Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства

Відповідно до статті 14 Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Правила ведення нотаріального діловодства, що додаються.

2. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій:

а) організувати вивчення Правил з працівниками органів державного нотаріату;

б) забезпечити контроль за веденням діловодства в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах та приватними нотаріусами.

3. Вважати такою, що втратила чинність, Інструкцію по діловодству в державних нотаріальних конторах Української РСР, затверджену наказом Міністра юстиції Української РСР від 30.04.76 N 22/05.

1.1. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів.

Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Приймання, реєстрація та видача грошових сум і цінних паперів, що надійшли на депозитний рахунок державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, провадяться за правилами, встановленими чинним законодавством.

1.2. Відповідальність за правильну організацію і ведення нотаріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах - завідуючі, які їх очолюють.

В державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства і архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.

Ведення діловодства і архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

1.3. При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

1.4. Використання службових документів у засобах масової інформації допускається лише з дозволу завідуючого державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або приватного нотаріуса.

1.5. Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР".

1.6. Діловодство по заявах та скаргах громадян в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

2.1. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви в межах своєї компетенції видають накази.

2.2. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених під час засідань.

2.3. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.

3.1. Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному нотаріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них.

При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток N 1).

Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

3.2. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідченні), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.3. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників), за винятком документів оперативного характеру (додаток N 2).

Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні - в день їх підписання.

3.4. Реєстрація документів здійснюється в журналах встановленої форми. Установи державного нотаріату ведуть такі реєстраційні журнали:

журнал реєстрації вхідних документів (додаток N 3);

журнал реєстрації вихідних документів (додаток N 4);

журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень)(додаток N5).

Приватні нотаріуси повинні вести журнали реєстрації вхідних та вихідних документів та власних наказів (розпоряджень).

3.5. Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів. Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими Інструкцією "Про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України".

3.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток N 6).

У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.

4.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.2. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

4.3. Кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів вказується на бланку).

4.4. До кожного документа, що друкується на папері формату А4, незалежно від його призначення, складається заголовок, який повинен бути максимально стислим, точно відображати зміст документа та відповідати на запитання "Про що документ".

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідомлень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

4.5. Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

Найменування установи та її структурного підрозділу, яким адресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

"Міністерство юстиції України Управління організації юридичної допомоги населенню"

При адресуванні документа керівнику установи або його заступнику найменування установи повинно входити до складу найменування посади адресата, наприклад:

"Начальнику управління юстиції Київської міської державної адміністрації ініціали та прізвище"

Поштова адреса кореспондента вказується повністю після назви установи, якій надсилається документ.

При адресуванні документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:

"252601, м. Київ-601,

вул. М. Коцюбинського,18, кв.21

С. І. Василенку"

4.6. Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

4.7. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис та його розшифровка, наприклад:

4.8. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії, наприклад:

4.9. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою (додаток N 17).

Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.

4.10. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: "Додаток на 5 арк. у 2 прим."

Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: "Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. у 1 прим. "

При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

4.11. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

4.12. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися примірник вихідного документа.

4.13. Кореспонденція надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку вона вручається адресату під розписку в розносній книзі (додаток N 7).

4.14. Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

5.1. В державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) відповісти про результати їх розгляду.

Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.

5.2. Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках (додаток N 8) або з допомогою спеціальної контрольної папки (в установах державного нотаріату з обмеженою кількістю працюючих).

6.1. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

6.2. В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.

6.3. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.

6.4. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою (додатки NN 9-10).

6.5. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передбачається резервні номери.

6.6. В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим документом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.

6.7. Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

6.8. На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формуються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ (додаток N 11) і йому присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.

В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.

Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточному році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.

6.9. Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловодного року. В середині справи (наряду) документи систематизуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту.

Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

6.10. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.

6.11. Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

6.12. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикаються, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.

6.13. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.

6.14. У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

6.15. Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.

6.16. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в державний нотаріальний архів не здаються.

6.17. При припиненні приватної нотаріальної діяльності у випадках, передбачених статтею 30 Закону України "Про нотаріат", приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк передати до державного нотаріального архіву документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.

У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних причин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що створюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, начальником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.

6.18. Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.

6.19. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловодство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює систематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщуються в тверду обкладинку, документи перекладаються в хронологічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

6.20. В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, наприклад: "В справі (наряді) прошито та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів.

Відповідальний за архів - підпис, дата".

6.21. Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.

6.22. Обкладинки справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання оформляються за встановленою формою (додаток N 12). Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з номенклатури справ (нарядів) після його уточнення.

Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).

На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).

Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.

Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.

6.23. На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи.

Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.

Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою (додатки NN 13-15).

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а також обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним нотаріальним архівом.

6.24. Одночасно з підготовкою документів до зберігання впровадиться відбір документів, що підлягають знищенню.

6.25. Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток N 16).

6.26. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання експертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.

6.27. Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.

6.28. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверджено державним нотаріальним архівом.

1. Листи, що надійшли в копії до відома

2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

3. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

4. Інформація, надіслана до відома.

5. Навчальні плани, програми.

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад,

конференцій тощо.

7. Тарифи, прейскуранти.

8. Поздоровчі листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

Печатка має форму правильного кола діаметром 45 мм, краї печатки обрамлено подвійним бортиком.

По зовнішньому колу зліва направо розміщується повне найменування нотаріального округу відповідно до адміністративно-територіального поділу України. В містах, що мають районний поділ, округом є територія відповідного міста, наприклад: "Київський міський нотаріальний округ". На нижньому стику напису найменування нотаріального округу по першому рядку центровим способом розміщується напис "Україна", який з обох боків розділено семикутною зірочкою.

В центрі печатки розміщується горизонтальними рядками напис: "Приватний нотаріус (прізвище, ім'я та по батькові)".

Написи в центрі печатки обрамляються колом діаметром 23 мм.

Печатка виготовляється з гуми.