Про затвердження нормативно-правового акта з питань здійснення закупівель товарів і послуг

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо);

проект запиту (конкурсної документації);

аналітичну інформацію за результатами проведеного аналізу та порівняння цін на ринках відповідних товарів (послуг) щодо формування очікуваної вартості закупівлі;

перелік потенційних учасників (не менше двох), яким пропонується направити запит (конкурсну документацію) (найменування/П.І.Б., місцезнаходження/місце проживання, номери телефону та факсу);

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії з рішенням про направлення запиту (конкурсної документації) Центральній конкурсній комісії на погодження;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі, переліком потенційних учасників, яким планується направити запит (конкурсну документацію) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім'я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні запиту (конкурсної документації) у протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби може звернутися до конкурсної комісії для надання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі надання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження запиту (конкурсної документації) є підставою для його надсилання відповідальним замовником потенційним учасникам.

1. Для погодження рішення про обрання переможця конкурсу конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

копію запиту (конкурсної документації), погодженого (погодженої) з Центральною конкурсною комісією, надісланого (надісланої) учасникам для участі в конкурсі, та зміни до нього (неї) у разі їх унесення;

копії конкурсних пропозицій учасників;

копію протоколу про розкриття конкурсних пропозицій;

копію протоколу (витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо обрання переможця конкурсу з висновками (у разі необхідності) щодо відповідності учасників вимогам, установленим умовами запиту (конкурсною документацією), та відповідності пропозицій умовам запиту (конкурсної документації), а також висновками спеціалістів або експертів у разі їх залучення;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі (окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті без податку на додану вартість (далі - ПДВ) та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів), обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), перелік учасників, яким надісланий запит (конкурсна документація) для участі в конкурсі, посаду, прізвище, ім'я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення. У разі відмови в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження обрання переможця конкурсу є підставою для укладення договору про закупівлю.

1. Для погодження рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника конкурсні комісії подають до Центральної конкурсної комісії такі документи:

заявку на проведення процедури закупівлі, погоджену відповідно до вимог пунктів 4-9 розділу III цього Положення;

копію протоколу (витяг з протоколу) конкурсної комісії щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника;

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника, що може бути підтверджене експертними висновками незалежних організацій, нормативними, технічними та іншими документами виробника (уключаючи технічну інформацію і технологічні регламенти) за рішенням конкурсної комісії;

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов'язково включатимуться до договору;

копію протоколу переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (виконання), крім виконавців (виробників), які надають послуги (постачають товари) відповідно до тарифів, що встановлюються та регулюються відповідними державними органами;

підтверджувальні документи від виробника стосовно офіційного статусу продавця (виконавця) у разі потреби;

пояснювальну записку з інформацією про предмет закупівлі (назва предмета закупівлі, очікувана вартість закупівлі окремо в іноземній валюті та в гривневому еквіваленті, без ПДВ та митних платежів, а також окремо з урахуванням ПДВ і митних платежів, обґрунтування необхідності проведення закупівлі, наявність коштів у відповідному кошторисі, фінансовому плані тощо), посаду, прізвище, ім'я, по батькові доповідача та представників відповідального замовника, які братимуть участь у засіданні, тощо.

2. Центральна конкурсна комісія протягом десяти робочих днів розглядає на черговому засіданні поданий пакет документів та приймає рішення.

У разі відмови в погодженні рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника в протоколі Центральної конкурсної комісії зазначаються причини відмови.

Центральна конкурсна комісія в разі потреби в робочому порядку може звернутися до конкурсної комісії для подання додаткових документів, висновків, пояснень тощо.

У разі подання Центральною конкурсною комісією зауважень до поданого пакета документів він повертається відповідній конкурсній комісії на доопрацювання і подання для повторного розгляду.

3. Центральна конкурсна комісія після підписання протоколу засідання надсилає конкурсній комісії витяг з протоколу засідання щодо результату розгляду.

4. Рішення Центральної конкурсної комісії щодо погодження процедури закупівлі в одного учасника є підставою для укладення договору про закупівлю.

1. Звітність щодо закупівель складається за всіма закупівлями, що проведені відповідно до вимог цього Положення, з метою:

моніторингу проведених конкурсними комісіями процедур закупівель;

ведення обліку закупівель шляхом збирання інформації про заплановані конкурсними комісіями закупівлі та результати їх проведення;

координації процесів планування, організації та проведення конкурсними комісіями процедур закупівель;

узагальнення практики здійснення закупівель, підготовки відповідних рекомендацій та надання роз'яснень тощо.

2. Звітність про проведені закупівлі складається конкурсними комісіями щокварталу наростаючим підсумком з початку року за визначеними формами (додатки 4 та 5 до цього Положення) та подається Департаменту грошового обігу до 20 числа місяця, наступного після звітного періоду (кварталу). За рішенням керівництва Департаменту грошового обігу узагальнена інформація може подаватися на розгляд і ознайомлення керівництву Національного банку та відповідним структурним підрозділам.

1. Секретар конкурсної комісії забезпечує зберігання документів щодо здійснення процедур закупівель.

2. У справі щодо проведеної процедури закупівлі повинні зберігатися такі документи:

заявка відповідно до додатка 2 до цього Положення (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - її копія);

обґрунтування потреби закупівлі з посиланням на нормативно-правові та розпорядчі акти, що визначають предмет та обсяг закупівлі (наприклад, розпорядчі акти Національного банку щодо закупівлі товарів і послуг, копії затвердженого технічного завдання, технічного рішення, копії дефектної відомості, дефектного акта тощо) (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);

аналітична інформація за результатами проведеного аналізу ринкових цін на товари і послуги щодо визначеної закупівлі;

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії про застосування відповідної процедури закупівлі та затвердження проекту запиту (конкурсної документації) (у разі складання зазначеного проекту);

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні запиту (конкурсної документації) у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією;

запит (конкурсна документація);

листи-запрошення (копії листів-запрошень) потенційним учасникам до участі в конкурсі;

протокол переговорів щодо узгодження з виконавцем (виробником) вартості товару, послуг і термінів постачання (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією, - його копія);

проект договору про закупівлю або основні умови, які обов'язково включатимуться до договору (у разі проведення процедури закупівлі в одного учасника);

пропозиції учасників конкурсу;

протокол (копія протоколу) про розкриття пропозицій;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення конкурсних пропозицій (у разі наявності такої вимоги);

протокол (копія протоколу або витяг з протоколу) засідання конкурсної комісії щодо визначення переможця конкурсу/відміни конкурсу або визнання його таким, що не відбувся;

витяг з протоколу засідання Центральної конкурсної комісії про погодження/відмову в погодженні рішення про обрання переможця конкурсу чи рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника (у разі проведення закупівлі, яка потребує погодження з Центральною конкурсною комісією);

листи-повідомлення (копії листів-повідомлень) про результати розгляду пропозицій, надісланих учасникам;

копія договору, укладеного за результатами проведеного конкурсу;

копії документів, що підтверджують надання учасниками забезпечення виконання договору про закупівлю (у разі наявності такої вимоги);

інша інформація в письмовому вигляді, що стосується проведення процедури закупівлі.

3. Строк зберігання документів щодо проведення процедур закупівель установлюється до виконання договору про закупівлю, але не менше ніж три роки. Після закінчення зазначеного строку документи в установленому порядку передаються до архіву відповідно до номенклатури справ відповідального замовника.

1. Метою здійснення контролю за процедурою закупівель товарів і послуг, пов'язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку є встановлення відповідності порядку їх організації та проведення вимогам цього Положення та інших нормативно-правових актів Національного банку.

2. Контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель у відповідних структурних підрозділах здійснюється шляхом організації процедур внутрішнього контролю.

3. Внутрішній контроль за дотриманням вимог щодо планування та проведення процедур закупівель товарів і послуг, пов'язаних із розробленням дизайну, виготовленням захищеного паперу, банкнот, монет і державних нагород України, їх зберіганням, транспортуванням та обліком, за кошти Національного банку здійснюється в порядку, який розробляється відповідальним замовником та затверджується його керівником.

4. Департамент внутрішнього аудиту оцінює ефективність внутрішнього контролю та може надавати рекомендації щодо підвищення його ефективності.

Порядок здійснення аудиту ефективності управління ризиками та внутрішнього контролю з питань закупівель товарів і послуг у системі Національного банку України визначений відповідними розпорядчими актами Національного банку.