( Пункт 61 в редакції Розпоряджень Голови ВР № 200 від 06.03.2023, № 725 від 14.06.2023 )
62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.
63. Перевірка кваліфікованого електронного підпису проводиться структурним підрозділом з документального забезпечення під час попереднього розгляду документа в електронній формі з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року № 749.
Онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг здійснюється в ЄАС.
Глава 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю
64. Документи всіх видів, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, у тому числі через СЕВ ОВВ, після прийняття і попереднього розгляду централізовано реєструються у структурному підрозділі з документального забезпечення виключно засобами ЄАС.
65. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо документи надійшли після 16 години, у вихідні, святкові або неробочі дні. Термінова кореспонденція реєструється першочергово.
66. Визначення виконавців документів та направлення документів через ЄАС здійснюються відповідно до змісту документа, розподілу обов’язків керівництва Апарату, сфер відання органів Верховної Ради України, компетенції структурних підрозділів.
67. До ЕРКК документа вносяться такі реквізити:
1) назва виду документа;
2) найменування юридичної особи - відправника;
3) гриф обмеження доступу;
4) адресат;
5) дата реєстрації та реєстраційний індекс документа (реєстраційні реквізити відправника);
6) заголовок до тексту документа (стислий зміст);
7) кількість сторінок;
8) додатки (за наявності).
68. Документ реєструється у Верховній Раді України в ЄАС один раз, крім випадків, визначених пунктом 227 цього Положення.
Реєстрація вхідного документа здійснюється шляхом автоматичного присвоєння йому порядкового реєстраційного номера в межах календарного року, електронної дати та кваліфікованої електронної позначки часу.
( Пункт 68 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
69. У разі надходження документа від іншого органу державної влади, установи чи організації, що містить супровідний лист до запиту на інформацію або звернення громадянина, структурний підрозділ з документального забезпечення реєструє в ЄАС супровідний лист такого документа та направляє такий документ до структурного підрозділу з питань звернень громадян для реєстрації та подальшого опрацювання.
( Пункт 69 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
70. Після реєстрації документа, що надійшов у паперовій формі, на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа, електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі останньої сторінки документа, а в разі відсутності місця - на її звороті. Штрих-код містить системний номер, QR-код містить порядковий реєстраційний номер, дату реєстрації, прізвище відправника або найменування юридичної особи відправника.
Після цього створюється цифрова копія паперового документа, яку реєстратор вносить до ЕРКК. Після реєстрації та створення цифрової копії реєстратором оригінал документа у паперовій формі передається до структурного підрозділу, визначеного у встановленому порядку головним виконавцем документа, лише для зберігання з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, про що в ЄАС робиться відповідна позначка.
( Пункт 70 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
71. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, для яких цифрова копія не створюється, реєструються в ЄАС.
72. У разі надходження документа в паперовій формі, до якого додається електронний носій інформації, реєструється тільки супровідний лист до нього.
73. Оригінали паперових документів після затвердження електронних резолюцій керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату передаються головним виконавцям через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.
74. Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення від юридичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення та передаються адресатам з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
Прості, рекомендовані, рекомендовані з повідомленням про вручення поштові відправлення, електронні повідомлення від фізичних осіб, що адресовані Верховній Раді України, керівництву Верховної Ради України, органам Верховної Ради України, депутатським фракціям (депутатським групам), Апарату, керівництву Апарату, структурним підрозділам, їх посадовим особам, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, передаються структурним підрозділом з документального забезпечення за окремим реєстром до структурного підрозділу з питань звернень громадян.
( Пункт 74 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
75. Документи, що надійшли від правоохоронних органів, судів засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, із супровідним листом, адресованим керівництву Верховної Ради України, Верховній Раді України, керівництву Апарату, Апарату, для передачі або з поміткою "для вручення" народним депутатам України, помічникам-консультантам народних депутатів України, працівникам Апарату, реєструються в ЄАС.
Після затвердження електронної резолюції відповідно керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату документ, що надійшов через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, документ, що надійшов засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.
Документ, що надійшов без супровідного листа від правоохоронного органу, суду засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком, через СЕВ ОВВ, адресований народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату, після реєстрації в ЄАС, у разі надходження через СЕВ ОВВ направляється народному депутату України, помічнику-консультанту народного депутата України, працівнику Апарату через ЄАС, у разі надходження засобами поштового зв’язку або фельд’єгерським зв’язком - направляється по ЄАС в порядку інформування та вкладається структурним підрозділом з документального забезпечення до персональної поштової скриньки відповідного народного депутата України, працівнику Апарату - до поштової скриньки, закріпленої за структурним підрозділом.
Реєстрація та проходження в Апараті документів, передбачених у цьому пункті, здійснюється у порядку технічного супроводження інформації, що за своїм змістом не є процесуальною дією.
( Пункт 75 в редакції Розпорядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
75-1. Розгляд та надання відповіді на адвокатський запит, адресований Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України або їх керівництву (як посадовим особам), забезпечується Апаратом. Електронна резолюція до відповідного адвокатського запиту затверджується Керівником Апарату.
Адвокатський запит, що стосується надання інформації та/або копій документів про діяльність Верховної Ради України, її органів чи народних депутатів України попередніх скликань, розглядається Апаратом в частині наявних у його розпорядженні архівних документів (щодо надання копій документів з наявних у його розпорядженні архівних матеріалів).
Адвокатський запит, адресований народному депутату України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії, комітету Верховної Ради України поточного скликання, надсилається для розгляду і надання відповіді відповідному суб’єкту.
У разі надходження до Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, Апарату або їх керівництва (як посадовим особам), народного депутата України документа (листа), оформленого на бланку адвоката (адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) і підписаного адвокатом (уповноваженим суб’єктом адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) у встановленому порядку, але не визначеного адвокатом як адвокатський запит, такий документ (лист) приймається, попередньо розглядається та реєструється в ЄАС як адвокатський запит у порядку, передбаченому цим пунктом, і розглядається відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".
Приймання, попередній розгляд та реєстрація адвокатських запитів здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у порядку, передбаченому підрозділом 6 розділу II цього Положення.
( Положення доповнено пунктом 75-1 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 200 від 06.03.2023; в редакції Розпорядження Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
75-2. Структурний підрозділ Апарату, що володіє запитуваною інформацією та/або копіями документів і визначений в електронній резолюції співвиконавцем у підготовці відповіді на адвокатський запит, передбачений абзацами першим, другим і четвертим пункту 75-1 цього Положення, протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС повідомляє головного виконавця про обсяг і зміст інформації та/або копій документів, що готуються ним для надання, та не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС належним чином оформлені копії документів разом із супровідним листом, а також додатково надає головному виконавцю належним чином оформлені копії запитуваних документів у паперовій формі. Відповідна інформація та/або копії документів надсилаються та надаються співвиконавцем (співвиконавцями) головному виконавцю із знеособленими персональними даними, які відповідно до закону за режимом доступу віднесені до конфіденційної інформації (крім персональних даних клієнта цього адвоката, що віднесені до конфіденційної інформації).
Якщо надання відповіді на адвокатський запит передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, адвокату разом із копіями запитуваних документів в обсязі 10 сторінок надсилається рахунок на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за адвокатськими запитами. Решта виготовлених копій документів надсилається після отримання Апаратом документа, що підтверджує повну оплату адвокатом відповідних витрат.
У разі неможливості надання адвокату запитуваної ним інформації та/або копій документів співвиконавець протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС лист з відповідним обґрунтуванням.
Узагальнена відповідь на адвокатський запит готується головним виконавцем з урахуванням надісланої співвиконавцем (співвиконавцями) інформації та/або копій документів, а також інших відомостей, наявних у його розпорядженні, та підписується суб’єктом, визначеним в електронній резолюції, в ЄАС.
Узагальнена відповідь на адвокатський запит надається адвокату, як правило, у тій формі, в якій подано запит, якщо адвокат не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.
( Підрозділ 6 розділу II доповнено пунктом 75-2 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
75-3. Розгляд та надання відповіді на запит органу державної влади (державного органу), адресований Верховній Раді України, Апарату або їх керівництву (як посадовим особам) відповідно до вимог закону, забезпечується Апаратом у порядку, визначеному пунктами 75- 1 і 75- 2 цього Положення, з урахуванням особливостей, передбачених абзацом другим цього пункту.
Строк розгляду співвиконавцем (співвиконавцями) запиту органу державної влади (державного органу), підготовки інформації та/або копій документів у відповідь на нього, а також надсилання та надання їх головному виконавцю не може перевищувати половину строку, встановленого законом для розгляду та надання відповіді на такий запит. Копії документів, що надаються Апаратом у відповідь на передбачений законом запит органу державної влади (державного органу), надсилаються безоплатно, якщо інше не встановлено законом.
( Підрозділ 6 розділу II доповнено пунктом 75-3 згідно з Розпорядженням Голови ВР № 433 від 09.05.2024 )
Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України
76. Документальне забезпечення діяльності керівництва Верховної Ради України здійснюють структурні підрозділи, відповідальні за діловодство керівництва Верховної Ради України.
77. Відповідно до результату попереднього розгляду документів та розподілу за адресатами:
1) кореспонденція, надіслана на ім’я Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до структурного підрозділу, відповідального за діловодство Голови Верховної Ради України, для визначення органу Верховної Ради України, до сфери відання якого належить відповідне питання, та/або Керівника Апарату в частині компетенції Апарату;
2) кореспонденція, надіслана на ім’я Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до відповідного структурного підрозділу, відповідального за їхнє діловодство;
3) кореспонденція, надіслана на адресу Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення до органів Верховної Ради України відповідно до сфер їх відання або до Керівника Апарату в частині компетенції Апарату.
78. Паперовий оригінал документа зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення до визначення у встановленому порядку відповідального за виконання документа.
Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України
79. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.
80. Вихідна та внутрішня кореспонденція народних депутатів України створюється, підписується та реєструється ними в ЄАС відповідно до вимог цього Положення.
81. Організація обміну документами, зареєстрованими в ЄАС, з іншими органами державної влади, установами, юридичними особами здійснюється народними депутатами України, у тому числі через СЕВ ОВВ, а також засобами поштового зв’язку.
82. Кореспонденція народних депутатів України, що адресується фізичним особам, реєструється в ЄАС та надсилається народними депутатами України або їх помічниками-консультантами засобами поштового та електронного зв’язку.
83. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, адресовані народним депутатам України, що надходять до відділення поштового зв’язку № 8 м. Києва, не реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення.
Працівники структурного підрозділу з документального забезпечення отримують у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва повідомлення про вручення таких відправлень, забезпечують вкладення цих повідомлень до персональних поштових скриньок народних депутатів України та складають електронний реєстр таких повідомлень, який зберігається протягом календарного року.
Одержання у відділенні поштового зв’язку № 8 м. Києва рекомендованих поштових відправлень з повідомленням про вручення здійснюється особисто народними депутатами України або уповноваженими ними особами.
Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах
84. Ведення діловодства у структурному підрозділі в межах посадових обов’язків забезпечується керівником структурного підрозділу та здійснюється діловодом підрозділу.
85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.
Документи формуються у справи діловодом (у паперовій формі - діловодом та відповідальним виконавцем) структурного підрозділу протягом діловодного року після завершення їх опрацювання керівником підрозділу або уповноваженою ним особою.
( Пункт 85 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
86. У структурному підрозділі здійснюється тимчасове зберігання документів відповідно до пунктів 137 - 139 цього Положення.
87. Доступ до первинних документів, у тому числі до всіх зв’язаних документів, надається всім особам, зазначеним в ЕРКК первинного документа.
88. У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення його правонаступника проведення експертизи цінності та створення примірників для документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здійснюються у процесі ліквідації структурного підрозділу, під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого строку зберігання передаються до архівного підрозділу відповідно до реєстрів згідно з актом приймання-передачі. Документи тимчасового зберігання знищуються достроково після проведення експертизи цінності.
Глава 1. Електронні резолюції
89. Проект резолюції до документа створюється в ЄАС уповноваженими на те працівниками Апарату.
90. Електронна резолюція містить:
1) прізвище, ініціали виконавця (виконавців);
2) визначення головного виконавця;
3) зміст доручення;
4) дату накладення резолюції;
5) термін виконання (за потреби);
6) ознаку контролю (за потреби);
7) ознаку терміновості (за потреби);
8) прізвище, ініціали посадової особи, яка дає доручення.
91. Відповідальний працівник, який згідно з вимогами цього Положення створює проект електронної резолюції, надсилає її на затвердження відповідній посадовій особі через ЄАС.
92. У разі зміни електронної резолюції вона затверджується повторно.
Виконавець, не зазначений у зміненій резолюції, втрачає доступ до ЕРКК та відповідного документа в ЄАС після її повторного затвердження.
93. На підставі затвердженої резолюції електронний документ надходить до виконавців через ЄАС з автоматичною фіксацією факту передавання електронного документа виконавцям у ЕРКК.
Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно всім його виконавцям, визначеним електронною резолюцією, за маршрутом розсилання, створеним реєстратором або автором документа.
У разі якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим, і йому передається паперовий оригінал документа (за наявності), про що в ЄАС проставляється відповідна позначка.
94. Переадресування зареєстрованих документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через структурний підрозділ з документального забезпечення за згодою керівників таких структурних підрозділів, а в разі недосягнення між ними згоди - за рішенням керівництва Апарату відповідно до розподілу повноважень.
Передача зареєстрованих документів до іншого підрозділу в межах одного структурного підрозділу здійснюється за рішенням керівника структурного підрозділу з відповідним відображенням у ЄАС, без переадресування через структурний підрозділ з документального забезпечення.
Глава 2. Робота з вхідними документами
95. Зареєстрований у ЄАС документ автоматично направляється адресатам або виконавцям, зазначеним в ЕРКК. Доступ до текстів зареєстрованих документів, на які є посилання в ЕРКК документа, надається одночасно всім адресатам та виконавцям, зазначеним в ЕРКК.
96. Дата та час отримання структурним підрозділом документа проставляються автоматично. Діловод структурного підрозділу вносить до ЕРКК одержаного документа відомості про:
1) контроль та термін виконання у структурному підрозділі;
2) посилання на вже зареєстровані документи (за наявності).
97. На документі проставляється резолюція керівника. За необхідності деталізації резолюції посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу з наданням доручення, про що вносяться дані до ЕРКК документа.
Відповідно до доручення керівника виконавець проставляє стан та результат виконання документа для контролю керівництвом.
98. Якщо документ стосується справи проекту акта Верховної Ради України, справи акта Верховної Ради України, в ЕРКК документа обов’язково робиться посилання на номер проекту акта, номер акта.
99. Після опрацювання головним виконавцем електронного документа до ЕРКК вноситься відповідна позначка про виконання документа.
Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу протягом діловодного року вноситься до відповідних полів ЕРКК діловодом структурного підрозділу.
Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів
100. Опрацювання документів у структурних підрозділах здійснюється виконавцями, керівниками підрозділів, заступниками керівників та керівниками структурних підрозділів відповідно до цього Положення.
101. Головний виконавець (автор) здійснює підготовку проекту електронного документа з урахуванням таких вимог:
1) проект електронного документа готується за допомогою програмних засобів ЄАС з використанням (за необхідності) електронного бланка документа (додаток 2 до цього Положення);
2) до проекту електронного документа додаються необхідні супровідні матеріали в електронній формі (таблиці, графічні матеріали, цифрові копії документів, завантажені в ЄАС у файлах визначених у встановленому порядку форматів). У разі необхідності до документів додається інформація на інших матеріальних носіях інформації;
3) загальні вимоги до оформлення службових документів, передбачені підрозділом 21 розділу V цього Положення, поширюються на службові документи в електронній та паперовій формах;
4) внесення до ЕРКК проекту електронного документа здійснюється з посиланням на документ, на виконання якого створено відповідний проект;
5) до ЕРКК вихідного документа вносяться такі реквізити: назва виду документа; індекс справи за номенклатурою справ; найменування юридичної або фізичної особи - отримувача; заголовок до тексту документа (стислий зміст);
6) за потреби в ЕРКК здійснюється формування переліку погоджувачів та підписувачів.
102. У разі необхідності спільної підготовки проекту електронного документа автор (виконавець) в ЄАС створює групу та запускає процес спільної роботи для внесення зауважень і пропозицій до тексту проекту електронного документа.
Зауваження і пропозиції вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту, із зазначенням автора правок (режим виправлення). При цьому створюється нова версія проекту електронного документа, яка стає поточною і в якій зберігаються всі внесені редакційні правки.
Автор (виконавець) документа опрацьовує всі зауваження і пропозиції та направляє узагальнену версію проекту електронного документа для розгляду керівнику та співвиконавцям.
103. Залучені до опрацювання інші структурні підрозділи за фактом надходження до них через ЄАС документа згідно з компетенцією надають свої пропозиції чи коментарі через ЄАС. У разі відсутності у структурному підрозділі пропозицій до документа в ЕРКК проставляється відповідна позначка. Пропозиції надаються у вигляді внутрішнього електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом через ЄАС.
104. Проект електронного документа, що потребує погодження (візування), направляється автором (головним виконавцем) відповідним посадовим особам через ЄАС. Після направлення на погодження можливість редагування проекту електронного документа блокується.
105. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими посадовими особами, зазначеними в ЕРКК, на підставі сформованого автором (виконавцем) переліку погоджувачів і терміну візування.
106. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом його візування в такому порядку:
1) після надходження проекту електронного документа на візування (погодження) погоджувач ознайомлюється з його змістом, візує проект (у разі згоди із запропонованою редакцією) шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або повертає його на доопрацювання з обов’язковим наданням коментарів, що вносяться до ЕРКК документа;
2) у разі повернення проекту електронного документа на доопрацювання автор (виконавець) зупиняє його візування (погодження), що означає автоматичне скасування результатів вже здійсненого візування (погодження);
3) автор (виконавець) створює нову версію проекту електронного документа з урахуванням наданих пропозицій та направляє його на повторне візування (погодження) всім погоджувачам;
4) інформація про візування (погодження), доопрацювання або повернення документа автоматично вноситься до ЕРКК;
5) автор (виконавець) документа може зупинити процес візування (погодження) в будь-який момент, що має наслідком анулювання всіх накладених віз. Автор може змінити перелік погоджувачів та направити проект електронного документа на візування (погодження) повторно в порядку, встановленому цим пунктом;
6) проект електронного документа вважається завізованим (погодженим) та може бути підписаний лише після того, як його завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в ЕРКК.
107. Після процедури візування (погодження) проекту електронного документа відповідно до черговості дати та часу візування в ЄАС генерується список погоджувачів документа.
Автор (виконавець) контролює процес візування (погодження), після завершення якого направляє проект електронного документа на підпис відповідній посадовій особі.
108. У разі відхилення підписувачем проекту електронного документа з коментарями такий документ повертається автору (виконавцю) на доопрацювання через ЄАС. Автор направляє доопрацьований проект електронного документа на повторне візування (погодження) та на підпис (пункти 106, 107 цього Положення).
У разі підписання проекту електронного документа кількома особами термін підписання становить п’ять календарних днів із дня проставлення першого підпису, крім колективних ініціатив народних депутатів України.
Після процедури підписання відповідно до черговості дати та часу підписання в ЄАС генерується список підписувачів документа.
( Пункт 109 виключено на підставі Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
110. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, опрацьовуються в паперовій формі (створення резолюцій, погодження та підписання проекту відповіді) без відтворення електронної копії в ЄАС.
111. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, виконавець після ознайомлення з документом вносить до ЕРКК інформацію про виконання цього документа.
112. Документи в паперовій формі разом з напрацьованими матеріалами залишаються у справах того структурного підрозділу, в якому їх опрацьовано.
Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції
Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції
113. Вихідна та внутрішня службова кореспонденція керівництва Верховної Ради України, народних депутатів України, органів Верховної Ради України, керівництва Апарату, структурних підрозділів створюється, підписується та реєструється через ЄАС, якщо інше не передбачено законом.
Листування з іноземними адресатами здійснюється у паперовому вигляді відповідно до загальноприйнятих норм дипломатичного протоколу.
( Пункт 113 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
114. Вихідною службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються зовнішнім адресатам (державним органам, підприємствам, установам, організаціям, їх посадовим особам, громадянам, національним парламентам, міжнародним організаціям та дипломатичним представництвам іноземних держав в Україні).
( Пункт 114 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
115. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються внутрішнім адресатам у межах Верховної Ради України та Апарату.
116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.
Електронний документ може бути видалений з ЄАС у разі його помилкової реєстрації за поданням підписувача електронного документа згідно з актом у встановленому порядку.
( Пункт 116 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
117. Реєстраційними атрибутами вихідної та внутрішньої службової кореспонденції є:
1) порядковий реєстраційний номер (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);
2) дата реєстрації вихідного документа (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);
3) вихідна дата кореспондента (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання останнім підписантом);
4) вихідний номер кореспондента (формується таким чином: індекс структурного підрозділу відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - поточний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер).
118. Вихідний номер кореспондента для вихідної та внутрішньої службової кореспонденції народного депутата України формується таким чином: номер посвідчення, літера "д" та номер скликання, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - календарний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер.
119. Під час візуалізації документа система відтворює системний номер як штрих-код, вихідний номер кореспондента та дату реєстрації вихідного документа, прізвище першого підписанта у вигляді QR-коду.
120. Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один порядковий реєстраційний номер.
121. Після реєстрації електронного документа в ЄАС та його підписання автоматично здійснюється надсилання документа адресатам через ЄАС та СЕВ ОВВ (якщо адресат є користувачем СЕВ ОВВ) і фіксується дата направлення електронного документа.
У разі якщо документ відповідно до номенклатури справ має постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання чи потребує відповіді у паперовій формі, виготовляється паперова копія такого документа (без додатків, що не потребують підписання), яка містить реквізит підписувача та засвідчується штампом відповідно до пункту 25 цього Положення.
Засвідчена копія містить реквізити, визначені пунктом 117 цього Положення.
Реєстрація вихідних та внутрішніх документів у паперовій формі здійснюється в ЄАС діловодом після їх підписання шляхом заповнення ЕРКК. На оригіналі паперового документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації вихідного документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду (крім листів, адресованих іноземним адресатам). Після цього створюється цифрова копія оригіналу паперового документа, яку діловод вносить до ЕРКК.
( Пункт 121 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
122. Правильність оформлення вихідних документів відповідно до вимог цього Положення (написання адреси, найменування адресата, посилання на попередні документи, наявність відповідних додатків, підписів, віз) забезпечується автором (виконавцем) документа.
123. Реєстрацію та підготовку документів до відправлення на адресу зовнішніх адресатів здійснюють уповноважені на те працівники Апарату.
124. Доставка вихідної службової кореспонденції в паперовій формі до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами, здійснюється діловодом відповідного структурного підрозділу.
125. Якщо адресат документа не є користувачем СЕВ ОВВ та у випадках, передбачених законодавством, діловод створює паперову копію електронного документа, засвідчує її штампом та надсилає за належністю фельд’єгерським зв’язком або засобами поштового зв’язку через структурний підрозділ з документального забезпечення (крім листів, адресованих іноземним адресатам).
Якщо згідно зі списком поштових відправлень вихідний документ у паперовій формі надсилається декільком адресатам, діловод виготовляє необхідну кількість копій таких документів, комплектує їх та засвідчує штампами.
( Пункт 125 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
126. Підготовка до відправлення документа в паперовій формі включає оформлення конверта (пакета, бандеролі), списку поштових відправлень у двох примірниках (додаток 14), у разі направлення документів фельд’єгерським зв’язком - також розписки і реєстру, та їх доставку до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами.
Якщо одному адресату надсилається декілька документів, вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
( Пункт 126 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
127. Вихідні документи в паперовій формі направляються засобами поштового зв’язку, фельд’єгерським зв’язком.
Централізоване відправлення документів засобами поштового зв’язку та фельд’єгерським зв’язком здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.
128. Використання підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у Верховній Раді України здійснюється відповідно до Положення про порядок забезпечення урядовим фельд’єгерським зв’язком Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 14 лютого 2019 року № 59.
129. Підрозділ урядового фельд’єгерського зв’язку організовує та забезпечує:
1) доставку кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти Голови Верховної Ради України за місцем постійної роботи і під час поїздок по Україні та за кордон;
2) доставку актів Верховної Ради України, законопроектів, проектів актів Верховної Ради України та документів за підписом керівництва Верховної Ради України на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, центральних і місцевих органів виконавчої влади.
Використання фельд’єгерського зв’язку для направлення кореспонденції, не передбаченої пунктом 129 цього Положення, забороняється.
130. Кореспонденція доставляється адресатам фельд’єгерським зв’язком під розписку або із проставленням відмітки про доставку у відповідному реєстрі. Такий реєстр зберігається у структурному підрозділі виконавця протягом одного календарного року.
( Пункт 130 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
131. Вихідні документи у паперовій формі, адресовані за межі України, після реєстрації виконавцем в ЄАС передаються до структурного підрозділу з документального забезпечення та доставляються фельд’єгерським зв’язком до Міністерства закордонних справ України для доставки адресатам у встановленому порядку або засобами поштового зв’язку.
( Пункт 131 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ
132. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адресатам здійснюється автоматично із ЄАС одразу після підписання.
133. Під час направлення електронного документа автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає наведеному в ЕРКК переліку адресатів, для подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.
Не може бути направлений через СЕВ ОВВ електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.
134. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення про доставку цього документа адресату із зазначенням часу.
Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.
135. У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відповідно до пункту 60 цього Положення відправник вживає заходів для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.
136. Якщо документ створюється у паперовій формі, адресату надсилається електронна копія оригіналу паперового документа, засвідчена кваліфікованою електронною печаткою Апарату, через СЕВ ОВВ.
У такому разі оригінал вихідного документа у паперовій формі зберігається у структурному підрозділі з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі адресату.
Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі
137. Документи у паперовій формі постійного і тривалого зберігання зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу після закінчення діловодного року (за потреби) та після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.
( Пункт 137 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )( Пункт 138 виключено на підставі Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
139. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання відповідно до номенклатури справ зберігаються у структурному підрозділі до моменту їх вилучення для знищення згідно з актом (додаток 11 до цього Положення) після спливу строку зберігання.
Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.
( Пункт 139 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
140. Документи тимчасової слідчої комісії, тимчасової спеціальної комісії тимчасового і постійного зберігання формуються у справи відповідальним працівником секретаріату комісії, який забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу до закінчення строку, на який утворено відповідну тимчасову комісію. У разі направлення матеріалів тимчасової слідчої комісії до Офісу Генерального прокурора до архівного підрозділу передаються копії відповідних документів, засвідчені структурним підрозділом з документального забезпечення.
( Пункт 140 в редакції Розпорядження Голови ВР № 555 від 21.04.2025 )
Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів
141. Для забезпечення ефективного опрацювання службових документів, пов’язаних з виконанням повноважень Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, покладених на Апарат завдань, декількома суб’єктами здійснюється сканування, копіювання, тиражування, друк документів у паперовій формі.
142. Копіювання, тиражування службових документів здійснюється:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення (документів обсягом більше 20 сторінок);
2) структурним підрозділом, у якому встановлено копіювальний апарат (документів обсягом до 20 сторінок).
143. Документи, що подаються до Верховної Ради України у зв’язку з призначенням (обранням) на посади, звільненням з посад, припиненням повноважень, наданням згоди на призначення на посади чи звільнення з посад, висловленням недовіри у випадках, передбачених Конституцією України, та містять конфіденційну інформацію про особу, тиражуються структурним підрозділом з документального забезпечення за дорученням Керівника Апарату (заступника).
144. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює:
1) копіювання, тиражування, сканування та друк службових документів у робочий час:
документів обсягом до 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення;
документів обсягом понад 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату;
2) термінове виготовлення копій, тиражування службових документів у неробочий час - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату.
145. Копії документів, що надаються народному депутату України за його зверненням до Апарату відповідно до статті 98 Регламенту Верховної Ради України, виготовляються протягом трьох робочих днів з дня звернення.
146. Прийняті акти Верховної Ради України тиражуються згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення) для органів, які не є користувачами СЕВ ОВВ.
147. Централізоване копіювання, тиражування документів здійснюється з обох боків аркуша, а значних за обсягом документів - також у форматі буклета, альбому.
148. Документи, що надаються для копіювання, сканування, мають бути розброшуровані, скомплектовані відповідно до нумерації або змісту документа, чітко і розбірливо надруковані чорним кольором на стандартних аркушах паперу формату A3, А4 або А5 з дотриманням загальних вимог до оформлення документів.
Документи для друкування з електронних носіїв надаються у форматах, що використовуються в ЄАС.
Оригінал документа в паперовій формі повертаються замовнику.
149. Тексти міжнародних договорів України в офіційному перекладі тиражуються з електронних носіїв.
150. У разі виготовлення копій з документів та їх проектів, на яких проставлено візи виконавців та інших посадових осіб, причетних до погодження документа, такі візи під час копіювання не відтворюються.
151. Тиражування (сканування, друкування) значних за обсягом та кількістю копій документів забезпечується структурним підрозділом з документального забезпечення за замовленням структурних підрозділів, що оформлюється відповідно до додатка 7 до цього Положення.
Замовлення обліковуються та виконуються в порядку їх надходження. Термінові роботи виконуються у першу чергу.
152. Тиражування документів, що містять службову інформацію, здійснюється відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.
РОЗДІЛ III. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗГЛЯДУ ЗВЕРНЕНЬ ТА СУПРОВОДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ПЕТИЦІЙ
Підрозділ 13. Загальні засади документування роботи із зверненнями
153. Діловодство, що стосується звернень до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб (далі - діловодство за зверненнями), здійснюється структурним підрозділом з питань звернень громадян.
В інших структурних підрозділах діловодство за зверненнями здійснюється спеціально визначеними для цього працівниками.
Діловодство за зверненнями до народних депутатів України здійснюється помічниками-консультантами народних депутатів України.
154. Діловодство за зверненнями здійснюється за допомогою підсистеми "Листи та звернення громадян", що є складовою ЄАС.
155. Звернення громадянина до Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), Апарату, керівництва Апарату, структурних підрозділів, їх посадових осіб передбачає його згоду на обробку та використання персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних".
156. Доступ до матеріалів звернення, зареєстрованого в ЄАС (ЕРКК, резолюції, супровідного листа, відповіді на звернення тощо), має:
1) працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян;
2) посадова особа або народний депутат України, яким адресовано звернення;
3) виконавець.
157. Керівник структурного підрозділу, народний депутат України забезпечує організацію діловодства за зверненнями та належний розгляд звернень.
Контроль за веденням діловодства за зверненнями в Апараті здійснює структурний підрозділ з питань звернень громадян.
Глава 1. Порядок приймання, попереднього опрацювання і реєстрації звернення
158. Звернення, оформлене і подане відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", підлягає обов’язковому прийняттю та розгляду.
159. Звернення у паперовій формі подається до Верховної Ради України:
1) засобами поштового зв’язку;
2) особисто на особистому прийомі у приймальні Верховної Ради України;
3) через уповноважену особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства;
4) через скриньку "Для звернень громадян", розміщену у приймальні Верховної Ради України у доступному для громадян місці. Кореспонденція зі скриньки вилучається працівником структурного підрозділу з питань звернень громадян щоденно та опрацьовується як кореспонденція, що надійшла на адресу Верховної Ради України засобами поштового зв’язку.
160. Звернення в електронній формі (далі - електронне звернення), надіслане на адресу Верховної Ради України, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян шляхом заповнення громадянином електронної форми на веб-порталі "Електронний кабінет громадянина" офіційного веб-сайту Верховної Ради України.
Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.
Електронне звернення без кваліфікованого електронного підпису надсилається у вигляді сканованого або фотографованого письмового звернення з підписом заявника із зазначенням дати.
161. Звернення у паперовій формі, надіслане засобами поштового зв’язку, приймається структурним підрозділом з документального забезпечення і передається до структурного підрозділу з питань звернень громадян нерозконвертованим, без реєстрації.
Конверт, в якому надійшло звернення, передається для опрацювання та зберігається разом із зверненням.
162. Усне звернення викладається громадянами на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку.
Усне звернення, подане за допомогою засобів телефонного зв’язку, приймається централізовано структурним підрозділом з питань звернень громадян у робочі дні з 9 години до 13 години та з 14 години до 17 години, у п’ятницю та передсвяткові дні - до 16 години за номером телефону 044-255-43-12, фіксується за допомогою системи реєстрації і запису телефонних розмов та зберігається у вигляді аудіофайлу, прикріпленого до ЕРКК звернення.
( Пункт 162 в редакції Роз порядження Голови ВР № 200 від 06.03.2023 )
163. У разі якщо заявник не називає свого прізвища, власного імені, по батькові, місця проживання або не надає інших відомостей, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, усне звернення реєструється в ЄАС як анонімне і подальша робота з ним не проводиться.
