( Абзац перший підпункту 4.6.2 пункту 4.6 розділу VI із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2470/5 від 04.07.2023 )
Трудові книжки, військові квитки, посвідчення особи не підлягають вивезенню за межі України. На їх підставі архів оформлює відповідні архівні довідки.
Виявлення та пересилання документів здійснюють без стягнення плати із заявників.
4.7. Ініціативне інформування юридичних осіб здійснюють шляхом направлення їм документів про можливості архіву щодо інформаційного забезпечення їх діяльності, наявність в архіві відомостей, що можуть їх зацікавити як потенційних споживачів інформації, та про інформаційні послуги, що надаються архівом.
Архів планує роботи з ініціативного інформування на підставі вивчення суспільних потреб в інформації, державних (національних), галузевих та регіональних програм розвитку, планів роботи державних органів, органів місцевого самоврядування, відомостей, що надходять від прес-служб, служб зв'язків з громадськістю цих органів та інших юридичних осіб, а також на підставі складання та вивчення календарів історичних подій та пам'ятних дат.
4.8. З метою організації користування документами в архіві функціонують: читальний зал (сектор користування) з відповідним технічним обладнанням та кімнати (дільниці) інформаційно-пошукових систем, видавання документів, для читання мікрокопій, для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, документів в електронній формі, зокрема електронних, тимчасове сховище.
За відсутності спеціально обладнаного приміщення обслуговування користувачів здійснюють у робочій кімнаті архіву під контролем працівника архіву.
4.8.1. Порядок роботи користувачів з документами, доступ до яких не обмежено, що належать державі та територіальним громадам, їх права та обов’язки визначають правила користування документами, що розробляються архівом відповідно до порядку, встановленого законодавством. Перед початком роботи архів зобов’язаний ознайомити користувачів з цими правилами.
4.8.2. Користування документами обмеженого доступу здійснюється у порядку, зазначеному в пунктах 1.5-1.10 глави 1 цього розділу.
4.8.3. Відвідування сектору користування документами, користування документами і довідковим апаратом до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.
4.8.4. На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіву виготовляються копії архівних паперових документів, а також кіно-, відео-, фото-, фонодокументів у паперовій чи іншій аналоговій та/або цифровій формах.
( Абзац перший пункту 4.8.4 пункту 4.8 глави 4 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 88/5 від 09.01.2025 )
Копії документів НАФ можуть бути виготовлені технічними засобами користувача за умови, що копіювання не завдає шкоди документам НАФ і не заважає іншим користувачам, а також не порушує авторських та суміжних прав.
Порядок копіювання документів на замовлення користувачів встановлюється відповідно до законодавства.
( Абзац третій пункту 4.8.4 пункту 4.8 глави 4 розділу VI в редакції Наказу Міністерства юстиції № 88/5 від 09.01.2025 )
4.8.5. Користувач має право публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання.
4.9. З огляду на особливості використання відомостей, що містяться в архівних документах (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо), їх оригінали видають юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.
4.10. У запиті до архіву обґрунтовують необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначають строк, на який видають документи, а також надають гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.
Видачу документів у тимчасове користування за межами архіву здійснюють у порядку, визначеному в главі 2 розділу V цих Правил.
4.11. Експонування архівних документів здійснюється на виставках, які можуть бути стаціонарними, пересувними, тимчасовими, постійно діючими, організованими архівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншими установами.
4.11.1. Підготовка виставки архівних документів включає:
укладання історико-археографічної та бібліографічної довідки;
виявлення та складання переліку документів за тематикою виставки;
складання анотацій на документи;
розроблення експозиційного плану виставки з рубрикацією;
розроблення макета буклета (каталогу) виставки;
написання прес-релізу;
публікацію он-лайнової версії виставки для оприлюднення на веб-порталі архіву.
4.11.2. Документи на виставках експонують у вигляді копій, муляжів. На стаціонарній виставці можуть короткочасно експонуватися оригінали документів. На пересувних виставках документи експонують лише у вигляді фото- та електрографічних копій.
У разі експонування оригіналів документів їх розміщують у засклених вітринах, які замикають і опечатують.
У приміщенні, де розміщують виставку, має підтримуватися режим, що забезпечує збереженість архівних документів.
Страхування архівних документів та оформлення їх тимчасового вивезення за межі України для експонування здійснюють в установленому законодавством порядку.
4.11.3. Інформація про документи Національного архівного фонду, що демонструються в державних та комунальних музеях, архівних установах та на виставках, поряд з державною мовою подається також англійською мовою з додержанням вимог, визначених Законом України "Про забезпечення функціонування української мови як державної".
( Пункт 4.11 глави 4 розділу VI доповнено новим підпунктом 4.11.3 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 3638/5 від 17.12.2024 )
4.12. Оприлюднення документів у медіа відбувається шляхом підготовки тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок документів, документальних нарисів, інтерв’ю, інформацій про події архівного життя, хронік, репортажів, прес-конференцій.
( Підпункт 4.12.1 пункту 4.12 глави 4 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1927/5 від 19.05.2023 )( Підпункт 4.12.2 пункту 4.12 глави 4 розділу VI виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1927/5 від 19.05.2023 )
Тексти підготовлених архівом статей, передач тощо затверджує керівник архіву. На примірниках, що залишаються в архіві, зазначають пошукові дані оприлюднених документів.
( Пункт 4.12 глави 4 розділу VI доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1927/5 від 19.05.2023 )
4.13. Демонстрація документів і/або оприлюднення відомостей, що в них містяться, здійснюється під час проведення інформаційних заходів.
Формами оприлюднення інформації про склад і зміст документів архіву є: організація "Днів відкритих дверей", презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій (оглядові, тематичні) тощо.
Проведення інформаційного заходу включає виступи працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, інших осіб з повідомленнями про виявлені документи, демонстрацію кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховування фонодокументів, експонування документів на виставці, демонстрування окремих документів.
4.14. Робота архіву з підготовки документальних видань передбачається планом науково-видавничої роботи архіву і включається до річного і перспективного планів науково-видавничої роботи Укрдержархіву.
Задля забезпечення науково-видавничої роботи в архіві наказом керівника архіву створюють редакційну колегію та колектив упорядників, укладають організаційно-методичні документи, за необхідності - договори з зацікавленими організаціями та видавництвами.
Тип (науково-академічне, науково-критичне, популярне) та вид (пофондове, тематичне тощо) документального видання, що готує архів, він визначає самостійно залежно від цільового призначення видання, специфіки виявлення джерел, особливостей передавання тексту архівних документів та наявного довідкового апарату до документів.
| Директор Департаменту взаємодії з органами влади | О.В. Зеркаль |
Додаток 1
до Правил роботи
архівних установ України
ОПИС
справ постійного зберігання
( Див. текст )
Додаток 2
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
повернення документів власнику
( Див. текст )
Додаток 3
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
( Див. текст )
Додаток 4
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,
ЩО НЕ СТОСУЮТЬСЯ ФОНДУ, АРХІВУ
У ході _______________________________________________________________ було
(назва роботи)
виявлено ____________________________________________________________________
(у фонді, сховищі, робочому приміщенні)
| № з/п | Заголовок справи (документа) | Шифр (за наявності) | Передано за належністю (№ фонду цього ж архіву або назва іншого архіву та номер, наданий фонду) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Разом виявлено ______________________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами)
| __________________________________ (найменування посади працівника архіву) | _______________ (підпис) | ____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20____ р.
Зміни до облікових документів внесено:
| __________________________________ (найменування посади працівника архіву) | ____________ (підпис) | ____________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
___ __________ 20____ р.
Формат А4 (210 ґ 297).
Додаток 5
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
про вилучення документів з Національного архівного фонду
( Див. текст )
Додаток 6
до Правил роботи
архівних установ України
| | ЗАТВЕРДЖУЮ* Найменування посади керівника архіву | |||
| | ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
| | Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | ||
СПИСОК
юридичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архіву (список джерел комплектування архіву)
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна ____________________________________,
комунальна __________________________________,
приватна ____________________________________;
за формами приймання: повна __________________
вибіркова ____________________________________
| ____________________________________ (найменування посади укладача списку) | _______ (підпис) | ____________ ______________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20____ р.
| СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву ___________ № _____ | СХВАЛЕНО** Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву _____________ № ______ |
__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних та галузевих державних архівів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 7
до Правил роботи
архівних установ України
| | ЗАТВЕРДЖУЮ* Найменування посади керівника архіву | |||
| | ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
| | Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | ||
СПИСОК
юридичних та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду, які не передають документи до архіву
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
I. Юридичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ______ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна ________________,
комунальна ______________,
приватна ________________
II. Фізичні особи
На 01 січня 20__ року до списку внесено ________ фізичних осіб
| ____________________________________ (найменування посади укладача списку) | _______ (підпис) | ____________ ______________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20__ р.
| СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕПК державного архіву ___________ № _____ | СХВАЛЕНО** Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву _____________ № ______ |
__________
*Для центральних та галузевих державних архівів - Голова Укрдержархіву.
**Для центральних і галузевих державних архівів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 8
до Правил роботи
архівних установ України
| | ЗАТВЕРДЖУЮ Найменування посади керівника архіву | |||
| | ______ (підпис) | _______________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) | ||
| | Дата | Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду | ||
СПИСОК
юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду
______________________________________________________
(повне найменування архіву)
| №№ з/п | Індекс юридичної особи | Найменування юридичної особи | Форма власності на документи | Зміст рішення ЕПК, дата і номер протоколу | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
На 01 січня 20__ року до списку внесено ______ юридичних осіб, у тому числі за формами власності:
державна _______________,
комунальна _____________,
приватна _______________
| ____________________________________ (найменування посади укладача списку) | _______ (підпис) | ____________ ______________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20__ р.
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
державного архіву
__________ № _____
Формат А4 (210х297).
Додаток 9
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
приймання-передавання документів юридичної особи на постійне зберігання
( Див. текст )
Додаток 10
до Правил роботи
архівних установ України
| Картка обліку роботи з юридичною особою, у діяльності якої утворюються документи Національного архівного фонду | ||
| Індекс юридичної особи |
Відомості про перевіряння
| Дата | Прізвище, ім’я, по батькові особи, яка проводила перевіряння | Тема перевіряння | Примітки |
Відомості про упорядкування та передавання документів до архіву
Формат А4 (210х297).
Додаток 11
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ ФОНДУ
( Див. текст )
Додаток 12
до Правил роботи
архівних установ України
____________________________________________________________________
(найменування архіву)
КНИГА ОБЛІКУ
надходжень документів на постійне зберігання
Том № _____________
Почато ____________
Закінчено __________
Формат А4 (210х297).
Разом надійшло за _____ рік __________ справ + _______ документів +_________ аркушів, у тому числі:
від юридичних осіб _____ справ, документів особового походження ______________ справ + __________ документів +____________ аркушів;
__________________архівних електронних справ* (________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + __________ архівних електронних документів*, у тому числі:
від юридичних осіб _________ архівних електронних справ* (_______ разом по цих справах архівних електронних документів*), документів особового походження __________ архівних електронних справ* (__________ разом по цих справах архівних електронних документів*) + ________ архівних електронних документів*.
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | __________ _________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
__________
* Заповнюється за наявності архівних електронних документів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 13
до Правил роботи
архівних установ України
________________________________________________________________
(найменування архіву)
КНИГА
обліку надходжень страхового фонду
Том № _____________
Почато ____________
Закінчено __________
Формат А4 (210х297).
| №№ з/п | Дата надходження | Документ, за яким прийнято копії | Дата копіювання | №№ фондів | №№ описів | Кількість справ УД, внесених до од. зб. СФ | СФ (кільк. од. зб.) | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Разом надійшло за ______ рік _____________________________од. зб. страхового фонду,
(цифрами і словами)
скопійовано _______________________________________________ од. зб., у тому числі
(цифрами і словами)
_________________________________________________________ архівних електронних,
(цифрами і словами)
________________________________________________________________ унікальних.
(цифрами і словами)
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | __________ _________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А3 (297х420).
Додаток 14
до Правил роботи
архівних установ України
_________________________________________________________
(найменування архіву)
ОПИС № ________
страхового фонду
Формат А4 (210х297).
Разом до опису внесено __________________________________ од. зб. страхового фонду
(цифрами і словами)
на ____________________________________________________________________справ,
(цифрами і словами)
у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорії унікальних:
____________________________________________________________________________
(цифрами і словами)
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | __________ _________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А4 (210х297).
Додаток 15
до Правил роботи
архівних установ України
_________________________________________________
(найменування архіву)
РЕЄСТР ОПИСІВ
Почато ______________
Закінчено ____________
Формат А4 (210х297).
Формат А3 (297х420).
Додаток 16
до Правил роботи
архівних установ України
_________________________________________________
(найменування архіву)
СПИСОК ФОНДІВ
Том № _______________
Почато ______________
Закінчено ___________
Формат А4 (210х297).
| № фонду | Дата першого надходження | Назва фонду | Попередній номер фонду | Відмітка про вибуття | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
За ________ рік надійшло: __________ фондів, у тому числі ___________________ фондів юридичних осіб та ____________________ фондів особового походження
За _________ рік вибуло: _____________ фондів, у тому числі _________________ фондів юридичних осіб та __________ фондів особового походження
Разом на 01 січня _______ фондів: з № _____ по № ________________________________,
(цифрами і словами)
| у т.ч. номерів | переданих _____________, вибулих _______________, об'єднаних ____________, вільних _______________. |
| ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | __________ _________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
Формат А4 (210х297).
Додаток 17
до Правил роботи
архівних установ України
ПАСПОРТ
архівної установи
( Див. текст )
Додаток 18
до Правил роботи
архівних установ України
ВІДОМОСТІ
про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня ____ року
Розділ 1.*
Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01 січня ____ року
На 01 січня ____ року було ______ фондів, _____ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, _____ архівних електронних документів.
За ____ рік надійшло __________ фондів, ______ справ, ______ документів, ______ аркушів; _____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів;
вибуло ___ фондів, ____ справ, ____ документів, _____ аркушів; ____ архівних електронних справ, ____ архівних електронних документів.
На 01 січня ____ року є _____ фондів, _____ справ, _____ документів, _____ аркушів; ___ архівних електронних справ, ______ архівних електронних документів.
За списком фондів з № 1 по № ___ дорадянського періоду є в наявності ___ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ___, втрачених _____, пропущених ____).
За списком фондів з № 1 по № ___ радянського періоду та періоду незалежності є в наявності ____ фондів (номерів переданих ____, приєднаних _____, втрачених _____, пропущених _______).
За списком партійних фондів з № 1 по № __ є в наявності ____ фондів (номерів переданих ___, приєднаних ____, втрачених ____, пропущених ______).
__________
* Заповнюється архівними установами з фондовою організацією документів.
Розділ 2.*
Відомості про зміни у складі та обсязі документів нефондової організації станом на 01 січня ______ року
На 01 січня _____ року було _____________ од. зб., __________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
За __________ рік:
надійшло _________ од. зб., ___________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів;
вибуло _____________ од. зб., ______________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
На 01 січня _____ року є в наявності _____________ од. зб., _____________ од. обл., ________ архівних електронних справ, _______ архівних електронних документів.
| Керівник архівної установи | __________ (підпис) | _______________ __________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
| Відповідальний за облік документів в архівній установі | ___________ (підпис) | _________________ ________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
__________
*Заповнюється архівними установами з нефондовою організацією документів.
Формат А4 (210х297).
Додаток 19
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА ФОНДУ
( Див. текст )
Додаток 20
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА
документів нефондової організації
