Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.

2. Визнати такими, що втратили чинність, наказ Міністерства юстиції України від 03.02.94 N 6/5 "Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 28.02.94 за N 33/242, наказ Міністерства юстиції України від 10.01.2005 N 1/5 "Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на правочинах і засвідчуваних документах", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 10.01.2005 за N 17/10297 (із змінами), наказ Міністерства юстиції України від 09.11.2000 N 56/5 "Про затвердження Методичних вказівок щодо застосування примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, Примірної номенклатури справ державної нотаріальної контори та Примірної номенклатури справ приватного нотаріуса".

3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Н.В.Ященко):

3.1. Забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне його виконання:

4.1. Організувати вивчення Правил ведення нотаріального діловодства з працівниками державних нотаріальних контор, державного нотаріального архіву, приватними нотаріусами.

4.2. Здійснювати контроль за веденням діловодства в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах та приватними нотаріусами.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

1.1. Ці Правила встановлюють порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах (далі - контора), державних нотаріальних архівах (далі - архів), приватними нотаріусами.

1.2. Діловодство ведеться українською мовою.

1.3. Використані в цих Правилах основні терміни і їх визначення застосовуються у значеннях, наведених ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять".

2.1. Діловодство контори, архіву, приватного нотаріуса включає загальне діловодство і нотаріальне діловодство.

Невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документарного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Постачання, витрачання, зберігання, організація обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітування про їх використання здійснюються згідно з Порядком витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 серпня 2009 року N 812, наказами Міністерства юстиції України, виданими на реалізацію цієї постанови.

2.2. Загальне діловодство в конторі, архіві, приватним нотаріусом ведеться з дотриманням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (зі змінами), та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (зі змінами), ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання".

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативними актами.

2.2.1. Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення загального діловодства, про що видається відповідний наказ.

2.2.2. Приватний нотаріус веде загальне діловодство відповідно до чинного законодавства.

Ведення загального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

2.3. Нотаріальне діловодство регулюється Законом України "Про нотаріат" (далі - Закон), цими Правилами, іншими нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення діловодства.

2.4. Нотаріальне діловодство складається з:

ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідно до вимог порядку, установленого Мін'юстом, книг, журналів реєстрації (обліку), передбачених номенклатурою, у яких реєструються нотаріальні документи і документи, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії;

зберігання, обліку, видачі і використання нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчинені нотаріальні дії;

складання, оформлення, реєстрації, обліку і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, у тому числі передбачених міжнародними договорами, у зв'язку з наданням правової допомоги;

реєстрації, обліку, зберігання та передачі конторою, архівом, приватним нотаріусом довідок, документів і відомостей про вчинені нотаріальні дії, у тому числі відомостей, переданих до органів державної податкової служби про посвідчені договори, видані свідоцтва про право на спадщину тощо;

порядку і строків розгляду звернень фізичних та юридичних осіб з питань вчинення нотаріальних дій;

тимчасового зберігання документів у конторі, у приватного нотаріуса, їх підготовки для передачі до державного нотаріального архіву.

3.1. Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства у конторі, архіві покладається на завідувача.

3.2. Завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ.

3.3. В односкладовій конторі відповідальність за ведення нотаріального діловодства покладається на завідувача державної нотаріальної контори.

3.4. Державні нотаріуси багатоскладової контори, архіву несуть персональну відповідальність за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні.

3.5. У разі втрати документів нотаріального діловодства особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства, повинна негайно доповісти завідувачу контори, архіву, який у свою чергу повідомляє начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції) для вжиття необхідних заходів.

3.6. Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства та збереження документів при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, у тому числі володіння, користування реєстрами, книгами обліку, журналами, в яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, та їх ведення, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у його провадженні, покладається на самого нотаріуса.

3.7. Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

3.8. За невиконання вимог, встановлених цими Правилами, приватний нотаріус несе відповідальність, передбачену чинним законодавством.

4.1. При звільненні або переході на іншу роботу державного нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення нотаріального діловодства в конторі, справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка приймає документи.

4.1.1. Для приймання-передавання документів нотаріального діловодства контори наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3-х осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання (додаток 1).

4.1.2. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, особою, яка здає, і особою, яка приймає документи діловодства, і затверджується завідувачем контори.

4.1.3. При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання-передавання документів нотаріального діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб, у тому числі представник державного нотаріального архіву.

4.2. Під час приймання-передавання документів нотаріального діловодства перевіряються:

наявність і стан справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання;

наявність і стан облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів);

наявність печаток і штампів, якими користуються державні нотаріуси;

дотримання порядку зберігання, витрачання та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів та бланків документів інформаційної системи;

наявність і стан матеріально-технічного обладнання та інвентарю;

стан і умови зберігання документів.

4.3. Перевіряється кількість документів, що знаходяться у поточному діловодстві, та кількість документів, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів загального та нотаріального діловодства, що передані до державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них, про що зазначається окремим розділом в акті приймання-передавання документів діловодства.

4.4. Акт приймання-передавання документів нотаріального діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства, та затверджується начальником управління юстиції (додаток 2).

4.5. У разі виявлення нестачі документів нотаріального діловодства комісія складає акт (додаток 3) і негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо розшуку документів діловодства та майна контори.

4.6. Якщо контора ліквідовується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані до державного нотаріального архіву на підставі наказу управління юстиції.

Передавання документів контори, що ліквідовується, входить в обов'язки комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.

4.7. Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

4.7.1. Приватний нотаріус зобов'язаний забезпечити зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

4.7.2. У разі втрати приватним нотаріусом документів нотаріального діловодства він негайно доповідає про це начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.

4.7.3. При звільненні особи, відповідальної за ведення діловодства, приватний нотаріус зобов'язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається відповідна довідка (додаток 4).

4.7.4. У разі заміщення приватного нотаріуса користування його документами та архівом здійснюється в порядку та в межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.

4.7.5. Документи нотаріального діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщують, для користування на підставі акта приймання-передавання нотаріусу, який заміщує його, що підписується ними (додаток 5).

5.1. Складання і оформлення документів передбачає обов'язкове дотримання таких вимог: найменування установи, автора, адреси установи, автора, якому адресується документ, найменування виду документа, складання заголовка документа, дати документа, відмітки про погодження тексту документа, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), проставлення відміток про проходження та виконання документа.

5.2. Складання й оформлення документів залежно від їх виду (службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань, відповіді на звернення громадян, документи по витребовуванню і наданню нотаріусами відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальних дій, документи у зв'язку із наданням правової допомоги тощо) здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Якщо цими Правилами не передбачено інше, розміщення реквізитів документа здійснюється відповідно до вимог, установлених Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (зі змінами).

5.3. Для складання документів використовується папір форматів А4 (210х297) та А5 (148х210).

Складання документів на папері довільного формату не допускається.

5.3.1. Службові документи оформлюються на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса, які виготовляються відповідно до вимог нормативної документації. Не допускається розміщення на бланках контори, архіву, приватного нотаріуса інформаційного матеріалу (рекламний логотип, символи, розпорядок роботи тощо), що є рекламою і не має відношення до документа.

5.3.2. Видані завідувачем контори, завідувачем архіву, приватним нотаріусом у межах своєї компетенції накази складаються і оформлюються на аркуші-бланку формату А4, повинні бути зареєстровані в книзі наказів і відповідати встановленим вимогам.

5.3.3. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.

5.3.4. Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів) вказується на бланку.

5.3.5. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення складається заголовок, який повинен бути максимально стислим і ємним, точно відображати зміст документа та відповідати на питання "Про що документ?".

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

5.3.6. Текст документа виготовляється за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman, текст повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло, без повторень та закреслень.

Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин, у першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, розпорядження або прохання.

5.3.7. Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу, найменування установи, її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

5.3.8. При адресуванні документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата, наприклад:

5.3.9. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

5.3.10. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

5.3.11. У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

5.3.12. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

5.3.13. У разі надсилання документа громадянину зазначають адресу одержувача в називному відмінку, у такій послідовності: прізвище, ім'я та по батькові, найменування вулиці, номер будинку, квартири, найменування населеного пункту, району, області, поштовий індекс, наприклад:

5.3.14. У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу, наприклад:

5.3.15. Датою документа є дата його підписання або затвердження.

5.3.16. Дата на документі проставляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік, які розділяються крапками. Наприклад, 15 листопада 2008 року слід писати: 15.11.2008.

Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль.

Приклад: 3 жовтня 2008 р. слід писати: 03.10.2008.

5.3.17. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: "24 вересня 2008 року".

5.3.18. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється вище підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

5.3.19. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а їх статус у складі комісії, наприклад:

5.3.20. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: "Додаток: на 5 арк. у 2 прим.".

5.3.21. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

"Додаток: 1. Пояснювальна записка до проекту наказу на 3 арк. в 1 прим.".

5.3.22. При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

5.4. Складання й оформлення нотаріальних документів здійснюється у порядку, передбаченому чинним законодавством.

5.4.1. Для реєстрації (обліку) нотаріальних документів і документів, на підставі яких вчиняються нотаріальні дії конторою, приватним нотаріусом заводяться книги і журнали, передбачені типовою номенклатурою справ.

5.4.2. Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Мін'юстом.

Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами, і реєстрації зняття таких заборон та арештів (додаток 6), а також інші книги і журнали, передбачаються типовою номенклатурою і ведуться відповідно до форм, установлених цими Правилами.

5.4.3. Реєстри для реєстрації заборон відчуження нерухомого та рухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судами, слідчими органами і реєстрації зняття таких заборон та арештів, книги та журнали, передбачені типовою номенклатурою, повинні бути прошиті, кількість аркушів пронумеровано та скріплено підписом і печаткою завідувача контори, архіву, приватного нотаріуса.

5.4.4. Реєстри, книги, журнали заповнюються від руки ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, чітко і зрозуміло, розбірливим почерком, без пропусків і залишення вільних місць між записами. Запис у реєстрах, книгах і журналах олівцем не допускається.

5.4.5. На документі, що видається нотаріусом, чи в посвідчувальному написі зазначається номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Дата запису в реєстрі повинна відповідати даті вчинення нотаріальної дії і даті складання документа.

5.4.6. Оформлення документа включає його підписання.

Свій підпис на документі нотаріус скріплює печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

5.4.7. Печатка проставляється на документі, оформленому у зв'язку з вчиненням нотаріальної дії, передбаченої чинним законодавством, а також на запитах про витребовування документів про надання відомостей, необхідних для вчинення нотаріальних дій, довідках про повернення платежів (державного мита, платежів до пенсійного фонду тощо) та інших документах, на яких проставлення відбитка печатки є обов'язковим.

5.4.8. Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і виписок з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко, дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а найменування юридичних осіб - без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження та ідентифікаційного коду за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (кредитних установах).

5.4.9. Прізвища, імена, по батькові фізичних осіб, їх місце проживання, а у випадках, передбачених законодавством, дата і місце їх народження, місце роботи, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю із зазначенням ідентифікаційного номера за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів.

5.4.10. При посвідченні правочинів за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного місця проживання за межами України, а при посвідченні правочинів за участю іноземних юридичних осіб - місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.

5.4.11. На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються.

5.4.12. Дописки чи виправлення можуть бути зроблені тільки під час вчинення нотаріальної дії.

Дописки чи виправлення, зроблені у тексті правочину, повинні бути застережені нотаріусом перед підписом сторін правочину та інших осіб, які підписали правочин (договір, заповіт, довіреність тощо), підписані особами, які вчиняють нотаріальну дію, із зазначенням дати внесення дописок чи виправлень та скріплені підписом і печаткою нотаріуса і повторені нотаріусом у кінці посвідчувального напису.

5.4.13. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (свідоцтво, видане нотаріусом, копія документа, дублікат тощо), застерігаються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису з проставлянням підпису нотаріуса і печатки на такому застереженні.

5.4.14. Усі виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене можна було прочитати.

5.4.15. При засвідченні справжності підпису на документах дописки і виправлення можуть бути зроблені лише особою, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, із зазначенням дати і проставленням особистого підпису під дописками чи виправленнями, повторені нотаріусом у кінці посвідчувального напису.

5.5. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси застосовують посвідчувальні написи, видають свідоцтва і вчиняють виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів за формами, установленими цими Правилами (додаток 7).

5.5.1. Посвідчувальні написи, свідоцтва, видані нотаріусом, виконавчі написи, акти про морські протести та протести векселів, підписуються нотаріусом і скріплюються його печаткою.

5.5.2. Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

Текст нотаріально оформлюваного документа та посвідчувальний напис можуть бути викладені як на лицьовому, так і на зворотному боці спеціального бланка нотаріального документа.

Якщо посвідчувальний напис викладається на звороті оформлюваного документа, то на лицьовому боці останньої сторінки документа зазначається частина найменування міста (селища, району), де знаходиться державна нотаріальна контора, в якій працює державний нотаріус, або робоче місце приватного нотаріуса, а на його зворотний бік переноситься інша частина найменування.

Наприклад: "До" і далі на звороті документа - "нецьк".

5.5.3. Посвідчувальний напис повинен бути написаний зрозуміло, чітко, без підчисток. Дописки та інші виправлення мають бути застережені підписом та скріплені печаткою нотаріуса.

5.5.4. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений на прикріпленому до документа спеціальному бланку нотаріального документа.

У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з продовженням посвідчувального напису прошиваються міцною ниткою білого або червоного кольору, аркуші повинні бути пронумеровані, скріплені підписом нотаріуса і його печаткою.

5.5.5. Для застосування посвідчувальних написів можуть використовуватись мастичні штампи з текстом відповідного напису.

Для оформлення нотаріальних документів також можуть застосовуватися мастичні штампи зі словами "фотокопія", "копія", "копія з копії", "дублікат, що має силу оригіналу", "згідно з оригіналом " тощо.

5.5.6. У разі відсутності у додатку 7 необхідних посвідчувальних написів чи свідоцтв, які б відповідали вчинюваній нотаріальній дії, нотаріус може застосовувати ту з форм, яка найбільше відповідає цій нотаріальній дії, із застосуванням окремих елементів інших посвідчувальних написів та свідоцтв.

5.6. Складання, оформлення і виконання конторою, приватним нотаріусом документів у зв'язку з наданням правової допомоги здійснюються відповідно до вимог чинного законодавства.

5.7. Документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті в спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності.

5.7.1. Кількість прошитих аркушів скріплюється підписом і печаткою особи, яка видала документ, із зазначенням посади.

На прошитому (прошнурованому) документі здійснюється напис: "Всього прошито (або прошнуровано), пронумеровано і скріплено печаткою _____ аркушів".

5.7.2. Дописки і виправлення, які є в документах, що подаються для нотаріального оформлення, повинні бути застережені підписом посадової (уповноваженої на те) особи і печаткою юридичної особи чи фізичної особи, яка видала документ.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

5.8. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної або ділову репутацію юридичної особи.

5.8.1. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також, які написані олівцем.

5.8.2. Не приймаються для нотаріального оформлення документи, у яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні як, наприклад, документи, залиті чорнилом, водою, потерті тощо.

5.8.3. Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не прошито, не пронумеровано і кількість прошитих аркушів не скріплена підписом посадової (уповноваженої на те) особи та печаткою юридичної чи фізичної особи, що видала документ.

5.9. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань контори, архіву підписуються завідувачем або особою, яка виконує його обов'язки, із зазначенням посади, прізвища, ініціалів.

5.10. Усі службові, організаційно-розпорядчі документи та документи з адміністративно-господарських питань діяльності приватного нотаріуса підписуються ним особисто із зазначенням прізвища, ініціалів.

6.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення або надходження до контори, архіву, приватного нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.

6.1.1. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса.

Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно з примірним переліком, наведеним у додатку 8.

6.1.2. Вхідні документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса, приймаються особою, відповідальною за загальне діловодство, і проходять реєстрацію в день надходження.

Внутрішні (накази, доповідні записки, заяви працівників тощо) та вихідні документи реєструються в день їх підписання.

6.1.3. При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряється наявність документів і додатків до них.

6.1.4. Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений та ін.), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.

6.1.5. У разі пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання або відсутності в конверті документа, або додатків до нього складається акт (додаток 9) у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий - залишається у конторі, архіві, у приватного нотаріуса.

6.1.6. Усі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

6.2. Реєстрація документів здійснюється в:

журналі реєстрації вхідних документів (додаток 10);

журналі реєстрації вихідних документів (додаток 11);

книзі реєстрації наказів (додаток 12).

6.3. У журналі реєстрації вхідних документів підлягають реєстрації заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину, заяви спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), заяви про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, заяви виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, заяви другого з подружжя про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення суду і слідчих органів про накладання арешту та інші, якщо вони надійшли поштою.

Подальша реєстрація таких документів здійснюється у встановленому порядку.

6.4. Підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів заяви батьків про надання згоди неповнолітній дитині на відчуження майна, заява одного з подружжя про згоду на відчуження (придбання) майна, заява від співвласника про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, заяви про скасування заповіту або довіреності тощо.

6.5. Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений, удова/удівець), викладаються на нотаріально оформлюваному документі, примірник якого залишається у справах нотаріуса, і не підлягають реєстрації у журналі вхідних документів. Якщо текст заяви не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений на окремому аркуші, прошитому до нотаріально оформлюваного документа.

6.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 13).

У штампі вказуються найменування контори, архіву або прізвище, ініціали приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи (наряду) за номенклатурою справ).

6.7. На вихідному документі проставляються дата, номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), у якій буде зберігатися другий примірник вихідного документа із зазначеними реквізитами.

6.8. Перший примірник вихідного документа надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку він вручається адресату під розписку в розносній книзі для місцевої кореспонденції (додаток 14).

6.9. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), у яку повинен бути підшитий виконаний документ.

7.1. Завідувач контори, архіву, приватний нотаріус особисто контролюють виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, управління юстиції, та зобов'язані своєчасно надавати відомості про їх виконання.

Завідувачем контори, архіву, приватним нотаріусом можуть бути поставлені на контроль й інші документи.

7.2. Для документів, що перебувають на контролі, номенклатурою справ передбачається спеціальна контрольна папка.

7.3. При розгляді документів, звернень тощо завідувач контори, архіву, приватний нотаріус зобов'язані дотримуватись установлених чинним законодавством строків виконання таких документів.

8.1. Номенклатура справ контори, приватного нотаріуса - це систематизований перелік назв справ, що формуються в процесі діяльності контори, приватного нотаріуса із зазначенням строків їх зберігання, складений за встановленою формою. Номенклатура справ призначена для групування документів у справи, їх систематизації та обліку, індексації справ та визначення строків їх зберігання.

8.2. Номенклатура справ складається на підставі Типової номенклатури справ з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.

8.2.1. Типова номенклатура встановлює типовий склад документів, що створюються в процесі діяльності контори та приватних нотаріусів (додаток 15).

Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів та має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів до знищення.

8.2.2. На підставі Типової номенклатури складається індивідуальна номенклатура справ (далі - номенклатура) кожної контори чи приватного нотаріуса (додаток 16).

8.2.3. При складанні номенклатури слід мати на увазі таке:

номенклатура справ складається у двох примірниках щорічно строком на один діловодний рік, затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом та запроваджується в дію з 1 січня.

Перший примірник номенклатури контори залишається у відповідній справі (наряді) контори, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву.

Перший примірник номенклатури приватного нотаріуса залишається в справах приватного нотаріуса, а другий - передається на зберігання до архіву приватного нотаріуса.

8.2.4. Примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання.

8.2.5. Нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають номенклатуру з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.

8.2.6. З типової номенклатури справ в номенклатуру справ переносяться справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо.

Не допускається включення до номенклатури тих справ, що не передбачені типовою номенклатурою.

8.2.7. При складанні номенклатури строки зберігання справ, передбачених типовою номенклатурою, переносяться до номенклатури і не можуть бути скорочені.

8.2.8. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.

Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України.

8.2.9. При складанні номенклатури справ ураховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" номенклатури.

Форма номенклатури справ контори або приватного нотаріуса повинна відповідати формі типової номенклатури.

8.2.10. При заповненні граф номенклатури справ контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.

Наприклад: 02-08, де 02 - найменування напряму діяльності, 08 - номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.

8.2.11. У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документа і розкривати його зміст.

Основною частиною заголовку є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.

8.2.12. Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу із заголовком "Для службового користування".

8.2.13. Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), уносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.

8.2.14. Третя графа (кількість справ) заводиться із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому записі, який оформляється після закінчення діловодного року.

8.2.15. У графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.

8.2.16. У графі п'ятій номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи.

8.2.17. У кінці діловодного року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ (додаток 17). Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача контори, приватного нотаріуса та їх печаткою.

Примірник номенклатури справ приватного нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається приватним нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

8.3. Формування справ передбачає групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до номенклатури справ контори, архіву, приватного нотаріуса.

Формування справ контори, архіву здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Формування справ приватного нотаріуса здійснює особисто приватний нотаріус або особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

8.4. Справи формуються у такому порядку:

8.4.1. У справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій.

8.4.2. До справ включаються документи лише одного діловодного року.

8.4.3. Групувати у справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється.

8.4.4. Не дозволяється підшивати у справи невиконані документи.

8.4.5. Не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів.

8.4.6. Під час формування справ перевіряються правильність оформлення документа, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, на підставі яких вчинялась нотаріальна дія, підписи, реквізити документа, печатки тощо. У разі виявлення недоліків в оформленні документи повертаються виконавцю для доопрацювання.

8.4.7. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа у конторі складається акт, який затверджується завідувачем контори.

8.4.8. У разі відсутності нотаріально посвідченого чи іншого документа у приватного нотаріуса складається довідка, яка підписується особисто нотаріусом і особою, яка відповідальна за ведення діловодства (якщо є така особа).

8.4.9. Після підписання акт або довідка підшивається до відповідної справи замість відсутнього документа.