Про затвердження Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

Відповідно до Положення про Міністерство праці та соціальної політики України, затвердженого Указом Президента України від 30.08.2000 № 1035, та з метою спрощення надання соціальних виплат через застосування принципу призначення усіх видів соціальної допомоги за однією заявою й підвищення контролю за правильністю призначення та надання усіх видів соціальної допомоги

1. Затвердити Інструкцію щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги (далі - Інструкція), що додається.

2. Міністерству праці та соціальної політики Автономної Республіки Крим, головним управлінням праці та соціального захисту населення обласних державних адміністрацій, Головному управлінню соціального захисту населення Київської міської державної адміністрації, Управлінню праці та соціального захисту населення Севастопольської міської державної адміністрації розробити та затвердити заходи щодо підготовки органів праці та соціального захисту населення до впровадження в органах праці та соціального захисту населення зазначеної Інструкції з 1 січня 2007 року.

3. Департаменту державного соціального захисту населення (Мущинін В.В.) зареєструвати цей наказ у Міністерстві юстиції України.

4. Фінансово-економічному департаменту (Мосіневич Л.А.) передбачити на 2007 рік кошти для виготовлення в централізованому порядку обкладинок особових справ та бланків, передбачених Інструкцією.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.М.Дьяченка.

1.1. Ця Інструкція визначає порядок оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги у структурних підрозділах з питань соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, виконавчих органах міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад (далі - Управління), центрах по нарахуванню та здійсненню соціальних виплат (далі - Центр) та порядок взаємодії з цих питань зазначених органів з виконавчими органами міських, селищних і сільських рад (у тому числі об’єднаних територіальних громад) (далі - ОТГ) безпосередньо або через центри надання адміністративних послуг. Управліннями / Центрами проводиться виплата усіх видів соціальної допомоги, пільг і компенсацій (далі - соціальна допомога), у тому числі:

державна допомога сім'ям з дітьми ( Закон України "Про державну допомогу сім'ям з дітьми" );

допомога малозабезпеченим сім'ям ( Закон України "Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім'ям" );

державна соціальна допомога особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю");

щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу, який за висновком лікарської комісії медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, на догляд за ним ( Закон України "Про психіатричну допомогу");

державна соціальна допомога особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю ( Закон України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю");

допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування ( Закон України "Про забезпечення організаційно-правових умов соціального захисту дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування");

пільги та компенсаційні виплати особам з інвалідністю, ветеранам війни та праці ( Закон України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", Закон України "Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні", Закон України "Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні");

пільги та компенсації особам, які постраждали внаслідок політичних репресій ( Закон України "Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років");

пільги та компенсаційні виплати особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи ( Закон України "Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи");

тимчасова державна допомога дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів (постанова Кабінету Міністрів України від 22 лютого 2006 року № 189 "Про затвердження Порядку призначення та виплати тимчасової державної допомоги дітям, батьки яких ухиляються від сплати аліментів, не мають можливості утримувати дитину або місце проживання їх невідоме");

житлова субсидія ( Положення про порядок призначення житлових субсидій, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 1995 року № 848 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 27 квітня 2018 року № 329));

допомога на поховання (Закони України "Про державну соціальну допомогу особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю", "Про державну соціальну допомогу особам з інвалідністю з дитинства та дітям з інвалідністю", постанова Кабінету Міністрів України від 31 січня 2007 року № 99 "Про затвердження Порядку надання допомоги на поховання деяких категорій осіб виконавцю волевиявлення померлого або особі, яка зобов’язалася поховати померлого");

державна соціальна допомога на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, грошове забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною" (постанова Кабінету Міністрів України від 31 січня 2007 року № 81 "Про затвердження Порядку призначення і виплати державної соціальної допомоги на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, грошового забезпечення батькам-вихователям і прийомним батькам за надання соціальних послуг у дитячих будинках сімейного типу та прийомних сім’ях за принципом "гроші ходять за дитиною");

одноразова винагорода жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня" (постанова Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2011 року № 268 "Про виплату одноразової винагороди жінкам, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", та одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

грошова компенсація вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян (постанова Кабінету Міністрів України від 17 червня 2004 року № 785 "Про затвердження Порядку виплати грошової компенсації вартості санаторно-курортного лікування деяким категоріям громадян");

грошова компенсація замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування (постанова Кабінету Міністрів України від 07 лютого 2007 року № 150 "Про затвердження Порядку виплати деяким категоріям осіб з інвалідністю грошової компенсації замість санаторно-курортної путівки та вартості самостійного санаторно-курортного лікування");

компенсація фізичним особам, які надають соціальні послуги (постанова Кабінету Міністрів України від 29 квітня 2004 року № 558 "Про затвердження Порядку призначення і виплати компенсації фізичним особам, які надають соціальні послуги" (із змінами));

компенсаційна виплата особі, яка здійснює догляд за інвалідом І групи або особою, яка досягла 80 років (постанова Кабінету Міністрів України від 26 липня 1996 року № 832 "Про підвищення розмірів державної допомоги окремим категоріям громадян");

одноразова матеріальна допомога особам, які постраждали від торгівлі людьми (постанова Кабінету Міністрів України від 25 липня 2012 року № 660 "Про затвердження Порядку виплати одноразової матеріальної допомоги особам, які постраждали від торгівлі людьми");

щомісячна адресна допомога внутрішньо переміщеним особам для покриття витрат на проживання, в тому числі на оплату житлово-комунальних послуг (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 505 "Про надання щомісячної адресної допомоги внутрішньо переміщеним особам для покриття витрат на проживання, в тому числі на оплату житлово-комунальних послуг");

одноразова грошова допомога постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам (постанова Кабінету Міністрів України від 01 жовтня 2014 року № 535 "Про затвердження Порядку використання коштів, що надійшли від фізичних та юридичних осіб для надання одноразової грошової допомоги постраждалим особам та внутрішньо переміщеним особам");

тимчасова державна соціальна допомога непрацюючій особі, яка досягла віку, визначеного частиною першою статті 26 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування", але не набула права на пенсійну виплату у зв’язку з відсутністю страхового стажу (постанова Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2017 року № 1098 "Про затвердження Порядку призначення тимчасової державної соціальної допомоги непрацюючій особі, яка досягла загального пенсійного віку, але не набула права на пенсійну виплату");

соціальна допомога патронатним вихователям (постанова Кабінету Міністрів України від 16 березня 2017 року № 148 "Деякі питання здійснення патронату над дитиною");

матеріальна допомога військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби (постанова Кабінету Міністрів України від 08 квітня 2015 року № 185 "Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виплати матеріальної допомоги військовослужбовцям, звільненим з військової строкової служби");

одноразова грошова допомога членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 року по 21 лютого 2014 року, та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях (постанова Кабінету Міністрів України від 11 січня 2018 року № 14 "Деякі питання використання коштів державного бюджету для надання одноразової грошової допомоги членам сімей осіб, смерть яких пов’язана з участю в масових акціях громадського протесту, що відбулися у період з 21 листопада 2013 р. по 21 лютого 2014 р., та особам, які отримали тілесні ушкодження, побої, мордування під час участі в зазначених акціях");

одноразова грошова допомога у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера (постанова Кабінету Міністрів України від 19 серпня 2015 року № 604 "Деякі питання виплати одноразової грошової допомоги у разі загибелі (смерті) або інвалідності волонтера внаслідок поранення (контузії, травми або каліцтва), отриманого під час надання волонтерської допомоги в районі проведення антитерористичної операції, здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, бойових дій та збройного конфлікту");

допомога на дітей, які виховуються у багатодітних сім’ях (постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2019 року № 250 "Деякі питання надання соціальної підтримки багатодітним сім’ям");

будь-яка допомога, що надається за місцевими програмами за рахунок коштів місцевих бюджетів.

1.2. Працівники Управління та уповноважені особи ОТГ повинні надавати громадянам і представникам підприємств, установ і організацій роз'яснення з питань призначення та виплати всіх видів соціальної допомоги, пільг та компенсацій, при потребі надавати їм допомогу в одержанні необхідних документів, довідок тощо від підприємств, установ і організацій та контролювати своєчасність їх подання.

1.3. Кожний спеціаліст Управління, задіяний в процесі надання соціальної допомоги, відповідає за правильність оформлення і ведення справ, зберігання документів, які були прийняті ним до розгляду щодо надання соціальної допомоги.

1.4. Передача особових справ і документів заявників та отримувачів соціальної допомоги з підрозділу до підрозділу Управління (від спеціаліста до спеціаліста) супроводжується Реєстром передачі особових справ (далі - Реєстр) (додаток 1).

У випадках, передбачених законодавством, заяву та документи для надання усіх видів соціальної допомоги приймає уповноважена особа ОТГ.

Уповноважена особа ОТГ формує паперову справу, до якої долучаються заява, декларація, а також копії документів, поданих заявником. Копії документів, що долучаються до паперової справи, завіряються підписом уповноваженої особи ОТГ та печаткою (за наявності). Паперові справи від ОТГ до Управління передаються не рідше ніж раз на тиждень.

У разі технічної можливості під час приймання документів заявника або отримувача соціальної допомоги уповноважена особа ОТГ реєструє та заповнює заяву і декларацію в електронній формі з використанням інформаційних систем Міністерства соціальної політики. Декларація заповнюється у випадках, коли це передбачено законодавством.

Уповноважена особа ОТГ формує електронний документ, у якому фіксуються електронні дані (скановані заява, декларація, оригінали та копії інших документів, передбачені законодавством). Не пізніше ніж наступного робочого дня після реєстрації заяви електронний документ засобами електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики надсилається до Управління з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги".

Управління на підставі електронного документа приймає рішення про призначення (відмову в призначенні) заявнику соціальної допомоги та інформує ОТГ щодо прийнятого рішення.

У такому разі паперові справи від ОТГ до Управління передаються не рідше ніж раз на два тижні.

Копії документів паперової справи передаються разом із Реєстром передання прийнятих документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 11), який підписує уповноважена особа ОТГ.".

1.5. Контроль та відповідальність за додержанням в Управлінні вимог цієї Інструкції покладається на начальника Управління.

1.6. Перелік документів, які надаються для призначення соціальної допомоги, визначається в нормативно-правових актах, що встановлюють відповідні види допомоги.

2.1. Приймання заяви та документів для надання усіх видів соціальної допомоги здійснюється спеціалістом з прийому Управління / уповноваженою особою ОТГ безпосередньо від заявника, його опікуна (піклувальника), іншого законного представника або іншої особи за відповідним дорученням, завіреним у встановленому порядку, в тому числі лікарем закладу охорони здоров’я, де перебуває заявник, у випадках, передбачених чинним законодавством.

За наявності заяви особи в електронній / паперовій формі (у випадках, передбачених законодавством), яка претендує на призначення допомоги, але за станом здоров’я або з інших поважних причин (догляд за особою з інвалідністю I групи, дитиною з інвалідністю віком до 18 років тощо) не може особисто зібрати необхідні документи, збір зазначених документів на отримання соціальної допомоги покладається на Управління та ОТГ.

Прийняття документів охоплює:

перевірку правильності заповнення заяви та (у разі потреби) надання соціальної допомоги в її заповненні;

перевірку правильності оформлення та повноти документів, що підтверджують право заявника на відповідні види допомоги;

видачу заявникові повідомлення (відривного талона) про прийняття заяви та документів / надсилання відповідного електронного повідомлення у випадках, передбачених законодавством.

Під час приймання заяви та документів спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа ОТГ звіряє відомості, наведені в заяві, з документами, що посвідчують особу (паспортом) зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) громадян та членів їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, свідоцтвами про народження та іншими документами, які передбачені відповідними нормативно-правовими актами для призначення соціальної допомоги.

2.2. Для нарахування соціальної допомоги можуть використовуватися відомості про доходи, розміри житлово-комунальних платежів та інші відомості у вигляді довідок, реєстрів та переліків в електронній формі, одержаних від Державної фіскальної служби, Пенсійного фонду України, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності.

Для призначення соціальної допомоги заявником заповнюється форма заяви про призначення усіх видів соціальної допомоги, компенсацій та пільг, затверджена наказом Міністерства соціальної політики України від 21 квітня 2015 року № 441, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28 квітня 2015 року за № 475/26920 та подається довідка про доходи, затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 27 серпня 2004 року № 192 "Про затвердження форми Довідки про доходи", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2004 року за № 1409/10008 (за наявності).

Для призначення житлової субсидії заявником заповнюються форми Заяви про призначення та надання житлової субсидії у грошовій формі через АТ "Ощадбанк" та Декларації про доходи і витрати осіб, які звернулися за призначенням житлової субсидії, затверджені наказом Міністерства соціальної політики України від 02 травня 2018 року № 604, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03 травня 2018 року за № 548/32000.

Заявника в обов’язковому порядку попереджають, що особистим підписом він підтверджує, що всі наведені відомості є повними і точними, що громадяни, зареєстровані в житловому приміщенні (будинку), та члени їхніх сімей, які претендують на отримання соціальної допомоги, інших джерел доходів і натуральних надходжень не мають, що цим підписом заявник дає згоду на отримання Управлінням інформації, яка вимагається законодавством для призначення певного виду соціальної допомоги.

2.3. Заявник може подати Управлінню заяву в електронній формі у випадках, передбачених чинним законодавством (з використанням засобів електронного зв’язку через інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги").

2.4. Спеціаліст з прийому Управління / уповноважена особа ОТГ проводить співбесіду із заявником, перевіряє повноту заповнення заяви, декларації тощо, наявність необхідних документів та реєструє їх у Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2).

2.5. Кількість прийнятих документів, порядковий номер заяви, дата її реєстрації, кількість документів, які необхідно донести, та дата, до якої ці документи мають бути донесені, зазначаються у відривній розписці-повідомленні заяви (крім заяви про призначення житлової субсидії). Відривна розписка-повідомлення видається заявникові. Якщо документи приймаються через уповноважену особу ОТГ, розписка-повідомлення видається заявнику уповноваженою особою ОТГ.

Якщо недодані документи буде подано не пізніше терміну, визначеного законодавством, днем (місяцем) звернення за призначенням соціальної допомоги вважається день (місяць) прийняття заяви. Якщо заява та документи надсилаються поштою, днем подання заяви вважається дата, зазначена на поштовому штемпелі місця відправлення. Якщо заява та документи направляються в електронній формі, реєстрація проводиться в порядку черговості надходження. Під час реєстрації заяви їй присвоюється реєстраційний номер, фіксується дата надходження (у разі надходження у вихідний та святковий день датою реєстрації вважається наступний робочий день).

У разі неможливості подання одержувачем даних про доходи у вигляді одержаних аліментів під час звернення за призначенням допомоги на наступний період, що надається з урахуванням сукупного доходу сім’ї (допомога на дітей, над якими встановлено опіку чи піклування, державна соціальна допомога малозабезпеченим сім’ям, допомога на дітей одиноким матерям, щомісячна грошова допомога особі, яка проживає разом з особою з інвалідністю I чи II групи внаслідок психічного розладу), одержувач особисто вносить дані про факт неодержання ним доходів (аліментів тощо) до декларації про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги (додаток 9 ).

Якщо заявник не додав необхідних документів у терміни, визначені цим пунктом, уповноважена особа ОТГ повідомляє заявника про повернення його документів.

2.6. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління / уповноваженої особи ОТГ. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Ведення Журналу реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги здійснюється в паперовій та/або в електронній формах.

2.7. Журнал реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги ведеться окремо кожним спеціалістом з прийому (на кожному робочому місці з прийому) протягом одного календарного року. По закінченні місяця та календарного року головним спеціалістом з прийому (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки прийому за місяць (календарний рік). Зокрема, зазначається загальна кількість прийнятих протягом місяця заяв, кількість заяв, за якими прийнято неповний комплект документів, кількість заяв, за якими донесені документи, кількість заяв, за якими минув термін подачі документів. Зазначені дані засвідчуються підписом головного спеціаліста з прийому (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

2.8. Заяви про призначення допомоги, які надходять поштою, реєструються в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 2). При цьому графи 8-11 не заповнюються, у графі 12 зазначаються прізвище, ім’я та по батькові спеціаліста, якому передається заява на опрацювання.

3.1. Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів з дня прийняття заяви та всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством.

3.2. На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа (додаток 3), у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).

3.3. Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром / Реєстром в електронній формі через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів та інформаційні системи Мінсоцполітики або інтегровані з ними інформаційні системи органів виконавчої влади та місцевого самоврядування з дотриманням вимог Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги".

Якщо під час співбесіди із заявником, опрацювання його звернення щодо розгляду його заяви на комісії, утвореної районними, районними у м. Києві державними адміністраціями, виконавчими органами міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад, під час перевірки достовірності наданих заявником відомостей або в інших випадках, передбачених законодавством, виникає потреба обстежити матеріально-побутові умови сім’ї, на прийнятій заяві робиться відмітка про необхідність передання комплекту документів (особової справи) на розгляд державному соціальному інспектору. Заявника обов’язково попереджають про такі дії.

3.4. До особової справи підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

заява;

декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;

інші документи, подані заявником відповідно до законодавства.

Відомості та інформація, отримані з інформаційних систем, державних реєстрів та електронних повідомлень, за потреби можуть долучатися до особової справи у паперовій формі, або може зазначатися джерело отримання інформації.

До особової справи також підшиваються Акт обстеження матеріально-побутових умов сім’ї (за наявності) та рішення (або витяг) про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги у разі розгляду заяви відповідною комісією, утвореною районними, районними у м. Києві державними адміністраціями, виконавчими органами міських, районних у містах (у разі їх утворення) рад.

У правому верхньому куті кожного документа, не перекриваючи тексту, ставлять порядковий номер документа.

3.5. У разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.

На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П.І.Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П.І.Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

3.6. Повнота поданих документів, правильність їх оформлення перевіряються головним спеціалістом з прийому або іншим працівником відділу (управління, сектору), на якого відповідно до посадових обов'язків покладено функції контролю за правильністю прийняття заяви на призначення допомоги.

3.7. За відсутності всіх необхідних відомостей для призначення допомоги або наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо комплект документів з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з прийому, про що в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста (у Реєстрі) робиться відповідна відмітка.

3.8. У разі дотримання вимог щодо повноти комплекту головний спеціаліст з прийому протягом робочого дня передає особові справи разом з Реєстром до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги координатору (відповідальному спеціалісту) з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. Копії реєстрів підшиваються до окремої папки та зберігаються у головного спеціаліста з прийому.

Передача особових справ до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день.

3.9. Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника / уповноважену особу ОТГ про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

3.10. При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірці достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) передається головним спеціалістом з прийому разом з відповідним Реєстром до підрозділу державних соціальних інспекторів.

3.11. Державний соціальний інспектор робить відмітку про отримання особової справи в Реєстрі (графи 6,7) та у визначені терміни проводить із заявником співбесіду, обстежує умови проживання та матеріального стану заявників, направляє запити до відповідних установ і організацій стосовно перевірки достовірності наданих відомостей.

В ОТГ акти обстеження матеріально-побутових умов сім’ї складаються та передаються до відповідного Управління уповноваженими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських рад ОТГ у випадках, передбачених законодавством.

Головний державний соціальний інспектор та державний соціальний інспектор мають право проводити вибіркові перевірки правильності складення уповноваженими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських рад ОТГ актів обстеження матеріально-побутових умов сім’ї.

Акт обстеження матеріально-побутових умов сім’ї реєструється в Журналі реєстрації актів обстеження матеріально-побутових умов сім’ї (додаток 21).

3.12. Результати перевірки відображаються у відповідному акті, який підшивається до особової справи.

3.13. Після завершення перевірки особові справи разом з Реєстром передаються у відділ (підрозділ) прийняття рішень щодо надання соціальної допомоги координатору з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги.

4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 8-9).

4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв.

4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень (додаток 4) та здійснює:

формування бази даних в електронному вигляді;

розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Журнал реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

Ведення Журналу реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень може здійснюватися в електронній формі.

4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром. У разі повернення справ в електронній формі відповідні помітки проставляються у відповідному електронному Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Спеціаліст з прийому Управління, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника / уповноважену особу ОТГ про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються:

Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5);

Розрахунок розміру соціальної допомоги, Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 6);

Розрахунок житлової субсидії на оплату житлово-комунальних послуг та Рішення про призначення (непризначення, відмову в призначенні) житлової субсидії. (додаток 7).

У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер.

Повідомлення про призначення (непризначення, відмову в призначенні) житлової субсидії / Повідомлення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги (додаток 8) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявникові.

4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації заяв / особових справ та та прийнятих рішень робиться відповідна відмітка.

4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою (за наявності) Управління із зазначенням дати.

У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.

4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації заяв / особових справ та прийнятих рішень.

Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього).

4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

4.10. Не пізніше 10 днів від дня подання заяви і всіх необхідних документів, якщо інше не передбачено законодавством, заявнику, його опікуну (піклувальнику), іншому законному представнику чи уповноваженій ним особі, уповноваженій особі ОТГ, яка приймала заяву про призначення соціальної допомоги, за згодою заявника видається повідомлення (надсилається поштою/ електронною поштою / засобами мобільного зв’язку (смс-повідомленням) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 10), який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).

5.1. Надання соціальної допомоги припиняється та поновлюється у випадках, передбачених відповідними нормативно-правовими актами, а також згідно із заявою отримувача допомоги.

Заява про припинення чи поновлення виплати соціальної допомоги та всі необхідні для цього документи приймаються спеціалістом з прийому / уповноваженою особою ОТГ, реєструються і розглядаються в 10-денний термін у порядку, установленому цією Інструкцією.