Про затвердження Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса

Відповідно до статей 3, 24, 29, 30-1 Закону України "Про нотаріат" та з метою удосконалення організації роботи щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності та заміщення приватного нотаріуса, що додається.

2. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства юстиції України від 22.08.2003 N 98/5 "Про затвердження Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.08.2003 за N 734/8055 (із змінами), від 12.12.2008 N 2151/5 "Про затвердження Положення про порядок реєстрації приватної нотаріальної діяльності", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12.12.2008 за N 1187/15878, від 29.12.2008 N 2315/5 "Про затвердження Порядку зберігання та ведення реєстраційних справ приватних нотаріусів", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30.12.2008 за N 1261/15952.

3. Установити, що реєстраційні посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності, видані до набрання чинності цим наказом, підлягають заміні у разі:

3.1 припинення приватної нотаріальної діяльності по одному нотаріальному округу та у зв'язку з подальшою реєстрацією нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі;

3.2 втрати, пошкодження реєстраційного посвідчення або необхідності внесення до нього виправлень, а також за власним бажанням приватного нотаріуса.

4. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.):

4.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами);

4.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4.3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.), начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

1.1. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться відповідним територіальним органом Міністерства юстиції.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності здійснюється в межах визначеного для приватного нотаріуса нотаріального округу.

1.2. Особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, подає до відповідного територіального органу Міністерства юстиції заяву та акт про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим Законом України «Про нотаріат» умовам.

У заяві зазначається назва нотаріального округу, в якому особа буде займатися нотаріальною діяльністю, який визначається залежно від місця розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Якщо місцем розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса є населений пункт, що входить до складу територіальної громади, визначеної пунктом 4 наказу Міністерства юстиції України від 07 червня 2021 року № 2040/5 «Про затвердження Переліку нотаріальних округів в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі», в заяві зазначається, що такий нотаріус здійснює діяльність у межах відповідного міського нотаріального округу.

Якщо місцем розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса є населений пункт, що входить до складу територіальної громади, розташованої в межах району, визначеного Постановою Верховної Ради України від 17 липня 2020 року № 807-IX «Про утворення та ліквідацію районів» (крім населених пунктів, визначених в абзаці третьому цього пункту), в заяві зазначається, що такий нотаріус здійснює діяльність у межах відповідного районного нотаріального округу.

1.3. Відмова в реєстрації приватної нотаріальної діяльності допускається лише в разі, коли подані документи не відповідають установленим вимогам та у випадках припинення нотаріальної діяльності з підстав, передбачених пунктом 8-1 частини першої статті 30 Закону України "Про нотаріат".

1.4. Реєстраційне посвідчення про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності (далі - реєстраційне посвідчення), форма якого наведена в додатку 2, видається територіальним органом Міністерства юстиції у семиденний строк після подання заяви.

1.5. У реєстраційному посвідченні вказуються назва територіального органу Міністерства юстиції, прізвище, ім'я, по батькові нотаріуса та назва нотаріального округу. Адреса розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса зазначається в додатку до реєстраційного посвідчення, форма якого наведена в додатку 3.

1.6. Бланки реєстраційного посвідчення та додатка до реєстраційного посвідчення заповнюються за допомогою загальноприйнятих технічних засобів.

1.7. Для обліку виданих реєстраційних посвідчень в територіальному органі Міністерства юстиції ведеться журнал обліку виданих реєстраційних посвідчень, форма якого наведена в додатку 4.

1.8. При одержанні реєстраційного посвідчення особа, якій уперше надається право займатися нотаріальною діяльністю, в територіальному органі Міністерства юстиції в урочистій обстановці приносить присягу за формою, наведеною в додатку 5.

1.9. Про видане реєстраційне посвідчення територіальний орган Міністерства юстиції протягом п'яти робочих днів з дня реєстрації приватної нотаріальної діяльності повідомляє податковий орган за місцем постійного проживання приватного нотаріуса.

1.10. Реєстраційне посвідчення є підставою для виготовлення печатки, відкриття поточних інших рахунків у банках, встановлення графіка часу прийому фізичних осіб тощо.

1.11. У разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити територіальний орган Міністерства юстиції для внесення відповідних відомостей у додаток до реєстраційного посвідчення.

1.12. У разі втрати або пошкодження реєстраційного посвідчення, а також у разі необхідності внесення до нього виправлень територіальним органом Міністерства юстиції видається повторне реєстраційне посвідчення під тим самим номером разом з додатком до реєстраційного посвідчення.

Попереднє реєстраційне посвідчення, пошкоджене або яке потребує виправлень, разом з додатком до нього з відміткою територіального органу Міністерства юстиції про видачу повторного реєстраційного посвідчення долучається до матеріалів, що зберігаються в реєстраційній справі приватного нотаріуса.

1.13. Повторне реєстраційне посвідчення видається на підставі реєстраційного запису в журналі обліку виданих реєстраційних посвідчень у триденний строк з моменту подання нотаріусом відповідної заяви.

На реєстраційному посвідченні, що видається повторно, проставляється відмітка "Повторне".

1.14. Про видане повторне реєстраційне посвідчення у графі "Примітка" реєстраційного запису журналу обліку виданих реєстраційних посвідчень проставляється відповідна відмітка із зазначенням дати такої видачі.

1.15. Про анулювання або припинення дії реєстраційного посвідчення територіальний орган Міністерства юстиції протягом п'яти робочих днів повідомляє податковий орган за місцем постійного проживання приватного нотаріуса.

2.1. Документи щодо реєстрації приватної нотаріальної діяльності, біографічні та інші дані про приватного нотаріуса формуються у реєстраційну справу приватного нотаріуса (далі - реєстраційна справа), яка зберігається і ведеться відповідним територіальним органом Міністерства юстиції.

Реєстрація приватної нотаріальної діяльності у разі зміни адміністративно-територіального поділу України, в результаті якого розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса увійшло до іншого нотаріального округу, здійснюється без формування нової реєстраційної справи. Документи, подані для такої реєстрації, долучаються до реєстраційної справи приватного нотаріуса, яка велася відповідним територіальним органом Міністерства юстиції до зміни адміністративно-територіального поділу України.

2.2. Формування реєстраційної справи розпочинається з моменту реєстрації приватної нотаріальної діяльності.

У реєстраційній справі повинні міститися такі документи:

особова картка та автобіографія;

заява про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності; заява про реєстрацію приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України;

засвідчена в установленому порядку копія свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;

засвідчена в установленому порядку копія реєстраційного посвідчення; засвідчена в установленому порядку копія реєстраційного посвідчення, виданого нотаріусу при реєстрації приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України;

засвідчена в установленому порядку копія документа про повну вищу юридичну освіту;

засвідчена в установленому порядку копія документа, що засвідчує рівень володіння державною мовою, визначений Законом України "Про забезпечення функціонування української мови як державної";

фотокопія першої та другої сторінок паспорта громадянина України;

належним чином оформлена присяга нотаріуса;

засвідчена в установленому порядку копія документа, що засвідчує реєстрацію фізичної особи у Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків, крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті;

засвідчена в установленому порядку копія документа, що підтверджує право власності на приміщення або право користування приміщенням для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, чи договір про співпрацю з іншим приватним нотаріусом, який надає заявнику відповідне приміщення, та його засвідчена в установленому порядку копія;

акт про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса;

засвідчена в установленому порядку копія договору страхування відповідальності нотаріуса;

зразок підпису приватного нотаріуса та відбиток його печатки;

засвідчена в установленому порядку копія наказу про встановлення часу прийому фізичних осіб приватним нотаріусом.

2.3. Крім документів, зазначених у пункті 2.2 цього розділу, до реєстраційної справи приватного нотаріуса також додаються:

письмові повідомлення приватного нотаріуса про зупинення діяльності приватного нотаріуса;

копії наказів про зупинення (тимчасове зупинення) нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

копії договорів про заміщення приватного нотаріуса з іншим приватним нотаріусом;

копії наказів про припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса;

засвідчені в установленому порядку копії трудових договорів (контрактів), укладених приватним нотаріусом, що стосуються його діяльності;

копії наказів про проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства;

документи про підвищення приватним нотаріусом кваліфікації;

копії документів про нагородження, присвоєння наукових ступенів, почесних звань тощо;

інші документи, що мають відношення до нотаріальної діяльності приватного нотаріуса.

2.4. У разі припинення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності в одному нотаріальному окрузі та у зв'язку з подальшою реєстрацією нотаріальної діяльності в іншому нотаріальному окрузі до реєстраційної справи долучається довідка відповідного територіального органу Міністерства юстиції за попереднім місцем реєстрації нотаріальної діяльності про дату прийняття нотаріусом присяги, а також довідка про факт належного виконання наказу територіального органу Міністерства юстиції щодо передачі документів, що зберігаються в архіві приватного нотаріуса, на зберігання до державного нотаріального архіву, знищення печатки приватного нотаріуса та передачі спеціальних бланків нотаріальних документів.

Положення абзацу першого цього пункту не застосовується у разі реєстрації нотаріусом приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України.

2.5. Реєстраційна справа під час здійснення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності доповнюється необхідними документами та матеріалами і щороку уточнюється.

2.6. Після припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса реєстраційна справа залишається у управлінні юстиції і передається для архівного зберігання в порядку, визначеному чинним законодавством.

2.7. Відомості, що містяться в реєстраційній справі, не підлягають розголошенню.

Інформація, що міститься в реєстраційній справі, може бути надана компетентним органам у випадках, передбачених чинним законодавством.

2.8. Приватний нотаріус має право на ознайомлення з документами, які містяться у його реєстраційній справі.

2.9. Кожна реєстраційна справа міститься у спеціально призначеній для цього папці формату А 4.

2.10. Кожній реєстраційній справі присвоюється порядковий номер, який визначається відповідно до книги обліку реєстраційних справ приватних нотаріусів, форма якої наведена у додатку 6.

2.11. Порядок роботи з реєстраційною справою встановлюється територіальним органом Міністерства юстиції.

2.12. Зберігання та ведення реєстраційних справ забезпечується посадовими особами територіального органу Міністерства юстиції, що відповідають за додержання встановленого порядку зберігання та ведення реєстраційних справ.

3.1. У випадках, передбачених статтями 29, 29-1, 29-2 Закону України "Про нотаріат", приватним нотаріусом укладається договір про його заміщення.

3.2. Одночасне заміщення більш як одного приватного нотаріуса не допускається.

3.3. Нотаріальні дії, вчинені в порядку заміщення, підлягають реєстрації у журналі реєстрації фактів заміщення, форма якого наведена у додатку 7.

Одночасно з реєстрацією фактів заміщення приватного нотаріуса всі нотаріальні дії, учинені нотаріусом, який заміщує, підлягають реєстрації ним у власному реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у порядку, передбаченому Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 N 3253/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 23.12.2010 за N 1318/18613.

3.4. Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, у порядку, передбаченому зазначеними Правилами.