Про затвердження Положення про здійснення державного нагляду за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців

Відповідно до статті 7 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" та підпункту 1 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 N 395,

1. Затвердити Положення про здійснення державного нагляду за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) довести цей наказ до відома начальників головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Державній реєстраційній службі України (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома міських голів міст обласного значення, голів районних, районних в містах Києві та Севастополі державних адміністрацій.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування, крім абзацу п'ятого пункту 4.2 розділу IV, абзацу восьмого пункту 7.6 розділу VII та розділу VIII Положення про здійснення державного нагляду за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, затвердженого цим наказом, які набирають чинності з 19 грудня 2011 року.

1.1. Це Положення установлює порядок здійснення державного нагляду за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - законодавство у сфері державної реєстрації), що включає в себе перевірку:

дотримання державними реєстраторами законодавства у сфері державної реєстрації;

здійснення виконавчими комітетами міських рад міст обласного значення, районними, районними у містах Києві та Севастополі державними адміністраціями (далі - органи державної реєстрації) організаційного забезпечення роботи державних реєстраторів.

1.2. Державний нагляд за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації здійснюється Державною реєстраційною службою України (далі - Укрдержреєстр) та головними управліннями юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - Головне управління юстиції) за дорученням Укрдержреєстру шляхом організації та проведення планових і позапланових перевірок, а також шляхом збирання інформації, необхідної для висновків про стан виконання законодавства у сфері державної реєстрації.

1.3. Для проведення перевірки Укрдержреєстр/Головне управління юстиції видає наказ, у якому зазначаються склад комісії (голова та члени комісії), підстави та строки проведення перевірки, а також період, за який вона проводиться (для планової перевірки). Копія наказу надається голові комісії.

1.4. Строк проведення перевірки становить не більше п'яти робочих днів, який у разі потреби може бути продовжений наказом Укрдержреєстру/Головного управлінням юстиції до десяти робочих днів.

1.5. До участі в перевірці за потреби можуть залучатися фахівці центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування (за їх письмовою згодою), а також фахівці технічного адміністратора Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Єдиний державний реєстр).

2.1. Планова перевірка включає в себе перевірку дотримання державними реєстраторами законодавства у сфері державної реєстрації та здійснення органом державної реєстрації організаційного забезпечення роботи державних реєстраторів.

2.2. Планова перевірка проводиться в органі державної реєстрації згідно з річним планом перевірок.

2.3. План перевірок на наступний рік затверджується наказом Укрдержреєстру в строк до 25 грудня поточного року.

2.4. Головні управління юстиції в строк до 15 січня наступного року затверджують наказом плани перевірок з урахуванням плану перевірок Укрдержреєстру та у тижневий строк з дати їх затвердження надсилають копії планів та наказів Укрдержреєстру.

2.5. Зміни та/або доповнення до плану перевірок уносяться відповідно наказом Укрдержреєстру/Головного управління юстиції.

2.6. Головні управління юстиції надсилають Укрдержреєстру зміни та/або доповнення до планів перевірок разом із копією(ями) наказу(ів) про їх затвердження у тижневий строк з дати їх внесення.

2.7. Планова перевірка в одному і тому самому органі державної реєстрації проводиться не частіше одного разу на рік.

2.8. Якщо в органі державної реєстрації працюють два і більше державних реєстраторів, то їх діяльність перевіряється одночасно під час однієї перевірки.

2.9. Укрдержреєстр/Головне управління юстиції повідомляє орган державної реєстрації про проведення планової перевірки в письмовій формі або телефонограмою не пізніше ніж за п'ять календарних днів до її початку.

2.10. Головні управління юстиції подають Укрдержреєстру квартальні звіти про проведені в органах державної реєстрації перевірки щодо дотримання законодавства у сфері державної реєстрації до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, а також зведений річний звіт до 10 числа першого місяця наступного року, за формою згідно з додатками 1, 2 до цього Положення.

3.1. Позапланова перевірка включає в себе перевірку дотримання державними реєстраторами законодавства у сфері державної реєстрації та/або здійснення органом державної реєстрації організаційного забезпечення роботи державних реєстраторів.

3.2. Позапланова перевірка проводиться Укрдержреєстром в органі державної реєстрації на підставі:

доручень Президента України, Кабінету Міністрів України;

звернень народних депутатів України, депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутатів місцевих рад;

звернень органів державної влади, органів місцевого самоврядування, правоохоронних органів, державних реєстраторів;

скарг або звернень громадян, суб'єктів господарювання, інших фізичних та юридичних осіб;

результатів попередніх перевірок органу державної реєстрації та/або державних реєстраторів, під час яких виявлено факти, що свідчать про порушення чинного законодавства.

3.3. Позапланова перевірка проводиться Головним управлінням юстиції в органі державної реєстрації з підстав, передбачених пунктом 3.2 цього розділу, за письмовим дорученням керівництва Укрдержреєстру.

3.4. Позапланова перевірка з одного і того самого питання повторно не проводиться.

3.5. Під час проведення позапланової перевірки перевіряються лише ті питання, які стали підставою для її здійснення.

3.6. Укрдержреєстр/Головне управління юстиції заздалегідь не повідомляє орган державної реєстрації про проведення позапланової перевірки.

3.7. Головні управління юстиції подають до Укрдержреєстру звіти про проведені в органах державної реєстрації перевірки щодо дотримання законодавства у сфері державної реєстрації у порядку, передбаченому пунктом 2.10 розділу II цього Положення.

3.8. Збирання інформації, необхідної для висновків про стан виконання законодавства у сфері державної реєстрації, проводиться шляхом відбору пояснень державних реєстраторів (органів державної реєстрації) та вивчення необхідних документів, що стосуються фактів, викладених у зверненнях або скаргах.

За наслідками опрацювання отриманої інформації складається довідка, в якій зазначаються результати розгляду.

4.1. Голова та члени комісії мають право:

вимагати забезпечення присутності державного реєстратора при проведенні перевірки (у разі відсутності державного реєстратора на робочому місці);

вимагати надання матеріалів реєстраційних справ, інших документів,необхідних для проведення перевірки;

отримувати копії (ксерокопії) документів, необхідних для проведення перевірки;

одержувати від державного реєстратора та посадових осіб органу державної реєстрації усні та письмові пояснення, довідки та іншу інформацію з питань, що виникають під час перевірки;

звертатись із запитом (усним або письмовим) до органів державної влади, органів місцевого самоврядування з питань, що виникають під час перевірки та потребують їх вирішення у стислі строки;

здійснювати перегляд електронних реєстраційних справ юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців та зведеної статистичної інформації з Єдиного державного реєстру, у тому числі з робочого місця державного реєстратора;

вживати заходів щодо тимчасового обмеження доступу державного реєстратора до Єдиного державного реєстру;

вимагати припинення дій, які перешкоджають проведенню перевірки;

перевіряти повноту усунення недоліків та порушень, виявлених під час попередніх перевірок.

4.2. Голова та члени комісії повинні:

керуватись у своїй роботі виключно вимогами чинного законодавства та цим Положенням;

об'єктивно та неупереджено здійснювати державний нагляд за дотриманням законодавства у сфері державної реєстрації;

об'єктивно відображати в акті стан дотримання державними реєстраторами та/або органом державної реєстрації вимог законодавства у сфері державної реєстрації;

складати протокол про адміністративне правопорушення у сфері державної реєстрації у порядку, установленому розділом VIII цього Положення, у разі виявлення адміністративного правопорушення, відповідальність за вчинення якого передбачена статтею 166-11 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі - адміністративне правопорушення).

5.1. Державні реєстратори та орган державної реєстрації мають право:

ознайомлюватися з результатами перевірки;

надавати зауваження до акта перевірки;

оскаржувати дії голови та членів комісії у порядку, передбаченому законодавством.

5.2. Державні реєстратори та орган державної реєстрації повинні:

сприяти проведенню перевірки;

надавати на вимогу комісії матеріали реєстраційних справ, інші документи,необхідні для проведення перевірки;

надавати копії (ксерокопії) документів, необхідних для проведення перевірки;

надавати усні та письмові пояснення, довідки та іншу інформацію з питань, що виникають під час перевірки.

6.1. На початку перевірки голова комісії пред'являє керівництву органу державної реєстрації та державному реєстратору копію наказу про проведення перевірки, а також документи, що засвідчують особи голови та членів комісії.

6.2. При проведенні перевірки комісія перевіряє:

6.2.1. Дотримання порядку проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, що включає в себе перевірку:

реєстраційних справ щодо комплектності документів, які подаються державному реєстратору, їх відповідності вимогам чинного законодавства та повноти відомостей, що вказані в реєстраційних картках;

дотримання строків здійснення реєстраційних дій;

дотримання строків оформлення і видачі виписок, довідок, витягів з Єдиного державного реєстру;

дотримання строків видачі (надсилання) повідомлення про відмову в проведенні державної реєстрації, видачі (надсилання) повідомлення про залишення без розгляду документів, поданих державному реєстратору, відповідність підстав, зазначених у таких повідомленнях, вимогам законодавства;

дотримання вимог законодавства щодо формування та зберігання реєстраційних справ;

дотримання порядку та строків передачі реєстраційних справ у разі зміни місцезнаходження юридичної особи, зміни місця проживання фізичної особи - підприємця, якщо нове місцезнаходження юридичної особи або місце проживання фізичної особи - підприємця розташоване на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, та у разі утворення, зміни меж або ліквідації адміністративно-територіальної одиниці.

6.2.2. Організаційне забезпечення роботи державного реєстратора, що включає в себе перевірку:

повноважень державного реєстратора щодо виконання ним своїх функцій (наявність погодження спеціально уповноваженого органу з питань державної реєстрації на призначення державного реєстратора, розпорядчого документа про призначення на посаду державного реєстратора, посвідчення та печатки державного реєстратора);

наявності посадової інструкції державного реєстратора та/або положення про структурний підрозділ, у складі якого працює державний реєстратор;

наявності розпорядку робочого дня державних реєстраторів (дні та години прийому громадян, прийому та видачі документів) та наявності документа, яким його встановлено;

організації зберігання реєстраційних справ;

забезпечення державних реєстраторів відповідною комп'ютерною технікою, оргтехнікою та засобами зв'язку;

порядку отримання державними реєстраторами документів, які відповідно до вимог законодавства надсилаються для вчинення реєстраційних дій, а також судових рішень, які підлягають виконанню шляхом внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру;

порядку отримання державним реєстратором реєстраційних справ;

наявності оформлених для попереднього ознайомлення заявників стендів та повноти розміщеної на них інформації щодо порядку проведення державної реєстрації.

6.2.3. Кількість звернень та скарг суб'єктів господарювання та громадян стосовно порушень державним реєстратором порядку проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців, результати їх розгляду.

6.2.4. Виконання державними реєстраторами та керівником органу державної реєстрації відповідних обов'язкових до виконання рішень, прийнятих Укрдержреєстром/Головним управління юстиції за результатами попередніх перевірок.

7.1. За результатами проведення перевірки складається акт.

7.2. Акт повинен містити чіткі і стислі формулювання, які характеризують стан виконання державним реєстратором та/або органом державної реєстрації вимог законодавства у сфері державної реєстрації.

7.3. Акт має вступну, описову та резолютивну частини.

7.4. У вступній частині акта вказуються дата, номер, тип перевірки (планова або позапланова), орган державної реєстрації, у якому проводилась перевірка, підстави та строки її проведення, склад комісії (голова та члени комісії), реквізити наказу, яким її затверджено, а також період, за який проводиться перевірка (для планової перевірки).

7.5. В описовій частині акта, зокрема, зазначаються відомості про предмет перевірки, перелік питань, які перевірялися, документи, які були розглянуті під час перевірки, а також факти, що встановлені під час перевірки.

7.6. У резолютивній частині зазначаються:

висновки про стан виконання державними реєстраторами та/або органом державної реєстрації вимог законодавства у сфері державної реєстрації;

пропозиції щодо заохочення керівництвом органу державної реєстрації державних реєстраторів, які на професійному рівні виконують покладені на них обов'язки (за потреби);

зауваження (за наявності) до роботи державних реєстраторів та/або органу державної реєстрації;

перелік порушень (у разі виявлення) у сфері державної реєстрації з посиланням на норму нормативно-правового акта, яку порушено;

пропозиції щодо усунення виявлених недоліків та порушень у сфері державної реєстрації (за потреби);

пропозиції щодо необхідності притягнення державних реєстраторів до дисциплінарної, цивільно-правової, адміністративної або кримінальної відповідальності (за потреби);

інформація про складання протоколу про адміністративне правопорушення;

інформація про необхідність направлення матеріалів перевірки до органів прокуратури (за потреби).

7.7. Акт складається у двох примірниках, підписується головою та членами комісії.

7.8. Строк складання акта не повинен перевищувати десяти робочих днів з дня закінчення перевірки.

7.9. Висновок фахівців центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також фахівців технічного адміністратора Єдиного державного реєстру, залучених до участі у перевірці, оформляється в письмовій формі у вигляді додатка до цього акта, підписується цими фахівцями та є його невід'ємною частиною.

7.10. Обидва примірники акта надаються (надсилаються) для ознайомлення до органу державної реєстрації протягом десяти робочих днів з дати складання акта.

7.11. З актом повинні ознайомитися керівник органу державної реєстрації, державний реєстратор, діяльність якого перевірялася, про що робиться відповідний запис в акті із зазначенням посади, прізвища, імені, по батькові та підпису відповідної посадової особи.

7.12. Зауваження до змісту акта (за їх наявності) оформляються в письмовій формі у вигляді додатків та є невід'ємною частиною акта. Перед підписом на акті робиться запис "Із зауваженнями (додаються)".

7.13. Один примірник акта залишається в органі державної реєстрації, а другий примірник не пізніше двотижневого строку з дня отримання акта надсилається до Укрдержреєстру/Головного управління юстиції.

7.14. На письмову вимогу фахівців, залучених до участі в перевірці, їм надаються копії оформленого акта.

7.15. На підставі акта, який складено за результатами проведення планової або позапланової перевірки, у разі виявлення порушень законодавства:

7.15.1. Укрдержреєстр може:

приймати рішення про усунення виявлених порушень законодавства у сфері державної реєстрації;

приймати рішення про звільнення державного реєстратора з посади;

направити матеріали перевірки до органів прокуратури.

7.15.2. Головне управління юстиції може:

приймати рішення про усунення виявлених порушень законодавства у сфері державної реєстрації;

вносити пропозиції Укрдержреєстру щодо кандидатур державних реєстраторів на звільнення з посади;

направити матеріали перевірки до органів прокуратури.

7.16. Рішення про усунення виявлених порушень законодавства у сфері державної реєстрації оформлюється у вигляді вимоги за формою згідно з додатком 3 до цього Положення.

7.17. Вимога підписується головою Укрдержреєстру/начальником Головного управління юстиції та направляється із супровідним листом керівнику органу державної реєстрації для відповідного реагування та повинна бути виконана в строк, указаний у вимозі.

7.18. Рішення про звільнення державного реєстратора з посади оформлюється у вигляді подання за формою згідно з додатком 4 до цього Положення.

7.19. Подання підписується головою Укрдержреєстру та направляється із супровідним листом керівнику органу державної реєстрації для відповідного реагування та повинно бути виконано в строк не більше п'ятнадцяти календарних днів з дня надходження відповідного подання.

7.20. Інформація про виконання рішень направляється в письмовій формі до Укрдержреєстру/Головного управління юстиції не пізніше ніж протягом десяти календарних днів від дати закінчення встановленого строку для його виконання.

7.21. Порушення строків, установлених для виконання рішень, є підставою для звернення Укрдержреєстру/Головного управління юстиції до відповідних органів виконавчої влади, яким підконтрольні органи державної реєстрації, та/або до органів прокуратури для відповідного реагування.

7.22. Укрдержреєстр/Головне управління юстиції веде облік виданих рішень та здійснює контроль за їх виконанням.

7.23. Матеріали кожної перевірки формуються в окрему справу, яка складається з таких документів:

копії наказу Укрдержреєстру/Головного управління юстиції про проведення перевірки;

акта та документів (за їх наявності), які є його невід'ємною частиною (пояснення, зауваження до акта тощо);

копій рішень, передбачених пунктами 7.16, 7.18 цього розділу (за наявності);

документально підтверджена інформація про виконання рішень Укрдержреєстру/Головного управління юстиції.

До справи можуть бути залучені також інші документи, отримані під час проведення перевірки.

7.24. Копії актів проведених перевірок та копії прийнятих Головним управлінням юстиції рішень про усунення виявлених порушень надсилаються до Укрдержреєстру.

8.1. Перелік посадових осіб Укрдержреєстру/Головного управління юстиції, наділених повноваженнями складати протоколи про адміністративне правопорушення (далі - протокол), оформлювати та зберігати матеріали справ про адміністративні правопорушення, вести їх облік (далі - уповноважені особи), визначається наказом голови Укрдержреєстру/Головного управління юстиції.

8.2. Протокол складається уповноваженою особою за формою згідно з додатком 5 до цього Положення.

8.3. Протокол складається окремо на кожну посадову особу, якщо правопорушення вчинене кількома посадовими особами.

8.4. Виявлене правопорушення фіксується в протоколі з обов'язковим посиланням на норми законодавства у сфері державної реєстрації, які порушено.

За наявності обставин, що пом'якшують чи обтяжують відповідальність за адміністративне правопорушення, вони зазначаються у протоколі.

8.5. Протокол складається державною мовою в одному примірнику в паперовому вигляді, заповнюється розбірливим почерком або машинодруком та повинен мати наскрізну нумерацію сторінок.

Не допускається закреслення чи виправлення відомостей, що заносяться до протоколу.

У графах, які не заповнюються при складанні протоколу, проставляється прочерк.

8.6. Посадовій особі, щодо якої складається протокол, роз'яснюються права та обов'язки, передбачені статтею 268 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

8.7. Посадовій особі, щодо якої складається протокол, пропонується ознайомитися із складеним протоколом та дати письмове пояснення по суті вчиненого правопорушення. Пояснення можуть бути викладені на окремому аркуші з відміткою про це в протоколі.

8.8. Протокол підписується уповноваженою особою, яка його склала, та посадовою особою, щодо якої його складено.

За наявності свідків і потерпілих протокол може бути підписано також і цими особами.

8.9. Посадова особа, щодо якої складено протокол, має право подати пояснення і зауваження щодо змісту протоколу, а також викласти мотиви своєї відмови від його підписання, які додаються до протоколу.

У разі відмови від надання пояснення по суті вчиненого правопорушення або підписання протоколу уповноважена особа робить у протоколі запис такого змісту: (прізвище, ім'я, по батькові особи, яка вчинила правопорушення) від надання пояснення по суті правопорушення(нь), викладеного(их) у протоколі, або підписання протоколу відмовився(лася)) та засвідчує це своїм підписом із зазначенням дати.

Відмова від надання пояснення або підписання протоколу також може підтверджуватися підписами свідків.

8.10. До протоколу долучаються матеріали, що підтверджують факт вчинення адміністративного правопорушення (пояснення державного реєстратора та свідків правопорушення, копії наказів (розпоряджень) про виконання функціональних обов'язків, копії документів, що підтверджують вчинення правопорушення, інші документи).

8.11. Складений протокол та матеріали, долучені до нього, формуються в окрему справу про адміністративне правопорушення.

8.12. Справа про адміністративне правопорушення разом із супровідним листом, підписаним керівником (заступником керівника) Укрдержреєстру/Головного управління юстиції, протягом п'ятнадцяти робочих днів з дати складання протоколу направляється до районного (місцевого) суду за місцем учинення правопорушення.

8.13. Копія справи про адміністративне правопорушення, що передана до суду, разом з копією супровідного листа зберігається в Укрдержреєстрі/Головному управлінні юстиції. Надалі до матеріалів справи про адміністративне правопорушення додаються результати розгляду справи в суді (копія постанови суду тощо), копії актів, постанов державної виконавчої служби.

8.14. Відомості щодо справи про адміністративне правопорушення та долучених до неї матеріалів реєструються у журналі обліку справ про адміністративні правопорушення у сфері державної реєстрації згідно з додатком 6 до цього Положення, сторінки якого повинні бути прошнуровані та пронумеровані, а також скріплені печаткою Укрдержреєстру/Головного управління юстиції.

8.15. Матеріали про адміністративні правопорушення, за якими завершено провадження, та зазначений журнал зберігаються протягом строку, установленого чинним законодавством.