і категорія фонду)
на підставі ______________________________________________________
(посилання на нормативно-методичні документи для
__________________________________________________________________
проведення експертизи)
------------------------------------------------------------------
| NN | Назви груп | NN | NN справ | Кількість| Примітки|
| з/п | документів та | описів | за описами | справ | |
| | їхні крайні | | | | |
| | дати | | | | |
|-----+---------------+--------+------------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----+---------------+--------+------------+----------+---------|
| | | | | | |
|-----+---------------+--------+------------+----------+---------|
| | | | | | |
|-----+---------------+--------+------------+----------+---------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом _________________________________________________ справ
(числом і словами)
Кількість справ, їхні країні дати та стисла характеристика
документів, що залишено на зберіганні
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Особа, що проводила відбір __________________________________
(посада підпис розшифрування
підпису)
Завідувач відділу (архівосховища) ___________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЦЕПК
архівної установи Держкомархіву України
____________ N ____ ____________ N ____
Документи передано __________________________________________
(назва юридичної особи)
на утилізацію згідно з приймально-здавальною накладною ____ N ____
Зберігач фондів _____________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Дата
Зміни в облікову документацію внесено
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта про вилучення для знищення документів,
що не підлягають зберіганню
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 8
до пп. 4.2.7.6; 6.3.6.4;
6.5.2; 7.5.2.2
Назва архівної установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
АКТ
____________ N ____
про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву
У ході _________________________________________________ було
(назва роботи)
виявлено _________________________________________________________
(у фонді, сховищі, робочому приміщенні)
------------------------------------------------------------------
| N | Заголовок справи | Шифр (якщо є) | Передано за належністю|
| з/п | (документа) | | (N фонду цієї ж |
| | | | архівної установи або |
| | | | назва іншої архівної |
| | | | установи) |
|-----+------------------+---------------+-----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|-----+------------------+---------------+-----------------------|
| | | | |
|-----+------------------+---------------+-----------------------|
| | | | |
|-----+------------------+---------------+-----------------------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом виявлено ________________________________________ справ
(числом і словами)
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Зміни до облікових документів внесено:
__________________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта про виявлення документів,
що не стосуються даного фонду, архіву
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 9
до пп. 4.2.9.3; 5.4.2;
6.3.3; 6.3.4; 6.6.1
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи,
юридичної особи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
АНОТОВАНИЙ ПЕРЕЛІК
унікальних документів Національного архівного
Фонду N ____
Фонд N ____
Назва _______________________________________________________
Постійно зберігається _______________________________________
(повна назва архівної установи,
юридичної особи - власника чи
найменування фізичної особи - власника)
__________________________________________________________________
(повна адреса архівної установи, юридичної чи фізичної особи)
Тимчасово зберігається ______________________________________
(повна назва і адреса юридичної особи -
__________________________________________________________________
джерела комплектування архівної установи)
Титульний аркуш анотованого переліку
унікальних документів Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | N | N | N | Заголовок | Крайні дати | Кількість| Юридична | Мова | Фізичний | N од. зб.| Відомості про | Вилучення |
|з/п|опису|справи|документа| справи | документа | документів| сила | документів | стан |страхового| страхування | з числа |
| | | |(аркушів)| (анотація | (документів)| справи | (оригінал, | (документа)| документів | фонду | документів | унікальних |
| | | | | документа)| справи | (аркушів | засвідчена | | (документа)| | (документа) | документів НАФ |
| | | | | | | документа)| копія тощо)| | | |----------------------+-----------------|
| | | | | | | | та засіб | | | | назва | страховий| дата | підстава |
| | | | | | | | утворення | | | | і адреса | поліс | | |
| | | | | | | | (вид | | | | страхової | (N, дата,| | |
| | | | | | | | копіювання)| | | | компанії | сума | | |
| | | | | | | | | | | | | оцінки, | | |
| | | | | | | | | | | | | умови | | |
| | | | | | | | | | | | | тощо) | | |
|---+-----+------+---------+-----------+-------------+-----------+------------+------------+------------+----------+-----------+----------+------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом до переліку за описами справ у кількості _________
внесено загального
зберігання
NN ____
у тому числі ________
________________ документів
справ, (числом і
(числом і словами) словами)
З них скопійовано _________________ у тому числі ________
для справ, документів
страхового фонду (числом і словами) (числом і
словами)
Укладач переліку ____________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЕК
архівної установи юридичної особи
____________ N ____ ____________ N ____
Форма анотованого переліку унікальних документів
Національного архівного фонду
Формат A3 (297 x 420)
Додаток 10
до пп. 4.2.9.3; 5.4.2;
6.3.3; 6.6.1
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи,
юридичної особи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
ПЕРЕЛІК
особливо цінних документів
Національного архівного Фонду N ____
Фонд N ____
Назва _______________________________________________________
Постійно зберігається _______________________________________
(назва архівної установи, юридичної
особи - власника або найменування
__________________________________________________________________
фізичної особи - власника)
__________________________________________________________________
(повна адреса архівної установи, юридичної чи фізичної особи)
Тимчасово зберігається ______________________________________
(повна назва і адреса юридичної особи -
__________________________________________________________________
джерела комплектування архівної установи)
Форма титульного аркуша переліку
особливо цінних документів
Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
------------------------------------------------------------------
| N | N | N | N | N од. зб. | Вибуття з числа |
| з/п | фонду | опису | справи | страхового | особливо цінних |
| | | | | фонду | документів НАФ |
| | | | | |--------------------|
| | | | | | дата | підстава |
|-----+-------+-------+--------+------------+--------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|-----+-------+-------+--------+------------+--------+-----------|
| | | | | | | |
|-----+-------+-------+--------+------------+--------+-----------|
| | | | | | | |
|-----+-------+-------+--------+------------+--------+-----------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом до переліку внесено за описами справ загального
зберігання NN ____
кількістю ___________ _____________________ справ,
(числом і словами)
з них скопійовано
для страхового фонду _____________________ справ,
(числом і словами)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЦЕПК
архівної установи юридичної особи
____________ N ____ ____________ N ____
Форма переліку особливо цінних документів
Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 11
до п. 4.2.10.3
Назва архівної установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник ___________________
(назва органу
державної влади)
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
АКТ
грошової оцінки документів Національного архівного Фонду
____________ N ____
м. ________________
Експертно-перевірна комісія (ЕПК) ___________________________
(назва архівної установи)
на засіданні (протокол ____________ N ____) розглянула документ(и)
НАФ для визначення грошової оцінки і встановила таке:
Власник документа(ів) (уповноважена ним особа) на дату
грошової оцінки __________________________________________________
__________________________________________________________________
Мета оцінки документа(ів) ___________________________________
__________________________________________________________________
Експертно-перевірна комісія на підставі вивчення питання
стосовно вартості документів НАФ, наданих для грошової оцінки,
зазначає, що за станом
на ___________________ вартість документа(ів) становить:
(дата)
------------------------------------------------------------------
| N | Назва, | Реквізити свідоцтва про | Вартість, грн. |
| з/п | вид документа | державну реєстрацію | |
| | | документів НАФ | |
|-----+---------------+-------------------------+----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------
Загальна вартість ___________________________________________
(числом і словами)
Голова ЕПК __________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Секретар ЕПК ________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта грошової оцінки документів
Національного архівного фонду
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 12
до п. 4.3.2.2.
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
СПИСОК
юридичних осіб - джерел комплектування документами НАФ
__________________________________________
(повна назва архівної установи)
-----------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Індекс | Назва | Форма | Форма | Наявність | Зміст | Примітки |
| з/п | установи | юридичної | власності | приймання | аудіовізу-| рішення | |
| | | особи | на | документів | альних і | ЕПК, | |
| | | | документи | (повна, | науково- | дата і | |
| | | | | вибіркова) | технічних | номер | |
| | | | | | документів| протоколу| |
|-----+----------+-----------+-----------+------------+-----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
-----------------------------------------------------------------------------------------
На 1 січня 200_ року до списку внесено ____________ юридичних осіб,
у тому числі за формами власності:
державна ____________
комунальна ____________
__________________ __________ _______________________
(посада особи) (підпис) (розшифрування підпису)
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕПК Протокол засідання ЦЕПК
архівної установи Держкомархіву України
____________ N ____ ____________ N ____
Форма списку юридичних осіб - джерел
комплектування документами НАФ
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 13
до п. 4.3.2.2
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
СПИСОК
юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, у зоні комплектування
__________________________________________
(повна назва архівної установи)
------------------------------------------------------------------
| NN | Індекс | Назва | Форма | Зміст | Примітки |
| з/п | установи | юридичної | власності | рішення | |
| | | особи | на | ЕПК, | |
| | | | документи | дата і | |
| | | | | номер | |
| | | | | протоколу | |
|-----+----------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
На 1 січня 200_ року до списку внесено ____ юридичних осіб,
у тому числі за формами власності:
державна ______________
комунальна ____________
приватна ______________
__________________ __________ _______________________
(посада особи) (підпис) (розшифрування підпису)
СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК
архівної установи
____________ N ____
Форма списку юридичних осіб, в діяльності яких
не утворюються документи НАФ
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 14
до пп. 4.3.2.6; 6.3.4
КАРТКА
централізованого державного обліку документів архівної україніки
------------------------------------------------------------------
| 1. Країна | 2. Назва архіву, | 3. Шифр документа |
| | його приналежність | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| 4. Дата створення | 5. Заголовок | 6. Назва |
| документів | документа | фондоутворювача |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| 7. Обсяг одиниці | 8. Джерело | 9. Мова документа |
| обліку | надходження | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
|--------------------+---------------------+---------------------|
| | | |
------------------------------------------------------------------
Форма картки централізованого державного обліку
документів архівної Україніки
(лицьовий бік)
Формат А5 (148 x 210)
------------------------------------------------------------------
| 10. Короткий зміст документа |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| |
|----------------------------------------------------------------|
| 11. Правовий статус документа | 12. Умови доступу документа |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| 13. Умови репродукування | 14. Фізичні характеристики |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| 15. Примітки | 16. Посада, підпис укладача |
| | картки, дата та місце укладання|
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
|-------------------------------+--------------------------------|
| | |
------------------------------------------------------------------
Форма картки централізованого державного обліку
документів зарубіжної архівної Україніки
(зворотний бік)
Формат А5 (148 x 210)
Додаток 15
до пп. 4.3.4.2; 6.3.6.4;
6.5.2; 7.5.2.2; 7.5.7.3;
7.9.14
Назва архівної установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
АКТ
____________ N ____
про невиправні пошкодження документів
Фонд N ____
Категорія ____________
Назва _______________________________________________________
У фонді виявлено невиправно пошкодженими такі документи:
------------------------------------------------------------------
| N | N справи | Заголовок | Крайні | Кількість| Характер |
|опису|(документа)| пошкодженого| дати | аркушів | та причини |
| | | документа | | | пошкоджень |
| | | (справи) | | | |
|-----+-----------+-------------+--------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Разом виявлено пошкоджених _______________ документів (справ)
(числом і словами)
Завідувач відділу ___________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Зберігач фондів _____________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки ____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Експерти ____________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
__________________________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
__________________________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Дата
Зміни до облікових документів внесено: ______________________
__________________________________________________________________
(підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта про невиправні пошкодження документів
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 16
до пп. 4.3.4.3; 6.3.6.4;
6.4.4.6; 6.14.6
ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник юридичної особи Керівник архівної установи
______________________________ ____________________________
(посада підпис розшифрування (підпис розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата
АКТ
____________ N ____
приймання-передавання документів на постійне зберігання
Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
У зв'язку із ________________________________________________
(закінченням строків зберігання, ліквідацією
юридичної особи інше)
_________________________________________________________ передає,
(назва юридичної особи)
а ________________________________________________________ приймає
(назва архівної установи)
документи фонду N ____
назва _______________________________________________________
___________________________________________ за _____________ роки,
а також їх страхові копії та довідковий апарат до них:
------------------------------------------------------------------
| NN | Номери і | Кількість | Кількість |Кількість| Примітки |
| з/п | назви | примірників | справ |страхових| |
| | описів | кожного |(документів)| копій | |
| | | номеру опису| | | |
|-----+----------+-------------+------------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
Всього прийнято __________________________ справ (документів)
(числом і словами)
_____________________________________ од. зб. страхових копій
(числом і словами)
Передавання здійснив: Приймання здійснив:
______________________________ ______________________________
(посада підпис розшифрування (посада підпис розшифрування
підпису) підпису)
Дата Дата
Зміни до облікових документів внесено
_______________________________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
Форма акта приймання-передавання документів
юридичної особи на постійне зберігання
Формат А4 (210 x 297)
Додаток 17
до пп. 4.3.10; 7.5.2.1
АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N ____
наявності та стану документів
Фонд N ____ категорія ____ назва ____________________________
Перевіряння проводили ______ _______________________________
(дати) (посада підпис розшифрування
підпису)
_______________________________
(посада підпис розшифрування
підпису)
_______________________________
(посада підпис розшифрування
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| NN | Кількість | NN | Літерні NN | Пропущені номери | Шифри | NN | Кількість | Тимчасові | NN справ (од. зб.), що потребують: | N |Примітки|
|описів| справ |невияв-|---------------+-------------------| справ, | справ, | справ | шифри не |------------------------------------------| справ, | |
| | (од. зб.) | лених |внесені| не |враховані| не | непра- | виданих | (описа- | опрацьо- | дезін- | дезін- | р |оправлення| віднов- | документи | |
| | опису за | справ | до |внесені|у підсум-|враховані| вильно | у тимча-| них), | ваних | фекції | секції | е | або | лення | яких мають | |
| | обліковими | |опису, | до | ковому |у підсум-| підкла-| сове | що є в | справ | | | є | підшивки |згасаючих| невиправні | |
| | документами | |але не |опису, | записі | ковому | дених | корис- | наявності | | | | с | | або | пошко- | |
| | | |врахо- | але | | записі | до | тування | | | | | т | |слабокон-| дження | |
| | | |вані у |врахо- | | | даного | | | | | | р | |трасних | | |
| | | |підсум-|вані у | | | фонду | | | | | | а | |текстів | | |
| | | |ковому |підсум-| | | | | | | | | ц | | | | |
| | | |записі |ковому | | | | | | | | | і | | | | |
| | | | |записі | | | | | | | | | ї | | | | |
|------+-------------+-------+-------+-------+---------+---------+--------+---------+-----------+-----------+--------+--------+---+----------+---------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14| 15 | 16 | 17 | 18 |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Разом: _______________________________________________ справ*
(числом і словами)
Аркуш склали _______________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
_______________________________________________
(посада підпис розшифрування підпису)
Дата
---------------
* Даються узагальнені дані по всіх описах фонду і графах аркуша перевіряння (NN 2-18).
Форма аркуша перевіряння наявності і стану
документів фонду
Формат А3 (297 x 420)
Додаток 18
до пп. 4.3.10; 6.3.6.4;
7.5.2.2
Назва архівної установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник архівної установи
____________________________
(підпис розшифрування
підпису)
Дата
АКТ
____________ N ____
перевіряння наявності і стану документів
Фонд N ____
Назва _______________________________________________________
Перевіряння проводилось з _________________ по ______________
(дата) (дата)
Перевірянням встановлено:
1. Внесено до описів _____________________ справ (документів)
(числом і словами)
2. Не виявлено в наявності _______________ справ (документів)
(числом і словами)
3. Мають літерні номери ______________________________ справ,
(числом і словами)
з них:
а) внесені до опису, але не ________ справ (документів)
враховані у підсумковому (числом)
запису
б) не внесені до опису, але ________ справ (документів)
враховані у підсумковому (числом)
запису
4. Пропущено номерів:
а) врахованих у підсумковому ________ справ (документів)
запису (числом)
б) не врахованих у підсумковому ________ справ (документів)
запису (числом)
5. Неправильно підкладених ________ справ (документів)
справ, що належать до (числом)
інших фондів
6. Разом з числа внесених до ________ справ (документів)
описів в наявності є (числом)
з них:
а) потребують дезінфекції і ________ справ (документів)
дезінсекції (числом)
