МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 22.02.2012 № 296/5 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
22 лютого 2012 р.
за № 282/20595
Про затвердження Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 766/5 від 21.05.2012 - Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства юстиції № 880/5 від 14.06.2012 № 1951/5 від 26.12.2012 № 888/5 від 15.05.2013 № 289/5 від 07.02.2014 № 563/5 від 25.03.2014 № 806/5 від 23.05.2014 № 1949/5 від 20.11.2014 № 466/5 від 31.03.2015 № 454/5 від 30.03.2015 № 235/5 від 27.01.2016 № 957/5 від 24.03.2017 № 3851/5 від 04.12.2017 № 1247/5 від 24.04.2018 № 1827/5 від 12.06.2018 № 2785/5 від 27.08.2018 № 1923/5 від 24.06.2019 № 4194/5 від 24.12.2019 № 109/5 від 13.01.2020 № 2339/5 від 30.06.2021 № 4445/5 від 10.12.2021 № 1118/5 від 11.03.2022 № 2017/5 від 19.05.2022 № 4990/5 від 07.11.2022 № 2985/5 від 18.08.2023 № 14/5 від 02.01.2025 )
Відповідно до статті 2-1 Закону України "Про нотаріат" та з метою вдосконалення порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, що додається.
2. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України:
від 03.03.2004 № 20/5 "Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 03.03.2004 за № 283/8882 (із змінами);
від 18.02.2003 № 13/5 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку депозитних операцій у державних нотаріальних конторах та в приватних нотаріусів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 20.02.2003 за № 145/7466.
3. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.):
3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію в установленому законодавством порядку.
3.2. Довести цей наказ до відома начальників головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.
3.3. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу, головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу Чижмарь К.І.
| Міністр | Олександр Лавринович |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
22.02.2012 № 296/5
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
22 лютого 2012 р.
за № 282/20595
ПОРЯДОК
вчинення нотаріальних дій нотаріусами України
( У тексті Порядку слова та цифри "Порядком державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22 червня 2011 року № 703" замінено словами "законодавством у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно" згідно з Наказом Міністерства юстиції № 289/5 від 07.02.2014 )
І. Загальні положення
Глава 1. Місце вчинення нотаріальної дії
1. Нотаріальні дії можуть вчинюватися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком випадків, передбачених статтями 9, 55, 60, 65, 66, 71, 72, 85, 103 Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон) та інших випадків, передбачених законодавством України.
( Пункт 1 глави 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
2. Нотаріальні дії вчиняються у приміщенні державної нотаріальної контори, у державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, якщо особа не може з'явитися в зазначене приміщення, а також якщо того вимагають особливості вчинюваної нотаріальної дії, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах нотаріального округу.
( Пункт 2 глави 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
3. Якщо нотаріальна дія вчинюється поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем (конторою) приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій зазначається місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи тощо) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.
( Абзац другий пункту 3 глави 1 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
4. Нотаріус не вправі здійснювати нотаріальну діяльність за межами свого нотаріального округу, за винятком заміщення інших нотаріусів у випадках, передбачених Законом.
( Пункт 4 глави 1 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4445/5 від 10.12.2021 )
5. Приватний нотаріус має право мати лише одне приміщення для розміщення робочого місця (контори), яке повинно знаходитись у межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність.
Глава 2. Строки вчинення нотаріальної дії
1. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб у день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.
Вчинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або направлення документів на експертизу.
2. Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.
3. За обґрунтованою письмовою заявою заінтересованої особи, яка звернулася до суду, та на підставі отриманого від суду повідомлення про надходження позовної заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.
4. Відкладення або зупинення вчинення нотаріальних дій здійснюється на підставі чинного законодавства.
( Пункт 4 глави 2 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Глава 3. Установлення особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії
1. При вчиненні нотаріальної дії нотаріус установлює особу, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії.
2. Встановлення особи здійснюється за паспортом громадянина України або за іншим документом, що посвідчує особу, передбаченим Законом України "Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус", національним паспортом іноземця або документом, що його замінює, посвідченням особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідченням, виданим за місцем роботи фізичної особи. Посвідчення водія, особи моряка, члена екіпажу, особи з інвалідністю чи учасника Другої світової війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час вчинення правочинів.
При вчиненні нотаріальної дії нотаріуси також перевіряють дійсність документів за Єдиним державним демографічним реєстром, якщо документи були оформлені із застосуванням засобів цього реєстру.
( Щодо набрання чинності абзацом другим пункту 2 глави 3 розділу I див. пункт 3 Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
У випадку коли нотаріус здійснює встановлення особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, за паспортом громадянина України у формі книжечки, перевірка дійсності такого документа за Єдиним державним демографічним реєстром здійснюється за наявності сформованого щодо відповідної особи унікального номера запису у такому реєстрі.
( Щодо набрання чинності абзацом третім пункту 2 глави 3 розділу I див. пункт 3 Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
За результатами вказаної перевірки формується довідка за формою згідно з додатком до Порядку доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2023 року № 700, яка долучається до справ нотаріуса.
( Пункт 2 глави 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 - щодо набрання чинності див. пункт 3 Наказу )
3. Іноземний громадянин, особа без громадянства чи особа, яка має статус біженця, які звертаються за учиненням нотаріальних дій, установлюються нотаріусом на підставі документів, передбачених законодавством України.
4. Посвідчення водія, особи моряка, особи з інвалідністю чи учасника війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути прийняті нотаріусом для встановлення його особи під час посвідчення правочинів.
( Пункт 4 глави 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012, № 4194/5 від 24.12.2019 )
5. Особа віком до 14 років встановлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьками (одним із батьків) того, що ця особа є їх дитиною.
( Абзац перший пункту 5 глави 3 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
При укладенні правочину неповнолітньою особою нотаріусом витребовується заява батьків (одного з них - у разі документально підтвердженої смерті, позбавлення батьківських прав або права опіки другого з батьків, а також у разі коли запис про батька дитини у Книзі реєстрації народжень проводився за прізвищем та громадянством матері, а ім'я та по батькові батька дитини були записані за її вказівкою чи взагалі відсутні у свідоцтві про народження відомості про батька) про згоду на вчинення правочину неповнолітнім. Текст зазначеної заяви може розміщуватися у тексті самого правочину перед підписом неповнолітнього, якщо батьки (або один із них) присутні при укладенні такою особою правочину.
( Абзац другий пункту 5 глави 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
У разі викладення заяви окремо від тексту правочину підпис(и) на такій заяві повинен(ні) бути засвідчений(і) нотаріально.
( Пункт 5 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2785/5 від 27.08.2018 )
6. У разі якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади або хвороби не може власноручно підписати правочин і заяву або інший документ підписує інша фізична особа, нотаріус установлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.
7. При вчиненні нотаріальної дії нотаріус перевіряє факт застосовування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", рішення про застосування яких прийняте Радою національної безпеки і оборони України та введено в дію указом Президента України, до фізичних або юридичних осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії.
( Абзац перший пункту 7 глави 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022 )
У разі звернення фізичної або юридичної особи за вчиненням нотаріальної дії щодо розпорядження активами нотаріус перевіряє також факт застосування санкції у виді блокування активів до юридичних та/або фізичних осіб, що можуть прямо чи опосередковано здійснювати вирішальний вплив (контроль) на фізичну або юридичну особу, яка звернулася за вчиненням такої нотаріальної дії.
( Пункт 7 глави 3 розділу I доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
У разі звернення за вчиненням нотаріальної дії представника фізичної або юридичної особи перевірка факту застосування санкцій відповідних видів, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", здійснюється щодо фізичної або юридичної особи, в інтересах якої діє такий представник.
( Абзац третій пункту 7 глави 3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022 )
Перевірка факту застосування санкцій відповідних видів здійснюється за відомостями, що містяться у Державному реєстрі санкцій.
( Абзац пункту 7 глави 3 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 957/5 від 24.03.2017; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022, № 14/5 від 02.01.2025 )
У разі встановлення факту застосування санкцій, передбачених статтею 4 Закону України "Про санкції", до фізичних або юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії (юридичних та/або фізичних осіб, що можуть прямо чи опосередковано здійснювати вирішальний вплив (контроль) на фізичну або юридичну особу, яка звернулася за вчиненням відповідної нотаріальної дії), нотаріус відмовляє у вчиненні такої нотаріальної дії відповідно до статті 49 Закону України "Про нотаріат", якщо вчинення нотаріальної дії призведе до порушення обмежень (заборон), установлених санкцією відповідного виду.
( Абзац п'ятий пункту 7 глави 3 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
Нотаріус зобов’язаний не пізніше наступного робочого дня після звернення до нього відповідної особи повідомити територіальний орган Міністерства юстиції України про фізичну або юридичну особу, до якої застосовано санкції, якій було відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, із зазначенням відомостей про: нотаріальну дію, вид санкції, а у разі застосування санкції у виді блокування активів - про актив, щодо якого звернулася така особа.
( Пункт 7 глави 3 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022 )
Термін "активи" вживаються в цьому Порядку у значенні, наведеному у Законі України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення".
( Пункт 7 глави 3 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 4990/5 від 07.11.2022 )( Главу 3 розділу I доповнено новим пунктом 7 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016 )
Глава 4. Визначення обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, перевірка повноважень представника фізичної особи
1. Дієздатність громадянина, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, перевіряється нотаріусом на підставі наданих документів, передбачених статтею 43 Закону, що підтверджують його вік, а також на підставі переконаності нотаріуса в результаті проведеної розмови та роз’яснення наслідків вчинення нотаріальної дії у здатності цієї особи усвідомлювати значення цієї нотаріальної дії, її наслідків та змісту роз’яснень нотаріуса, а також відповідності волі і волевиявлення особи щодо вчинення нотаріальної дії.
( Пункт 2 глави 4 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
2. У разі наявності сумнівів щодо обсягу цивільної дієздатності фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, нотаріус зобов'язаний звернутися до органу опіки та піклування за місцем проживання відповідної фізичної особи для встановлення факту відсутності опіки або піклування над такою фізичною особою.
3. У разі перевірки цивільної дієздатності фізичної особи, яка не досягла 18 років, але може бути визнана такою, що має повну цивільну дієздатність у зв’язку з укладенням такою особою шлюбу, нотаріус витребовує свідоцтво про шлюб щодо факту реєстрації шлюбу особи, яка не досягла повноліття.
У разі перевірки цивільної дієздатності фізичної особи, яка не досягла 18 років і є матір’ю або батьком дитини, нотаріус витребовує свідоцтво про народження дитини, в якому неповнолітня особа записана матір’ю або батьком, та рішення органу опіки та піклування про надання такій особі повної цивільної дієздатності, а у разі відсутності такого рішення нотаріус витребовує відповідне рішення суду.
У разі перевірки цивільної дієздатності фізичної особи, яка досягла 16 років і займається підприємницькою діяльністю, нотаріус отримує відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань в електронній формі шляхом безпосереднього доступу до нього.
( А бзац третій пункту 3 глави 4 розділу І в редакції Наказу Міністерства юстиції № 466/5 від 31.03.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016 )
У разі перевірки цивільної дієздатності фізичної особи, яка досягла 16 років і працює за трудовим договором, нотаріус витребовує довідку з місця роботи такої особи та рішення органу опіки та піклування про надання такій особі повної цивільної дієздатності, а у разі відсутності такого рішення витребовує відповідне рішення суду.
( Пункт 3 глави 4 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
4. Перевірка повноважень представників осіб за довіреністю або за законом здійснюється за довіреністю або документом, що підтверджує повноваження законного представника.
Нотаріус при посвідченні правочинів, вчиненні інших нотаріальних дій за участю уповноваженого представника встановлює його особу відповідно до вимог статті 43 Закону, а також перевіряє його дієздатність та обсяг наданих йому повноважень.
Дійсність нотаріально посвідченої довіреності перевіряється нотаріусом за Єдиним реєстром довіреностей, за винятком довіреностей, які посвідчено або видано за кордоном компетентними органами іноземних держав, за умови їх легалізації уповноваженими органами. Без легалізації такі довіреності приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна. За результатами перевірки дійсності довіреності (її дубліката) виготовляється витяг з Єдиного реєстру довіреностей, який додається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.
( Абзац третій пункту 4 глави 4 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
У разі наявності сумнівів щодо обсягу повноважень уповноваженого представника, а також його цивільної дієздатності нотаріус має право зробити запит до відповідної фізичної або юридичної особи, від імені якої діє представник
( Абзац четвертий пункту 4 глави 4 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Глава 5. Перевірка цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи, перевірка повноважень представника юридичної особи
1. Цивільна правоздатність та дієздатність юридичної особи, від імені якої діє уповноважений орган та/або посадова особа, перевіряється нотаріусом на підставі установчих документів, відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань в електронній формі шляхом безпосереднього доступу до нього, та документів, що підтверджують повноваження органів та/або посадових осіб. Нотаріус перевіряє, чи відповідає нотаріальна дія, яка вчинюється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності.
( П ункт 1 глави 5 розділу І і з змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 466/5 від 31.03.2015, № 235/5 від 27.01.20 16 )
2. У разі наявності у нотаріуса сумнівів щодо поданих документів він може витребувати від цієї юридичної особи, органів державної податкової служби, інших органів, установ та фізичних осіб додаткові відомості або документи.
( П ункт 2 глави 5 розділу І і з змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.20 16 )
3. Додаткові дані для вивчення особи, яка звернулась для вчинення нотаріальної дії, також можуть бути одержані від цієї особи або з інших джерел, якщо така інформація є публічною (відкритою) відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму".
4. Перевірка повноважень представника юридичної особи та дійсності його довіреності здійснюється у порядку, визначеному главою 4 розділу І цього Порядку.
5. Якщо від імені юридичної особи діє колегіальний орган, нотаріусу подається документ, у якому закріплено повноваження даного органу та розподіл обов'язків між його членами.
Глава 6. Установлення волевиявлення та дійсних намірів особи при вчиненні нотаріальних дій
1. Нотаріус зобов’язаний установити волевиявлення особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії.
2. Нотаріус зобов'язаний встановити дійсні наміри кожної із сторін до вчинення правочину, який він посвідчує, а також відсутність у сторін заперечень щодо кожної з умов правочину.
3. Установлення дійсних намірів кожного з учасників правочину здійснюється шляхом встановлення нотаріусом однакового розуміння сторонами значення, умов правочину та його правових наслідків для кожної із сторін. Установлення дійсних намірів однієї із сторін правочину може бути здійснено нотаріусом за відсутності іншої сторони.
4. Правочин посвідчується нотаріусом, якщо кожна із сторін однаково розуміє значення, умови правочину та його правові наслідки, про що свідчать особисті підписи сторін на правочині.
Глава 7. Витребування відомостей і документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії
1. Відповідно до статті 46 Закону нотаріус має право витребувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій. Такі відомості та (або) документи повинні бути подані в строк, визначений нотаріусом. Цей строк не може перевищувати одного місяця.
2. Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.
3. Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, та документи або копії (витяги) з них, необхідні для вчинення нотаріальної дії, обов'язково долучаються до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса. У разі коли державну реєстрацію права власності на земельну ділянку та об’єкт нерухомого майна проведено без видачі документа, що посвідчує таке право або у зв’язку із втратою, пошкодженням чи псуванням відповідного державного акта на право власності, свідоцтва про право власності на нерухоме майно, нотаріальна дія щодо такого майна вчиняється на підставі інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, отриманої шляхом безпосереднього доступу до нього. Така інформація долучається до примірника правочину, свідоцтва тощо, які залишаються у справах нотаріуса.
( Пункт 3 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012, № 235/5 від 27.01.2016, № 2785/5 від 27.08.2018 )
4. Оригінали документів (наприклад, відповідні свідоцтва про факт державної реєстрації актів цивільного стану - про народження, шлюб, смерть, установчі документи (статути, положення, засновницькі договори тощо)) повертаються особам, що їх подали, а у нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії) або витяги з таких документів.
( Абзац перший пункту 4 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Копії (фотокопії) або витяги необхідних документів подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівником нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом.
( Абзац другий пункту 4 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
5. Документи, за якими встановлено особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, чи уповноваженого представника, повертаються особам, що їх подали. У реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записуються реквізити документа, за яким встановлено особу, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності). При посвідченні правочинів, видачі свідоцтв чи оформленні інших документів, примірники яких залишаються у справах нотаріуса, витяг з документа, за яким встановлено особу громадянина, у якому відображено усі заповнені сторінки, що стосуються реквізитів поданого документа, його дійсності та мають значення для вчинюваної нотаріальної дії, долучається до справ нотаріуса.
( Пункт 5 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012, № 14/5 від 02.01.2025 )
6. Документи, що підтверджують сплату в передбачених законом випадках, податку з доходів громадян та інших обов’язкових платежів, повертаються з відповідною відміткою про вчинену нотаріальну дію особам, які здійснили таку оплату або уповноваженим представникам цих осіб. Копія (фотокопія) платіжного документа долучається до примірника документа, що залишається у справах нотаріуса.
( Пункт 6 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
7. У справах нотаріуса залишаються копії (фотокопії) поданих для вчинення нотаріальних дій:
( Абзац перший п ункту 7 глави 7 розділу І і з змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016 )
документів, які посвідчують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частину, інше нерухоме майно, - якщо посвідчуються договори про заставу (іпотеку), оренду чи найм (позичку) житла, відчуження або оформлення спадщини на частку майна, а також якщо співвласники у спільній частковій (сумісній) власності мають один спільний документ, що посвідчує право власності на згадане майно, і один із них відчужує належну йому частку (чи частку від частки) або видається свідоцтво про право власності чи про право на спадщину на таку частку у разі смерті одного із співвласників; договорів про визначення чи зміну розміру часток у спільній частковій власності, а також договорів про порядок володіння та користування майном;
( Абзац другий пункту 7 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 2785/5 від 27.08.2018, № 2339/5 від 30.06.2021 )( Абзац третій пункту 7 глави 7 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 235/5 від 27.01.2016 )
сертифікатів про право на земельну частку (пай) - при видачі свідоцтва про право на спадщину;
свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів, технічних паспортів на транспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцтва про право власності чи свідоцтва про право на спадщину;
( Абзац четвертий пункту 7 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2339/5 від 30.06.2021 )
заяв іпотекодержателів, користувачів земельної ділянки про згоду на її поділ чи об’єднання, справжність підпису (підписів) на яких засвідчено нотаріально - у разі перебування земельної ділянки в іпотеці, користуванні.
( Пункт 7 глави 7 розділу I доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2339/5 від 30.06.2021 )
8. При посвідченні правочинів майнового характеру нотаріусом у текстах правочинів зазначаються:
для фізичних осіб — реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
для юридичних осіб — ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України або ідентифікаційний (реєстраційний, обліковий) номер (код) у країні реєстрації юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави.
На підтвердження наявності номера (коду) нотаріусу подається відповідна картка (довідка), витяг або паспорт, що містить відомості про реєстраційний номер облікової картки платника податків, копія якої (якого) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.
Інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків, отриманий від фізичної особи, нотаріус перевіряє за відомостями Державного реєстру фізичних осіб — платників податків шляхом електронної інформаційної взаємодії з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів "Трембіта".
( Щодо набрання чинності абзацом п'ятим пункту 8 глави 7 розділу I див. пункт 3 Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
Якщо особа через свої релігійні переконання у встановленому законодавством порядку відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, нотаріус перевіряє цей факт за відміткою у її паспорті.
У випадку засвідчення справжності підпису на заяві, примірник якої залишається у справах нотаріуса, копія документа, зазначеного в абзацах четвертому, шостому цього пункту, долучається до примірника цієї заяви.
( Пункт 8 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012, № 888/5 від 15.05.2013; в редакції Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
9. Нотаріус приймає для вчинення нотаріальних дій електронні документи та паперові копії електронних офіційних документів, що видані уповноваженими органами іноземних держав з проставленим на них електронним апостилем.
Перевірка дійсності електронного апостилю на вказаних документах здійснюється за реєстрами країн — учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, відомості про які містяться на офіційному вебсайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права та/або за посиланням на електронний апостиль, наданий особою, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.
Після перевірки електронного апостилю нотаріус роздруковує з відповідного вебсайту документ з електронним апостилем та здійснює заходи, передбачені пунктом 10 цієї глави.
( Главу 7 розділу I доповнено пунктом 9 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
10. На копіях (фотокопіях) зазначених у пунктах 4 – 9 цієї глави документів проставляється відмітка "Згідно з оригіналом" з проставленням дати, підпису нотаріуса.
( Пункт 10 глави 7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
Глава 8. Вимоги до документів, що подаються для вчинення нотаріальної дії
1. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
2. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації (у разі наявності) чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.
( Пункт 2 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1949/5 від 20.11.2014 )
3. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи (у разі наявності), яка видала документ.
( Пункт 3 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1949/5 від 20.11.2014 )
4. Нотаріус перевіряє справжність кожного аркуша документа, який викладений на спеціальних бланках нотаріальних документів та подається для вчинення нотаріальних дій, за допомогою Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів згідно з Порядком ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2009 № 2053/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 09.11.2009 за № 1043/17059.
5. Інформаційна довідка про перевірку спеціального бланка нотаріального документа долучається до примірника нотаріального документа (договору, довіреності, свідоцтва тощо), який зберігається у справах нотаріуса.
6. Бланки, відомості про витрачання яких були внесені до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів безпосередньо перед вчиненням нотаріальних дій з використанням документів, викладених на цих бланках, вважаються перевіреними для вчинення наступних (за реєстровими номерами) нотаріальних дій.
( Пункт 6 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
7. У разі якщо документи, що посвідчуються, видаються або засвідчуються, викладені на двох і більше окремих аркушах, вони повинні бути з’єднані у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення їх цілісності, із зазначенням кількості прошитих (прошнурованих), пронумерованих і скріплених аркушів, з проставлянням підпису та печатки нотаріуса.
( Пункт 7 глави 8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Глава 9. Порядок викладення текстів та підписання посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів
1. Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі заяв та примірників документів, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків.
( Абзац перший пункту 1 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )( Абзац другий пункту 1 глави 9 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
2. У разі якщо документ викладено на спеціальному бланку нотаріальних документів, на примірнику документа, що залишається у справах нотаріуса, нотаріус після посвідчувального напису у правому нижньому куті аркуша зазначає серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів.
( Пункт 2 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
3. Перед підписанням документа нотаріус зобов’язаний забезпечити ознайомлення зі змістом документа сторін (учасників).
4. При вчиненні нотаріальних дій, що потребують прикладення власноручного підпису осіб, нотаріус перевіряє справжність підпису цих осіб шляхом здійснення ними підпису у його присутності. Встановлення їх особи здійснюється за документами, визначеними Законом України "Про нотаріат".
( Пункт 4 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
5. Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або іншої причини (наприклад, неписьменна) не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа, яка визначається зазначеною фізичною особою. Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не мала змоги підписати документ, зазначається у тексті документа та в посвідчувальному написі. Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
6. Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, має вади зору або з інших причин не має змоги самостійно прочитати документ, нотаріус уголос прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.
( Пункт 6 глави 9 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
7. Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона має прочитати документ і підписати його. Якщо така особа у зв'язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка володіє технікою спілкування з глухою, німою або глухонімою особою і може підтвердити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волевиявленню та дійсним намірам учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту документа.
( Пункт 7 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
8. Підпис особи або її представника у разі необхідності свідка(ів) або перекладача на нотаріальному документі виконується власноручно.
( Пункт 8 глави 9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
9. Використання факсимільного підпису не допускається.
10. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, якою вона володіє.
( Главу 9 доповнено новим пунктом 10 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Глава 10. Посвідчувальні написи нотаріуса
1. При посвідченні правочинів, засвідченні вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, при посвідченні часу пред'явлення документа, при видачі дублікатів тощо на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи.
2. На підтвердження права на спадщину, права власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя, повноважень виконавця заповіту, про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися, а також посвідчення фактів, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці, про прийняття на зберігання документів, про передачу заяви видаються відповідні свідоцтва.
3. Вчинення посвідчувальних написів та видача свідоцтв здійснюються нотаріусом за формами відповідно до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за № 1318/18613.
Глава 11. Реєстрація нотаріальної дії та визнання її вчиненою
1. Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий реєстровий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, позначається на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.
2. Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення про це запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.
3. Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій є доказом вчинення нотаріальної дії.
4. Виконавчий напис нотаріуса набирає чинності з дати його реєстрації в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, про що зазначається у тексті самого виконавчого напису.
( Главу 11 розділу I доповнено новим пунктом 4 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1951/5 від 26.12.2012 )
Глава 12. Виконавча сила нотаріального документа
1. Захист цивільних прав здійснюється нотаріусом шляхом вчинення виконавчого напису.
2. Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість або передбачають повернення майна. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа.
Глава 13. Відмова у вчиненні нотаріальної дії
1. Нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії у випадках, передбачених Законом.
( Пункт 1 глави 13 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 2785/5 від 27.08.2018 )
2. Нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам, встановленим у статті 47 Закону, або містять відомості, передбачені частиною третьою статті 47 зазначеного Закону.
3. Нотаріус на вимогу особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, зобов'язаний викласти причини відмови в письмовій формі і роз'яснити порядок її оскарження. У цих випадках нотаріус протягом трьох робочих днів виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії.
У постанові про відмову зазначаються:
дата винесення постанови;
прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та місцезнаходження державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;
прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, місце її проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;
про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до нотаріуса (короткий зміст прохання);
причини відмови у вчиненні нотаріальної дії з посиланням на чинне законодавство;
порядок і строки оскарження відмови з посиланням на норми цивільного процесуального законодавства.
4. Нотаріусу забороняється безпідставно відмовляти у вчиненні нотаріальної дії.
Глава 14. Оскарження нотаріальної дії або відмови у її вчиненні
( Заголовок глави 14 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
1. Нотаріальна дія або відмова у її вчиненні оскаржуються до суду.
( Пункт 1 глави 14 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
2. Право на оскарження нотаріальної дії або відмови у її вчиненні має особа, прав та інтересів якої стосуються такі дії.
( Пункт 2 глави 14 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції № 14/5 від 02.01.2025 )
Глава 15. Заходи, що вживаються нотаріусом при виявленні порушення законодавства
1. У разі виявлення нотаріусом, що ним допущено помилку при вчиненні нотаріальної дії або що вчинена нотаріальна дія не відповідає законодавству, нотаріус зобов'язаний повідомити про це сторони (осіб), стосовно яких вчинено нотаріальну дію, для вжиття заходів щодо скасування зазначеної нотаріальної дії відповідно до законодавства.
2. Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його до експертної установи (експерта) для проведення відповідної експертизи.
Глава 16. Оплата за вчинення нотаріальних дій
1. За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених законодавством.
2. За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуг технічного характеру справляється окрема плата. Перелік таких послуг та розмір плати за них установлюються головними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.