Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка

Відповідно до частини третьої статті 34 Закону України "Про нотаріат" Кабінет Міністрів України постановляє:

1. Затвердити такі, що додаються:

Порядок витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання;

опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа.

2. Установити, що в разі зміни опису і зразка спеціального бланка нотаріального документа залишки спеціальних бланків нотаріальних документів, опис і зразок яких були раніше затверджені, використовуються до повного їх витрачання.

3. Міністерству юстиції:

забезпечити виготовлення, зберігання, обіг спеціальних бланків нотаріальних документів і звітність про їх використання;

розробити і затвердити технічний опис спеціального бланка нотаріального документа та порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів;

вжити протягом шести місяців з дня набрання чинності цією постановою заходів для забезпечення доступу органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

1. Цей Порядок регулює питання витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - бланки) і звітності про їх використання.

2. Організаційні заходи з виготовлення, постачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання здійснює Мін’юст.

2-1. Виготовлення бланків та їх передача державному підприємству, яке належить до сфери управління Мін’юсту, здійснюється державним підприємством, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту, на підставі договорів, укладених між зазначеними підприємствами.

Замовлення бланків у державного підприємства, яке належить до сфери управління Мінекономіки та спеціалізується на виготовленні бланків документів, що потребують використання спеціальних елементів захисту, їх постачання державним нотаріальним конторам, державним нотаріальним архівам, приватним нотаріусам, первинний облік постачання, знищення дефектних бланків здійснюються державним підприємством, яке належить до сфери управління Мін’юсту (далі - постачальник).

3. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, державні та приватні нотаріуси несуть персональну відповідальність за додержання вимог цього Порядку щодо витрачання, зберігання, обігу бланків і звітності про їх використання.

4. Під час перевірки організації нотаріальної діяльності державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства в обов’язковому порядку перевіряється стан обліку витрачання, зберігання і звітності про їх використання.

5. Обов’язковій перевірці підлягає кожний бланк, на якому викладено текст нотаріального документа. Відомості про використання бланків нотаріуси можуть отримати шляхом безпосереднього доступу до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

6. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні підприємства, установи, організації та інші юридичні і фізичні особи мають право доступу до відомостей Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів через веб-сайт, який ведеться адміністратором Реєстру, для пошуку та перегляду інформації про дійсні та недійсні бланки.

7. Бланки є невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документарного забезпечення нотаріального процесу і використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій.

8. На бланках викладаються тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису (крім тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса), а також дублікатів нотаріальних документів, рішень юридичних осіб, актів приймання-передачі частки (частини частки) у статутному капіталі, актів про передачу нерухомого майна до та із статутних капіталів юридичних осіб, передавальних актів, розподільчих балансів, а також інших документів, визначених законом.

9. Бланки, отримані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватними нотаріусами, повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги.

10. У разі виявлення факту втрати або викрадення бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов’язаний негайно повідомити про це по телефону відповідний територіальний орган Мін’юсту, постачальника бланків, а також орган Національної поліції та надіслати протягом доби зазначеним органам письмове повідомлення за особистим підписом завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом та приватного нотаріуса для вжиття заходів до розшуку бланків із зазначенням дати втрати або викрадення бланків, їх серій і номерів.

11. За кожним фактом втрати або викрадення бланків відповідний територіальний орган Мін’юсту призначає службову перевірку.

12. Замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси.

13. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси замовляють необхідну кількість бланків шляхом подання відповідної заявки постачальнику бланків у порядку, визначеному Мін’юстом.

14. Витрати, пов’язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії.

У разі зіпсування чи анулювання бланків замовник забезпечує оплату таких бланків за рахунок особи, з вини якої було зіпсовано (анульовано) бланк.

15. Недійсними вважаються бланки:

зіпсовані під час виготовлення;

анульовані внаслідок того, що вчинення нотаріальної дії не відбулося;

дефектні (через відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, водяних знаків, серій або номерів, наявність дубльованих номерів);

відсутні при відкритті пачки, втрачені або викрадені.

16. Облік бланків ведеться:

завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами - у книгах обліку надходження бланків до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, обліку видачі бланків державним нотаріусам та обліку зіпсованих і анульованих бланків; завідуючими державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами та державними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків;

приватними нотаріусами - в особистих книгах обліку надходження бланків та обліку зіпсованих і анульованих бланків.

Форма, за якою складаються зазначені у цьому пункті книги, затверджується Мін’юстом.

Облік витрачених і недійсних бланків ведеться у Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів, держателем якого є Мін’юст, адміністратором - державне підприємство, яке належить до сфери управління Мін’юсту.

Порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів і розмір плати за користування ним визначаються Мін’юстом. Розмір плати за користування реєстром погоджується з Мінфіном. Від плати за користування Реєстром звільняються органи державної влади та органи місцевого самоврядування.

Кошти від справляння плати за користування Реєстром зараховуються до державного бюджету.

17. Під час отримання бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов’язаний особисто перевірити їх кількість, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній.

Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику.

У разі невиконання чи неналежного виконання зазначених вимог відсутні в пачці бланки вважаються втраченими з вини завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватного нотаріуса.

18. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами чи приватні нотаріуси протягом п’яти робочих днів після зіпсуття чи анулювання бланків здійснюють їх знищення, про що складається відповідний акт, який зберігається у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса.

19. Постачальник бланків знищує дефектні бланки, про що складає відповідний акт.

20. Завідуючі державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватні нотаріуси забезпечують зберігання актів приймання-передачі для знищення дефектних бланків, актів про знищення зіпсованих чи анульованих бланків, а постачальник бланків - актів приймання-передачі дефектних бланків, актів про знищення дефектних бланків протягом трьох років після їх підписання.

21. У межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів.

22. У разі зупинення (більше ніж на чотири місяці), припинення нотаріальної діяльності або анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю нотаріус протягом десяти календарних днів передає невикористані бланки постачальнику бланків, про що складається відповідний акт.

У разі коли нотаріус не передав невикористані бланки в установлений строк, такі бланки вважаються анульованими.

23. За порушення вимог цього Порядку, що призвело до втрати, викрадення чи знищення бланків з вини нотаріуса, а також за неналежне ведення обліку, зберігання бланків, несвоєчасне звітування про їх використання завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, державний і приватний нотаріуси притягуються до відповідальності у порядку, встановленому законодавством.

1. Спеціальний бланк нотаріального документа (далі - бланк) форматом 210 х 297 міліметрів виготовлений з використанням спеціальних елементів захисту на папері із 100-відсотковим вмістом деревинної целюлози без оптичного відбілювача масою 95 грамів на квадратний метр із двотоновим водяним знаком, захисними волокнами та хімічним захистом.

Водяний знак має вигляд решітки, що складається з двотонових елементів - трьох рівних відрізків завдовжки 12 міліметрів, які перетинаються в одній точці під кутом 120°.

2. Рамка на лицьовому боці бланка виконана офсетним друком із застосуванням гільйошних елементів, на внутрішньому периметрі якої надруковано напис "Україна" українською та англійською мовами у вигляді мікротексту, а в рамці на зворотному боці - те саме у негативному зображенні.

3. У верхній частині на лицьовому боці бланка надруковано слово "Україна" українською і англійською мовами, яке розміщено по обидва боки стилізованого зображення малого Державного Герба України (тризуба), виконаного фарбою блакитного і жовтого кольору.

4. У нижній частині на лицьовому боці бланка виконано написи у негативному зображенні "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ" та у позитивному зображенні "Увага! Бланк містить багатоступеневий захист від підроблення".

5. У верхніх внутрішніх кутах рамки на лицьовому боці виконані орнаментальні елементи, які включають приховані зображення, що візуалізуються за допомогою дифракційного фільтра.

6. Посередині бланка з лицьового боку невидимою в денному світлі люмінесцентною фарбою, що набуває свічення в ультрафіолетовому випромінюванні надруковано напис "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ" в обрамленні різнокольорового гільйошного візерунка, надрукованого люмінесцентними фарбами, які набувають свічення в ультрафіолетовому випромінюванні.

7. У нижньому правому куті на лицьовому боці бланка міститься QR-код розміром 13,2 х 13,2 міліметра, під яким міститься серія, яка складається з трьох літер, і номер із шести цифр заввишки 2,9 міліметра.

8. На зворотному боці по всій площині нанесено 21 зображення елемента малого Державного Герба України (тризуба), яке виконано термофарбою сіро-блакитного кольору.

9. У нижній частині на зворотному боці бланка люмінесцентними фарбами виконано написи у два рядки. Перший рядок містить напис "МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ", другий - "СПЕЦІАЛЬНИЙ БЛАНК НОТАРІАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА". Напис з’являється під дією ультрафіолетового випромінювання.

10. У нижній частині на зворотному боці бланка розташована смужка, у якій надруковано приховане слово "Дійсний", повторене 3 рази, яке з’явиться після копіювання бланка.

11. У нижній частині бланка між смужкою з прихованими зображеннями та рамкою надруковано смугу розміром 5 х 180 міліметрів, виконану невидимою в денному світлі люмінесцентною фарбою, що в ультрафіолетовому випромінюванні змінює колір під час зволоження.

12. Лицьовий бік бланка виконано фарбою жовтого і блакитного кольору, зворотний - сіро-блакитного кольору.

13. Фонові зображення з обох боків бланка, в тому числі фонові сітки у вигляді хвилястих ліній змінної геометрії, виконуються офсетним друком шістьма фарбами як з лицьового, так і зворотного боку з використанням технології райдужного друку з лицьового боку.

14. Спеціальний бланк нотаріального документа з обох боків має захисні елементи, виконані спеціальними фарбами відповідно до розробленої в установленому порядку схеми захисту.

15. Для захисту від несанкціонованого тиражування та запобігання зміні (заміні) інформації на лицьовому боці бланка у нижньому правому куті на QR-код, серію та номер нанесено способом гарячого пресування оптично-електронний елемент розміром 32 х 25 міліметрів з радіусом закруглення кутів 2 міліметри. Елемент містить написи "УКРАЇНА", "UKRAINE", символічне зображення малого Державного Герба України (тризуба) та стилізоване зображення пам’ятника князю Ярославу Мудрому в художньому оформленні.