Про затвердження інструкцій та типових інструкцій з діловодства

внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;

внесення до реєстраційно-моніторингової картки в індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;

зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);

формулювання проєкту доручення до документа здійснюється у тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: Департаменту організації заходів цивільного захисту; керівникам самостійних структурних підрозділів тощо;

формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційній контрольно-моніторинговій картці.

За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.

102. Ім'я файла вихідного проєкту електронного документа, супровідних та інших матеріалів до нього повинно мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:

Лист ...

Службова записка ...

Наказ про ...

Зміни до наказу від ... № ...

Нова редакція наказу від ... № ...

Д1 Порядок (положення, інструкція тощо) ...

Д2 План (графік, таблиця тощо) ...

Сканована копія листа ...

Візування та погодження проєктів електронних документів

103. Погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується СЕД на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

104. Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

105. Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням вимог Інструкції з діловодства у такому порядку:

проєкт електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів, зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці;

проєкт електронного документа візується заступником Голови ДСНС, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проєкту електронного документа (погодження інших заступників Голови ДСНС, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);

у разі первинного погодження проєктів нормативно-правових актів, розробником яких є ДСНС, проєкт візується всіма заступниками Голови ДСНС;

у разі погодження проєктів наказів в електронній формі проєкт наказу візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором (літредактором);

проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці та Інструкцією з діловодства, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

проєкт електронного документа редагується (перевіряється) редактором (літредактором) за наявності віз усіх посадових осіб (погоджувачів), наявність віз яких передбачено в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці та Інструкцією з діловодства перед підписанням керівником (підписувачем);

проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ.

Проєкти документів, що подаються на підпис Голові, підлягають обов'язковому візуванню юридичною службою.

Проєкти документів, що розробляються на виконання вимог законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Прем'єр-міністра України, відповіді на запити і звернення народних депутатів України, крім виконавців, обов'язково візуються начальником відділу контролю Адміністративного департаменту.

Проєкти документів, що розробляються у відповідь на запити і звернення народних депутатів України, візуються керівником підрозділу з питань взаємодії з Верховною Радою України.

106. Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження).

107. Уповноважені особи інших структурних підрозділів за фактом надходження до них через СЕД проєкту електронного документа беруть участь у його опрацюванні в частині, що стосується їх компетенції.

108. Свою позицію щодо опрацьованого проєкту електронного документа уповноважена особа заінтересованого підрозділу доводить до відома відповідального підрозділу через СЕД. Відповідна позиція має бути чітко обґрунтованою, а у разі необхідності викладена у тексті проєкту електронного документа в режимі виправлень (у вигляді нової редакції його окремих положень).

У разі внесення редакційних правок до проєкту електронного документа СЕД:

зберігає поточну версію проєкту електронного документа (без редакційних правок) з усіма накладеними на неї кваліфікованими електронними підписами (що підтверджуються) в архіві версій проєкту електронного документа;

створює нову версію проєкту електронного документа (без кваліфікованих електронних підписів), яка стає поточною версією проєкту електронного документа і до якої зберігаються всі внесені редакційні правки.

Усі версії проекту зберігаються в архіві версій в реєстраційно-моніторинговій картці. Редагування версій, збережених в архіві реєстраційно-моніторингової картки блокується. Редагування поточної версії блокується після затвердження документа.

109. Погодження проєкту електронного документа (за виключенням наказів) може здійснюватися у такому порядку:

проєкт електронного документа візується його автором, після чого СЕД одночасно надсилається на ознайомлення безпосередньому керівнику та керівнику самостійного структурного підрозділу (відповідального підрозділу), заступнику Голови ДСНС, який координує роботу відповідального підрозділу, та уповноваженим особам інших структурних підрозділів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці;

погоджувач, зазначений у реєстраційно-моніторинговій картці, впродовж строку, визначеного згідно з Інструкцією з діловодства, залежно від обсягу та/або виду документа, має ознайомитися з проєктом електронного документа та у разі наявності зауважень внести їх до проєкту електронного документа;

якщо погоджувач упродовж зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці строку не погодив та не вніс зауважень до проєкту електронного документа, система електронного документообігу автоматично вносить до реєстраційно-моніторингової картки інформацію про погодження цього проєкту за замовчуванням. Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження.

Автоматичне погодження електронних документів (погодження за замовчуванням) не стосується проходження їх юридичної експертизи.

110. У разі погодження проєкту електронного документа уповноважена особа іншого структурного підрозділу, зазначеного в реєстраційно-моніторинговій картці, візує проєкт електронного документа.

111. Після візування всіма зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці погоджувачами та відмітки про перевірку редактором (літредактором) СЕД автоматично надсилає проєкт електронного документа на підписання зазначеному в реєстраційно-моніторинговій картці підписувачу.

Юридична експертиза

112. Юридична експертиза проходить у електронній формі з використанням СЕД.

113. За результатами юридичної експертизи у разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби готує в електронній формі висновок за формою, затвердженою Мін'юстом.

114. Висновок вноситься до системи електронного документообігу установи як внутрішній документ, логічно пов'язаний із проектом, до якого він підготовлений, за підписом уповноваженої особи юридичної служби.

115. У разі відсутності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичної служби візує проєкт електронного документа в СЕД.

Підписання проєктів електронних документів

Підписувач

116. Посадові особи є підписувачами проєктів електронних документів у межах своїх повноважень.

117. Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються Секретаріату Кабінету Міністрів України, установам вищого рівня, та доручень установам, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління ДСНС, є Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

У ДСНС право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади, може надаватися заступникам Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються установам того ж або нижчого рівня, територіальному органу, організаціям та підприємствам, що належать до сфери управління ДСНС, а також листів щодо розроблення проєктів актів є директори департаментів та начальники самостійних управлінь згідно з визначеною компетенцією або особи, що виконують їхні обов'язки.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються громадянам, є Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків.

Підписувачем проєктів доповідних і службових записок є керівник структурного підрозділу згідно з визначеною компетенцією або особа, що виконує його обов'язки.

Підписувачем проєктів електронних документів, що надсилаються підприємствам, установам та організаціям, які не належать до державного сектору економіки, є Голова ДСНС або особа, що виконує його обов'язки, заступники Голови ДСНС згідно з розподілом обов'язків, директори департаментів у межах визначеної компетенції.

Директорам департаментів та начальникам самостійних управлінь апарату ДСНС надається право підпису таких документів:

відповідей на запити міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування з питань, що належать до компетенції відповідного департаменту або самостійного управління апарату ДСНС;

листів щодо направлення за належністю для подальшого розгляду звернень громадян та запитів на публічну інформацію;

листів інформаційно-роз'яснювального характеру на адресу міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, зокрема: щодо включення кандидатур працівників департаментів та самостійних управлінь апарату ДСНС до складу робочих груп, запрошень для участі у нарадах, що проводяться департаментами та самосійними управліннями апарату ДСНС; подання інформаційно-аналітичних матеріалів, повідомлень тощо;

подань періодичних звітів на адресу міністерств та інших центральних органів виконавчої влади;

запитів до міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади про надання інформації, необхідної для виконання доручень вищих органів виконавчої влади;

листів, що направляються на адресу територіальних органів, підприємств, установ та організацій, які належать до сфери управління ДСНС, суб'єктів господарювання з питань компетенції відповідного департаменту та самостійного управління апарату ДСНС.

Зазначені документи оформлюються на бланках листів ДСНС та погоджуються директором Адміністративного департаменту.

Вказівки та доручення на адресу територіальних органів ДСНС підписуються лише Головою ДСНС та заступниками Голови ДСНС відповідно до розподілу обов'язків.

118. Не допускається підписання проєктів електронних документів із зверненнями безпосередньо до Верховної Ради України, Президента України, Офісу Президента України, Прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністрів, оминаючи установу, до сфери управління якої вона належать, якщо інше не передбачено законодавством.

Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Голови ДСНС та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом ДСНС.

119. Реквізит підписувача складається з найменування посади особи, яка підписує електронний документ, власного імені і прізвища, наприклад:

120. Проєкти електронних документів підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст проєкту електронного документа відповідальні кілька осіб, - двома або більше посадовими особами. При цьому реквізити посадових осіб - підписувачів розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

121. У разі підписання проєкту спільного електронного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх реквізити розміщуються на одному рівні, наприклад:

122. У разі відсутності посадової особи, реквізити підписувача якої зазначено у проєкті електронного документа, автором проєкту створюється новий примірник проєкту, в якому змінюються лише реквізити підписувача, після чого відповідний примірник без повторного погодження вноситься на підпис особі, яка виконує її обов'язки.

Керівник установи

123. У разі коли підписувачем електронного документа є Голова ДСНС, погоджений проєкт електронного документа надходить до уповноваженої особи структурного підрозділу, що організовує та забезпечує роботу Голови ДСНС (далі - підрозділ забезпечення).

124. Уповноважена особа підрозділу забезпечення:

перевіряє проєкт електронного документа на предмет його відповідності вимогам щодо підготовки відповідних проєктів;

перевіряє дійсність усіх накладених на проєкт електронного документа кваліфікованих електронних підписів;

визначає проєкт електронного документа відповідним для передавання його на підписання Голові та у разі визначення його таким візує та передає проєкт Голові на підпис.

125. У разі коли Голова ДСНС або уповноважена особа підрозділу забезпечення вносить до проєкту електронного документа редакційні правки, створюється нова версія проєкту електронного документа, яка за рішенням Голови ДСНС може бути підписана без повторного погодження.

126. Після автоматизованої реєстрації документа в електронній формі та підписання його Головою ДСНС він автоматично надсилається через систему взаємодії.

Підписання проєкту документа заступником керівника установи, керівником структурного підрозділу

127. У разі коли підписувачем документа є заступники Голови ДСНС, відповідний електронний документ після погодження в установленому Інструкцією з діловодства порядку надходить до відповідного підписувача або уповноваженої особи, що організовує та забезпечує його роботу, а у разі коли підписувачем документа є керівник структурного підрозділу, - через осіб, відповідальних за діловодство та контроль у структурному підрозділі або безпосередньо до відповідного підписувача.

128. Відхилений підписувачем проєкт повертається СЕД його автору із зазначенням вмотивованої причини відхилення.

У разі створення документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав він підписується у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

Особливості погодження проєктів електронних документів

129. Процедура погодження проєкту електронного документа контролюється його автором, а у разі його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки.

130. У разі надходження проєкту електронного документа на погодження погоджувач повинен ознайомитися зі змістом проєкту, завізувати проєкт електронного документа (у разі згоди з пропонованою редакцією тексту проєкту електронного документа) або внести зауваження та пропозиції до нього.

131. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі та підписуються кваліфікованим електронним підписом особи, яка створила коментар.

132. Зауваження і пропозиції до проєкту електронного документа вносяться у режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проєкту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проєкту електронного документа, та із зазначенням автора відповідних правок (режим виправлення).

133. Зауваження і пропозиції щодо відповідності нормативно-правовим актам мають вноситися із зазначенням конкретних невідповідностей, статей, пунктів тощо або має надаватися відповідний варіант редакції тексту, до якого є зауваження.

134. Погоджувач візує проєкт електронного документа лише у разі відсутності в нього жодних зауважень. Погоджений проєкт електронного документа автоматично передається наступному погоджувачу згідно з переліком погоджувачів та підписувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці або передбачених Інструкцією з діловодства.

Погодження із зауваженнями не допускається, крім випадків погодження проєктів актів, порядок погодження яких визначено законодавством.

135. У разі внесення будь-яких редакційних правок до проєкту електронного документа проєкт відкликається з погодження та повертається автору.

136. Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого:

приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа;

вмотивовано відхиляє надані зауваження та пропозиції із зазначенням підстав у відповідному коментарі з накладанням кваліфікованого електронного підпису автора проєкту, після чого повертає проєкт електронного документа на погодження у попередній його редакції без необхідності його перевізування погоджувачами, якими проєкт було погоджено.

137. Погоджувач, яким отримано проєкт електронного документа, повинен його погодити або повернути із вмотивованими зауваженнями та пропозиціями впродовж строків, визначених Інструкцією з діловодства.

138. Якщо у позиціях головного виконавця та співвиконавця є розбіжності, які не можуть бути врегульовані на рівні фахівців відповідних структурних підрозділів, керівник головного виконавця ініціює проведення узгоджувальних нарад та консультацій з узгодження розбіжностей на рівні керівництва відповідних структурних підрозділів. Результати узгоджувальної наради оформлюються протоколом, який готує та вносить в СЕД автор проєкту як логічно пов'язаний із документом, щодо якого скликалась узгоджувальна нарада.

Зазначений протокол візується в СЕД всіма учасниками наради та підписується керівниками структурних підрозділів, у яких були розбіжності.

Реєстраційно-моніторингова картка зареєстрованого протоколу містить посилання на електронний документ, щодо якого його було створено.

Домовленості, досягнуті під час узгоджувальної наради та викладені у її протоколі, є обов'язковими для виконання всіма учасниками процесу погодження розбіжностей.

139. Проєкт електронного документа вважається погодженим та може бути підписаний лише після того, як його буде завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в реєстраційній контрольно-моніторинговій картці або передбаченими Інструкцією з діловодства.

140. У разі потреби готується лист зовнішнього або внутрішнього погодження.

Особливості підготовки деяких видів електронних документів

Проєкти актів Кабінету Міністрів України

141. Підготовка проекту акта Кабінету Міністрів, його опрацювання та погодження здійснюється з використанням відповідного модуля системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - модуль системи взаємодії) крім випадків, коли є обґрунтовані підстави для документування управлінської інформації в паперовій формі, передбачені пунктом 2 цієї Інструкції.

142. У разі коли строк підготовки проекту акта прямо не визначено завданням на його підготовку, такий строк становить до трьох місяців від дати набрання чинності відповідним завданням.

Контроль за дотриманням визначених цією Інструкцією строків підготовки проектів актів здійснюється з використанням відповідного модуля системи взаємодії.

143. Розробником проєкту акта визначається орган виконавчої влади, до компетенції якого належить формування та/або реалізація державної політики у відповідній сфері.

Розробник вносить до модуля системи взаємодії проект акта та матеріали до нього і визначає строк погодження проекту акта заінтересованими органами.

Свою позицію щодо проекту акта Міністр внутрішніх справ, що спрямовує та координує діяльність ДСНС, доводить до відома розробника (ДСНС) шляхом внесення відповідної інформації до модуля системи взаємодії, у разі відсутності зауважень проект акта візується Міністром із використанням модуля системи взаємодії.

Свою позицію щодо проекту акта (висновок) заінтересовані органи доводять до відома розробника шляхом внесення відповідної інформації до модуля системи взаємодії.

Якщо заінтересованим органом є ДСНС, діяльність якої спрямовується та координується Кабінетом Міністрів через Міністра внутрішніх справ, позиція ДСНС щодо проекту акта погоджується Міністром шляхом внесення інформації про погодження до модуля системи взаємодії.

Порядок взаємодії Міністерства внутрішніх справ та ДСНС під час підготовки проєкту акта Кабінету Міністрів України, його погодження, а також погодження проєктів актів, що надійшли від інших органів виконавчої влади, встановлюється Міністром, з урахуванням процедури, визначеної Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. № 950 (далі - Регламент), та Порядком взаємодії Міністерства внутрішніх справ України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра внутрішніх справ України, затвердженим наказом МВС від 25.11.2016 № 1250, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22 грудня 2016 р. за № 1682/29812 (далі - Порядок).

Розробник:

самостійно визначає заінтересовані органи, що будуть брати участь у розробленні проекту акта або його погодженні;

забезпечує внесення проекту акта та супровідних матеріалів до нього до відповідного модуля системи взаємодії;

є відповідальним за достовірність розміщених у системі взаємодії документів (крім тих, які готують і розміщують Мін'юст і заінтересовані органи) та своєчасну підготовку проєкту акта;

у разі необхідності може ініціювати утворення робочої групи на базі своєї установи із залученням фахівців заінтересованих органів та незалежних експертів з відповідних питань, діяльність якої регулюється інструкцією з діловодства установи-розробника;

у разі розроблення особливо значущого проєкту акта може звернутися до Державного секретаря Кабінету Міністрів України з ініціативою утворення робочої групи при Секретаріаті Кабінету Міністрів України під головуванням Державного секретаря Кабінету Міністрів України або одного з його заступників.

Інформація про погодження проекту акта повинна бути доступною для ознайомлення для всіх заінтересованих органів, що беруть участь у його опрацюванні.

144. У разі прийняття розробником рішення про залучення заінтересованого органу як співрозробника (далі - орган-співрозробник) розробник не пізніше ніж протягом двох робочих днів з дня набрання чинності завданням на розроблення проекту створює реєстраційно-моніторингову картку проекту у системі взаємодії та повідомляє органу-співрозробнику через систему взаємодії, про початок розроблення проекту із зазначенням мети, сфери його дії, строків розроблення та контактних даних структурного підрозділу, визначеного відповідальним за підготовку проекту від імені розробника, та його працівників, відповідальних за підготовку відповідного проекту акта.

145. Орган-співрозробник у п'ятиденний строк з моменту отримання повідомлення про початок розроблення проєкту акта повідомляє розробнику через систему взаємодії, про згоду на співрозроблення, контактні дані структурного підрозділу органу-співрозробника та його працівників, відповідальних за співрозроблення відповідного проєкту акта.

146. У разі ненадходження у визначений строк від органу-співрозробника відповіді розробник за замовчуванням визнає відмову такого органу-співрозробника від участі у співрозробленні.

147. На етапі співрозроблення проєкту акта обмін інформацією між виконавцями розробника та органу-співрозробника здійснюється через службову електронну пошту, інші не заборонені законодавством засоби телекомунікації (при цьому керівники структурних підрозділів зазначаються в копії листа), проведення робочих нарад та зустрічей.

Працівники органу-співрозробника мають доступ до тексту документа, розміщеного у відповідному модулі системи взаємодії.

Співрозроблення проєкту акта здійснює відповідальний підрозділ органу-співрозробника без залучення на цій стадії керівництва органу.

Відповідальний підрозділ органу-співрозробника:

може у разі необхідності залучати до опрацювання проєкту акта визначені ним структурні підрозділи цього ж органу;

має впродовж десяти робочих днів з моменту надходження проєкту акта на опрацювання визначитися з позицією щодо проєкту акта та подати розробнику свої зауваження і пропозиції до нього.

Якщо на стадії співрозроблення в позиціях розробника та співрозробника виникли розбіжності, розробник організовує робочу нараду на рівні керівників структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, відповідальних за спільне розроблення, за результатами якої відповідальним підрозділом органу-співрозробника готується акт розбіжностей за підписом керівника органу-співрозробника.

До акта розбіжностей не вносяться розбіжності, які було врегульовано або знято під час робочої наради.

Усі акти розбіжностей обов'язково розміщуються відповідним органом-співрозробником у відповідному модулі системі взаємодії. У разі коли орган не розмістив акт розбіжностей у визначений строк, вважається, що зауваження до проекту акта в органу-співрозробника відсутні.

Рішення про врахування або неврахування розбіжностей, викладених в актах розбіжностей, приймає керівник установи-розробника.

148. Розробник протягом п'яти робочих днів після завершення розроблення (співрозроблення) проекту акта розміщує доопрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для здійснення його погодження заінтересованими органами. Усі акти розбіжностей повинні бути доступними для всіх заінтересованих органів.

Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи-розробника або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

Заінтересований орган у визначений строк надсилає розробнику лист із позицією відповідного органу до проєкту акта за підписом керівника заінтересованого органу або особи, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

149. Розробник протягом трьох робочих днів після завершення погодження проекту акта розміщує допрацьовану версію проекту акта із необхідними супровідними матеріалами до нього у відповідному модулі системи взаємодії для проведення його правової експертизи Мін'юстом.

Розміщений у відповідному модулі системи взаємодії проект акта та супровідні матеріали до нього повинні бути підписані керівником установи, яка є розробником відповідного документа, або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією.

Висновок Мін'юсту за результатами правової експертизи підписується міністром або особою, що виконує його обов'язки, згідно з процедурою, визначеною цією Інструкцією, та розміщується у відповідному модулі системи взаємодії.

150. Проект акта, супровідні матеріали до нього розміщуються установами, які є розробниками відповідних документів, у відповідному модулі системи взаємодії.

Зазначені документи розміщуються:

одноразово без права вимагати їх дублетного розміщення іншими установами;

одночасно у форматі PDF/A (формат специфікації PDF 1.4 ISO 19005-1:2005) і RTF із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису (кваліфікованої електронної печатки, якщо документ було розміщено у формі фотокопії).

151. Для проектів актів, що розробляються органами виконавчої влади, застосовується єдиний унікальний реєстраційний номер, який формується у відповідному модулі системи взаємодії.

Усі проекти актів, що розробляються органами виконавчої влади, мають єдину порядкову нумерацію та нумеруються в порядку їх розміщення у відповідному модулі системи взаємодії в межах календарного року.

Єдиний унікальний реєстраційний номер формується у форматі XXXXXX.PPPP-I,

де XXXXXX - шестизначний випадковий унікальний код;

PPPP - послідовний нумератор у межах поточного року;

I - ідентифікатор типу проекту акта ("З" - Закон, "У" - Указ, "П" - постанова, "Р" - розпорядження).

Системи електронного документообігу установ для проектів актів мають використовувати лише єдиний унікальний реєстраційний номер, який завантажується із системи взаємодії під час реєстрації проекту акта, без права його зміни та/або модифікації.

Проєкти наказів

152. Голова ДСНС або особа, яка виконує його обов'язки, підписують накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань (далі - накази).

Проєкти наказів з кадрових питань (особового складу) готуються відповідно до вимог, визначених цією Інструкцією, та з урахуванням особливостей, які визначаються законами та іншими актами Кабінету Міністрів України.

153. Проєкти наказів в електронній формі готуються та погоджуються відповідно до загальних вимог підготовки та погодження проєктів електронних документів, визначених цією Інструкцією, у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, на бланку, що автоматично генерується СЕД.

154. Перед поданням на підпис наказу з основної діяльності автор проєкту друкує його із СЕД разом із згенерованим бланком, на якому візуалізується автоматично сформований QR-код.

На роздрукованому проєкті наказу в електронній формі вимагається лише проставлення власноручної візи уповноваженого представника юридичної служби, яким проведено юридичну експертизу зазначеного проєкту.

Особливості оформлення проєктів нормативно-правових актів, які підлягають державній реєстрації, визначено Інструкцією з діловодства.

155. Підписання наказів з основної діяльності здійснюється в електронній та паперовій формах. Накази з адміністративно-господарських питань готуються та підписуються лише в електронній формі.

156. Накази реєструються в СЕД із застосуванням відповідного проєкту електронного документа. При цьому на паперовий примірник відповідного наказу проставляється номер та дата реєстрації, які було автоматично присвоєно в СЕД.

Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань мають окрему порядкову нумерацію.

157. Ознайомлення працівників ДСНС з наказами ДСНС здійснюється в електронній формі.

Факт доведення наказу до відома посадової особи здійснюється засобами СЕД.

158. Факт ознайомлення посадової особи з наказом здійснюється засобами СЕД з використанням кваліфікованого електронного підпису відповідної посадової особи.

Спільні накази

159. Порядок підготовки спільного акта кількох установ визначається Інструкцією з діловодства.

Проєкти актів нормативно-правового характеру, які відповідно до законодавства підлягають державній реєстрації

160. Державна реєстрація актів нормативно-правового характеру здійснюється у порядку, визначеному Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 р. № 731.

Строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів.

161. Державна реєстрація здійснюється в електронній формі у вигляді запису, внесеного до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади та засвідченого спеціально для цього призначеною кваліфікованою електронною печаткою, що наклала особа, яка внесла запис до зазначеного реєстру.

162. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.

163. Моніторинг охоплює безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.

164. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється службою контролю за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в СЕД на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки. Відповідна система забезпечує оперативний доступ до всієї інформації про стан виконання будь-якого документа, щодо якого здійснюється моніторинг, та методичний аналіз відповідних даних.

165. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.

166. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.

167. Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки службою діловодства під час вхідної реєстрації документа, керівником під час первинного розгляду, службою контролю під час його взяття на контроль.

168. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.

169. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-контрольної картки автоматично вноситься відмітка про завершення його виконання (індикатор завершення виконання) на підставі статусу призначення зареєстрованого проєкту електронного документа. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

170. Моніторинг здійснюється за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, протоколами нарад під головуванням Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра, віце-прем'єр-міністрів, Міністра Кабінету Міністрів, Державного секретаря Кабінету Міністрів, листами Офісу Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників (що потребують надання відповіді про результати їх розгляду), листами Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, зверненнями комітетів, тимчасових спеціальних та тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій Верховної Ради України, зверненнями та запитами народних депутатів України, листами Рахункової палати, міжнародними зобов'язаннями України в рамках співробітництва з Міжнародним валютним фондом, зобов'язаннями України у сферах європейської та євроатлантичної інтеграції, зокрема спрямованих на виконання Угоди про асоціацію між Україною, з однієї сторони, та Європейським Союзом, Європейським співтовариством з атомної енергії та їхніми державами-членами, з іншої сторони, інших міжнародних договорів України з питань європейської інтеграції і домовленостей між Україною та ЄС, річних національних програм в рамках Комісії Україна - НАТО, рішень Комісії Україна - НАТО у рамках Хартії про особливе партнерство між Україною та Організацією Північноатлантичного договору та Декларації про її доповнення, інших міжнародних договорів між Україною та НАТО та уповноваженими органами НАТО; місіями ООН, ОБСЄ, Світовим банком, Європейським банком реконструкції та розвитку, іншими міжнародними організаціями в частині цільового використання технічної та донорської допомоги, а також завдань, визначених розпорядчими документами та дорученнями керівництва ДСНС, рішеннями Колегії ДСНС, щодо яких встановлено строки їх виконання.

171. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати реєстрації, а вхідних - з дати надходження (доставки через систему взаємодії) або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, строком виконання документа вважається перший робочий день після настання строку виконання.

172. У разі зміни строків виконання індикатора у реєстраційно-моніторинговій картці проставляється новий строк визначеного індикатора та зазначається причина його зміни, які вносяться уповноваженою особою служби контролю.

173. Перевірка строків виконання документів проводиться за всіма індикаторами проходження документа до закінчення строку його виконання (у разі відхилень виконавцю надсилаються попередження за допомогою нагадувань, що генеруються СЕД) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

174. Служба контролю після виконання документа перевіряє відповідність кінцевого результату поставленому завданню, за результатом чого приймає рішення про припинення моніторингу.

Припинення моніторингу здійснюється лише на підставі зазначеної перевірки.

175. Дані про виконання документа та припинення моніторингу вносяться до реєстраційно-моніторингової картки уповноваженою особою служби контролю.

Документ може бути закритий "до справи" лише після внесеної до реєстраційно-моніторингової картки відмітки про припинення моніторингу.

176. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, іншої кореспонденції Верховної Ради України вважається день надсилання електронного документа через систему взаємодії, а у випадках, визначених пунктом 2 цієї Інструкції, - день реєстрації документа органом, який визначив відповідне завдання.

Інформаційно-довідкова робота з документами

177. Інформаційно-довідкова робота з електронними документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням СЕД.

Кількість картотек в установі визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності.

178. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи СЕД службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор питань діяльності установи;

класифікатор видів документів;

класифікатор кореспондентів;

класифікатор резолюцій;

класифікатор виконавців;

класифікатор результатів виконання документів;

номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в ДСНС визначається службою діловодства.

179. Пошукова система СЕД має здійснювати пошук за контекстом (ключовим словом або фразою) документа, видом документа, його заголовком, датою прийняття, номером та датою його реєстрації, його автором тощо.

Складення номенклатури справ

180. Номенклатура справ призначена для встановлення єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі етапи роботи, яка документується в ДСНС, зокрема:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень ДСНС або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. До номенклатури справ не включаються друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Строки зберігання документів (належність до справи) визначаються під час реєстрації (для вхідних документів) або створення проєкту документа автором згідно із затвердженим Мін'юстом переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

181. У ДСНС складаються та ведуться номенклатури справ структурних підрозділів і зведена номенклатура справ ДСНС.

182. Номенклатура справ структурного підрозділу апарату ДСНС створюється в електронній формі посадовою особою, відповідальною за діловодство та контроль у підрозділі, не пізніше ніж 15 листопада поточного року на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з архівним підрозділом, та службою діловодства. Візуалізація номенклатури справ структурного підрозділу здійснюється за автоматично генерованою формою, визначеною Інструкцією з діловодства.

183. Методична допомога у складенні номенклатури справ надається архівним підрозділом ДСНС.

184. Зведена номенклатура справ ДСНС формується СЕД в автоматизованому режимі на основі номенклатур справ структурних підрозділів у електронній формі.

Під час розроблення номенклатури справ апарату ДСНС, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, з метою більш повного охоплення документообігу вивчається та аналізується діяльність ДСНС у цілому. При цьому використовуються Положення про ДСНС та її структурні підрозділи; штатні розписи; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та галузевий переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання, а також ураховуються завдання на наступний рік.

185. На підставі зведеної номенклатури справ ДСНС в електронній формі СЕД автоматично здійснює її візуалізацію за формою, визначеною Інструкцією з діловодства, яка друкується та в установленому порядку подається на схвалення експертно-перевірній комісії державного архіву.

186. Зведена номенклатура справ зберігається та використовується СЕД для автоматизації процесів формування документів у справи в ДСНС.

187. Зведена номенклатура справ ДСНС наприкінці кожного року (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.

188. У системі електронного документообігу установи номенклатура справ представлена у формі електронної таблиці. Графи таблиці заповнюються у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства.

189. Наприкінці року до номенклатури справ структурного підрозділу та зведеної номенклатури справ ДСНС складаються підсумкові записи в електронній формі про кількість фактично заведених справ та підписуються відповідальними особами згідно з Інструкцією з діловодства.

Формування електронних справ

190. Групування виконаних документів в електронні справи здійснюється централізовано в СЕД відповідно до номенклатури справ.

191. Формування електронних справ здійснюється в СЕД в автоматизованому режимі на підставі індексу електронної справи.

192. Електронні документи, що віднесені до однієї електронної справи, мають бути логічно пов'язані між собою за допомогою відомостей про них в СЕД.

193. Під час формування електронних справ необхідно дотримуватися загальних правил з урахуванням таких вимог:

групувати в електронні справи документи, виконані впродовж одного календарного року, за винятком перехідних електронних справ (ведуться протягом кількох років);

документ-відповідь групується за ініціативним документом;

включати в електронні справи лише оригінали електронних документів чи їх примірники або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів, зокрема електронні копії паперових оригіналів та електронні копії електронних документів;

обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;

обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, має відповідати обсягу справи, сформованої з паперових примірників електронного документа.

Для документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач виготовляє паперові копії таких документів, які він засвідчує.

Засвідчені копії повинні містити перелік визначених Інструкцією з діловодства реквізитів, нанесених за допомогою QR-коду.

Зазначені засвідчені паперові копії електронних документів формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ для зберігання, які передаються до архівного підрозділу установи (відповідного державного архіву) у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства, для постійного зберігання.

Створення інших паперових примірників електронних документів не вимагається.

194. Методичне керівництво та нагляд за формуванням електронних справ в апараті ДСНС та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівним підрозділом ДСНС.

Зберігання електронних документів

195. У ДСНС здійснюється централізоване зберігання електронних документів. Документи зберігаються в установах їх створення.

196. Електронні документи з часу створення (надходження), а також усі відомості про них до передавання їх на постійне зберігання або до їх знищення в установленому порядку зберігаються в СЕД, логічно згруповані у справи згідно з номенклатурою справ.

Аудіовізуальні документи (аудіо- та відеозаписи) засідань колегіального органу, робочої групи у разі їх створення зберігаються в СЕД. Секретар колегіального органу або уповноважена особа робочої групи відповідає за їх додавання у СЕД.

197. За доступність, цілісність та відтворюваність електронних документів і електронних справ, що зберігаються в СЕД, відповідає підрозділ, на який покладено обов'язки щодо технічного супроводження СЕД - Центр оперативного зв'язку, телекомунікаційних систем та інформаційних технологій ДСНС України.

198. Працівники мають доступ до електронних справ через СЕД відповідно до компетенції та визначених прав доступу користувачів до системи СЕД.

199. Видавання електронних справ, окремих електронних документів іншим установам здійснюється з дозволу Голови ДСНС або особи, яка виконує його обов'язки, шляхом створення примірників або копій цих документів (електронних справ).

200. У разі звернення уповноваженої особи на підставі оригіналу ухвали слідчого судді, суду щодо надання тимчасового доступу до документів Голова ДСНС невідкладно видає доручення службі діловодства та структурному підрозділу забезпечити виконання ухвали. У межах реалізації доручення уповноважена особа служби діловодства:

створює та реєструє копію ухвали слідчого судді, суду після пред'явлення оригіналу такої ухвали;

надає особі, зазначеній в ухвалі, тимчасовий доступ до документів, зокрема можливість ознайомлення з ними, виготовлення паперових копій відповідних електронних документів, або у разі, коли в ухвалі передбачено їх вилучення (здійснення виїмки), - створення електронних примірників відповідних електронних документів;

надає допомогу у складенні опису електронних документів, що вилучаються (виїмка яких здійснюється), який залишається в ДСНС.

Про вилучення електронних документів складається акт (протокол) у двох примірниках, перший з яких залишається в ДСНС, а другий передається відповідальній особі, зазначеній в ухвалі.

Експертиза цінності документів

201. Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства за тими ж правилами, принципами та критеріями, що і документів у паперовій формі.

Наказом ДСНС визначаються уповноважені засвідчувачі.

Уповноваженим засвідчувачам надається право засвідчувати паперові копії електронних документів, призначені для їх подальшої передачі на зберігання в архівний підрозділ ДСНС (відповідного державного архіву).