Про затвердження Інструкції з діловодства в Державній судовій адміністрації України

105. Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу.

106. Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

107. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження, наприклад:

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

108. Аркуш погодження складається в разі, якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Підпис посадової особи скріплюється печаткою установи (за наявності).

109. Кожна з установ, якій надіслано проект документа на погодження, може надавати окремий аркуш погодження, або аркуш погодження передається заінтересованим установам у послідовності, визначеній установою - автором проекту документа.

Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено.

110. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

111. Затвердження управлінських документів у ДСА України здійснюється розпорядчим документом ДСА України або особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.

112. Розпорядчим документом ДСА України затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

113. Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо).

114. Переліки видів документів, що затверджуються Головою ДСА України наведено в додатку 8.

115. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003.

116. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати, наприклад:

117. У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати та номера, наприклад:

118. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому куті першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

119. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Право підписання документів може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності.

120. Посадові особи ДСА України підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Державну судову адміністрацію України, організаційно-розпорядчому документі ДСА України про розподіл повноважень між першим заступником та заступниками Голови, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, на підставі довіреностей та окремих наказів.

Документи, що надсилаються до вищих органів державної влади, членам Кабінету Міністрів України, народним депутатам України, Раді суддів України, Голові Вищої ради правосуддя Голові Верховного Суду, Головам вищих спеціалізованих судів, Голові Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Голові Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Голові Ради міністрів Автономної Республіки Крим, головам обласних державних адміністрацій підписуються Головою ДСА України, у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Документи, що надсилаються центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, громадянам, територіальним управлінням ДСА України, підприємствам, що належать до сфери управління ДСА України підписуються Головою ДСА України або його заступниками згідно з розподілом повноважень.

121. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної - якщо підпис розташований не на бланку, скороченої - якщо підпис розташовано на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища. Дозволяється в реквізиті "Підпис" після назви посади особи зазначати вчене звання, науковий ступінь. Наприклад:

або

У разі оформлення документа на бланку посадової особи назву посади в підписі не зазначають.

122. При створенні документів підписується один примірник документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу).

123. У разі надсилання документа одночасно кільком установам однакового або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.

Якщо документ надсилається одночасно кільком підпорядкованим установам, підписується примірник, який залишається у справі установи - автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

124. Два або більше підписів проставляють, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

125. Спільні документи кількох установ підписуються керівниками одного рівня посад цих установ. Їхні підписи розміщуються на одному рівні. Наприклад:

126. Документи колегіальних органів (рішення, постанови) підписує голова колегіального органу.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу й секретар.

Наприклад:

127. Документи, складені комісією, підписують голова комісії та всі члени комісії.

128. Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

129. У разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Додавання до назви посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється в разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.

130. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

131. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

132. Текст управлінського документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

133. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції.

134. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

135. Текст документа оформляють у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання організаційно-розпорядчих документів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета складання документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

136. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються його реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

137. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

Розділи нумеруються римськими цифрами, а також в окремих випадках вони можуть поділятися на глави.

138. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені ознаки, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

139. Таблична форма документа використовується в разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки й підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення та скорочення.

Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому куті - слова "Продовження додатка".

140. В установах, що діють за принципом єдиноначальності, текст розпорядчого документа викладається від першої особи (НАКАЗУЮ - у наказах, ЗОБОВ'ЯЗУЮ - у розпорядженнях).

У спільних розпорядчих документах використовується форма викладу тексту від першої особи множини (НАКАЗУЄМО, ЗОБОВ'ЯЗУЄМО, ПОСТАНОВЛЯЄМО, ВИРІШУЄМО).

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини за схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини ("ДСА України не заперечує", "ДСА України вважає за необхідне").

У документах, складених посадовою особою та адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

141. Накази в ДСА України видаються як рішення організаційно-розпорядчого характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності ДСА України, кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про накладення дисциплінарних стягнень.

142. Підготовку наказу може ініціювати Голова ДСА України або будь-який структурний підрозділ.

143. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу), з надання відпусток, про відрядження, про дисциплінарні стягнення в ДСА України готує кадрова служба.

144. Будь-який наказ, за винятком спільного, оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду (постанова, рішення, наказ, розпорядження).

Накази з кадрових питань (особового складу) також можуть бути складені на підставі міжгалузевих типових уніфікованих форм, затверджених в установленому порядку.

145. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про прийняття на роботу... ") або іменника ("Про підсумки... ", "Про кадрові питання...").

146. Структура тексту наказу, як правило, складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документа. Зазначена частина може починатися зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у наказах з кадрових питань (особового складу).

147. Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду розпорядчого документа), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

148. Розпорядча частина поділяється на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "начальникам територіальних управлінь ДСА України", "начальникам структурних підрозділів ДСА України". При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

149. У наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими - його ім'я та по батькові.

Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) або іншим правовим актам.

У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення конкурсної комісії тощо).

Накази з кадрових питань (особового складу) оформлюють у вигляді індивідуальних (стосуються одного працівника) і зведених (стосуються кількох працівників).

У зведених наказах до розпорядчої частини включаються пункти, що містять інформацію, у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища працівників за алфавітом. При цьому до одного зведеного наказу не можуть включатися пункти з інформацією, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

150. Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), у першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1) Внести зміни до ... (додаються) ".

151. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

152. Наказ набирає чинності з моменту його підписання та реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки.

153. Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

Порядок візування проектів наказів зазначено в пунктах 100-101 цієї Інструкції.

154. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) опрацьовуються у структурних підрозділах упродовж одного робочого дня, а інші проекти наказів - упродовж трьох робочих днів. У разі необхідності вказані терміни можуть бути продовжені Головою ДСА України, або його заступниками.

155. Накази підписуються Головою ДСА України, а в разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

156. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року та групи документів.

157. Копії наказів надсилаються в день підписання чи в наступний за днем підписання заінтересованим установам, підприємствам, посадовим особам, працівникам, як правило, електронною поштою відповідно до покажчика розсилки (додаток 9), що складається й підписується керівником структурного підрозділу та працівником, який створив відповідний наказ.

У разі надсилання копії наказів у паперовому вигляді, вони засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою. Необхідну кількість примірників для розсилання заінтересованим установам, посадовим особам, структурним підрозділам та його електронну версію надає до служби діловодства працівник, що склав відповідний наказ.

158. З наказом з кадрових питань (особового складу) обов'язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.

159. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

160. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

161. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з повздовжнім розташуванням реквізитів.

162. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший та останній день засідання.

163. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, оперативних та спільних нарад, комісій, зборів тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

164. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (оперативна або спільна нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

165. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

166. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та в разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами й друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

167. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються римськими цифрами й будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

168. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире й зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

169. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити та в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

170. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу та в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

171. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем, а протокол засідання комісії - усіма членами комісії.

Витяг з протоколу підписується секретарем.

172. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

173. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства й надсилаються в разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає та підписує секретар.

174. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, рішеннями з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя;

відповіді на запити й звернення народних депутатів України, кореспонденцію Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, інших державних органів;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

175. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

176. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

177. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити ...", "роз'яснюємо, що ..." або від третьої особи однини - "ДСА України інформує ...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу ...", "пропоную ...".

178. Службові листи підписуються відповідно до пункту 120 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

179. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про ці колегіальні органи.

180. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та в разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу ДСА України, який готує документи для розгляду питання колегією, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем колегії або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів ДСА України за погодженням із заступником Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений колегією план роботи доводиться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів ДСА України. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням її голови. Секретар колегії, або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

181. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

доповідну записку, адресовану колегії (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками та пропозиціями;

проект рішення (розпорядження, постанови) колегії, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів ДСА України, заступниками Голови згідно з розподілом повноважень між заступниками Голови, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані керівниками структурних підрозділів ДСА України, а в разі потреби - проект наказу;

довідку про погодження проекту рішення (постанови) із заінтересованими структурними підрозділами ДСА України та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегії;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

182. Документи, підготовлені для розгляду колегією, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря колегії або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, або в протокольній частині колегії окремо з кожного засідання.

183. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

184. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів ДСА України.

185. Секретар колегії або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку та строків, до розгляду не приймаються.

186. Протокол кожного засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 159-173 цієї Інструкції.

187. Рішення колегії ДСА України реалізуються шляхом видання наказів ДСА України, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку та засвідчуються печаткою служби діловодства.

188. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи ДСА України з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

У разі виникнення потреби в направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи ДСА України, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови ДСА України, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Після погодження Головою ДСА України доповідна записка передається до кадрової служби для підготовки проекту наказу про відрядження та подається Голові ДСА України на підпис, як правило, не пізніше ніж за три робочих дні до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень у кадровій службі ведеться журнал (додаток 10).

189. Після повернення з відрядження працівник готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби ДСА України.

190. Порядок виготовлення, засвідчення та видавання копій документів визначається цією Інструкцією.

191. ДСА України має право засвідчувати копії документів, що створені в ДСА України, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

192. Копії документів інших установ можуть виготовлятися та засвідчуватися ДСА України в таких випадках:

на вимогу судових та інших правоохоронних органів;

для внутрішнього використання в ДСА України (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ДСА України). Наприклад, ДСА України може виготовити й засвідчити копію диплома працівника, яка потім буде підшита до його особової справи.

193. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

194. Копії документів, створених у ДСА України, виготовляються та видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу Голови ДСА України або його заступників.

195. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу й усі його зовнішні ознаки або їх частину.

196. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

197. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.

Напис про засвідчення копії складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії.

У ДСА України напис про засвідчення копій документів з кадрових питань (особового складу) скріплюється відбитком печатки кадрової служби, документів контрольних заходів (аудиторські звіти, акти, довідки, рекомендації тощо) відбитком печатки відділу аудиту, інших документів - відбитком печатки служби діловодства.

У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком гербової печатки печатки ДСА України.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія".

198. Сторінки копії документів (за винятком тих, що мають один аркуш) нумеруються й відмітка про засвідчення копії може доповнюватися відміткою "Всього в копії _____ арк.". За рішенням ДСА України або на вимогу установи, якій надається копія документа, допускається засвідчувати копії документів поаркушно.

199. Архівні копії та витяги засвідчуються відповідно до п. 551 цієї Інструкції.

200. Залежно від способу виготовлення копії поділяють на факсимільні та вільні.

1) факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх;

2) особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається в діловодстві ДСА України;

3) на копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві ДСА України, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

Дата, індекс

Текст документа

Реквізит "Підпис" (без особистого підпису)

Згідно з оригіналом

Провідний спеціаліст відділу діловодства

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Відбиток печатки служби діловодства

Дата

На копіях вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців;

4) факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві ДСА України, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в ДСА України (наприклад копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення;

5) вільні копії виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Вільна копія потребує засвідчення відповідно до пунктів 197, 198 цієї Інструкції.

201. Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію. Витяг оформлюється на бланку ДСА України із дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: "витяг з наказу", "витяг з протоколу";

відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит "Підпис" (без особистого підпису);

проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.

Витяги з протоколів засвідчує секретар, який складає протоколи та здійснює їх зберігання, з наказів - керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їх зберігання.

202. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи й підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка "Дублікат".

203. Документообіг ДСА України - це проходження документів у ДСА України з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

204. Служба діловодства здійснює первинне опрацювання документів, що надійшли до ДСА України їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу керівництву ДСА України на розгляд, передачу виконавцям. Після виконання документи долучаються до справ.

205. Документи незалежно від способу фіксації, відтворення інформації мають проходити та опрацьовуватися в ДСА України на єдиних організаційних і правових засадах організації документообігу.

206. Для забезпечення ефективної організації документообігу в ДСА України передбачаються:

проходження документів найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізація, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в ДСА України структурних підрозділів і робочих місць.

207. Порядок документообігу регламентується Інструкцією, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

208. Особливості організації електронного документообігу визначаються окремою інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у ДСА України.

209. У разі впровадження в установі системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

210. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способів опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Діловодство в ДСА України здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу, яка призначена для реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, пошуку, контролю за додержанням строків опрацювання документів, підготовки їх до передачі на архівне зберігання, статистичної обробки інформації про документообіг та забезпечення оптимізації діловодства.

211. Обсяг документообігу ДСА України визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу (рік, місяць).

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх, вихідних документів у місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. Облік документів може здійснюватися як за ДСА України в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на публічну інформацію. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізуються, узагальнюються службою діловодства за формою, наведеною в додатку 11 до цієї Інструкції і подаються Голові ДСА України в установленому ним порядку для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

212. Доставка документів до ДСА України здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

213. Усі документи, що надходять до ДСА України, приймаються централізовано в службі діловодства.

214. Документи, що надійшли в неробочий час, залишаються в скриньці для приймання документів.

215. У разі надходження документів в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі) їх роздруковують на папері із проставленням надпису на верхньому полі документа "Отримано електронною поштою".

216. Факт надходження документа до ДСА України обов'язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до ДСА України, яка проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі в правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування ДСА України, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година й хвилини) надходження документа.

217. Первинне опрацювання документів у службі діловодства передбачає перевірку правильності доставки кореспонденції та її цілісності.

Документи, надіслані не за адресою, повертаються відправникові без їх розгляду.

Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто".

218. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється, а відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, розшифрування підпису особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках (додаток 12). Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

219. Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються й додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

220. Документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства в день їх надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.

Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

221. Метою попереднього розгляду документів є:

виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою ДСА України, його заступниками або структурними підрозділами;

відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

222. Обов'язковому розгляду Головою ДСА України підлягають закони України, акти та доручення Президента України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, акти Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), рішення з'їзду суддів України, Ради суддів України, Вищої ради правосуддя, а також запити й звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України), кореспонденція Верховного Суду, вищих спеціалізованих судів, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ДСА України й потребують вирішення безпосередньо Головою ДСА України.

Інші документи передаються заступникам Голови ДСА України відповідно до розподілу повноважень між заступниками Голови.

Документи, надіслані до відома, відповіді на запити та з питань періодичної звітності передаються безпосередньо керівникам структурних підрозділів відповідно до напрямку або з урахуванням напрямку діяльності такого структурного підрозділу.

223. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені в Положенні про Державну судову адміністрацію України, наказі ДСА України про розподіл повноважень між заступниками Голови ДСА України, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, а також номенклатура справ.