Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України

224. Службовий документ, отриманий або створений ДСА України, у тому числі для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду ДСА України з моменту його реєстрації.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

225. Під час реєстрації документів необхідно дотримуватися таких вимог:

документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;

документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);

документи реєструються лише один раз (вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час), створювані - у день підписання або затвердження);

у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;

документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора й змісту документів;

226. У ДСА України окремо реєструються:

вхідна кореспонденція;

нормативно-правові акти, що надійшли до ДСА України;

накази з основної діяльності;

накази з кадрових питань (особового складу);

накази з надання відпусток;

накази про відрядження;

накази про дисциплінарні стягнення;

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

договори;

документи з грифом "Для службового користування";

звернення громадян;

запити на інформацію.

227. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) та документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису реєструються в автоматизованій системі документообігу, де зазначається спосіб доставки документа. Надходження оригіналу відповідних документів фіксується в автоматизованій системі документообігу, в якій зазначається дата надходження оригіналу, на документі проставляється реєстраційний штамп і відповідний номер документа. Оригінали таких документів передаються в установленому порядку головному виконавцю.

228. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції, наказів з основної діяльності, протоколів і рішень колегіальних органів, здійснюється централізовано службою діловодства.

Не підлягають реєстрації службою діловодства документи, зазначені в додатку 13 до цієї Інструкції.

229. Реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян, запитів на публічну інформацію здійснюється у відділі контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю.

Накази з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення та договори, порядок укладання яких регулюються законодавством про працю, реєструються в кадровій службі.

Договори про співпрацю з міжнародними організаціями реєструються в управлінні забезпечення діяльності керівництва ДСА України, інші договори - в юридичному управлінні.

Акти ревізій фінансово-господарської діяльності реєструються у відділі аудиту.

У структурних підрозділах ДСА України ведеться облік кореспонденції та інших службових документів, отриманих для опрацювання та виконання.

230. Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

231. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою чи тире. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений у ДСА України.

Для вхідних та вихідних документів у ДСА України реєстраційний індекс складається з індексу структурного підрозділу, чергового порядкового номера в межах відповідної групи документів та двох останніх цифр поточного року, наприклад: 11-25777/16, де 11 - індекс структурного підрозділу, 25777 - порядковий номер, 16 - дві останні цифри поточного року.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-16 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера в межах року. З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.

Для наказів ДСА України реєстраційний індекс складається:

для наказу з основної діяльності - з порядкового номера, наприклад: 1;

для наказу з кадрових питань (особового складу) - з порядкового номера та літери "к", наприклад: 1 к;

для наказу з надання відпусток - з порядкового номера та літери "в", наприклад: 1 в;

для наказу про відрядження - з порядкового номера та цифри "05" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/05;

для наказу про дисциплінарні стягнення - з порядкового номера та цифри "06" через правобічну похилу риску, наприклад: 1/06.

232. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 51/82 - для спільних розпорядчих документів або 03-11/750/02-04/248 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

233. У разі застосування автоматизованої форми реєстрації документів може використовуватися штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується в межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланка, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів - 73 мм від початку першого реквізиту, з поздовжнім - 77 мм.

234. В установах може застосовуватись одна з трьох форм реєстрації документів - журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

У ДСА України застосовується автоматизована форма реєстрації документів.

235. Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік, використовуючи форми журналів, наведені в додатках 14, 15 до цієї Інструкції.

236. Карткова форма реєстрації документів передбачає заповнення реєстраційно-контрольних карток, з яких формуються довідкові і контрольні картотеки.

237. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронній формі, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних для використання працівниками інформації про всі документи і місце їх розташування.

238. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка, форму якої наведено в додатку 16 до цієї Інструкції, із зазначенням обов'язкових реквізитів, що наведені в додатку 17 до цієї Інструкції.

Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою.

239. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву ДСА України в день їх надходження або наступного робочого дня в разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно, але не пізніше ніж через одну годину після їх отримання.

240. Документи, розглянуті керівництвом ДСА України, повертаються з резолюцією щодо їх виконання в службу діловодства, яка здійснює сканування та передачу документів для виконання.

241. Документ, виконання якого доручено кільком структурним підрозділам, передається виконавцям одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим, або навпроти прізвища якого зазначено слово "скликання". Оригінали документів, що перебувають на особливому контролі зберігаються в службі діловодства.

242. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Для виконання документи передаються особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під підпис у відповідному реєстрі передавання документів із зазначенням дати та часу передавання/отримання.

243. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через службу діловодства, яка проставляє відповідні відмітки в реєстраційних формах.

Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі.

244. За виконання документа відповідають особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюціях керівництва ДСА України, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок підготовки, погодження проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

245. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву ДСА України, у деяких випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

246. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу діловодства про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.

247. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

248. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва ДСА України.

249. Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, надання відповідей на запити, звернення, а також на кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, розпорядчі документи та доручення керівництва ДСА України, рішення колегії ДСА України, запити на публічну інформацію.

250. Організацію контролю за виконанням здійснює заступник Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови ДСА України.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ контролю та організаційної роботи управління організаційного забезпечення та контролю (далі - служба контролю).

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

251. Типові строки виконання документів встановлюються нормативно-правовими актами, а індивідуальні - розпорядчим документом ДСА України або резолюцією керівництва ДСА України.

Строки виконання основних документів наводяться в Додатку 18 до цієї Інструкції.

252. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається робочий день перед неробочим днем.

253. Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 28 календарних днів з дня його реєстрації в ДСА України.

Завдання, визначене у службовому документі, виконується в установлений строк.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

254. У ДСА України визначаються такі типи контролю:

ОК - "Особливий контроль" - до актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, рішень з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документів та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію;

КГ - "Контроль Голови ДСА України" - до документів, які потребують додаткового інформування Голови ДСА України;

ЗК - "Звичайний контроль" - до інших документів, в яких встановлено завдання й контроль щодо яких здійснюється безпосередньо у структурних підрозділах.

Документи з типом контролю "КГ" доповідаються відповідно до резолюції Голови ДСА України "Прошу інформувати" протягом п'яти днів для документів з терміном виконання до 28 днів, протягом двох днів - для документів з терміном виконання до 14 днів.

255. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

256. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою Голови ДСА України або його заступників, а в разі їх відсутності - посадової особи, яка їх заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за п'ять днів до закінчення встановленого строку в документах з терміном виконання до 28 днів, а щодо документа з терміном виконання до 15 днів - за два дні до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата й підпис. Відповідні зміни вносяться до автоматизованої системи документообігу.

257. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Голови ДСА України або його заступників.

Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

258. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу.

Документи, що перебувають на контролі, групуються в автоматизованій системі документообігу за строками виконання документів, виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази ДСА України, рішення колегії тощо).

На один контрольований документ може бути заведено кілька контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

У разі якщо визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.

259. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця, вносяться до контрольної картки у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

260. Автоматизований контроль за виконанням документів є складовою системи автоматизованої системи документообігу.

261. Контроль за ходом виконання документів здійснюється на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на поточний та наступний день - щоденно;

завдань на поточний тиждень - щотижнево щочетверга.

Переліки зазначених завдань надсилаються службою контролю головним виконавцям електронною поштою на електронну адресу керівництва ДСА України, керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство у структурному підрозділі за формою, наведеною в додатку 19 цієї Інструкції.

262. Службою контролю щоденно складаються й подаються Голові ДСА України та його заступникам до 11:00 переліки документів, невиконаних у встановлений строк та до 16:00 - переліки документів, щодо яких існує загроза порушення строків виконання.

Головні виконавці зобов'язані щоденно подавати до служби контролю інформацію:

до 10:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких сплив (прострочених);

до 15:00 - про стан виконання документів, строк виконання яких наступає на поточний та наступний дні.

263. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними й знімаються з контролю після виконання завдань, запитів і повідомлення заінтересованим установам та особам про результати або після іншого підтвердження виконання.

Зняти документ з контролю може тільки Голова ДСА України, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до контрольної картки в автоматизованій системі документообігу:

службою контролю - щодо документів, віднесених до типу контролю "ОК" - "Особливий контроль";

відповідальними за діловодство у структурному підрозділі - щодо документів, віднесених до типу контролю "ЗК" - "Звичайний контроль".

264. Днем виконання завдань, передбачених актами органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнями вищих посадових осіб, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, запитів, звернень, а також кореспонденції Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, міністерств та інших органів державної влади, розпорядчих документи та доручень керівництва ДСА України, рішень колегії ДСА України, запитів на публічну інформацію інформацію вважається день реєстрації в ДСА України вихідних документів про виконання завдань.

265. Виконані документи подаються на підпис керівництва ДСА України за п'ять днів до закінчення строку їх виконання з метою залишення певного часу на їх доопрацювання за рішенням керівництва.

266. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається Голові ДСА України у вигляді зведень про виконання документів за формою, наведеною в Додатку 20 цієї Інструкції.

267. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням інформації, внесеної до автоматизованої системи діловодства.

Для підвищення ефективності роботи пошукової системи в автоматизованій системі діловодства службою діловодства розробляються класифікаційні довідники (видів документів, кореспондентів, виконавців, резолюцій тощо).

268. Також в автоматизованій системі діловодства пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключове слово або фраза). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

269. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службами.

270. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства ДСА України відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (зі змінами).

271. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису.

У разі надсилання факсограм необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок надсилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються наказом ДСА України.

272. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

273. Вихідні документи в ДСА України опрацьовуються й надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.

274. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у справах ДСА України;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

275. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті зазначається адреса, за необхідності проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться в конверті.

276. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

277. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства в такі години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16:00;

п'ятниця - до 15:00.

278. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

У ДСА України складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (далі - структурні підрозділи) (додаток 21) і зведена номенклатура справ ДСА України (додаток 22).

279. Зведена номенклатура справ ДСА України складається службою діловодства ДСА України. Методична допомога у складанні номенклатур справ структурних підрозділів надається особою, відповідальною за архів у ДСА України.

280. Під час складання номенклатури справ у ДСА України використовується структурний принцип її побудови.

Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (управління організаційного забезпечення та контролю, юридичне управління, управління з питань персоналу, планово-фінансове управління тощо). При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба діловодства, наступними розділами - структурні підрозділи, у послідовності згідно зі штатним розписом а наприкінці зазначаються справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів установи (колегії, комісій, рад).

281. Під час розроблення номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність установи в цілому. При цьому використовуються положення (статути) про установу та її структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання установи на наступний рік.

282. Номенклатури справ структурних підрозділів ДСА України розробляються не пізніше 15 листопада поточного року особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується особою, відповідальною за архів у ДСА України.

283. У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають усі документовані ділянки й питання діяльності установи, а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

284. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням Експертної комісії (далі - ЕК) установи до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

285. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

286. Зведена номенклатура справ ДСА України складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

287. Номенклатури справ ДСА України та її структурних підрозділів оформлюють так, як визначено далі.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 05-10, де 05 - індекс самостійного відділу, 10 - порядковий номер справи, або 04.1-08, де 04.1 - індекс відділу у складі управління, 08 - порядковий номер справи.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин), які мають чітко, у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція", "фінансова документація" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з яким пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов'язаних одним конкретним питанням та послідовністю ведення діловодства (судові, слідчі, особові тощо), вживають термін "справа", наприклад: "Особова справа Петренка Володимира Івановича".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани-графіки, анкети, довідки тощо) про проведення огляду стану діловодства та зберігання у структурних підрозділах ДСА України". Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа. У такому разі видовий склад документів не зазначають, наприклад: "Документи до протоколів засідань колегії ДСА України".

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Накази з основної діяльності ДСА України".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і стислий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження паспортів бюджетних програм".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з територіальними управліннями ДСА України з питань забезпечення діяльності судів".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Державної судової адміністрації України на 2015 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Державної судової адміністрації України за 2015 рік.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: "Накази з основної діяльності за 2014 рік (копії)".

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за типовими (галузевими) переліками документів із зазначенням строків їх зберігання.

Допускається посилання на ряд статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕПК відповідного державного архіву. Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності). При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строк зберігання встановлено" (назва ЕПК державного архіву, протокол від ___ № ___); "Строк зберігання встановлено" (назва ЕК органу вищого рівня, протокол від ___ № ___".

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі й для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

288. Номенклатура справ ДСА України підписується керівником служби діловодства, візується особою, відповідальною за архів ДСА України та схвалюється ЕК ДСА України.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, у подальшому подають свою номенклатуру справ на розгляд Експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування яких вони перебувають.

ДСА України подає свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України).

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності).

Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.

289. Погоджена ЕПК відповідного державного архіву номенклатура справ затверджується керівником установи.

290. Номенклатура справ установи складається в чотирьох примірниках. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву ДСА України для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до відповідної державної архівної установи, або органу вищого рівня.

291. Номенклатура справ структурного підрозділу ДСА України складається у двох примірниках. Один примірник номенклатури передається службі діловодства.

Для використання в роботі структурні підрозділи ДСА України отримують від служби діловодства засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ ДСА України.

292. Протягом року структурні підрозділи ДСА України забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та особою, відповідальною за архів нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури.

293. Наприкінці року номенклатура справ ДСА України обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства ДСА України.

294. Погоджена з ЕПК відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ ДСА України наприкінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником ДСА України та вводиться в дію з 01 січня нового року.

295. Справи формуються в ДСА України децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

296. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в установі), документів виборчих органів документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік);

вміщувати у справи лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки).

297. Як виняток, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи лише постійного зберігання, а до іншої - тимчасового.

298. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

299. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами й хронологією.

300. Накази з питань основної діяльності ДСА України з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються в різні справи.

Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності ДСА України (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання.

301. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

302. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку та за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами й номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

303. Доручення установ вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи в невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

304. Затверджені плани, звіти, кошториси, титульні списки групуються у справи окремо від проектів цих документів.

305. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

306. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в ДСА України, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника тощо; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

307. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року № 567/28697 (із змінами).

308. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.

309. Звернення громадян з питань роботи установи та всі документи з їх розгляду й виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: з питань роботи судів, з питань оплати праці тощо. Кожне звернення та документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення й документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.

310. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у ДСА України та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та особою, відповідальною за архів ДСА України.

311. Документи з моменту створення чи надходження й до передавання на зберігання в архів ДСА України зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства та структурних підрозділах ДСА України відповідно до номенклатури справ.

312. Керівники структурних підрозділів ДСА України та працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

313. Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатись у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси та заголовки за номенклатурою справ.

314. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії ДСА України зберігаються в його секретаря. На стрічці та коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегії ДСА України відповідає за їх зберігання.

315. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів ДСА України здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу Голови ДСА України. На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною в додатку 23 до цієї Інструкції. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов'язана здійснити перевірку наявності документів у справі.

Не дозволяється видавати в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.

316. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

317. Вилучення оригіналів документів (справ) допускається з дозволу керівника установи з дотриманням вимог, зазначених у пункті 14 цієї Інструкції.

318. У разі втрати документів і справ, що рахуються за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 334 цієї Інструкції.

319. Експертиза цінності документів проводиться на підставі чинного законодавства у сфері архівної справи та діловодства, типових та галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових та галузевих переліків видів документів, що підлягають внесенню до НАФ, інших нормативно-правових актів з питань експертизи цінності, методичних рекомендацій Укрдержархіву.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

320. Для організації та проведення експертизи цінності документів в ДСА України утворюється постійно діюча ЕК, що діє відповідно до положення про неї.

Положення про ЕК розробляються на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 (із змінами).

321. У своїй діяльності ЕК керується принципами та критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).

322. ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкції з діловодства, положення про службу діловодства, архівний підрозділ та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;

схвалення:

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

323. ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймає рішення про:

схвалення і подання до ЕПК державного архіву проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

схвалення:

інструкції з діловодства;

номенклатури справ;

положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;

описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління установи та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

324. ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ (за їх наявності).

325. Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.

326. Експертиза цінності документів в установі проводиться:

у поточному діловодстві - під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архіві установи - у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

327. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах ДСА України безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та особи, відповідальної за ведення архіву ДСА України.