Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України

кабінет для роботи дослідників, співробітників та інших користувачів.

Кімнати для роботи з документами повинні бути ізольовані від архівосховищ. Сховище архіву повинні мати запасний вихід.

438. У сховищах архіву забороняється прокладення газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів. Проведення труб немагістрального характеру допускається за умови їх ізоляції, що унеможливлює проникнення викидів з них у сховища.

439. Забороняється розміщувати архівосховища поруч із складськими, виробничими, приміщеннями, де зберігаються вогненебезпечні, хімічні речовини.

440. Зовнішні двері архівосховищ ізолюються металом. У неробочий час вони опечатуються або опломбовуються. Ключі зберігаються в опломбованому футлярі у чергового на контрольно-пропускному пункті.

За зберігання печатки або пломбіратора відповідає особа, відповідальна за архів.

441. На вікнах приміщення архіву, розташованого на першому поверсі, встановлюються відкидні назовні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

442. В архівосховищах забороняються паління, застосування електронагрівальних приладів, розміщення кімнатних квітів, а також зберігання легкозаймистих речовин, вибухонебезпечних предметів, продуктів харчування.

443. Сторонні особи допускаються до архівосховищ лише з дозволу особи, відповідальної за архів в її присутності.

444. У сховищах архіву прокладається схована електропроводка. Застосовується напівгерметична освітлювальна арматура. Світильники, електрощити та розподільні пристрої повинні бути закритого виконання. Розподільні електрощити, запобіжні пристрої та рубильники встановлюються лише поза сховищами. Усе електроустаткування забезпечується заземленням.

445. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи. Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення.

446. Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією.

447. В архіві повинні бути:

інструкція про заходи пожежної безпеки та список осіб, відповідальних за цю роботу;

план евакуації документів і майна, який погоджується з відповідними службами (пожежною, охоронною, технічного нагляду) установи і затверджується її керівником.

448. Заняття із заходів пожежної безпеки та практичних дій під час пожежі проводяться один раз на рік або при зміні особи, відповідальної за архів.

449. Режим зберігання паперових документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря - +17 - 19° C, відносна вологість - 50-55 %.

У приміщеннях з нерегульованим кліматом рекомендується вживати заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення і провітрювання приміщень, використання засобів осушення або зволоження повітря.

450. Температурно-вологісний режим зберігання архівних документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря, які щотижня фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах за формою, наведеною в додатку 36 до цієї Інструкції. У приміщеннях з нерегульованим кліматом показники контролюються два рази на тиждень, а у разі порушення режиму зберігання - щодня.

451. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) встановлюються в головних проходах на стелажах подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Перевіряння роботи вимірювальних приладів здійснюється щороку.

452. Освітлення в сховищах може бути природним і штучним. Не допускається освітлення документів прямим сонячним світлом.

Захист справ від дії світла забезпечується: зберіганням документів у коробках, папках з клапанами, а також у шафах і на стелажах закритого типу; застосуванням на вікнах світлозахисного устаткування (жалюзі, щільні штори, захисні фільтри, фарбування скла тощо).

Як джерела штучного світла застосовуються лампи розжарювання та люмінесцентні лампи в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею.

Рівень освітлення в діапазоні видимого спектра не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги - 20-50 лк, на робочих столах - 100 лк.

453. Приміщення архіву повинні утримуватись у чистоті, в умовах, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів і накопичення пилу більше 0,15 мг/м 2.

454. Для захисту документів від пилу необхідно:

забезпечити максимально можливу герметичність сховищ;

регулярно проводити знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень електропилососом;

проводити систематичне вологе прибирання сховищ;

періодично провітрювати сховища (доцільність провітрювання вирішується з урахуванням вологості зовнішнього й внутрішнього повітря).

455. У разі виявлення в сховищах плісняви, комах і гризунів негайно вживають заходів щодо їх усунення. Санітарно-гігієнічні заходи проводить служба санітарно-епідеміологічного нагляду. Уражені документи ізолюються та піддаються дезінсекції, дезінфекції, дератизації.

456. Архівосховища повинні бути обладнані стаціонарними або пересувними металевими стелажами з дотриманням установленого порядку їх розміщення:

відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;

проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких зберігаються картографічні матеріали, - не менше 1,1 м);

відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;

відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;

відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м;

ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.

457. Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів нестандартного формату визначаються розмірами цих документів.

458. У разі обладнання сховищ дерев'яними стелажами необхідна їх обробка вогнезахисними речовинами.

459. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами, а в приміщеннях без вікон - з урахуванням особливостей приміщення та обладнання.

460. Для роботи на стелажах використовуються сходи-драбини, переміщаються документи на пересувних візках.

460. Як допоміжні засоби зберігання документів в архіві можуть застосовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-купе.

462. В архівах установ, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення у шафах, що зачиняються, розташованих у робочих приміщеннях. Ключі від шаф повинні бути лише в особи, відповідальної за архів.

463. Розміщення справ в архівосховищах повинне проводитися з урахуванням створення оптимальних умов зберігання, щорічного руху справ, оперативного використання документів.

464. Документи, що надходять до архіву, розташовують на стелажах (у шафах) так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці і були розміщені в порядку щорічних надходжень.

465. Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тривалого зберігання та з кадрових питань (особового складу) залежно від можливостей - в окремих архівосховищах або на окремих стелажах. Також окремо розміщуються документи: ліквідованих підвідомчих установ та установ-попередників; ті, що надійшли до архіву в стані розсипу; тимчасового зберігання.

Документи з різними матеріальними носіями інформації зберігаються окремо згідно з режимами зберігання документів для цих видів носіїв інформації. У разі вимушеного зберігання різних документів в одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологи.

466. Документи розміщуються на стелажах, у шафах з використанням первинних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів тощо).

467. Документи з паперовим носієм інформації постійного зберігання вміщують у картонні коробки, футляри. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в'язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в'язок.

468. Зазор між верхньою кришкою коробки і стелажем, що забезпечує циркуляцію повітря, - 5 см, між коробками на полиці - близько 2 см. Товщина в'язок - 20-25 см.

469. На коробки наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються назва фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду та опису, крайні дати та номери справ, уміщених у коробку (в'язку).

470. Коробки і в'язки нумеруються валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

471. Не допускається зберігання документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних штабелях, транспортувальній тарі.

472. Усі архівосховища, стелажі, шафи та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз, зліва направо.

473. З метою закріплення місця зберігання та найбільш оперативного пошуку документів в архіві складаються картки постелажного топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 37 до цієї Інструкції. Картки покажчика складаються на кожний стелаж (шафу) і розташовуються в порядку зростання номерів стелажів (шаф) у межах кожного окремого приміщення. Зміни, що відбуваються в розміщенні документів, повинні вчасно відбиватися в топографічному покажчику.

У разі зберігання в архіві кількох фондів рекомендується створення карток пофондового топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 38 до цієї Інструкції.

Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися також в автоматичному режимі.

474. Справи видаються з архівосховищ для користування ними і для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату тощо.

475. Справи постійного зберігання в тимчасове користування видаються на строк, що не перевищує одного місяця.

Для створення страхових копій та фонду користування справи видаються на строк, визначений у договорі на проведення таких робіт сторонніми установами.

476. Продовження строків перебування документів постійного зберігання в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва установи на підставі письмового звернення користувача про необхідність продовження строку користування документами та підтвердження їх наявності і дотримання умов зберігання документів.

477. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за його межі.

478. Видавання справ у робочі кімнати оформляється на підставі замовлення, складеного за формою, наведеною в додатку 39 до цієї Інструкції.

479. Дослідникам і працівникам інших установ видавання справ для роботи здійснюється на підставі заяви, форма якої наведена в додатку 40 до цієї Інструкції, паспорта або листа відповідної установи і резолюції керівника.

480. Видавання справ у тимчасове користування іншим установам оформляють актами за формою, наведеною в додатку 41 до цієї Інструкції. Акт про видавання справ у тимчасове користування складається у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві та зберігається в справі фонду, інший разом зі справами передається одержувачеві. Акти підписують керівники установ, їх підписи скріплюються печатками установ (за наявності). Після повернення справ в акті робиться відповідна відмітка.

481. Вилучення (виїмка) оригіналів документів (справ) з архіву допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 до цієї Інструкції цієї Інструкції. На місце вилученого документа підшивають засвідчену копію цього документа. Протокол вилучення (виїмки) вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.

482. Видавання справ для проведення архівних робіт з документами (дезінфекція, реставрація, складання довідкового апарату, страхового копіювання тощо) іншим установам здійснюється за формою акта видавання справ у тимчасове користування.

483. Перед видаванням справ перевіряється відповідність шифрів і заголовка справи на обкладинці заголовку справи в описі. Перед видаванням справ та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння справ.

Стан справ, що повертають в архів після користування, перевіряється у присутності особи, яка їх повертає. При виявленні недостачі окремих документів або пошкодженні аркушів складається акт у двох примірниках. Один примірник пред'являється користувачу або керівнику установи, що використовувала документи, для притягнення винних осіб до відповідальності, другий - залишається в архіві.

484. Усі справи, що видаються з архіву, повинні бути належним чином оформлені: мати архівні шифри, аркуш користування архівними документами за формою, наведеною в додатку 42 до цієї Інструкції, засвідчувальний напис справи за формою, наведеною в додатку 43 до цієї Інструкції.

485. Видавання документів з архіву фіксується в окремих реєстраційних книгах:

видавання справ у робочі приміщення співробітникам установи;

видавання справ у тимчасове користування іншим установам;

видавання справ для роботи в приміщенні архіву.

Книги видавання справ з архівосховища ведуться за формою, наведеною в додатку 44 до цієї Інструкції.

486. У разі видавання справ зі сховища на місце справи, що видається, підкладається картка-замінник справи за формою, наведеною в додатку 23 до цієї Інструкції. При поверненні справи у сховище картка-замінник вилучається і зберігається до чергової перевірки наявності та стану справ.

487. З архівосховища не видають:

оригінали документів за наявності копій фонду користування;

оригінали унікальних документів (можуть бути видані лише працівникам державної архівної установи (архівного відділу міської ради) або представникам спеціалізованих закладів для проведення реставраційних робіт або спеціальних досліджень носіїв інформації та зовнішніх ознак документів);

документи, що перебувають у незадовільному фізичному стані (за винятком видавання для проведення невідкладних реставраційно-ремонтних робіт);

документи, що не пройшли науково-технічного опрацювання;

документи під час проведення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставраційних та інших видів робіт з ними, під час ремонту приміщень сховищ, переміщення документів, у разі настання надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру.

488. Вилучати окремі документи зі справ забороняється, крім випадків, зазначених у пункті 14 цієї Інструкції.

489. Переміщення документів за межі архіву потребує вжиття заходів, що забезпечують їх надійну збереженість. Під час транспортування документів поза межами архіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища - пилу, вологи, світла, механічних пошкоджень. За межі установи документи вивозять лише в упакованому вигляді та в закритому транспорті.

490. Перевіряння наявності та стану справ проводиться з метою встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення.

491. Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до ЦДАВО України. Перевіряння справ з кадрових питань (особового складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.

492. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.

493. Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:

переміщення справ в інше сховище;

ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

зміни завідувача архівом особи, відповідальної за архів;

припинення установи.

494. Перевіряння проводиться особою, відповідальної за архів або комісією в складі 3-5 осіб, призначеною Головою ДСА України. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів з підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.

495. Фізичний стан справ оцінюється шляхом їх візуально перегляду. У процесі перевіряння фізичного стану підлягають виявленню:

документи, уражені цвіллю, комахами;

документи з пошкодженням основи;

документи з пошкодженням тексту;

вологі документи.

496. Справи, що видавалися в структурні підрозділи, робочі кімнати архіву і в тимчасове користування, перевіряються за книгами видавання справ із архівосховища та актами видавання справ у тимчасове користування.

497. Під час перевірки наявності та стану справ необхідно дотримуватися таких правил:

зберігати порядок розташування справ на стелажах, у коробках, папках;

підкладати на відповідні місця виявлені неправильно підкладені справи;

вилучати не внесені в описи справи;

вилучати та ізолювати пошкоджені біологічними шкідниками справи.

498. Під час перевіряння наявності та стану документів забороняється:

робити будь-які позначки, виправлення, записи в облікових документах;

вносити до опису необліковані одиниці зберігання.

499. Стан справ фіксується в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 45 до цієї Інструкції, потім - в акті про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою, наведеною в додатку 46 до цієї Інструкції. У цих документах міститься інформація про загальну кількість справ за описами, кількість наявних справ, про невиявлені справи, про справи, видані в тимчасове користування, пошкоджені справи, справи, що потребують дезінфекції, дезінсекції, реставрації, палітурних робіт або підшивки, відновлення згасаючих текстів.

500. Аркуш перевіряння складається безпосередньо в ході перевіряння наявності справ у фонді на кожний опис окремо. Під час перевіряння невеликих за обсягом фондів допускається складення одного аркуша на всі описи.

У разі виявлення в ході перевіряння недоліків, не передбачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться додаткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів відповідно змінюються назви граф.

Після закінчення роботи аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у межах кожного перевіряння і підписуються працівником, який проводив перевіряння наявності. Акт і аркуш перевіряння вміщують до справи фонду або формують як окремий том і зберігають разом зі справою фонду як додаток до неї.

501. На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного фонду в цілому, який затверджується керівником установи та вміщується у справу фонду.

Згідно з актами перевіряння наявності та стану справ проводиться робота з усунення виявлених недоліків.

502. Після закінчення перевірки наявності та стану справ в опису після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено" і зазначається дата перевірки. Запис засвідчується особою, відповідальною за архів.

Якщо під час перевіряння в опису виявлені літерні, вільні, повторні і пропущені номери справ, не зазначені у підсумковому запису, то він перескладається з посиланням на відповідний аркуш перевіряння наявності та стану справ.

503. Виявлені необліковані документи передаються завідувачеві архівом (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем і актом перевіряння наявності. Після цього справа(и) описується(ються), а в облікових документах фіксуються відповідні зміни.

504. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 47 до цієї Інструкції. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення.

Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги, щодо неможливості відновлення основи документа та використання текстової і зображувальної інформації.

Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 25 до цієї Інструкції, схвалюється ЕК установи та подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.

Остаточне рішення про вилучення документів з НАФ приймає ЦЕПК Укрдержархіву.

У разі погодження ЦЕПК Укрдержархіву акта про вилучення документів з НАФ та його затвердження керівником установи архів установи вносить зміни в облікові документи архіву.

505. Якщо в ході перевіряння встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:

вивчають усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;

організовують розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;

перевіряють справи фондів, що знаходяться поруч;

переглядають правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;

вивчають справу фонду - акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.

506. Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.

Підсумки розшуку фіксуються в графі "Примітка" аркуша перевіряння наявності та стану справ.

507. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 48 до цієї Інструкції.

508. Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 49 до цієї Інструкції, та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує особа, відповідальна за архів та затверджує керівник установи. На підставі акта справи знімаються з обліку.

Якщо виявлено нестачу справ (документів), внесених до НАФ, акт подається на розгляд Комісії з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву разом з довідкою про проведені заходи щодо їх розшуку.

На підставі акта, погодженого Комісією з контролю за наявністю, станом та розшуком документів державного архіву, документи НАФ знімаються з обліку.

509. Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін в облікові документи і подання відповідних відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК державного архіву.

510. Документаційний фонд ДСА України складають:

документи постійного (довічного) зберігання, які є складовою частиною НАФ;

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

документи тимчасового зберігання (до 10 років включно).

Строки зберігання документів встановлюються на підставі експертизи їх цінності; порядок експертизи цінності документів визначається в пунктах 324-353 цієї Інструкції.

511. Архівний фонд ДСА України складається з документів, створених у процесі її діяльності.

512. Структурною та класифікаційною основою архівного фонду є справа. Справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною, хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку.

Усередині архівного фонду ДСА України справи групуються за хронологічно-структурною схемою систематизації (за роками створення документів, а в межах кожного року - за структурними підрозділами).

513. Документи з кадрових питань (особового складу) систематизуються відособлено і включаються в окремий опис за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ). На особові справи звільнених працівників може складатися окремий опис.

514. Кожний архівний фонд має свій номер і назву, що відповідає офіційній назві фондоутворювача. Якщо установа-фондоутворювач передає справи на постійне зберігання до державної архівної установи (архівного відділу міської ради), номер фонду присвоює відповідний архів. Цей номер присвоюється під час першого надходження документів і не змінюється.

Якщо установа не передає документи на постійне зберігання, вона самостійно присвоює номери фондам, що зберігаються в архіві установи.

515. Облік здійснюється з метою збереженості та контролю за наявністю і рухом документів шляхом визначення кількості і складу в установлених одиницях обліку і фіксації (реєстрації) приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу та їх загальної кількості в облікових документах.

516. Під обліковим документом розуміється документ установленої форми, що фіксує надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Облікові документи повинні зберігатись у робочій кімнаті особи, відповідальної за архів у сейфі або металевій шафі, що опечатується.

Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву в присутності особи, відповідальної за архів. Облікові документи архіву (крім описів) користувачам не видаються.

517. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві ДСА України, у тому числі копії фонду користування (за наявності), описи справ.

518. Архів ДСА України здійснює централізований облік фондів і документів. За наявності кількох архівосховищ облік також ведеться в кожному архівосховищі.

519. Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку й ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів архівного фонду, опису, одиниці зберігання.

520. Основними обліковими одиницями для документів незалежно від матеріального носія інформації є архівний фонд (архівна колекція), одиниця зберігання (од. зб.).

521. Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа (див. пункт 517 цієї Інструкції).

522. Неописані документи (розсип) обліковують у неописаних (умовних) одиницях зберігання (із розрахунку 250 аркушів в одній умовній одиниці зберігання).

523. Систему облікових документів архіву складає комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, створених на єдиних методологічних та методичних засадах.

524. Облік документів в архіві ведеться за основними та допоміжними обліковими документами.

525. До основних облікових документів належать:

книга надходження та вибуття документів;

список фондів;

справа фонду;

описи справ;

реєстри описів.

526. Для централізованого державного обліку документів НАФ складається паспорт архіву.

527. Обліковим документом для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву, є номенклатура справ.

528. У книзі обліку надходження та вибуття документів архіву, форма якої наведена в додатку 50 до цієї Інструкції, ведеться облік усіх справ, прийнятих архівом від структурних підрозділів організації, вилучених для знищення, переданих до державного архіву (архівного відділу міської ради) та отриманих від інших установ. Кожне надходження та вибуття позначаються самостійним номером. Якщо документи фонду надходять до архіву вперше, то номер фонду зазначається в книзі після надання йому номера за списком фондів. Якщо документи, що надійшли, є частиною фонду, що вже зберігається в архіві, то у відповідній графі книги наводиться номер, що був наданий цьому фонду раніше.

На перше січня кожного року в книзі надходження та вибуття документів укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

Книга обліку надходження та вибуття документів є підставою для складання паспорта архіву.

529. Описи справ є первинними обліковими документами для поодиничного і сумарного обліку справ постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (з особового складу), що складаються відповідно до вимог, визначених у пунктах 361-372 та 383-432 цієї Інструкції.

Поодиничний облік здійснюється шляхом закріплення за кожною справою (одиницею зберігання) самостійного номера, а сумарний - складенням підсумкового запису до опису, який є підставою для ведення інших облікових документів.

Усі зміни в обсязі справ в опису, пов'язані з вибуттям, надходженням, об'єднанням або розформуванням справ, відображаються в підсумковому запису до зведеного або закінченого опису з посиланням на документ, що підтверджує ці зміни.

Описи справ структурних підрозділів є обліковими документами до складення річного розділу відповідного зведеного опису. Описи структурних підрозділів постійного зберігання, що передають свої документи до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), зберігаються у справі фонду до передавання документів за ці роки на зберігання до відповідних архівних установ. Якщо установа не передає документи постійного строку зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міських рад), то описи справ структурних підрозділів вміщуються у справу фонду.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) зберігаються до погодження річного розділу зведеного опису справ ДСА України з кадрових питань (особового складу) з ЕПК ЦДАВО України.

530. Форму реєстру описів, що ведеться в архіві ДСА України, наведено в додатку 51 до цієї Інструкції.

Описи вносять до реєстру в хронологічній послідовності їх надходження під відповідним порядковим номером. У реєстрі описів фіксуються основні відомості про склад кожного опису, що надійшов до архіву: номер фонду, номер опису, кількість описаних у ньому справ, кількість аркушів в опису і кількість його примірників.

531. Паспорт архіву ДСА України складається за формою, наведеною в додатку 52 до цієї Інструкції щороку у двох примірниках, один з яких надсилається ЦДАВО України не пізніше 01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

532. Номенклатура справ установи застосовується для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно), що надійшли для зберігання до архіву за рішенням керівника. Для сумарного обліку справ усіх категорій до номенклатури справ складається підсумковий запис. При цьому пошуковим індексом для них буде скорочення "Н" (номенклатура), через тире - чотири цифри діловодного року та порядковий номер справи, наприклад:

Н - 2014, спр. № 21.

533. Описи і номенклатури справ, що їх заміняють, в архіві зберігаються:

за порядком номерів фондів;

усередині фондів - за групами справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

Усередині зазначених груп описи і номенклатури справ, що їх заміняють, розміщуються зліва направо в порядку зростання їх валової нумерації. Описи кожного фонду (у разі потреби - і кожної групи справ) відділяються один від одного картонними розподільниками з відповідними позначками.

534. Обов'язковими типами архівних довідників є описи, номенклатури, а також історична довідка до архівного фонду ДСА України.

535. Архівні описи справ є базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, послуговуються пошуковими даними, закріпленими описом справ: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.

Опис складається з описових статей, підсумкового запису, засвідчувального напису і довідкового апарату до опису.

Порядок складання архівних описів визначено в пунктах 383-432 цієї Інструкції.

536. Номенклатури справ використовуються в архіві для визначення складу, змісту та місцезнаходження документів тимчасового (до 10 років) строку зберігання.

537. Архів складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.

Історичну довідку до фонду складають під час першого надходження документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей період часу.

Під час складання історичної довідки використовують інформацію, що міститься в передмові до річних розділів опису.

538. Історична довідка складається із трьох частин: історії фондоутворювача, історії фонду, характеристики документів фонду.

539. У першій частині історичної довідки в хронологічній послідовності наводять такі відомості:

дата створення установи (з посиланням на акти);

підпорядкованість, завдання, функції, напрями діяльності установи відповідно до її уставу (положення про установу), їх зміни;

структура установи та мережа підлеглих установ (за наявності);

система або галузь, до складу якої належить установа на момент створення довідки;

зміни в структурі установи (створення, реорганізація, перейменування, ліквідація структурних підрозділів, у діяльності яких утворилися документи постійного зберігання, включені в опис із зазначенням дат і посиланнями на акти; реорганізація установи, зміни мережі підлеглих (що входять до складу, системи) установ із зазначенням дат і посиланнями на нормативно-правові акти);

причина, підстава та дата припинення установи з посиланням на відповідний акт.

540. У другій частині історичної довідки висвітлюють історію фонду та подають таку інформацію:

дата першого надходження документів фонду до архіву установи, їх обсяги та крайні дати;

відомості про формування та зберігання документів до моменту їх надходження до архіву установи (період та умови формування, зміни права власності на документи тощо);

зміни у складі та обсязі фонду та їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);

особливості формування, описування і систематизації документів;

відомості про документи з кадрових питань (особового складу), інші категорії документів, а також про місце їх зберігання;

ступінь збереженості документів фонду;

відомості про склад довідкового апарату до фонду;

відомості щодо використання документів фонду (публікації, в яких використана документна інформація або опубліковані самі документи);

умови, які регулюють доступ до документів та використання відомостей, що в них містяться (якщо доступ обмежений на визначений строк, зазначають дати, коли буде знято ці обмеження);

дата першого передавання справ на постійне зберігання до державної архівної установи.

541. У третій частині подають відомості про:

склад та зміст справ, уключених до опису (характеристика типових груп справ за їх змістом, видами та різновидами документів), про види носіїв інформації;

особливості формування та систематизації нетипових справ (відомості про документи, що виходять за хронологічні межі фонду, справи, сформовані з документів за два роки або більше тощо);

повноту складу справ, уключених до зведеного опису, причини відсутності тих чи інших документів і справ;

особливості фізичного стану окремих документів і справ (задовільний, незадовільний).

542. В історичній довідці обов'язкові посилання на архівні документи (із зазначенням номерів фонду, опису, справи, аркушів). Посилання розташовують у нижній частині відповідних аркушів під основним текстом.

543. Історичну довідку до фонду (продовження до історичної довідки) підписує особа, відповідальна за архів в ДСА України.

544. Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

ДСА України історичну довідку (продовження до історичної довідки) подає на розгляд ЕПК ЦДАВО України одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.

545. Основними формами використання відомостей, що містяться в архівних документах, є:

інформування користувачів (керівництва та структурних підрозділів ДСА України, державних органів, інших зацікавлених установ, громадян) про наявність в архіві документів та їх зміст;

виконання запитів громадян та установ;

надання документів користувачам для роботи в архіві установи;

видавання документів у тимчасове користування поза архівом;

використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаціях.

546. Інформаційне забезпечення користувачів передбачає виявлення архівом запитуваних відомостей та підготовку і надання відповідних документів.

547. Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити й запити соціально-правового характеру.

548. Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

549. Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення:

за документами архіву - до 30 днів включно;

з використанням тільки довідкового апарату архіву - до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов'язково повідомляють заявника.

Пересилання непрофільних запитів за їх належністю в інші установи або архіви, а також інформування про це заявника повинно здійснюватися протягом 5 днів із дати реєстрації звернення. При цьому загальний строк вирішення питання, порушеного у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

550. Архівні довідки складають за встановленою формою, наведеною в додатку 53 до цієї Інструкції, на спеціальних бланках або бланках установи.

Довідки про заробітну плату складають за формами, встановленими державними органами соціального захисту населення.

Підставою для складання архівних довідок є оригінали і засвідчені копії документів, що зберігаються в архіві.

Якщо виконання звернення потребувало використання незасвідчених копій документів, у тексті довідки роблять відмітку: "незасвідчена копія".

У довідці наводять назви, дати й номери використаних документів та подають наявні в цих документах відомості щодо питання звернення. Інформацію викладають у хронологічній послідовності подій. За потреби дозволяється наводити витяги з документів (у лапках). Найменування установ у тексті архівних довідок при першому згадуванні пишуть повністю, зазначаючи у дужках офіційні скорочення, при наступних - вживають лише скорочення.

У разі різночитання імен, прізвищ тощо наводять те написання, що вживається в документі, з позначкою "Так у документі".

У довідку включають тільки ті відомості, що містяться в документах.

Після тексту в архівній довідці подають архівні шифри документів (пошукові дані), що слугували підставою для складання архівної довідки (номери фондів, описів і справ, а також номери аркушів у справі).

Архівну довідку підписують заступник Голови ДСА України згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови і особа, відповідальна за архів ДСА України.

Архівну довідку про заробітну плату підписує також начальник управління бухгалтерського обліку та звітності.

Засвідчують архівну довідку гербовою печаткою ДСА України. Другий примірник архівної довідки засвідчує особа, відповідальна за архів. Цей примірник долучають до справ архіву згідно з номенклатурою справ.

551. Архівні копії та витяги видають відповідно до запитів. Ідентичність копій і витягів оригіналам засвідчується підписом особи, відповідальної за архів і гербовою печаткою ДСА України.

Витяги створюють, якщо архівні документи містять відомості з кількох не пов'язаних між собою питань. Кожен витяг має точно та повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Якщо окремі частини оригіналу документа (слова, вислови, виправлення) важко розібрати або ж вони викликають сумнів у справжності, у відповідних місцях витягу роблять примітки: "Так у документі", "У тексті нерозбірливо".

Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп'ютерної техніки, оформлюють на бланках ДСА України, зазначаючи відповідну назву документа - "Архівна копія", "Архівний витяг" (додатки 54, 55 до цієї Інструкції).

Назву, дату та номер оригіналу документа відтворюють повністю. Після тексту архівної копії (витягу) подають архівний шифр (пошукові дані) документа. Якщо обсяг архівної копії (витягу) перевищує один аркуш, архівний шифр (пошукові дані) вказують на звороті кожного аркуша.

При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк ДСА України не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп "Копія". Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з'єднання аркушів засвідчують підписом особи, відповідальної за архів та відбитком печатки ДСА України.

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними Головою ДСА України.

552. Архівні довідки, копії та витяги можна видавати на руки заявникам під розписку за умови пред'явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу. Родичам або довіреним особам зазначені документи видають у разі пред'явлення нотаріально завіреної довіреності.

Одержувач архівної довідки, копії або витягу розписується на другому примірнику одержуваного документа, а також зазначає там дані паспорта (іншого документа, що посвідчує особу). Цей примірник залишається у справах архіву.

553. Допускається вилучення з архівних справ і видавання власникам або їх родичам оригіналів особових документів (трудових книжок, свідоцтв, дипломів, атестатів тощо), які власник не отримав свого часу. Оригінали особових документів повертають на підставі письмових заяв власників, з дозволу Голови ДСА України. Вилучений документ замінюють копією. В облікові документи вносять необхідні відмітки. Оригінали особових документів надсилають заявнику цінним листом або видають на руки - під розписку на копіях документів та за умови пред'явлення документа, що посвідчує особу. Уповноважені особи додатково пред'являють нотаріально засвідчену довіреність.

554. У разі відсутності в архіві запитуваних відомостей складають негативну відповідь, яку оформлюють на бланку листа ДСА України. У такій відмові вказують на факт відсутності в документах архіву відомостей, що цікавлять заявника, та дають рекомендації, куди слід звернутися за необхідною інформацією.

Якщо відсутність документів в архіві ДСА України зумовлена їх втратою або знищенням, текст листа засвідчують гербовою печаткою ДСА України.

555. Справи видаються з архіву ДСА України в тимчасове користування структурним підрозділам установи та іншим установам.

556. Для роботи з документами користувачам виділяються окремі приміщення або обладнуються робочі місця безпосередньо в кімнатах архіву.

557. Для роботи в архіві користувачі допускаються на підставі документів, зазначених у пунктах 478, 479 цієї Інструкції.

558. Дозвіл для роботи в архіві користувачам інших установ та громадянам протягом необхідного строку дає Голова ДСА України. Як правило, цей строк становить не більше одного року. За потреби продовжити строк роботи в архіві користувач оформляє новий лист або заяву.

559. Архів надає користувачам для використання у тому числі для виготовлення копій, витягів відкриті документи, що обліковані та пройшли науково-технічне опрацювання, мають довідники та інші пошукові дані.

560. Відмова або відстрочення у видачі документів користувачам допускається у випадках, зазначених у пункті 487 цієї Інструкції.

561. Відмову оформлюють у письмовій формі із зазначенням її причини, строку дії обмеження, підстав обмеження, а також порядку оскарження відмови.

562. На кожного користувача в читальному залі архіву, крім працівників установи, заводять особову справу, в яку вміщують заяву, лист установи, що його направила, замовлення на видання справ та їх копіювання.

563. Видавання справ у тимчасове користування іншій установі оформлюють у порядку, зазначеному у пунктах 482, 483 цієї Інструкції.

564. Річне планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Річний план складається за формою, наведеною в додатку 56 до цієї Інструкції.

Плани підписує особа, відповідальна за архів і затверджує Голова ДСА України.

565. Архів складає графік приймання справ від структурних підрозділів, який підписує особа, відповідальна за архів. Графік узгоджується з керівниками структурних підрозділів та затверджується Головою ДСА України.

Графік включає найменування структурних підрозділів, у діяльності яких створюються архівні документи, строк їх приймання, назви посад та ініціали, прізвища осіб, відповідальних за передавання документів до архіву.

В установах, що не мають структурного поділу, графік приймання справ в архів установи не складається.

566. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Звіт складається за аналогічною формою плану, а також з додаванням видів робіт, що виконані поза планом, та відомостей про виконання графіка. Останні включаються в кінці звіту окремими розділами.

Звіти підписуються особою, відповідальною за архів.

567. Архів спільно зі службою діловодства здійснюють контроль:

за станом архівів і організацією документів у діловодстві в територіальних управліннях ДСА України, державних підприємствах, що належать до сфери управління ДСА України;

за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах ДСА України, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.

568. Перевіряння в підвідомчих установах проводяться не рідше одного разу на п'ять років, а в структурних підрозділах ДСА України - не рідше одного разу на рік. Допускається проведення позапланових перевірок та контрольних перевірок.

569. За підсумками перевіряння складається довідка або доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, у якій аналізується стан роботи архівів і діловодства, пропонуються заходи щодо усунення виявлених недоліків і подальшого поліпшення роботи. За підсумками перевіряння може видаватися наказ.

570. Передавання документів ДСА України на постійне зберігання до ЦДАВО України здійснюється щороку після закінчення граничних строків зберігання в архіві ДСА України, зазначених у пунктах 380-382 цієї Інструкції.

571. Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом спільно з представником ЦДАВО України проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом ДСА України.

572. Документи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в порядку, визначеному в пунктах 392-394 цієї Інструкції.

Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про ДСА України та її документи або продовження історичної довідки.

573. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 57 до цієї Інструкції, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до ЦДАВО України, а другий залишається у справі фонду архіву ДСА України.

574. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві ДСА України.

575. Якщо при прийманні-передаванні виявлено невідповідність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводяться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

На відсутні справи складається акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 48 до цієї Інструкції, та надається довідка про проведені заходи щодо їх розшуку.

576. Номери відсутніх справ застерігаються в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання.

577. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи.

578. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.

579. Під час зміни особи, відповідальної за архів приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом, наведеним у додатку 58 до цієї Інструкції.

580. Для приймання-передавання архіву наказом Голови ДСА України призначається комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.

581. Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан:

справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу);

облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

печаток і штампів, якими користується архів;

стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації;

умов зберігання документів.

582. Акт приймання-передавання справ під час зміни особи, відповідальної за архів, підписується особами, які здають і приймають справи, членами комісії та затверджується Головою ДСА України.

583. У випадку виявлення нестачі справ, обладнання та інвентарю архіву, комісія негайно інформує Голову ДСА України для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна архіву.

584. Порядок передавання та подальшого користування документами у разі припинення установи передбачається в розпорядчому документі про її припинення.

Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна.

585. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.

586. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.

587. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.

588. Якщо функції установи, що реорганізується, передаються декільком іншим установам, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються її органу вищого рівня.

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.

589. У разі реорганізації установи, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.

590. У випадку банкрутства установи передавання її документів для подальшого зберігання здійснюється в порядку, встановленому Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".