Справи (незалежно від строків зберігання та форми створення (електронна/паперова) повинні мати внутрішні описи (додаток 19*) документів у справі.
211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
212. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.
213. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
214. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
215. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
Звернення громадян з питань роботи установи та всі документи з їх розгляду і виконання групуються окремо від звернень громадян з особистих питань. Звернення громадян з особистих питань залежно від їх кількості доцільно групувати за питаннями, наприклад: з питань роботи громадського транспорту, з питань медичного обслуговування тощо. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Повторні звернення і документи з їх розгляду систематизують у справи разом з попередніми.
218. В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи.
До особової справи обов'язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.
Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 р. за № 567/28697.
219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року. Звіти про суми нарахованої заробітної плати застрахованих осіб та суми нарахованих страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, єдиного внеску на загальнообов'язкове соціальне страхування (персоніфікований облік) формуються в межах року за алфавітом чи щомісячно за рік.
220. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних та у паперовій формі справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівним підрозділом установи (особою відповідальною за архів).
Зберігання документів
221. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного підрозділу установи зберігаються за місцем формування справ відповідно до номенклатури справ. Нормативно-правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.
222. Керівники структурних підрозділів установи і особи, відповідальні за ведення діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ у паперовій формі та через два роки після завершення ведення передати їх до архівного підрозділу установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
223. Для зберігання справ у паперовій формі у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
224. Фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На носії фонограми (її упаковці) робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
225. Видача справ, складених з документів у паперовій формі, у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу та керівника служби діловодства, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник (додаток 20*). У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
Посадова особа, яка видала та прийняла справу, зобов'язана здійснити перевірку наявності документів у справі.
Не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів окремі документи зі справ.
226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
227. Вилучення оригіналів документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
Копія ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів вміщується до справи фонду. Факт вилучення документів з архівних справ фіксують і в облікових документах, проставляючи відмітку про вилучення. У кожній такій відмітці зазначають номер, дату і назву документа - підстави для вилучення.
Опис вилучених документів (додаток 21*) складається у двох примірниках, перший з яких залишається в архівному підрозділі установи, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Вилучені документи надаються безпосередньо особі, визначеній в ухвалі слідчого судді, суду.
Документи, вилучені на підставі ухвали слідчого судді, суду, підлягають обов'язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до пункту 232 цієї Типової інструкції.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
228. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до НАФ або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.
229. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що й документів у паперовій формі.
230. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК), що діє відповідно до положення про неї.
Установи розробляють положення про ЕК на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594 (із змінами).
У своїй діяльності ЕК установ керуються принципами і критеріями експертизи цінності документів, установленими Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 (із змінами).
ЕК установи, у діяльності якої утворюються документи НАФ, приймає рішення про:
схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ постійного зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК, анотованих переліків унікальних документів НАФ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ;
схвалення:
описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
номенклатур справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, що належать до сфери управління органу вищого рівня та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.
ЕК установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, приймає рішення про:
схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради) проектів таких документів: описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ; положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;
схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня:
номенклатури справ;
описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
схвалення:
інструкції з діловодства;
актів про невиправні пошкодження справ (документів) тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
ЕК одночасно розглядає описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, а також акти про вилучення документів з НАФ разом з актами про невиправні пошкодження справ (документів) НАФ (за їх наявності).
Внесення документів установ до НАФ здійснюється на підставі рішення ЕПК державного архіву про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження керівником установи.
231. Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства в цих підрозділах, разом з ЕК під методичним керівництвом служби діловодства та архівного підрозділу установи (особи відповідальної за архів).
Організаційну та методичну допомогу у проведенні експертизи цінності надає ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради).
Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:
постійного зберігання;
тривалого (понад 10 років) зберігання;
тимчасового зберігання (до 10 років включно);
ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.
Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ установи, а також типових та галузевих переліків документів зі строками зберігання шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.
Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2014 році, починається з 01 січня 2015 року.
Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.
232. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві виявляються дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення, що підлягають вилученню зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання до передавання до архівного підрозділу установи, зокрема:
здійснюється оформлення справ;
здійснюється складання описів справ структурного підрозділу;
на підставі номенклатур справ формуються переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
У випадку встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та керівника служби діловодства або керівника архівного підрозділу установи створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Особи, винні у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, приховуванні, розкраданні або незаконній передачі іншій особі архівних документів та інших порушеннях законодавства про НАФ та архівні установи, несуть відповідальність згідно із Законом. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу установи.
На підставі довідки архівний підрозділ установи складає акт (додаток 22*) про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах, який підписує керівник архівного підрозділу, візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи.
233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із строками зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Доручення органів влади вищого рівня, що надійшли до установи у вигляді паперової копії, не можуть бути відібрані як документи постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в опису або номенклатурі справ.
234. В архівному підрозділі установи експертизу цінності документів проводять:
під час складання зведених описів справ;
у разі надходження документів у неупорядкованому стані;
у разі закінчення строків тимчасового зберігання архівних документів;
перед передаванням справ на постійне зберігання до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;
з метою виявлення унікальних документів НАФ.
Експертиза цінності документів в архівному підрозділі установи під час складання зведених описів справ передбачає аналіз складу документації установи, зокрема організаційних і розпорядчих документів, а також планової та звітної документації:
1) уточнюється, в яких структурних підрозділах відкладаються дублетні документи, що підлягають знищенню. За необхідності в архівному підрозділі установи можуть залишатися на зберігання дублетні примірники документів, що підлягають постійному зберіганню в державній архівній установі, архівному відділі міської ради. Аналізується також характер повторення інформації в інших документах: вид, форма і повнота повторюваності.
Вилучення дублетних документів та документів з повторюваною інформацією здійснюється лише після звіряння з документами, що залишаються на постійне зберігання;
2) здійснюється перевірка правильності формування справ та їх оформлення відповідно до архівних вимог. У разі виявлення порушень архівний підрозділ має право вимагати переформування справ структурними підрозділами;
3) на підставі описів справ структурних підрозділів працівники архівного підрозділу установи складають зведені описи справ установи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
Експертиза цінності документів в архівному підрозділі проводиться щороку з метою виявлення документів, строк тимчасового зберігання яких закінчився. При цьому переглядаються описи справ з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі відповідні описи справ установ-попередників та ліквідованих установ.
Експертиза цінності документів НАФ перед передаванням справ на постійне зберігання передбачає цільове вивчення документів з метою виявлення дублетних документів (тотожних за змістом тиражованих примірників одного документа), документів тимчасового зберігання, які внесені до НАФ помилково, а також документів, документна інформація яких втрачена і не підлягає відновленню в первісному або наближеному до нього вигляді.
235. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 23*), складається на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, уключених до кожної групи. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.
Справи включаються в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2015 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2019 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2021 року, з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
236. Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають схвалені ЕК установи акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи, ЕК архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває установа.
Погоджені акти затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.
У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.
У довідці також зазначаються відомості про наявність або відсутність:
фінансових операцій, що відповідно до вимог законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Довідки підписуються керівником установи, головним бухгалтером та скріплюється печаткою установи.
Якщо в акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено документи з грифом "Для службового користування", ці документи знищуються шляхом подрібнення до стану, що виключає можливість їх прочитання та відновлення. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, власних імен членів ЕК.
Складення описів справ, що складені у паперовій формі
237. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
238. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
239. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 24*) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу установи (особи відповідальної за архів).
240. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
241. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:
справи кожного року складають річний розділ опису справ;
порядок нумерації справ в опису - валовий за кілька років;
заголовки справ вносять до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагуються та уточнюються);
кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів, кожен том отримує окремий номер, якщо справа складається з кількох частин одного документа, то кожна частина отримує окремий номер);
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком повністю наводять лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами "те саме", однак решту відомостей про справи зазначають повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю);
графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;
графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації передбачено такі правила:
справи відносяться до того року, в якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;
плани, звіти, кошториси й документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;
перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;
справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого підрозділу, належать тому підрозділу, де їх завершено (при цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього).
242. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи за цей рік див. також у розділі за ____ рік, № __".
244. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства, з архівним підрозділом установи і затверджується керівником структурного підрозділу.
245. Опис справ структурного підрозділу установи, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
На основі описів справ структурних підрозділів архівний підрозділ установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
246. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складають за встановленою формою, викладеною в додатку 25* до цієї Типової інструкції. До нього включають усі заголовки справ, що формувалися в структурних підрозділах впродовж року, а також заголовки справ із документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали позначку "ЕПК". Систематизація заголовків справ в опису повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.
Річний зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК установи в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву. Другий - зберігається як недоторканний в архівному підрозділі установи. Третій та четвертий примірники опису використовуються архівним підрозділом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи.
Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 9999. В установах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.
247. Річний розділ зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається за формою, викладеною в додатку 26* до цієї Типової інструкції. До опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання "До ліквідації установи" (окрім документів з кадрових питань (особового складу). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ за цей самий рік.
Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках та схвалюються ЕК установи. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подаються на схвалення ЕК органу вищого рівня (відповідно до підпорядкованості).
Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання подаються на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради за рішенням цих комісій.
У разі ліквідації установи, у діяльності якої не утворюються документи НАФ, опис тривалого (понад 10 років) зберігання документів переробляється з метою виокремлення документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, та після схвалення ЕК установи та ЕК органу вищого рівня (відповідно до підпорядкованості) обов'язково подається на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради.
Перелік видів документів, пов'язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджено наказом Міністерства юстиції України від 14.03.2013 № 430/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18 березня 2013 р. за № 428/22960.
Схвалені та погоджені описи справ затверджує керівник установи. Перший примірник зберігається в архівному підрозділі установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю до ДСНС.
Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999.
248. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються за формою, викладеною в додатку 27* до цієї Типової інструкції. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці, та за номенклатурою справ установи мають строк зберігання понад 10 років.
Заголовки справ опису по особовому складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності:
накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);
облікові документи (списки працівників);
книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);
картки з обліку особового складу;
особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;
контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);
бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;
нагородна документація;
документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);
незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).
Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ.
Залежно від обсягу особові справи вносяться до опису як окремі одиниці зберігання або групуються за алфавітом в окремі справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:
21. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".
22. Те саме, з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".
У справи-наряди вміщують внутрішній опис усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, власне ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.
Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:
Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".
Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або структурним принципом, наприклад:
Особові рахунки працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "М".
Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту.
Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи та картки звільнених працівників може складатися окремий опис.
Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких утворюються документи НАФ, складають у трьох примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву описи затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архівному підрозділі установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій надсилається для контролю державному архіву, у зоні комплектування якого перебуває установа.
Описи справ з кадрових питань (особового складу) установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають у двох примірниках. Після погодження описів ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міської ради їх затверджує керівник установи. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архівному підрозділі установи як недоторканний, а другий є робочим і використовується в практичній роботі.
Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999.
249. Установи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ. Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами та словами) фактичну кількість справ, унесених до річного розділу опису, а також вказують особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів).
Кожну зміну загальної кількості справ в опису, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису.
Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".
Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису (додаток 28*), який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису.
До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання та описів справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, що є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ.
Передмова до опису складається з двох частин:
перша - історія установи-фондоутворювача;
друга - історія фонду.
У першій частині передмови наводять у хронологічній послідовності відомості про зміни за відповідний період, що відбулися у напрямах діяльності установи, її назві, підпорядкуванні, структурі, у другій - стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування та описання справ, їх систематизації в опису. Передмову підписують укладач опису та керівник архівного підрозділу установи (особа, відповідальна за архів).
Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.
Необхідність складання довідкового апарату до зведених описів справ постійного зберігання узгоджується з державною архівною установою.
Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом. Справи, створені в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад 2, або інший валовий номер.
Закінчений опис складають і в разі ліквідації установи-фондоутворювача незалежно від кількості заголовків справ у річних розділах.
Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний засвідчувальний запис. Якщо опис складається з кількох томів, то засвідчувальний запис складається до кожного тому, а до останнього тому складається загальний засвідчувальний запис до опису в цілому.
Архівний підрозділ складає історичну довідку - документ, що містить відомості з історії установи та її фонду, характеристику описів, інформацію про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду та порядок користування ним.
Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляються у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.
Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.
Історичну довідку (продовження до історичної довідки) подають на розгляд ЕПК державної архівної установи одночасно з річним розділом зведеного опису справ постійного зберігання.
Оформлення справ, складених у паперовій формі
250. Оформлення справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі справ з кадрових питань (особового складу), передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи (додаток 28*), підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав'язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
До справ, що містять документи з грифом "Для службового користування", судові справи, справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст, а також до справ з кадрових питань (особового складу) (наказів з кадрових питань (особового складу); карток з обліку особового складу; особових справ; контрактів, трудових договорів, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу); розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), а в разі їх відсутності - розрахункових відомостей із виплати заробітної плати; актів; протоколів; висновків; незатребуваних особистих документів працівників) складається та розміщується на початку справи внутрішній опис документів у справі (додаток 19*).
Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.
Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).
Деякі види документів (звіти, відомості тощо) дозволяється систематизувати в алфавітному порядку найменувань установ у межах року.
251. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) виконують за формою, наведеною в додатку 29*.
252. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. Якщо у справу включено документи (додатки тощо), дати яких виходять за крайні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка робиться про це запис "У справі є документи за ____ роки". Дати можуть не зазначатися на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені у заголовках справ.
253. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
254. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом установи - номер опису і фонду.
255. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
256. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.
Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу установи
257. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного підрозділу установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за описами.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за рішенням її керівника за умови наявності в ньому вільних площ.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за номенклатурою справ або, на розсуд установи, за здавальними описами довільної форми, номери яких мають позначку "ТМ".
258. Передача справ до архівного підрозділу установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням структурного підрозділу архівний підрозділ установи оформляє видачу справ, складених у паперовій формі, у тимчасове користування, але не більше трьох місяців.
259. Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених до справ документів, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.
У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.
Справи до архівного підрозділу установи доставляються працівниками її структурних підрозділів зв'язаними (упакованими) належним чином.
У разі відсутності справ структурних підрозділів, що значаться в описах, уживаються заходи, передбачені пунктом 232 цієї Типової інструкції.
260. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
261. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу установи за описами.
При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. У кінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та словами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архівного підрозділу установи, номери справ, що відсутні, дату приймання-передавання справ і ставляться підписи осіб, які здавали та приймали справи.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі установи.
Справи, що передаються до архівного підрозділу установи, повинні бути зв'язані належним чином.
262. З метою забезпечення збереженості архівних документів, встановлення фактичної наявності справ, що значаться за описами, виявлення відсутніх документів та їх розшуку, оцінки фізико-хімічного та технічного стану документів, виявлення та обліку документів, що потребують реставраційного та іншого спеціального оброблення, здійснюються перевірки наявності та стану справ.
Перевірка справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до відповідного державного архіву. Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років.
Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архівного підрозділу, припинення установи
263. Під час зміни керівника установи наявність і стан документів (справ), що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання установи. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архівного підрозділу установи в акті наводяться окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, що внесені до НАФ.
264. Під час зміни керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) наказом установи призначається комісія в складі не менше трьох осіб, у тому числі представника служби діловодства.
Під час приймання-передавання архіву перевіряються наявність і стан: справ постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу); облікових документів та довідкового апарату до справ (паспорта архіву, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо); печаток і штампів, якими користується архівний підрозділ; стелажного, протипожежного, іншого обладнання та охоронної сигналізації; умов зберігання документів.
Приймання-передавання справ, облікових документів та довідкового апарату до них, а також приміщень, обладнання та інвентарю архіву здійснюється за актом (додаток 30*). Матеріальні цінності (обладнання та інвентар архіву) передаються встановленим чинним законодавством порядком.
265. У разі припинення установи, порядок передавання та подальшого користування документами передбачається в розпорядчому документі про її припинення. Передавання документів установи, що припиняється, входить до обов'язків комісії, створеної для передавання справ і майна. У разі припинення установи кошти на упорядкування, дострокове приймання та подальше зберігання документів передбачаються в кошторисі комісії, створеної для її припинення.
266. Якщо установа припиняється шляхом ліквідації, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, а документи тривалого (понад 10 років зберігання), з кадрових питань (особового складу), а також документи тимчасового строку зберігання, визначений законодавством строк зберігання яких не закінчився, підлягають передачі відповідно до підпорядкованості до архіву органу вищого рівня.
267. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення (далі - реорганізація) з передачею її функцій іншій установі остання приймає за актом документи, не завершені в діловодстві установи, що реорганізується, та її архів.
Передавання справ від однієї установи до іншої оформлюється актом приймання-передавання, що складається у двох примірниках.
268. Якщо установа припиняє діяльність шляхом поділу, її архівні справи, внесені до НАФ, передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради, а архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені у діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передаються відповідно до підпорядкованості до архіву органу вищого рівня.
Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу до установ-правонаступників, передаються цим установам за належністю.
269. У разі припинення установи шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, коли з її складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права установи, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що відносяться до профілю діяльності новоствореної установи, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу в новостворену установу.
270. Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів. У довідці зазначаються найменування установи, кількість справ за описом справ постійного зберігання, крайні дати; кількість справ за описом тривалого (понад 10 років) зберігання, крайні дати; кількість справ за описом з кадрових питань (особового складу), крайні дати; дата і номер акта приймання-передавання документів.
Передавання справ на постійне зберігання
271. Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архівному підрозділі установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
Передавання документів НАФ на постійне зберігання здійснюється згідно з графіками, затвердженими керівниками установи та відповідної державної архівної установи.
В установах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 справ на рік) передавання документів на постійне зберігання за погодженням з відповідним державним архівом здійснюється один раз на 3 - 5 років.
Перед передаванням справ на постійне зберігання архівним підрозділом установи спільно з представником державної архівної установи проводиться перевіряння наявності, фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівним підрозділом установи.
Документи установ передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок установи за описами
Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом про приймання-передавання (додаток 31), що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, а другий залишається у справі фонду архіву установи.
Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архівному підрозділі установи.
| СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК ДСНС 17.12.2020 № 07 |
