У разі підготовки документів для надання органам судової влади, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з ДСНС, а також під час формування особових справ працівників ДСНС може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка "Копія" проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
71. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис".
Наприклад:
З оригіналом згідно
| Начальник відділу діловодства Дата | підпис | Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ |
У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.
72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування ДСНС (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу апарату ДСНС, який має таку печатку (служби діловодства, служби персоналу, бухгалтерії тощо).
73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначається найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства.
74. На копіях вихідних документів у паперовій формі, що залишаються у справах ДСНС (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа
76. Власне ім'я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:
Олена Лябах 247 31 95
77. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє виконавець, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:
78. Відмітка про надходження паперового документа до ДСНС проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
Запис про державну реєстрацію
79. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів. До наказів нормативно-правового характеру не включаються структурні одиниці, якими затверджуються, змінюються або визнаються такими, що втратили чинність, документи, які державній реєстрації не підлягають, крім наказів про затвердження форм звітності та інструкцій щодо їх заповнення.
У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію в електронній формі запис про державну реєстрацію не наноситься на документ, а вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, та може у разі потреби бути візуалізований засобами системи електронного документообігу під час візуалізації документа.
Складення деяких видів документів
Накази
80. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази ДСНС видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських або кадрових питань (особового складу).
Накази з основної діяльності видаються з питань:
розподілу обов'язків Голови, першого заступника Голови та заступників Голови ДСНС, надання посадовим і службовим особам ДСНС певних прав і повноважень, з окремих питань організації управлінської діяльності;
утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установ сфери управління ДСНС або їх структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів, комісій, робочих груп тощо;
затвердження статутів, положень, типових положень, інструкцій, типових інструкцій, правил, норм, методик, методичних рекомендацій, організаційно-методичних вказівок, керівництв, освітньо-професійних та навчальних програм, планів тощо у сфері діяльності ДСНС або внесення змін до них;
встановлення порядку підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації осіб рядового і начальницького складу служби цивільного захисту;
здійснення організаційно-штатних заходів (утворення, реорганізація, ліквідація, передислокація, переведення на інші штати (штатні розписи), внесення змін до штатів (штатних розписів), підпорядкування, перейменування тощо) у структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях сфери управління ДСНС;
проведення командно-штабних навчань єдиної державної системи цивільного захисту та її територіальних підсистем;
проведення і результатів проведення (в межах повноважень) комплексних та інспекторських перевірок стану реалізації державної політики у сфері цивільного захисту й організації роботи з питань техногенної та пожежної безпеки функціональних і територіальних підсистем єдиної державної системи цивільного захисту; організації виконання заходів щодо захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;
проведення і результатів проведення документальних ревізій (перевірок) фінансово-господарської діяльності;
виконання підрозділами Оперативно-рятувальної служби цивільного захисту піротехнічних робіт, пов'язаних зі знешкодженням вибухонебезпечних предметів, що залишилися на території України після воєн, сучасних боєприпасів та підривних засобів (крім вибухових пристроїв, що використовуються у терористичних цілях), за винятком територій, які надані для розміщення і постійної діяльності військових частин, установ, військових навчальних закладів, підприємств та організацій Збройних Сил України, інших військових формувань, утворених відповідно до законів України;
організації піротехнічних робіт та взаємодії під час їх виконання;
введення в дію та внесення змін до Примірного табеля термінових та строкових донесень з питань цивільного захисту;
підвищення оперативної готовності до дій у разі виникнення надзвичайних ситуацій у святкові та вихідні дні;
організації авіаційного пошуку і рятування повітряних суден, що зазнають або зазнали лиха;
організації авіаційного пошуку і рятування та авіаційних робіт з пошуку і рятування в авіаційному районі пошуку і рятування України із залученням сил цивільного захисту, сил і засобів національної системи пошуку і рятування на морі та єдиної системи проведення авіаційних робіт з пошуку і рятування;
оповіщення та інформування центральних і місцевих органів виконавчої влади про загрозу виникнення та виникнення надзвичайних ситуацій, методичного керівництва щодо створення і належного функціонування систем оповіщення цивільного захисту різних рівнів;
створення та впровадження системи екстреної допомоги населенню за єдиним телефонним номером 112;
здійснення контролю за збереженням державної таємниці в структурних підрозділах апарату, територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДСНС;
порядку проходження медико-психологічної реабілітації, відповідності санаторно-курортних установ вимогам медико-психологічної реабілітації;
затвердження переліку посад, їх функцій та завдань із забезпечення участі ДСНС, її органів та підрозділів у антитерористичній діяльності;
присвоєння та підтвердження класної кваліфікації особам середнього, старшого та вищого начальницького складу служби цивільного захисту, авіаційному персоналу авіації ДСНС;
виконання актів Верховної Ради України, Президента України про надання Україною гуманітарної допомоги іншим державам, у тому числі організації закупівлі, заходів із завантаження, вивезення та складування вантажів, здійснення їх подальшого супроводження до місця призначення та передачі отримувачам;
організації планово-фінансової роботи в апараті ДСНС, його територіальних органах, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління ДСНС, здійснення контролю за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечення організації та вдосконалення бухгалтерського обліку;
затвердження та внесення змін до паспортів бюджетних програм на відповідний рік;
затвердження відповідальних виконавців бюджетних програм на відповідний рік;
виконання загальнодержавних цільових (соціальних, екологічних тощо) програм, реалізації спеціальних програм;
здійснення функціонування системи мобілізаційної готовності територіальних органів, спеціальних формувань і підрозділів;
затвердження зразків службових посвідчень, які видаються особовому складу та працівникам органів та підрозділів цивільного захисту, і порядку їх видачі;
організації наукової, науково-технічної, інвестиційної, інформаційної, видавничої діяльності у сфері цивільного захисту, пожежної та техногенної безпеки і діяльності аварійно-рятувальних служб, інших формувань, сприяння створенню і впровадженню сучасних інформаційних технологій та комп'ютерних мереж;
допуску екіпажів авіації ДСНС до польотів по міжнародних повітряних лініях;
скасування, визнання такими, що втратили чинність, внесення змін до наказів з основної діяльності ДСНС;
інших питань, передбачених Положенням про ДСНС.
Введення в дію статутів, інструкцій, положень тощо без затвердження наказами ДСНС заборонено.
Порядок ведення організаційно-штатної роботи визначено Інструкцією про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи в МНС України, затвердженою наказом МНС від 20.06.2006 № 380 (зі змінами) (далі - Інструкція про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи).
Порядок утворення, реорганізації та ліквідації організаційних структур визначається законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Інструкцією про організацію та здійснення організаційно-штатної роботи та іншими нормативно-правовими актами.
Накази з адміністративно-господарських питань регламентують:
дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку; закріплення приміщень за структурними підрозділами в адміністративній будівлі ДСНС;
дотримання норм організації охорони, перепускного режиму та протипожежного стану адміністративних будівель ДСНС;
забезпечення службовим житлом;
забезпечення стільниковим, супутниковим зв'язком керівного складу центрального апарату ДСНС та оперативної мобільної групи;
організацію, розвиток, стан та експлуатацію різних видів транспорту; використання ліміту пального, пально-мастильних матеріалів автомобільним транспортом, норм витрат авіаційного пального та пально-мастильних матеріалів під час експлуатації літаків авіації ДСНС;
перерозподіл техніки відповідно до штатно-табельної потреби підрозділів ДСНС;
відрядження техніки (автомобілів) з метою транспортного забезпечення комплексних навчань, командно-штабних навчань тощо та у зв'язку із службовою необхідністю із зазначенням періоду відрядження (з/по або до особливого розпорядження), посадової особи (посада, прізвище, ініціали), у чиє розпорядження надійшла техніка, марки та номерного знака, прізвища, ініціалів водіїв, закріплених за кожною одиницею техніки, на термін відрядження;
проведення річної інвентаризації активів і зобов'язань ДСНС за такими об'єктами: основні засоби (передавальні пристрої, машини та обладнання; транспортні засоби; інструменти, прилади, інвентар (меблі); інші основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; запаси; грошові кошти в касі та на рахунках; дебіторська і кредиторська заборгованості; земельні ділянки, будинки, споруди, незавершене будівництво; бланки суворої звітності;
паркування службового транспорту;
питання комунального обслуговування адміністративних будівель, енергопостачання та збереження енерго- та інших ресурсів.
До наказів з кадрових питань (особового складу) належать накази по особовому складу цивільного захисту, по особовому складу державної служби, по особовому складу апарату ДСНС.
Накази по особовому складу цивільного захисту регламентують:
прийняття осіб на службу;
призначення на посади (звільнення з посад), усунення від виконання обов'язків за посадою, переміщення по службі, направлення для подальшого проходження служби до інших органів та підрозділів цивільного захисту, поновлення на посаді, службі (за рішенням суду) осіб начальницького складу;
покладення на особу начальницького складу тимчасового виконання обов'язків за іншою рівнозначною або вищою посадою;
присвоєння особам начальницького складу чергових спеціальних звань, пониження осіб начальницького складу у спеціальному званні, а також позбавлення спеціального звання за вироком суду;
зарахування особи начальницького складу у розпорядження Голови ДСНС або керівника відповідного органу чи підрозділу цивільного захисту, продовження перебування особи начальницького складу у розпорядженні на строк до двох місяців;
залишення на службі осіб начальницького складу понад граничний вік перебування на службі;
укладення контрактів про проходження служби з особами начальницького складу;
направлення осіб начальницького складу для подальшого проходження служби до інших центральних органів виконавчої влади;
зарахування до кадрів ДСНС осіб, які прибули для подальшого проходження служби з інших центральних органів виконавчої влади;
прикомандирування осіб начальницького складу із залишенням у кадрах ДСНС на іншу роботу на виборні посади відповідних рад;
встановлення посадових окладів та надбавок за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби;
оголошення вислуги років (у тому числі пільгової) особам начальницького складу для виплати відсоткової надбавки за вислугу років;
заохочення осіб начальницького складу, а також притягнення їх до дисциплінарної відповідальності;
зміни персональних даних осіб для внесення таких змін до облікових документів;
звільнення осіб начальницького складу із служби;
інші питання, пов'язані з проходженням служби особами начальницького складу.
Накази по особовому складу державної служби регламентують:
прийняття та звільнення з роботи державних службовців та керівників державних підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС;
продовження дії/переукладання на інший термін контрактів з керівниками державних підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС;
присвоєння рангів державним службовцям;
встановлення надбавок, доплат за науковий ступінь, вчене звання, знання іноземних мов та використання їх у службовій діяльності;
внесення змін до облікових даних працівників (прізвище тощо);
надання відпусток для догляду за дитиною;
виплата грошової допомоги після звільнення на пенсію державного службовця та грошової винагороди за безперервний стаж державної служби;
покладання обов'язків тимчасово відсутніх працівників на інших працівників;
відсторонення від виконання обов'язків за посадою;
поновлення працівників на посадах;
виключення із списків;
притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності;
інші питання, передбачені Законом України "Про державну службу" та трудовим законодавством.
Накази по особовому складу апарату ДСНС регламентують:
зарахування до списків особового складу апарату ДСНС на забезпечення з установленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату ДСНС із забезпечення;
виплату усіх видів доплат, винагород, премій (у тому числі з нагоди ювілею), матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення співробітникам апарату ДСНС, керівникам територіальних органів ДСНС, закладів освіти та науково-дослідних установ, підрозділів центрального підпорядкування апарату ДСНС;
встановлення, перерозподілу та збільшення розмірів надбавок за високі досягнення у праці або за виконання особливо важливої роботи працівникам та за виконання особливо важливих завдань під час проходження служби особам начальницького складу апарату ДСНС, надбавки за ризик, винагороди і додаткової премії особам рядового та начальницького складу (працівникам) органів та підрозділів цивільного захисту, які залучалися до аварійно-рятувальних робіт;
надання відпусток, передбачених законодавством, а також відкликання з щорічних відпусток, перебування на лікуванні та повернення на службу, направлення на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії ДСНС співробітників апарату ДСНС, керівників територіальних органів, закладів освіти та науково-дослідних установ, підрозділів центрального підпорядкування апарату ДСНС;
направлення у відрядження співробітників апарату ДСНС;
виплату вихідної допомоги при звільненні особам рядового і начальницького складу апарату ДСНС;
інші питання щодо забезпечення діяльності апарату ДСНС.
81. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за рішенням та дорученням Голови ДСНС на підставі доповідної записки першого заступника Голови, заступників Голови ДСНС, керівника самостійного структурного підрозділу ДСНС.
Проєкт наказу про надання відпустки готується на підставі рапорту (заяви) співробітника ДСНС за згодою керівника структурного підрозділу, згідно з графіком відпусток, а про надання відпустки в термін, не передбачений графіком відпусток, та відкликання з відпустки - на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС із зазначенням причини перенесення терміну відпустки або відкликання, погодженої Головою.
Проєкт наказу про направлення у відрядження та посвідчення про відрядження готуються на підставі наказу ДСНС, окремого доручення керівництва ДСНС або доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС, попередньо погодженої заступником Голови ДСНС, куратором.
Проєкт наказу про виплату усіх видів доплат, винагород, матеріальної допомоги, додаткових видів грошового забезпечення готується на підставі доповідної записки керівника самостійного структурного підрозділу апарату ДСНС, рапорту (заяви) співробітника ДСНС та підтвердних документів.
Проєкт наказу про направлення осіб рядового і начальницького складу на медичне обстеження до Центральної лікарсько-експертної комісії ДСНС (далі - ЦЛЕК) готується на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу апарату ДСНС, рапорту особи рядового і начальницького складу та направлення на обстеження ЦЛЕК. Повернення з обстеження оформляється також наказом на підставі рапорту та довідки про проходження обстеження ЦЛЕК.
Проєкт наказу про перебування на лікуванні та повернення на службу готується на підставі рапорту особи рядового і начальницького складу та медичної довідки.
Проєкт наказу про зарахування до списків особового складу апарату ДСНС на забезпечення з установленням посадових окладів і надбавок та виключення зі списків особового складу апарату ДСНС із забезпечення готується на підставі наказу по особовому складу цивільного захисту, припису та рапорту особи рядового і начальницького складу.
82. Проєкти наказів з основної діяльності, адміністративно-господарських питань у разі їх підготовки у паперовій формі візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, іншими посадовими особами, яких стосується документ, літредактором та погоджуються заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків, керівником самостійного структурного підрозділу - розробника проєкту, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівниками структурних підрозділів з питань запобігання та протидії корупції, внутрішнього аудиту, юридичної служби, служби діловодства.
Наказ про здійснення організаційно-штатних заходів візується заступниками Голови ДСНС, керівниками служби персоналу, структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції, юридичної служби, служби економіки і фінансів, іншими керівниками заінтересованих організаційних структур та літредактором.
Додатки до проєктів наказів візуються працівником, який створив документ, керівником або посадовою особою юридичної служби, структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ, та підписуються керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також залежно від видів наказів - заступниками Голови ДСНС, посадовими особами структурного підрозділу протидії корупції, юридичної служби, служби економіки і фінансів, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша проєкту наказу, підготовленого у паперовій формі.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими заінтересованими установами.
83. Юридичною службою обов'язково погоджуються або візуються, за наявності усіх необхідних віз, проєкти наказів нормативно-правового, організаційно-розпорядчого характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу).
84. Якщо в процесі погодження до проєкту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
85. Накази підписуються Головою, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки відповідно до наказу.
86. Накази, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.
87. Накази оформляються на бланках наказів. Зміст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи..." тощо).
88. Текст наказу з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.
89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина починається зі слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.
Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЮ", після якого ставиться двокрапка.
90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "керівникам територіальних органів ДСНС", "керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів".
91. Неконкретні ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) та неконтрольні ("довести до відома", "ознайомити" тощо) доручення в наказах не застосовуються.
92. Після набрання чинності наказом внесення змін до нього, визнання його таким, що втратив чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового наказу.
93. Наказ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:
1) заголовок наказу починається із слів "Про внесення змін до наказу ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;
2) розпорядча частина наказу починається з пункту:
"1. Внести до наказу ... такі зміни:" у разі викладення змін у тексті наказу;
"1. Внести до наказу (розпорядження) ... зміни, що додаються." у разі викладення змін у вигляді окремого документа;
3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:
"1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...";
"2. Пункт 3 виключити";
"1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...";
"2) у підпункті 2 пункту 7 слова "у разі потреби" замінити словом "вимагається";
у разі доповнення нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта новими структурними одиницями або виключення з такого акта структурних одиниць нумерація відповідно змінюється. Зазначена вимога застосовується також у разі внесення змін до структурної одиниці нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта шляхом заміни її кількома структурними одиницями. Під час внесення змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), вказується місцезнаходження цих змін. Одноманітні зміни за текстом нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта об'єднуються в одну структурну одиницю і розміщуються наприкінці тексту;
4) зміни вносяться до основного нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, а не до акта про внесення змін до нього;
5) зміни до розпорядчого документа (наказу) нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, викладаються у розпорядчому документі (наказі); зміни у додаток до розпорядчого документа (наказу) оформлюються під грифом затвердження як додаток до розпорядчого документа (наказу), за винятком змін до нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, які мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок);
6) у разі внесення змін до кількох нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів, текст змін наводиться в хронологічному порядку прийняття актів;
7) у разі внесення змін нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, шляхом викладення в новій редакції у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким було затверджено основний акт, та зазначаються дата і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким затверджується нова редакція акта. Аналогічні вимоги застосовуються до оформлення відмітки до додатка до розпорядчого документа. У разі доповнення розпорядчого документа нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, новою структурною одиницею щодо затвердження додатка до цього розпорядчого документа у грифі затвердження робиться посилання на дату і реєстраційний індекс розпорядчого документа, яким вносяться зміни до основного розпорядчого документа;
8) у разі коли зміни вносяться до нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта та який викладено в новій редакції, текст структурної одиниці розпорядчого документа викладається з урахуванням того, що зміни вносяться до тексту його нової редакції з посиланням на розпорядчий документ, яким затверджено першу редакцію, із зазначенням його реєстраційних даних; в дужках зазначається розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію, посилання на його реєстраційні дані та попередні редакції нового нормативно-правового акта не робляться.
94. У разі видання наказу про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого наказу, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів "Визнати таким, що втратив чинність, ..." або "Скасувати ..." відповідно.
Не підлягають визнанню такими, що втратили чинність, структурні одиниці нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, затвердженого розпорядчим документом, та додатків до нього.
У зв'язку з прийняттям нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, визнаються такими, що втратили чинність, раніше прийняті нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти, якщо вони не узгоджуються з нормами цього акта, виявилися такими, що поглинуті ним або втратили свою актуальність; перелік таких нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів наводиться в окремому пункті (підпункті) розпорядчого документа, яким затверджено новий нормативно-правовий, організаційно-розпорядчий акт, або оформлюються додатком до розпорядчого документа. У переліках нормативно-правових, організаційно-розпорядчих актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, акти розміщуються в хронологічному порядку їх прийняття. Разом з нормативно-правовим, організаційно-розпорядчим актом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти, якими до цього акта внесено зміни.
Не визнаються такими, що втратили чинність, нормативно-правові, організаційно-розпорядчі акти з обмеженим строком дії, строк дії яких минув. Визнання нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта таким, що втратив чинність, не поновлює дію актів, які визнані ним такими, що втратили чинність. Дія окремих структурних одиниць нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, виключених нормативно-правовим, організаційно-розпорядчим актом, який має обмежений строк дії, відновлюється після закінчення строку його дії.
95. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у наказі, покладається на службу контролю.
Останній пункт розпорядчої частини наказу у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
96. Для ознайомлення з наказом укладач готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.
Усі накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань в обов'язковому порядку доводяться до структурних підрозділів внутрішнього аудиту та протидії корупції та юридичної служби.
З метою забезпечення прозорості і відкритості у діяльності центральних органів виконавчої влади всі накази в електронній формі після підписання надаються до Відділу зв'язків із засобами масової інформації та роботи з громадськістю для розміщення на вебсайті ДСНС.
97. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
98. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ".
У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".
99. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа - автор, дата, номер, повна назва.
100. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - його власне ім'я та текст наказу.
У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Наприклад:
при прийнятті на роботу підставою є заява працівника;
при призначенні особи рядового чи начальницького складу на посаду підставою є рапорт особи та подання, підписане відповідним керівником;
в інших випадках - відповідні документи (доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо).
Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.
До наказу з кадрових питань (особового складу), як правило, включаються декілька пунктів незалежно від їх змісту.
У разі включення декількох пунктів однакового значення вони об'єднуються вступною (констатуючою) частиною. При цьому один і той же текст у вступній частині і пунктах наказу не повторюється.
Якщо в наказі з кадрових питань (особового складу) декілька вступних частин, вони відокремлюються одна від одної знаком параграфа. Пункти, що не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи. Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин, повинні мати одну порядкову нумерацію.
В індивідуальних наказах нумерація пунктів не проставляється.
У пунктах наказів з кадрових питань (особового складу) послідовно без скорочень вказуються такі відомості: спеціальні звання (якщо вони є), прізвища, власні імена та по батькові осіб, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування органу чи підрозділу цивільного захисту або його структурного підрозділу, а на осіб рядового і начальницького складу, що перебувають у розпорядженні відповідного керівника, - про перебування у розпорядженні та останні посади, з яких вони були зараховані у розпорядження. У наказах про призначення, переміщення та переведення, крім того, вказуються посади, на які особи призначаються, переміщуються або переводяться, при цьому назва посади друкується великими літерами.
У наказах з кадрових питань (особового складу), які видаються ДСНС, безпосередньо під відповідними пунктами наказів, крім підстави, розташовуються пояснення до пунктів наказів ("боковики"). У них, залежно від характеру наказів, вказується:
при прийнятті осіб на службу до органів та підрозділів цивільного захисту - рік народження, освіта, періоди проходження служби (якщо раніше особа проходила службу);
при призначенні на посади, переміщенні по службі осіб начальницького складу - рік народження, освіта, з якого часу на службі (якщо були перерви, то вказується, з якого по який час особа була раніше на службі), особистий номер, причина переміщення, які визначено Положенням про порядок проходження служби цивільного захисту особами рядового і начальницького складу, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2013 р. № 593 (зі змінами);
при присвоєнні особам начальницького складу чергових спеціальних звань - рік народження, особистий номер, вислуга у званні;
при звільненні осіб начальницького складу зі служби - дата народження, вислуга років на службі (календарна, пільгова, загальна), особистий номер, назва військового комісаріату, до якого направляється особа для постановки на військовий облік (при звільненні зі служби у запас);
при виключенні осіб начальницького складу з кадрів ДСНС у зв'язку зі смертю - дата народження, з якого часу на службі, дата смерті (загибелі), причина смерті (загибелі), чи пов'язана смерть із виконанням службових обов'язків, де похований, прізвище, власне ім'я та по батькові, рік народження і домашню адресу дружини, дітей (у тому числі, на яких сплачувалися аліменти) або родичів, що мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), особистий номер;
в інших випадках - рік народження, особистий номер.
Під час запису відомостей про освіту вказується назва та рік закінчення закладу освіти, де отримано освіту. У разі необхідності додатково вказується, за якою спеціальністю отримано освіту.
Під час запису відомостей про особистий номер вказується ідентифікаційний номер особи.
Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.
У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
101. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення.
При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
Накази з кадрових питань (особового складу) набирають чинності з моменту підписання їх Головою ДСНС. Але окремі пункти наказів можуть мати різні дати набрання чинності, наприклад, працівника призначено на посаду з 1 липня, а наказ підписано 28 червня.
Якщо термін у тексті наказу не визначено, то дія цього наказу починається з моменту його підписання.
Формулювання, що застосовуються у тексті наказів з кадрових питань (особового складу), повинні відповідати спеціальним вимогам (зокрема законодавчих, нормативно-правових актів), оскільки їх правильність гарантує права осіб рядового і начальницького складу та працівників.
102. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
У разі коли спільний нормативно-правовий, організаційно-розпорядчий акт, приймається суб'єктами нормотворення, які видають різні види розпорядчих документів, кількість розпорядчих документів має відповідати кількості суб'єктів нормотворення, при цьому такі розпорядчі документи повинні мати одну дату, однаковий заголовок та однакову структурну одиницю щодо затвердження спільного нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, внесення до нього змін чи визнання такого акта таким, що втратив чинність, а також однаковий зміст нормативно-правового, організаційно-розпорядчого акта, який цим розпорядчим документом затверджено.
103. Механізм подання нормативно-правових актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також інших органів, акти яких відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, його територіальних органах, встановлюється Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731, та порядком подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію, визначеним Мін'юстом.
Накази, які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими наказами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.
104. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року: накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. Накази з кадрових питань (особового складу) реєструє та зберігає кадрова служба.
105. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності надсилання копії наказу установі, яка не є учасником системи взаємодії, їй надсилається копія у паперовій формі. У такому разі складається список розсилки (лише щодо тих установ, яким надсилається у паперовій формі), що підписується працівником, який його склав.
Протоколи
106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в ДСНС рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо.
Голова ДСНС та його заступники, здійснюючи надані повноваження, проводять наради, робочі зустрічі та консультації з керівниками департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, територіальних органів, підрозділів центрального підпорядкування, закладів освіти і науково-дослідних установ, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС, заслуховує інформацію керівників зазначених органів з окремих питань їх діяльності. Результати апаратних та оперативних нарад оформлюються протоколом.
Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.
107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
108. Протокол оформляється на офіційному бланку колегіального органу (за наявності такого бланка) або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів. Протоколи засідань Колегії ДСНС оформляється на бланках.
109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, дорадчого органу, робочої групи тощо.
111. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
112. Короткий зміст тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
113. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім'я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний - перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Власне ім'я та прізвище кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
117. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
118. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, власних імен прізвищ та промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
119. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1; Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.
121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
122. Паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити та звернення народних депутатів, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
124. У разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі, службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
126. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?". Заголовок повинен містити короткий виклад змісту документа, він має бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту. Наприклад: "Про надання інформації стосовно стану виконання Державної цільової програми...", "Про погодження проєкту постанови Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Порядку акредитації центру сертифікації ключів".
Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
127. Як правило, у листі порушується одне питання.
128. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "Державна служба ... інформує...", "Управління ... вважає за доцільне".
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу", "пропоную".
129. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
