників, зайнятих у них

Ця глава містить інформацію, що характеризує кількість працівників у підрозділі ВА в апараті ЦОВВ, в ОДА (рядок 11000), у підрозділах ВА в територіальних органах ЦОВВ (рядок 12000) та в бюджетних установах, що належать до сфери їх управління (рядок 13000), загальну кількість працівників підрозділу ВА в системі ЦОВВ, структурі ОДА (рядок 14000), а також їх штатну та фактичну чисельність (графи 3 - 12).

Штатна кількість - це кількість працівників, які входять до штату ЦОВВ та ОДА.

Фактична кількість - це кількість осіб, які на кінець звітного періоду (30 червня та 31 грудня) фактично перебувають у трудових відносинах з ЦОВВ та ОДА, за винятком працівників, які знаходяться у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку.

Залежно від статусу підрозділу ВА в апараті ЦОВВ, структурі ОДА (департамент, управління, відділ, сектор, посадова особа, на яку покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту) в рядку 1100 у графах 3, 5, 7, 9, 11 вказується штатна чисельність працівників підрозділу ВА або посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, а в графах 4, 6, 8, 10, 12 вказується їх фактична чисельність.

У разі наявності підрозділів ВА в територіальних органах ЦОВВ в рядку 12000 у графах 3, 5, 7, 9, 11 залежно від статусу підрозділу ВА вказується штатна чисельність працівників підрозділу ВА або посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту в територіальних органах ЦОВВ, а в графах 4, 6, 8, 10, 12 вказується їх фактична чисельність. Якщо підрозділи ВА в територіальних органах ЦОВВ відсутні, то в рядку 12000 ставляться прочерки.

У разі наявності підрозділів ВА в бюджетних установах, що належать до сфери управління ЦОВВ, у рядку 13000 у графах 3, 5, 7, 9, 11 залежно від статусу підрозділу ВА вказується штатна чисельність працівників підрозділу ВА або посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту в бюджетних установах, а в графах 4, 6, 8, 10, 12 вказується їх фактична чисельність. Якщо підрозділи ВА в бюджетних установах, що належать до сфери управління ЦОВВ, не створювались, то в рядку 13000 ставляться прочерки.

У рядку 14000 вказується загальна кількість працівників підрозділу ВА (штатна та фактична) у системі ЦОВВ, структурі ОДА з урахуванням статусу підрозділу ВА. Сума показників рядків 11000, 12000 та 13000 має дорівнювати показнику рядка 14000.

У рядку 15000 вказується кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у системі ЦОВВ залежно від їх статусу (департамент, управління, відділ, сектор).

2. Організаційна і функціональна незалежність підрозділів внутрішнього аудиту, відповідність кваліфікаційним вимогам працівників підрозділів внутрішнього аудиту

Ця глава містить інформацію щодо забезпечення організаційної та функціональної незалежності структурних підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, а також щодо відповідності кваліфікаційним вимогам працівників підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту в системі ЦОВВ, в ОДА.

У рядку 21000 (графа 3) вказується загальна кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту в системі ЦОВВ, в ОДА, у тому числі в рядку 21100 (графа 3) - кількість самостійних підрозділів ВА / посадових осіб, а в рядку 21200 (графа 3) - кількість підрозділів ВА / посадових осіб, які знаходяться у складі інших структурних підрозділів. Крім того, у рядках 21000, 21100 та 21200 вказується кількість підрозділів ВА / посадових осіб у центральному апараті ЦОВВ (графа 4), в їх територіальних органах (графа 5) та бюджетних установах (графа 6), які належать до сфери управління ЦОВВ.

Кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у яких не забезпечено функціональну незалежність, зокрема на яких покладено виконання контрольно-наглядових функцій, відображається у рядку 22100, здійснення кадрової роботи - у рядку 22200, ведення бухгалтерського обліку - у рядку 22300, здійснення заходів з питань запобігання та протидії корупції - у рядку 22400, розгляд звернень громадян, а також виконання інших функцій - у рядку 22500.

У рядках 22100-22500 у графах 4-6 вказується кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, у яких не забезпечено функціональну незалежність, зокрема, на яких покладено: виконання контрольно-наглядових функцій (рядок 22100) - у центральному апараті (графа 4), у територіальних органах (графа 5), у бюджетних установах (графа 6); здійснення кадрової роботи (рядок 22200) - у центральному апараті (графа 4), у територіальних органах (графа 5), у бюджетних установах (графа 6); ведення бухгалтерського обліку (рядок 22300) - у центральному апараті (графа 4), у територіальних органах (графа 5), у бюджетних установах (графа 6); здійснення заходів з питань запобігання та протидії корупції (рядок 22400) - у центральному апараті (графа 4), у територіальних органах (графа 5), у бюджетних установах (графа 6); розгляд звернень громадян, а також виконання інших функцій (рядок 22500) - у центральному апараті (графа 4), у територіальних органах (графа 5), у бюджетних установах (графа 6).

У рядку 23100 (графа 3) зазначається кількість підрозділів ВА / посадових осіб, які підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого ЦОВВ, його територіального органу чи бюджетної установи, голові ОДА, а в рядку 23200 (графа 3) - кількість підрозділів ВА / посадових осіб, які не підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого ЦОВВ, його територіального органу чи бюджетної установи, голові ОДА.

У рядку 23100 у графах 4-6 вказується кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, які підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого ЦОВВ (графа 4), його територіального органу (графа 5) чи бюджетної установи (графа 6), а в рядку 23200 - кількість підрозділів ВА / посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо проведення внутрішнього аудиту, які не підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого ЦОВВ (графа 4), його територіального органу (графа 5) чи бюджетної установи (графа 6).

У рядку 24000 (графа 3) зазначається кількість працівників підрозділів ВА / посадових осіб, у системі ЦОВВ, в ОДА, у тому числі кількість працівників підрозділів ВА / посадових осіб, які відповідають кваліфікаційним вимогам (рядок 24100), визначеним пунктами 9 та 11 Порядку утворення структурних підрозділів ВА , а в рядку 24200 (графа 3) - кількість працівників підрозділів ВА / посадових осіб, які не відповідають зазначеним вимогам.

У рядках 24000, 24100 та 24200 у графах 4-6 вказується кількість таких працівників у центральному апараті ЦОВВ (графа 4), в його територіальних органах (графа 5) та бюджетних установах (графа 6), що належать до сфери його управління.

3. Стан планування проведення внутрішніх аудитів і виконання планів

Ця глава містить загальну інформацію щодо об'єктів, включених до бази даних внутрішнього аудиту, планування проведення внутрішніх аудитів та виконання планів проведення внутрішніх аудитів у системі ЦОВВ, в ОДА.

У рядку 31000 (графа 3) вказується загальна кількість об'єктів, включених до бази даних внутрішнього аудиту. Термін "об'єкти внутрішнього аудиту" у цій Інструкції вживається у значенні, визначеному Порядком утворення структурних підрозділів ВА та главою 3 розділу ІІІ Стандартів внутрішнього аудиту.

У рядку 32000 (графа 3) вказується кількість затверджених планів діяльності з внутрішнього аудиту на відповідний період, а у рядку 32100 зазначається кількість погоджених з органами Держфінінспекції планів діяльності з внутрішнього аудиту, у графі 4 - загальна кількість об'єктів внутрішнього аудиту, включених до планів, а в графі 6 - запланований час для проведення внутрішніх аудитів (кількість людино-днів).

Запланований час для проведення внутрішніх аудитів - загальний плановий фонд робочого часу, який обчислюється в цілому для підрозділу ВА ЦОВВ, ОДА на підставі штатної та фактичної чисельності працівників підрозділу і загального фонду робочого часу кожного працівника - 220 робочих днів на рік.

Загальна кількість внесених змін до планів діяльності з внутрішнього аудиту відображається у рядку 33000 (графа 3), у графах 4, 5 зазначається кількість об'єктів внутрішнього аудиту, які включаються/виключаються з планів після внесення відповідних змін до планів. Кількість погоджених змін до планів діяльності з внутрішнього аудиту з органами Держфінінспекції відображається в рядку 33100.

У рядку 34000 (графа 3) вказується кількість виконаних планів діяльності з внутрішнього аудиту, у графі 4 - кількість об'єктів внутрішнього аудиту, включених до планів діяльності з внутрішнього аудиту, які виконано.

У рядку 35000 (графа 3) вказується кількість невиконаних планів діяльності з внутрішнього аудиту, у графі 4 наводиться кількість об'єктів внутрішнього аудиту, включених до планів діяльності з внутрішнього аудиту, які не виконано. Під невиконанням плану слід розуміти непроведення хоча б одного внутрішнього аудиту, включеного до піврічного плану проведення внутрішніх аудитів.

У рядку 36000 (графа 4) зазначається стан виконання планів діяльності з внутрішнього аудиту, який визначається у відсотках як співвідношення проведених планових внутрішніх аудитів протягом звітного періоду (рядок 34000, графа 4) до загальної кількості об'єктів внутрішнього аудиту, включених до піврічних планів проведення внутрішніх аудитів (рядок 32000, графа 4).

Крім того, до глави 3 надаються пояснення щодо: критеріїв, які застосовувались при складанні планів проведення аудитів (ризики, періодичність, обсяги фінансування тощо), обмежень, що виникали при плануванні внутрішнього аудиту, причин непогодження планів з Держфінінспекцією, відхилення у виконанні планів тощо.

1. Стан проведення внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів

Ця глава містить загальну інформацію щодо проведення внутрішніх аудитів та інших контрольних заходів у системі ЦОВВ, в ОДА протягом звітного періоду, а також інформацію щодо інших контрольних заходів, які проводились підрозділом ВА або в яких брали участь працівники підрозділу ВА.

У рядку 11000 вказується загальна кількість проведених внутрішніх аудитів (графа 9) та загальна кількість часу (людино-днів), використаного на проведення внутрішніх аудитів (графа 10), у тому числі кількість проведених аудитів за напрямами: