Про затвердження Регламенту ДМС

З метою встановлення порядку організації діяльності ДМС, пов'язаної із здійсненням її повноважень, передбачених Положенням про Державну міграційну службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360, та іншими законодавчими та нормативними актами, у зв'язку зі зміною структури та затвердженням нового штатного розпису Державної міграційної служби України

1. Затвердити Регламент Державної міграційної служби України, що додається.

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ ДМС від 25.08.2011 № 67 "Про затвердження Регламенту Державної міграційної служби України" (із змінами, внесеними наказами ДМС від 05.03.2012 № 17, від 15.02.2013 № 32, від 22.11.2013 № 258 та від 14.07.2014 № 159).

3. Керівникам структурних підрозділів апарату ДМС у місячний термін після дати реєстрації наказу привести у відповідність до норм Регламенту положення про структурні підрозділи і їх підпорядковані підрозділи, а також посадові інструкції працівників.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1. Регламент є відомчим організаційно-розпорядчим актом, що встановлює порядок організації діяльності ДМС, пов'язаної із здійсненням її повноважень.

2. У тексті Регламенту терміни використовуються у такому значенні:

- Міністр - Міністр внутрішніх справ України;

- Міністерство - Міністерство внутрішніх справ України;

- Голова ДМС - Голова Державної міграційної служби України або особа, що його заміщує згідно з положеннями чинного законодавства;

- керівництво ДМС - Голова ДМС та/або перший заступник Голови ДМС та/або заступник Голови ДМС;

- апарат ДМС - організаційно поєднана сукупність структурних підрозділів, що забезпечують діяльність Голови ДМС, а також виконання покладених на ДМС завдань;

- структурний підрозділ - департамент, управління, відділ або сектор апарату ДМС, що безпосередньо підпорядкований керівництву ДМС згідно з розподілом функціональних обов'язків;

- підрозділ - відділ або сектор у складі структурного підрозділу апарату ДМС;

- УДЗ - Управління документального забезпечення, роботи зі зверненнями громадян та запитами на інформацію;

- УФЗБС - Управління фінансового забезпечення та бухгалтерської служби;

- ДІТЗІ - Департамент інформатизації, телекомунікацій та захисту інформації;

- ДПГР - Департамент з питань громадянства, реєстрації та роботи з громадянами з тимчасово окупованої території України;

- ДСІОБГ - Департамент у справах іноземців та осіб без громадянства;

- УПЗ - Управління правового забезпечення;

- УКЗАМ - Управління кадрового забезпечення та антикорупційного моніторингу;

- УЗДК - Управління забезпечення діяльності керівництва Державної міграційної служби України та зв'язків з громадськістю;

- УРГЗ - Управління ресурсно-господарського забезпечення;

- ВМС - Відділ міжнародного співробітництва;

- РСС - Режимно-секретний сектор;

- СВА - Сектор внутрішнього аудиту;

- територіальні органи - головні управління (управління) ДМС (ГУДМС, УДМС) в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;

- територіальні підрозділи - управління (відділи, сектори) територіальних органів в районах, районах у містах, містах обласного, республіканського (Автономної Республіки Крим) значення;

- резолюція - зроблений посадовою особою напис на документі або окремому аркуші до нього, який містить стислий зміст прийнятого рішення щодо виконання документа;

- Річний план роботи ДМС - річний план роботи з виконання покладених на ДМС завдань;

- Типова інструкція - Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242;

- Інструкція - інструкція з діловодства ДМС.

3. До Регламенту включені основні положення, що визначають організацію діяльності апарату ДМС, його структурних підрозділів, підрозділів, створюваних при ній дорадчих органів з метою реалізації завдань, покладених на ДМС.

4. ДМС є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра.

5. Завдання та повноваження ДМС визначені Положенням про Державну міграційну службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360.

6. ДМС, її структурні підрозділи, підрозділи та посадові особи у своїй діяльності керуються Конституцією України та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства та цим Регламентом.

7. ДМС у межах повноважень видає організаційно-розпорядчі документи (накази та доручення), організовує і контролює їх виконання та вносить на розгляд Міністра:

- пропозиції щодо формування державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів;

- розроблені проекти законів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, з питань, що належать до сфери діяльності ДМС, відомчих нормативно-правових актів, які затверджуються наказами Міністерства.

У разі потреби разом з іншими органами виконавчої влади видає спільні акти у спосіб, передбачений законодавством.

8. ДМС під час виконання покладених на неї завдань взаємодіє з іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами влади Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, а також з відповідними органами інших держав та міжнародними організаціями.

9. ДМС здійснює свої повноваження безпосередньо та через утворені в установленому порядку територіальні органи та територіальні підрозділи, державні підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління ДМС.

10. Діяльність ДМС є відкритою та прозорою за винятком питань, які містять державну таємницю або службову інформацію. Прозорість роботи ДМС забезпечується шляхом розміщення інформації на її офіційному веб-сайті або іншим способом, передбаченим законодавством.

11. Гласність роботи ДМС забезпечується відповідно до вимог законів України "Про інформацію", "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації" та інших законодавчих актів з урахуванням вимог Законів України "Про державну таємницю", "Про захист персональних даних" тощо.

1.1. З метою забезпечення послідовних і узгоджених дій між структурними підрозділами та ефективного виконання покладених завдань ДМС здійснює планування своєї роботи.

У ДМС плани роботи складаються на рік.

Організаційне забезпечення розроблення планів роботи ДМС здійснює УДЗ.

1.2. У Річний план роботи ДМС включаються заходи, передбачені законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністра, дорученнями та розпорядженнями ДМС, а також за напрямами робіт, визначеними бюджетними програмами.

1.3. У Річному плані роботи ДМС визначаються:

- перелік завдань (робіт) для виконання;

- обґрунтування необхідності здійснення заходів;

- відповідальні за виконання завдань (робіт);

- строки виконання завдань (робіт) та підготовки звітності;

- результативні показники (індикатори) виконання плану.

1.4. Структурні підрозділи, територіальні органи, підприємства, установи і організації, які належать до сфери управління ДМС, в межах повноважень готують пропозиції до Річного плану роботи на наступний рік, які подаються до УДЗ щороку, до 1 грудня.

УДЗ узагальнює пропозиції щодо плану роботи на наступний рік та щороку, до 15 грудня, подає на погодження Голові ДМС проект Річного плану роботи ДМС.

1.5. Погоджений Головою ДМС проект Річного плану роботи ДМС подається на затвердження Міністрові до 20 грудня.

1.6. Для розроблення Річного плану роботи ДМС за рішенням Голови ДМС може бути утворено робочу групу за участю представників структурних підрозділів, а також за згодою відповідних керівників - центральних і місцевих органів виконавчої влади, науковців, інших фахівців.

1.7. Моніторинг виконання Річного плану роботи ДМС здійснюється УДЗ шляхом узагальнення отриманих від структурних підрозділів щоквартальних звітів, складених за наростаючим підсумком, про виконання планових завдань.

1.8. Копії звітів про виконання Річного плану роботи ДМС, погоджені керівництвом ДМС відповідно до розподілу функціональних обов'язків, подаються структурними підрозділами до УДЗ:

- щоквартальних - до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом;

- річного - до 27 грудня.

1.9. УДЗ зводить за відповідний період показники виконання Річного плану роботи ДМС:

- квартальні звіти - до 25 числа місяця, наступного за звітним періодом;

- річного звіту - до 15 січня.

1.10. Інформація про виконання зведених квартальних показників Річного плану роботи ДМС подається Голові ДМС на розгляд та для прийняття рішень.

1.11. Звіт про виконання Річного плану роботи ДМС разом з інформаційно-аналітичною довідкою подається на затвердження Голові ДМС.

1.12. Голова ДМС звітує перед Міністром про виконання Річного плану роботи ДМС та покладених на неї завдань.

2.1. Повноваження Голови ДМС визначаються відповідно до Законів України "Про центральні органи виконавчої влади", "Про Кабінет Міністрів України", постанови Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 360 "Про затвердження Положення про Державну міграційну службу України" та інших законодавчих актів.

2.2. Розподіл обов'язків між заступниками Голови ДМС затверджується наказом ДМС, в якому визначаються:

- перелік закріплених за заступниками Голови ДМС обов'язків відповідно до покладених на ДМС завдань та функцій;

- назви структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється заступниками.

2.3. У разі відсутності Голови ДМС його обов'язки виконує перший заступник Голови ДМС, у разі відсутності першого заступника Голови ДМС - заступник Голови ДМС, у разі відсутності заступника Голови ДМС - перший заступник Голови ДМС.

2.4. Заступники Голови ДМС спрямовують, координують і контролюють діяльність структурних підрозділів та територіальних органів згідно з розподілом обов'язків, у межах своєї компетенції приймають рішення з питань основної діяльності.

Заступники Голови ДМС мають право давати доручення структурним підрозділам та територіальним органам згідно з розподілом обов'язків, а також доповнювати список (перелік) виконавців у дорученнях Голови ДМС, не змінюючи при цьому головного виконавця, визначеного рішенням Голови ДМС.

Листи, вказівки та рішення організаційно-розпорядчого характеру, спрямовані на врегулювання кадрових, юридичних та фінансово-господарських питань, а також доручення щодо проведення загальнодержавних заходів, у тому числі міжвідомчих чи міждержавних, надсилаються до виконання виключно за підписом Голови ДМС.

2.5. Положення про структурні підрозділи розробляються та підписуються керівниками відповідних структурних підрозділів і затверджуються наказами ДМС.

Проекти наказів про затвердження положень про структурні підрозділи погоджуються з керівниками РСС, УКЗАМ, УПЗ, УДЗ та керівництвом ДМС відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

2.6. Положення про підрозділи, що входять до складу структурних підрозділів, розробляються керівниками цих підрозділів, підписуються керівником структурного підрозділу, до складу якого входить підрозділ, та у разі, якщо посади керівників або працівників структурного підрозділу включені до номенклатури посад працівників ДМС, перебування на яких потребує оформлення допуску та надання доступу до державної таємниці, погоджуються з керівником РСС і реєструються в системі діловодства.

2.7. Обов'язки та права керівників структурних підрозділів визначаються в положенні про структурний підрозділ. Обов'язки та права керівника підрозділу визначаються в положенні про підрозділ. Обов'язки та права працівників підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що розробляються, підписуються і затверджуються керівниками структурних підрозділів та реєструються в системі діловодства.

3.1. Для узгодженого вирішення питань, які належать до компетенції ДМС, обговорення найважливіших напрямів її діяльності утворюється колегія ДМС (далі - Колегія) як консультативно-дорадчий орган.

Порядок діяльності Колегії визначається Положенням про Колегію ДМС, затвердженим відповідним наказом ДМС.

До складу Колегії включаються Голова ДМС (Голова Колегії), перший заступник Голови ДМС (заступник Голови Колегії), заступник Голови ДМС, посадові особи Міністерства, визначені Міністром.

У разі потреби до складу Колегії можуть включатися керівники самостійних структурних підрозділів апарату ДМС та її територіальних органів, а також за згодою - представники інших державних органів, наукових і навчальних закладів, особи, які очолюють консультаційно-дорадчі органи при ДМС, у встановленому порядку інші особи, у тому числі представники інститутів громадянського суспільства.

Періодичність проведення засідань Колегії визначається Головою ДМС.

Рішення Колегії оформляються протоколом та можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу ДМС.

3.2. З метою забезпечення участі громадськості у реалізації державної політики у сферах міграції (імміграції та еміграції), у тому числі протидії нелегальній (незаконній) міграції, громадянства, реєстрації фізичних осіб, біженців та інших визначених законодавством категорій мігрантів, здійснення ними громадського контролю за діяльністю ДМС та її територіальних органів, врахування громадської думки під час вирішення суспільних проблем та відповідно до вимог Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у містах Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996 (далі - Типове положення про громадську раду), при ДМС утворюється консультативно-дорадчий орган - Громадська рада.

ДМС забезпечує необхідні умови для роботи Громадської ради та проведення консультацій з громадськістю.

Рішення Громадської ради мають рекомендаційний характер і є обов'язковими для розгляду керівництвом ДМС.

3.3. Для розроблення науково обґрунтованих рекомендацій з принципових та проблемних питань діяльності ДМС, з метою координації співпраці ДМС з недержавними організаціями та експертами при ДМС може бути утворена Науково-експертна рада з питань діяльності ДМС (далі - Рада) як постійно діючий дорадчий орган.

Діяльність Ради регулюється Положенням про Науково-експертну раду з питань діяльності ДМС, затвердженим відповідним наказом ДМС.

До складу Ради можуть входити громадяни України, які є фахівцями права, міжнародних відносин, соціології, інформаційних технологій, експертами у сферах захисту прав людини, міграції (імміграції та еміграції).

3.4. Для розгляду наукових рекомендацій та проведення фахових консультацій з основних питань діяльності при ДМС можуть утворюватися інші постійні або тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи.

3.5. Рішення про утворення чи ліквідацію Колегії, інших постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів приймає Голова ДМС.

Кількісний та персональний склад Колегії, інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також положення про них затверджує Голова ДМС.

4.1. Для працівників ДМС встановлюється п'ятиденний робочий тиждень з двома вихідними днями - суботою і неділею.

4.2. Тривалість робочого часу працівників становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

4.3. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

4.4. В апараті ДМС встановлено такий розпорядок роботи:

- початок роботи з 9 години - протягом робочого тижня;

- перерва на обід з 13 години до 13 години 45 хвилин - протягом робочого тижня;

- кінець робочого дня у понеділок, вівторок, середу та четвер - о 18 годині, у п'ятницю - о 16 годині 45 хвилин.

4.5. Напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня зменшується на одну годину.

4.6. Перебування в робочий час працівників апарату ДМС за межами приміщень ДМС з метою вирішення службових питань погоджується з керівниками відповідних підрозділів. Керівники структурних підрозділів повідомляють керівництво ДМС відповідно до розподілу обов'язків про свою відсутність у робочий час у зв'язку зі службовою необхідністю.

4.7. Залучення працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні здійснюється за письмовим наказом Голови ДМС.

Вихід на роботу у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується відповідно до трудового законодавства України шляхом надання іншого дня відпочинку.

4.8. У структурних підрозділах ДМС складається табель обліку робочого часу, який двічі на місяць, до 10 та 20 числа, подається до УФЗБС.

4.9. Керівники структурних підрозділів забезпечують контроль та достовірний облік робочого часу працівників своїх структурних підрозділів та визначають осіб, відповідальних за складання табелів обліку робочого часу.

5.1. Службове відрядження Голови ДМС за кордон погоджується Міністром або особою, яка виконує його обов'язки, за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

5.2. Службове відрядження заступників Голови ДМС за кордон здійснюється за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних обов'язків.

5.3. Організація та оформлення службових відряджень у межах України та за кордон здійснюються відповідно до вимог Указу Президента України від 18 вересня 1996 року № 841/96 "Про заходи щодо вдосконалення координації діяльності органів виконавчої влади у сфері зовнішніх зносин", постанов Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1992 року № 698 "Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон", від 10 листопада 1995 року № 901 "Про затвердження Положення про порядок формування навчальних груп для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів за рахунок міжнародної технічної допомоги", від 2 жовтня 2003 року № 1561-12 "Про затвердження Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", від 2 лютого 2011 року № 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів", Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, із змінами і доповненнями, інших нормативно-правових документів, а також відповідних наказів ДМС.

5.4. Для оформлення службових відряджень за кордон керівництва ДМС до Кабінету Міністрів України не пізніш як за два тижні до виїзду подаються:

- лист з визначенням мети виїзду, строків та умов перебування за кордоном і обґрунтуванням джерел фінансування;

- технічне завдання, погоджене з Міністерством закордонних справ України;

- копія офіційного запрошення;

- кошторис витрат на відрядження (у разі здійснення відрядження за рахунок коштів державного бюджету).

5.5. Службові відрядження Голови ДМС в межах України погоджуються Міністром внутрішніх справ або особою, яка виконує його обов'язки, та за рішенням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

Перший заступник та заступник Голови, керівники структурних підрозділів, керівники підрозділів, спеціалісти ДМС України направляються у службові відрядження в межах України за рішенням, прийнятим Головою ДМС або особою, яка виконує його обов'язки.

5.6. Рішення про службове відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету керівників структурних підрозділів, керівників підрозділів, спеціалістів ДМС України приймається Головою ДМС або особою, яка виконує його обов'язки, за погодженням Першого віце-прем'єр-міністра України, а також віце-прем'єр-міністрів України згідно з розподілом функціональних повноважень.

5.7. Доповідна записка та/або заявка щодо необхідності здійснення службового відрядження працівників ДМС, у тому числі з метою навчання, готується у випадку:

- відрядження в межах України - структурним підрозділом, працівник якого відряджається, або структурним підрозділом, що визначений головним виконавцем доручення, на виконання якого здійснюється відрядження;

- відрядження за кордон - ВМС.

5.8. Доповідна (службова) записка щодо здійснення службових відряджень за кошти державного бюджету візується УФЗБС.

5.9. Службове відрядження за кордон державних службовців з метою навчання оформляється після отримання погодження Національного агентства України з питань державної служби.

5.10. Працівник, який відряджається в межах України, готує необхідні документи для виконання поставлених завдань, зокрема план-завдання, припис на виконання завдання, інший документ, який містить заходи, які повинні бути реалізовані під час відрядження.

5.11. Для прийняття рішення щодо відрядження за кордон ВМС надає Голові ДМС наступні супровідні документи:

- запрошення міжнародних організацій, компетентних органів інших країн або неурядових організацій;

- доповідну (службову) записку у якій, зокрема, визначаються строки перебування, умови виїзду, перебування, забезпечення транспортом, обґрунтування необхідності відрядження та пропозиції про склад делегації і джерел фінансування відрядження;

- проект технічного завдання або програми перебування;

- кошторис витрат на відрядження (у разі здійснення відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету).

5.12. УКЗАМ готує проект наказу про відрядження та подає на підпис Голові ДМС.

5.13. Службові відрядження Голови ДМС, його заступників та працівників ДМС оформляються наказом із зазначенням пункту призначення, терміну та мети відрядження, а також умов фінансування.

5.14. У випадку здійснення службового відрядження працівника ДМС за кордон на ВМС покладається відповідальність за:

- надання консультативної допомоги особі, яка відряджається за кордон, в оформленні візових документів;

- підготовку технічного завдання, супроводжувальних листів до Міністерства закордонних справ України та Кабінету Міністрів України у разі здійснення відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету;

- надсилання звіту про відрядження працівників ДМС до МЗС та КМУ (у разі погодження відрядження з Урядом України) у визначені терміни;

- дотримання існуючого порядку використання і повернення службових паспортів до Міністерства закордонних справ України.

5.15. Проект наказу про відрядження передається Голові ДМС, як правило, не пізніше як за п'ять діб до початку відрядження.

5.16. Підписаний наказ про відрядження є підставою для реєстрації особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі УКЗАМ.

5.17. Оригінал наказу про відрядження в установленому порядку реєструється та зберігається в УКЗАМ. Копії наказу передаються до відділу бухгалтерської служби УФЗБС, як правило, не пізніше ніж за 5 робочих днів.

5.18. Копія наказу, передана до відділу бухгалтерської служби УФЗБС, є підставою для виплати грошового авансу.

5.19. У разі відрядження за кордон працівника ДМС, який має допуск та доступ до державної таємниці, УКЗАМ передає РСС копію або витяг з наказу про відрядження.

5.20. Працівник ДМС, який відряджається за кордон і має доступ до державної таємниці, обов'язково проходить інструктаж у РСС про що робиться запис у відповідному журналі.

5.21. Перед від'їздом до іноземної країни у приватних справах працівники, яким надано допуск до державної таємниці, зобов'язані письмово повідомити про це Голову ДМС, а також РСС. У такому разі інструктажі працівників ДМС з питань охорони державної таємниці проводить завідувач РСС про що робиться запис у відповідному журналі.

5.22. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника, що має враховуватися при підготовці доповідної записки про службове відрядження.

5.23. Направлення у відрядження працівників без видачі авансу на відрядження не допускається і тягне за собою відповідальність посадових осіб згідно з чинним законодавством.

Підставою для виплати авансу на відрядження є копія наказу на відрядження, передана до УФЗБС не пізніше ніж за 5 робочих днів до початку відрядження.

5.24. Під час перебування працівника у службовому відрядженні у робочі дні за ним зберігаються умови та розміри заробітної плати, встановлені за займаною ним посадою.

5.25. Після завершення службового відрядження за кордон Голова ДМС та його заступники у 10-денний термін подають до Кабінету Міністрів України та Міністерства закордонних справ України письмовий звіт про результати відрядження з відповідними висновками, копії угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, а також відомості про фактичні витрати.

5.26. Після повернення з відрядження, особа, що перебувала у відрядженні:

- у разі здійснення відрядження за кордон за рахунок коштів державного бюджету у 3-денний термін готує та подає до УФЗБС звіт про використання наданих на відрядження коштів та здійснені витрати разом з оригіналами підтверджуючих документів про здійснення таких витрат;

- у 5-денний термін готує та подає Голові ДМС письмовий звіт про результати відрядження.

5.27. Письмовий звіт працівників ДМС про результати службового відрядження за кордон разом з відповідними висновками, копіями угод, протоколів, інших документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, візується ВМС та затверджується керівництвом ДМС. Оригінал затвердженого звіту, а також документів, що були підписані або парафовані під час відрядження, надаються до ВМС на зберігання.

5.28. З працівниками апарату ДМС після їх повернення із закордонних службових відряджень завідувач або працівник РСС проводять співбесіди з метою з'ясування наявності чи відсутності обставин, що могли створити передумови для розголошення державної таємниці під час перебування за кордоном, та фактів необґрунтованої заінтересованості іноземців секретною інформацією, про що здійснюється запис у відповідному журналі.

1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до Інструкцій з діловодства, що розробляються відповідно до Типової інструкції та затверджуються наказом ДМС для апарату ДМС та відповідними наказами територіальних органів.

2. Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, здійснюється згідно з Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.

3. Відповідальність за організацію діловодства у ДМС покладається на Голову ДМС та керівників територіальних органів.

4. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Типової інструкції та Інструкцій з діловодства покладається в апараті ДМС на УДЗ, у структурних підрозділах - на працівників, у посадових обов'язках яких визначені функції діловодства, а в територіальних органах - на відповідні служби діловодства.

5. До основних видів роботи з документами належать:

- реєстрація вхідної кореспонденції;

- робота з документами в підрозділах;

- підготовка документів для доповіді керівництву ДМС та територіальних органів;

- підготовка та узгодження проектів нормативно-правових актів та актів організаційно-розпорядчого характеру;

- підготовка та оформлення документів до засідань та нарад колегій ДМС і територіальних органів;

- оформлення копій та додатків до документів;

- реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

- організація та здійснення контролю за виконанням документів;

- складання номенклатури та формування справ;

- підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

- ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів ДМС.

6. Системи електронного документообігу та обробки інформації ДМС повинні відповідати вимогам Інструкції з діловодства.

7. Використання електронної пошти працівниками та підрозділами ДМС регулюється Положенням про використання електронної пошти, що затверджується окремим наказом ДМС.

8. З метою забезпечення в ДМС своєчасного та на належному рівні виконання документів УДЗ та службами діловодства територіальних органів здійснюється контроль за їх виконанням.

1. Нормотворча діяльність ДМС провадиться на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і постанов Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України, інших актів законодавства, а також з ініціативи ДМС.

2. Підготовка проектів актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України здійснюється в порядку, встановленому Положенням про порядок підготовки та внесення проектів актів Президента України, затвердженим Указом Президента України від 15 листопада 2006 року № 970/2006, Регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 року № 950 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 9 листопада 2011 року № 1156), Правилами підготовки проектів актів Кабінету Міністрів України, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2005 року № 870, іншими актами законодавства.

3. Розроблення проекту нормативно-правового акта у ДМС покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції при правовій допомозі УПЗ.

4. У процесі розроблення проекту нормативно-правового акта:

- проводиться аналіз стану справ у відповідній сфері правового регулювання та причин, що обумовлюють необхідність підготовки проекту;

- визначається предмет правового регулювання, механізм вирішення питання, що потребує врегулювання;

- перевіряється його відповідність актам законодавства вищої юридичної сили, чинним міжнародним договорам України та забезпечується опрацювання проекту з урахуванням acquis communautaire, якщо проект за предметом правового регулювання належить до сфери, правовідносини в якій регулюються законодавством ЄС;

- перевіряється наявність або відсутність у проекті акта правил і процедур, що можуть містити ризики вчинення корупційних правопорушень, а також ознаки дискримінації;

- забезпечується погодження проекту з іншими заінтересованими органами виконавчої влади та у разі потреби вносяться необхідні поправки.

5. Нормативно-правові акти, які зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи й законні інтереси громадян, проголошені й гарантовані Конституцією та законами України, міжнародними договорами України, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України, та acquis communautaire, а також з урахуванням практики Європейського суду з прав людини, установлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують існуючий організаційно-правовий механізм їх реалізації, мають міжвідомчий характер, підлягають в установленому порядку державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

ДМС видає накази організаційно-розпорядчого характеру, які підписуються Головою ДМС.

1.1. Наради у ДМС проводяться з метою розгляду питань щодо діяльності ДМС, організації та результатів роботи її територіальних органів, прийняття обґрунтованих управлінських рішень тощо.

1.2. У ДМС проводяться:

- апаратні наради ДМС;

- оперативні (робочі) наради;

- міжвідомчі наради;

- семінари, семінари-наради.

1.3. Питання про присутність представників засобів масової інформації та про можливість проведення відео-, фотозйомок та звукозапису в приміщенні, де відбувається нарада, вирішується Головою ДМС або іншим головуючим за погодженням з Головою ДМС.

2.1. Апаратні наради проводяться Головою ДМС (у разі відсутності - особою, яка виконує його обов'язки) щотижня, як правило, щопонеділка, о 10.00 або в інший визначений ним день та час.

Організація проведення апаратних нарад здійснюється відповідно до Порядку підготовки матеріалів до апаратних ДМС, затвердженого відповідним наказом ДМС.

Відповідальним за організацію проведення апаратних нарад є УЗДК.

Формат проведення апаратної наради (порядок денний, склад учасників, місце та час проведення тощо) визначається Головою ДМС.

2.2. До проекту порядку денного включаються питання, винесені на обговорення за рішенням Голови ДМС, пропозиціями його заступників, а також керівників самостійних структурних підрозділів апарату ДМС.

Проект порядку денного затверджується Головою ДМС та у встановленому порядку доводиться до відома учасників наради.

2.3. Рішення, прийняті на апаратних нарадах, оформляються протоколом, який підписується головуючим на нараді та доводиться до відома виконавців у встановленому порядку.

Відповідальність за якісне та своєчасне виконання доручень, наданих на апаратних нарадах, покладається на першого заступника Голови ДМС, заступника Голови ДМС, керівників самостійних структурних підрозділів апарату ДМС, керівництво територіальних органів ДМС, яким були надані доручення.

2.4. Про рішення, прийняті на апаратній нараді, керівники самостійних структурних підрозділів, як правило, інформують керівників підпорядкованих підрозділів та визначають шляхи їх виконання.

3.1. З метою розгляду та вирішення окремих нагальних питань, що належать до повноважень ДМС, Голова ДМС, його заступники проводять оперативні (робочі) наради.

Оперативні наради щодо заслуховування питання про стан організації роботи з виконання доведених завдань можуть проводитися за участі керівників територіальних органів.

3.2. Дата, місце та порядок проведення оперативної (робочої) наради, перелік посадових осіб, запрошених на нараду, визначається посадовою особою ДМС, з ініціативи якої вона проводиться.

Організація проведення оперативних (робочих) нарад покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, винесені на розгляд.

Порядок денний та матеріали до нього подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.

3.3. Рішення, прийняті на оперативній (робочій) нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом, який підписує головуючий.

3.4. Контроль за виконанням рішень, прийнятих на оперативних (робочих) нарадах, які проводять заступники Голови ДМС, покладається на особу, яка складала протокол.

3.5. Облік оперативних (робочих) нарад при Голові ДМС, його заступниках покладається на помічників Голови ДМС та помічників його заступників.

Для вирішення питань міжвідомчого характеру в ДМС проводяться міжвідомчі наради із залученням представників інших міністерств та центральних органів виконавчої влади, а також представників підприємств, установ, організацій.

Порядок денний проведення міжвідомчої наради та інформаційно-аналітичні матеріали надсилаються учасникам наради завчасно (за дві доби до початку проведення) структурним підрозділом, відповідальним за підготовку наради.

Організація проведення міжвідомчих нарад (підготовка порядку денного, переліку посадових осіб, запрошених на нараду, проекту рішення, ведення протоколу тощо) покладається на першого заступника Голови ДМС, заступника Голови ДМС, керівника самостійного структурного підрозділу, до компетенції яких належать питання, що розглядаються.

Рішення, прийняті на міжвідомчих нарадах, оформляються протоколом, який підписується головуючим та доводиться до відома учасників міжвідомчої наради.

З метою роз'яснення документів, проведення навчання та надання методичних консультацій для працівників структурних підрозділів ДМС та її територіальних органів проводяться семінари, семінар-наради (далі - семінари), у тому числі за потреби - виїзні.

Організація проведення семінару (підготовка порядку денного, переліку запрошених посадових осіб та відповідного розпорядчого документа або доручення керівництва ДМС) покладається на самостійний структурний підрозділ, який ініціював його проведення (далі - відповідальний структурний підрозділ).

У разі участі керівництва ДМС у семінарі відповідний пакет документів (відповідні матеріали) подається керівництву ДМС відповідальним структурним підрозділом за три робочі дні до дня проведення.

Ведення протоколу забезпечується відповідальним структурним підрозділом.

1. Під час здійснення своїх повноважень ДМС взаємодіє з Верховною Радою України та її органами, Президентом України та Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України та Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування.

2. ДМС, взаємодіючи з Верховною Радою України, розглядає депутатські звернення і запити, звернення та рекомендації комітетів Верховної Ради України у строки, встановлені Законом України "Про статус народного депутата" , та готує матеріали до проведення години запитань до Уряду, а також до парламентських слухань, слухань у комітетах Верховної Ради України.

3. ДМС взаємодіє із Секретаріатом Кабінету Міністрів України з питань, які виникають у відносинах з Кабінетом Міністрів України, проводить консультації щодо процедури підготовки проектів актів законодавства та інших документів, які подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, організації контролю за виконанням рішень Кабінету Міністрів України, а також з інших питань.

4. ДМС забезпечує постійну та ефективну співпрацю з іншими органами виконавчої влади.

5. ДМС розглядає звернення, пропозиції, інші матеріали та документи, що надходять від центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, забезпечує своєчасне узгодження проектів нормативно-правових актів, що подаються на розгляд Кабінету Міністрів України.

1. З метою забезпечення участі громадськості в процесі підготовки проектів рішень та моніторингу громадської думки під час їх виконання при ДМС діє громадська рада відповідно до Типового положення про громадську раду при міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласній, Київській та Севастопольській міській, районній, районній у містах Києві та Севастополі державній адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 3 листопада 2010 року № 996.

2. Організація роботи громадської ради проводиться в межах бюджетних призначень та наявних матеріально-технічних засобів ДМС.

3. Рішення громадської ради мають рекомендаційний характер і є обов'язковими для розгляду ДМС.

4. З метою організації ефективної взаємодії між ДМС, засобами масової інформації та об'єднаннями громадян ДМС забезпечує:

- проведення в установленому порядку консультацій з громадськістю;

- організацію вивчення громадської думки щодо проблем, пріоритетів та перспектив розвитку у відповідній сфері;

- проведення моніторингу громадської думки під час підготовки та виконання рішень ДМС;

- інформування громадськості про діяльність ДМС шляхом проведення прес-конференцій, брифінгів, Інтернет-конференцій, прямих телефонних ліній, розміщення в засобах масової інформації статей, інтерв'ю, коментарів, підготовки теле- і радіопередач, виготовлення та розповсюдження інформаційно-презентаційної продукції про діяльність ДМС;

- проведення моніторингу повідомлень у засобах масової інформації стосовно своєї діяльності та реагування на критичні зауваження;

- організацію та проведення роз'яснень цілей, змісту і порядку реалізації державної політики у відповідній сфері.

5. Координація та організація цієї роботи в апараті ДМС покладається на УЗДК або інший підрозділ (працівників), визначений наказом ДМС.

6. Пропозиції (звернення) об'єднань громадян опрацьовуються УДЗ або іншим підрозділом, визначеним керівництвом ДМС.

1. Розгляд звернень громадян, організація їх особистого прийому здійснюється відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (із змінами), Порядку особистого прийому громадян керівними і посадовими особами ДМС, інших актів законодавства.

2. Організація роботи у ДМС зі зверненнями громадян (які надійшли письмово, у телефонному режимі або електронною поштою), у тому числі діловодство за цими зверненнями (окремо від інших видів діловодства), та контроль за дотриманням порядку і строків розгляду питань, порушених у зверненнях громадян, покладається на УДЗ.

3. УДЗ забезпечує своєчасний попередній розгляд звернень громадян, які надійшли на адресу ДМС, а також здійснює контроль за дотриманням порядку і строків розгляду звернень громадян; проводить систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, інформує про це керівництво ДМС та Кабінет Міністрів України; уносить пропозиції та вживає заходів з метою поліпшення організації роботи зі зверненнями громадян, вирішення порушених у них питань та вдосконалення законодавства у відповідній сфері. Безпосередній розгляд звернень здійснюється самостійними структурними підрозділами відповідно до компетенції та резолюції керівництва ДМС.

4. Особистий прийом громадян здійснюється керівництвом ДМС та керівниками структурних підрозділів апарату ДМС відповідно до графіка, затвердженого наказом ДМС, який підлягає обов'язковому оприлюдненню.

Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни та прирівняних до них осіб здійснюється в першу чергу.

У разі необхідності за вказівкою керівництва ДМС у прийомі громадян беруть учать керівники підрозділів ДМС або їх заступники.

5. У разі відсутності посадової особи, яка проводить особистий прийом громадян згідно із затвердженим графіком, прийом здійснює посадова особа, на яку покладено виконання її обов'язків.

6. У разі проведення громадської антикорупційної експертизи проектів нормативно-правових актів, розробниками яких є ДМС, громадянам або об'єднанням громадян за їх зверненням надається проект акта з необхідними матеріалами, повідомляється про строки завершення його підготовки. Пропозиції, які надійшли в результаті проведення громадської антикорупційної експертизи, розглядаються під час опрацювання проекту.

7. Письмові звернення (пропозиції, заяви і скарги) громадян, подані під час особистого прийому, передаються особами, які отримали відповідні звернення, до УДЗ для реєстрації, а за умови безпосереднього звернення до керівництва ДМС - безпосередньо керівництву в установленому порядку.

8. Посадові особи ДМС зобов'язані приділяти особливу увагу розгляду звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб та осіб, які постраждали внаслідок аварії на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів, інших соціально вразливих категорій громадян.

9. Відповідь за зверненнями громадян надається самостійними структурними підрозділами відповідно до компетенції та Інструкції, затвердженої наказом ДМС. За необхідності отримання висновку або роз'яснення інших структурних підрозділів ДМС надається запит від підрозділу, відповідального за підготовку відповіді за результатами розгляду звернення громадянина (звернення громадян). Відповідь, надана підрозділами ДМС на запит, враховується при підготовці відповіді на запит за зверненнями громадян.

Посадові особи ДМС несуть відповідальність згідно із законодавством України за недотримання вимог законодавства щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень, розгляду запитів на інформацію.

1. Порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, яка перебуває у володінні ДМС, та інформації, що становить суспільний інтерес, здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" , Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади", постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію", та інших актів законодавства, які регламентують зазначене питання.

2. Доступ до публічної інформації здійснюється на принципах:

прозорості та відкритості діяльності ДМС;

вільного отримання та поширення інформації, крім обмежень, встановлених законом;

рівноправності, незалежно від ознак раси, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Організація діяльності з питань забезпечення доступу до публічної інформації покладається на УДЗ.

Перелік публічної інформації, що утворюється в процесі діяльності і перебуває у володінні ДМС та підлягає обов'язковому оприлюдненню, затверджено наказом ДМС від 26.09.2013 № 222.

3. Діловодство за запитами на публічну інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства в УДЗ.

Загальний контроль за дотриманням порядку і строків розгляду питань за запитами на отримання публічної інформації здійснюється УДЗ.

За умови, якщо запит адресований безпосередньо керівництву ДМС, його передають керівництву в установленому порядку.

4. УДЗ забезпечує:

- попередній розгляд запитів на отримання публічної інформації, що надійшли на адресу ДМС;

- проведення систематичного аналізу та узагальнення запитів про надання інформації зі щоквартальним інформуванням керівництва ДМС та Державного комітету телебачення і радіомовлення України;

- унесення пропозицій і вжиття заходів для поліпшення організації роботи із запитами на отримання публічної інформації.

Відповідь на запити щодо отримання публічної інформації надається самостійними структурними підрозділами відповідно до компетенції та Інструкції, затвердженої наказом ДМС.

Відповідь на запити, які не потребують додаткового вивчення, надаються УДЗ.

Відповіді на запити, які потребують додаткового вивчення, розглядаються визначеним відповідно до компетенції структурним підрозділом і територіальним органом ДМС, якому УДЗ надсилає запит в електронному чи паперовому вигляді в день реєстрації.

Інформація за запитами на отримання публічної інформації надається безоплатно. У разі, коли відповідь за запитами на отримання публічної інформації містить більше десяти сторінок, із запитувача стягується плата за фактичні витрати на копіювання або друк необхідної інформації.

5. Керівництво УДЗ або керівництво структурних підрозділів, або керівництво територіальних органів ДМС, а у випадку адресного звернення до керівництва ДМС - керівництво ДМС надає відповідь за запитами на отримання публічної інформації у термін не пізніше як п'ять робочих днів з дня отримання запиту, якщо інше не передбачено законом.

6. За порушення законодавства про доступ до публічної інформації посадові особи ДМС несуть відповідальність згідно із законом.