(лицьовий бік картки документів нефондової організації)
__________
* Зазначається вид аудіовізуального документа або іншого спеціального документа.
| Короткий зміст документів | Крайні дати документів |
Примітки _____________________________________________________
| _______________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | ______________________ ____ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20 ____ року
(зворотний бік картки фонду)
Формат А5 (148х210).
Додаток 21
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ № ____
У справі підшито і пронумеровано ____________________________________ аркушів;
у т. ч.: літерні аркуші ___________;
пропущені номери _____________
+ аркушів внутрішнього опису __________
| Особливості фізичного стану та формування справи | №№ аркушів |
| 1 | 2 |
| ______________________________ (найменування посади працівника архіву) | _____________ (підпис) | ________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20 ____ року
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 22
до Правил роботи
архівних установ України
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _________
| №№ з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ аркушів | Ім’я файла архівного електронного документа* | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом:
___________________________________________________ документів,
(цифрами і словами)
___________________________________________________ аркушів документів,
(цифрами і словами)
___________________________________________________ аркушів внутрішнього опису.
(цифрами і словами)
| ______________________________ (найменування посади укладача опису) | _____________ (підпис) | ________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20 ____ року
__________
* За відсутності архівних електронних справ графа 6 випускається.
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 23
до Правил роботи
архівних установ України
Найменування архіву
КАРТКА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ
| Фонд №_____ | Опис №_____ | Од. зб. №______ | Куди або кому видано | Дата видавання і підпис працівника | Позначка про повернення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 24
до Правил роботи
архівних установ України
__________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Фонд №
Корпус-_______________________
Поверх (ярус)__________________
Архівосховище_________________
Кімната_______________________
Фонд № ____ назва ___________________________________________________________
| Опис № | Справи з №___ до №___ | Стелаж № | Шафа № | Полиця № | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(зворотний бік)
Формат А6 (148 x 105).
Додаток 25
до Правил роботи
архівних установ України
_________________________________________________________________
(найменування архіву)
КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА
Фонд №
Корпус-_______________________
Поверх (ярус)__________________
Архівосховище_________________
Кімната_______________________
СТЕЛАЖ № __________
| Шафа № | Полиця № | Фонд № | Опис № | Справи (од. зб.) з № ___ до №__ | Примітки |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
(зворотний бік)
Формат А5 (148х210).
Додаток 26
до Правил роботи
архівних установ України
| Прошу видати | ||
| ____________________ (найменування посади) | _______________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
для _________________________________________________________________________
(мета роботи з документами)
такі документи:
| № фонду | № опису | № справи (документа) | Заголовок справи (документа) | Крайні дати документів | Кількість аркушів | Підпис працівника, який отримав документи |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
(лицьовий бік)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Працівник, що отримав документи | ||
| ____________________ (найменування посади) | _______________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210).
Додаток 27
до Правил роботи
архівних установ України
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ № __________
наявності та стану документів
Фонд № ________ назва _______________________________________________________
Разом: ________________________________________________________________справ.*
(цифрами і словами)
Аркуш склали
____ __________ 20___ року
__________
* Надаються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (№№ 2-18).
Формат А3 (297х420).
Додаток 28
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
перевіряння наявності і стану документів
( Див. текст )
Додаток 29
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИ В ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ
Фонд № _____________
Назва фонду __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
У ході виконання _____________________________________________________ виявлено
(вид роботи)
такі технічні помилки в записах:
| Назва облікового документа | Наявний напис | Слід написати |
| 1 | 2 | 3 |
| Акт укладено ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 30
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХ ДОКУМЕНТІВ
У ході _______________________________________________________________________
(вид роботи)
було виявлено ________________________________________________________________
(у сховищі, робочому приміщенні)
_____________________________________________________________________________
такі документи:
| № з/п | Заголовок (назва) документа (документів) | Шифри (за наявності) | До якого фонду мають бути фондовані |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Разом виявлено ______________________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами)
| Акт укладено ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ р.
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ р.
Формат А4 (210х297).
Додаток 31
до Правил роботи
архівних установ України
КАРТКА ОБЛІКУ
НЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ
Назва архіву ______________________
Архівосховище № _________________
Фонд № ____, назва фонду _____________________________________________________
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 32
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ
ЯКИХ ДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО
Фонд № __________________________
Назва фонду __________________________________________________________________
У результаті ________________________________________ встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсутності документально підтверджуються, у зв'язку з чим вважаємо за необхідне зняти з обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документів (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Причини відсутності (назва, номер і дата документа) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом _______________________ справ, __________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____ __________ 20___ року
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 33
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО
Фонд № ____________
Назва фонду __________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
У результаті __________________________________________________________________
встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходи щодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв'язку з чим вважаємо за доцільне зняти з обліку:
| №№ з/п | Опис № | Справа № | Заголовок документа (справи) | Крайні дати | Кількість аркушів | Можливі причини відсутності |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Разом __________________ справ, ____________________________________ документів.
(цифрами і словами) (цифрами і словами)
Зміст невиявлених документів може бути частково відтворено такими документами:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____ __________ 20___ року
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
Формат А4 (210х297).
Додаток 34
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
про завершення розшуку документів
( Див. текст )
Додаток 35
до Правил роботи
архівних установ України
АКТ
_______________№_____________
______________________________
(місце складення)
ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Фонд № ____
Назва фонду _________________________________________________________________
У фонді виявлено такі невиправно пошкоджені (викрадені або незаконно вивезені) документи:
Разом виявлено пошкоджених __________________________________ документів (справ).
(цифрами і словами)
Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки ___________________________
____________________________________________________________________________
____ __________ 20___ року
| Зміни до облікових документів внесено: ________________________________ (найменування посади) | _________ (підпис) | _________________________ (ініціали (ініціал імені), прізвище) |
____ __________ 20___ року
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО |
| Протокол засідання ЕПК (ЕК) архіву | Протокол засідання ЦЕПК Укрдержархіву |
| ___________ № ______ | ___________ № ______ |
Формат А4 (210297).
( Додаток 35 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023 )
Додаток 36
до Правил роботи
архівних установ України
_____________________________________________________________________
(найменування архіву)
ЖУРНАЛ ОБЛІКУ
користування каталогами
Початок _________
Закінчення _______
Формат А4 (210 x 297).
| №№ з/п | Дата користування | Вид каталогу | Тема дослідження, запиту | Відомості про користувача | Наслідки звернення до каталогу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Формат А4 (210 x 297).
Додаток 37
до Правил роботи
архівних установ України
(пункт 4.3 глави 4 розділу VI)
ФОРМА
(на бланку архівної установи)
( Див. текст )( Правила доповнено Додатком 37 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2941/5 від 15.08.2023 )
