| |утримання (догляду)| | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони| | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-06 |Договори про | | 75 років | |
| |приватизацію | | ЕПК | |
| |державного чи | | | |
| |комунального майна | | | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-07 |Договори про | | 75 років | |
| |заставу (іпотеку) | | ЕПК | |
| |майна та документи,| | | |
| |на підставі яких | | | |
| |вони посвідчувались| | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-08 |Договори відчуження| | 25 років | |
| |транспортних | | | |
| |засобів та | | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-09 |Договори оренди | | 75 років | |
| |земельних ділянок | | ЕПК | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувались | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-10 |Інші договори | | 75 років | |
| |(засновницькі | | ЕПК | |
| |договори, установчі| | | |
| |акти, договори | | | |
| |відчуження рухомого| | | |
| |майна, оренди, | | | |
| |позики, управління | | | |
| |майном тощо) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-11 |Шлюбні договори | | 75 років | |
| | | | ЕПК | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-12 |Заповіти (у тому | | 75 років | |
| |числі секретні | | ЕПК | |
| |заповіти) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-13 |Спадкові договори | | 75 років | |
| |та документи, на | | ЕПК | |
| |підставі яких вони | | | |
| |посвідчувалися | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-14 |Спадкові справи | | 75 років ЕПК(1)|(1)Перехідні |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-15 |Заяви про вжиття | | 75 років | |
| |заходів до охорони | | ЕПК | |
| |спадкового майна, | | | |
| |по яким припинено | | | |
| |провадження | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-16 |Заяви від | | 5 років | |
| |неповнолітніх віком| | | |
| |від 14-ти до 18-ти | | | |
| |років про їх згоду | | | |
| |на виїзд на | | | |
| |постійне місце | | | |
| |проживання за | | | |
| |кордон | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-17 |Звернення фізичних | | 5 років(1) |(1)У разі неодноразового |
| |та юридичних осіб, | | ст. 29-б |звернення 5 років після |
| |що надійшли до | | |останнього розгляду |
| |державної | | | |
| |нотаріальної | | | |
| |контори, приватного| | | |
| |нотаріуса, та | | | |
| |результати їх | | | |
| |розгляду | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-18 |Довіреності із | | 3 роки(1) |(1)Після закінчення терміну|
| |зазначенням строку | | |їх дії |
| |їх дії ( у тому | | | |
| |числі довіреності, | | | |
| |видані в порядку | | | |
| |передоручення) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-19 |Довіреності без | | 3 роки(1) |(1)Після закінчення терміну|
| |зазначення строку | | |їх дії |
| |їх дії | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-20 |Копії виконавчих | | 3 роки | |
| |написів та | | | |
| |документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |вчинені | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-21 |Заяви про видачу | | 3 роки | |
| |дублікатів | | ст. 121 | |
| |документів, які | | | |
| |зберігаються у | | | |
| |державній | | | |
| |нотаріальній | | | |
| |конторі, у | | | |
| |приватного | | | |
| |нотаріуса | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-22 |Документи,(у тому | | 75 років | |
| |числі заяви, описи,| | ЕПК | |
| |свідоцтва), | | | |
| |прийняті на | | | |
| |зберігання | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-23 |Документи про | | 10 років | |
| |прийняття в депозит| | | |
| |або повернення з | | | |
| |депозиту грошових | | | |
| |сум і цінних | | | |
| |паперів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-24 |Документи (заяви, | | 3 роки | |
| |свідоцтва) про | | | |
| |передачу заяв | | | |
| |фізичних і | | | |
| |юридичних осіб | | | |
| |іншим фізичним та | | | |
| |юридичним особам | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-25 |Свідоцтва про | | 3 роки | |
| |посвідчення фактів,| | | |
| |що громадянин є | | | |
| |живим, перебуває у | | | |
| |певному місці, | | | |
| |свідоцтва про час | | | |
| |пред'явлення | | | |
| |документа | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-26 |Свідоцтва виконавцю| | 75 років | |
| |заповіту, | | | |
| |протоколи про | | | |
| |оголошення | | | |
| |секретних заповітів| | | |
| |та документи до них| | | |
| |тощо | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-27 |Свідоцтва про | | 75 років | |
| |придбання майна з | | | |
| |прилюдних торгів | | | |
| |(аукціонів) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-28 |Опис майна фізичної| | 75 років | |
| |особи, яка визнана | | ЕПК | |
| |безвісно відсутньою| | | |
| |або місце | | | |
| |перебування якої | | | |
| |невідомо, та | | | |
| |договори на | | | |
| |управління | | | |
| |спадщиною | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-29 |Протести векселів | | 5 років | |
| |та документи, на | | | |
| |підставі яких вони | | | |
| |вчинені | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-30 |Акти про морські | | 3 роки | |
| |протести та | | | |
| |документи до них | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-31 |Постанови про | | 5 років | |
| |відмову у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій та| | | |
| |листування з питань| | | |
| |відмови у вчиненні | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-32 |Документи | | 75 років | |
| |(постанови, ухвали,| | | |
| |повідомлення тощо) | | | |
| |по накладенню і | | | |
| |зняттю заборон та | | | |
| |арештів відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-33 |Реєстри для | | Постійно | |
| |реєстрації | | | |
| |нотаріальних дій | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-34 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку договорів | | | |
| |відчуження | | | |
| |нерухомого майна | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-35 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку інших | | | |
| |договорів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-36 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку заповітів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-37 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку договорів | | | |
| |довічного утримання| | | |
| |(догляду) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-38 |Книга обліку і | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |реєстрації | | | |
| |спадкових справ | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-39 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку спадкових | | | |
| |справ | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-40 |Реєстри для | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |реєстрації заборон | | | |
| |відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна, а | | | |
| |також арештів, | | | |
| |накладених на таке | | | |
| |майно судами, | | | |
| |слідчими органами, | | | |
| |і реєстрації | | | |
| |зняття таких | | | |
| |заборон та арештів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-41 |Алфавітна книга | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |обліку реєстрації | | | |
| |заборон відчуження | | | |
| |нерухомого та | | | |
| |рухомого майна, а | | | |
| |також арештів, | | | |
| |накладених на таке | | | |
| |майно судами, | | | |
| |слідчими органами, | | | |
| |і реєстрації | | | |
| |зняття таких | | | |
| |заборон та арештів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-42 |Книга обліку заяв | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |про вжиття заходів | | | |
| |до охорони | | | |
| |спадкового майна | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-43 |Книга обліку | | 75 років(1) |(1)Перехідна |
| |цінностей при | | | |
| |вжитті заходів до | | | |
| |охорони спадкового | | | |
| |майна | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-44 |Книга обліку | | 10 років | |
| |депозитних операцій| | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-46 |Книга обліку | | 10 років | |
| |особових рахунків | | | |
| |депонентів | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|02-47 |Журнал реєстрації | | 5 років | |
| |звернень, що | | ст. 95 | |
| |надійшли підчас | | | |
| |прийому фізичних та| | | |
| |юридичних осіб | | | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| 03 - Архів |
|----------------------------------------------------------------------------------|
|03-01 |Паспорт архіву | | До заміни новим | |
| | | | ст. 37 Д | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-02 |Справа фонду | | Пост. | |
| |(історична довідка,| | ст. 107 | |
| |акти перевіряння | | | |
| |наявності та стану | | | |
| |документів, акти | | | |
| |приймання- | | | |
| |передавання | | | |
| |документів від | | | |
| |структурних | | | |
| |підрозділів та на | | | |
| |державне | | | |
| |зберігання, акти | | | |
| |про вилучення | | | |
| |документів для | | | |
| |знищення, про | | | |
| |нестачу й | | | |
| |непоправні | | | |
| |пошкодження | | | |
| |документів) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-03 |Описи справ | | Постійно | |
| |постійного | | Ст. 109-а | |
| |зберігання | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-04 |Описи справ | | 3 роки(1) |(1)Після знищення справ |
| |тривалого (понад 10| | ст. 109-б | |
| |років) зберігання | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-05 |Описи справ | | 3 роки(1) |(1)Після знищення справ |
| |тимчасового | | ст. 109-б | |
| |зберігання (до | | | |
| |10 років включно) | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-06 |Книга обліку видачі| | 1 рік |Після повернення документів|
| |документів з архіву| | ст. 120 | |
| |для ознайомлення | | | |
|------+-------------------+---------+-----------------+---------------------------|
|03-07 |Номенклатура справ | | Постійно |До передачі в державний |
| |державної | | ст. 89-а |нотаріальний архів |
| |нотаріальної | | | |
| |контори, приватного| | | |
| |нотаріуса | | | |
------------------------------------------------------------------------------------
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
із застосування типової номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса
Типова номенклатура установлює типовий склад справ, що утворюються в діловодстві державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів (далі - Типова номенклатура), з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.
Типова номенклатура складена на основі вивчення складу і змісту документів державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів і має на меті надання їм практичної і методичної допомоги у веденні нотаріального діловодства, організації зберігання документів і формуванні справ, а також відборі документів для знищення.
При складанні індивідуальної номенклатури слід мати на увазі таке:
1. Індивідуальна номенклатура справ укладається у двох примірниках щороку строком на один діловодний рік, затверджується та запроваджується в дію з 1 січня.
2. Перший примірник індивідуальної номенклатури державної нотаріальної контори залишається у відповідній справі (наряді) державної нотаріальної контори приватного нотаріуса, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву.
Перший примірник індивідуальної номенклатури приватного нотаріуса залишається у справах приватного нотаріуса, а другий - передається на зберігання до архіву приватного нотаріуса.
3. Примірник індивідуальної номенклатури справ є документом постійного зберігання.
4. Приватні нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають індивідуальну номенклатуру з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.
5. З Типової номенклатури справ в індивідуальну номенклатуру справ переносяться справи (наряди), реєстри, книги, журнали тощо.
6. Не допускається включення до індивідуальної номенклатури справ, не передбачених Типовою номенклатурою.
7. При складанні індивідуальної номенклатури справ строки зберігання справ, передбачених Типовою номенклатурою, переносяться до індивідуальної і не можуть бути скорочені.
8. Відмітка "доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається державною нотаріальною конторою або приватним нотаріусом, але не може бути менше одного року.
Якщо до строку зберігання додана відмітка "ЕПК" (експертно-перевірна комісія), це означає, що частина таких документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу Національного архівного фонду України.
При складанні індивідуальної номенклатури справ враховуються всі відмітки, зазначені в графі "Примітка" Типової номенклатури.
На підставі Типової номенклатури справ складається індивідуальна номенклатура справ кожної державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса.
Форма індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса (додаток 16) повинна відповідати формі Типової номенклатури.
При заповненні граф індивідуальної номенклатури справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса необхідно врахувати такий порядок.
Кожна справа, включена до індивідуальної номенклатури, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами)-індекс. Індекс справ складається з індексу напряму діяльності і порядкового номера справи.
Наприклад: 02-08, де 02-найменування напряму діяльності, 8- номер справи згідно з порядком нумерації в межах розділу.
У другій графі наводиться заголовок справи. Він повинен відтворювати вид документів і розкривати їх зміст.
Основною частиною заголовка є викладення питання, з якого справа заводиться. Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично точними. У заголовку вказуються види документів (договори, свідоцтва, листування), період, за який створено документи.
Усі документи з грифом "Для службового користування" формуються в одну справу із заголовком "Для службового користування".
Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до індивідуальної номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
Третя графа (кількість справ) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася у минулому діловодному році. Ці дані підлягають обов'язковому відображенню у підсумковому запису, який оформляється після закінчення діловодного року.
У графі четвертій вказуються строки зберігання кожної справи.
У п'ятій графі індивідуальної номенклатури робляться відмітки про заведення справ, передачу їх в архів, про перехідні справи.
У кінці року індивідуальна номенклатура обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом завідувач державної нотаріальної контори чи приватний нотаріус.
Документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають знищенню після закінчення строків їх зберігання за Типовою номенклатурою справ на підставі акта про вилучення документів для знищення встановленого зразка (додаток 24).
Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися та складання акта про вилучення документів для знищення здійснюються тільки після підготовки державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання за цей самий період.
Документи тривалого (понад 10 років) зберігання зберігаються протягом 10 років в архіві державної нотаріальної контори. Після закінчення цього строку вони передаються до державного нотаріального архіву належним чином оформлені за описами встановленого зразка. Передача справ оформляється актом приймання-передавання.
Документи нотаріального діловодства та архів приватного нотаріуса перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.
У разі припинення приватної нотаріальної діяльності документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса передаються ним до відповідного державного нотаріального архіву в порядку, установленому законодавством.
Додаток 16
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖУЮ
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Номенклатура справ Приватний нотаріус
________ N _________
на _______ рік ________ __________________
(підпис) (розшифровка
підпису)
дата
------------------------------------------------------------------
|Індекс справ | Заголовок | Кількість | Строки |Примітка|
| | справи | справ | зберігання | |
| | (наряду) | (томів) | і статті за | |
| | | | переліком | |
------------------------------------------------------------------
Завідувач державної
нотаріальної контори
(Приватний нотаріус) _________ _______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Додаток 17
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ПІДСУМКОВИЙ ЗАПИС
про категорії та кількість заведених справ
------------------------------------------------------------------
| За строками | Усього | У тому числі |
| Зберігання | |-----------------------------|
| | | Таких що | З позначкою |
| | | переходять | ЕПК |
|----------------------+-----------+--------------+--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|----------------------+-----------+--------------+--------------|
| Постійного | | | |
|----------------------+-----------+--------------+--------------|
| Тривалого | | | |
| (понад 10 років) | | | |
|----------------------+-----------+--------------+--------------|
| Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|----------------------+-----------+--------------+--------------|
| РАЗОМ | | | |
------------------------------------------------------------------
Завідувач державної
нотаріальної контори
(Приватний нотаріус)
Дата
Підсумкові відомості
передано в архів установи
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК установи Протокол ЕПК (ЕК) державного
від ______ N ____ нотаріального архіву
від _________ N ____
Додаток 18
до Правил ведення
нотаріального діловодства
КНИГА ОБЛІКУ
і реєстрації спадкових справ
-------------------------------------------------------------------------------
|Порядковий| Дата |Прізвище,| Час |Прізвище,| Дата | Дата |Примітка|
| номер |надходження| ім'я та |смерті| ім'я та | видачі |списання| |
| справи | заяви | по | | по |свідоцтва|справи в| |
| | |батькові | |батькові |про право|архів, N| |
| | |померлого| |заявника | на | справи | |
| | | | | |спадщину | | |
|----------+-----------+---------+------+---------+---------+--------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-------------------------------------------------------------------------------
Додаток 19
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ______
--------------------------------------------------------------------
| N | Прізвище, | Дата | Заголовок | Номер |Номери |Примітка|
|з/п| ініціали |нотаріально |нотаріально | по |аркушів| |
| |осіб, щодо |посвідченого|посвідченого|реєстру| | |
| | яких | документа | документа | | | |
| | вчинялися | | | | | |
| |нотаріальні| | | | | |
| | дії | | | | | |
|---+-----------+------------+------------+-------+-------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
--------------------------------------------------------------------
Разом _______ /________ ___ /нотаріально посвідчених документів
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів _____ (_______________ )
внутрішнього опису (цифрами і літерами)
Звірку наявності нотаріальних документів відповідно до
реєстру для реєстрації нотаріальних дій проведено.
Завідувач державної
нотаріальної контори
(Приватний нотаріус) __________ ______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Відповідальна особа
державного нотаріального
архіву
(Головного управління юстиції) __________ _____________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Додаток 20
до Правил ведення
нотаріального діловодства
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ________ (РОЗДІЛУ ОПИСУ)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано
_____________________________________________________ аркуша(ів),
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші ___________________________________,
пропущені номери аркушів ______________________________ + аркушів
внутрішнього опису ______________________________________________
------------------------------------------------------------------
|Особливості фізичного стану та формування справи |Номери аркушів|
|-------------------------------------------------+--------------|
| 1 | 2 |
|-------------------------------------------------+--------------|
| | |
------------------------------------------------------------------
Завідувач державної
нотаріальної контори
(Приватний нотаріус) __________ ______________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Додаток 21
до Правил ведення
нотаріального діловодства( za325-08 )
Додаток 22
до Правил ведення
нотаріального діловодства
Державна нотаріальна контора ЗАТВЕРДЖЕНО
(Приватний нотаріус) Завідувач державної
нотаріальної контори
Фонд N_____ (приватний нотаріус)