Про затвердження форми звітності № 1-ДВА «Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту», пояснювальної записки до звіту (зведеного звіту) та інструкції про їх складання та подання

Відповідно до пункту 16 Порядку утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

Звітність № 1-ДВА "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту".

Інструкціюпро складання та подання форми звітності № 1-ДВА "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту.

2. Департаменту державного бюджету Міністерства фінансів України (Лозицький В.П.) та Департаменту гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чечуліна О.О.) забезпечити в установленому законодавством порядку подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Департаменту гармонізації державного внутрішнього фінансового контролю Державної фінансової інспекції України (Чечуліна О.О.):

1) довести цей наказ після його державної реєстрації у Міністерстві юстиції України до відома міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра фінансів України Мярковського А.І.

1. Ця Інструкція розроблена для забезпечення реалізації пункту 16 Порядку здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 (далі - Порядок), та Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04 жовтня 2011 року № 1247, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 20 жовтня 2011 року за № 1219/19957 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 14 серпня 2019 року № 344).

2. Ця Інструкція визначає:

структуру форми Звітності № 1-ДВА "Звіт (зведений звіт) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту" (далі - звіт (зведений звіт)) у міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях, інших головних розпорядниках коштів державного бюджету (далі - державні органи), їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери їх управління (далі - бюджетні установи). Під системою державного органу в цій Інструкції слід розуміти апарат державного органу, його територіальні органи та бюджетні установи, які належать до сфери його управління;

структуру пояснювальної записки до звіту (зведеного звіту) про результати діяльності підрозділу внутрішнього аудиту (далі - пояснювальна записка (додаток));

порядок складання звіту (зведеного звіту).

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Бюджетному кодексі України, Порядку здійснення внутрішнього аудиту та утворення підрозділів внутрішнього аудиту, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001, та Основних засадах здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12 грудня 2018 року № 1062.

4. Подання звіту (зведеного звіту) та пояснювальної записки до нього здійснюється відповідно до положень пункту 16 Порядку в електронній формі з урахуванням вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" і "Про електронні довірчі послуги".

У разі неможливості подання звітності в електронній формі звітність до Мінфіну подається на паперових носіях.

З метою встановлення єдиних підходів до заповнення звітності, спрощення процесу складання звіту та зменшення ризиків допущення помилок під час його заповнення Мінфін розробляє шаблон форми звіту у форматі Excel, який доводиться до державних органів та розміщується на офіційному вебсайті Мінфіну.

За наявності в системі державного органу територіальних органів і бюджетних установ, які належать до сфери його управління та в яких утворено підрозділи внутрішнього аудиту або призначено посадових осіб, на яких покладено повноваження щодо здійснення внутрішнього аудиту (далі - підрозділи ВА), до Мінфіну подається зведений звіт за системою державного органу. До зведеного звіту за системою державного органу входять показники звітності апарату державного органу, його територіальних органів та бюджетних установ, які належать до сфери його управління.

Звіт (зведений звіт) складають міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, обласні, Київська та Севастопольська міські державні адміністрації, інші головні розпорядники коштів державного бюджету та не пізніше ніж 01 лютого року, наступного за звітним, подають Міністерству фінансів України.

5. Звіт (зведений звіт) і пояснювальну записку до нього підписує керівник державного органу або керівник бюджетної установи та керівник підрозділу ВА.

6. Звіт (зведений звіт) складається за результатами діяльності підрозділів ВА у відповідному році.

7. До звіту (зведеного звіту) входять такі показники:

дані щодо організації діяльності підрозділів ВА, зокрема чисельність працівників відповідних підрозділів, інформація про підпорядкування підрозділів ВА, об’єкти внутрішнього аудиту, включені до бази даних, виконання плану;

дані, одержані в результаті завершених та оформлених упродовж звітного періоду аудиторських досліджень, проведених безпосередньо працівниками підрозділів ВА системи державного органу;

дані, отримані за результатами моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій;

дані щодо результатів внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту, проведеної підрозділами ВА системи державного органу у звітному періоді.

8. Результати діяльності підрозділів ВА відображаються у звіті (зведеному звіті) відповідно до визначених по горизонталі (рядки) та вертикалі (графи) показників. При цьому у звіті (зведеному звіті) заповнюються всі поля показників (у тому числі тих, що мають нульове значення), що не позначені символом "х". У разі відсутності того чи іншого показника ставиться прочерк (наприклад, відсутність підрозділів внутрішнього аудиту в територіальних органах та/або бюджетних установах тощо); у разі коли показник має нульове значення, під час заповнення поля відповідного показника проставляється нуль (наприклад, у разі повного невиконання запланованих заходів тощо).

У пояснювальній записці до звіту (зведеного звіту) заповнюються всі розділи та пункти, визначені її структурою (зі збереженням визначеної додатком до цієї Інструкції нумерації). У разі відсутності того чи іншого показника або інформації, що передбачені структурою пояснювальної записки, про це зазначається у відповідному її пункті.

9. Вартісні дані показників звіту (зведеного звіту) відображаються в тисячах гривень із округленням до десятих із дотриманням математичних правил округлення.

10. Загальна частина звіту заповнюється в такому порядку:

у реквізиті "Код за ЄДРПОУ" зазначається код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) відповідного державного органу чи бюджетної установи, які складають звіт (зведений звіт);

у реквізиті "Найменування" зазначається повне найменування державного органу чи бюджетної установи, які складають звіт (зведений звіт);

у реквізиті "Місцезнаходження" зазначається адреса місцезнаходження державного органу чи бюджетної установи, які складають звіт (зведений звіт);

у реквізиті "Електронна пошта" зазначається адреса електронної пошти підрозділу ВА відповідного державного органу чи бюджетної установи, які складають звіт (зведений звіт).

11. Звіт (зведений звіт) та пояснювальна записка до нього містять чотири розділи:

рoзділ I "Організація діяльності з внутрішнього аудиту";

рoзділ II "Проведення внутрішніх аудитів";

рoзділ III "Результативність внутрішнього аудиту";

рoзділ IV "Результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту".

12. Заповнення звіту (зведеного звіту) та пояснювальної записки до нього здійснюється в такому порядку:

1. Організаційні та функціональні аспекти діяльності підрозділів ВА

Ця глава містить інформацію, що характеризує кількість підрозділів ВА в системі державного органу, штатну та фактичну чисельність працівників таких підрозділів, їх організаційну та функціональну незалежність.

Загальна кількість підрозділів ВА в системі державного органу відображається в рядку 1000 (графа 1), у тому числі кількість самостійних структурних підрозділів ВА - у рядку 1100 (графа 1) та кількість підрозділів ВА, які перебувають у складі інших структурних підрозділів,- у рядку 1200 (графа 1) станом на кінець звітного періоду.

Сума показників рядків 1100 та 1200 має дорівнювати показнику рядка 1000.

У цій главі також зазначається інформація про чисельність внутрішніх аудиторів у системі державного органу, у тому числі штатну чисельність працівників (рядок 2100) та фактичну чисельність працівників (рядок 2200), а також чисельність працівників, які мають сертифікат внутрішнього аудитора, виданий Міністерством фінансів України та/або міжнародним Інститутом Внутрішніх Аудиторів (ІІА) (рядок 2210), станом на кінець звітного періоду. До фактичної чисельності працівників підрозділів ВА (рядок 2200) не входять працівники, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та/або відпустці без збереження заробітної плати по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку.

Динаміка фактичної чисельності працівників у підрозділах ВА протягом звітного періоду, зокрема кількості призначених у підрозділи ВА працівників або переведених із інших структурних підрозділів державного органу, відображається в рядку 3100, а кількість звільнених працівників із підрозділів ВА або переведених в інші структурні підрозділи державного органу - у рядку 3200.

До рядків 2100, 2200, 2210, 3100 та 3200 входять дані виключно щодо кількості працівників підрозділів ВА, які безпосередньо здійснюють діяльність із внутрішнього аудиту.

Крім того, ця глава містить інформацію про забезпечення організаційної та функціональної незалежності підрозділів ВА в системі державного органу. У рядку 4100 зазначається кількість підрозділів ВА, які підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого державного органу або керівнику бюджетної установи; у рядку 4200 - кількість підрозділів ВА, які не підпорядковані безпосередньо міністру, керівнику іншого державного органу або бюджетної установи; у рядку 5100 - кількість підрозділів ВА, на яких покладено виконання функцій, не пов’язаних зі здійсненням внутрішнього аудиту, зокрема функцій, не визначених Порядком. Інформація в рядку 5100 заповнюється у разі, якщо внутрішніми документами з питань внутрішнього аудиту визначено зазначені функції та/або у разі фактичного виконання протягом звітного періоду підрозділами ВА таких функцій (окрім фактів проведення/участі у проведенні комісійних перевірок, службових розслідувань, інших контрольних заходів, не пов’язаних із внутрішнім аудитом, у яких брали участь працівники підрозділів ВА протягом звітного періоду, які включаються до рядка 5200).

Інформація в рядках 4100, 4200 та 5100 зазначається станом на кінець звітного періоду.

Кількість комісійних перевірок, службових розслідувань, інших контрольних заходів, не пов’язаних із внутрішнім аудитом, у яких брали участь працівники підрозділів ВА протягом звітного періоду, зазначається в рядку 5200, а в рядку 5210 відображається робочий час працівників підрозділів ВА (у людино-днях), витрачений на проведення таких контрольних заходів.

Інформація про об’єкти внутрішнього аудиту, включені до бази даних протягом звітного періоду, зокрема кількість об’єктів внутрішнього аудиту, відображається у рядку 6100, кількість структурних підрозділів апарату державного органу та його територіальних органів, а також кількість таких територіальних органів, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери його управління,- у рядку 6200.

У графі 1 відображається загальна кількість об’єктів внутрішнього аудиту (рядок 6100), структурних підрозділів апарату державного органу та його територіальних органів, а також кількість таких територіальних органів, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери його управління (рядок 6200) за системою державного органу, а у графі 2 - відповідна кількість в апараті державного органу.

У графі 1 відображається загальна кількість підрозділів ВА, їх працівників у розрізі показників, зазначених у рядках 1000-5100, загальна кількість інших контрольних заходів (рядок 5200) та витраченого на них часу (рядок 5210) за системою державного органу, а у графі 2 - відповідна кількість в апараті державного органу. За наявності підрозділів ВА в територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління державного органу, інформація про зазначені показники (рядки 1000-6200) зазначається у графах 3 та 4 відповідно. Якщо підрозділів ВА в територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління державного органу, не створено, у рядках 1000-6200 (графи 3 та 4) ставляться прочерки.

Сума показників граф 2, 3 та 4 у рядках 1000-5210 має дорівнювати показнику графи 1 відповідного рядка.

2. Стан планування та здійснення діяльності з внутрішнього аудиту

Ця глава містить загальну інформацію про планування діяльності з внутрішнього аудиту в системі державного органу, а також виконання плану (зведеного плану) протягом звітного періоду.

У рядку 1000 (графа 1) зазначається загальна кількість запланованих у плані (зведеному плані) внутрішніх аудитів та заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту за системою державного органу на звітний період, у тому числі й розробки внутрішніх документів з питань внутрішнього аудиту, планування діяльності з внутрішнього аудиту, підвищення кваліфікації та навчання, звітування про результати діяльності з внутрішнього аудиту, проведення моніторингу виконання (врахування) рекомендацій за результатами здійснення внутрішнього аудиту, проведення внутрішніх оцінок якості внутрішнього аудиту.

У рядку 1000 (графа 2) зазначається запланований обсяг робочого часу в людино-днях - плановий фонд робочого часу на проведення внутрішніх аудитів та здійснення заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту.

Плановий фонд робочого часу на проведення внутрішніх аудитів обчислюється для фактичної чисельності підрозділів ВА системи державного органу на підставі планового фонду робочого часу кожного працівника та визначеної завантаженості працівників підрозділів ВА для проведення внутрішніх аудитів.

У рядку 1000 (графа 3) зазначається загальна кількість проведених протягом звітного періоду планових внутрішніх аудитів та виконаних заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту, а також обсяг робочого часу (графа 4) в людино-днях, використаний на їх виконання, за системою державного органу.

У рядку 1000 (графа 5) зазначається відсоток виконання плану (зведеного плану), який розраховується як співвідношення проведених протягом звітного періоду планових внутрішніх аудитів та виконаних заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту за системою державного органу (рядок 1000, графа 3) до запланованих у плані (зведеному плані) на відповідний період (рядок 1000, графа 1).

Загальна кількість внутрішніх аудитів, включених до плану (зведеного плану) на звітний період, за системою державного органу зазначається в рядку 1100 (графа 1), а також запланований на їх проведення обсяг робочого часу в людино-днях (плановий фонд робочого часу на проведення внутрішніх аудитів) - у рядку 1100 (графа 2). Крім того, у рядку 1100 (графа 3) зазначається загальна кількість проведених протягом звітного періоду внутрішніх аудитів за системою державного органу, які було включено до плану (зведеного плану) на відповідний період, у тому числі тих, що тривають станом на кінець звітного періоду, а також обсяг робочого часу в людино-днях, використаний на їх проведення за звітний період (графа 4).

Окремо в рядку 1100 (графа 5) зазначається відсоток виконання плану (зведеного плану) щодо проведених внутрішніх аудитів за системою державного органу, який розраховується як співвідношення загальної кількості проведених протягом звітного періоду планових внутрішніх аудитів, у тому числі тих, що тривають станом на кінець звітного періоду (рядок 1100, графа 3), до загальної кількості запланованих у плані (зведеному плані) внутрішніх аудитів за системою державного органу на відповідний період (рядок 1100, графа 1).

У рядку 1110 зазначається кількість внутрішніх аудитів за системою державного органу, запланованих у плані (зведеному плані) на звітний період, щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства (графа 1), у тому числі щодо оцінки ефективності функціонування системи внутрішнього контролю; ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, управління бюджетними коштами; якості надання адміністративних послуг і виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства; надійності, ефективності та результативності інформаційних систем і технологій. Окремо в рядку 1110 (графа 2) зазначається запланований обсяг робочого часу (у людино-днях) на проведення внутрішніх аудитів щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, які включено до плану (зведеного плану) за системою державного органу на звітний період.

Загальна кількість проведених протягом звітного періоду внутрішніх аудитів щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, які було включено до плану (зведеного плану) за системою державного органу на звітний період, зазначається в рядку 1110 (графа 3), а обсяг робочого часу (у людино-днях), використаний на їх проведення,- у графі 4.

Крім того, у рядку 1110 (графа 5) зазначається відсоток виконання плану (зведеного плану) з проведених внутрішніх аудитів щодо оцінки ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, за системою державного органу, який розраховується як співвідношення загальної кількості проведених протягом звітного періоду таких внутрішніх аудитів, які було включено до плану (зведеного плану) на звітний період (рядок 1110, графа 3), до загальної кількості запланованих у плані (зведеному плані) таких внутрішніх аудитів за системою державного органу на звітний період (рядок 1110, графа 1).

Інформація в рядках 1000, 1100 та 1110 (графи 1 та 2) наводиться станом на кінець звітного періоду за системою державного органу з урахуванням усіх змін до плану (зведеного плану), внесених протягом звітного періоду.

У розділі І "Організація діяльності з внутрішнього аудиту", зокрема в пояснювальній записці, зазначаються:

інформація про визначені ключові показники діяльності підрозділу внутрішнього аудиту та їх виконання стисло в текстовому вигляді за формою, наведеною в таблиці 1.1 пояснювальної записки;

перелік непритаманних функцій, які визначено внутрішніми документами з питань внутрішнього аудиту та/або які фактично виконувались підрозділами ВА протягом звітного періоду, а також види контрольних заходів, у яких брали участь працівники підрозділу ВА протягом звітного періоду, з метою розкриття інформації, зазначеної в рядках 5100 та 5200;

інформація про кількісний та персональний склад аудиторського комітету (у разі його створення) із зазначенням кваліфікації його членів;

основні питання, які розглядались на засіданнях аудиторського комітету протягом звітного періоду, прийняті комітетом рішення, стан та результати їх впровадження;

інформація про виконання підрозділами ВА плану (зведеного плану) протягом звітного періоду із зазначенням відсотка його виконання;

причини невиконання плану (зведеного плану) або його часткового виконання протягом звітного періоду (за наявності невиконаних або частково виконаних запланованих у плані (зведеному плані) внутрішніх аудитів та заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту);

ключові проблемні питання діяльності підрозділів ВА, які виникали протягом звітного періоду;

обмеження щодо роботи підрозділів ВА, що виникали протягом звітного періоду, та здійснені заходи щодо їх усунення;

інформація про отримані протягом звітного періоду скарги, які стосуються діяльності з внутрішнього аудиту (у разі надходження).

1. Стан проведення внутрішніх аудитів

Ця глава містить загальну інформацію про проведення внутрішніх аудитів за системою державного органу протягом звітного періоду, кількість внутрішніх аудитів, які станом на кінець звітного періоду не завершено, а також інформацію про складені працівниками підрозділів ВА аудиторські звіти і надані до них коментарі.

У рядку 1000 зазначається загальна кількість внутрішніх аудитів (графа 1), проведених протягом звітного періоду підрозділами ВА за системою державного органу, а у графі 2 - відповідна кількість внутрішніх аудитів, проведених підрозділом ВА апарату державного органу.

Загальна кількість планових внутрішніх аудитів, проведених протягом звітного періоду підрозділами ВА за системою державного органу, зазначається в рядку 1100 (графа 1), а у графі 2 - кількість планових внутрішніх аудитів, проведених підрозділом ВА апарату державного органу.

У рядку 1200 зазначається загальна кількість позапланових внутрішніх аудитів (графа 1), проведених протягом звітного періоду підрозділами ВА за системою державного органу, а у графі 2 - кількість позапланових внутрішніх аудитів, проведених підрозділом ВА апарату державного органу.

До показників проведених внутрішніх аудитів (рядки 1000-2000) включаються дані щодо завершених упродовж звітного періоду аудиторських досліджень (у тому числі розпочатих в попередньому звітному періоді), за якими складено та оформлено в установленому порядку офіційні документи (аудиторські звіти).

Сума показників рядків 1100-1200 має дорівнювати показнику рядка 1000.

Загальна кількість внутрішніх аудитів за системою державного органу, які станом на кінець звітного періоду тривають, наводиться в рядку 2000 (графа 1), а у графі 2 - відповідна кількість внутрішніх аудитів по підрозділу ВА апарату державного органу.

У рядку 2100 зазначається загальна кількість планових внутрішніх аудитів за системою державного органу, які станом на кінець звітного періоду тривають (графа 1), а у графі 2 - відповідна кількість внутрішніх аудитів по підрозділу ВА апарату державного органу.

У рядку 2200 зазначається загальна кількість позапланових внутрішніх аудитів за системою державного органу, які станом на кінець звітного періоду тривають (графа 1), а у графі 2 - відповідна кількість внутрішніх аудитів по підрозділу ВА апарату державного органу.

Сума показників рядків 2100–2200 має дорівнювати показнику рядка 2000.

Загальна кількість аудиторських звітів, складених підрозділами ВА в системі державного органу протягом звітного періоду, зазначається в рядку 3000 (графа 1), а у графі 2 - відповідна кількість аудиторських звітів, складених підрозділом ВА апарату державного органу.

Інформація, внесена до показників рядка 3000, має відповідати інформації показників рядка 1000.

Окремо в рядку 3100 зазначається кількість аудиторських звітів, складених підрозділами ВА в системі державного органу протягом звітного періоду, до яких надано коментарі (графа 1), а у графі 2 - кількість аудиторських звітів, складених підрозділом ВА апарату державного органу, до яких надано коментарі.

Загальна кількість наданих коментарів до аудиторських звітів, складених підрозділами ВА в системі державного органу протягом звітного періоду, зазначається в рядку 4000 (графа 1), а у графі 2 - кількість наданих коментарів до аудиторських звітів, складених підрозділом ВА апарату державного органу.

У рядку 4100 окремо відображається кількість врахованих коментарів до аудиторських звітів (графа 1), складених підрозділами ВА в системі державного органу протягом звітного періоду, а у графі 2 - кількість врахованих коментарів до аудиторських звітів, складених підрозділом ВА апарату державного органу.

2. Показники за результатами проведених внутрішніх аудитів

Ця глава містить загальні відомості щодо завершених протягом звітного періоду внутрішніх аудитів, кількості установ, у яких проводився внутрішній аудит, кількості установ, у яких виявлено недоліки/проблеми та порушення, а також відомості щодо виявлених за результатами завершених внутрішніх аудитів недоліків/проблем і порушень та стану їх усунення.

Для цілей цієї Інструкції під терміном "недоліки/проблеми" слід розуміти наявні ознаки чи особливості діяльності, що негативно впливають на систему управління в державному органі та/або бюджетній установі, систему внутрішнього контролю, ефективність використання бюджетних коштів та інших активів, які пов’язані із суперечністю або нечіткою регламентацією діяльності, неправильним розподілом повноважень чи функцій, неналежним ресурсним та матеріальним забезпеченням діяльності тощо.

У рядку 2110 зазначається загальна кількість установ, у яких проводився внутрішній аудит підрозділами ВА в системі державного органу (графа 1) та підрозділом ВА апарату державного органу (графа 3), а в рядку 2120 - кількість установ, у яких виявлено недоліки/проблеми та порушення підрозділами ВА системи державного органу (графа 1) та підрозділом ВА апарату державного органу (графа 3).

Загальна кількість недоліків/проблем, виявлених за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів, зазначається в рядку 2200, у тому числі щодо:

функціонування системи внутрішнього контролю (рядок 2210);

виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних та річних планах (рядок 2220);

планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання, управління бюджетними коштами (рядок 2230);

якості надання адміністративних послуг (рядок 2240);

виконання контрольно-наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства (рядок 2250);

використання і збереження активів (рядок 2260);

надійності, ефективності та результативності інформаційних систем і технологій (рядок 2270);

управління державним майном (рядок 2280);

правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності (рядок 2290).

У графі 1 відображається загальна кількість недоліків/проблем, виявлених підрозділами ВА системи державного органу в розрізі показників, зазначених у рядках 2200-2290, а у графі 3 - відповідна кількість недоліків/проблем, виявлених підрозділом ВА апарату державного органу.

Загальна кількість усунутих недоліків/проблем, виявлених за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів, зазначається в рядку 2310, а у рядках 2311-2319 наводиться кількість усунутих недоліків/проблем, зазначених у рядках 2210-2290 відповідно.

Загальна кількість усунутих у звітному періоді недоліків/проблем, що були виявлені у попередніх періодах, відображається у рядку 2320.

У графі 1 відображається загальна кількість усунутих недоліків/проблем, що виявлені підрозділами ВА системи державного органу в розрізі показників, зазначених у рядках 2300-2320, а у графі 3 - відповідна кількість усунутих недоліків/проблем, виявлених підрозділом ВА апарату державного органу.

У рядку 2400 зазначаються загальна кількість порушень, виявлених підрозділами ВА системи державного органу за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів (графа 1), та загальна сума зазначених порушень (графа 2). Також у рядку 2400 відображаються загальна кількість порушень, виявлених підрозділом ВА апарату державного органу (графа 3), та сума зазначених порушень (графа 4).

У рядку 2410 зазначається кількість нефінансових порушень, до яких можуть належати, зокрема, порушення, що стосуються організації та порядку ведення бухгалтерського обліку, недотримання актів законодавства, планів, процедур, контрактів, розпорядчих документів тощо. У графі 1 рядка 2410 відображається загальна кількість нефінансових порушень, виявлених підрозділами ВА системи державного органу за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів, а у графі 3 - кількість нефінансових порушень, виявлених підрозділом ВА апарату державного органу.

У рядку 2420 зазначаються кількість встановлених у звітному періоді підрозділами ВА системи державного органу фактів порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (графа 1), і загальна сума цих втрат (графа 2). Також у рядку 2420 зазначаються кількість встановлених у звітному періоді підрозділом ВА апарату державного органу фактів порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (графа 3), і загальна сума цих втрат (графа 4).

До порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів, належать:

недоотримання фінансових ресурсів;

суми коштів, витрачених на цілі, що не відповідають: бюджетним призначенням, установленим законом про Державний бюджет України; напрямам використання бюджетних коштів, визначеним у паспорті бюджетної програми або в порядку використання бюджетних коштів; бюджетним асигнуванням (розпису бюджету, кошторису, плану використання бюджетних коштів);

суми незаконних витрат і недостач.

Для цілей цієї Інструкції під терміном "витрати" слід розуміти сплачену (грошовими коштами, цінними паперами, матеріальними цінностями тощо) та/або списану в обліку суму.

У рядку 2430 зазначаються кількість встановлених у звітному періоді підрозділами ВА системи державного органу фактів порушень, що не призвели до втрат (графа 1), і загальна сума цих порушень (графа 2). Також у рядку 2430 зазначаються кількість встановлених підрозділом ВА апарату державного органу фактів порушень, що не призвели до втрат (графа 3), і загальна сума цих порушень (графа 4).

Інформація в рядках 2400, 2410, 2420 та 2430 відображається в разі, якщо встановлені порушення є наслідками недоліків/проблем, виявлених підрозділами ВА системи державного органу за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів, зазначених у рядках 2200-2290.

Сума показників рядків 2410, 2420 та 2430 має дорівнювати показнику рядка 2400.

Рядок 2500 містить інформацію про стан усунення виявлених порушень впродовж звітного періоду як під час проведення внутрішніх аудитів, так і після їх закінчення на підставі рішень, прийнятих керівником державного органу та/або керівником бюджетної установи за результатами проведених внутрішніх аудитів. Зокрема, у рядку 2500 зазначаються загальна кількість усунутих впродовж звітного періоду порушень за системою державного органу (графа 1) та їх загальна сума (графа 2), а кількість усунутих порушень в апараті державного органу та їх сума - у графах 3 і 4 відповідно.

У рядку 2510 зазначаються кількість усунутих впродовж звітного періоду нефінансових порушень за системою державного органу (графа 1) та кількість усунутих таких порушень в апараті державного органу (графа 3).

Загальна кількість (графа 1) та сума усунутих (відшкодованих) упродовж звітного періоду порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (графа 2), за системою державного органу зазначаються в рядку 2520, а кількість усунутих (відшкодованих) порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів, в апараті державного органу та їх сума - у графах 3 і 4 відповідно. Таке усунення чи відшкодування виявлених порушень може здійснюватися шляхом надходження недоотриманих фінансових ресурсів та/або відшкодування й поновлення витрат фінансових і матеріальних ресурсів, у тому числі нецільового використання коштів, незаконних витрат і недостач ресурсів тощо.

У рядку 2521 окремо відображається загальна кількість (графа 1) та сума усунутих (відшкодованих) протягом звітного періоду порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (графа 2), які було виявлено підрозділами ВА системи державного органу в попередніх звітних періодах. Також у рядку 2521 зазначаються кількість (графа 3) та сума усунутих (відшкодованих) протягом звітного періоду порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів (графа 4), які було виявлено підрозділом ВА апарату державного органу в попередніх звітних періодах.

Рядок 2530 містить інформацію про кількість і суму усунутих протягом звітного періоду порушень, що не призвели до втрат, зокрема попередження незаконних видатків шляхом зменшення в обліку кредиторської заборгованості та інших зобов’язань, розірвання договору, запобігання зайвому виділенню бюджетних призначень та/або асигнувань, збільшення в обліку вартості активів, оприбуткування лишків, попередження незаконних витрат державних коштів. Так, у рядку 2530 відображаються загальна кількість (графа 1) та сума усунутих порушень, що не призвели до втрат (графа 2), за системою державного органу, а кількість усунутих порушень, що не призвели до втрат, в апараті державного органу та їх сума - у графах 3 і 4 відповідно.

У рядку 2531 окремо відображаються загальна кількість (графа 1) та сума усунутих протягом звітного періоду порушень, що не призвели до втрат (графа 2), які було виявлено підрозділами ВА системи державного органу в попередніх звітних періодах. Також у рядку 2531 зазначаються кількість (графа 3) та сума усунутих протягом звітного періоду порушень, що не призвели до втрат (графа 4), які було виявлено підрозділом ВА апарату державного органу в попередніх звітних періодах.

Сума показників рядків 2510, 2520 та 2530 має дорівнювати показнику рядка 2500.

У розділі II "Проведення внутрішніх аудитів", зокрема в пояснювальній записці, зазначаються:

інформація про теми позапланових внутрішніх аудитів, проведених підрозділами ВА протягом звітного періоду, з метою розкриття інформації, зазначеної в рядку 1200, а також підстави їх проведення (доручення, звернення тощо із відповідним обґрунтуванням) та загальна кількість витраченого робочого часу (людино-днів) на їх проведення;

інформація про теми планових внутрішніх аудитів, розпочатих і не завершених на кінець звітного періоду, а також загальну кількість витраченого робочого часу (людино-днів) на їх проведення за звітний період;

основні недоліки щодо організації та функціонування внутрішнього контролю, виявлені за результатами завершених у звітному періоді внутрішніх аудитів, та вжиті заходи щодо його вдосконалення для розкриття показників, відображених у рядках 2210, 2311. Така інформація зазначається стисло в текстовому вигляді за формою, наведеною в таблиці 2.1 пояснювальної записки, на прикладі не більше п’яти основних (або типових) недоліків щодо організації та функціонування внутрішнього контролю, які виявлено за результатами внутрішніх аудитів, завершених у звітному періоді. Зокрема, у графі 1 коротко наводиться суть виявлених недоліків щодо організації та функціонування внутрішнього контролю (не більше ніж 3-5 речень). Елемент(и) системи внутрішнього контролю, якого(их) стосуються такі недоліки, відображається(ються) у графі 2, а кількість об’єктів внутрішнього аудиту, під час дослідження яких виявлено такі недоліки,- у графі 3. Вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю чи окремих її елементів за результатами внутрішніх аудитів стисло зазначаються у графі 4 (не більше ніж 3-5 речень);

інші типові недоліки та проблеми, виявлені у звітному періоді за результатами внутрішніх аудитів, та вжиті заходи щодо їх усунення з метою розкриття показників, відображених у рядках 2220-2290 та 2312-2319. Така інформація зазначається стисло в текстовому вигляді на прикладі не більше п’яти виявлених основних недоліків/проблем, які є типовими для об’єктів, охоплених внутрішніми аудитами.

Цей розділ містить інформацію про надані аудиторські рекомендації за результатами проведених внутрішніх аудитів у системі державного органу, а також стан їх впровадження протягом звітного періоду.

У рядку 1000 наводиться загальна кількість рекомендацій за результатами проведення внутрішніх аудитів, наданих підрозділами ВА у системі державного органу (графа 1), у тому числі кількість наданих рекомендацій підрозділом ВА апарату державного органу (графа 2).

У рядку 1100 наводиться кількість відхилених керівником державного органу та/або бюджетної установи рекомендацій, у рядку 1200 - кількість прийнятих рекомендацій, де з них:

кількість рекомендацій, щодо яких не настав термін виконання (рядок 1210);

кількість рекомендацій, яких не виконано (рядок 1220);

кількість рекомендацій, які виконано частково (рядок 1230);

кількість рекомендацій, які виконано повністю (рядок 1240).

Сума показників рядків 1100, 1200 має дорівнювати показнику рядка 1000, а сума показників рядків 1210, 1220, 1230 та 1240 - показнику рядка 1200.

У рядку 1241 зазначається загальна кількість виконаних протягом звітного періоду рекомендацій, за якими забезпечено результативність їх впровадження, зокрема шляхом удосконалення системи управління, поліпшення внутрішнього контролю, підвищення ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, а також ефективності використання бюджетних коштів та інших активів у системі державного органу тощо. Зазначений показник не містить даних щодо усунення чи відшкодування порушень, виявлених підрозділами ВА системи державного органу.

Загальна кількість виконаних у звітному періоді аудиторських рекомендацій, які було надано підрозділами ВА системи державного органу в попередніх періодах, відображається в рядку 2000.

У рядку 2100 відображається загальна кількість виконаних протягом звітного періоду рекомендацій, за якими забезпечено результативність їх впровадження, які було надано підрозділами ВА системи державного органу в попередніх звітних періодах.

У графі 1 відображається загальна кількість рекомендацій, наданих підрозділами ВА за системою державного органу, у розрізі показників, зазначених у рядках 1000-2100, а у графі 2 - відповідна кількість рекомендацій, наданих підрозділом ВА апарату державного органу.

У розділі III "Результативність внутрішнього аудиту", зокрема в пояснювальній записці, зазначаються:

загальна інформація про аудиторські рекомендації, надані у звітному періоді за результатами внутрішніх аудитів, і стан їх впровадження з метою розкриття показників, зазначених у рядках 1000-2100;

причини відхилення рекомендацій керівником державного органу та/або бюджетної установи (за наявності відхилених рекомендацій) з метою розкриття інформації, відображеної в рядку 1100;

основні причини невиконання аудиторських рекомендацій (за наявності невиконаних рекомендацій) для розкриття інформації, відображеної в рядку 1220;

результати впровадження аудиторських рекомендацій з метою розкриття показників, включених до рядків 1241 та 2100. Така інформація відображається стисло в текстовому вигляді за формою, наведеною в таблиці 3.1 пояснювальної записки, на прикладі не більше п’яти аудиторських рекомендацій, які впроваджено у звітному періоді та які мали або мають найбільший вплив на вдосконалення системи управління, поліпшення внутрішнього контролю, підвищення ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, а також ефективності використання бюджетних коштів та інших активів у системі державного органу. Зокрема, у графі 1 коротко зазначається суть виконаних у звітному періоді рекомендацій, за якими досягнуто результативність, а у графі 2 - суть виявлених за результатами внутрішніх аудитів недоліків/проблем, на усунення яких було спрямовано аудиторські рекомендації (не більше ніж 3-5 речень), та рік, у якому було виявлено такі недоліки/проблеми. У графі 3 стисло відображаються результати впровадження рекомендацій та їх вплив на вдосконалення системи управління, поліпшення внутрішнього контролю, підвищення ефективності виконання завдань та функцій, визначених актами законодавства, а також ефективності використання бюджетних коштів та інших активів у системі державного органу (не більше ніж 3–5 речень).

Цей розділ містить інформацію про загальні результати внутрішніх оцінок якості внутрішнього аудиту (постійний моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту та періодичні оцінки діяльності з внутрішнього аудиту), проведених у звітному періоді підрозділами ВА за системою державного органу.

У рядку 1000 наводиться загальна кількість недоліків у здійсненні діяльності з внутрішнього аудиту за системою державного органу (графа 1), виявлених за результатами внутрішніх оцінок якості, проведених у звітному періоді підрозділами ВА, а у графі 2 - кількість виявлених таких недоліків у апараті державного органу.

Загальна кількість усунутих недоліків у здійсненні діяльності з внутрішнього аудиту, виявлених за результатами внутрішніх оцінок якості, відображається в рядку 2000 (графа 1), а у графі 2 - кількість усунутих недоліків у здійсненні діяльності з внутрішнього аудиту в апараті державного органу.

У розділі IV "Результати внутрішньої оцінки якості внутрішнього аудиту", зокрема в пояснювальній записці, зазначаються:

загальні підходи до проведення внутрішніх оцінок якості (перелік внутрішніх документів, якими визначено питання проведення внутрішніх оцінок якості, періодичності їх проведення);

інформація про кількість проведених протягом звітного періоду періодичних оцінок діяльності з внутрішнього аудиту, їх загальні результати та/або підсумкову оцінку за бальною чи іншою шкалою (у разі, якщо внутрішніми документами з питань внутрішнього аудиту унормовано порядок проведення періодичних оцінок діяльності з внутрішнього аудиту та визначення підсумкової оцінки (за бальною чи іншою шкалою) за їх результатами);

інформація про наявність програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, зміст визначених заходів (стисло) та стан її виконання;

впроваджені протягом звітного періоду заходи, спрямовані на підвищення якості та вдосконалення діяльності з внутрішнього аудиту, яких вжито керівником державного органу, аудиторським комітетом (у разі його створення), керівником підрозділу ВА, у тому числі заходи, передбачені програмою забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту. Така інформація відображається стисло в текстовому вигляді за формою, наведеною в таблиці 4.1 пояснювальної записки. Зокрема, у графі 1 відображаються аспекти діяльності з внутрішнього аудиту, охоплені внутрішніми оцінками якості (організаційно-правові засади функціонування підрозділів ВА та кадрова політика, внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту, система планування діяльності з внутрішнього аудиту, організація та проведення внутрішніх аудитів, документування їх результатів, результативність внутрішніх аудитів та реалізація їх результатів, система моніторингу результатів впровадження аудиторських рекомендацій, взаємодія з іншими структурними підрозділами та органами державної влади тощо). Інформація до таблиці 4.1 вноситься в розрізі кожного аспекту діяльності з внутрішнього аудиту, щодо якого виявлено недоліки під час проведення внутрішніх оцінок якості.

Основні (або типові) недоліки/проблеми в діяльності з внутрішнього аудиту, виявлені за результатами проведених у звітному періоді внутрішніх оцінок якості внутрішнього аудиту, стисло зазначаються у графі 2 (не більше ніж три основні (або типові) недоліки/проблеми з кожного дослідженого аспекту). У графі 3 зазначаються способи виявлення таких недоліків/проблем у діяльності з внутрішнього аудиту, до яких належать постійний моніторинг діяльності з внутрішнього аудиту та періодичні оцінки діяльності з внутрішнього аудиту. Вжиті протягом звітного періоду заходи для усунення виявлених проблем/недоліків у діяльності з внутрішнього аудиту стисло зазначаються у графі 4 (не більше ніж 3-5 речень).

1.1. Інформація про визначені ключові показники діяльності підрозділу внутрішнього аудиту та їх виконання за такою формою:

1.2. Перелік непритаманних функцій:

визначених внутрішніми документами з питань внутрішнього аудиту;

які фактично виконувались підрозділами внутрішнього аудиту протягом звітного періоду;

види контрольних заходів, у яких брали участь працівники підрозділів внутрішнього аудиту протягом звітного періоду.

1.3. Інформація про кількісний та персональний склад аудиторського комітету (у разі його створення) із зазначенням кваліфікації його членів.

1.4. Основні питання, які розглядалися на засіданнях аудиторського комітету протягом звітного періоду, прийняті рішення, стан та результати їх впровадження.

1.5. Інформація про виконання підрозділами внутрішнього аудиту плану (зведеного плану) протягом звітного періоду із зазначенням відсотка його виконання, у тому числі окремо в частині проведення внутрішніх аудитів.

1.6. Причини невиконання плану (зведеного плану) або його часткового виконання протягом звітного періоду (за наявності невиконаних або частково виконаних запланованих у плані (зведеному плані) внутрішніх аудитів та заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту), у тому числі окремо в частині проведення внутрішніх аудитів та в частині виконання заходів з іншої діяльності з внутрішнього аудиту.

1.7. Ключові проблемні питання діяльності підрозділів внутрішнього аудиту, які виникали протягом звітного періоду.

1.8. Обмеження щодо роботи підрозділів внутрішнього аудиту, що виникали протягом звітного періоду, та вжиті заходи щодо їх усунення.

1.9. Інформація про отримані протягом звітного періоду скарги, які стосуються діяльності з внутрішнього аудиту (у разі надходження).

2.1. Інформація про теми позапланових внутрішніх аудитів, проведених підрозділами внутрішнього аудиту протягом звітного періоду, у тому числі тих, що тривають станом на кінець звітного періоду, а також підстави їх проведення (доручення, звернення тощо із відповідним обґрунтуванням) та загальну кількість витраченого робочого часу (людино-днів) на їх проведення.

2.2. Інформація про теми планових внутрішніх аудитів, які розпочато та не завершено на кінець звітного періоду, а також загальну кількість витраченого робочого часу (людино-днів) на їх проведення за звітний період.

2.3. Основні недоліки щодо організації та функціонування внутрішнього контролю, виявлені за результатами внутрішніх аудитів, та вжиті заходи щодо його вдосконалення за такою формою:

2.4. Інші типові недоліки та проблеми, виявлені за результатами внутрішніх аудитів, та вжиті заходи щодо їх усунення.

3.1. Загальна інформація про аудиторські рекомендації, надані у звітному періоді за результатами внутрішніх аудитів, і стан їх упровадження.

3.2. Причини відхилення рекомендацій керівником (за наявності відхилених рекомендацій).

3.3. Основні причини невиконання аудиторських рекомендацій (за наявності невиконаних рекомендацій).

3.4. Результати впровадження аудиторських рекомендацій за такою формою:

4.1. Загальні підходи до проведення внутрішніх оцінок якості (перелік і реквізити внутрішніх документів, якими визначено питання проведення внутрішніх оцінок якості, визначено періодичність та підхід до їх проведення).

4.2. Інформація про кількість проведених протягом звітного періоду періодичних оцінок діяльності з внутрішнього аудиту, їх загальні результати (із зазначенням кількості виявлених недоліків) та/або підсумкову оцінку за бальною чи іншою шкалою (у разі, якщо внутрішніми документами з питань внутрішнього аудиту унормовано порядок проведення періодичних оцінок діяльності та визначення підсумкової оцінки (за бальною чи іншою шкалою) за їх результатами).

4.3. Інформація про наявність програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту (із зазначенням дати її затвердження), зміст визначених заходів (стисло) та стан її виконання (із зазначенням загальної кількості запланованих та кількості фактично виконаних заходів, змісту невиконаних заходів та причин їх невиконання).

4.4. Упроваджені протягом звітного періоду заходи, спрямовані на підвищення якості та вдосконалення діяльності з внутрішнього аудиту, яких вжито керівником державного органу, аудиторським комітетом (у разі його створення), керівником підрозділу внутрішнього аудиту, у тому числі заходи, які передбачено програмою забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, за такою формою: